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关于会议那些事儿

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阿里巴巴用户体验百家讲堂-第三期主讲人:谢旭鸿

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关于会议那些事儿

  1. 1. 会议那些事儿<br />Heidi 2010-8-10<br />
  2. 2. 富兰克林:<br />关于扯淡,我们缺乏理论。扯淡不但反真相而且反价值,当生活中充满显而易见的假话大话,而说的人毫不在意时,人类严肃说出的各种价值会被消磨掉。扯淡进而解构各种具有价值的事情和生活。<br />关于会议,我们缺乏指南。<br />60%?<br />
  3. 3. 算算看,这一周你总共:<br /><ul><li>开了几个会?
  4. 4. 为会议一共花掉了多少时间?
  5. 5. 每个会议达成了几项共识?
  6. 6. 每个会议完成了几个结论?
  7. 7. 因为开会加了多久的班?</li></ul>2hour<br />4.5hour<br />1hour<br />1hour<br />1hour<br />1hour<br />1hour<br />0.5hour<br />12个小时<br />= 19个小时<br />+ 6个小时的准备 + 1个小时的会议纪要与行动制定<br />
  8. 8. 这并不是个案!<br />而是全球性问题!<br />◎Net Meeting调查结果:<br />美国上班族每周平均参加十个会议,约占每周工作的一到一天半。<br />经理人则每周有一半的时间都在开会。<br />57%的上班族在开会前心情紧张,上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。<br />会议成本=人数×时间×薪资单价<br />
  9. 9. Contents<br />本次讨论目的<br /><ul><li>识别常见会议
  10. 10. 避免垃圾会议
  11. 11. 组织更有效的会议
  12. 12. 更专业展示自己
  13. 13. 什么是会议?
  14. 14. 为什么要开会?
  15. 15. 好的会议 VS 不好的会议
  16. 16. Meetings@alibaba
  17. 17. 向有效的会议前进</li></li></ul><li>会议的要素:<br />会议的目的:<br />集思广益<br />得到支持<br />解决问题<br />产生决策<br />信息分享<br />时间<br />头脑风暴<br />人<br />汇报<br />评审<br />方案讨论<br />目的<br />主题<br />××确认会<br />分享、培训<br />在对的时机,和对的人(超过2人),围绕对的主题,展开有时间限制的讨论,最终达到对的目的。<br />什么是会议?<br />
  18. 18. 为什么要开会?<br />在老蒋散步一个人思考的时候,我们都在开会,这是我们制胜的重要因素。我们一定要将会议文化发扬光大……<br />GOD,既生毛,何生蒋?<br />
  19. 19. 会议让我们能够:<br />面对面高效沟通<br />众多讯息一次交流<br />融合意见,达成共识<br />分派工作,公平合理<br />产生决策<br />决策与计划<br />Action/plan<br />√<br />idea<br />√<br />meeting<br />?<br />不做<br />做<br />等待<br />为什么要开会?<br />
  20. 20. Meetings@alibaba<br />我们日常工作中的常见会议介绍<br />我们主持的那些会议<br />为什么要开会?<br />
  21. 21. 这还不包括项目运作过程中随时的讨论会以及每周的例行周会。<br />
  22. 22. 何时开什么类型的会?<br />头脑风暴<br />BRD<br />写作/汇报<br />举以FRD为主导的会议流程为例<br />确定要做什么产品<br />BRD确认<br />FRD<br />写作<br />Page flow<br />Wireframe<br />交互设计<br />小范围讨论<br />FRD内部评审<br />确定要有什么功能<br />与FRD联调<br />FRD<br />调整细化<br />与涉众、技术、UED小范围讨论<br />确定功能的大致表现、信息结构、主要流程、内容块定义<br />线框图初审<br />调整细化<br />专家评审<br />优化设计,保证质量<br />优化方案<br />技术评审/确认<br />传达设计需求,确定技术解决方案<br />线框图确认<br />FRD终审<br />方案确定,正式开始视觉和开发UC阶段<br />
  23. 23. 开一场会议要有效果,与会者必须要有高度的自律能力,会议主持人必须判断应召开何种类型的会议,不能随意改变会议的型态,而且要确定与会者都能切中要点。 <br />德鲁克曾于《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)为文指出<br />
  24. 24. 线框图内部评审会<br />Problem Discussing<br />产生阶段:<br />FRD与线框图过程中<br />FRD内部初审之后<br />会议目的:明确方向<br />确认商业规则<br />确认交互流程<br />确认信息结构及内容定义<br />消除私下讨论无法解决的争议<br />发起方:交互<br />参与方:PD(KP)、工程师代表(KP)、重要涉众、UED代表<br />材料:粗略线框图、pageflow、问题列表<br />
  25. 25. 问题列表举例:<br />
  26. 26. 线框图专家评审会<br />Feed back<br />产生阶段:<br />交互设计中后期,终审之前<br />会议目的:<br />为设计质量把关,接受反馈,优化方案。<br />发起方:交互<br />参与方:PD(KP)、UEDer、前端与开发代表(可行性)<br />材料:多种交互方案的线框图<br />
  27. 27. 【例】多方案的线框图<br />
  28. 28. 线框图技术确认会<br />产生阶段:<br />FRD终审完毕,线框图基本确认<br />会议目的:<br />向前端和工程师传达设计需求<br />确定技术解决方案<br />发起方:交互<br />参与方:PD、前端、开发<br />材料:唯一版本的线框图+设计说明文档<br />若在专家评审时,已经有前端和工程师在场,这个会议就可以省略。<br />如果工程师和前端只有两位,也可以用线下的小会取代。<br />
  29. 29. 【例】设计说明文档<br />
  30. 30. 线框图确认会<br />非必选<br />DO:selling idea!避免出现争议。<br />DONT: 询问大家还有何建议<br />产生阶段:<br />FRD终审结束,线框已经进行了技术确认、专家确认。<br />会议目的:<br />让重要涉众和相关相关方知晓并通过线框图最终方案。<br />消除之前的一切争议。<br />发起方:交互<br />参与方:PD、重要涉众<br />材料:唯一版本的线框图<br />
  31. 31. 什么情况下<br />需要单独召开线框确认会?<br />项目涉众较多,且无法紧密沟通<br />涉众比较关注产品界面以及交互细节<br />涉众的反对意见或许是以后产品开发的风险之一<br />FRD终审时没有顺便与大家确认了线框图<br />TIPS<br />高效一些,<br />把线框图确认放到FRD确认中,根据涉众的表现看是否要单独召开线框图确认会。<br />
  32. 32. 视觉评审会<br />视觉风格评审<br />视觉页面评审<br />LOGO评审<br />其实,对于设计师来讲,<br />或许最重要的是说明白:<br />为什么要设计成这样?<br />凭感觉? 这也是一种答案。<br />视觉评审的难度在于参与者都带着自己的喜好,对产出物的评判缺乏客观的标准,所以不太容易达到结果。<br />所以,要想有效,我们更需要进行管理。对大家的想法加以约束,设置评判前提。<br />2. 规范<br />3. 美学<br />1. 定调 <br />已有的视觉规范<br />主观评判<br />目标人群特征<br />相容性<br />产品定位<br />其实,有时,纠结的就是前两个。<br />
  33. 33.
  34. 34. 头脑风暴<br />BRD确认会<br />FRD评审会<br />线框图内部评审会<br />线框图专家评审会<br />线框图技术评审会<br />线框图确认会<br />FRD确认会<br />+线框图确认<br />视觉评审<br />Kick off<br />HTML评审<br />UC评审<br />TC评审<br />设计评审<br />发布计划评审<br />裸露会<br />
  35. 35. 向有效的会议前进<br />有效的会议 VS 无效的会议<br />如何组织有效的会议<br />避免会议中的风险<br />
  36. 36. 无效会议特征:<br />有效会议特征:<br />会而不议,议而不决<br />决而不行,行而无责<br />没有达成好的决策<br />枯燥乏味,昏昏欲睡<br />需要很少的重复工作<br />达到了会议目标<br />没有拖长时间<br />参与者踊跃参与<br />有趣<br />无效的会议虽然和参与者也有关系但是主要要归咎于组织者。<br />向有效的会议前进<br />
  37. 37. <ul><li>在会议之前</li></ul>最重要的一点:Meet with Purpose!<br />先确定会议希望达成的目标(Objective)<br />再想想会议的必要性(确实有必要吗)<br />识别关键的问题和关键人物(KQ和KP)<br />准备资料/主题(问题列表、背景、议程、其他材料)<br />会议室/投影预订(网络预订)<br />预先设想可能会产生的冲突<br />向有效的会议前进<br />
  38. 38. <ul><li>重要的邀约信</li></ul>最重要的一点:发给该邀请的人。<br />清晰,尊重,加点FUN!<br />提前24小时,必要时电话确认<br /><ul><li>时间、地点
  39. 39. 会议目的
  40. 40. 会议主题
  41. 41. 若有必要,提一下参与的好处
  42. 42. 如果需要会议前准备,附上资料</li></ul>向有效的会议前进<br />
  43. 43. 向有效的会议前进<br />
  44. 44. 向有效的会议前进<br />
  45. 45. 向有效的会议前进<br />
  46. 46. 向有效的会议前进<br />
  47. 47. 向有效的会议前进<br />
  48. 48. <ul><li>会议管理</li></ul>时间<br /><ul><li>组织者需要提前10分钟准备会议
  49. 49. 确保会议准时开始、结束</li></ul>TIPS<br />进程<br /><ul><li>控制主题,不要跑题
  50. 50. 确保该讨论的都讨论到
  51. 51. 确认共识的达成,要求KP的明确意见
  52. 52. 有会议记录者</li></ul>4步法:<br />引言-陈述-调动-总结<br />约定提问方式:<br />随时打断还是先讲完再统一提问<br />风险<br />向有效的会议前进<br />
  53. 53. 讨论:<br />会议的风险应对<br />这些会影响会议目标达成<br />Key Person临时放鸽子<br />偏离主题<br />为了一个议题争执不休<br />遭到没有准备好的诘问<br />参与者不发表意见,无精打采<br />会议时间被不必要的解释搞得支离破碎<br />参与者准备不足,总是要求解释,举例。<br />向有效的会议前进<br />
  54. 54. <ul><li>会议总结</li></ul>在规定的时间内,预留5-10分钟做会议总结。<br />没有会议总结的会议,有些不了了之的感觉。<br />目标回顾<br />产生的决策+遗留的问题<br />下一步行动(承诺单)<br />5’-10’<br />向有效的会议前进<br />
  55. 55. <ul><li>会议纪要</li></ul>建议在会议之后24小时内发送。<br />向有效的会议前进<br />
  56. 56. 会议纪要包含:<br />下一步行动:<br />时间地点参与人<br />目标回顾及达成情况<br />会议产生的决议<br />遗留的问题<br />下一步行动<br />向有效的会议前进<br />
  57. 57. 回顾<br />Contents<br />本次讨论目的<br /><ul><li>识别工作中常见会议
  58. 58. 避免垃圾会议
  59. 59. 组织更有效的会议
  60. 60. 更专业展示自己
  61. 61. 什么是会议?
  62. 62. 为什么要开会?
  63. 63. Meetings@alibaba
  64. 64. 向有效的会议前进</li></li></ul><li>

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