Planning, Organizing and Leading Effective Meetings Planificar, Organizar y Liderar Reuniones de manera Eficaz
Objetivo <ul><li>Al término de ésta presentación, los presentes sabrán definir, organizar y Liderar una Reunión en cualqui...
Liderando Reuniones Eficaces Leading Effective Meetings DEFINICIONES DEFINED
Definición de una reunión <ul><li>Juntarse unos con otros </li></ul><ul><li>Meeting (defined)  “ a getting together </li><...
?Porque tanta importancia en querer reuniones eficaces? <ul><li>A. Las reuniones son un aspecto clave del proceso para hac...
<ul><li>C. Reuniones eficaces son la fundación de las decisiones hechas en grupo </li></ul><ul><li>D Sabiendo como liderar...
Puntos clave para las Reuniones eficaces <ul><li>Un líder eficaz </li></ul><ul><li>Compromiso de los miembros </li></ul><u...
Sugerencias para una reunión productiva <ul><li>A. Todos participan </li></ul><ul><li>B. Ninguno domina la conversación </...
Papeles que desarrollan los Miembros del grupo <ul><li>Los papeles de trabajo </li></ul><ul><li>Los papeles de mantenimien...
El papel  de Trabajo <ul><li>Papeles Positivos: Para resolver un problema o cumplir un trabajo </li></ul>
Papel de Mantenimiento <ul><li>Papel positivo: Para ayudar a miembros del grupo para obrar eficazmente </li></ul>
Papeles Individuales <ul><li>Papeles negativos:Promueven las necesidades personales e intereses propios por encima del int...
Papeles de Trabajo <ul><li>Los miembros del grupo desarrollan varios papeles de trabajo durante la reunión. A menudo las p...
Papeles de Trabajo <ul><li>2. El Registrador: En la mayoría de los casos ayuda mucho tener a persona que sirva como secret...
Buscador de Información <ul><li>Pide clarificación de datos e información para promover decisiones eficaces del grupo </li...
Informante <ul><li>Provee información actual y respuestas a las preguntas. Esta persona a menudo tiene especializaciones e...
Orientador <ul><li>Define la posición del grupo relativo a las metas, ayudando al grupo a mantener sus enfoques. </li></ul>
Coordinador <ul><li>Demuestra la relación entre varias ideas y sugerencias. </li></ul>
Papeles de Mantenimiento <ul><li>Las necesidades emocionales de los miembros  del grupo tambien tienes que ser atendidos. ...
Papeles de los Miembros del Grupo <ul><li>Hoja de Trabajo - Papeles Individuales </li></ul><ul><li>(Tratando con personas ...
<ul><li>Es natural que las personas sean guiadas por opiniones personales, valores, e intereses propios. Sin embargo, las ...
¿ Porqué se Reúne la Gente ? <ul><li>1. Para cumplir una meta de un grupo de personas </li></ul><ul><li>2. Para hacer deci...
Maneras de Liderar Reuniones <ul><li>Es deseable un proceso que sea.... </li></ul><ul><li>Comprensible y abierto  </li></u...
Tipos de Reunión <ul><li>FORMAL.(Proceso Parlamentario)  La mayoría de los gobiernos estadounidenses usan este proceso Fed...
El proceso Parlamentario <ul><li>La forma y las Defensas del PP fueron inventadas por  un gobierno  democrático </li></ul>...
Tipos de Reunión <ul><li>MENOS FORMAL  Un proceso parlamentario “modificado” </li></ul><ul><li>Mas enfocado en discusión, ...
Por que es importante tener y entender el Proceso Parlamentario ? <ul><li>La mayoría de nuestros Negocios Públicos son con...
¿ Que Proceso Debemos de Usar? <ul><li>Esto Depende :  </li></ul><ul><li>Los cuerpos Gubernamentales son usualmente requer...
¿ Cual es la Intención del Proceso  Parlamentario? <ul><li>Reglas bien Probadas que hacen que la reunión siga adelante </l...
Algunos Principios del Proceso Parlamentario <ul><li>Hablar solamente de un asunto a la vez </li></ul><ul><li>Todos los mi...
<ul><li>Cada miembro puede hablar del asunto por decidir, nadie puede hablar por segunda vez hasta que todos hayan tenido ...
El Procedimiento Parlamentario, Una mezcla cuidadosa de... <ul><li>Due Process - resguardos y protecciones de los derechos...
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Como llevar a cabo reuniones efectivas

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Como llevar a cabo reuniones efectivas

  1. 1. Planning, Organizing and Leading Effective Meetings Planificar, Organizar y Liderar Reuniones de manera Eficaz
  2. 2. Objetivo <ul><li>Al término de ésta presentación, los presentes sabrán definir, organizar y Liderar una Reunión en cualquier situación que se encuentren. </li></ul>
  3. 3. Liderando Reuniones Eficaces Leading Effective Meetings DEFINICIONES DEFINED
  4. 4. Definición de una reunión <ul><li>Juntarse unos con otros </li></ul><ul><li>Meeting (defined) “ a getting together </li></ul>
  5. 5. ?Porque tanta importancia en querer reuniones eficaces? <ul><li>A. Las reuniones son un aspecto clave del proceso para hacer decisiones en nuestra democracia </li></ul><ul><li>B. Reuniones bien estructuradas y conducidas pueden ser provechosas </li></ul>
  6. 6. <ul><li>C. Reuniones eficaces son la fundación de las decisiones hechas en grupo </li></ul><ul><li>D Sabiendo como liderar reuniones eficaces ayuda a los grupos a alcanzar sus metas </li></ul>
  7. 7. Puntos clave para las Reuniones eficaces <ul><li>Un líder eficaz </li></ul><ul><li>Compromiso de los miembros </li></ul><ul><li>Un propósito definido del grupo y de la reunión </li></ul><ul><li>Planear de antemano </li></ul><ul><li>Usar un procedimiento eficaz que ayude a los miembros a alcanzar sus metas a tiempo </li></ul><ul><li>Usar una agenda escrita </li></ul>
  8. 8. Sugerencias para una reunión productiva <ul><li>A. Todos participan </li></ul><ul><li>B. Ninguno domina la conversación </li></ul><ul><li>C. Escuche cuidadosamente </li></ul><ul><li>D. Sea constructivo </li></ul><ul><li>E. Comparta nuevas ideas. </li></ul><ul><li>F. Respete las opiniones de los demás </li></ul><ul><li>G. Solamente una conversación a la vez </li></ul><ul><li>H. Busque soluciones </li></ul>
  9. 9. Papeles que desarrollan los Miembros del grupo <ul><li>Los papeles de trabajo </li></ul><ul><li>Los papeles de mantenimiento </li></ul><ul><li>Los papeles individuales </li></ul>
  10. 10. El papel de Trabajo <ul><li>Papeles Positivos: Para resolver un problema o cumplir un trabajo </li></ul>
  11. 11. Papel de Mantenimiento <ul><li>Papel positivo: Para ayudar a miembros del grupo para obrar eficazmente </li></ul>
  12. 12. Papeles Individuales <ul><li>Papeles negativos:Promueven las necesidades personales e intereses propios por encima del interés del grupo: </li></ul><ul><li>El Bloqueador El Dominante </li></ul><ul><li>El que Rehuye El que se separa </li></ul><ul><li>El suplicante de algún interés especial </li></ul><ul><li>El confesor El que busca lástima </li></ul><ul><li>El que cuenta El que compite </li></ul><ul><li>El que busca reconocimiento </li></ul><ul><li>El chistoso </li></ul>
  13. 13. Papeles de Trabajo <ul><li>Los miembros del grupo desarrollan varios papeles de trabajo durante la reunión. A menudo las personas cambian de papel o desarrollan varios papeles. Algunos trabajos incluyen: </li></ul><ul><li>1. El Técnico de Procedimiento: Esta persona es responsable del ambiente físico de la reunión, tal como el arreglo de las sillas, la temperatura, los materiales, el equipo, la luz y los refrescos </li></ul>
  14. 14. Papeles de Trabajo <ul><li>2. El Registrador: En la mayoría de los casos ayuda mucho tener a persona que sirva como secretaria/o para captar las ideas y decisiones del grupo. </li></ul><ul><li>3. El Contribuyente: Propone nuevas ideas o diferentes maneras de hacer las cosas, un generador de ideas que abre las mentes de los demás a nuevas posibilidades </li></ul>
  15. 15. Buscador de Información <ul><li>Pide clarificación de datos e información para promover decisiones eficaces del grupo </li></ul>
  16. 16. Informante <ul><li>Provee información actual y respuestas a las preguntas. Esta persona a menudo tiene especializaciones en un cierto tema. </li></ul>
  17. 17. Orientador <ul><li>Define la posición del grupo relativo a las metas, ayudando al grupo a mantener sus enfoques. </li></ul>
  18. 18. Coordinador <ul><li>Demuestra la relación entre varias ideas y sugerencias. </li></ul>
  19. 19. Papeles de Mantenimiento <ul><li>Las necesidades emocionales de los miembros del grupo tambien tienes que ser atendidos. Los miembros de grupos eficaces juegan varios papeles de mantenimiento positivo para ayudar con las necesidades y sentimientos individuales. </li></ul>
  20. 20. Papeles de los Miembros del Grupo <ul><li>Hoja de Trabajo - Papeles Individuales </li></ul><ul><li>(Tratando con personas Difíciles) </li></ul><ul><li>¿ Cómo tratamos con personas que desarrollan papeles individuales? </li></ul>
  21. 21. <ul><li>Es natural que las personas sean guiadas por opiniones personales, valores, e intereses propios. Sin embargo, las necesidades personales de las personas deben de ser balanceadas con el interés más grande del grupo. Cuando personas asumen papeles individuales y ponen sus intereses personales por encima de las necesidades del Grupo, éste comportamiento tiene un efecto negativo en el funcionamiento del grupo </li></ul>
  22. 22. ¿ Porqué se Reúne la Gente ? <ul><li>1. Para cumplir una meta de un grupo de personas </li></ul><ul><li>2. Para hacer decisiones y desarrollar acciones </li></ul><ul><li>3. Para compartir información </li></ul><ul><li>4. Para desarrollar mejores relaciones de trabajo entre los miembros. </li></ul>
  23. 23. Maneras de Liderar Reuniones <ul><li>Es deseable un proceso que sea.... </li></ul><ul><li>Comprensible y abierto </li></ul><ul><li>Involucra a los miembros del grupo </li></ul><ul><li>Ayuda al grupo hacer decisiones a tiempo </li></ul><ul><li>Anima al grupo a tomar decisiones e ir a la acción </li></ul>
  24. 24. Tipos de Reunión <ul><li>FORMAL.(Proceso Parlamentario) La mayoría de los gobiernos estadounidenses usan este proceso Federal, municipal , escolar, etc. Generalmente entre más altas las consecuencias, más formal es el proceso. La mayoría gobierna </li></ul>
  25. 25. El proceso Parlamentario <ul><li>La forma y las Defensas del PP fueron inventadas por un gobierno democrático </li></ul><ul><li>Estos procesos son importantes para los grupos que comparten el poder y quien son responsables para aquellos quienes los han elegido para representarlos </li></ul><ul><li>No se usa en el sector privado, donde hay más secreto, rapidez, decisiones hechas por ejecutivos e intereses privados </li></ul>
  26. 26. Tipos de Reunión <ul><li>MENOS FORMAL Un proceso parlamentario “modificado” </li></ul><ul><li>Mas enfocado en discusión, acuerdo, trabajar en conjunto. El proceso es más abierto y amistoso </li></ul><ul><li>Se usa más en comunidades y grupos no lucrativos </li></ul><ul><li>Más enfocado en ayudar al grupo a alcanzar sus metas </li></ul>
  27. 27. Por que es importante tener y entender el Proceso Parlamentario ? <ul><li>La mayoría de nuestros Negocios Públicos son conducidos por PP. ¿ Si no sabemos el idioma del PP, como vamos a participar y afectar en las decisiones que hagamos?. </li></ul>
  28. 28. ¿ Que Proceso Debemos de Usar? <ul><li>Esto Depende : </li></ul><ul><li>Los cuerpos Gubernamentales son usualmente requeridos que sigan una forma de Procedimiento Parlamentario </li></ul><ul><li>Grupos más pequeños usan un proceso menos formal, más amistoso. Usa lo que ayude a alcanzar las metas. </li></ul>
  29. 29. ¿ Cual es la Intención del Proceso Parlamentario? <ul><li>Reglas bien Probadas que hacen que la reunión siga adelante </li></ul><ul><li>Mantiene orden </li></ul><ul><li>Controla el Proceso de comunicación </li></ul><ul><li>Ordenado, Democrático </li></ul>
  30. 30. Algunos Principios del Proceso Parlamentario <ul><li>Hablar solamente de un asunto a la vez </li></ul><ul><li>Todos los miembros tienen los mismos derechos básicos - votar, ser escuchado, oponer. </li></ul><ul><li>Es preciso respetar los derechos de las minorias. </li></ul><ul><li>Nadie puede hablar sin ser reconocido por el dirigente de la reunión </li></ul>
  31. 31. <ul><li>Cada miembro puede hablar del asunto por decidir, nadie puede hablar por segunda vez hasta que todos hayan tenido la misma oportunidad de hacerlo. </li></ul><ul><li>Mayoría de votos decide la cuestión </li></ul><ul><li>El que dirige la reunión es completamente imparcial </li></ul>
  32. 32. El Procedimiento Parlamentario, Una mezcla cuidadosa de... <ul><li>Due Process - resguardos y protecciones de los derechos individuales </li></ul><ul><li>Igualdad. Tratamiento igual para todos los participantes. </li></ul><ul><li>La necesidad para rutinas explícitas para conducir los negocios del grupo, para que todos sepan la manera de conducir la reunión </li></ul>
  33. 33. Content Developed by Alan Vandehaar Norm Riggs Iowa State University Extension to Communities PowerPoint Presentation created by Luis Lugo, Mt. Pleasant, IA

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