A study of issue tracking system for internal use.

1. Issue tracking workflow in web
development and maintenance
cycle
Allan Huang @ esobi Inc.

2. Agenda
 Issue type definition
 Role definitions and permissions
 Field definitions on issue form
 Issue tracking workflow
 Scenario simulation
 Q&A

3. Project Space
 eSobi Production Website
 ID: PRODUCTION
 eSobi Backend Website
 ID : BACKEND
 eSobi Club Website
 ID : CLUB
 TWCA Event Website
 ID : TWCA

4. Issue type definition
 Defect / Bug
 針對系統瑕疵提出的需求
 New Feature
 針對系統提出新功能建議的需求
 Enhance / Improvement
 針對系統提出改善的需求
 Task / Job
 針對人員提出執行任務的需求，例如：申請系統上線
 Help / Support
 針對人員提出需要第三方（即不屬於同一專案內的同事或人
士）提供業務 , 行銷或技術方面的支援與協助的需求

5. Role definitions and permissions
 Basic roles
Project Manager User Engineer
(PM) (USER) (ENG)
Open issue Open issue Assignissue
Assign issue Assign issue Resolve issue
Close issue Close issue Commit result
Reopen issue Interrupt issue
Interrupt issue

6. Role definitions and permissions
 Advanced roles (1)
Director Architect Engineer Visual Designer
(DIR) (AE) (VD)
Open issue Open issue Assignissue
Close issue Close issue Resolve issue
Reopen issue Assign issue Commit result
Interrupt issue Resolve issue
Commit result
Interrupt issue

7. Role definitions and permissions
 Advanced roles (2)
Customer Service Marketing Specialist Quality Engineer
Representatives
(CSR) (MS) (QE)
Open issue Open issue Open issue
Assign issue Assign issue Close issue
Verify result Verify result Assign issue
Interrupt issue Interrupt issue Verify result
Interrupt issue

8. Master fields of issue form
 Severity (1)
 Critical
 會造成影響業務，行銷或商譽損失，或客服無法
進行，或整個系統嚴重的錯誤，無法運作。
 Major
 系統主要功能錯誤，或違反規格定義，需要進一
步釐清的新需求。
 Normal
 系統局部功能錯誤，或要求改進現有系統的需求
。

9. Master fields of issue form
 Severity (2)
 Minor
 因應業務或行銷策略的變更，或是為了提升系統
穩定性，或是可以提高系統效能或 UI 易用度。
 Trivial
 不會造成系統功能錯誤的小問題，例如：排版、
顏色、字句錯誤。

10. Master fields of issue form
 Evaluation (1)
 Invalid
 這個需求判定為無效，可能此需求不該歸類於此，或是問
題可能是使用者操作錯誤。
 Closed with Comment
 這個需求以附帶條件的方式，進行結案。
 Incomplete Statement
 這個需求或規格敘述不清，無法判定後續處理的方式。

11. Master fields of issue form
 Evaluation (2)
 Updated with Statement
 這個需求或規格已經補足或更新過了。
 Duplicate
 這個類似的需求已經被人提報過了。
 Not Reproducible
 這個問題無法被重現且追蹤，所以無法處理。

12. Master fields of issue form
 Evaluation (3)
 Postpone
 這個問題或需求現階段無法處理，延後再議。
 Dependence
 這個需求牽涉到的範圍太廣，無法判定後續處理的方式，
或是處理該問題時，需要再提供額外的資源與協助。
 Difficult
 這個需求過於困難，所以無法處理。
 Other
 不屬於上述類型者，皆歸類於此類型。

13. Detail fields of issue form
Project Name 專案或行銷活動的名稱 ( 下拉式選單 ).
Host 發現問題 , Bug, 或執行任務時的對象主機 ( 下拉式選單 ).
Browser 發現問題或 Bug 時的使用端 Browser 名稱 ( 下拉式選單 ).
Problem eSobi Ver. 發現問題或 Bug 時的使用端 eSobi AP 版本號碼 , 需要一起搭
配 Browser 欄位來記錄 ( 數字欄位 ).
OS (Hardware) 發現問題或 Bug 時的使用端 OS 名稱 ( 下拉式選單 ).
Function / Component 發現問題或 Bug 時所執行的功能或元件的類型 ( 純文字欄位 ).

14. Detail fields of issue form
Problem Type 被發現的問題或 Bug 的類型 ( 純文字欄位 ).
Problem Occurred 問題或 Bug 發生的時間 ( 日期欄位 ).
Expected Resolve 期望問題或 Bug 可被解決的時間 ( 日期欄位 ).
Problem Reproducible 問題或 Bug 重製的頻率 ( 下拉式選單 ).
Estimated Resolve 預估問題或 Bug 可被解決的時間 ( 日期欄位 ).
Resolved SVN ID 問題或 Bug 解決後交付至 SVN 時的版本代碼 ( 下拉式選單 ).
Resolved SVN No. 問題或 Bug 解決後交付至 SVN 時的版本號碼 ( 數字欄位 ).

15. Details for bug tracking
 How do you get these bug?
 Please type in the step.
 Test Result
 Expect Result
 Convenience to web developer debug
 Entry point (URL on Browser)
 HTML page source (View in source)
 Error 500 details
 Snapshot (Print Screen)

16. Issue State Machine
Close
New
On Hold
Open Resolved
In Progress

17. General-purpose issue flow (1)
ENG ENG
Assign issue to
Commit result
him/herself or
to opener
ENG
PM / USER
Open issue
PM / USER PM / USER
1. Audit issue Close issue by
1.1 Reopen issue him/herself

18. General-purpose issue flow (2)
PM / USER ENG ENG
Assign issue to
1. Commit issue
Open issue to opener
him/herself or
2. Return issue
ENG
to opener
PM / USER PM / USER PM / USER
1. Assign issue
1. Audit issue to ENG Assign issue to
1.1 Reopen issue 2. Close issue by AE/SE
him/herself

19. Incidental issue flow
ENG ENG
Assign issue to
1. Commit issue
to opener
him/herself or
2. Return issue
ENG
to opener
PM / USER
Open issue
PM / USER PM / USER
1. Assign issue
1. Audit issue to ENG
1.1 Reopen issue 2. Close issue with
him/herself

20. Interrupt issue flow
PM / USER
Cancel issue
PM / USER
Open issue
PM / USER PM / USER
1. Audit issue Close issue with
1.1 Reopen issue him/herself

21. Complex issue flow
USER / CSR
AE / ENG
PM 1. Commit issue
Open issue
to opener
Assign issue to 2. Return issue
AE/ENG to opener
PM
1. Audit issue
1.1 Reopen issue
PM PM USER / CSR
1. Assign issue to
Close issue by AE/ENG Assign issue to
him/herself 2. Assign issue to AE/SE
PM

22. Summary
 當您判定 Issue 無法繼續處理時 ...
 選擇合用的 [Evaluation] 選項
 [New Status] 改成 On Hold
 轉派給 Issue 的發起者
（ USER / PM / CSR / MS / QE / DIR ）
 當您補齊 Issue 的需求敘述時 ...
 [Evaluation] 選為 Updated with Statement
 [New Status] 改成 In Progress
 轉派給 Issue 的後續處理者（ ENG / AE / VD ）

23. Summary
 當您想要 Close Issue 時 ...
 當您被指派為 USER 、 PM 、 DIR 時
 [New Status] 改成 Closed
 指定給 Issue 的稽核者或發起者
（ You / PM / DIR ）進行歸檔
 如果 Issue 是在 On Hold 的情況下結案時 ...
 [Evaluation] 選為 Closed with Comment
 當您想要 Reopen Issue 時 ...
 當您被指派為 PM 、 DIR 時
 [New Status] 改成 Open

24. Summary
 當您想要將 Issue 繼續送出時 ...
 選擇必要且合適的 [New Status]
 Issue 的接收者（ [Assign To] ）
 確認 [send email notifications] 為已勾選的狀態
，系統才會發信通知 Issue 的接收者
 若想要通知其他的人員時，可勾選
[Notify By Email notification] 上列出的人員名單

25. Q&A