งานธุรการสารบรรณ 8.4

315 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
315
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

งานธุรการสารบรรณ 8.4

  1. 1. หลัก สูต ร การพัฒ นาเจ้า หน้า ทีร ะดับ ปฏิบ ัต ิก าร ่ ยุค ใหม่ เรื่อ ง การเสริม สร้า งประสิท ธิภ าพงาน ธุร การ โ ดย พระมหาโยตะ ปยุต ฺโ ต 1
  2. 2. แนวการอบรม 1. ความสำา คัญ และขอบข่า ยของ งานธุร การ 1.1 ขอบข่า ยของงานธุร การ 1.2 ความสำา คัญ ของงานธุก าร 1.3 บทบาทของเจ้า หน้า ที่ ธุร การ 2. เรื่อ งที่เ จ้า หน้า ที่ธ ร การต้อ ง ุ รููู ้ 2.1 ระเบีย บงานสารบรรณเกีย ว ่ กับ หนัง สือ ราชการ 2
  3. 3. 3. การบริห ารงานเอกสาร 3.1 3.2 3.3 3.4 วงจรเอกสาร การผลิต เอกสาร การกำา หนดอายุเ อกสาร การทำา ลายเอกสาร 4. การจัด สำา นัก งาน ( Office Layout ) 5. การใช้ท รัพ ยากรเพื่อ ให้เ กิด ประโยชน์ส ง สุด ู 3
  4. 4. ก. ความสำาคัญและขอบข่ายของ งานธุรการ 1. ขอบข่า ยของงานธุร การ 1.1 รับ -ส่ง หนัง สือ 1.2 ร่า งหนัง สือ 1.3 พิม พ์ห นัง สือ สำา เนาเอกสาร 1.4 ผลิต 1.5 จัด เก็บ เอกสาร/ ม เสนอ แฟ้ บัน ทึก เสนอหนัง สือ 1.6 1.7 ตรวจทานหนัง สือ การทำา ลายหนัง สือ 1.8 4
  5. 5. 2. ความสำา คัญ ของงานธุร การ งาน 2.1 เป็น ด่า นหน้า ของหน่ว ย 2.2 เป็น หน่ว ยสนับ สนุน 2.3 เป็น หน่ว ยบริก าร 3. บทบาทของเจ้า หน้า ที่ ธุร การ 3.1 ต้อ งรู้ร ะเบีย บทีเ กีย วข้อ ง ่ ่ ต้อ งมีม นุษ ยสัม พัน ธ์ 3.3 ต้อ งมีน ำ้า ใจ เกือ กูล ้ ต้อ งมีค วามรอบคอบ 3.5 ต้อ งมีก ารพัฒ นาอย่า งต่อ เนื่อ ง 3.2 3.4 5
  6. 6. ข. เรื่อ งที่เ จ้า หน้า ที่ธ ุร การ 1.อ งรู้ ย บงานสารบรรณเกี่ย ว ต้ ระเบี กับ 1.1 ความหมายของหนัง สือ ราชการ หนัง สือ ราชการ 1) หนัง สือ ทีม ไ ปมาระหว่า งส่ว น ่ ี ราชการ 2) หนัง สือ ทีส ่ว นราชการมีไ ปถึง ่ หน่ว ยงานอื่น ทีม ใ ช่ร าชการหรือ บุค คล ่ ิ ภายนอก 3) หนัง สือ ทีห น่ว ยงานอื่น ทีม ใ ช่ส ว น ่ ่ ิ ่ ราชการหรือ บุค คลภายนอกมีม าถึง ส่ว น ราชการ 6
  7. 7. 1.2 ชนิด ของหนัง สือ หนัง สือ ราชการ 1) หนัง สือ ภายนอก 2) หนัง สือ ภายใน 3) หนัง สือ ประทับ ตราแทนการลงชื่อ 4) หนัง สือ สัง การ เช่น คำา สั่ง ระเบีย บ ่ ข้อ บัง คับ 5) หนัง สือ ประชาสัม พัน ธ์ เช่น ประกาศ แถลงการณ์ ข่า ว 6) หนัง สือ ทีเ จ้า หน้า ทีท ำา ขึ้น หรือ รับ ไว้ ่ ่ เป็น หลัก ฐานในราชการ เช่น หนัง สือ รับ รอง รายงานการประชุม บัน ทึก 7
  8. 8. 1.3 ประเภทของหนัง สือ ด่ว น มาก 1) ด่ว นทีส ุด ่ 3) ด่ว น 2) ด่ว น 1.4 ชั้น ของหนัง สือ ลับ 1) ลับ ทีส ด ่ ุ 2) ลับ มาก 3) ลับ 4) ปกปิด 8
  9. 9. 2. การเขีย นหนัง สือ ติด ต่อ ราชการ 2.1 โครงสร้า ง 1) หัว เรื่อ ง : ที่ / ส่ว นราชการ / วัน ที่ / เรื่อ ง / อ้า งถึง / สิ่ง ทีส ง มาด้ว ย ่ ่ 2) เนือ เรื่อ ง : ข้อ ความ ้ 3) จุด ประสงค์ข องเรื่อ ง : จึง … . 4) ท้า ยเรื่อ ง : คำา ลงท้า ย / ชื่อ / ตำา แหน่ง / ส่ว นราชการเจ้า ของเรื่อ ง /โทร 9
  10. 10. 2.2 การเขีย นข้อ ความ 1) ส่ว นหัว เรื่อ ง : ใจความย่อ สั้น ทีส ด ่ ุ เช่น เรื่อ งอะไร 2) ส่ว นเนือ เรื่อ ง : ้ ที่ - คำา เริ่ม ต้น : ด้ว ย / เนือ งจาก / ตาม ่ - เหตุท ม ห นัง สือ ไป ี่ ี - การใช้ค ำา สรรพนาม : ตามระเบีย บ 3) ส่ว นจุด ประสงค์ข องเรื่อ ง : เขีย นให้ ชัด เจนว่า ต้อ งการให้ท ำา อะไร 10
  11. 11. 2.3 การเขีย นให้ด ี 1) เขีย นให้ถ ก ต้อ ง : แบบ - เนือ หา ู ้ หลัก ภาษา - ความนิย ม 2) เขีย นให้ช ัด เจน รัด กุม กระทัด รัด 3) เขีย นให้บ รรลุว ัต ถุป ระสงค์ และได้ 2.4 การแก้ร ่า งหนัง สือ ผลดี 1) แก้ใ ห้ถ ูก ต้อ ง รัด กุม กะทัด รัด ตรงจุด ประสงค์ และเป็น ผลดี 2) ใช้ศ ล ปะ 5 ข้อ : รัก ษานำ้า ใจ ิ เห็น ใจผู้พ ม พ์ - อย่า แก้โ ดยไม่จ ำา เป็น - ให้ ิ อยูก ับ ร่อ งกับ รอย - มีห ลัก สามารถ ่ 11 อธิบ ายได้
  12. 12. 3. การทำา บัน ทึก เสนอ 3.1 แบบบัน ทึก เสนอ 1) แบบบัน ทึก ต่อ เนื่อ ง 2) แบบร่า ยยาว 3) แบบลำา ดับ 3.2 แบบทำา บัน ทึก ย่อ ตัว เลข / เหตุก ารณ์ เรื่อ ง 1) สรุป สาระสำา คัญ 2) ย่อ เรื่อ งให้ส ั้น ง่า ย 3) เสนอให้เ ข้า ใจ 12
  13. 13. 3.3 การทำา บัน ทึก รายงาน 3.4 การทำา บัน ทึก ความ เห็น 1) Simplify ง่า ย 2) Quantify สมบูร ณ์ 3) Justify มีเ หตุผ ล 13
  14. 14. 4. การเขีย นคำา กล่า วในพิธ ี ต่4.1 รายงานในพิธ ีเ ปิด -ปิด า งๆ 1) คำา ขึ้น ต้น 2) ขอบคุณ ประธาน 3) ชี้แ จงความเป็น มา 4.2 ญา กล่า วของประธาน เชิ คำ ประธานเปิด -ปิด เปิด -ปิด 1) คำา ขึ้น ต้น 2) แสดงความยิน ดี 4) 3) แสดงความชื่น ชมเห็น ด้ว ย หรือ สนับ สนุน กิจ กรรม 4) แสดงความสำา คัญ ของกิจ กรรม 14
  15. 15. 5) ฝากข้อ คิด เห็น / แนะนำา 6) แสดงความหวัง ว่า กิจ กรรมจะเป็น ประโยชน์ 7) ขอบคุณ ผู้จ ัด และผู้ส นับ สนุน 8) กล่า วเปิด /ปิด 9) อวยพรกิจ กรรมทีเ ปิด / ผู้ม าร่ว มงาน ่ 4.5 คำา กล่า วของประธานในพิธ ีม อบ 10) แสดงความยิน ดี / พอใจในผล ประกาศนี(กรณีป ิด ) ย บัต สำา เร็จขึ้น ต้น ร 1) คำา ขอบคุณ ประธาน 3) ชี้แ จงความเป็น มา เชิญ ประธานทำา พิธ ี 2) 4) 15
  16. 16. 4.4 คำา กล่า วของประธานในพิธ ีม อบ ประกาศนีย บัต ร 1) คำา ขึ้น ต้น 2) แสดงความยิน ดีแ ละเป็น เกีย รติ 3) แสดงความชื่น ชมต่อ ผู้ส ำา เร็จ และ พอใจในเรื่อ งทีร ับ รายงาน ่ 4) แสดงความสำา คัญ /ชมเชยกิจ การและ ความหวัง ว่า จะเป็น ประโยชน์ 5) ขอบคุณ ผู้จ ัด - ผู้ส นับ สนุน - เจ้า หน้า ที่ 6) ให้โ อวาท ฝากข้อ คิด เห็น 7) อวยพร 16
  17. 17. ค. การบริห ารงานเอกสาร 1. วงจรเอกสาร 1.1 การผลิต 1.2 การจัด เก็บ เอกสาร อย่า งเป็น ระบบ -สถานที่ - การค้น หา - การยืม และ ส่ง คืน 1.3 การทำา ลายเอกสาร 17
  18. 18. 2. การผลิต เอกสาร 2.1 ความหมาย : แผ่น กระดาษ ฟอร์ม วัต ถุอ ื่น ใดที่ เป็น ข้อ มูล หรือ ข่า วสารได้ ใช้ป ระโยชน์ไ ด้ สือ ความหมายได้ ่ 2.2 การผลิต : ผลิต ขึ้น เพือ เป็น ่ หลัก ฐานใช้ป ระโยชน์ใ นปัจ จุบ ัน และอนาคต เพือ มุง หมายอย่า ง ่ ่ ใดอย่า งหนึ่ง 18
  19. 19. 3. การจัด เก็บ เอกสาร 3.1 เอกสารทีต ้อ งจัด เก็บ ่ 3.2 องค์ป ระกอบในการเก็บ เอกสาร 1. ระบบ / ลัก ษณะของเอกสารที่ จะเก็บ 2. คู่ม อ หรือ ระเบีย บปฏิบ ัต ิเ กีย วกับ ื ่ เอกสาร 3. เครื่อ งใช้ และอุป กรณ์ใ นการจัด เก็บ 4. ผู้ใ ช้เ อกสาร : สะดวกแก่ก าร 19
  20. 20. 3.3 การวางแผนการจัด เก็บ เอกสาร 1) ศึก ษาปัญ หา 2) การจัด แบ่ง 3) ใช้ง านทีเ หมาะสม ่ 4) จัด ทำา ดรรชนี และคู่ม อ การจัด ื หมวดหมู่ 5) จัด หาอุป กรณ์เ ครื่อ งมือ จัด เก็บ 6) จัด เก็บ ให้เ ป็น ปัจ จุบ ัน ตลอดเวลา 20
  21. 21. 4. การทำา ลายเอกสาร 4.1 เอกสารสำา คัญ มาก : เก็บ รัก ษาตลอดไป 4.2 เอกสารสำา คัญ : เก็บ จนกว่า จะหมดความจำา เป็น ต้อ งใช้ 4.3 เอกสารทีม ป ระโยชน์ : กำา หนด ่ ี อายุเ อกสาร เมือ หมดอายุจ ึง ทำา ลาย ่ 4.4 เอกสารทีไ ม่จ ำา เป็น : หมด ่ การใช้ง าน ทำา ลาย 21
  22. 22. ง. การจัด สำา นัก งาน 1. จัด รูป สำา นัก งานให้ม ี - Centralized Office : ประหยัด ประสิท ธิภ าพ - Departmentalized Office : - งานหลัก vs งานธุร การ M ixed ม ีส ง 2.- จัด ให้Officeอำา นวยความ ิ่ สะดวกทางกายภาพใน 2.1 จัด ผัง สำา นั พ อเพี ง สำา นัก งานให้ก งาน :ยจัด สายทางเดิน ของงาน /พืน ทีป ราศจากสิ่ง กีด ขวาง / ้ ่ โต๊ะ ทำา งาน /อุป กรณ์ /เส้น ทางเข้า ออก 2.2 แสงสว่า ง เสีย งรบกวน 2.3 22
  23. 23. 3. จัด ให้ม ีเ ครื่อ งมือ ติด ต่อ สือ สาร และการให้บ ริก ารอย่า ง ่ เพีย งพอ จ. การใช้ท รัพ ยากรเพื่อ ให้ 1. ประโยชน์ส ูง สุด เกิดบุค คล 2. สถานที่ 3. วัส ดุ & อุป กรณ์ 4. การซ่อ มบำา รุง 23

×