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“Gestionar documentos en papel tiene para esta empresa un coste estimado de 14.915,23 euros al año”Una cifra nada despreci...
Calculemos pues, en primer lugar, el tiempo que van a utilizar con el nuevo sistema los dos empleados gestionandodocumento...
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Por último, queremos hacer hincapié en que no todos los proyectos de digitalización devolverán los mismosresultados. Son m...
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El ROI de mi proyecto de Digitalización y Gestión Documental
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El ROI de mi proyecto de Digitalización y Gestión Documental

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Cuantificar los beneficios y costos reales de un proyecto es un paso fundamental a la hora de decidir invertir dinero en un proyecto de gestión documental.
En este documento aprenderás cómo calcular costes de: almacenamiento, gestión, búsquedas y otros costes relacionados con la gestión documental.
Evaluar el ROI es una de las prácticas más utilizadas por cualquier grupo de compra de una herramienta software B2B, y consigue tener una aproximación bastante aproximada en cuanto a tiempo de amortización del proyecto, osea cuándo consigo empezar a ahorrar dinero y cuánto dinero en total puedo conseguir ahorrar durante los próximos cinco años.
Este análisis tampoco deja fuera otros tipos de ahorro y beneficios, como la seguridad o la movilidad proporcionada por la digitalización.

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El ROI de mi proyecto de Digitalización y Gestión Documental

  1. 1. ara explicar los cálculos que deben llevarse a cabo, iremos proponiendo algunos datos, que aunque de carácter demostrativo, tratan de ser lo más ajustados posible a la realidad.Nota: Todos los trabajadores de este ejemplo cobrarán el Salario Mínimo Legal Vigente en España, de 641,10 €.PASO 1: Determinar los Costes del Sistema ActualDetermina los costes reales de mantener tu sistema documental en papel, para ello, ten en cuenta costes como lossiguientes:* La persona del ejemplo se encuentra cobrando el salario mínimo legal vigente (SMLV).* El coste de las contribuciones a la SS en España según la normativa vigente puede variar de un 32 a un 35%.* Según estudio de PriceWaterhouse Coopers (Tiempo estimado que tarda una persona archivando un documento enun sistema de archivo de documentos en papel bien estructurado).PDATOSTamaño de la empresa: 50 personasDocumentos gestionados/día: 100 documentosNo de armarios archivadores: 3 archivadoresDimensiones de los armarios archivadores: Ancho 41cm, Alto 104 cm, Fondo 50 cmPersonas que trabajan gestionando estos documentos: 2 personasPersonas que necesitan encontrar documentos para la realización de su labor diaria: 10 pers.Definiendo elContexto
  2. 2. * En el calculo de los metros cuadrados necesitados se toma en cuenta también el espacio requerido para abrir loscajones del armario.* En Madrid en 2010 según Cushman & Wakefield Consultora Inmobiliaria.Para simplificar los cálculos de costes, hemos obviado el coste de tener que volver en muchos casos a generar orecuperar un documento perdido (por ejemplo, ponerse en contacto con un proveedor para ver si puede enviar unacopia de la factura, volver a elaborar un informe extraviado, etc).No obstante, sería interesante que hicierais una aproximación más completa de lo que puede significar en términos dedinero la pérdida de documentos.Incluyendo al menos estos costes, ya podemos hacer una estimación bastante cercana de cuanto le cuesta a la empresaseguir trabajando con un sistema documental en papel.
  3. 3. “Gestionar documentos en papel tiene para esta empresa un coste estimado de 14.915,23 euros al año”Una cifra nada despreciable que la empresa debe soportar año tras año.Haz una estimación de los beneficios que la empresa obtendría con el nuevo sistema de digitalización. Recuerda quepara escoger el sistema que mejor se adecue a las necesidades de la empresa tendréis que considerar múltiplesfactores, como el tipo de documentos que se van a digitalizar (estructurados o no estructurados), la posibilidad queos brinda la solución de captura de trabajar con lotes de documentos, qué procesos se pretende automatizar y latasa de precisión que la herramienta de digitalización ofrece.Para saber más sobre como escoger una buena solución de captura pregúntanos por otros artículos como:6 Pasos Para Liberar A Tu Empresa Del PapelComparativa de Herramientas de CapturaContinuemos. Vamos a suponer que la empresa del ejemplo elige un sistema como Athento para almacenamiento ycaptura de toda su documentación, junto con un escáner Fujitsu fi6130 capaz de digitalizar de 40 a 80 páginaspor minuto.Con el nuevo sistema, el proceso para gestionar cada nuevo documento recibido sería el siguiente:1. Una persona se encarga de poner los documentos en el escáner.2. Athento recibe los documentos en una carpeta monitorizada.3. Athento aplica tecnología semántica y otras para reconocer cada documento en la carpeta monitorizada.4. Athento extrae la información relevante de cada tipo de documento.5. Athento guarda de manera digital el documento en el sitio que le corresponda según su tipología.Como puedes ves, en el caso de Athento, la intervención de una persona en el proceso de gestión de un nuevodocumento se limita a colocarlo en el escáner. Este es uno de los beneficios cruciales que hay que cuantificar. Otrofactor fundamental son las tasas de acierto, pues si el sistema no es capaz de reconocer un documento o extraer susdatos, una persona tendrá que hacer el proceso de manera manual.PASO 2: Estimar Los Beneficios Del Nuevo Sistema
  4. 4. Calculemos pues, en primer lugar, el tiempo que van a utilizar con el nuevo sistema los dos empleados gestionandodocumentos:*Este tiempo está calculado para 80 documentos que en el caso del ejemplo es el número de documentos máximoque procesa el escáner. Una persona se tarda 30 segundos colocando un lote de 80 documentos en un escáner.La extracción de datos y clasificación manual, se calculan a partir de las tasas de acierto, si el sistema hace bien sutrabajo sólo un 98% de las veces, en el 2% de las veces una persona tendrá que llevar a cabo el trabajo de maneramanual.Sigamos considerando otros beneficios, esta vez aquellos costes que nos ahorramos eliminando gastos dealmacenamiento físico.BeneficiosReducción costes por tiempos ahorrados en trabajo del personal 8.981,54 €
  5. 5. * Al almacenarse de manera digital la información los costes de alquiler de espacio se reducen a 0.Athento posee una característica denominada Autottaging que reduce el tiempo de búsqueda de documentosmanteniéndolos accesibles agrupados mediante categorías en una nube de tags. Encontrar documentos medianteeste mecanismo reduce el tiempo de búsqueda a 15 segundos por documento (en promedio). Vamos a calcular elbeneficio usando esta herramienta de búsqueda de documentos.
  6. 6. “Con el nuevo sistema documental sobre Athento, la empresa del ejemplo gastaría14.722,73 euros menos”.Ya estamos cerca de poder calcular el ROI de nuestro proyecto de digitalización; pero antes, por supuesto,necesitamos saber cuál es la inversión que vamos a llevar a cabo.* No es obligatorio, pero si aconsejable contratar un servicio de soporte por los años siguientes al de la inversión.Estos precios son aproximados y podrán variar según componentes añadidos o requerimientos de desarrollosespecíficos.Una vez sepamos la cuantía de la inversión, podremos proseguir a calcular la tasa de retorno de la inversión. Vamosa hacerlo con un límite temporal de 5 años.PASO 3: Saber Cuándo Se Recuperará La Inversión
  7. 7. Para estos cálculos se ha considerado que se tarda un mes y medio para poner Athento a pleno rendimiento, por lotanto, durante el primer año sólo se generan ahorros 10,5 meses. En estos datos se puede observar como, a partirdel 2 año la inversión se ha recuperado al completo.“Un ROI de un 87% significa que hemos hecho una gran inversión,no sólo recuperando el dinero invertido, sino también produciendobeneficios”.
  8. 8. Por último, queremos hacer hincapié en que no todos los proyectos de digitalización devolverán los mismosresultados. Son múltiples los factores que afectarán los rendimientos del proyecto, y uno de ellos es sin duda, lasdecisiones que hagamos en materia de adquisiciones tecnológicas. Pero no tanto como porque distintas solucionessoftware o hardware tienen distintos precios, sino porque (en especial en temas de software) no todas lasherramientas son igual de eficientes.Por ejemplo, si hubiésemos elegido un gestordocumental como Nuxeo junto con una aplicación decaptura como Ephesoft, buscando un documento delque no sabemos sus datos exactos, nos tardaríamos45 segundos más y el proceso de autoclasificacióncon estas herramientas tiene una tasa de eficiencia del75%.Si consideramos que todos los demás factores semantienen constantes (costes del sistema anterior,precio, tiempo de implantación, etc.), los beneficios severían reducidos. Vamos a verlo.La solución que escoja SÍ afecta mi ROI
  9. 9. Como se puede apreciar, esta parte de cambios significaría recuperar lainversión un año después de lo que se haría con Athento.Esperamos haber sido de ayuda, pero recuerda que siempre puedes contactarnos en:yerbabuena@yerbabuena.esTwitter: @yerbabuenasoftwww.yerbabuenasoftware.com

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