Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005

23,923 views

Published on

Laporan Pertanggungjawaban Kerja (LPK) BEM FMIPA UGM Periode 2004/2005 disampaikan dalam Musyawarah Akbar Mahasiswa FMIPA UGM tahun 2005. Dokumen ini merupakan dokumen resmi yang telah dirampingkan dan disesuaikan untuk kebutuhan publikasi umum.

Salam hormat dan terima kasih kami untuk seluruh penggerak BEM FMIPA UGM 2004/2005, kumpulan mahasiswa terpilih yang mendedikasikan diri mereka untuk perubahan dan kemaslahatan publik. Semoga dokumen ini mampu mewariskan cita-cita, semangat, dan kerja keras mereka, demi memberikan manfaat sebesar-besarnya kepada civitas akademika dan masyarakat luas.

Published in: Education
0 Comments
16 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
23,923
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
18
Actions
Shares
0
Downloads
47
Comments
0
Likes
16
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005

  1. 1. Laporan Pertanggungjawaban Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Gadjah Mada Periode 2004/2005 Disampaikan oleh : Zulfadli Ketua BEM FMIPA UGM Periode 2004/2005 mewakili rekan-rekan terbaiknya
  2. 2. Halaman 2 dari 114 Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM Periode 2004-2005 Ketua Umum 1. Pendahuluan Sungguh suatu kehormatan yang tak terucapkan ketika mendapat amanah untuk menyusun Laporan Pertanggungjawaban Kerja ini. Tentu hal ini merupakan suatu upaya untuk memberikan kontribusi bagi kemajuan kampus MIPA tercinta dan sebagai komitmen untuk tetap memperjuangkan totalitas perjuangan menegakkan kebenaran dan keadilan. Juga merupakan pelunasan terhadap amanah publik yang menginginkan kemanfaatan global-komprehensif dan optimal-produktif. Yang akhirnya akan menjadi suatu catatan pembanding bagi perjalanan kelembagaan di masa-masa selanjutnya, dalam hal ini BEM FMIPA UGM. Sebagaimana yang kita pahami bersama, keberadaan mahasiswa di lembaga formal merupakan suatu kesempatan berekspresi dan berapresiasi dalam seluruh lingkup potensi yang dimiliki. Benar-benar suatu keuntungan yang luar biasa jika selama beraktivitas di dalamnya, kita mampu menemukan konsep kedirian kita dan menempanya menjadi kepribadian yang berkarakter kepemimpinan maupun kepahlawanan. Oleh karena itu, sungguh layak jika masyarakat MIPA UGM menaruh harapan besar kepada lembaga eksekutif mahasiswa sebagai wadah yang mampu mendukung dan menyokong cita-cita besar kebangsaan tersebut. Karena peradaban telah membuktikan bahwa masa depan suatu bangsa tercerminkan dengan jelas pada wajah kepribadian generasi muda hari ini. Namun generasi demi generasi tetap akan terus berganti. Perjalanan kelembagaan BEM FMIPA UGM periode 2004- 2005 pun mengalami hal yang niscaya ini. Inilah yang menjadi titik perubahan dimana fungsi-fungsi kemanfaatan dan reposisi peran akan terjadi mengikuti semangat pergantian yang ada. Membenahi sekaligus memperbaharui, berinovasi dan berkreasi, hingga suatu saat nanti akan kembali dievaluasi dan diganti. Keniscayaan ini merupakan suatu penjagaan terhadap kesempurnaan sistem, agar mampu terus berkembang secara dinamis dan berinteraksi secara faktual menghadapi kondisi yang terus menerus berubah. Semoga hari depan kelembagaan maupun kondisi keluarga besar masyarakat MIPA UGM akan terus bertambah maju dan mapan menghadapi tantangan zaman yang sesungguhnya, yaitu perubahan. Dan harapan besar yang ingin kami titipkan dalam Laporan Pertanggungjawaban Kerja ini adalah agar mampu menjadi salah satu dari sekian banyak referensi sejarah, yaitu sebagai bagian catatan perjalanan bagi rangkaian perubahan peradaban. 2. Deskripsi Arah Kelembagaan Badan Eksekutif Mahasiswa FMIPA UGM, dalam perguliran kepemimpinannya telah mencetak sejumlah kegemilangan dan kejayaan yang didapat melalui perjuangan gigih serta sungguh-sungguh dari para penggeraknya. Begitu pula dalam periode 2004-2005 yang merupakan titik tolak perkembangan keorganisasian yang baru dan penuh tantangan bagi lembaga eksekutif sekaligus lembaga tertinggi di fakultas MIPA UGM ini. Sebuah semangat baru yang ditampilkan dalam jiwa profesionalisme dan kekeluargaan, telah membangunkan dan menyadarkan kita akan seberapa penting dan berharganya sebuah organisasi mahasiswa, terutama BEM sebagai lembaga formal yang memiliki posisi tawar baik di tingkat fakultas maupun universitas. Dimulai dari tumbuhnya keseriusan mahasiswa MIPA dalam melihat tantangan dan daya saing yang luar biasa di masa mendatang, serta potensi luar biasa yang terpendam dari organisasi eksekutif mahasiswa, maka tampillah formulasi perbaikan dan perubahan yang terus menerus digaungkan, demi menjaga keberlangsungan estafet kesadaran kritis mahasiswa, ketersediaan mentalitas saintis yang segar dan terbuka, serta penjagaan pola kaderisasi kepemimpinan bangsa yang besar ini di hari mendatang. Sungguh bukan suatu hal yang ringan, sekalipun bukan hal yang mustahil, memperbaiki sekaligus membangun semangat kepemimpinan multi kompetensi para mahasiswa yang hidup dan besar di MIPA, sebagai akademisi sekaligus praktisi. Namun rintangan yang sedemikian besar, tetap saja sebanding dengan kemanfaatan yang akan kita dapatkan di hari depan, yaitu menyelamatkan kita semua dari tirani kebodohan dan ketertinggalan yang diakibatkan oleh dogma sempit pragmatisme kedirian serta sudut pandang terbalik akan peran dan tugas kaum intelektual muda sebagai anak sekaligus calon pemimpin bangsa. Semangat perbaikan dan pembaharuan yang berkembang dahsyat di tingkat permukaan tadi, sebenarnya merupakan indikasi semakin bergeloranya semangat idealisme mahasiswa dalam merealisasikan cita-cita mereka, membangun lembaga yang mampu memberikan manfaat bagi seluruh masyarakat MIPA, baik bagi mereka maupun bagi yang lainnya. Berangkat dari titik itulah, saya selaku Ketua Umum BEM FMIPA UGM periode 2004-2005 berusaha me-reformulasi-kan semangat dan arah gerak kelembagaan, dalam hal ini BEM FMIPA UGM, untuk memberikan kemanfaatan sebesar-besarnya bagi masyarakat MIPA tercinta, juga bagi bangsa kita yang besar ini. Sebagaimana yang telah kita pahami, tentu hal yang fundamental tersebut terrepresentasikan oleh visi dan misi yang dipegang dan dijalankan oleh Ketua Umum BEM FMIPA UGM. Dan sudah pasti pula, visi serta misi tersebut merupakan inti dari rentetan solusi bagi permasalahan yang menghadang dan menanti di depan.
  3. 3. Halaman 3 dari 114 Visi : Membangun organisasi yang kokoh dengan semangat kemandirian serta mencetak mahasiswa, sebagai kaum intelektual dan anak bangsa, menjadi para pemimpin masa depan yang memiliki kompetensi multi dimensi serta memiliki kecerdasan fikiran dan nurani, beserta perangkat yang mengikutinya. Misi : • Meningkatkan kapasitas dan kapabilitas profesionalisme sebagai salah satu syarat mutlak bagi efektivitas, efisiensi dan produktivitas kerja • Menampilkan semangat kekeluargaan dan persaudaraan sebagai bagian integral dari tradisi kelembagaan dan tradisi kesugguhan kerja • Mempertahankan komunikasi dan hubungan yang dinamis serta harmonis antara seluruh elemen masyarakat yang ada di FMIPA UGM untuk mencapai kesatuan ikatan keakraban yang kokoh dan bersahaja. Selain itu, penanaman semangat optimalisasi kontribusi yang telah dimiliki di awal tadi tentu saja sejalan dan berada berdampingan dengan fungsi serta posisi dari seorang mandataris amanah kemahasiswaan tingkat fakultas, dalam hal ini Ketua Umum BEM FMIPA UGM. Rumusan dari fungsi serta posisi tersebut adalah : Fungsi : • Fungsi aspirasi Sebagai penampung, penyuara dan pembela aspirasi serta tuntutan mahasiswa yang didasarkan pada harapan yang mulia dan cita-cita yang luhur • Fungsi kepemimpinan Pola kepemimpinan yang diterapkan bermuara pada nilai-nilai keteladanan dan pertimbangan sinergisitas arah dan gerak kelembagaan • Fungsi manajerial Fungsi pengelolaan kelembagaan yang diterapkan mengacu pada prinsip kejujuran dan kesungguhan yang selalu dapat dipertanggungjawabkan secara moralitas maupun profesionalitas. • Fungsi responsibilitas Kebertanggungjawaban terhadap jabatan kelembagaan dilandasi oleh jiwa dan semangat yang amanah (keterpercayaan) serta diiringi oleh kesadaran spiritualitas yang mendalam, yang diwujudkan melalui usaha perhatian, pemahaman, pengarahan dan pengayoman kelembagaan. Posisi: • Penanggung jawab umum kondisi dan situasi kemahasiswaan maupun kelembagaan di tingkat mahasiswa fakultas • Perwakilan diri dan aspirasi mahasiswa secara keseluruhan di tingkat fakultas • Pemegang kebijakan tinggi mahasiswa secara formal di tingkat fakultas Berangkat dari keinginan untuk menjawab tantangan realitas yang ada dan tengah berkembang, maka disusunlah target kepengurusan BEM FMIPA UGM periode 2004/2005 yang dianggap merupakan solusi paling tepat bagi permasalahan kemahasiswaan FMIPA UGM. • Target kepengurusan BEM FMIPA UGM Periode 2004/2005 Menjadikan BEM sebagai : • Sarana “pemberdayaan sekaligus penegasan peran dan fungsi mahasiswa” (MIPA khususnya) sebagai calon pemimpin bangsa masa mendatang. • Lembaga profesional terbuka untuk mengasah dan mempertajam semangat kompetensi diri mahasiswa FMIPA UGM secara keseluruhan. • Lembaga penyedia kemanfaatan bagi seluruh lapisan masyarakat FMIPA UGM. • Media penguat semangat kekeluargaan dan persahabatan masyarakat FMIPA UGM. • Komposisi dan susunan struktur Komposisi Pengurus Harian No Nama Posisi Prodi / Angkatan 1 Zulfadli Ketua Umum Geofisika / 2001 Pejabat non Departemen 2 Muhammad Sofyan M Biro Khusus Akselerasi dan Kendali Mutu (AdKM) Fisika / 2001 3 Crystallina Tentri Sekretaris Jenderal Kimia / 2002 4 Suryani Anjarsari Ka Biro Kesekretariatan (KSK) Kimia / 2003 5 Eka Iriyanti Bendahara Umum Fisika / 2002 6 Hartinah Ka Biro Manajemen Aset dan Keuangan (MAdK) Kimia / 2002 7 Sutrisno Ka Biro Kewirausahaan (Wirus) Kimia / 2002 Pejabat Departemen 8 Fira Zakia H Ka Departemen Peningkatan dan Pemberdayaan Organisasi (PPO) Matematika / 2002 9 Yenna Septiani Staf Ahli Departemen PPO Matematika / 2003 10 Puji Astuti Ka Departemen Studi Interdisipliner (SI) Matematika / 2003 11 Dwi Widyaningrum Ka Divisi Pers dan Jurnalistik (P&J) Elins / 2003 12 Edwin Tigor Ka Departemen Inovasi Akademik (IA) Fisika / 2001 13 Sukma Wibawa Ka Departemen Minat dan Kreasi (MdK) Ilmu Komputer / 2003 14 Muhammad Fuad A Ka Departemen Advokasi Elins / 2003 15 Doedy H Ka Departemen Kepercayaan dan Hubungan Publik (KdHP) Kimia / 2002 16 Nursatria Vidya Ka Divisi Kesejahteraan Mahasiswa (Kesma) Matematika / 2003
  4. 4. Halaman 4 dari 114 Arahan Kerja Lembaga : 1. Ketua Umum • Memimpin dengan menerapkan konsep kepemimpinan yang bermuara pada keteladanan dan semangat sinergisitas kelembagaan • Melakukan fungsi pengarahan dan pengayoman terhadap kepengurusan BEM FMIPA UGM secara keseluruhan 2. Sekretaris Jenderal • Membantu (bahkan mewakili) Ketua Umum dalam melaksanakan fungsinya secara menyeluruh • Mempertahankan kelancaran lalu lintas fungsi tiap perangkat kelembagaan • Menjaga keutuhan serta soliditas pengurus BEM FMIPA UGM secara keseluruhan. a) Biro Kesekretariatan • Mengelola informasi dan administrasi kelembagaan secara professional dan integral (pengurus administrasi kelembagaan) 3. Biro Khusus Akselerasi dan Kendali Mutu • Mengawasi dan memberikan rekomendasi dalam evaluasi kegiatan kepada Presiden • Membantu fungsi pengarahan dalam pelaksanaan kegiatan 4. Bendahara Umum • Mengelola keuangan dan hal-hal yang berkaitan, baik dalam koordinasi ke atas maupun kebawah a) Biro Manajemen Aset dan Keuangan • Membantu bendahara umum dalam melaksanakan fungsinya secara penuh • Melakukan pendataan dan pengelolaan aset serta keuangan lembaga b) Biro Kewirausahaan • Menumbuhkembangkan semangat kemandirian kelembagaan • Memberdayakan jiwa enterpreneurship kelembagaan 5. Departemen Pemberdayaan dan Peningkatan Organisasi • Memberdayakan kader BEM FMIPA UGM berdasarkan potensi dan peluang yang dimiliki • Memantau dan meningkatkan kapasitas serta kapabilitas kader BEM FMIPA UGM melalui pendistribusian suplemen yang sesuai dan tepat bagi kader 6. Departemen Studi Interdisipliner • Membangun dan mengasah jiwa kritis mahasiswa terhadap peristiwa yang terjadi di sekitar • Meningkatkan kepedulian mahasiswa FMIPA UGM akan fungsi dan posisinya sebagai kaum intelektual Divisi Pers dan Jurnalistik • Melakukan penyebaran wacana kekritisan yang diorbitkan Dept. SI melalui media cetak dan lainnya (media cyber salah satunya) • Mengembangkan semangat jurnalistik mahasiswa FMIPA UGM • Media informasi kelembagaan 7. Departemen Inovasi Akademik • Mengasah jiwa keilmiahan mahasiswa FMIPA UGM dengan kegiatan-kegiatan yang didasari oleh sense ke-MIPA-an 8. Departemen Minat dan Kreasi • Memberikan ruang bagi mahasiswa FMIPA UGM dalam mengapresiasikan minatnya • Mengasah jiwa kreatifitas mahasiswa FMIPA UGM berdasarkan ketertarikan positif yang ia cenderung padanya 9. Departemen Advokasi • Melakukan fungsi advokasi terhadap kebijakan-kebijakan kampus yang tidak adil dan kurang rasional melalui tindakan-tindakan yang nyata dan dapat dipertanggungjawabkan • Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait dalam hal penindaklanjutan pembelaan hak-hak mahasiswa dan kebenaran, baik berupa penggalangan massa pada aksi bersama dan lainnya. 10. Departemen Kepercayaan dan Hubungan Publik • Membangun hubungan yang sinergis dan harmonis antar lembaga yang ada di FMIPA UGM, maupun luar • Media perwakilan BEM FMIPA UGM kepada seluruh perangkat masyarakat FMIPA UGM lainnya • Bertanggung jawab sebagai perwakilan dan sarana komunikasi formal BEM FMIPA UGM kepada pihak lainnya. Divisi Kesejahteraan Mahasiswa • Melakukan pendekatan terhadap dimensi kesejahteraan mahasiswa dan masyarakat umum • Melakukan penganganan yang terorganisir dan professional terhadap acara syukuran wisuda mahasiswa FMIPA UGM dan segala sesuatu yang berhubungan dengannya
  5. 5. Halaman 5 dari 114 Susunan Struktur staf Ahli PPO : Yenna S A 3. Korelasi antara visi misi dan target kepengurusan dengan realita yang terjadi sampai saat ini. Parameter keberhasilan No Target Kebijakan pencapai target Sasaran Tujuan Efek • Melakukan koordinasi dan konsolidasi dengan BEM fakultas lain maupun dengan BEM KM UGM dalam penyikapan isu- isu akademik dan non akademik yang sedang berkembang. Kesadaran kritis mahasiswa dalam menanggapi isu- isu strategis dengan menggunakan analisa dan kompetensi keilmuan yang dimiliki. Mengevaluasi dan merevisi isu- isu kebijakan yang tidak memihak kepada kepentingan mahasiswa dan masyarakat a) Menghadirkan semangat kritis dan analisis ilmiah mahasiswa terhadap kebijakan. b) Menguatkan posisi strategis mahasiswa dalam melaksanakan kontrol terhadap para pengambil kebijakan. c) Kembali mengingatkan pengambil kebijakan akan nilai-nilai kebenaran, keadilan dan kepedulian sosial. 1 Sarana “pemberdayaan sekaligus penegasan peran dan fungsi mahasiswa” • Melakukan aksi menuntut rektorat- pemerintah bersama BEM fakultas lain maupun dengan BEM KM UGM. Semangat perjuangan dan idealisme pergerakan mahasiswa dalam penegakan aspirasi kebenaran dan keadilan. Menindaklanjuti analisa dan evaluasi kebijakan yang sudah dilakukan sebelumnya dalam aksi nyata di lapangan. a) Menghidupkan semangat pergerakan dalam diri mahasiswa demi menyuarakan nilai-nilai kebenaran. b) Melakukan pressure terhadap kebijakan yang sama sekali bertentangan terhadap kepentingan publik. Ketua Umum [Zulfadli] Biro Khusus AdKM [M Sofyan ] Sekretaris Jendral [Crystallina Tentri] Departemen SI [Puji Astuti] Biro Kesekretariatan [Suryani Anjarsari] Biro Wirus [Sutrisno] Biro MadK [Hartinah] Departemen IA [Edwin Tigor] Departemen Advokasi [M. Fuad] Departemen PPO [Fira Zakia H] Departemen MdK [Sukma Wibawa] Departemen KdHP [Doedy S] Bendahara Umum [Eka Iriyanti] Divisi P&J [Dwi Widya] Divisi Kesma [Nursatria]
  6. 6. Halaman 6 dari 114 • Melakukan pengawalan terhadap kebijakan dekanat di tingkat fakultas dengan menggunakan asas kebenaran dan kesantunan. Kepedulian akan kepentingan dan kebutuhan terhadap penjagaan idealisme kampus ke- MIPA-an Menjaga dan mempertahankan netralitas fakultas sebagai institusi pendidikan peduli mahasiswa-non mahasiswa. a) Meningkatkan partisipasi mahasiswa MIPA menyuarakan kepentingan masyarakat MIPA secara keseluruhan dengan tetap memperhatikan adab ketimuran maupun tuntutan rasionalitas. b) Memberikan kesempatan bagi dekanat untuk mendapatkan porsi pertimbangan yang sesuai dalam hal asumsi dan data yang berkembang di kalangan mahasiswa-non mahasiswa • Membuka ruang diskusi kepada struktur pengambil kebijakan universitas maupun fakultas. Kemampuan komunikasi dan diskusi mahasiswa dalam penyampaian aspirasi maupun tanggap balik terhadap kebijakan serta kondisi kampus. Meningkatkan tradisi diskusi yang konstruktif- progresif terhadap analisa kebijakan yang akan dan atau telah ditetapkan. a) Meningkatkan partisipasi mahasiswa dalam menyuarakan kepentingan- kepentingan yang ada kepada pengambil kebijakan. b) Memberikan porsi pertimbangan yang seimbang bagi para pengambil kebijakan melalui tanggap balik yang diberikan oleh mahasiswa sebagai salah satu pihak yang terkait langsung dengan kebijakan. • Memberikan suplemen dan fasilitas pengayaan pemahaman peran dan fungsi mahasiswa Kesadaran kritis, semangat pergerakan, dan kepedulian intelektual mahasiswa terhadap kondisi keseharian yang ada pada dirinya maupun di sekitarnya. Meluruskan pandangan dan pemahaman akan peran dan fungsi mahasiswa. Memunculkan mahasiswa yang memiliki modal awal bagi implementasi kediriannya sebagai mahasiswa sesuai dengan peran dan fungsi yang dimiliki. Parameter keberhasilan No Target Kebijakan pencapai target Sasaran Tujuan Efek • Melakukan interview langsung dalam pembentukan struktur maupun penerimaan staf. Komitmen dan titik dasar lejitan kompetensi pengurus maupun staf. Mengetahui batas minimal kapasitas dan kapabilitas kader. a) Memudahkan dalam mengarahkan dan mengoptimalkan potensi kader. b) Meningkatkan komitmen dan kompetensi kader melalui alur yang tepat guna. 2 Lembaga profesional terbuka • Memberlakukan mekanisme pembelajaran terhadap nilai- Kepedulian dan keseriusan dalam beraktivitas di Meningkatkan kesigapan dan kesiapan menghadapi a) Menghasilkan apresiasi seutuhnya terhadap nilai-nilai
  7. 7. Halaman 7 dari 114 nilai dasar profesionalitas bagi pengurus harian (ex: pelegalan waktu toleransi, penugasan sebagai kompensasi keterlambatan, dsb) lembaga eksekutif. tuntutan profesionalisme di masa mendatang. profesionalitas dan moralitas pengurus maupun staf (ex: kedisiplinan, dsb) b) Mempertegas posisi manajerial yang digunakan untuk mencapai titik optimasi efektivitas, efisiensi dan produktivitas kerja. • Meminta pertanggungjaw aban berkala kepada pengurus harian Ketelitian dan kejelian pengurus harian dalam mengevaluasi secara mandiri dan terbuka terhadap program kerja dan amanah kelembagaan yang telah diberikan Memposisikan pengurus dan staf dalam keadaan siaga dan siap sedia merencanakan, melaksanakan serta mengevaluasi proses pelaksanaan kerja yang tengah berjalan. a) Meningkatnya semangat gerak pengurus dan staf dalam mewujudkan cita- cita struktural departemen-non departemen. b) Semakin valid dan lengkapnya data maupun fakta yang dimiliki pengurus dan staf semasa melaksanakan tugas kelembagaan. • Melakukan rapat koordinasi terbatas antara ketua umum- departemen maupun ketua umum-non departemen Rasa kepemilikan dan kebersamaan antar pengurus dalam menangani dan menyelesaikan masalah yang ada Memberikan dukungan moral secara struktural-formal kepada pengurus dan staf a) Meningkatnya kebersamaan formal dan kedekatan struktural antar kader. b) Mendapatkan solusi “antar sudut pandang” untuk menyelesaikan masalah yang menghadang. c) Terciptanya transfer nilai kemanfaatan tim sebagai bangunan awal profesionalitas kerja. • Menggunakan pola “pembagian konsentrasi tanggung jawab”: a) Sekjend : penjagaan kelancaran lalulintas fungsi perangkat kelembagaa n b) BKAdKM : kontrol dan evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan di lapangan. Efektivitas, efisiensi dan produktivitas baik perangkat lembaga maupun kepanitiaan kegiatan Meningkatkan wilayah dukung perangkat lembaga terhadap pelaksanaan tugas melalui optimalisasi konsentrasi pendampingan dan pemberdayaan oleh Sekjend dan BKAdKM Memudahkan pembagian dan orientasi kerja perangkat lembaga (meskipun belum optimal) • Menerapkan pengelolaan administrasi pada satu titik koordinasi. Tata administrasi lembaga Melakukan penyeragaman arsip dan pengelolaan mobilitas administrasi a) Tercapainya keseimbangan pengelolaan surat masuk-keluar b) Mempermudah pengecekan dan
  8. 8. Halaman 8 dari 114 pengarsipan- kemudian file-file yang ada. • Menerapkan pengelolaan finansial secara terpusat Tata keuangan lembaga dan lalu lintas dana kegiatan Mengontrol pengeluaran dan pemasukan finansial kelembagaan a) Mempermudah pencairan dan penanganan dana fakultas, karena ditangani pengurus yang benar-benar telah paham. b) Mengurangi kemungkinan terjadinya overlapping tugas keuangan, yang sebenarnya cukup ditangani penanggungjawab yang telah ditunjuk. • Merancang program kerja lingkup intra dan ekstra struktur di awal kepengurusan, serta mempublikasika nnya ke seluruh lembaga mahasiswa-non mahasiswa. Semangat optimalisasi dan publikasi terbuka bagi seluruh masyarakat MIPA terkait pekerjaan dan kewajiban lembaga Memberikan kesempatan kepada publik untuk secara langsung maupun tidak langsung memanfaatkan layanan yang disediakan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan yang dilakukan BEM FMIPA UGM a) Adanya proses kontrol dan pembersamaan yang jelas antara lembaga mahasiswa fakultas-institusi non mahasiswa b) Keteraturan gerak perangkat lembaga yang lebih mudah diamati terkait pelaksanaan kegiatan dan program lainnya. • Membentuk perangkat pengelola aset kelembagaan Kemanfaatan dan nilai aset yang dimiliki oleh BEM FMIPA UGM Melakukan pendataaan, penjagaan, perawatan dan optimalisasi fungsi seluruh aset yang tersedia sesuai dengan kemanfaatannya. a) Diperoleh data yang lengkap dan valid tentang kelengkapan aset dan atau kekayaan lembaga. b) Terbentuknya sistem pengelolaan tepat guna terhadap aset yang telah dimiliki. • Membentuk perangkat pemandirian finansial kelembagaan Jiwa kemandirian dan enterpreneurship kader Memunculkan dan mengembangkan semangat kemandirian, serta menghilangkan paradigma sempit problematika finansial kelembagaan mahasiswa. a) Membantu dan memperkuat pendanaan dari pelaksanaan kegiatan maupun program lainnya. b) Meningkatkan semangat saing dan kepercayaan diri di hadapan para mitra / relasi kerja. • Memberikan peringatan secara langsung terhadap pelaku kemacetan fungsi struktur kelembagaan. Semangat kebersamaan dan karakteristik integralitas fungsi antar perangkat lembaga Menghilangkan hambatan intra lembaga yang sesungguhnya tidak diperlukan. Terjadinya remasifikasi semangat gerak perangkat kelembagaan, meskipun disisi lain terjadi pelebaran rasa kecemburuan perlakuan.
  9. 9. Halaman 9 dari 114 Parameter keberhasilan No Target Kebijakan pencapai target Sasaran Tujuan Efek • Menetapkan pengadaan suplemen bagi mahasiswa MIPA kepada tiap departemen sebagai tugas wajib kelembagaan. a) Kompetensi dan wawasan mahasiswa MIPA secara umum b) Pengalaman kerja para pengurus dan staf Meningkatkan kompetensi keilmuan dan pengayaan softskill baik bagi mahasiswa umum maupun kader BEM a) Timbulnya kepuasan dan reaksi positif terhadap kehadiran suplemen- suplemen tersebut. b) Muncul rasa kebertanggungjaw aban dan kelegaan struktural pengurus karena telah melaksanakan program yang secara langsung sesuai dengan bidang yang dibawahinya. • Melakukan advokasi secara terbuka dan langsung baik melalui sarana fakultas maupun universitas Mahasiswa yang teraniaya secara struktur dan atau kebijakan institusi Menyelamatkan korban ketidakadilan kebijakan dan mengusahakan berbagai jalan keluar. Adanya solusi yang representatif terhadap kepentingan mahasiswa secara langsung maupun tidak langsung. • Memperjuangkan alokasi dana kegiatan lembaga kemahasiswaan (dari 22 juta menjadi 40 juta rupiah/tahun ) Usulan kenaikan alokasi dana kegiatan lembaga mahasiswa Meminta transparansi dan mengajukan usulan kenaikan dana lembaga mahasiswa. Adanya sambutan baik dari dekanat, yang akhirnya menyetujui usulan tersebut, meskipun dengan pola penggunaan dana yang jauh berbeda dari sebelumnya. • Mengusulkan pola pencairan dana kegiatan mahasiswa yang lebih “singkat” dan tidak menyulitkan Usulan pola pencairan dana kegiatan mahasiswa Mengajukan pola pencairan dana yang lebih nyaman dan tidak merugikan mahasiswa Meskipun pada awalnya sudah diusulkan secara formal, namun kenyataan di lapangan usulan tentang dana operasional yang cair lebih dulu, tetap tidak dapat diterapkan. • Melakukan transfer informasi dan pembersamaan dalam pencairan dana fakultas kepada lembaga- lembaga mahasiswa yang ada di MIPA Keberhasilan proses pencairan dana lembaga mahasiswa MIPA Menyukseskan pengambilan dana fakultas yang seharusnya sudah menjadi hak mahasiswa Semakin mudahnya proses pengambilan dana. Tetapi sayangnya, terkadang ada banyak ketidaklengkapan data serta perubahan teknis pengambilan dana itu sendiri. • Bersama dengan fakultas melakukan penanganan terhadap pendaftaran beasiswa mahasiswa. Kebutuhan dan kepentingan mahasiswa dalam hal prestasi akademik- finansial Mempermudah proses komunikasi pendaftaran karena adanya keseragaman faktor usia dan kedekatan persahabatan pihak mahasiswa dengan pengelola, dalam hal ini BEM MIPA Masih tidak begitu lancar nya komunikasi antara BEM-Bag Kemahasiswaan yang sering membuat proses verifikasi mengalami re-check berkali-kali. 3 Lembaga penyedia kemanfaatan publik • Menggali, memfasilitasi, seta menyampaikan rekomendasi Kebutuhan dan kepentingan mahasiswa di lembaga formal fakultas. Memperoleh kemudahan dukungan fasilitas dari fakultas terkait Muncul kesepakatan yang cukup akomodatif antara dekanat dengan mahasiswa.
  10. 10. Halaman 10 dari 114 kelembagaan mahasiswa FMIPA UGM kepada dekanat. permintaan dari lembaga- lembaga mahasiswa yang ada • Melakukan aksi solidaritas pendanaan bagi korban gempa bumi dan tsunami di Aceh serta sekitarnya Kepedulian dan rasa kebersamaan mahasiswa kepada para korban Meningkatkan kepedulian sosial dan intelektual mahasiswa dengan mengadakan penggalangan dana Meningkatnya partisipasi sosial mahasiswa dalam penggalangan dana tersebut. • Memperjuangkan nasib korban bencana gempa bumi dan tsunami agar mendapatkan keringanan pendidikan dan beasiswa lainnya Mahasiswa yang keluarganya menjadi korban bencana Meringankan mereka dari penderitaan finansial akademis. Adanya apresiasi yang menggembirakan dari pihak universitas dengan membebaskan biaya pendidikan bagi mereka. • Bersama fakultas lainnya, mengirimkan mahasiswa FMIPA UGM sebagai relawan ke Aceh • Korban bencana gempa bumi dan tsunami di Meulaboh. • Mahasiswa MIPA UGM yang memiliki kepekaan dan kepedulian sosial Memberdayakan mahasiswa MIPA UGM dalam pelaksanaan rehabilitasi pembangunan daerah duka Terciptanya pola kontribusi kemanusiaan antara mahasiswa dengan masyarakat korban bencana • Melakukan bakti sosial, aksi donor darah, serta kegiatan kemasyarakatan lainnya • Semangat kepekaan dan kepedulian sosial mahasiswa • Masyarakat golongan lemah yang membutuhk an sangat bantuan Meningkatkan semangat sosial mahasiswa MIPA dengan terjun langsung ke lapangan sosial. a) Adanya peningkatan semangat sosial dan rasa turut merasakan di antara mahasiswa b) Muncul nuansa persahabatan- kekeluargaan yang timbul dari masyarakat kepada mahasiswa. Parameter keberhasilan No Target Kebijakan pencapai target Sasaran Tujuan Efek Mengadakan pertemuan untuk menggali aspirasi seluruh lembaga mahasiswa Kebersamaan dan penyaluran aspirasi Melakukan konsolidasi untuk menghasilkan kesepakatan bersama Menimbulkan semangat kebersamaan yang membangun Melakukan kunjungan kelembagaan ke lembaga mahasiswa yang ada di FMIPA UGM Ikatan persaudaraan lembaga mahasiswa Mempertebal kepercayaan dalam konteks persahabatan lembaga dan sharing kelembagaan Meningkatkan harmonisasi kelembagaan mahasiswa 4 Media penguat semangat kekeluargaan dan persahabatan Melakukan pertemuan informal dengan ketua-ketua lembaga Ikatan kultural dan tema aspirasi yang lebih dalam Mengoptimalkan kerja kelembagaan melalui kenyamanan hubungan antar pimpinan lembaga Mendatangkan banyak kemanfaatan yang sifatnya personal- karakteristik maupun kolektif-konstruktif
  11. 11. Halaman 11 dari 114 Melakukan publikasi kegiatan bersama seluruh lembaga mahasiswa Program kerja lembaga mahasiswa Mensosialisasikan secara kolektif semua agenda lembaga mahasiswa per bulan Sampai saat ini masih terkendala dengan hal teknis dan pertimbangan efektivitas, efisiensi dan produktivitas dari publikasi yang hanya didukung sebagian lembaga mahasiswa. 4. Rekomendasi Membangun jaringan terpadu dan solid antara ph-staf, ph-ph dan interpersonal ketua lembaga-ketua lembaga Mempertahankan semangat kolektivitas kelembagaan mahasiswa yang ada di MIPA Meningkatkan standar profesionalisme BEM sebagai lembaga eksekutif 5. Penutup Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur tak terhingga dan tak terucapkan kepada Allah SWT yang telah menolong dan memberikan keteguhan sekaligus ketegaran hati untuk tetap memperjuangkan cita-cita mulia dan menjalankan amanah publik ini. Sungguh, segala upaya yang telah hamba-Mu ini lakukan, berawal dari kemampuan dan kesempatan yang Engkau berikan. Berakhir pada pertolongan dan lindungan yang Engkau berikan. Semoga yang sedikit dan tak berarti ini bisa menjadi tambahan catatan amal hamba-Mu di yaumil akhir kelak. Dan semoga seluruh amal aktivitas yang telah hamba-Mu lakukan, Engkau terima sebagai amalan yang ikhlas dan sempurna. Terima kasih yang tak terhingga kepada : • Keluarga tercinta, yang telah memberikan banyak pengertian dan dukungan. Ayahanda serta Ibunda yang selalu setia mengiringi doa serta harapan di kesunyian malam maupun di hiruk pikuk siang. Kakak serta adikku yang lucu, penyemangat yang selalu menyatu. • Saudara tua dan saudara muda, yang terus setia menemani perjalanan penuh tantangan ini. Nasehat dan canda kalian selalu mampu mencairkan kegelisahan hati ini. • Adik-adikku yang penuh semangat, selalu menjadi ruh aktivitas yang mendalam. Disinilah konsep keteladanan itu kita gali dan kita dapatkan. • Ibu dan teman-teman kos, maaf atas banyaknya hal yang terpaksa tidak kita jalani bersama. Pengertian dan dukungan kalian selalu menjadi penenang perasaan ini. • Teman-teman geofisika tercinta, juga bapak ibu dosenku. Terima kasih atas pengertiannya. Maafkan orang yang jarang bersama ini. Keresahan dan kebingungan itu bukan dimulai saat berada di luarnya. Tapi baru terasa saat berada di dalamnya. Gelap, sunyi dan sendirian. Di saat itulah mata hati dan akal yang akan membantu untuk menunjukkan dimana Utara dan Selatan, dimana sungai dan jembatan. Perhatian dan nasehat kalian, selalu menjadi penyejuk hati laksana embun di pagi hari. Terima kasih yang sangat istimewa kepada: • Sofyan, sang nasehat dan kritik berjalan. Banyak yang telah kita dapatkan bersama. Terima kasih atas seluruh analisa dan masukannya. • Tentri, potensi yang tersembunyi. Selalu ada kesempatan untuk membuktikannya. Tapi waktu terkadang membatasi ruang gerak cita-cita kita. • Anjar, pahlawan sejati yang terus belajar. Terima kasih karena telah membuktikan kebenaran nasehat nenek moyang kita, “Man jadda wajada”. • Eka, penuh kejutan dan suka cita. Kehadiran Eka, memberi nuansa kesibukan bagi semua. • Tina, cepat dan bersahaja. Selalu memberi yang terbaik meskipun dalam keadaan sulit. • Sutrisno, keceriaan sepanjang masa. Terima kasih atas kegigihan usahanya. Perjalanan masih panjang, kita hanya membenahi yang kita bisa. • Fira, kesungguhan realita. Persahabatan takkan lengkap tanpa tawa dan air mata. Terkadang, hidup menyertakan hikmah dibalik hikmah suatu peristiwa. • Yenna, kelembutan penuh makna. Kesulitan kenyataan adalah membahasakan apa yang tak mampu ditangkap oleh indra. • Fuad, sang advokad. Kejujuran dan keberanian, dua sisi mata uang kebenaran yang tak pernah terpisahkan. • Tuti, wujud lain dari rasa peduli. Kata yang membekas di hati, tak mungkin bisa dibilas lagi. • Widya, kejutan tanpa kata. Biarkan dunia melihat dan menebak kita. • Edwin, semilir hembusan angin. Banyaknya permasalahan justru menunjukkan besarnya kemampuan kita untuk menerima dan menghadapinya. • Sukma, kehadiran penuh karya. Yang sedikit, justru yang melangit. • Doedy, lambang pengorbanan dan keberanian sejati. Saat yang lain terlelap, masih ada yang terjaga penuh cemas dan harap. Teruskan menyeberangi samudera tantangan dan rintangan, niscaya kemenangan dan ketenangan akan kita dapatkan. • Tetet, bentuk kebesaran jiwa para pemimpin. Melatih diri membersamai yang sederhana, menunjukkan kekuatan dan kehebatan yang kita punya. • Seluruh staf yang telah menemani selama ini. Senyum dan canda kalian selalu menghilangkan gundah di hati. Terima kasih atas kritik dan masukannya. Sekalipun kadang menahannya, saya tetap bisa merasakan kehadirannya. Banyak yang saya pelajari dari kalian. Terima kasih guru-guru mudaku. Maaf jika selama ini masih belum bisa menjadi kakak yang baik. Semoga perubahan yang kita usung tetap ada yang melanjutkannya.
  12. 12. Halaman 12 dari 114 • Seluruh personel dekanat, baik yang lama maupun yang baru. P’Sarjono, P’Kusminarto, P’Bambang Rusdiarso. Juga B’Sri Wahyuni, P’Pekik dan P’Iip. Khusus kepada bapak Dekan, P’Subanar, terima kasih atas masukan dan diskusinya. Tapi uji publik seharusnya memberikan kita kesempatan untuk meninjau ulang kebijakan yang sudah kita ambil. • Seluruh staf akademik dan karyawan FMIPA UGM, baik di bagian kemahasiswaan dan pengajaran, bagian keamanan dan perlengkapan, serta yang lainnya. Terima kasih atas dukungan dan senyumannya. Tetap teguh menggenggam semangat keikhlasan. • Seluruh rekan-rekan ketua lembaga mahasiswa FMIPA UGM. Kebersamaan kita selalu meninggalkan kesan tersendiri. Terima kasih atas kerjasamanya selama ini. • Seluruh mahasiswa FMIPA UGM. Terima kasih atas dukungan teman-teman semua. Maafkan segala khilaf dan salah. Ijinkan saya menyerahkan kembali amanah yang telah teman-teman berikan kepada saya setahun yang lalu. Amanah ini telah kami jaga dan kami jalankan sebaik-baiknya. Namun jika masih ada yang ternyata kurang memuaskan hati teman-teman semua, kepada Allah lah kami berserah diri sambil meminta maaf yang sedalam-dalamnya kepada teman-teman semua. Perjalanan yang berat dan penuh ujian ini akhirnya berakhir juga. Tapi kita seyogyanya tetap menyadari bahwa perjuangan takkan pernah berhenti hingga kemenangan benar-benar telah diraih atau maut benar-benar telah menjemput. Hanya kepada Allah kami mengembalikan semua ini. Kepada para pengurus baru BEM FMIPA UGM, kami ucapkan selamat berkarya dan berkreasi. Kemanfaatan bagi publik, lagi-lagi menjadi hal yang dinanti. Semoga tulisan ini bisa menjadi penyemangat, pembanding, sekaligus masukan dan nasehat yang selalu menemani baik di hari ini maupun di masa-masa mendatang. Tentunya, Agar yang sedikit dan tak berarti ini bisa menjadi tambahan catatan amal kita di yaumil akhir nanti.
  13. 13. Halaman 13 dari 114 Biro Khusus Akselerasi dan Kendali Mutu 1. Pendahuluan Pekembangan negara ini sangat ditentukan oleh pergerakan pemuda (mahasiswa). Hal ini sangat mendasar mengingat maju-mundurnya suatu negara ditentukan oleh pemegang kebijakan (penguasa), dan mereka sangat tergantung oleh faktor pemuda yang memegang peranan penting di ranah kerja kemasyarakatan. Padahal banyak saat ini kalangan generasi muda tidak perduli dalam permasalahan ini, mereka hanya menyibukkan diri sebatas aktifitas individual. Yang akan membentuk kepribadian individualistik, hal ini disebabkan mereka sengaja dirancang oleh pembentuk karakter mereka agar sesuai dengan paradigma industrialisasi kapitalisme. Dari permasalahan tersebut jelas bahwa pergerakan pemuda mahasiswa sangat ditentukan oleh aktifitas mereka di kelembagaan atau organsasi baik di lingkungan akademik maupun kemasyarakatan. Sehingga sangat sudah pantas untuk dijadikan standar bahwa seseorang mahasiswa harus memiliki kemampuan dalam berorganisasi dan bermasyarakat. Karena, seorang mahasiswa akan menentukan arah perkembangan negara lewat apresiasi mereka di berbagai bidang keilmuan kepada masyarakat baik langsung maupun tidak langsung. Untuk membentuk karakter ketajaman dalam berorganisasi sangat ditentukan oleh kemampuan para senior mereka memandu para yunior. Dalam hal cara berinteraksi dengan lawan bicara, strategi me-lobby, hingga bagaimana cara memenangkan argumen secara psikologis kepada lawan. Dalam kenyataannya setiap figur mahasiswa yang telah aktif di kelembagaan sangat memiliki idelisme sesuai dengan paradigma masing-masing, yang dibangun berdasarkan kondisi pembentuk karakter mereka. Yaitu keluarga, dan lingkungan sosialnya. Akhirnya di kelembagaan pun sangat sulit untuk menyatukan karakter masing-masing personal, hal ini mengakibatkan adanya friksi atau gesekan. Menyebabkan tidak efisiennya dalam melaksanakan program kerja. Permasalahan diatas dapat diatasi dengan membentuk koordiator atau badan independen yang mengurusi permasalahan tersebut. Dari permasalahan itulah dibentuk Biro Akselerasi dan Kendali Mutu (AdKM). Proses pembangunan kooridinasi yang baik bisa dilakukan dengan berbagai cara salah satunya yaitu, dirutin kan ada rapat koordinasi antar departemen. Tidak dilupakan bahwa ikatan kekeluargaan dan kultural sangar diperlukan untuk mengatasi permasalahan yang bersifat spesifik, dan juga untuk pembangunan semangat professionalitas kerja sangat diperlukan. Maka sangat diperlukan koordinasi yang baik agar optimalnya interaksi antar depaetemen dan divisi. Untuk menghasilkan program kelembagaan dengan baik diperlukan sebuah sistematik program kerja yang berstruktur yang harus dilakukan. Yaitu bagaimana mengoptimalisasi personal kelembagaan secara keseluruhan. Dan dalam hal lainnya yang sangat diperlukan, yaitu bagaimana mentransfer kepada masing masing individu agar muncul kesepahaman yang sama. Tanpa hal tersebut maka akan menghasilkan hambatan yang bersifat multi interpretasi, yang akibatnya akan terjadi kegagalan mendidik dalam berkoordinasi dalam sebuah kegiatan. Akhirnya perkembangan lembaga eksekutif mahasiswa kedepan, sangat ditentukan oleh hasil kualitas kader yang ditetaskan. 2. Deskripsi Struktur • Visi&Misi Visi : 1. Optimalisasi kerja departemen dalam setiap kegiatan kepanitiaan atau event 2. Pembentukan keselarasan dalam berorganisasi interaksi antar deartemen dan divisi juga dengan jajaran pengurus tertinggi 3. Mempersiapkan kader penerus BEM FMIPA UGM dimasa yang akan datang. Misi : 4. Mengawasi dan memberikan rekomendasi dalam evaluasi kegiatan Ketua BEM FMIPA UGM 5. Membantu fungsi pengarahan dalam pelaksanaan kegiatan. 6. Pendataan program kerja secara keseluruhan di masing-masing departemen. • Target kepengurusan 1. Terbentuknya optimalisasi kerja dalam setiap kegiatan kepanitiaan atau event agar sistem kepanitiaan lebih baik dari periode sebelumnya. 2. Adanya keselarasan secara keseluruhan dalam berorganisasi dengan mengontrol interaksi program kerja antar departemen dan divisi. 3. Maksimalnya pemberdayaan staf di masing-masing departemen dan divisi dengan memahami masing-masing karakter personal, agar terbentuk sistem koordinasi yang efektif. 4. Terdokumentasikan setiap event kegiatan kemahasiswaan sebagai pembelajaran dan acuan di kepengurusan berikutnya. 3. Program kerja yang telah dilaksanakan Dana Non DPP No Kegiatan Target Sasaran Bentuk Kegiatan Waktu Pelaksanaan Dana DPP SPP (Rp) Peserta (Rp) Sponsor (Rp) 1 Event Watch Insidensial Panitia Kegiatan Pengarahan, penyuluhan, pemantauan dan pemanduan kepada pihak kepanitiaan Insidensial - - - 2 Kuesioner Pengurus 1 kali dalam periode kepengurusan Pengurus BEM FMIPA 2004- Pengisian Kuesioner personalitas oleh masing-masing Priode Semester I kepengurusan (September- Desember 2005) Rp. 50.000 - -
  14. 14. Halaman 14 dari 114 2005 pengurus 3 Profiling Pengurus BEM FMIPA UGM 1 kali dalam periode kepengurusan Pengurus BEM FMIPA 2004- 2005 Pendataan biodata dan hasil analisa Kuesioner pengurus BEM FMIPA UGM Februari – April 2005 - - - 4 Profiling Kegiatan Insidensial Pengurus BEM FMIPA UGM periode berikutnya Auditing setiap kegiatan besar pengurus BEM FMIPA UGM Total dana Rp.50.000 - - 4. Program kerja yang tidak dilaksanakan No Kegiatan Waktu Pelaksanaan yang direncanakan Alasan Dana DPP SPP (Rp) 1 --- --- --- --- Total dana --- Dana yang telah terpakai Dana yang tidak terpakai Dalam jumlah Dalam persen Dalam rupiah Dalam persen Dalam rupiah Dalam persen Program kerja yang terlaksana 4 100% 50.000 100% Program kerja yang tidak terlaksana 0 0% 0 0% Total 4 100% 50.000 100% 0 0% 5. Evaluasi kerja • Kontribusi kepada tim Korelasi antara visi misi dan target kepengurusan dengan realita yang terjadi sampai saat ini. Parameter keberhasilan No Target Kegiatan pencapai target Sosialisasi Jumlah objek Respon objek • Pertemuan Pembentukan Motivasi Pemberitahuan kepada pihak kepanitiaan Mencakupi bagian krusial kepanitiaan Kurang Optimal (daya tangkap + 50%) • Komunikasi internal tiap personal Proaktif dalam membuka diri ditiap personal Tiap satu individu Cukup Optimal (daya respossif >70%) 1 Terbentuknya efisiensi dan optimalisasi kegiatan • Memperlibatkan dalam rapat- rapat Pleno di tiap kegiatan Mengajukan masukan, pertanyaan dan memberikan solusi suatu permasalahan Tergantung dari jumlah kepanitiaan Cukup Optimal (dayaresponsif + 70%) • Rapat Koordinasi (pleno) antar Departemen Pemberitahuan kepada seluruh pengurus BEM FMIPA Seluruh pengurus BEM FMIPA UGM Kurang Optimal (daya responsif + 50%) 2 Keselarasan dalam berorganisasi, mengontrol interaksi program kerja tiap departemen • Rapat PH Dikaji tiap permasalahan dalam sub- perbahasan Seluruh PH BEM FMIPA UGM Cukup Optimal (daya responsif + 70 %) 3 Kepahaman masing-masing karakter kepengurusan • polling personal pengurus • publishing polling Pemberitahuan langsung tiap personal dan lewat PH masing- masing Seluruh pengurus BEM FMIPA UGM Tidak Optimal (jumlah peserta polling tidak lebih dari 22% total kepengurusan) 4 Terdokumentasinya setiap event kegiatan • pemantauan dan pendataan Pemantauan secara lansung Bergantung jumlah kegiatan Belum terukur tingkat responsif,
  15. 15. Halaman 15 dari 114 event • pembukuan data ditujukan untuk pengurus kedepan 6. Rekomendasi Pada periode berikutnya disarankan untuk lebih cepat tanggap dalam setiap permasalahan yang muncul, harus memiliki figur yang lebih berpengalaman dalam beroganisasi, berwawasan luas dan secara karakter personal sangat bertanggung jawab penuh atas kemajuan BEM itu sendiri. Hal ini sangat mendasar sebab tanpa adanya percontohan atau yang dijadikan sebagai acuan, maka para pengurus baru tersebut tidak mendapat suatu referensi (acuan) dalam kedisiplinan berorganisasi. Permasalah periode saat ini yang sangat besar yang belum terantisipasi dengan baik yaitu pembangunan komunikasi yang baik antar PH dalam artian penyamaan persepsi, dan etika berkomunikasi. Juga permasalahan sistem administrasi keuangan yang pada saat ini mengalami perubahan drastis. Untuk itu diperlukan juga figur yang mendekati kesempurna dalam posisi sebagai seorang ketum, sekjend, dan biro pengawasan (AdKM atau sejenisnya) yang dapat memahami kondisi permasalahan yang kompleks. Juga direkomendasikan dalam setiap tahap periode kepengurusan (tiap 3 atau 4 bulan) diperlukan sebuah tahap- tahap evaluasi dengan interaksi internal, untuk menjaga pertumbuhan aktifitas kelembagaan. Juga dalam setiap permasalahan yang ada diatasi dengan cara-cara yang berbeda (dalam artian metodenya). Sehingga dapat dihasilkan sebuah dinamika aktifitas kelembagaan yang terkontrol, juga dapat dengan mudah diantisipasi dengan cepat. Pada akhirnya semua kemajuan setiap program saya yang ada hanya tergantung terhadap respon (tanggapan) oleh teman-teman pengurus harian dan juga staff, sehingga diperlukan kerjasama tim yang solid untuk membangun Badan Eksekutif ini menjadi badan yang ideal dan dapat menjalankan fungsi-fungsinya secara maksimal. Untuk itu sejak awal perlu ditekankan sebuah sikap saling melengkapi, saling membutuhkan dan saling bergantung antar kepengurusan. 7. Penutup Saya ucapkan terima kasih terhadap teman-teman atas kesolidan tim yang baik juga kerjasamanya dalam setiap interaksi apapun, yang selama ini kita hadapi bersama sebuah permasalahan yang besar, juga menempuh medan perlawanan yang sangat sulit dihadapi. Tetapi kita dapat kuat bertahan bilamana kita tetap menjaga kesolidan kita juga menjaga kekompakan tim yang telah dibangun, sebab itulah satu-satunya kekuatan yang dapat menguatkan benteng pertahanan kita. Kepada ketum dan sekjend saya ucapkan terimakasih atas masukannya juga dalam membimbing saya, untuk dapat optimal dalam menjalankan amanah ini. Dan juga kepada teman-teman PH lainnya saya ucapkan juga banyak terima kasih atas masukan, saran, dan kritik untuk memperbaiki kinerja saya. Meskipun saya hanya sebagai seorang manusia yang tidak dapat luput dari kekhilafan, dimohon dengan sangat saya meminta maaf atas banyaknya kekurangan yang ada baik berupa materi atau non-materi. 8. Lampiran EVALUASI KEGIATAN YANG DISUSUN BERDASARKAN WAKTU PELAKSANAAN 1. “Proceeding Executive Session” BEM FMIPA UGM Deskripsi kegiatan : Yaitu kegiatan yang dilaksanaan untuk membangun semangat pengurus baru BEM FMIPA UGM agar menjadi figur yang dewasa, memiliki analisa tajam, juga membangkitkan kekuatan fisik dan jiwa. Kegiatan ini dilaksanakan di kompleks Pantai Parangtritis. Dengan menggunakan lokasi untuk menginapan di Dinas Pariwisata DIY (milik Pemda DIY-Bantul), pada tanggal 25-26 Desember 2005. Kegiatan ini merupakan salah satu bagian terpenting bagi staff pengurus baru BEM FMIPA UGM agar dapat ditraining bagaimana etika dan sistematik dalam berorganisasi. Hal – hal yang Dikaji Status Penilaian Penjelasan Kematangan perencanaan B - Pada perencanaan acara sudah cukup baik, tetapi terhambat disebabkan kekurangan orang pada kepanitiaan - Tidak optimalnya kepanitiaan mengingat kegiatan ini merupakan kegiatan yg pertama kali dilakukan kepengurusan, sehingga sistem koordinasi masih belum baik - Terhambatnya pada permasalahan teknis membuat peserta agak terbengkalai pada sesi awal. - Kesolidan tim B - Pada ketepatan kerja tiap posisi kerja masing-masing masih perlu diperbaiki, karena pada saat pelaksanaan suatu sub-kegiatan acara banyak PJ tidak berfungsi sebagai mestinya : - Kesolidan tiap-tiap posisi kepanitiaan dapat dirinci sebagai berikut :
  16. 16. Halaman 16 dari 114 • Sekretaris : Cukup baik, tapi perlu diperbaiki persiapan adiminstrasi pra-acara dengan baik • Bendahara : Diperlukan auditing keuangan yang tertata rapi dan terstruktur, juga diperlukan pembagian prioritas, dalam penggunaan uang • Acara : Perlu perencanaan yang matang dalam menyikapi setiap perubahan kondisi yang ada, agar dapat tertangani dengan baik • Outbond : Dalam persiapan rute out-bond juga perlu dicermati kondisi peserta, untuk menghindari segala sesuatu yang akan membahayakan peserta. Juga dalam hal peralatan perlu dipersiapkan secara matang, agar dalam out-bond tidak monoton dan membosankan. • PDD : diperlukan perencanaan publikasi yang jelas, dan mengena sasara. Dibuat semenarik mungkin dan memberikan penjelasan deskripsi kegiatan yang rinci sehingga peserta dapat paham terhadap kegiatan ini • Konsumsi : Efisiensi penggunaan dana untuk konsumsi perlu dioptimalkan, agar dalam penggunaan dana dapat teralokasikan ke semua bagian dengan baik. Perlunya kesepakatan yang jelas dengan penjual dan mengutamakan kepuasan konsumen dalam menentukan jenis konsumsi yang ada. • Transportasi : Dalam pengadaan transportasi, diperlukan survey yang matang agar biaya transportasi tidak terlalu membengkak. Juga perlu dibuat mekanisme antisipasi jika dibutuhkan kendaraan pada suatu kondisi acara. • Perkap dan Surjin : Pengalaman untuk mengetahui kondisi lapangan sangat diperlukan, sehingga setiap permasalahan birokrasi ditangani dengan baik. Juga sangat dibutuhkan kemampuan personal dalam melobby pihak-piahk yang terkait tersebut Kedewasaan tim B - Setiap muncul suatu permasalahan, tiap bagian kepanitiaan dapat melakukan inisiatif yang cepat dan cerdas. Tetapi diperlukan hasil kerja yang dapat terukur, sehingga dapat dipantau perkembangannya - Kemerataan pemahaman kerja tim C - disebabkan ketertarikan kerja dimasing-masing posisi berbeda, maka menyebabkan terjadinya disfungsi deskripsi kerja. Perlunya penekanan dari ketua panitia dalam pembentukan kerja tim yang baik Pelaksanaan kerja B - banyaknya hambatan pada kondisi lapangan membuat masing-masing personal menyebabkan kemampuan ketahanan kerja yang berbeda dimasing-masing posisi, ada personal yang sulit untuk mendapat jalan keluar dari suatu permasalahan tetapi ada juga yang sebaliknya - Peran ketua panitia B - Sangat diperlukan suatu pengkondisian pentingnya peranan fungsi kerja ketua panitia, yang seharusnya lebih mendominasi diberbagai bagian acara, sehingga peserta pun dapat memiliki tolak ukur figur suatu kepemimpinan - Optimalisasi evaluasi C - masih kurangnya optimalisasi evaluasi pasca kegiatan, disebabkan kepanitiaan sudah cukup mengalami kelelahan. Sehingga fungsi evaluasi yang sebenarnya tidak optimal - kontribusi atas masukan peserta juga masih minim, kebanyakan dari mereka hanya menerima dari kondisi yang ada. Sehingga pihak kepanitiaan pun tidak mudah mengevaluasi keefektifan acara tersebut. Pengelolaan dana C - keterbatasan dalam pengalaman kerja dibidang keuangan, mengakibatkan adanya pengeluaran yang belum terkontrol dengan baik] - Diperlukan suatu sumber dana yang jelas dan riil untuk mengantisipasi pengeluaran yang tidak terduga Responsibilitas pasca kegiatan B - tidak adanya sistem yang akan memfollow-up peserta dipasca kegiatan ini, mengakibatkan lunturnya semangat
  17. 17. Halaman 17 dari 114 yang sejak pasca kegiatan sudah ada - Diperlukan perencanaan kegiatan lanjutan yang dapat memperdayakan para peserta tersebut Kesesuaian tujuan kegiatan dengan hasil akhir kegiatan C - belum maksimalnya pencapaian target, disebabkan interest sejak awal dari peserta untuk mengikuti kegiatan ini masih kurang (hanya diikuti 50 % dari total staf-staf pengurus BEM) - Perlunya pewacanaan kepada publik bahwa kegiatan ini merupakan bagian yang sangat penting untuk pendidikan keorgansisasian - pembungkusan tema dan pengkondisian acara dibuat menarik agar tidak monoton dan sebaiknya diupayakan menantang bagi peserta Peran BK AdKM B - disebabkan biro AdKM juga bertindak sebagai pihak kepanitiaan, maka dapat dengan jelas mengawasi kondisi yang ada. Akhirnya mudah untuk merespon setiap kondisi yang ada, meskipun hasil yang diperoleh belum maksimal - Masalah yang Timbul Penjelasan Rekomendasi Pendanaan Minimnya pemasukan dana, juga sedikitnya ketertarikan peserta untuk mengikuti kegiatan ini mengakibatkan kurangnya pemasukan dalam kontribusi dana peserta Diperlukan antisipasi sebagai berikut • persiapan dana cadangan (dalam bentuk dana pribadi atau pinjaman) untuk mengantisipasi tidak optimalnya acara • publikasi yang sangat kuat menentukan jumlah peseta yang tertarik dalam acara ini • Tidak menaifkan juga bahwa sosialisasi kegiatan langsung ke personal dapat sangat efektif, maka sangat diperlukan komunikasi yang baik antara PH dengan Staf-stafnya Perijinan Kegiatan Tidak pahamnya terhadap kondisi medan yang ada, menyebabkan kegiatan ini berjalan tanpa adanya legalisasi di tingkat kepolisian (Kapolda- Kapolsek) dan kecamatan. Diperlukan survey yang mendalam terlebih dahulu pada setiap kegiatan agar dapat memahami kondisi lapangan yang ada. Persiapan Acara dan Pelaksanaan Acara Adanya kondisi dimana peserta agak terbengkalai, sehingga pada suatu bagian acara terkesan adanya kekosongan Perlunya persiapan yang matang, dan juga mempersiapkan agenda kegiatan cadangan untuk mengantisipasi setiap perubahan yang ada. Juga diperlukan sinergisitas setiap bagian kegiatan acara, agar tidak terjadi koordinasi berjalan sendiri tanpa adanya pengontrolan. Outbond dan Games Pada suatu sesi acara games, peserta kurang memiliki respon yang baik. Cenderung menganggap hal ini hanya sebagai permainan semata, sehingga kurang adanya kedisiplinan peserta. Perlunya ketegasan panitia yang ada, untuk membangun image bagi peserta bahwa kegiatan ini bukan sesuatu yang main-main. Bukan dalam penafsiran kearogansian yang akan muncul, tetapi ketegasan dalam bertindak, pengambilan sikap, dan kedisiplinan dalam bekerja.
  18. 18. Halaman 18 dari 114 2. Gema Idul Adha 1425 H Deskripsi kegiatan : Yaitu kegiatan yang dilaksanaan oleh keseluruhan elemen kelembagaan di FMIPA UGM, dengan penggunaan dana bersama. Yang dilaksanakan untuk merayakan hari raya Idul Adha 1425 H, dalam pengabdian mahasiswa dilingkungan masyarakat. Yaitu kepedulian sosial untuk masyarakat kurang mampu (dhuafa) dan membantu proses dalam penyaluran dosen/pegawai FMIPA UGM dalam beramal untuk masyarakat tersebut. Kegiatan ini dilaksanakan di lingkungan desa Pleret, Kecamatan Prambanan. Dengan menggunakan lokasi acara di lingkungan Masjid desa tersebut, pada tanggal 1-2 Februari 2005. dalam bentuk acara kajian malam Idul Adha, bakti sosial, dan lomba anak soleh. Hal-hal yang dikaji Status Penilaian Penjelasan Kematangan perencanaan B - Dalam persiapan kegiatan perlunya koordinasi yang baik antar divisi atau seksi, untuk memperjelas peranan masing-masing. Juga diperlukan antisipasi dalam permasalahan minimnya persiapan kepanitiaan disebabkan, banyaknya waktu libur pada saat itu. Kesolidan tim B - Secara umum kesolidan tim cukup baik, tetapi perlu disikapi bagaimana koordinasi tim yang baik disaat konsentrasi terpecah, yaitu pada saat pemotongan hewan di lingkungan Kampus FMIPA UGM dengan kegiatan acara dilingkungan desa Pleret tersebut - Perlunya dilakukan pemerataan kelembagaan, yang selama ini terjadi dalam kegiatan ini hanya didominasi oleh lembaga tertentu. Kedewasaan tim C - disebabkan kebanyakan elemen kepanitiaan belum memiliki pengalaman yang cukup diberbagai kegiatan besar, maka perlunya pembelajaran secara cepat dan diharuskan proaktif dalam menemui suatu permasalahan, tidak hanya disikapi secara sederhana atau mudah. Kemerataan pemahaman kerja tim B - perlunya ditekankan semangat keprofessionalan dalam bekerja disuatu posisi tertentu, untuk mencegah disfungsi kerja di tiap posisi. Pelaksanaan kerja B - meskipun kondisi dilingkungan desa sangat mendukung dan masyarakat memberikan andil yang besar, tidak seharusnya kepanitiaan bekerja tidak maksimal dalam artian tidak selalu mengandalkan fasilitas dari masyarakat. Tetapi kepanitiaan harus siap dengan kemandirian tanpa tergantung oleh masyarakat sekitar - perlunya ketegasan fungsi dalam penentuan deskripsi kerja tiap personal Peran ketua panitia B - Kesigapan sebagai ketua panitia sangat perlu di pertegas, juga dalam memahami kondisi lapangan yang ada. Perlu dipahami bahwa seorang ketua panitia sangat bertanggung jawab dalam keseluruhan acara dan kesuksesan acara. - Memberikan fungsi peranan kerja dimasing-masin divisi agar tidak terjadi ketidak optimalan dalam satu seksi Optimalisasi evaluasi C - Kurangnya pemanfaatan media evaluasi mengakibatkan sulitnya dalam penyelesaian laporan pertanggungjawaban GIA tersebut, sehingga setelah acara penutupan sudah sepatutnya segera dirancang dan di PJ kan masing masing personal untuk membuat laporan dengan batas waktu yang jelas - Pengelolaan dana C - pengelolaan yang tidak optimal sudah terjadi saat pada penggalangan dana untuk penyembelihan Sapi/ Kambing disebabkan kurang pahamnya panitia dalam sistem ini. Juga kurang berkoordinasi dengan pihak kepanitaan GIA di luar lingkungan fakultas. - Diperlukan auditing yang jelas dan tertata rapi agar pemasukan yang ada dapat teroptimalisasi dengan baik. - Penyediaan kas yang ada untuk diperiode berikutnya merupakan hal yang baik, tetapi perlu dirancang sisa dana tersebut digunakan untuk persiapan kegiatan juga untuk kegiatan lainnya yang bersifat kegiatan bersama. Responsibilitas pasca kegiatan C - pasca kegiatan GIA sepatutnya dilanjutkan dalam program lainnya yang dilakukan oleh pihak kepanitiaan lain untuk menjaga keharmonisan yang telah terjalin dengan masyarakat desa tersebut. Kesesuaian tujuan kegiatan dengan hasil akhir kegiatan B - target dari kegiatan ini cukup terpenuhi, untuk menjaga kesolidan tim juga diperlukan pemantauan penerimaan (responsif) dan peran serta masyarakat sekitar. Peran AdKM C - minimnya keterjangkauan kondisi lapangan, juga mengingat perlunya pemantauan di lokasi yang
  19. 19. Halaman 19 dari 114 lainnya.mengakibatkan banyak sesi-sesi acara yang tidak terawasi dengan baik. Masalah yang timbul Penjelasan Rekomendasi Penentuan Lokasi Lingkungan yang dipilih merupakan daerah perbukitan disekitar prambanan, yang realitanya masih dekat dengan lingkungan kota. Sehingga masyarakat dilingkungan tersebut masih ada yang termasuk golongan mampu Survey yang dilakukan sebaiknya didapat tidak hanya dalam pemantauan lapangan tetapi disurvey melalui perantara (PEMDA atau LSM) agar dapat mengetahui kondisi yang riil wilayah manakah yang sangat membutuhkan bantuan. Antisipasi Keadaan Realitas Pada saat malam hari pengkondisian kepanitiaan sangat tidak optimal disebabkan cuaca yang tidak baik. Juga tidak adanya briefing akhir panitia sebelum keberangkatan ke lokasi Budayakan briefing yang serinci mungkin, ketua panitia seharusnya dapat dengan sigap memahami kondisi yang ada. Libatkan dengan masyarakat sekitar jika muncul suatu permasalahan Pengelolaan Dana Pengalokasian dana yang kurang memperkirakan secara benar, mengakibatkan adanya kebutuhan yang mendesak. Juga tidak optimalnya alokasi dana, yang diindikasikan besarnya sisa dana kegiatan tersebut Buat neraca keuangan yang jelas dan ter struktur, dalam menentukan bendahara utamakan yang berpengalaman dalam mengaudit keuangan. Komunikasikan dengan pihak yang terkait jika ada permasalahan keuangan Pemerataan kelembagaan dalam keterlibatan Kepanitiaan Jumlah kepanitiaan hanya didominasi oleh salah satu lembaga, yang jelas-jelas tidak mewakili kelembagaan secara penuh. Diperlukan pemerataan quota jumlah kepanitiaan yang ada, untuk menaikkan keterlibatan keseluruhan lembaga juga membangkitkan semangat kekeluargaan secara utuh diberbagai komunitas lembaga 3. Training Manajerial Hal-hal yang dikaji Status Penjelasan Kematangan perencanaan B Dalam perencanaan pra-kegiatan sudah melakukan prosedur yang baik, tetapi masih diperlukan sebuah strategi antisipasi untuk mencegah dan mengantisipasi setiap terjadinya permasalahan yang diluar perkiraan panitia Kesolidan tim B Disebabkan jumlah kepanitiaan cukup sedikit, maka dapat dengan mudah diantisipasi. Tetapi perlu ditekankan bahwa jumlah yang sedikit itu sudah sepatutnya dapat efektif Kedewasaan tim C Diperlukan pendewasaan yang lebih baik dalam mensikapi setiap pelaksanaan tugas-tugas yang ada, agar dapat memahami betul pentingnya kerjasama tim Kemerataan pemahaman kerja tim B Belum optimal, disebabkan jumlah tim yang sedikit itulah yang menyebabkan tugas-tugas yang diberikan bersifat multi dimensi. Sehingga banyak terjadi dimana salah satu personal dalam hasil tugas-tugasnya masih kurang Pelaksanaan kerja B Keadaan realitas dilapangan sangat berbeda dari perkiraan yang ada, diperlukan strategi yang sederhana dan mengena sasaran dalam pengantisipasian permasalahan kekompakan tim Tetapi secara general pelaksanaan kerja kepanitiaan cukup baik dan optimal Peran ketua panitia B Peran sebagai ketua paniti acukup baik, tatap perlu ditekankan keprofessionalan dalam bekerja, yaitu kepercayaan tiap personal dalam menjalankan fungsi kerjanya masing-masing, juga diharapkan dapat mengetahui kemampuan, kelemahan pribadi juga dikondisikan pada kesempatan yang ada Optimalisasi evaluasi B Evaluasi kegiatan berjalan cukup baik, dan perlu diperbaiki dalam kecepatan dalam penyikapan tanggapan peserta kegiatan ini Pengelolaan dana B Diperlukan kerjasama yang baik antara pengelola keuangan kepanitiaan dengan bendahara BEM, agar meminimalisir setiap permasalahan teknis di lapangan Responsibilitas pasca kegiatan C Belum adanya sebuah sistem pelanjutan agenda ini, diperlukan agenda kegiatan lanjutan yang bersifat aplikatif Kesesuaian tujuan kegiatan dengan hasil akhir kegiatan B Diperlukan parameter penunjang keberhasilan yang jelas dan strategi rill dalam mencapai target tersebut Peran AdKM C Minimnya jalur komunikasi yang ada menyebabkan sedikitnya interaksi dengan Biro AdKM, hal ini juga terjadi dengan komunikasi antar PH lainnya Masalah yang timbul Penjelasan Rekomendasi Interaksi dengan PH-PH lainnya Tidak terjalin pola komunikasi yang baik, menyebabkan interaksi dan keterlibatan departemen lainnya kurang Secara sistematis diperlukan responsif yang tinggi dari ketum, sekjend sehingga dapat dengan mudah terjadi stimulasi kepada PH-PH
  20. 20. Halaman 20 dari 114 lainnya dalam ketertarikan acara ini Pelaksanaan program lanjutan Kiurangnya sistem yang memfollow-up bagi peserta yang potensial (diluar kepengurusan kelembagaan) Setiap peserta yang memiliki kemampuan, tatapi belum tertampung dalam media kelembagaan. Maka diperlukan sistem penarikan orang yang potensial itu kedalam suatu kepanitiaan (kegiatan) 4. Diklat Jurnalistik Status Penjelasan Kematangan perencanaan B Pesiapan materi kegiatan ini cukup baik, diperlukan penempurnaan agar dapat tercapai kepuasan peserta Kesolidan tim B Cukup optimal, perlu dijaga terus kesolidan tim ini Kedewasaan tim B Diperlukan pelatihan internal oleh PH agar panitia dapat benar-benar memahami keadaan pada pelaksanaan acara tersebut Kemerataan pemahaman kerja tim C Masih adanya ketimpangan tugas-tugas ditiap seksi, perlunya penegasan yang jelas, dan pengambilan tindakan yang cepat Pelaksanaan kerja B Dari respon peserta yang cukup baik mengindikasikan hasil kerja kepanitiaan cukup baik. Tatapi, perlu dikuatkan lagi dalam media sosialisasi kegiatan dalam bentuk apapun Pengawasan kerja B Diperlukan sistem pengawasan yang lebih baik di tingkat petinggi BEM agar dapat terjadi sinergisitas antar departemen Peran ketua panitia B Cukup optimal, tetapi diperlukan rasa tanggung jawab yang lebih baik dalam mengadakan kegiatan ini, tidak tergantung oleh Phnya saja Optimalisasi evaluasi B Diperlukan sistem evaluasi yang lebih baik dengan menggunakan parameter-parameter yang ada untuk memahami hasil yang diperoleh Pengelolaan dana B Pengelolaan dana cukup optimal mengingat jenis kegiatan ini tidak memakan sumber dana yang besar, tetapi dengan dana yagn terbatas itu perlu meningkatkan kualitas acara yang diadakan Responsibilitas pasca kegiatan C Belum adanya sebuah sistem lanjutan agenda ini, sehingga diperlukan agenda kegiatan lanjutan yang bersifat penerapan dari keilmuan itu sendiri Kesesuaian tujuan kegiatan dengan hasil akhir kegiatan C Belum adanya parameter penunjang keberhasilan yang jelas menyebabkan tidak dapat terukur kesesuaian kegiatan ini terhadap peserta Peran AdKM C Belum maksimalnya interaksi KaDept SI dengan AdKM menyebabkan hasil kegiatan tidak terawasi dan terkontro secara maksimal Masalah yang timbul Penjelasan Rekomendasi Interaksi dengan PH-PH lainnya Tidak terjalin pola komunikasi yang baik, menyebabkan interaksi dan keterlibatan departemen lainnya kurang Secara sistematis diperlukan responsif yang tinggi dari ketum, sekjend sehingga dapat dengan mudah terjadi stimulasi kepada PH-PH lainnya dalam ketertarikan acara ini Pelaksanaan program lanjutan Belum adanya sistem yang lanjutan bagi peserta yang potensial (diluar pengurus BEM) Setiap peserta yang memiliki kemampuan, yang belum menjadi Pengurus BEM. Maka diperlukan sistem perekrutan bagi yang potensial kedalam suatu kepanitiaan jurnalistik 5. Rapat Kerja BEM FMIPA UGM Status Penjelasan Kematangan perencanaan C Persiapan perencanaan kegiatan yang tidak maksimal mengakibatkan perlengakapan yang dibutuhkan kegiatan ini menjadi sangat mendesak. Juga terkait keterlibatan antar departemen yang belum optimal Kesolidan tim B Dalam pelaksanaan dilapangan faktanya menunjukkan hanya beberapa personal yang bergerak untuk melakukan tugas-tugas kerja, sehingga tidak ada pemerataan kerja Kedewasaan tim C Disebabkan kepanitaan adalah staf-staf bem, sehingga banyak personal belum memiliki pengalaman yang cukup dalam kegiatan kepanitiaan Kemerataan pemahaman kerja tim C Tidak adanya pemerataan kerja mengakibatkan yang bekerja secara keseluruhan hanya ketua panitia Pelaksanaan kerja C Dari permasalahan koordinasi yang tidak baik, menghasilkan output kerja yang buruk. Juga berkesan terforsir Pengawasan kerja C Diperlukan pengawasan yang intensif dalam keterlibatan Senat Mahasiswa dalam antisipasi kegiatan ini mengingat masih minimnya kontribusi Senat dalam pengkritikan
  21. 21. Halaman 21 dari 114 Peran ketua panitia B Sangat optimal, dan memiliki rasa tanggung jawab yang baik. Tetapi perlu dilatih bagaimana mensolidkan dan membangun kerjasama antar personal Optimalisasi evaluasi B Diperlukan sistem evaluasi yang lebih baik dalam mensikap terjadinya ketidakmaskimalnya pelaksanaan acara Pengelolaan dana B Perlunya pengelolaan dana yg lebih baik, terkait penggunaan untuk konsumsi Responsibilitas pasca kegiatan C Kurang maksimal disebabkan ketertarikan anggota BEM dalam acara ini sangat minim Kesesuaian tujuan kegiatan dengan hasil akhir kegiatan C Masih jauh dari harapan yang ada, disebabkan respon peserta kurang yang kemungkinan disebabkan belum terbiasanya sistem ini dilakukan oleh semua pengurus BEM Peran AdKM C Masih belum jelas ketajaman fungsi kerja AdKM pada saat itu sehingga menyebabkan belum optimal fungsi kerja Masalah yang timbul Penjelasan Rekomendasi Peran serta staff Minimnya ketertarikan staf-staf BEM dalam Kegiatan ini meyebabkan terjadinya disfungsi kelembagaan secara utuh Penetrasi PH terhadap Staff-staffnya perlu dimaksimalkan, selalu mengadakan diskusi dan komunikasi internal, juga komunikasi Sekjend terhadap staff-staff BEM di pererat Koordinasi Kepanitiaan Tidak jelasnya struktural pelaksanaan kegiatan, ditambah masih kecilnya anemo staff dalam kegiatan ini menyebabkan hanya dilaksanakan hanya oleh ketuanya saja Setiap persiapan kegiatan apapun di BEM besar atau kecil perlu dilakukan briefing dan training singkat tentang bagaimana mengsinergikan tim dan memiliki rasa tanggung jawab yag besar 6. Training Advokasi Status Penjelasan Kematangan perencanaan B Persiapan kegiatan yang cukup baik menyebabkan perencanaan yang hampir sempurna, tatapi perlu di libatkan dalam kepanitiaan yang jelas dan melibatkan staf-stafnya secara efektif Kesolidan tim C Disebabkan jumlah kepanitiaan yang tidak terlalu besar, maka dapat dengan mudah mengontrol kepanitiaan. Tapi belum melibatkan staff secara optimal Kedewasaan tim B Pengalaman kerja panitia yang cukup baik, menghasilkan kinerja yang maksimal Kemerataan pemahaman kerja tim C Masih belum merata dalam pelaksanaan teknis acara, yang masih terbentur diruang pengetahuan kegiatan Pelaksanaan kerja B Proses pelaksanaan dapat dikatakan cukup baik, tetapi diperlukan transfer kepada staff-staffnya jika salah satu personal kepanitiaan memiliki kemampuan yang baik Peran ketua panitia B Cukup maksimal dan bertanggungjawab penuh atas kesuksesan acara Optimalisasi evaluasi B Masih kurang dalam pengevaluasian hasil kerja, diperlukan sistemisasi pengevaluasian hasil kegiatan tersebut Pengelolaan dana C Cukup baik dalam menggunakan dana secara optimal, meskipun kualitas yang dihasilkan masih belum maksimal Responsibilitas pasca kegiatan B Cukup baik, pembangunan sebuah wacana publik dari setiap permasalahan dapat menstimulasi para peserta kegiatan agar dapat lebih kritis dalam menyikapi setiap kebijakan yang ada Kesesuaian tujuan kegiatan dengan hasil akhir kegiatan B Hasil respon peserta cukup baik yang diindikaslikan banyak dari peserta mengikuti aksi-aksi yang diselenggarakan BEM MIPA atau Universitas Peran AdKM C Minimnya jalur komunikasi yang ada, juga akibat sedikitnya wawasan Biro AdKM dalam kegiatan ini. Masalah yang timbul Penjelasan Rekomendasi Koordinasi Kepanitiaan Belum maksimalnya pengkoordinasian kepanitiaan di seluruh elemen Sebagai seorang KaDept sebaiknya dapat mengontrol pergerakan staf-stafnya agar tetap dalam satu koordinasi juga dapat mensinergikan antar staf Kelanjutan kegiatan Disaat setelah kegiatan selesai, perlu dirancang secara matang kegiatan apa saja yang dapat melakukan penerapan dari kegiatan diatas Pengagendaan kegiatan lanjutan yang bersifat stategis dan mengena ke masyarakat/publik sehingga dapat juga dirasakan oleh pihak
  22. 22. Halaman 22 dari 114 7. Bedah Buku (Dept. Advokasi) Status Penjelasan Kematangan perencanaan B Persiapan kegiatan yang cukup baik menyebabkan perencanaan yang hampir sempurna, tatapi perlu di libatkan dalam kepanitiaan yang jelas dan melibatkan staf-stafnya secara efektif Kesolidan tim C Disebabkan jumlah kepanitiaan yang tidak terlalu besar, maka dapat dengan mudah mengontrol kepanitiaan. Tapi belum melibatkan staff secara optimal Kedewasaan tim C Pengalaman kerja panitia yang cukup baik, menghasilkan kinerja yang maksimal Kemerataan pemahaman kerja tim C Masih belum merata dalam pelaksanaan teknis acara, yang masih terbentur diruang pengetahuan kegiatan Pelaksanaan kerja B Proses pelaksanaan dapat dikatakan cukup baik, tetapi diperlukan transfer kepada staff-staffnya jika salah satu personal kepanitiaan memiliki kemampuan yang baik Pengawasan kerja C Peran ketua panitia B Cukup maksimal dan bertanggungjawab penuh atas kesuksesan acara Optimalisasi evaluasi B Masih kurang dalam pengevaluasian hasil kerja, diperlukan sistemisasi pengevaluasian hasil kegiatan tersebut Pengelolaan dana B Cukup baik dalam menggunakan dana secara optimal, meskipun kualitas yang dihasilkan masih belum maksimal Responsibilitas pasca kegiatan B Cukup baik, pembangunan sebuah wacana publik dari setiap permasalahan dapat menstimulasi para peserta kegiatan agar dapat lebih kritis dalam menyikapi setiap kebijakan yang ada Kesesuaian tujuan kegiatan dengan hasil akhir kegiatan B Hasil respon peserta cukup baik yang diindikaslikan banyak dari peserta mengikuti aksi-aksi yang diselenggarakan BEM MIPA atau Universitas Peran AdKM B Tingkat kepercayaan Biro AdKM dalam kegiatan ini cukup tinggi, sehingga tidka begitu mengkritisi dalam kegiatan ini Masalah yang timbul Penjelasan Rekomendasi Koordinasi Kepanitiaan Belum maksimalnya pengkoordinasian kepanitiaan di seluruh elemen Sebagai seorang KaDept sebaiknya dapat mengontrol pergerakan staf-stafnya agar tetap dalam satu koordinasi juga dapat mensinergikan antar staf Kelanjutan kegiatan Disaat setelah kegiatan selesai, perlu dirancang secara matang kegiatan apa saja yang dapat melakukan penerapan dari kegiatan diatas Pengagendaan kegiatan lanjutan yang bersifat stategis dan mengena ke masyarakat/publik sehingga dapat juga dirasakan oleh pihak 8. Pekan Scientica 2005 Status Penjelasan Kematangan perencanaan K Disebabkan kematangan perencanaan hanya kuranga dari 2 bulan, juga mulainya pelaksanaan kegiatan ini hanya 1 bulan maka menyebabkan sangat rendah sekali persiapan yang ada Kesolidan tim K Dalam beberapa kali rapat pleno yang diadakan, jumlah panitia yang hadir paling banyak tidak ada 50 %. Sehingga koorndinasi antar tim menjadi tidak jelas Kedewasaan tim C Rasa tanggung jawab panitia terhadap kesuksesa acara ini menjadi sangat rendah, mungkin disebabkan kurangnya sosialisasi kegiatani ini oleh PH kepada Staf-staf nya untuk mempublishkan ke masyarakat. Juga kemungkinan disebabkan ketidak optimalan fungsi kerja yang ada Kemerataan pemahaman kerja tim K Dalam tiap kegiatan rapat pleno jarang sekali tanggapan dari panitia sehingga banyak panitia yang belum memahami fungsi kerjanya Pelaksanaan kerja KS Dari akumulasi permasalahan diatas dapat disimpulkan bahwa pada akhirnya pada pelaksanananya sangat tidak maksimal, yang disebabkan pendukungan dana yang terbatas Pengawasan kerja K Kurangnya pengawasan yang dilakukan oleh ketum dan sekjend menyebabkan tidak ada pengontrolan kegiatan dalam pencapaian target secara maksimal, dan kurang memberikan pengayoman terhadap wacana kegiatan itu Peran ketua panitia C Cukup bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan, tetapi belum bisa dalam menggkordinasikan dengan masing-masing seksi kepanitiaan. Akhirnya banyk agenda kerja hanya dilakukan oleh ketuanya saja Optimalisasi evaluasi KS Belum adanya sistem yang baik dalam pengevaluasian kegiatan yang termasuk besar ini mengakibatkan terjadinya kebingungan oleh panitia
  23. 23. Halaman 23 dari 114 Pengelolaan dana C Dengan dana yang terbatas mengakibatkan sangat sulit dalam mengapresiasikan ide dan berkreasi. Sehingga terjadi pengikisan ide-ide yang pada akhirnya menurunkan semangat panitia Responsibilitas pasca kegiatan K Karen atidak maksimal dalam pelaksanaan kegiatan maka respon publik terhadap kegiatan ini sangat rendah, cenderung banyak mahasiswa yang tidak mengetahui kegiatan ini Kesesuaian tujuan kegiatan dengan hasil akhir kegiatan KS Dari tujuan yang ideal yang mulia dan sempurna, yang pada pelaksanaannya sangat jauh dari realita yang ada maka dapat disimpulkan tingkat keberhasilan acara ini sangat rendah Peran AdKM C Keterlibatan dalam acara ini minim, yang disebabkan oleh ketidak jelasan dalam kepastian pelaksanaan kegiatan ini secara utuh Masalah yang timbul Penjelasan Rekomendasi Koordinasi kepanitiaan tidak terjadi nya Koordinasi secara struktural kepanitiaan yang mengakibatkan terpecahnya struktural ini. Sehingga para staff2 tiak seksi kepanitiaan mengalami kebingungan dalam kepastian kegiatan ini Dimasa yang akan datang, sebagai ketua panitia pekan sceintica (jika kegiatan ini masih ingin terus berjalan) wajib memiliki rasa tanggung jawab yang besar terhadap kesuksesan acara ini, juga dapat mensinergikan tim secara utuh. Dengan selalu mengkonsolidasikan tiap seksi agar dapat solid Pendukungan keseluruhan lembaga MIPA Hampir sebagian besar lembaga di MIPA tidak memberikan andil dalam kesuksesan kegiatan ini, yan gmenyeabkan kegiatan ini berjalan hanya didukung oleh elemen-elemen BEM saja yang memiliki keterbatasan jumlah orang yang ada Diperlukan ketegasan yang pasti dan jelas akan pendukungan semua lembaga yang ada di MIPA UGM, agar kegiatan ini dapat dirasakan oleh seluruh mahasiswa di MIPA itu sendiri. Pendukungan dana Pengalokasian dana yang sangat terbatas mengakibatkan panitia kebingungan dalam membagi alokasi dana untuk tiap sub-acara Dperlukan adanya kas cadangan (dalam bentuk dana pribadi atau kas lembaga), juga mengoptimalisasi pencarian dana dari sponsor yang bersifat rutin atau insidensial Ketertarikan peserta Jumlah peserta yang ikut dalam kegiatan ini masih kurang, yang diindikasikan dalam tidak semua program studi mengikuti acara ini Diperlukan publikasi yang mewah dan kuat agar berkesan kegiatan ini adalah kegiatan besar. Juga penetrasi dipublik lewat komunikasi langsung ke setiap orang 9. Leadership Camp 2005 Status Penjelasan Kematangan perencanaan C Persiapan kegiatan yang cenderung mendadak, dan mulai bergeraknya panitia kurang dari 2 minggu menjelang hari H, menyebabkan tidak maksimal dalam pelaksanaan kegiatan tersebut Kesolidan tim C Cukup baik yang diindikasikan pelaksanaan kegiatan dapat berjalan dengan lancar tanpa ada hambatan yang begitu berarti Kedewasaan tim B Sudah cukup baik, mengingat panitia berasal dari PH BEM itu sendiri sehingga memiliki pengalaman kerja yang cukup Kemerataan pemahaman kerja tim C Pada salah satu kondisi ada dimana tidak semua panitia bekerja secara optimal disebabkan adanya ketidak mampuan dalam melaksanakan kerja dalam posisi tersebut Pelaksanaan kerja B Dalam pelaksanaankerja secara umum cukup baik dan menghasilkan kinerja yang tidak mengecewakan Pengawasan kerja B Kurang maksimal disebabkan kontribusi ketua panitia minim dalam acara ini Peran ketua panitia C Disebabkan ketua panitia bertindak juga sebagai ketua kelembagaan lain, yang pada saat itu pula sedang diadakan muswarah tingkat nasional. Maka menyebabkan pengontrolan kegiatan ini tidak begitu terawasi dan termanajemen dengan baik Optimalisasi evaluasi C Tidak maksimalnya dalam koordinasi secara utuh maka, setalah acara selesai tidak ada review kepanitiaan secara keseluruan oleh koordinator kegiatan Pengelolaan dana C Tidak terkontrolnya jumlah dana yang masuk, juga tidak dapat dieprkirakan jumlah peserta yang masuk mengakibatkan dana menjadi surplus Responsibilitas pasca kegiatan C Sejak awal ketertarikan peserta yang kecil, disebabkan kegiatan itu berjalan pada masa libur dan menjelang ujian akhir. Juga adanya benturan kegiatan dengan lembaga lain. Sehingga responsifitas secara umum masih rendah, tetapi peserta yang mengikuti acara ini menanggapi secara positif dan optimis Kesesuaian tujuan kegiatan dengan hasil akhir kegiatan C Masih kurangnya peserta yang ditargetkan juga jenis materi yang tidak sesuai rencana yang ada menyebabkan target akhir yang diperoleh juga tidak maksimal Peran AdKM B Pada kegiatan tersebut peran AdKM yang masuk juga sebagai kepanitiaan dapat dengan mudah mengontrol berjalannya kegiatan tanpa adanya hambatan dalam berkomunikasi
  24. 24. Halaman 24 dari 114 Masalah yang timbul Penjelasan Rekomendasi Ketertarikan peserta Peserta yang mengikuti kegiatan tersebut tercatat hanya 11 orang (sebagai yunior), yang terdiri dari tidak semua program yang studi mengikuti kegiatan tersebut. Meskipun ada juga yang bertindak sebagai peserta yang statusnya dilembaga lain sebagai senior Lakukan publikasi yang gencar, dan mengena kepada sasaran (mahasiswa angkatan muda) dengan metode publikasi pasif (pamflet,leaflet,dll) juga dengan ublikasi aktif (penyebaran informasi ke tiap orang secara langsung). Berikan manfaat2 yang konkrit akan diperoleh peserta pada kegiatan tersebut Materi kegiatan Kurang begitu menarik respon peserta, kurang menantang dalam media outbond, juga tidak cakapnya pola komunikasi para trainer Diperlukan trainer yang benar-benar berpengalaman dalam kegiatan ini, juga pemilihan lokasi outbond yang aman, menantang dan lokasi tempat tinggal yang dapat terjangkau oleh kendaraan Pendanaan untuk baksos Pengalokasian dana yang tidak maksimal, dan mengeluarkan jumlah paket baksos yang terbatas sehingga ada dana yang tersisa Diperlukan auditing dana yang rinci, dengan memperkirakan jumlah peserta secara realistis yang sesuai kondisi yang ada Evaluasi kegiatan Pada akhir acara tidak adanya pengevaluasian kegiatan untuk mengaudit pekasanaan acara yang ada secara keseluruhan Pada selesainya kegiatan acara tersebut, langsung dilakukan evaluasi kegiatan. Cukup dalam pembahasan global tidak membahas secara mendetail, yang berikutnya dapat dilanjutkan pada acara evaluasi berikutnya ANALISA GLOBAL untuk KEGIATAN BEM FMIPA UGM Secara global kinerja pengurus BEM FMIPA UGM saat ini sangat ditentukan oleh kemampuan apresiasi dan ketajaman dalam beranalisa pengurus, hal ini terkait dengan efektifitas komunikasi yang seharusnya dijadikan acuan, karena ketidakefektifan dalam suatu kegiatan akan berdampak pada perkembangan kelembagaan dimasa yang akan datang. Banyak dari pengurus belum memiliki rasa kepemilikan dan rasa tanggungjawab yang tinggi, disebabkan ketajaman visi mereka terkikis oleh keadaan kondisi lapangan, seperti masalah pendanaan dan birokrasi. Sangat perlu ditekankan juga bahwa dalam berorganisasi diperlukan skill yang cukup, untuk mengetahui kondisi medan yang akan mereka hadapi. Dalam pelaksanaan optimalisasi fungsi kerja masing-masing pengurus harian sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor internal, yaitu setiap permasalahan yang muncul dari salah satu personal pengurus akan berdampak secara global di kinerja kelembagaan. Kadang dapat berefek baik dalam latar sehingga diperlukan pemahaman yang seragam dalam memahami suatu permasalahan dengan jelas. Keinginan untuk berapresiasi dalam suatu kegiatan kebanyakan sangat ditentukan oleh faktor pendorong, dalam hal ini pencetus ide. Maka sudah selayaknya pengurus sudah memahami frame berpikir dalam pelaksanaan suatu kegiatan, yang akan kembali dalam permasalahan pengalaman kerja tiap personal. Dimasa yang akan datang sudah selayaknya digunakan standarisasi pengalaman kelembagaan dalam perekrutan pengurus. Pada kenyataannya mereka yang ingin masuk dalam kelembagaan itu sendiri. Dalam pelaksanaan teknispun, sangat banyak muncul persoalan. Sehingga tidak optimalnya sebuah tugas kerja dimasing-masing posisi akan berakibat fatal pada output yang dihasilkan. Banyak juga dari pengurus tidak memperbesar atau memperuncing permasalahan ini. Tapi hal ini hanya sebatas dijadikan pelajaran atau pengalaman untuk mereka, sedangkan dampak yang akan diperoleh akan semakin buruk bagi mereka yang akan memegang amanah di kepengurusan yang akan datang. Totalitas kerja secara global memang disadari sangat belum maksimal, hal ini terkait oleh makin beratnya beban studi yang mereka tanggung. Juga terkait dengan tingginya biaya pendidikan saat ini, yang mengakibatkan mereka sangat meminimalisir resiko akademis yang akan mereka tanggung. Yang pada akhirnya kesiapan penerimaan beban mereka hanya kecil bahkan tidak berefek sama sekali. Otoriterisasi kepengurusan saat ini memang diakui sangat kental, hal ini mungkin menjadi salah satu faktor lunturnya “kreatifitas” pengurus yang ditambah lagi dengan minimnya pengalaman. Sehingga perlu dikondisikan atau ditempatkan pada posisi tertentu dimana hal tersebut diperlukan. Tidak diseluruh ruang kerja tugas-tugas mereka “dikekang” dengan dasar pemikiran yang dangkal. Faktor-faktor eksternal pun sangat memberikan kontribusi efektifitas kerja, yang salah satunya adalah sulitnya mensinergikan interaksi program kerja di seluruh lembaga di MIPA. Yang pada akhirnya terbentur dipermasalahan tidak matchnya pola pikir di masing-masing lembaga. Sebenarnya permasalahan sudah ada sejak lama tetapi tidak ditanggulangi secara intensif, sehingga masing-masing lembaga hanya bergerak di jalan yang berbeda tanpa adanya sinergisitas program kerja kelembagaan secara keseluruhan. Tidak dapat dipungkiri bahwa minimnya jumlah pengurus yang bertahan saat ini, juga homogenasi latar belakang personal pengurus mengakibatkan adanya stagnasi suatu lembaga bahkan terjadi kemunduran. Hal ini perlu dicermati, bahwa dapat disebabkan oleh eksklusifisme yang telah menyebar hampir diseluruh pemikiran pengurus. Sehingga banyak yang terjadi, personal-personal yang tidak termasuk dalam komunitas mereka sulit mendapat kesempatan yang sama, yang disebabkan minimnya interaksi yang muncul. Adanya pengekangan sistem yang membuat mereka makin lama makin mengalami kemerosoran kreatifitas dimasing- masing personal. Hal ini terbukti terlihat nyata pada periode-eroide awal kepengurusan memiliki semangat kerja yang kuat, tetapi pada akhir-akhir kepengurusan hasil kerja makin tidak maksimal. Yang pada kenyataannya faktor-faktor lain juga sangat menentukan, yaitu kesulitan dalam pengontrolan staf-staf masing-masing disebabkan faktor-faktor eksternal yang sangat mempengaruhi kinerja mereka. Yaitu terkait makin beratnya beban studi dan mahalnya biaya pendidikan pada periode saat ini, yang lagi-lagi disebabkan bagian dari sistemisasi oleh para petinggi birokrat akademika. Sehingga pada saat ini perubahan kondisi atmosfir mahasiswa sudah sangat mengalami perubahan dari perode terdahulu, diperlukan strategi jitu dan cerdik dalam membuat ketertarikan bagi tiap-tiap mahasiswa agar terlibat di lembaga eksekutif ini.
  25. 25. Halaman 25 dari 114 REKOMENDASI GLOBAL UNTUK KEGIATAN BEM FMIPA UGM Dari parameter-parameter penilaian diatas dapat disimpulkan secara kongkrit bahwa, sangat diperlukan strategi jitu pengurus BEM MIPA kedepan untuk dapat cepat mengantisipasi perubahan yang terjadi saat ini, yaitu banyaknya mahasiswa saat ini yang berorientasi pragmatis, dan individualis. Sehingga mereka cenderung hanya memikirkan kondisi pribadi saja, tidak peduli terhadap keadaan perkembangan pemikiran akademisi yang dahulu telah dibangun oleh para intelektual muda bangsa apalagi kepedulian mereka terhadap penindasan masyarakat. Mungkin inilah yang disebut para pemikir bangsa bahwa setiap generasi akan ada sebuah perubahan yang mungkin akan menjadikan bangsa ini lebih baik atau menjadi terpuruk. Diperlukan sebuah pemicu awal dalam bentuk pewacanaan kemanfaatan dalam berorganisasi, karena saat ini banyak yan gtidak memiliki kepahaman dalam pentingnya berorganisasi. Dan hal yang terpenting juga adalah bagaimana penjagaan dalam mengemban suatu suatu amanah. Meskipun saat ini belum ada sebuah jalan keluar yang solutif untuk mensinergikan seluruh lembaga secara utuh. Maka diperlukan semangat yang kuat dan pantang menyerah dalam menguatkan semangat kekeluargaan. Dengan lebih mengintensifkan pertemuan antar lembaga, untuk penyamaan suatu wacana permasalahan publik. Juga tetap merealisasikan suatu kegiatan yang bersifat global, interdisipliner di ruang lingkup ke-MIPA-an. Suatu sistem yang baik pun tidak menjamin suatu keberhasilan yang akan diperoleh, tetapi salah satu parameter keberhasilan adalah menggunakan sistem yang baik, lengkap, rinci dan proporsional. Hal itulah yang selama ini Biro Akselerasi dan Kendali Mutu memahami bahwa sangat-sangat diperlukan perbaruan, perbaikan suatu sistem yang ada agar dapat disesuaikan dengan kondisi kebutuhan, kemampuan dan kesempatan yang ada. STATUS PROFESIONALITAS BEM FMIPA UGM : Dari kondisi diatas dapat disimpulkan secara kongkrit bahwa, saat ini terjadi ketimpangan pembangunan semangat keprofessionalan, disatu sisi adanya pengelompokan yang memiliki semangat dengan kinerja tinggi yang selalu diperbarui, disisi lain muncul pengelompokan kondisi dimana tidak adanya media pendorong untuk pembangunan semangat keprofessionalan. Perlunya pembangunan sebuah sistem yang menjembatani hal tersebut agar seimbang yaitu menggunakan media komunikasi yang baik, metode pengajaran yang aplikatif, pemberdayaan yang maksimal, pemanduan senior terhadap yunior yang bukan diartikan pengebirian tanpa memberikan ruang kretifitas. Sehingga dapat dihasilkan figur penerus lembaga eksekutif ini yang cakap dan sergap dalam menghadapi suatu permasalahan. Pada kenyataannya hal tersebut muncul akibat pengawasan yang minim terhadap yunior, juga keterbatasan para senior dalam pengalaman mendidik dan mengayom mereka. Untuk itu dieprlukan figur-figur atau karakter yang cocok untuk perngkondisian diatas, karena banyak pula seseorang yang kenyataannya belum memiliki atau menerima figur tersebut. Belum adanya standarisasi yang jelas dan valid untuk digunakan dalam memantau hasil atau efek yang diperoleh dari suatu metode pemanduan, dan pengayoman yang ada. Menyebabkan tidak terkontrolnya perubahan atau ketertarikan para staff-staff dan PH yang ada dalam aktifitas ruang kelembagaan. Yang kemungkinan disebabkan seluruh tingkat kepengurusan baik ditingkat atas hingga tingkat bawah memiliki keterbatasan kemampuan kerja, pembagian waktu untuk studi hingga adanya permasalahan pribadi. Juga tidak melupakan faktor dominan yang menjadi momok saat ini yaitu keindividualisme seorang mahasiswa. Masalah diatas dapat diantisipasi dengan pemantauan secara menyeluruh dan detail dari pemantauan tingkat perkembangan studi tiap personal hingga adanya permasalahan pribadi, dan diatasi dengan pendekatan dari tingkat personal, kultural hingga keprofessionalan. Dan terutama pencegahan perpecahan struktur internal dengan menjaga masing-masing elemen penentu perkembangan lembaga dari “konflik internal” yang bersifat ideologis dan orientasi yang tersembunyi.
  26. 26. Halaman 26 dari 114 Sekretaris Jenderal 1. Pendahuluan “You can not change the wind direction but you can only change your wing failure” Badan Eksekutif Mahasiswa FMIPA sebagai sebuah lembaga mahasiswa merupakan komponen penting bagi pergerakan dan kemajuan Fakultas MIPA. Karena diharapkan mampu membantu proses peningkatan kemampuan- kemampuan non-akademis yang tidak diperoleh dari proses perkuliahan. Maka jadi sangat penting untuk selalu membangun dan bekerjasama dengan semua komponen civitas akedemika dilingkungan fakultas dan juga lingkungan universitas. Telah satu tahun masa kepengurusan BEM FMIPA periode 2004-2005, dan saya merasa masih belum bisa memberikan pelayanan kepada publik fakultas dengan memuaskan. Dengan segala keterbatasan yang saya miliki, saya berusaha untuk seoptimal mungkin dan inilah yang saat ini bisa saya berikan. Dan saya harap saya masih bisa memberikan kontribusi bagi perkembangan FMIPA kedepan meskipun sudah tidak berada dilembaga fakultas lagi. Karena saya menyadari masa berakhirnya kepengurusan ini bukan berarti berakhirnya perjuangan, karena perjuangan adalah nafas dalam kehidupan. “Succes is not a destination but it is a journey”-sukses bukanlah tujuan namun sebuah perjalanan yang panjang dan penuh onak dan duri maka untuk bisa lulus dan lolos diperlukan dua asas penting yaitu kesabaran dan keuletan- 2. Evaluasi kerja • Manajemen tim a) Frekuensi dan intensitas rapat b) Pengelolaan & pemberdayaan PH I. Rapat PH 1. Rapat,1 Agustus 2004 Agenda : Pembahasan program kerja 2. Rapat, 30 September 2004 Agenda : Penetapan raker Outbond dan up grading Pormagama 3. Rapat, 10 Oktober 2004 Agenda : Rapat kerja 4. Rapat, 11 Oktober 2004 Agenda : Raker Up-grading 5. Rapat, 13 Oktober 2004 Agenda : Pembahasan kunjungan Info-info departemen 6. Rapat, 31 Oktober 2004 Agenda : Pembahasan-pembahasan Penetapan proker 7. Rapat, 23 November 2004 Agenda : Sosialisasi proker 8. Rapat, 25 November 2004 Agenda : Sinkronisasi proker 9. Rapat, 2 Desember 2004 Agenda : Up-grading 10. Rapat, 9 Desember 2004 Agenda : Laporan tiap Sie. Up-grading 11. Rapat, 15 Desember 2004 Agenda : Evaluasi Upgrading 12. Rapat, 7 Januari 2005 Agenda : Proposal kerja 1thn kepengurusan Sekretariat Bantuan kpd Aceh Perkembangan BEM-Dekanat 13. Rapat, 11 Desember 2005 Agenda : Peduli Aceh 14. Rapat, 25 Januari 2005 Agenda : Persiapan pemberangkatan ke Aceh Persiapan PH ke UNS Persiapan proker Februari 15. Rapat, 1 Februari 2005 Agenda : Rencana kunjungan ILMMIPA Jaket 16. Rapat, 9 Februari 2005 Agenda : Persiapan kegiatan Fiksasi keberangkatan ke Aceh Evaluasi kinerja BEM semester awal
  27. 27. Halaman 27 dari 114 17. Rapat, 10 Februari 2005 Agenda : Melanjutkan rapat tgl 9 18. Rapat, 14 februari 2005 Agenda : Pekan Scientika Rapat pleno 19. Rapat, 16 Februari 2005 Agenda : Pekan Scientika Perkembangan staff 20. Rapat, 4 Maret 2005 Agenda : Training Manajerial Training advokasi Pekan scientika Rakernas Jaket 21. Rapat, 11 Maret 2005 Agenda : Pekan scientika Kelengkapan skretariat Revisi Anggaran Pelatihan IA Semnas dan musywil SW Ospek Pleno 22. Rapat, 24 Maret 2005 Agenda : Laporan tiap PH 23. Rapat, 30 Maret 2005 Agenda : Pekan scientika 24. Rapat, 11 April 2005 Agenda : Kegiatan Dana Perkembangan staff dan PH 25. Rapat, 11 April 2005 Agenda : Kegiatan 26. Rapat, 14 April 2005 Agenda : Pekan Scientika 27. Rapat, 18 April 2005 Agenda :Pekan scientika 28. Rapat, 23 April 2005 Agenda : Rakernas Beasiswa Toefl Jaket Aset Pemira dan SUM MKAK Talk show LDPI dan LKTI TDC SW IA LPJ Publikasi bersama Bedah buku 29. Rapat, 30 April 2005 Agenda : Rakernas Beasiswa Toefl Jaket Aset Pemira dan SUM MKAK Talk show LDPI dan LKTI CDT SW IA LPJ Publikasi bersama Bedah buku LC dan baksos Buletin dan majalah II. Rapat Kerja Rapat, 3 November 2004 Agenda : Sosialisasi program kerja
  28. 28. Halaman 28 dari 114 III. Rapat koordinasi PH (minus Ketum dan Sekjend) dengan SM Rapat, 14 Januari 2005 Agenda : Evaluasi kinerja BEM IV. Rapat pleno 1 Rapat, 21 Februari 2005 Agenda : Pemaparan proker Evaluasi V. Rapat lembaga Rapat, 8 Maret 2005 Agenda : Koordinasi awal pekan scientika Format kelembagaan VI. Rapat Pleno 2 Rapat, 26 Maret 2005 Agenda : Pekan scientika Evaluasi VII. Kunjungan BEM KM Kamis, 14 April 2005 Agenda : Pemaparan agenda terdekat BEM KM Pemaparan Agenda BEM MIPA ● Kehadiran rapat 1 2 3 4 5 6 7TIM H TH H TH H TH H TH H TH H TH H TH Zulfadli Crystallina Tentri M Sofyan Anjarsari Eka Iriyanti Hartinah Sutrisno Fira Zakia Yenna S A Edwin Tigor Puji Astuti Dwi Widyaningrum Sukma Wibawa M Fuad A Doedy H Nursatria V TOTAL 7 9 9 7 10 6 10 6 13 3 9 7 8 9 10 11 12 13 14TIM H TH H TH H TH H TH H TH H TH H TH Zulfadli Crystallina Tentri M Sofyan Anjarsari Eka Iriyanti Hartinah Sutrisno Fira Zakia Yenna S A Edwin Tigor Puji Astuti Dwi Widyaningrum Sukma Wibawa M Fuad A Doedy H Nursatria V TOTAL 10 6 8 8 13 3 8 8 10 6
  29. 29. Halaman 29 dari 114 15 16 17 18 19 20 21TIM H TH H TH H TH H TH H TH H TH H TH Zulfadli Crystallina Tentri M Sofyan Anjarsari Eka Iriyanti Hartinah Sutrisno Fira Zakia Yenna S A Edwin Tigor Puji Astuti Dwi Widyaningrum Sukma Wibawa M Fuad A Doedy H Nursatria V TOTAL 6 10 5 11 7 9 13 3 10 6 8 8 11 5 22 23 24 25 26 27 28TIM H TH H TH H TH H TH H TH H TH H TH Zulfadli Crystallina Tentri M Sofyan Anjarsari Eka Iriyanti Hartinah Sutrisno Fira Zakia Yenna S A Edwin Tigor Puji Astuti Dwi Widyaningrum Sukma Wibawa M Fuad A Doedy H Nursatria V TOTAL 4 12 8 8 7 9 8 8 7 9 7 9 12 4 29 Total kehadiranTIM H TH H TH Kehadiran dalam rapat Zulfadli 23 3 88,46% Crystallina Tentri 13 13 50,00% M Sofyan 11 15 42,30% Anjarsari 21 5 80,76% Eka Iriyanti 10 16 38,46% Hartinah 6 20 23,08% Sutrisno 9 17 34,61% Fira Zakia 18 8 69,23% Yenna S A 20 6 76,92% Edwin Tigor 8 18 30,78% Puji Astuti 21 5 80,76% Dwi Widyaningrum 17 9 65,38% Sukma Wibawa 9 17 34,61% M Fuad A 13 13 50,00% Doedy H 14 12 53,84% Nursatria V 12 14 46,15% TOTAL 6 10 225 191 54,09% Keterangan : H = Hadir TH = tidak hadir Nomor kolom sesuai dengan banyak rapat
  30. 30. Halaman 30 dari 114 ● Hubungan PH-PH TIM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1. Zulfadli B 2. Crystallina Tentri B B B C C C B B C B B C B B C 3. M Sofyan M B 4. Anjarsari B 5. Eka Iriyanti C 6. Hartinah C 7. Sutrisno C 8. Fira Zakia B 9. Yenna S A B 10. Edwin Tigor C 11. Puji Astuti B 12. Dwi Widyaningrum B 13. Sukma Wibawa C 14. M Fuad A B 15. Doedy H B 16. Nursatria V C Laporan keuangan kelembagaan Sekretaris Jenderal BEM FMIPA UGM Debet Kredit Saldo Tgl Pemasukan Jumlah Tgl Pengeluaran Jumlah [awal:……--…….] - -- -- - -- -- [akhir:……--…….] 3. Perjalanan tugas Saya mulai masuk sebagai sekjend dari awal kepengurusan. Bersama-sama ketum mencoba memformat struktur dan mencari calon-calon PH. Ini bukanlah pekerjaan yang mudah oleh karena itu kepengurusan yang baru pada awal-awal bulan kepengurusan masih belum lengkap. Tapi di bulan Agustus sudah bisa dilengkapi dan mulai melakukan persiapan dan penyusunan proker satu tahun kedepan. Masalah proker ini bukan tanpa halangan karena ditengah-tengah kepengurusan Dekanat FMIPA mengalami penggantian struktur dan sistem baru sehingga perlu penyesuaian ulang proker yang telah disusun sehingga menimbulkan banyak ketidak stabilan dalam pengurusan. Namun kepengurusan masih terus dapat berjalan. Diawal-awal kepengurusan BEM FMIPA mendapat undangan untuk hadir dalam Munas ILMMIPA di USU Medan, maka diputuskan ketum dan AdKm yang akan mewakili, sehingga otomatis untuk sementara kepengurusan ada dalam koordinasi saya sebagai sekjend. Namun tugas publik saya yang pertama adalah saat saya mendamping Acara Ospek fakultas yang dibantu oleh lembaga-lembaga lain di lingkungan fakultas. Saya juga berusaha melakukan pendampingan-pendampingan terhadap kegiatan yang dilakukan oleh departemen, namun saya menyadari betul bahwa fungsi inlah yang paling tidak bisa saya optimalkan. Saat up-grading saya tidak dapat hadir dikarenakan harus mewakili BEM FMIPA dalam Lokakarya Internal yang diadakan BEM KM UGM di Auditorium FKG. Hal ini dilakukan setelah dikonsultasikan dengan Ketum sehingga perlunya membagi peran. Yang berikutnya, seminggu setelah terjadinya bencana stunami, saya mencoba untuk mengambil kebijakan- karena saat itu ketua BEM sedang reses karena suatui alasan- untuk segera melakukan tindakan untuk membantu korban bencana tsunami di Aceh dengan melakukan penggalangan dana. Ini dibantu oleh beberapa himaprodi dan BSO juga oleh Senat Mahasiswa. Yang kemudian menjadi awal untuk melakukan tindakan berikutrnya ditingkatan fakultas. Ditengah-tengah kepengurusan saya juga tidak dapat optimal dalam melaksanakan tugas karena saya berangkat sebagai relawan ke Aceh pasca terjadinya bencana stunami. Tiga minggu saya tidak berada di yogya, bahkan hampir sebulan sebelum keberangkatan saya harus bolak-balik Jakarta-Yogya untuk keperluan pencarian dana. Tapi ini diperlukan karena perlunya partisipasi BEM FMIPA dalam masalah nasional. Kemudian saya berusaha untuk memperbaiki pola hubungan saya dengan PH dan staf, ini yang utama karena koordinasi saya lebih bersifat kedalam. Dengan keterbatasan, masih banyak sekali kekurang yang saya lakukan dalam kepengurusan ini, saya berharap dapat jadi masukan bagi kepengurusan yang baru. 4. Rekomendasi 1. Perlunya dibangun hubungan struktur yang jelas antar komponen dalam kepengurusan BEM. 2.Diperlukan saling pengertian dan pemahaman terhadap karakter kerja masing-masing PH. 3. Memperjelas fungsi dan wilayah kerja masing-masing PH agar tidak terjadi overlaping. 4. Perlunya pemberdayaan PH dan staf secara optimal dan menyeluruh dengan didasari asas kepercayaan dan pendampingan. 5. Penutup ”the real champion is not just the winning the competation, but everyone who can stand up for every failure” Telah genap setahun perjalanan saya dalam kepengurusan BEM FMIPA dan saya sangat mengerti dan paham bahwa saya belum memberikan yang terbaik. tapi inilah perjuangan, dan saya banyak belajar dalam setahun ini. Dan apa yang telah coba saya berikan tidak terlepas dari bimbingan dan bantuan serta kerelaan dari semua komponen. Special untuk yang paling aku cintai Alloh Swt
  31. 31. Halaman 31 dari 114 Maka tidak ada kata lain selain permintaan maaf dan rasa terimakasih saya kepada bunda ,bunda, bunda dan ayah serta keluarga dirumah atas pengertian dan kerelaan dalam menerima pilihan hidup saya. Juga untuk kaka’ atas waktu yang diberikan untuk selalu mendengarkan keluhan-keluhan (maunya sih enggak mengeluh) dan yang selalu ada saat saya butuh teman diskusi. Untuk mba’ dan keluarga kecil di yogya tempat saya selalu membangun semangat dan beristirahat untuk menajamkan hati. Juga untuk adik-adik AAI-ku terimakasih sudah jadi sumber inspirasi dan jadi cermin untuk saya berkaca. Tentu saja untuk keluarga saya di BEM terimakasih untuk kebersamaan ini. Khusus untuk ka’ Izzul-Zulfadli maafkan saya ya :) dan terimakasih atas pengertiannya, cukup menyenangkan telah jadi partner. Untuk semua PH, ka’ Sofyan, kita masih akan berjuang di medan yg sama karena sodara satu kampung sih ya. Suryani- Ade’- Anjarsari semoga saya masih sempat memberikan yang setengah bagian dari diri saya. Eka-bendum-Iriyanti gimana mau hijrah barengan gak? Tina-Hartinah woy aku balik ke bangku kuliah nih. Sutrisno, masih tetep kalem ya? Fira-PPO-Zakia tetap semangat ya! Yenna-sekjend baru-Septiani Asri selamat meneruskan perjuangan ya teteh, somoga bisa lebih baik dan optimal. Ka Edwin Tigor hayo semangat. Puji-Tuti-Asuti masih banyak yang bilang kita kembar? btw, kembarnya diliat dari mana ya ;) Dwi-Widya-Widyaningrum masih sama dan tetap sabar. Sukma Wibawa, masih akan terus berjuang kan! M Fuad-ketum baru-Aprianto mundur dari perjuangan adalah pengkhianatan!! ayo terus maju dan jaga keikhlasan hati. Doedy-Dudi- Hidayat semoga tetap sehat. Tetet-Nursatria hayo terus berjuang. Untuk semua staff terimakasih, untuk Indrawan terus berjuang ya, jangan patah semangat, semoga bisa terus istiqomah. Untuk febri, ronny, wikan, rusman, anton, friend dan semuanya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, terimakasih. Tak lupa untuk teman-teman di Senat, mba’ Imah, Mas Haryo, Hakim, Dayat senang bisa berjuang bersama. Terakhir untuk adik-adik di Meulaboh, Aceh terimakasih untuk kenangan manisnya semoga Alloh selalu menjaga kalian. Yogyakarta, Juni 2005 Saat-saat menunggu awal perjuangan baru

×