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Tareas del asistente administrativo

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Tareas del asistente administrativo

  1. 1. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DIARIO Organización del área de trabajo Cada herramienta de trabajo debe estar en su lugar ya que esto facilita el trabajo. Mantener la oficina desorganizada aumenta errores, esfuerzo físico y se pierde tiempo en buscar cada cosa. Sugerencias que aplican a la mayoría de los trabajos  Tener la superficie del escritorio ordenada.  Tener el teléfono en el lado más cómodo para facilitar la toma de mensajes, debe haber una libreta y bolígrafo cerca para tomar mensajes.  Evaluar qué equipo se necesita en la superficie del escritorio.  Mantener los materiales en su gaveta.  La gaveta más cercana a la computadora debe ser para el papel con membrete.  Coloca la computadora en una esquina del escritorio para que la superficie del mismo este más libre posible. Hacer un plan de trabajo diario Plan diario – Consiste en las tareas que se deben realizar. E l asistente debe hacer un plan de trabajo diario al finalizar cada día. Para hacer esto se consiguen libretas con títulos con Asuntos, Para hacer hoy y Pendientes. También están las utilidades de la computadora como “Tasks to do” o el calendario electrónico. Otras formas son las listas o crear un método personal. Se debe dejar un tiempo para imprevistos que surjan. Hábitos que ayudan a realizar un plan diario  Puntualidad  Comenzar a tiempo, no quedarse hablando con compañeros.  Fijar prioridades  Clasificar las tareas y establecer prioridades: -Urgente: hay que hacerlo ahora. No puede esperar. -Para hoy: se puede hacer en el día. -Lo que puede esperar: puede hacerse en la semana.
  2. 2. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS Cuando la asistente llega a la oficina           Cotejar el plan diario. Dejar copia del plan diario en la oficina del ejecutivo. Cotejar el trabajo y sacar las tarjetas o documentos para ese día. Marcar las tareas que se realizan. Marcar las que necesitan seguimiento. Añadir otros asuntos nuevos. Cotejar si el ejecutivo trabajó hasta más tarde el día anterior y dejó instrucciones. Revisar la máquina de facsímil para ver si se recibieron documentos. Escuchar los mensajes de la grabadora. Archivar documentos diariamente. Sugerencias para adquirir buenos hábitos de trabajo       Hacer el trabajo bien desde la primera vez. No dejar tareas inconclusas. Hacer las tareas más difíciles por la mañana. Dejar tiempo para reponer energía. Ambiental el área para trabajar con documentos confidenciales. Agrupar las tareas que se relacionen para evitar que se pierdan. Sistemas de Recordatorios Manuales Tarjetero – Consiste de tarjetas generalmente tamaño 3”x5, y guías rotuladas con los meses y días del año. Se usa para anotar las actividades pendientes, fechas límites y otra información para recordarle al asistente lo que debe hacer. Archivo – Es un sistema de recordatorio manual que utiliza cartapacios. El proceso es igual al del tarjetero excepto que permite colocar material relacionado con el tema. Sistemas de Recordatorios Electrónicos Calendarios electrónicos – Es una función de muchos programas para computadoras que permite anotar las citas y actividades de la oficina. Programas PIM – Algunas empresas tienen este tipo de programa para los ejecutivos. Es un sistema integrado de base de datos con una función de calendario, que facilita la planificación de compromisos y evita que estos conflijan.
  3. 3. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS MODELO DE PLAN SEMANAL Plan Semanal Fecha:_________________ Nombre: ____________________________________________________________________________ ACTIVIDADES (Actividades necesarias para hacer los objetivos) Prioridad Tiempo Necesario Día
  4. 4. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS Date: Item Priority Time Needed Done □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Notes: Scheduled Events 7:00 7:15 7:30 7:45 8:00 8:15 8:30 8:45 9:00 9:15 9:30 9:45 10:00 10:15 10:30 10:45 11:00 11:15 11:30 11:45 12:00 12:15 12:30 12:45 1:00 1:15 1:30 1;45 2:00 2:15 2:30 2:45 3:00 3:15 3:30 3:45 4:00 4:15 4:30 4:45 5:00 5:15 5:30 5:45 6:00 Evening
  5. 5. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS EL ROL DE ANFRITRIÓN DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO Atender Visitantes La mayoría de las personas que visitan una compañía lo hacen en búsqueda de algún servicio. Los visitantes que se reciben en una oficina los podemos clasificar en dos: primero, visitantes con cita y segundo, visitantes sin cita. Visitantes con citas Ya tiene un tiempo separado en el calendario del ejecutivo, por lo tanto requiere de menos tiempo de atención. Si no se le puede atender, ofrécele excusa y explicar. Planificar si el cliente con cita tomo más tiempo del programado. Visitantes sin cita Debe conocer los procedimientos y las normas y reglas de la oficina y de la empresa. Visitantes comunes:       Superiores del ejecutivo. Compañeros de trabajo. Amigos íntimos del ejecutivo. Familiares. Vendedores y propagandista. Público en general (extranjeros, ancianos, deambulantes). Otros visitantes sin cita:  Pedir cortésmente que se identifique y explique el propósito.  Conceder al visitante una cita para una fecha próxima.  Si el asunto tiene urgencia, consultar al ejecutivo si entre una cita y otra puede recibir al visitante. La llegada del visitante  Interrumpir el trabajo que está realizando y prestar todo su atención.  Recibir al visitante con un saludo cordial.  Si el asist. adm. está en el tel. debe sonreír al visitante y hacerle un gesto invitándolo a sentarse.  Identificarse ante el visitante.  Anunciar al ejecutivo que el visitante ha llegado.  Escoltar al visitante hasta la oficina del ejecutivo.
  6. 6. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS La Estadía    Invitar al visitante a sentarse. Ofrecer café o algo de tomar. Proveer material de lectura. La despedida El asistente administrativo puede escoltarla hasta la salida y despedirse cortésmente. El oficial de seguridad o la recepcionista se comunica con la persona con quién el visitante tiene cita. El empleado con quién el visitante tiene la cita lo recibe y los escolta hasta la oficina. Calendario de Citas El asistente es responsable de mantener el calendario de citas del ejecutivo. El calendario se incluye: las citas personales con clientes que tiene el ejecutivo, reuniones de comités a juntas, fechas límites para entrega de documentos y viajes. Cancelar citas Suceden situaciones imprevistas que afectan el calendario de citas del ejecutivo. Debe notificarse a los clientes citados mediante llamada telefónica si el tiempo lo permite. El asistente debe tener alternativas disponibles para ofrecer al cliente y asi coordinar la nueva cita. De igual forma, sucede en ocasiones, que el cliente llama para cancelar una cita y coordinar para una futura ocasión. Calendario Electrónica Estos programas de computadoras que ayudan a evitar conflicto en horas y duplicidad de citas para un mismo día. Cuando se individualizan previamente los programas, estos permiten seleccionar un salón de reuniones, cotejar la hora disponible de todos los participantes y enviar una notificación automática a cada buzón electrónico sobre el día, hora y lugar de la reunión o compromiso. Atender clientes por teléfono Contesta la llamada con amabilidad, eficiencia, interés en ayudar y conocimiento, sino que puede comunicar también todo lo contrario.
  7. 7. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS Contestar llamadas               Contestar el teléfono antes del tercer timbre Hablar con voz clara y suave, el tono no debe ser ni alta, ni muy bajo. Utilizar un saludo cordial y respetuoso. Tener a mano libreta y lápiz para anotar los mensajes. No comer o mascar chicles. Terminar cualquier conversación que se hubiera comenzado antes de contestar el teléfono. Saludar cortés y brevemente. Identificar la persona que habla. Escuchar atentamente lo que el interlocutor tiene que decirnos. Tomar notas del mensaje. Si la llamada es para otra persona, transferirla. Si la llamada es importante y el ejecutivo no está, transferirlo a otra persona en la empresa. Despedirse cortésmente. Colgar suavemente el aparato telefónico. Tomar mensajes telefónicos       Nombre completo de la persona que llama. Nombre de la empresa que la persona que llama representa. Fecha y hora de la llamada. Número de teléfono(s) de quién llama. Mensaje (debe ser breve, con detalles y la acción por tomar). Firmar o iniciales de la persona que tomó el mensaje. Transferir la llamada  Informar a la persona que llamo que se le va a transferir a otra persona y explicarle por que se le va a transferir. Darle el nombre de la otra persona, y la extensión o número de teléfono al cual se va a transferir la llamada.  Asegurarse de que la persona a quien se va a transferir la llamada está disponible para atenderla y que puede ayudar a quien llama.
  8. 8. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS Mantener clientes en línea de espera  Conocer bien el procedimiento que debe seguir para dejar una llamada de espera (‘hold”) y así evitar que se interrumpa.  Obtener consentimiento de la persona que está al teléfono para dejarlo en espera.  Dar a la persona que llama un estimado del tiempo que tendrá que esperar.  Si la persona optó por esperar en línea, debe oprimirse el botón de espera (“hold”) para evitar que la persona escuche lo que pasa en la oficina.  Si la persona prefiere que se le llame más tarde, el asistente debe asegurarse de anotar el número de teléfono correcto y contestarle lo antes posible. Contestador Automático (Voice Mail)  El saludo/mensaje que va a escuchar el que llama debe hacerse en un tono de voz claro y agradable.  El asistente debe identificar la empresa e identificarse en la grabación.  Los instrucciones que se ofrecen en el saludo/mensaje deben incluir el nombre y teléfono.  El saludo/mensaje debe cambiarse periódicamente para que se ajuste a situaciones particulares. Otras consideraciones  Mantener un directorio con los números telefónicos y nombres de los         clientes más frecuentes. No utilizar el teléfono para originar llamadas telefónicas personales. No informar el número de teléfono de amigos y familiares para que le llamen en horas laborales. Hacer un registro de las llamadas de larga distancia que se originan. Cotejar éstas con la factura cuando llegue. Si usa el contestador electrónico, verificar los mensajes y contestarlas lo antes posible. Utilizar la memoria de los equipos telefónicos modernos y grabar los números más utilizados. No utilizar palabras que denoten demasiada confianza como “sí, mi amor” “gracias, corazón” etc. Usar un tono respetuoso: “Usted desea que el lo llame?” Evitar el tuteo.
  9. 9. CALL ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS For: ________________________________ AM Date:______________ Time:_______ PM M___________________________________________________________________________ Of Telephoned CALL PHONE Phone Fax # Returned Your Call area code number extension Message: Will Call Again Came to see you Wants to see you Signed For: ________________________________ AM Date:______________ Time:_______ PM M___________________________________________________________________________ Of Telephoned Phone PHONE Please Call Fax # Returned Your Call area code number extension Message: Please Call Will Call Again Came to see you Wants to see you Signed
  10. 10. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS APPOINTMENTS FOR APPOINTMENTS FOR Monday, June 11, 2007 Tuesday, June 12, 2007 TIME ENGAGEMENTS TIME 9:00 9:00 9:30 9:30 10:00 10:00 10:30 10:30 11:00 11:00 11:30 11:30 12:00 12:00 12:30 12:30 1:00 1:00 1:30 1:30 2:00 2:00 2:30 2:30 3:00 3:00 3:30 3:30 4:00 4:00 4:30 4:30 ENGAGEMENTS
  11. 11. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS REGISTER OF OFFICE VISITORS Date Time Name and Afiliation Person Asked For Person Seen Purpose of the Call
  12. 12. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS COSAS QUE NOS HACEN PERDER EL TIEMPO 1. Teléfono 2. Interrupciones entre el jefe y la secretaria. 3. Socializando con compañeros de trabajo. 4. Esperando por trabajo. 5. Esperando por otros. 6. Trabajar con información incompleta. 7. Instrucciones pobres 8. Rehacer documentos debido a errores u omisiones. 9. Pérdida de información. 10. Fallar en delegar. 11. Equipo dañado. 12. Falta de Herramientas apropiadas. 13. Poner fechas límites que no están claras. 14. Dejar las cosas para luego (Procrastinar).
  13. 13. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS RESPONSIBILIDADES FINANCIERAS Servicios bancarios Cuenta corriente – Servicio que cualquier individuo puede utilizar si cumple los requisitos exigidos por las instituciones bancarias. Efectuar pagos con dinero de la cuenta corriente. Se registran las firmas de las personas. Sirven como evidencia en caso de reclamos. Partes del Cheque Fecha Receptor Cantidad del Cheque Propósito Firma Talonario Endoso Depósitos – Transacción Financiera mediante la cual se lleva dinero al banco para sumar a las cuentas corrientes, cuentas de ahorro o a inversiones Cuentas de Ahorro – Se utilizan para conservar su dinero durante algún tiempo y obtener sus intereses. Algunas entidades ofrecen diferentes incentivos. Tarjetas de crédito – La entidad financiera asigna una cantidad máxima de dinero que puede cargarse a la tarjeta. Las compras que se realizan reducen el límite de crédito.
  14. 14. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS U na de las tareas del asistente administrativo es servir de apoyo al ejecutivo en actividades financieras, tanto en transacciones bancarias como en la preparación de documentos financieros. Realizar tareas depende del tamaño de la empresa, de la estructura organizativa, de si las tareas es parte de tus responsabilidades e incluso del grado de confianza que tenga el ejecutivo en ti. Algunas agencias tienen departamentos que se dedican a los asuntos financieros. MODELO DE UN CHEQUE 1 3 2 TECNO-MILANMAR, INC. 345 Avenida Central 487 Ponce, PR 00732-1487 Fecha: 4 PÁGUESE A LA ORDEN DE 5 Juan Lugo-Ríos Trescientos setenta y cinco con 25/100 375.25 $ BANCO DEL SUR Sucursal de Ponce Ponce, PR 00731 6 Concepto 100751270 : 1234567890 8 7 9
  15. 15. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS PARTES DE UN CHEQUE 1. Compañía que emite el cheque. 2. Fecha en que se prepara el cheque. 3. Número de cheque. 4. Persona a quien corresponde el cheque. 5. Descripción de la cantidad del cheque. Se escribe en palabras. 6. Institución financiera que avala el cheque. 7. Descripción del concepto o el propósito para emitir el cheque. 8. Número de cuenta de la compañía para que la institución financiera pueda identificarla. 9. Cantidad por la cual se emite el cheque. Se escribe en forma numérica y la cifra se escribe cercana al rayado para que no alteren la cantidad.
  16. 16. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS ARREGLOS DE REUNIONES FORMALES E INFORMALES Preparativos antes de la reunión Separar antes de la reunión en el calendario personal y en el del ejecutivo. Enviar la convocatoria o notificación. Notificar a los miembros del grupo o comité la fecha, hora y lugar de la reunión. Tanto la notificación como la confirmación pueden hacerse por teléfono, a través de un memorando o un mensaje por correo. Preparar la agenda Una agenda es una lista de los asuntos que van a tratarse en la reunión y el orden en el cual se van a discutir. Una sugerencia es enviar la agenda junto con la convocatoria o invitación para la reunión, así los miembros tienen conocimiento de los asuntos que van a tratarse. Información que se incluye en la agenda El nombre del grupo o comité. La fecha Hora de la reunión. Lugar donde se llevara a cabo. Los asuntos a discutirse y hora en que se comenzará cada asunto. Reservar el lugar de reunión Es importante que al hacer la reservación se indique: La fecha La hora en que utilizara el salón (añada 30 minutos antes y 30 minutos después de la hora de comienzo para la preparación del salón). El nombre del comité o grupo que se reunirá.
  17. 17. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS MODELO DE AGENDA ORDEN DEL DÍA Reunión Mensual de Personal Directivo Y De Verdad 18 de junio de 2007, 08:30 horas ……………………………… Saludo del Presidente 08:35 – 09:15 ……………………………… Informe del Gerente de Mercadeo 09:15 – 09:45 ……………………………… Informe del Gerente de Compras 09:45 – 10:15 ……………………………… Informe del Gerente de contabilidad 10:15 – 10:30 ……………………………… Receso 10:30 – 11:00 ……………………………… Informe de la Gerente de Recursos 08:30 – 08:53 Humanos ……………………………… Intercambio 11:45 – 12:00 ……………………………… Resumen y clausura 11:00 – 11:45
  18. 18. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS MODELO DE ACTA ACTA Reunión De Personal Directivo Y Ventas Acta 003 Fecha y hora: 20 de junio de 2007 de 08:30 a 12:30 horas Lugar: Sala de Conferencias A-15 Preside: José R. Ballesteros, Presidente Presentes: Álida Suris Alameda, Gerardo Salazar R, Elías Romero Dueños, Juan Carlos Pimentel T, Rolando Biteri Andrade, vendedores (todos). Ausentes: Ninguno Excusados: Marcos Lugo Ortiz Informes: Presidente Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Mercadeo compras contabilidad Recursos Humanos Acuerdos: Reunión Personal Directivo (miércoles próximo) Plan de Promoción Estratégica (jueves próximo) Contratación de Recursos: un vendedor y una secretaria Asuntos Pendientes: Cada gerente debe presentar por escrito un plan de desarrollo para los próximos tres años, en un plazo máximo de tres semanas. Próxima reunión: 28 de junio de 2007. Clausura: 12:30 horas ________________________________ Presidente ________________________________ Secretario
  19. 19. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS MODELO DE MINUTA MINUTAS (Nombre de la entidad u organismo) Presidente: Fecha, Hora y Lugar: Miembros: Presentes Ausentes Excusados Acta Anterior Correcciones: Informes: a) Presidente b) Tesorero c) Comités regulares d) Comités especiales Asuntos pendientes: Asuntos nuevos: Próxima reunión: Clausura Secretario
  20. 20. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS PREPARACIÓN DEL RESUME L a preparación del resume u hoja de vida (currículum vitae) es una tarea sencilla. El resume contiene la preparación académica, la experiencia del trabajo, destrezas y habilidades y los logros alcanzados. Es la forma que tiene el aspirante para vender sus conocimientos y de competir con otros aspirantes disponibles para la posición. Debe ser a maquinilla o computadora. Muchos programas de computadoras traen formatos de resume listos para actualizarse. Al preparar el resume se deben tomar en consideración los siguientes detalles: Siempre prepararse a máquina o en computadora. Nunca hacerlo a manuscrito. No incluir información falsa. Someterlo en original o en copias de buena calidad. No debe tener errores mecanográficos, manchas de tinta ni tachaduras. No debe ser tan extenso. Se recomienda que no pase de dos paginas. Solamente debe contener aquellos datos que puedan resultar de interés para el futuro patrono. Resaltar las habilidades y destrezas que pueden ayudar a lograr el empleo. No debe hacer referencias a preferencias políticas ni a credos religiosos. Partes del Resume Titulo: La palabra resume se usa de titulo para identificar el documento. Se escribe a letra mayúscula sólida, centrado y a una pulgada del borde superior del papel. Todos los títulos de las partes especiales del resume se escriben en mayúsculas solidas, comenzando al margen izquierdo. Información personal: Se incluye el nombre completo, la dirección y el teléfono. Objetivo: Se resume en una oración que expresa la razón que motiva a solicitar y la posición que se solicita. Preparación Académica: Debajo de ese título se escriben los subtítulos: universitaria, tecnológica y superior. Los estudios secundarios solo se incluyen cuando no haya estudios tecnológicos ni universitarios. Cuando se han cursado estudios de posgrado, también puede omitirse los secundarios. Al referirse a cualquier nivel de estudios, debe incluirse el nombre y una descripción de cada curso, la duración, la institución, la ciudad y la fecha (mes y año).
  21. 21. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS Experiencia: Se detalla la experiencia, comenzando con el empleo más reciente. Para cada caso se indica el nombre de la empresa, la posición que se ocupó y el tiempo de servicio, así como las tareas realizadas. Reconocimientos: Se indica el nombre de la distinción, la entidad que lo otorgó, la ciudad y la fecha. Referencias: Debajo se escriben los subtítulos: “de trabajo y personales”. Las referencias de trabajo deben incluir el nombre de la empresa, el nombre del supervisor, la posición que ocupó, la dirección de la empresa y el número de teléfono. Deben incluir el título académico o de cortesía, el nombre y apellidos, el número de teléfono y la dirección. Otra modalidad en esta sección es incluir una nota que indique que las referencias se tienen disponibles y que se suplirán si se solicitan. Si el aspirante utiliza este estilo, debe tener las referencias en una hoja de papel separada para suplirlas cuando se las soliciten. También se pueden señalar como un anexo. CARTA DE PRESENTACIÓN L a carta de presentación debe acompañar el resume. La misma se dirige a la empresa o al anunciante de la oferta de empleo. Su propósito es resumir datos que destaquen al aspirante y motiven al patrono a leer el resume. Se debe redactar en un tono formal y debe llamar la atención sobre los aspectos que solicita el patrono en el anuncio de la oferta de empleo. FUENTES DE EMPLEO Las diferentes fuentes de empleo son: Periódicos: Una primera opción es buscar en los clasificados de los periódicos del país. Estos pueden ser rotulados o ciegos. Los rotulados incluyen el nombre y la dirección de la empresa que busca candidatos. Los ciegos no incluyen el nombre de la empresa. Algunos incluyen número de teléfono. Este tipo de anuncio incluye información que no se puede verificar.
  22. 22. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS Agencias gubernamentales: Las agencias de empleo del gobierno, como el Departamento del Trabajo, son fuentes de empleo para ocupar posiciones en las empresas gubernamentales y privadas del país. Esta agencia, por lo regular da seguimiento a los solicitantes o les orienta para que pasen por la oficina y vean las ofertas de empleo que aparecen en los tablones de anuncios. Agencias privadas: Proveen personal capacitado a empresas que así lo solicitan. Proveen personal temporero y permanente. El personal temporero lo solicitan las empresas cuando tienen temporadas de mucho trabajo o por motivo de vacaciones o enfermedad de los empleados. Un beneficio es que muchas agencias ofrecen adiestramiento en tecnologías diferentes. Programas educativos: La escuela, colegio o universidad en la que estudió es otra fuente de empleo que puede consultarse. Por lo general a los maestros se les informa de vacantes que surgen y estas sirven de conexión para informar sobre empleos a sus alumnos. Otras fuentes de información pueden ser los amigos, familiares, vecinos y tablones de edictos en las distintas agencias. El Internet ayuda también en la búsqueda de empleo. Otra alternativa con buenos resultados en la búsqueda directa en las mismas empresas. SOLICITUD DE EMPLEO La solicitud de empleo es un formulario que resume la información personal, preparación académica, experiencia y referencias de una empresa. La solicitud de empleo debe acompañarse de un resume. Sugerencias al llenar la solicitud de empleo: Si consigue una copia de la solicitud de empleo antes de ir a la entrevista, debe llenarla a máquina o a tinta azul o negra. Tinta roja no es aceptable. Escribe oraciones completas y no dejes espacios en blanco, en las que no tengas contestación escribe un guion o la frase No Aplica (N/A). Evita tachaduras, borrones y cualquier otra marca que pueda causar mala impresión. Firma la solicitud. Escribe la fecha en el lugar indicado. Escribe información completa y cierta.
  23. 23. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS Modelo de Resume RESUME INFORMACIÓN PERSONAL: Nombre: Laura Vanessa Lemus Dirección: Urb. Arenas Blancas, Calle 10 D 6, San Juan, PR 00926 Teléfono: (787) 754-7685 OBJETIVO: Ocupar una posición de asistente administrativa en la cual pueda aplicar los conocimientos adquiridos en este campo, aprender nuevas técnicas y equipos y relacionarme con el público. PREPARACIÓN ACADÉMICA: Tecnológicos: Instituto Técnico Superior, Técnico de Records Médicos Caguas, Puerto Rico, mayo de 1999. Secundarios: Escuela Superior Juan García Méndez, Diploma, mayo de 1998. Otros estudios: Adiestramiento en Windows 98, 40 horas, Instituto Técnico Superior, Caguas, verano de 1999. EXPERIENCIA: Tareas: Compañía de Exportadores Globales, Zona Industrial, Planta 5, teléfono: (787) 765-2658, San Juan, PR 00901. Recepcionista y trabajo general de oficina, desde mayo de 1999 hasta la fecha. Recibir al público, recibir y contestar llamadas telefónicas, enviar y recibir facsímiles, realizar trabajo general de oficina. RECONOCIMIENTOS: La mejor recepcionista durante el mes de julio. Compañía de Exportadores Globales, San Juan, julio de 1999. REFERENCIAS: De trabajo: Personal: Compañía de Exportadores Globales, Sr. Esteban Pérez Reina, Gerente General, Zona Industrial, Planta 5, San Juan, PR 00901; teléfono (787) 765-2658. Sr. Jorge Alberto Ruiz, Profesor, Instituto Técnico Superior, Calle Celts Aguilera 125, Caguas, PR 00725; teléfono (787) 746-6868.
  24. 24. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS Modelo de Carta de Presentación San Juan, Puerto Rico ______ de enero del 200_ Sr. Alejandro Cortés Montaño Director de Recursos Humanos Servicios Médicos en el Hogar Apartado 3256 San Juan, PR 00926 Estimado señor Cortés: Me entere por los clasificados de El Nuevo Día del 2 de enero de 200_, que en su empresa se encuentra vacante el puesto de Secretaria Médica. Le adjunto mi resume en el que podrá constatar mi preparación académica en uno de los colegios más prestigiosos de nuestro país y mi experiencia laboral en dos empresas importantes de esta capital. En una de ellas fui seleccionada recepcionista del mes. Estaré muy agradecida si me concede una entrevista para dialogar sobre las cualificaciones que poseo para la posición. Tendré mucho gusto en asistir a la entrevista en el día y a la hora más conveniente para usted. Mi número de teléfono es el (787) 754-7685. Muy atentamente Laura Vanessa Lemus Anexo: Resume
  25. 25. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS ENTREVISTA En el portafolio profesional debes tener:  Por lo menos dos copias del resume y de la carta de presentación.  Copia de la transcripción de créditos de los estudios formales y certificados de adiestramiento que has asistido.  Copias de cartas de recomendación, si tienen disponibles.  Listas de referencias por si las solicitan.  Certificado de buena conducta.  Copia de cartas de reconocimiento y otros logros.  Copia de la solicitud de empleo, si ya la llenó
  26. 26. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS PREGUNTAS QUE TE PUEDEN SURGIR DURANTE LA ENTREVISTA 1. 2. 3. 4. 5. ¿Qué conoces sobre nuestra empresa? ¿Qué tareas realizaste en tu antiguo empleo? ¿Por qué dejaste tu antiguo empleo? ¿Cuáles son tus metas a corto y a largo plazo? ¿Estás dispuesto a viajar y a trabajar horas extras? 6. ¿Cuál ha sido tu mayor logro? 7. ¿Qué me podrías decir de ti? 8. ¿Has hecho este trabajo anteriormente? 9. ¿Cuáles han sido tus experiencias de trabajo? 10. ¿Por qué quieres trabajar aquí? 11. ¿Qué clase de herramientas o equipo sabes manejar? 12. ¿Cuál es tu mejor cualidad? 13. ¿Cuál es tu mayor defecto? PREGUNTAS QUE PUEDES HACER DURANTE LA ENTREVISTA  ¿Qué deberes tiene la posición?  ¿Qué beneficios existen para los empleados?  ¿Existen oportunidades de progreso?
  27. 27. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS DURANTE LA ENTREVISTA 1. 2. 3. 4. Espera para sentarte hasta que te inviten a hacerlo. Abstente de fumar o de usar goma de mascar. Mantén tu voz bien modulada. Mira directamente al entrevistador cuando le hables o escuches. 5. Controla tus hábitos nerviosos y mantén buena postura. 6. Abstente de hablar demasiado o muy poco. 7. Evita interrumpir al entrevistador. 8. Muéstrate agradable con todo el que te encuentres en la oficina. 9. Escucha al entrevistador y responde completamente a todos los aspectos de la pregunta. 10. Muéstrate positivo. No critiques tu escuela, profesores, anteriores empleadores, o actuales compañeros. 11. Dile por qué te gusta esa organización. 12. Recuerda que te empleará una persona, no una organización. La entrevista es tu oportunidad para ganar el respeto de esa persona. 13. Determina lo que pasará próximo. ¿Habrá otra entrevista? ¿Está tu record completo? ¿Cuándo esperas saber los resultados de esta entrevista? 14. Al final de la entrevista, agradece al entrevistador por su tiempo y consideración. También, agradece a la recepcionista cuando vayas saliendo.
  28. 28. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS EL DIA DE LA ENTREVISTA  Viste apropiadamente  Haz ejercicio de relajamiento y respiración mientras esperas tu turno.  Llega a tiempo a la entrevista.  Lleva los documentos necesarios y una libreta para hacer cualquier tipo de anotación.  Causa buena impresión, muestra confianza y seguridad en ti mismo. Evita sonar arrogante o exigente.  Saluda Cortésmente  Ten presente que tienes una preparación académica y experiencia que ofrecer (enfatiza tus cualidades)  Mira directamente al entrevistador  Siéntate derecho pero cómodamente  Mantente alerta  Haz preguntas sobre la empresa  Pregunta cuando no hayas entendido  Evita mencionar asuntos personales  Aprovecha la oportunidad que pueda surgir para dialogar sobre un tema en el cual estés bien versado.  No hables mal de tus maestros, de tus patronos anteriores ni de nadie que conozcas.  Al terminar la entrevista agradece al entrevistador por el tiempo brindado.  Cuando empieces en un nuevo empleo, debes evitar dar la impresión de ser un “sábelo todo”
  29. 29. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS LOS DIEZ ERRORES MÁS FRECUENTES EN LA ENTREVISTA 1. Llegar tarde 2. Llegar demasiado temprano 3. Vestir inadecuadamente 4. Saludo inapropiado 5. Ausencia de vitalidad y optimismo 6. Desconocer sus puntos fuertes 7. Fumar 8. Mirar la hora 9. Perder el Control 10. No dar las gracias
  30. 30. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS ¿CÓMO CAUSAR BUENA IMPRESIÓN EN LA ENTREVISTA? 1. Actúa con serenidad y confianza en ti mismo. 2. Saluda al entrevistador y llámalo por su apellido. 3. Habla con claridad y en forma positiva. 4. Concentra la atención en tus puntos fuertes. 5. Se buen oyente, pero no vaciles en hacer preguntas cuando sea necesario. 6. Evita dar la impresión de que sólo estás interesado en el salario que te han de pagar. 7. Asegúrate de que entiendes si te van a emplear o si van a darle más consideración al asunto. 8. Cuando consideres que la entrevista ha terminado, no la prolongues indebidamente. 9. Agradece al patrono el haberte concedido la entrevista.

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