E-mail使用中的细节

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电子邮件的使用

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E-mail使用中的细节

  1. 1. E-mail 使用中的细节 “有一次,我在争取一位新客户。那位经理让我当晚把报价给他。 他在一家高科技公司工作,而且名片上印着他的 E-mail 地址,所以我 以为可以通过 E-mail 把报价发给他。后来当我打电话去确认时,他居 然说他没收到—原来他每天只查一次 E-mail 邮箱,很有可能错过了。 他告诉我,他更希望收到通过传统方式发送的包裹—就是那种连夜快 递。当时,我就是没想到要问一下。” 1、知道写作中的规则。 许多人觉得 E-mail 是种比较随便的方式,所以可以忽略语法、拼 写和打字错误。这种想法是错误的。你的写作质量永远都是重要的。 一条信息,无论是什么样的书写或发送方式,都能反映出你和你的工 作质量如何。 2、学习你所用系统的工作方式。 还要随时学习公司规定的正确的 E-mail 使用方法。 3、不要给别人的 E-mail 邮箱造成负担。 尊重他人的“电子空间” 除非必要, 。 否则不要给别人发 E-mail, 而且,只发给必要的人。许多人并不喜欢收到笑话或广告之类的东西。 4、未经允许,不要随意散发别人的 E-mail 地址。 5、除非你确定你的新客户习惯这种交流方式,否则不要给他们 发 E-mail。
  2. 2. 你习惯使用 E-mail 并不意味着所有人都习惯。别人的名片上有 E-mail 地址并不能说明他们真的使用 E-mail。我有个同事就非常痛恨 别人给她发 E-mail,她希望与对方谈话,因为她觉得通过谈话她可以 更有效地判断对方的需要和心情,从而更好地服务于客户。 6、定期查收 E-mail,不要堆积邮件。 7、在合理的时间段内定期回复 E-mail。 惯例是 24 小时之内。如果对方要求立即回复而你做不到,应该 让他知道你何时能够得到所需信息。 8、除非某条信息确实很紧急,否则不要把它标注为“紧急”。 否则,你会得到一个网上“狼来了”的称号。 9、如果对方只希望你一个人看到,就不要把他的 E-mail 转发给 其他人。 10、如果可以,使用“不在办公室自动回复”功能。 你不在办公室时,它会自动回复。你可以在自动回复中说明什么 时候能回来以及对方很急的话应该与谁联系。 11、如果必要,做好 E-mail 的备份。 如果你发的 E-mail 时间性很强,最好使用 E-mail 系统中提示你对 方收到时间的功能。然后把这封 E-mail 的内容打印出来或保存在你的 文档中,以防万一。 12、打开 E-mail 之前一定要先查毒—尤其是当你的电脑处于某个 网络之中,可能会危及整个部门或公司的时候。 2000 年的“爱虫病毒”只用了两天就几乎让美国瘫痪。如果是
  3. 3. 你打开了带病毒的 E-mail,然后散布到整个网络,你会显得很愚蠢而 且不专业。根据经验,永远不要打开不认识的人发来的附件。 13、确定你发送的文件没有遭到破坏。 如果需要 E-mail 或共享某些文档,首先要保证你有一套很好的防 毒程序。发送不安全的文档是不礼貌的,也是轻率的。 14、E-mail 的内容要简短。 一般 E-mail 的长度应该保持在一屏,通常为 25 行左右。 15、段落要短。 即使打印在纸上,要集中精力读很长的段落也很困难,更何况是 在电脑屏幕上。 16、给出主题,不要发送没有标题的邮件。 这样对方就会把精力集中在你的主题上。有些人甚至会忽略那些 没有主题的 E-mail。 17、不要过多使用大写字母。 这适用于发送英文的 E-mail。E-mail 中的大写字母相当于大吼大 叫,而且也不利于阅读,读起来比较费劲。 18、每条信息只涉及一个主题。 19、要校对。 别人会注意到你的错误,而且,有些人会据此来对你进行评价。 记住,在屏幕上很难发现错误。最好大声朗读出来,然后寻找自己的 错误,或者打印出来,在纸上进行校对。使用你的拼写检查器。如果 你的 E-mail 没有这个功能,可以复制 E-mail 然后粘贴到 Word 程序中
  4. 4. 检查。 20、不要在工作时间内收发私人 E-mail。 许多公司都有 E-mail 监视系统,而且会严厉批评那些收发私人 E-mail 的员工。在家里设立私人的 E-mail 邮箱很容易。 21、不要发送任何涉及公司保密信息的 E-mail。 因为一旦发送出去,你不知道谁会看到这条信息。 22、如果有些话你不愿意当面说,也不要写在 E-mail 中。 虽然有些时候,你可能希望先通过书面表达一下,但是,一般情 况下,不要把 E-mail 当作一种逃避冲突或棘手谈话的方式,比如,批 评或解雇某人。 23、在愤怒或烦恼的时候,不要发 E-mail。 这种时候很容易发送 E-mail,但是事后也很容易后悔。这种时候, 至少应该给自己 24 小时的时间冷静一下,然后再决定是否还要发送 这封 E-mail。 24、不要用 E-mail 代替表示感谢的便笺。 有时候,需要手写的感谢便笺,这时,不能用 E-mail 代替。文具 和你的笔迹会让这张便笺更人性化,当然,有时候,发一封表示感谢 的 E-mail 同样有效。 25、不要在结尾处使用 E-mail 符号。 并非所有人都明白: )代表笑脸的意思,虽然很多人都用这个符 号来结尾。

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