Excel Resumen

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Resumen características, fórmulas y funciones de Microsoft

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Excel Resumen

  1. 1. FórnulasIntroducción Gestión Datos Gráficos Base de Datos Funciones Fase I
  2. 2. Introducción Introducción Gestión Datos Funciones Fórmulas Excel Gráficos• Realiza cálculos matemáticos, financieros, estadísticos, lógicos• Presenta gráficamente los datos• Gestiona bases de datos Base Datos
  3. 3. IntroducciónConceptos BásicosLibro / Workbook / Hoja Electrónica / Worksheet Gestión Datos Funciones Fórmulas Gráficos Base Datos
  4. 4. IntroducciónDesplazarse en Hoja CálculoMovimiento Acción Gestión DatosA la izquierda de una Presione [ ] o [Shift] + [Tab]celdaA la derecha de la celda Presione [ ] o [Tab] Funciones FórmulasArriba una celda Presione [ ] o [Shift] + [Enter]Abajo una celda Presione [ ] o [Enter]A la izquierda o Gráficosderecha de una Presione [ Alt ] + [PageUp] o [Alt] + [PageDown]pantallaIr a la celda A1 [ Ctrl] + [Home] Base Datos
  5. 5. Introducción El Cursor y sus vidasForma Acción Gestión Datos Selecciona un celda o un rango de celdas Celda activa en modo edición Funciones Fórmulas Mueve o arrastra una celda y su contenido Selecciona una columna o una fila completa Gráficos Reajusta el tamaño de una columna o una fila Copia los valores o la fórmula de una celda. También ejecuta la función de Auto-Relleno Base Datos
  6. 6. Introducción Tipos de Datos Valores Constantes Fórmulas Gestión Datos Texto Valores constantes Funciones Fórmulas Números Funciones Fechas Referencias a otras celdas Horas Operadores Gráficos Los textos Excel los alinea a la izquierda Los números Excel los alinea a la derecha Para Excel, las fechas y las horas son números, por tanto los alinea Base Datos a la derecha
  7. 7. Introducción Introdución de Datos Barra de Fórmula Gestión Datos Funciones Fórmulas Celda activa (A1) Texto Gráficos Los datos introducidos en una celda aparecen en la celdaactiva y en la barra de fórmulas. En ambos lugares podemos modificarlos. Base Datos
  8. 8. Introducción Introdución de Datos Barra de Fórmula Gestión Datos Funciones Fórmulas Celda activa (A3) Númer os GráficosCuando usamos fórmulas o funciones el resultado apareceen la celda activa (A3) y en la barra de fórmulas aparece la fórmula o función utilizada Base Datos
  9. 9. Introducción Formato de Datos Número Gestión Datos Funciones Fórmulas Gráficos A través del menú Formato + Formato de Celdas, en la pestañaNúmero podemos modificar el formato de una celda, dependiendo el tipo de datos que hayamos introducido Base Datos
  10. 10. Introducción Formato de Datos Alineación Gestión Datos Funciones Fórmulas Gráficos A través del menú Formato + Formato de Celdas, en la pestañaAlineación presenta todas las opciones de alineación y además nos permite variar la orientación del contenido de una celda Base Datos
  11. 11. Introducción Fórmulas Gestión Datos =B1+B2Representación de una operación aritmética en una hoja de Funciones FórmulascálculoSiempre empieza con signo de igual (=), seguido del cálculoEn la celda se presenta el resultado Gráficos Base Datos
  12. 12. Introducción Referencia de Celda Gestión DatosLa celda que contiene la fórmula se llama celda dependiente,pues su valor depende del valor de otra celdaCada vez que se cambie el valor de la celda, cambiará tambiénel valor de la celda dependiente Funciones Fórmulas Si ahora B10 es igual a 20 y luego cambio a 50, la celda B10 seguirá siendo la dependiente y por tanto el resultado será diferente Gráficos =B10*5 Base Datos
  13. 13. Introducción Referencia Relativa Gestión DatosSe basa en la posición relativa de la celda que contiene lafórmula y de la celda a la que hace referencia.Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, secambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la Funcionesreferencia se ajusta automáticamente. FórmulasDe forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizanreferencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativade la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a=A2. Gráficos Base Datos
  14. 14. Introducción Referencia Absoluta Siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Gestión Datos Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. Funciones Fórmulas Para indicar que una celda es referencia absoluta usamos el signo de peso ($) delante de la columna y delante de la fila. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la Gráficos celda B3, permanece invariable en ambas celdas=$A$1 Base Datos
  15. 15. Introducción Referencia MixtaUna referencia mixta tiene una columna absoluta y una filarelativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Gestión DatosUna referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1,etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc.Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se Funciones Fórmulascambia la referencia relativa y la referencia absoluta permaneceinvariable.Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa seajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por Gráficosejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, seajusta de =A$1 a =B$1 Base Datos
  16. 16. Introducción Operadores de CálculoEspecifican el tipo de operaciones que se realizarán. ❶ Aritméticos Gestión Datos Símbolo Operador Operación que Realiza Ejemplo + SUMA 2+2 - RESTA 10-8 * MULTIPLICA 5*5 / DIVIDE 100/5 Funciones Fórmulas ^ EXPONENCIACIÓN 3^2 (es lo mismo que 3*3) ❷ Lógicos = Comparación IGUAL QUE B1=C4 > Comparación MAYOR QUE B1>C4 Gráficos < Comparación MENOR QUE B1<C4 Comparación MAYOR IGUAL >= B1>=C4 QUE Comparación MENOR <= B1<=C4 IGUAL QUE Base Datos <> Comparación DISTINTO
  17. 17. Introducción Operadores de CálculoEspecifican el tipo de operaciones que se realizarán. Existen 4 tipos: Gestión Datos❸ Concatenación Símbolo Operador Operación que Realiza Ejemplo Concatena dos valores, “Cursos” & “2012” dará el resultado & generando un valor “Cursos 2012” continuo❹ De referencia Funciones Fórmulas Símbolo Operación que Realiza Ejemplo Operador Operador de rango que genera una referencia a todas : (dos puntos) B5:B15 las celdas entre dos referencieas, éstas incluidas Operador de unión que combina varias referencias en Gráficos ; (punto y coma) SUMA(B5:B15 A7:D7) una sola En el ejemplo anterior, la Operador de intersección, que genera una referencia a (un espacio) celda B7 es común a las celdas comunes a dos referencias ambos rangos Base Datos
  18. 18. Introducción Creación de FórmulaReglas Gestión Datos1. Toda fórmula debe empezar con el signo “=“2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto)4. Los argumentos deben separarse por “:” (dos puntos) Funciones Fórmulas =SUMA(A1:C4) El operador : indica que se sumarán todos los valores Gráficos incluidos desde la celda A1 hasta la celda A8 La fórmula anterior equivaldría a: =A1+A2+A3+A4+B1+B2+B3+C1+C2+C3+C4 Base Datos
  19. 19. Introducción Fórmulas más ComunesAcción Sintaxis Ejemplo Gestión DatosSumar =SUMA(rango) =SUMA(A1:B5)Restar =celda-celda =A1-B5Multiplicar =celda*celda =A1*B5 =PRODUCTO(rango) =PRODUCTO(A1:B5) Funciones FórmulasDividir =celda/celda =A1/B5Obtener el promedio =PROMEDIO(rango) =PROMEDIO(A1:B5)Contar rango de celda CONTAR(rango) =CONTAR(A1:A5)numéricoContar rango de celda =CONTARA(rango) =CONTARA(A1:A5) Gráficosque no están vacíasObtener el valor mayor =MAX(rango) =MAX(A1:B5)en un rangoObtener el valor menor =MIN(rango) =MIN(A1:B5) Base Datosen un rango
  20. 20. Introducción Calcular Porcientos Gestión DatosAcción Sintaxis EjemploObtener el 10% =celda*10% =(A1*10%) ó =A1*.1)Incrementar el 10% =(celda*1.10) =(A1*1.10)Disminuir el 10% =(celda*.90) =(A1*90) Funciones FórmulasDividir =celda/celda =A1/B5 Tomamos como ejemplo el 10%, pero pudo haber sido Gráficos cualquier otro valor. Base Datos
  21. 21. IntroducciónOrden de Fórmulas/Funciones ❶ ❷ ❸ Gestión Datos Multiplicación Suma Potencia División Resta () Funciones Fórmulas Es posible alterar el orden del cálculo con el uso de paréntesis, cualquiera sea la operación entre paréntesis, es la primera que se realiza Gráficos Ejemplo: =2*3+4 = 10 =2*(3+4) = 14 Base Datos
  22. 22. Introducción Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un Gestión Datos resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumento3) Funciones Fórmulas Reglas• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Gráficos• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Base Datos
  23. 23. Introducción Tipos de FunciónFunciones de complementos y automatización (Excel 2007+) Gestión DatosFunciones de cubo (Excel 2007+)Funciones de base de datosFunciones de fecha y horaFunciones de ingeniería Funciones FórmulasFunciones financierasFunciones de informaciónFunciones lógicasFunciones de búsqueda y referencia GráficosFunciones matemáticas y trigonométricasFunciones estadísticasFunciones de texto Base Datos
  24. 24. Introducción Funciones Utiles Gestión DatosFecha ResultadoFECHA(año,mes,dia) 3/19/2012HOY() Fecha del día de hoyAHORA() Fecha y hora de hoy Funciones FórmulasTexto ResultadoMAYUSC(maría perez) MARIA PEREZMINUSC(MARIA PEREZ) maria perezNOMPROPIO(maria perez) Maria Perez GráficosCONCATENAR(texto1,texto2,texto3) Une valores de celdas en una sola Base Datos
  25. 25. Introducción Funciones UtilesEstadísticas Resultado Gestión DatosPROMEDIO(rango)CONTAR(rango) Cuenta celdas con númerosCONTARA(rango) Cuenta celdas no vacíasCONTAR.BLANCO(rango) Cuenta celdas en blanco, incluye las que tienen Funciones fórmulas FórmulasMAX(rango) Devuelve valor máximo de un rangoMIN(rango) Devuelve valor mínimo de un rangoMODA(rango) Número que aparece con más frecuencia Gráficos Base Datos
  26. 26. Introducción Funciones Lógicos Ejemplos Gestión DatosLógica Resultado Argumento Resultado Devuelve VERDADERO Y si todos los argumentos =Y(1+2=3;2+2=4) VERDADERO son verdaderos Devuelve el valor lógico =(1+2=4) FALSO FALSO FALSO Funciones Fórmulas Especifica una prueba =SI(2>1),”Correcto”;”Incorrecto” SI lógica a realizar Invierte el valor lógico =NO(2+2)=4 FALSO NO del argumento Devuelve VERDADERO =O(1+2=5;2=2=4) VERDADERO si cualquiera de los O argumentos es Gráficos verdadero Devuelve el valor lógico =(1+2=3) VERDADEROVERDADERO verdadero Base Datos
  27. 27. Introducción Errores Comunes Gestión DatosError Explicación Se produce cuando el ancho de una columna no es##### suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de#¡NUM! operando incorrecto, como puede ser sumar textos Funciones Fórmulas#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula Cuando un valor no está disponible para una función o#N/A fórmula#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida Gráficos . Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una#¡NUM! fórmula o función . . Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no#¡NULO! se intersectan Base Datos . .
  28. 28. Introducción GráficosExcel permite representar en gráfico los datos de una hoja electrónica Gestión Datos• Proporciona diferentes tipos de gráficos• Puede crearse en la misma hoja en otra diferente• Pueden crearse manualmente a través de la barra gráfico o a través del asistente Funciones Fórmulas Datos Gráfico Gráficos Base Datos
  29. 29. Introducción Tipos de GráficosBarras Gestión DatosCompara datos entre diferentes segmentos (sectores, empresas,periodos de tiempo...).LíneasAyudan a ver la evolución de los datos. Se usan para mostrar unmismo tipo de dato y su evolución (valor de la acción y el tiempo, Funciones Fórmulasnumero de ventas y precio).Circulares (Pie)Permiten ver la contribución de cada parte a un total. Este graficose puede utilizar de forma creativa comparando el tamaño de lastartas entre si y el contenido de las mismas. GráficosRadarPermite ver la superficie creada por varias variables y así compararentidades (dos productos que presentan varias característicaspueden ser comparados en su totalidad usando esta gráfica). Base Datos
  30. 30. Introducción Tipos de Gráficos Gestión DatosStocksAquí se representan datos con 4 variables (tiempo, máximo, mínimoy cierre).BurbujasAquí el grid (líneas de división del eje) suele ser una variable por si Funciones Fórmulasmisma, haciendo que la disposición de las burbujas represente otrasvariables junto al propio tamaño de la burbuja. Este tipo de graficaspermite concentrar mucha información en poco espacio.Superficies GráficosEste grafico se suele usar para ver la evolución de un dato sujeto a 3variables. Por ejemplo la dureza de un material dependiendo de latemperatura, densidad y volumen. Base Datos
  31. 31. FórmulasIntroducción Gestión Datos Gráficos Base Datos Funciones 4 Pasos usando el asistente… ❹ Crear Gráficos ❸ ❷ ❶
  32. 32. FórmulasIntroducción Gestión Datos Gráficos Base Datos Funciones Listo! Crear Gráficos 2 Pasos usando … F11 ❷ Seleccionar Datos ❶
  33. 33. Introducción Lita de DatossConjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primerafila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y Gestión Datoslas demás filas contienen los datos almacenados Cabecera Funciones Fórmulas Subtotales Gráficos Datos Lista Datos
  34. 34. Introducción Utilidad Lista de Datos• Permiten almacenar información• Incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y Gestión Datos administrar esos datos de forma muy cómoda• Permite ordenar datos usando diferentes criterios• Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.• Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado• Crear un resumen de los datos contenidos en la lista. Funciones Fórmulas Filtro Gráficos Lista Datos
  35. 35. Introducción Crear Lista de Datos❶ Seleccionar rango de datos a incluir en la lista Gestión Datos ❷ ❸ Funciones Fórmulas ❹ Gráficos Lista Datos

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