Athento Expedientes Electrónicos

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No todos los gestores documentales están diseñados para el manejo de expedientes, Athento Expedientes Electrónicos ha sido creado específicamente para facilitar el trabajo con ellos. Descubre sus ventajas!

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Athento Expedientes Electrónicos

  1. 1. ¿Por qué usar un gestor documental para ayudarnos en la gestión de expedientes?La actividad de muchas empresas e instituciones se sustenta en la gestión de expedientes, por ejemplo, las empresas de labanca, seguros, educación, etc. Desafortunadamente, el manejo de expedientes trae consigo algunas dificultades y problemáticasparticulares para las empresas: Gestionar expedientes significa, normalmente, trabajar con un volumen elevado de documentos. Los problemas relacionados con la gran cantidad de documentos empeora exponencialmente si dichos documentos se encuentran en formato papel. Los trámites a los que se someten expedientes se componen de tareas interdependientes. Cualquier error durante el flujo de ejecución de tareas desemboca en un trámite que entrega resultados no deseados.Un sistema de gestión documental orientado a expedientes permite obtener el máximo rendimiento sorteando estas problemáticasporque... Elimina el desorden documental y evita la posible pérdida de documentos. Otorga recuperación casi inmediata de documentos y expedientes previamente almacenados. Reduce el uso del papel y los costes de almacenamiento asociados a este. Mediante flujos de trabajo otorga mayor control sobre las tareas que componen un trámite, incidiendo en el resultado final.¿Por qué Athento Expedientes Electrónicos y no un gestor documental cualquiera?No todos los gestores documentales están diseñados para el manejo de expedientes, Athento E.E ha sido creado específicamente parafacilitar el trabajo con ellos. Además, con Athento E.E podrás... Tener la estructura de expediente que se adapte a tus Captura Aplicación: Búsquedas necesidades y manejar varios tipos de expedientes Almacenar otros tipos de documentos que NO forman parte de expedientes. Acceder a tus expedientes mediante una plataforma web adaptada a tu imagen corporativa. Navegar por distintos niveles: Por la estructura física en la que han sido almacenados los expedientes, por documentos en general o por categorías (Por ejemplo: contratos, actas, polizas, etc.) Buscar en el interior de un expediente -búsquedas locales- o a nivel de todos los documentos almacenados en el gestor - búsquedas globales.
  2. 2. Definir flujos de trabajo asociados a expedientes: Se Captura Aplicación: Workflows pueden especificar tareas que componen un proceso al que se encuentren asociados expedientes, de manera que diferentes empleados puedan revisar, aprobar y controlar los documentos sometidos a dicho proceso. Los miembros del equipo serán notificados de tareas pendientes y podrán deshacer tareas ya efectuadas. Mantener el control de los expedientes mediante históricos de cambios. Almacenar de manera fácil y rápida nuevos documentos, ya que el sistema es capaz de sugerir las posibles ubicaciones de acuerdo al tipo de documento y número de expediente. Esto es muy útil, cuando se tienen estructuras complejas de expedientes y un gran volumen de documentación. Digitalizar documentos desde la plataforma, sin tener que acceder a la aplicación propia del escáner. Subir al gestor documentos vía correo electrónico. Sólo hay que indicar en el asunto el número de expediente al que pertenece el documento.¿Quieres saber más?No te lo pienses, pregúntanos. Podemos ayudarte, sólo tienes que contactar con nosotros. Estaremos encantados dehablar contigo. www.yerbabuenasoftware.com/contacto

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