Zarządzanie informacją i automatyzacja procesów biznesowych

1. WorkFlow – przepływ pracy jako zarządzanie informacją i automatyzacja procesów biznesowych Wrocław GigaCon Październik 2014 Jarosław Żeliński – analityk biznesowy, projektant systemów

2. O mnie… Od 1991 roku w branży IT i zarządzania Od 1998 – 2004 jako doradca w kilku spółkach akcyjnych Od 2004 roku jako niezależny ekspert i analityk Dziesiątki publikacji w prasie branżowej IT i gospodarczej Członek stowarzyszenia doradców gospodarczych  Wykładowca katedry systemów informacyjnych wydziału przedsiębiorczości akademii morskiej w Gdyni Kilkudziesięciu odbiorców usług doradczych, małe, średnie i duże firmy zarówno informatyczne jak i ich klienci. Poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez ABW Były ekspert przy gabinecie komisji nadzoru finansowego Współpracownik Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania pod auspicjami Polskiej Akademii Nauk Projekty analityczne między innymi dla… Publikacje między innymi w …

3. Cel prezentacji • Treść referatu będzie dotyczyła wyjaśnienia kluczowych pojęć w obszarze informacji, wiedzy, procesów biznesowych oraz ich zależności, w kontekście tego co naprawdę można zautomatyzować, czego nie i dlaczego. • Rozwój systemów workflow jest stymulowany dążeniem do automatyzacji z jednej strony, i jej ograniczeniami z drugiej. Ważnym aspektem jest zarządzanie czyli śledzenie pracy!

4. Agenda • Informacja a wiedza • Automatyzacja • Proces biznesowy • Podatność procesów na automatyzację • Umiejętność czyli Czy podziękujemy kiedyś człowiekowi za pracę?

5. Kilka kluczowych pojęć • Umiejętność to zdolność do wytworzenia czegoś • Powstanie efektu czyjejś pracy, wytworzenie czegoś, to zaistnienie określonego faktu • Wiadomość to informacja o zaistnieniu określonego faktu – Wartość informacji jest odwrotnie proporcjonalna do prawdopodobieństwa pojawienia się faktu, który opisuje • Wiedza to (tylko) ogół posiadanych wiadomości • Dokumenty to tylko utrwalona wiedza!

6. Proces biznesowy - definicja • Aktywność lub chronologiczny łańcuch aktywności przekształcający stan wejścia procesu w jego produkt; wymaga zasobów do realizacji a sposób jego wykonania może być ograniczony.

7. Architektura Biznesowa • Każda organizacja ma, w sposób jawny lub nie (nieudokumentowany), sprecyzowane cele biznesowe (motywację działania) • Każda organizacja to procesy w niej zachodzące (mimo, że nie każda je poznała, udokumentowała i zrozumiała) • Każda aplikacja (oprogramowanie) to narzędzie pracy, składające się ze ściśle określonych i współpracujących funkcjonalnych bloków (komponentów) • Podejmowanie projektów IT bez zrozumienia tego jak działa organizacja to loteria… wymagania w postaci „listy życzeń” użytkowników praktycznie niczego nie mówią o tym, co ma zostać dostarczone!

8. Cele i motywacja biznesowa

9. Proces biznesowy

10. Proces biznesowy to nie procedura

11. Architektura aplikacji a wymagania Sklasyfikować dokumenty Udokumentować reguły biznesowe Opisać cechy GUI (User EXperience)

12. Wnioski… • Tak zwany „obieg dokumentów” albo „przepływ pracy” to nic innego jak treść wiadomości (dokument) i jej opis (cechy: metadane) oraz przekazywanie (z dokumentem) pracy „dalej” w strukturze organizacji, • Oznacza to, że „system obiegu dokumentów” to system składający się z archiwum dokumentów oraz mechanizmu nadzorującego lub wymuszającego przepływ pracy. • Są to zupełnie inne aplikacje niż oprogramowane ERP nastawione wyłącznie na kolekcjonowanie faktów opisanych liczbowo i przetwarzanie jednych w drugie (np. zamówienia od odbiorców w zamówienia do dostawców). Systsemy ERP nie zarządzają dokumentami a jedynie uporządkowanymi danymi. • Widać już na rynku rozdzielenie tych usług: dostawcy systemów ERP uznają tę różnicę i polecają wykorzystanie do zarządzania przepływem pracy i dokumentami innych zewnętrznych systemów (ECM/BPM/WorkFlow)

13. Podsumowanie • Proces biznesowy ma wykonawcę każdej aktywności • To, jak dana praca zostanie wykonana, zależy od umiejętności i wiedzy wykonawcy • Tylko niektóre umiejętności to wyłącznie wiedza o tym jak je wykonać (procedura), możliwe jest w konsekwencji zautomatyzowanie takich prac • Bardzo wiele umiejętności to podejmowanie złożonych decyzji, których nie da się opisać w sposób kompletny, tych nie da się automatyzować. • Tak naprawdę problem z wdrażaniem systemów WorkFlow tkwi w poprawnym opisaniu reguł biznesowych!

Zarządzanie informacją i automatyzacja procesów biznesowych

Jaroslaw Zelinski

Zarządzanie informacją i automatyzacja procesów biznesowych