Planeación táctica y operativa

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Planeación táctica y operativa

  1. 1. SISTEMA DE PLANEACIÓN LA PLANEACIÓN Planeación Estratégica Planeación Táctica Planeación Operativa EL PROCESO DE PLANEACIÓN Investigación Definición de objetivos Objetivos Políticas ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS Y PRESUPUESTOS Procedimientos Programas Presupuestos Normas y Reglamentos
  2. 2. Planeación Componentes del sistema administrativo Fija objetivos, metas, políticas (Filosofía de la organización) La planeación posibilita ampliar el foco de atención hacia los cambios del entorno Permite desarrollar acciones con flexibilidad Está presente en todos los niveles organizacionales con sus propias características.
  3. 3. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PLANEACIÓN TÁCTICA PLANEACIÓN OPERACIONAL NIVEL INSTITUCIONAL NIVEL INTERMEDIO NIVEL OPERACIONAL A largo plazo A mediano plazo A corto plazo
  4. 4. Planificación Estratégica: Tres aspectos: La Misión, Visión, Valores Factores externos de la empresa Factores ambientales internos
  5. 5. Planificación Estratégica: La PE da el marco filosófico para la acción que esta en la mentalidad de la organización y empleados. La PE no solo se orienta a decisiones futuras, se relaciona con la toma de decisiones de hoy que afecta el futuro de la empresa. La PE tiene 4 fases: Definición de Misión, visión, valores y objetivos (Base Filosófica) Diagnóstico interno de la organización (Fortalezas y debilidades) Diagnóstico externo (Oportunidades y Amenazas ) Formulación de estrategias (métodos y medios)
  6. 6. Plan Estratégico Consta de 4 partes: • Parte filosófica (visión, misión, principios, valores) • Parte analítica (Análisis FODA) • Parte estratégica – diseño de estrategias (acciones). • Parte Operativa (Programas específicos u operativos)
  7. 7. Metodología planeación estratégica CUATRO ELEMENTOS PRINCIPALES: • ÁREAS ESTRATÉGICAS CLAVES • FACTORES CLAVES DE ÉXITO • OBJETIVOS ESTRATÉGICOS • PLANES TÁCTICOS ACTIVIDADES CRONOGRAMAS RESPONSABLES SEGUIMIENTO
  8. 8. PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
  9. 9. Revisión del Plan Planes estratégicos  Preferiblemente una vez por trimestre Planes tácticos  Como mínimo cada trimestre
  10. 10. Revisión del Plan Estratégico La revisión regular del plan le ayudará a:  Mantener frescas la misión, visión y estrategia.  Asegúrese de que las actividades que hace apoyen la estrategia  Identificar las circunstancias que cambian la estrategia.  Enfocarse en planes que demandan atención inmediata  Asegurar la implementación efectiva y a tiempo  Identificar la información nueva para incluirla en los planes
  11. 11. Revisión del Plan Estratégico Recuerde que la planeación es un proceso en curso, no un evento.
  12. 12. Revisión del Plan Estratégico Cuatro ocasiones fundamentales para revisar:  Revisión periódica del progreso  Revisión selectiva en curso  Cambio en la dirección estratégica  Comienzo del ciclo de planeación
  13. 13. Revisión del Plan Estratégico Los planes de largo plazo deben ser cambiados solo después de una cuidadosa deliberación determine que tales modificaciones son claramente justificadas por su impacto potencial sobre otros planes u otras partes de la organización.
  14. 14. Revisión del Plan Estratégico Agenda para la reunión trimestral de revisión:  Revisión de misión/visión  Revisión de la estrategia  Revisión de asuntos críticos  Revisión selectiva de asuntos críticos  Acuerdo sobre los pasos siguientes
  15. 15. Revisión del Plan Estratégico Mecanismos de seguimiento Informes de estado: •Breves •Escritos •Delineados •Estructurados para enfatizar •Formato estandarizado Visualización: •Gráficos de líneas y barras •Gráficos de hitos •Proyecciones que muestran la realidad probable. •Resaltar las varianzas
  16. 16. En Que Se Diferencia La Revisión Del Plan Estratégico De La Revisión Del Plan Táctico ? La revisión del plan táctico requerirá:  Normalmente toma más tiempo que la revisión estratégica  Requiere un estudio más detallado  Conduce más frecuentemente a la acción correctiva  Involucra más personas  Se enfoca en tres perspectivas – Que se está haciendo bien y que se puede aprender ? – Que no está funcionado y que se puede hacer al respecto ? – Qué es diferente desde que el plan fue creado ?
  17. 17. Diagrama estratégica operativa táctica •Cobija a la organización como una totalidad •Es un medio para alcanzar objetivos organizacionales •Se orienta al largo plazo •Es decidida por la alta dirección dela organización •Se refiere a cada departamento o unidad de la organización. •Es un medio para alcanzar objetivos por departamentos. •Se orienta al mediano y corto plazo. •Es responsabilidad de departamento o unidad de la organización. •Son medios específicos que deben ser utilizadas para llevar a cabo los planes de acción. •Se orienta para alcanzar las metas inmediatas o resultados específicos. •La asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.
  18. 18. PLANEACIÓN TÁCTICA • Mientras la planeación estratégica incluye toda la organización, la planeación táctica incluye determinada unidad organizacional: un departamento o división. Mientras la primera se extiende a largo plazo, la planeación táctica se extiende a mediano plazo, generalmente el ejercicio de un año. En tanto la primera corresponde al nivel institucional, la planeación táctica se desarrolla en el nivel intermedio. La planeación estratégica se transforma en varios planes tácticos, y estos, a su vez, en planes operacionales que se deben ejecutar.
  19. 19. INTERCONEXION ENTRE PLANEACION ESTRATEGICA, TACTICA Y OPERACIONAL Planeación Estratégica Planeación Táctica Planeación Operacional Nivel institucional Nivel Intermedio Nivel Operacional Elaboración del mapa ambiental, evaluación de las fortalezas y limitaciones de la organización, incertidumbre e imprevisibilidad Elaboración del mapa ambiental, evaluación de las fortalezas y limitaciones de la organización, incertidumbre e imprevisibilidad Elaboración del mapa ambiental, evaluación de las fortalezas y limitaciones de la organización, incertidumbre e imprevisibilidad
  20. 20. COMO SE COMPLEMENTAN MUTUAMENTE LOS PLANES ESTRATEGICOS Y TACTICOS Planes estratégicos Dejar de invertir en los negocios no esenciales y concentrarse en el crecimiento de los negocios esenciales Planes de marketing Desafiar mercados regionales con productos de la empresa Planes de producción Centralizar las operaciones de las fabricas mas eficientes Planes de personal Entrenar y capacitar al personal para aumentar la productividad Ayuda a alcanzar Planes financieros Reducir costos y aumentar las utilidades marginales en los productos. Planes tácticos Guiar
  21. 21. Que lugar ocupa la planeación táctica?  En una organización la planeación táctica ocupa el segundo lugar en los niveles de la planeación ,es la encargada de diseñar los planes a mediano plazo y proyectar las actividades a nivel departamental de la empresa, con el fin de concretar los lineamientos de la planeación estratégica y abrir el campo de acción específico para la planeación operativa.
  22. 22. Que lugar ocupa la planeación táctica? PLANEACIÓN OPERATIVA PLANEACION TÁCTICA PLANEACION ESTRÁTEGICA
  23. 23. ¿Qué es la Planeación Táctica?  Es el nivel de la planeación encargado de llevar a cabo los planes específicos para la consecución de los objetivos estratégicos de una organización, desde las áreas lideradas por funcionarios medios, utilizando los recursos efectivamente inspirándose en las políticas organizacionales y proyectando las acciones a mediano plazo.
  24. 24. ¿Qué es la Planeación Táctica? OBJETIVOS ESTRATEGICOS (METAS) POLÍTICAS ORGANIZACIONALES (LINEAMIENTOS Y NORMAS) UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS (TIEMPO Y ESPACIO) DECISIONES SISTEMÁTICAS
  25. 25. ¿Cómo se hace efectiva la Planeación Táctica? Por medio de planes en áreas específicas tales como:  Área Financiera: Distribución equitativa del dinero para minimizar costos en las actividades de la empresa.  Área de Mercadotecnia: Atención al cliente, calidad del producto o servicio, post-venta, valor agregado, etc.  Producción: Mayor productividad en menor tiempo con la utilización de técnicas y metodologías innovadoras.  Recursos Humanos: Selección, capacitación, motivación del personal.
  26. 26. ¿Cómo se hace efectiva la Planeación Táctica? PLANEACIÓN TÁCTICA PLAN FINANCIERO PLAN DE MERCADOTECNIA PLAN PRODUCTIVO PLAN DE RECURSOS HUMANOS
  27. 27. La planeación táctica  LA PLANEACIÓN TÁCTICA... LA VERDADERA PLANEACIÓN... LA VERDADERA FUENTE DE COMPETITIVIDAD... EXPRESIÓN DEL PENSAMIENTO ESTRATÉGICO...
  28. 28. La planeación táctica  LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA – SE FOCALIZA EN LA DIRECCIÓN Y POSICIÓN FUTURA  LA TÁCTICA ES EL COMO – SE FOCALIZA EN LA IMPLEMENTACIÓN, EN EL MEDIO Y EL RESULTADO
  29. 29. En él se define con claridad QUÉ se desea, CÓMO y CUÁNDO se realizará y QUIÉN será el encargado. Involucra cuatro elementos primordiales: Planes de Acción Áreas de resultados claves Metas Análisis de problemas críticos La planeación táctica
  30. 30. La planeación táctica Los planes de acción tácticos son los medios específicos para lograr sus metas....... Es necesario conseguir que aquellas personas que realmente implementarán el plan se involucren activamente, sí aun no lo han hecho.
  31. 31. La planeación táctica Las metas definen hacia donde vamos y cuando llegaremos. Los Planes de Acción nos muestran como llegaremos.
  32. 32. Elementos de laplaneación táctica 1. Pasos específicos o acciones requeridas. 2. Personas que serán responsables de cada paso o acción. 3. Cronograma para desarrollar los pasos o acciones. 4. Recursos que serán requeridos. 5. Mecanismo de retroalimentación para monitorear cada paso.
  33. 33. Propósitos de la planeación táctica ESTABLECER LO QUE TIENE QUE OCURRIR  Identifique acciones  Determine la combinación de acciones más apropiada.  Traduzca las acciones en una serie de actividades y tareas.  Para cada actividad y /o tarea, determine: – Responsabilidad – Cronograma – Requisitos de recursos – Mecanismos de retroalimentación  Revise con otros para validar y conseguir apoyo.
  34. 34. Propósitos de la planeación táctica PROBAR Y VALIDAR SU META  Puede la meta ser razonablemente alcanzada dentro del tiempo proyectado?  Tiene usted el conocimiento requerido para llevar a cabo el plan?  Puede usted conseguir los recursos necesarios?  Puede usted conseguir la información necesaria?  Necesita considerar otras alternativas?
  35. 35. Factores claves de éxito Incorpora los aspectos relacionados con oportunidades y amenazas externas a la empresa, así como fortalezas y limitaciones internas, que tendrán marcado efecto en el cumplimiento de la misión y la estrategia. EVALUACIÓN DOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS
  36. 36. Identificación de factores críticos Situaciones o tendencias que podrían influenciar el comportamiento del mercado o nuestros objetivos Amenazas Situaciones o tendencias de las cuales podemos sacar ventaja Oportunidades Donde tenemos ventajas competitivas actualmente en las cuales nos podemos apoyar Fortalezas Limitaciones Áreas en las que tenemos problemas que afrontar o desventajas frente a la competencia
  37. 37. Planeación Táctica Aplicable a campos específicos de la empresa Planes estratégico logra objetivos globales Los planes tácticos logra los planes estratégicos La PT se da a mediano plazo Enfatiza actividades desarrolladas por las diferentes unidades, áreas, de la organización. La PT parte de lineamientos dados en la PE La PT es ejecutada por los niveles medios
  38. 38. Planeación Táctica Se puede hablar de planes de: Producción Ventas Marketing Finanzas Recursos Humanos
  39. 39. PLANEACIÓN OPERATIVA La PO es de corto plazo La PO cubre tareas – operaciones individuales La PO es “Lo que se hace” y “cómo se hace” La PO respalda las acciones cotidianas Presupuestos Programas Procedimientos Reglamentos
  40. 40. PLANEACION OPERATIVA Las características más sobresalientes de la planeación operacional son: •Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica. •Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico •Trata con actividades normales programables •Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión •Cubre periodos reducidos •Su parámetro principal es la eficiencia
  41. 41. La Planeación como sistema ENTRADAS PROCESADOR SALIDAS HUMANOS FIANCIEROS MATERIALES TECNOLOGICOS INFORMACIÓN PLANES: ESTRATÉGICOS TÁCTICOS OPERACIONALES PROCESO DE PLANEACIÓN RETROALIMENTACIÓN Para la preparación de un presupuesto Lanzamiento de una nueva línea de ropa Elaboración de una nueva pieza de cerámica Oferta de una nueva carrera universitaria
  42. 42. El proceso de planeación: De lo estratégico a lo operativo INVESTIGACIÓN ESTABLECIMIENTOS DE: PROGRAMAS PRESUPUESTOS NORMAS REGLAMENTOS: DEFINICIÓN DE: OBJETIVOS POLÍTICAS ESTRATEGIAS RETROALIMENTACIÓN INFORMACIÓN EXTERNA INFORMACIÓN INTERNA
  43. 43. El Proceso de Planeación Planeación determina la forma de cumplir tareas, camino a seguir, medios a utilizar, tiempos requeridos, recursos INVESTIGACIÓN: 1er paso del proceso Proporciona información de hechos pasados, presentes y predicciones futuras a través de datos de fuentes internas y externas de la empresa. Estos hechos son esclarecidos a través del análisis con el uso de técnicas, medios y herramientas (entrevista, encuesta, observación, investigaciones documentales, etc.)
  44. 44. El Proceso de Planeación Entrevista: Conversación con propósito definido Técnica más importante por contenido, método y aplicación Descubre aspectos ocultos del trabajo administrativo. Encuesta: Se obtienen datos que afirman otras personas Se realiza con cuestionarios o entrevista Esquema: a. Determinación de universo b. Muestreo Formulación del cuestionario Obtención de datos Tabulación de resultados Interpretación de resultados
  45. 45. El Proceso de Planeación La Observación: Las técnicas empiezan con ella y termina con ella. Completa, confronta y verifica estudios (inv. Documental) Investigación Documental: Recolecta información existente escrita, gráfica. Utiliza fuentes internas: archivos, bases de datos Utiliza Medios: reportes, informes, . Tiene tres etapas: Recolección de información Análisis de la investigación Clasificación de la información
  46. 46. DEFINICIÓN DE METAS Enunciado que se desea alcanzar con actividades empresariales. Fines hacia donde la actividad está encaminada Todo objetivo debe ser: Concreto: Exacto índices cuantitativos posibles de cuantificar. Real: Posibles de lograrlos. Compatible: Elaborado concordancia al puesto, función. Flexible: Susceptibles de cambios Con significado inequívoco: Expresarse claramente con igual significado para subordinado y superior.
  47. 47. Jerarquía de los objetivos Se relacionan directamente con los niveles jerárquicos: Objetivos estratégicos: Definidos a largo plazo, objetivos de carácter global de la empresa. Objetivos tácticos: Se definen a mediano plazo, objetivos divisionales o departamentales. Objetivos Operacionales: Son de corto plazo, se relacionan con operaciones diarias de la empresa.
  48. 48. Estrategias  Es la forma como se dirige el cumplimiento de un plan y la consecución de las acciones programadas.  Responde a la pregunta ¿Cómo? Consisten en las formas o caminos para hacer mayores las fortalezas, aprovechar al máximo las oportunidades, transformar las debilidades en fortalezas y los riesgos o amenazas en oportunidades
  49. 49. POLÍTICAS Son planes tácticos y se definen como líneas de acción o conducta que se aplica en las acciones administrativas. Son de vital importancia para coordinar y controlar las funciones de planeación ya que fijan los límites dentro de los cuales deben funcionar determinadas actividades o unidades.
  50. 50. EJEMPLO CONCENTRADOR VISIÓN.. …Buscar la verdad y formar al hombre a través de la ciencia para que sirva a la sociedad  POLITICAS  OBJETIVO 1.  META 1.1  ESTRATEGIA 1.1  ESTRATEGIA 1.2  ESTRATEGIA 1.3  ESTRATEGIA 1.4  Que se eleve el rendimiento estudiantil del Nivel Medio Superior  Elevar el rendimiento estudiantil de los alumnos de primer año de la Escuela de Administración en un período de cinco años.  Lograr un incremento en el rendimiento estudiantil de los alumnos de la Escuela de Empresas para 2012 en un 20%.  Promover la orientación vocacional.  Establecer programas de recuperación para alumnos con problemas de rendimiento.  Modificar las normas de evaluación académica.  Implementar el programa de tutorías
  51. 51. ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS Y PRESUPUESTOS PROCEDIMIENTOS Son planes operacionales, se consideran igualmente como una guía que orienta la forma de ejecutar una labor, el procedimiento principalmente está enfocado hacia la prevención de improvisaciones. Los procedimientos se orientan hacia el conocimiento de los objetivos, establece las responsabilidades y presenta más detalles de cómo realizar.
  52. 52. PROGRAMAS Antes de una iniciativa, se establece una cronología y la prioridad de cada etapa y actividad que debemos cubrir, antes de llegar al resultado final, como el tiempo es un elemento vital, hay que planear la mejor forma de utilizarlo.  Se puede ocupar de cada problema que surja, cumplimiento cada etapa con la prontitud y eficacia que nos permite nuestra capacidad, o bien, hay que pensar anticipadamente un orden, de las actividades que facilite la realización del programa dentro del tiempo predeterminado. El programa es una serie de etapas, que debe cumplirse para lograr un objetivo, y cada una de las cuales, exige una determinada cantidad de trabajo y de esfuerzo mental y físico. Flujogramas, cronogramas, graficas de Gantt
  53. 53. FLUJOGRAMAS
  54. 54. CRONOGRAMA Secuencia detallada de las actividades que se van a ejecutar para alcanzar los resultados propuestos. FECHA ACTIVIDAD 05/04/2007 Reuniones del Grupo de Trabajo 06/04/2007 Diagnóstico de Riesgos Urbanos en el Area Trujillo 07/04/2007 7o Taller – Evaluación de RADIUS y definición de nueva estrategia 08/04/2007 Informe sobre los posbles daños y riesgos de los alrededores de la ciudad de Trujillo. 09/04/2007 Seminario de Inducción a RADIUS 10/04/2007 (Reunión de GTR) 11/04/2007 Presentación de la Propuesta de Programa RADIUS para S. Salud
  55. 55. GRAFICA DE GANT EVENTO E F M A M2 J0 J0 A2 S O N Reunione s de l Grupo de Traba jo Diagnóstico de Rie sgos Urbanos de la c iudad de Trujillo. 7 o T a lle r – Eva lua c ión de RADIUS y de finic ión de nue va e stra tegia
  56. 56. PRESUPUESTOS Planes operacionales que se relacionan con la programación de los recursos. Manifestación financiera de los ingresos y gastos estimados. Se elaboran tanto para periodos determinados, así como para actividades o acciones definidas. Se relaciona con las fuentes que proporcionaran los recursos y las aplicaciones del mismo.
  57. 57. PRESUPUESTOS Presupuestos:  Ventas  Producción  Marketing  Compras  Gastos administrativos  Eventos  Viajes  Lanzamiento de libro  Coctel
  58. 58. PRESUPUESTOS I II III IV TOTAL Ventas esperadas en unidades Gastos variables Adm y Ventas/unid. Gtos. Gen. variables presupuestados Gastos administrativos y ventas fijos Publicidad Seguro Salarios de oficina Arrendamiento Impuestos Total Gtos. Adm y Ventas Fijos Total Gtos. Adm y Ventas Presup EMPRESA PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS Y VENTAS TRIMESTRES
  59. 59. Normas y Reglamentos Son planes sumamente específicos y se preparan con el objeto de restringir el comportamiento inadecuado del personal, así como de las demás unidades integrantes de la empresa.
  60. 60. REGLAMENTO Colección ordenada de reglas o preceptos que, por autoridad competente, se dan para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una escuela, una dependencia o un servicio. En todo grupo de personas existen reglas, a veces escritas y otras veces no escritas, por ejemplo en nuestras casas tenemos ciertos deberes, y aunque no estén plasmado en ningún escrito, sabemos que debemos cumplirlos. Este reglamento establece las obligaciones y derechos que tenemos al ser parte de un ente social. La aplicación de un reglamento muchas veces es motivo de controversia, ya sea por desconocer los derechos y obligaciones, o bien, porque los encargados de aplicarlo hacen una interpretación distinta.
  61. 61. REGLAMENTO CAPITULO PRIMERO I.- De los derechos de los propietarios Artículo 1º Todo propietario tiene derecho a exigir el cumplimiento de las obligaciones emergentes del presente reglamento y/o del de copropiedad y administración. II.- De las obligaciones de .los propietarios Artículo 3º Todos los propietarios, inquilinos, ocupantes, visitas y personal de servicio están obligados a observar estrictamente el presente reglamento interno. Les está prohibido : a) Guardar y/o depositar dentro de sus respectivas unidades y/o en los paliers, escaleras y otros lugares comunes del edificio, toda clase de materias explosivas, inflamables y/o asfixiantes que puedan significar un peligro o que produzcan emanaciones molestas; Se obligan a: s) En caso de ceder el uso de sus respectivas unidades a otras personas a cualquier título que t) CAPITULO SEGUNDO III.- De las obligaciones del Administrador Artículo 5º Sin perjuicio de lo establecido en el reglamento de copropiedad y administración acerca de las obligaciones del administrador, fíjanse las siguientes normas a las cuales éste deberá ajustar su cometido:

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