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E Procurement

  1. 1. E-procurement, integración y colaboración en la relación proveedor-cliente. Líderes en Sistemas de Información
  2. 2. Agenda Madrid Barcelona Gijón San Sebastián Bilbao 1. Introducción Aveiro Lisboa 2. Los Sistemas ERP´s 3. La Empresa Extendida 4. El ERP Extendido o ERP II 5. E-business: Negocio Electrónico 6. E-procurement 7. Conclusiones
  3. 3. Introducción Madrid Barcelona La introducción de los Sistemas de Información (SI) Gijón y de las Tecnologías de Información y San Sebastián Bilbao Comunicación (TIC) en las relaciones empresariales Aveiro han obligado a las empresas a replantearse sus Lisboa procesos de gestión, tanto externos como internos, llegando incluso a establecer nuevas formas de organización. En un principio, el papel de los SI y de las TIC fue la integración de la información procedente de las diferentes áreas de la empresa en un único sistema.
  4. 4. Introducción Madrid En la actualidad, esa integración se extiende a la Barcelona Gijón información generada por el resto de los componentes de San Sebastián la cadena de suministros, desde clientes hasta Bilbao Aveiro proveedores. Lisboa Esta integración no sólo afecta a los costes de los procesos de gestión internos o entre empresas. Puede llegar a suponer una total transparencia en la cadena de suministros, logrando así unos índices de eficiencia difícilmente mejorables.
  5. 5. Los Sistemas ERP´s … Madrid Tradicionalmente, cada área funcional de la empresa Barcelona Gijón contaba con un Sistema de Información distinto, cada uno San Sebastián con su base de datos y sin ninguna interconexión entre Bilbao Aveiro ellos. Lisboa Las compañías se encontraban ante un Sistema de Información no integrado que hacía difícil la integración entre los diferentes departamentos, con muchas ineficiencias y gran riesgo de producirse errores humanos. Ventas Producción Logística Facturación Pedido
  6. 6. Los Sistemas ERP´s … Madrid La necesidad de integrar toda esta información dio lugar, a Barcelona Gijón mediados de los setenta, a los Sistemas de Información San Sebastián Integrados (ERP´s) que centralizan todas las bases de Bilbao Aveiro datos y la gestión de la empresa en un único sistema y Lisboa establecen la comunicación automática entre todos los departamentos. EL ERP TRADICIONAL FINANZAS RRHH Las siglas ERP corresponden a Gestión de Recursos - Contabilidad - Nómina - Cobros/Pagos - Recursos Humanos Empresariales y hacen - Analítica - Control de Presencia referencia a una serie de FABRICACIÓN LOGÍSTICA aplicaciones informáticas - Ingeniería - Ofertas, Pedidos destinadas a gestionar las - Producción - Almacenes - Planificación - Expediciones diferentes áreas funcionales - Aprovisionamientos - Facturación de la empresa.
  7. 7. Los Sistemas ERP´s … Madrid Barcelona Análisis Gijón de Datos San Sebastián Ventas Bilbao Aveiro Lisboa Proveedores Producción Clientes Logística ERP Almacén Finanzas RRHH Facturación Información y Gestión en un Sistema único
  8. 8. … Los Sistemas ERP´s Madrid Barcelona Gijón El objetivo principal perseguido por la San Sebastián Bilbao implantación de un ERP es conseguir una Aveiro Lisboa optimización de los procesos de gestión y la integración de la información de la empresa. Pero no hay que olvidarse de los riesgos asociados, como el coste de la puesta en marcha (tanto en tiempo como en dinero), la necesidad de redefinir determinados procesos de la organización o la necesidad de detectar cuales son las áreas críticas que necesitan una mayor mejora.
  9. 9. La Empresa Extendida … Madrid La evolución de los Sistemas de Información, las Barcelona Gijón Tecnologías y las Comunicaciones han perseguido la San Sebastián integración de los datos procedentes de las diferentes Bilbao Aveiro áreas de la empresa, en un único sistema que permita una Lisboa gestión y una visión global de toda la organización. En la actualidad este objetivo se ha vuelto mucho más ambicioso al querer integrar también el máximo de información generada fuera de la empresa. Es así como nace el concepto de empresa extendida para denominar a aquellas organizaciones que, además de gestionar su propia cadena de valor, también tienen en cuenta el resto de elementos que intervienen en la cadena global: desde el cliente hasta el proveedor, sin olvidarnos de los empleados.
  10. 10. La Empresa Extendida … e-business CRM ERP PLM SCM Clientes Proveed. Colaboración Empleados CRM: Gestión de la Relación con Clientes. PLM: Gestión del Ciclo de Vida de Productos. ERP: Sistemas de Gestión Integrados. SCM: Gestión de la Cadena de Suministro.
  11. 11. La Empresa Extendida … Madrid La empresa extendida obliga a prever y considerar los Barcelona Gijón efectos que puedan tener las decisiones tomadas en un San Sebastián Bilbao determinado nivel de la cadena sobre el resto de niveles. Aveiro Lisboa De esta forma, los Sistemas de Información de una empresa extendida deberían abarcar a sus clientes y proveedores y deberían ser susceptibles a los cambios que se produzcan en cualquier punto de la cadena de suministro.
  12. 12. La Empresa Extendida … Madrid Barcelona Estos nuevos sistemas de información aparecieron a principio Gijón San Sebastián de 2000 y fueron bautizados como ERP Extendidos o ERPII. Bilbao Son la base de la empresa extendida y gestionan toda la Aveiro Lisboa información generada, tanto por la propia organización como por clientes y proveedores. El ERP extendido se basa en Internet, por lo que ofrece mayor facilidad de acceso y menor coste de infraestructura. Estos sistemas, aún en su fase inicial, deberán permitir, entre otros, automatizar las correcciones y sus consecuencias en cualquier nivel de la cadena.
  13. 13. … La Empresa Extendida Madrid Barcelona Gijón La tecnología avanza a pasos de gigante y los EPR´s San Sebastián extendidos van a permitir la gestión en tiempo real de Bilbao Aveiro todos los procesos de la empresa y sus interacciones con Lisboa clientes y proveedores. Pero para que la empresa extendida sea una realidad, además de la evolución tecnológica, es necesaria una clara evolución de la cultura empresarial. Cultura Tecnología Empresarial
  14. 14. … La Empresa Extendida Madrid Barcelona Gijón Cada organización tiene que tener claro San Sebastián cual es el papel que juega dentro de la Bilbao Aveiro cadena de valor. La optimización del Lisboa funcionamiento de un eslabón de la cadena puede ayudar a mejorar el funcionamiento del resto y de esta forma, se podrá llegar a establecer relaciones en las que ambas partes sean ganadores. Esto se basa en la generación de confianza entre todos los miembros de la cadena y en una clara vocación de cambiar y mejorar.
  15. 15. El ERP Extendido o ERPII HACIA ADENTRO EL ERPII EXTENDIDO HACIA AFUERA EL ERP TRADICIONAL INTEGRACIÓN INTEGRACIÓN CON TODA LA DEPARTAMENTAL ÁREAS FUNCIONALES CADENA DE VALOR OPTIMIZACIÓN FINANZAS CON OTROS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN - Tesorería FINANZAS RECURSOS - Con Empresas del mismo Grupo OPTIMIZACIÓN RRHH HUMANOS - Con Delegaciones, Representantes, Distribuidores - Portal del Empleado - TELETRABAJO - Gestión del Conocimiento - Contabilidad - Nómina - Adecuación Personas/Puestos - Cobros/Pagos - Recursos Humanos CON OTRAS EMPRESAS - Analítica - Control de Presencia - Con Cadenas o Agrupaciones de Compra OPTIMIZACIÓN FABRICACIÓN Y PLANIFICACIÓN - Con Proveedores y Subcontratistas - Gestión de Proyectos - Con Operadores Logísticos y Transportistas - Configurador de Producto FABRICACIÓN LOGÍSTICA - Con Clientes - Integración CAD - Con Portales: Clientes, Proveedores,... - Calidad - Ingeniería - Ofertas, Pedidos CON INSTITUCIONES - Sevicio Asistencia Técnica (SAT) - Producción - Almacenes - Banca - Mantenimiento Interno - Planificación - Expediciones - Administración Pública - Recogida Automatizada de Datos en Planta - Aprovisionamientos - Facturación - Planificación a Capacidad Finita CON CONSUMIDORES FINALES - Reducción de Costes OPTIMIZACIÓN LOGÍSTICA Y VENTAS - Marketing EVOLUCIÓN FUNCIONAL/SECTORIAL REQUISITOS: - Fidelización de Clientes (CRM) - Automatización de Almacenes - Nuevas Normas Contables (NIC/NIIF) - Internacionalización, Multiidioma - Reducción Plazos Entrega - Gestión Documental - Costes de Transporte - Veticalización por Sectores de Actividad - Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) - Mejoras Funcionales TENDENCIAS EN PLATAFORMAS DE ANÁLISIS Y EXTRACCIÓN DE DATOS CONTROL DE GESTIÓN Y CUADROS DE MANDO HERRAMIENTAS DE REPORTING ORIENTADAS AL USUARIO FINAL TENDENCIAS EN PLATAFORMAS TÉCNICAS DESARROLLO DE SOFTWARE COMUNICACIONES: ACCESIBILIDAD Y MOVILIDAD ALGORITMOS DE OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN SEGURIDAD
  16. 16. e-Business: Negocio Electrónico … Madrid Barcelona Gijón San Sebastián Definición: Mejora y rediseño Bilbao Aveiro de los procesos de negocio, Lisboa utilizando Internet y las nuevas tecnologías para construir nuevas relaciones entre las empresas y su entorno. El verdadero valor del e-business está en la automatización e integración de los nuevos procesos, con los sistemas de información de la empresa.
  17. 17. e-Business: Negocio Electrónico … Madrid Barcelona Ciclo e-business: Gijón San Sebastián Bilbao Aveiro Lisboa 4º Aprovechar 1º Transformar Los conocimientos y la Procesos empresariales información 3º Gestionar 2º Crear Un entorno ampliable y Nuevas aplicaciones que seguro enlazan con las existentes
  18. 18. … e-Business: Negocio Electrónico Madrid E-business Barcelona Gijón Usar la información electrónica para mejorar el rendimiento, crear San Sebastián valor y posibilitar nuevas relaciones con clientes y proveedores. Bilbao E-commerce Aveiro Lisboa Consiste en realizar el marketing, la venta y la compra de productos y servicios a través de Intenet. B2B B2C Relaciones comerciales entre empresas Ventas de productos y servicios a Buy Side: E-procurement consumidores no Aplicaciones para gestión de empresariales las compras de la organización. Sell side Automatización del proceso de aprovisionamiento de Soluciones para el productos y servicios desde marketing y venta de la solicitud hasta el pago. productos y servicios a través de la red.
  19. 19. e-Procurement Madrid Barcelona Gijón Definición: e-procurement es la San Sebastián automatización de procesos internos y Bilbao Aveiro externos relacionados con el requerimiento, Lisboa compra, suministro, pago y control de productos utilizando Internet como medio de comunicación entre el cliente y el proveedor. Esto supone poder gestionar todas las fases que comprende el proceso de aprovisionamiento: Fases estratégicas Fases operativas.
  20. 20. e-Procurement Madrid Barcelona Caracterísiticas Gijón San Sebastián Bilbao El flujo de información se realiza en Aveiro Lisboa tiempo real Permite conocer los datos en el instante mismo de producirse algún cambio en las variables: Integración con el ERP. Acceso desde cualquier punto donde exista una salida a Internet, sin importar las distancias geográficas. Acceso restringido al personal previamente autorizado, tanto del cliente como del proveedor.
  21. 21. e-Procurement Fases y Coste integral del Proceso de Compra y Aprovisionamiento Estrategia táctica de compra Fases operativas del ciclo de compras Envío Recep. Recep. Servicio Post Definición Selección Negociac. Pago Pedidos Mercancía Factura Venta necesidades Proveed. Alto valor añadido Bajo valor añadido (determinación del precio) (tareas administrativas)
  22. 22. e-Procurement Diferentes funcionalidades EDI: Intercambio Electrónico de datos Subastas electrónicas inversas. Solicitud de ofertas Gestión de subcontratistas Planificación colaborativa. Inventarios compartidos (propiedad del proveedor, gestionado por el vendedor) Gestión de envíos de mercancía. Envío Recep. Recep. Servicio Post Definición Selección Negociac. Pago Pedidos Mercancía Factura Venta necesidades Proveed.
  23. 23. e-Procurement Madrid EDI: Intercambio electrónico de datos Barcelona Gijón San Sebastián Bilbao Aveiro Lisboa COMUNICACIONES + CENTRO SERVIDOR (BUZONES) LENGUAJE COMUN Estación Estación de de Usuario Usuario Lenguaje A Lenguaje B
  24. 24. e-Procurement Madrid EDI: Intercambio electrónico de datos Barcelona Gijón San Sebastián DECLOP / DEEAPR / DEEACL Bilbao Proveedor Cliente FIPROD Aveiro Lisboa PRICAT ORDERS ALBARA INVOIC RELENT COMPAG RELFAC INVRPT Central de Pago INVOIC COMPAG RELFAC DECLOP / DEEAPR / DEEACL
  25. 25. e-Procurement Madrid Subastas electrónicas: Barcelona Gijón Subastas inversas San Sebastián Bilbao Aveiro El objetivo es comprar algún producto o servicio al mejor Lisboa precio posible. El precio se reduce cada vez que un posible proveedor mejora su precio (a la baja). Se mejoran los precios debido a una mayor competencia entre los proveedores. Hay una relación directa entre el volumen de la compra y el ahorro en precio: A mayor volumen, más atractivo para el proveedor es hacerse con la compra y mayor la competencia desencadenada. Las claves del éxito están en unas especificaciones y unas reglas claras y una rápida comunicación con los proveedores.
  26. 26. e-Procurement Madrid Barcelona Otras funcionalidades Gijón San Sebastián Solicitud de ofertas: Es una forma de negociar precios Bilbao Aveiro menos agresiva que las subastas inversas. Lisboa Gestión de subcontratistas: Gestión on line de la situación de los trabajos enviados al exterior. Planificación colaborativa: Proceso interactivo donde clientes y proveedores cooperan continuamente en la cadena de valor y comparten información sobre la planificación de la demanda y las previsiones. Inventarios compartidos: El inventario gestionado por el vendedor es propiedad y responsabilidad del proveedor. Gestión de envíos: El proveedor informa al cliente la situación de los envíos de mercancía.
  27. 27. e-Procurement Madrid Barcelona Ejemplo: Gestión de subcontratistas Gijón San Sebastián El envío de producto a Bilbao Aveiro mecanizar en el exterior Lisboa está disponible para el proveedor desde el momento de la salida. Este deberá informar de que la recepción se ha producido. Informará de cada nueva entrega de material hasta completar el trabajo.
  28. 28. e-Procurement Madrid Modelos de Barcelona Gijón e-procurement San Sebastián Bilbao Aveiro Lisboa Modelo Distribuido vs Modelo Centralizado
  29. 29. e-Procurement Madrid Barcelona Modelos de e-procurement: Centralizado Gijón San Sebastián Bilbao Aveiro Lisboa
  30. 30. e-Procurement Modelos de e-procurement: Centralizado El gestor de contenidos externo es el responsable de desarrollar y mantener los flujos de información necesarios para que el proceso de compras se genere, permanentemente actualizados y automatizados. Proporcionan un único punto de acceso para compradores y vendedores. No hay necesidad de mantener una relación contractual entre el cliente y el proveedor.
  31. 31. e-Procurement Modelos de e-procurement: Centralizado Ejem.: www.edreams.es
  32. 32. e-Procurement Madrid Barcelona Modelos de e-procurement: Distribuido Gijón San Sebastián Bilbao Aveiro Lisboa
  33. 33. e-Procurement Madrid Barcelona Modelos de e-procurement: Distribuido Gijón San Sebastián Bilbao Aveiro El gestor de contenidos está Lisboa dentro de la propia organización compradora. Los requerimientos, necesidades y especificaciones de la empresa compradora son específicos para los proveedores de dicho sector. El proceso de compra se basa en la selección de proveedores que realiza la empresa compradora. Complejidad en la integración de los sistemas informáticos.
  34. 34. e-Procurement Madrid Barcelona Modelos de e-procurement: Distribuido Gijón San Sebastián Bilbao Aveiro Lisboa Ejem.: Introducción del Packing List y Etiquetaje en origen
  35. 35. e-Procurement Cliente: Modelo distribuido Infraestructura tecnológica necesaria Red Servidor Servidor interna ERP BB.DD. • •5 •4 00 •3 Servidor 00 •2 00 00 •1 00 •0 00 •1 00 •1 00 00 9 9 E-commerce 9 9 2 3 • •5 •4 00 •3 00 •2 00 00 •1 00 •0 00 •1 00 •1 00 00 9 9 9 9 DMZ 2 3 Cortafuegos Interno Público Desde la página web se podría establecer un link a la aplicación, a la que se accedería previa identificación. INTERNET www.xxxxxx.com
  36. 36. e-Procurement Madrid Barcelona ¿Por qué se está convirtiendo en una necesidad Gijón San Sebastián para las empresas? Bilbao Aveiro Facilita la puesta en contacto de compradores y Lisboa proveedores de todo el mundo. Mayor conocimiento de los productos en catálogo de los proveedores. Mejor conocimiento por parte de los proveedores de las necesidades, requerimientos y especificaciones del comprador Las transacciones quedan personalizadas al máximo. Da acceso a unos niveles de competitividad y exigencia cada vez mayores. Posibilita un importante ahorro en costes en cuanto a adquisición del producto o servicio.
  37. 37. e-Procurement Madrid Barcelona ¿Qué debe mostrar el cliente al proveedor? Gijón San Sebastián Bilbao Aveiro Lisboa Proyección de requerimientos futuros Inventarios reales y actualizados de cada uno de los productos. Cantidad de material recibido para facilitar procesos de facturación. Establecimiento de cantidad mínima y máxima de materia prima en planta. Procesamiento automático de información en el momento de utilizar el material en producción. ……
  38. 38. e-Procurement Madrid Barcelona ¿Qué debe mostrar el proveedor al cliente? Gijón San Sebastián Bilbao Aveiro Cantidad de material embarcado Lisboa Fecha de embarque del material Medio de transporte seleccionado para el transporte Guías para rastrear el material con el departamento de logística. Promesa en cantidad y fecha de próximos embarques. Problemas de capacidad en el suministro con el suficiente tiempo de antelación. Alertas de material defectuoso. ……
  39. 39. e-Procurement Madrid Barcelona Beneficios para los compradores: Gijón San Sebastián Se aceleran los procesos de compra. Bilbao Aveiro Se reducen los costes de transacción y operación. Lisboa Aumenta el control de los procesos y el flujo definido para los mismos. Aumenta la visibilidad de la información relacionada con compras. Facilita la labor de control de gastos al aprovechar las economías de escala. Evita que se hagan transacciones fuera de los acuerdos comerciales de la compañía (Centralización).
  40. 40. e-Procurement Madrid Barcelona Beneficios para los proveedores: Gijón San Sebastián Disminuyen los costos de transacción. Bilbao Aveiro Disminuyen los tiempos de procesamiento de Lisboa pedidos. Se facilita el manejo de catálogos personalizados de clientes y la actuación sobre dichos catálogos. Disminuyen los costes relacionados con fallos humanos en el ingreso de pedidos.
  41. 41. e-Procurement Madrid Barcelona Resultados de la aplicación de e-procurement Gijón San Sebastián Bilbao Aveiro Lisboa Variables para la medición del Porcentaje de reducción desempeño de una herramienta obtenido utilizando e- e-procurement procurement Inventarios 60% Pérdidas de materia prima 70% Costos administrativos 80% Tiempos muertos 80%
  42. 42. Conclusiones Madrid Barcelona Los beneficios económicos de la implantación del e- Gijón San Sebastián procurement aparecen poco tiempo después de su Bilbao Aveiro implementación. Lisboa La integración de las empresas es parte de las nuevas tendencias de la industria y las tecnologías de la información están ahí para hacerlo posible. E-procurement es una excelente alternativa para facilitar la integración y colaboración de una empresa y sus proveedores.
  43. 43. INFORMÁTICA 68, S.A. Zuatzu, 4 – 1º - 20018 SAN SEBASTIAN Tel: 943 31 14 55 – Fax: 943 31 17 64 www.grupoi68.es sansebastian@grupoi68.com Gracias por su Líderes en atención Sistemas de Información

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