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Exportar e importar Datos

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Exportar e importar Datos

  1. 1. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datos¿Qué es exportar?Cuando hablamos de exportar nos referimos a la forma en como llevamosnuestros datos hacia otra fuente que los va a utilizar o gestionar, puedeser otro proyecto de Excel como también un manejador de base de datos.Exportar datos de ExcelEl simple hecho de guardar nuestros proyectos en Excel ya estamosexportando la información, la cual la podemos llevar a cualquier lugar yhacer uso de ella para las diferente necesidades.Existen varios formatos en los que podemos exportar los datos de Excel,solo basta con hacer clic en el botón de office Excel y guardar como;seguidamente nos mostrara una ventana en donde podremos observar losdiferentes formatos.excelaccessmysql@gmail.com 1
  2. 2. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosCarga Masiva de Datos a MySQLLa carga masiva de datos a MySQL se realiza por la necesidad de procesargran cantidad de datos de una hoja de Excel a la base de datos en unaforma mucho más rápida.NOTA: para que la carga masiva se haga de forma correcta y sin ningúnerror, es necesario que los campos que existan en los libros u hojas deExcel coincidan exactamente con los de la tabla en la base de datos deMySQL.Es decir que si tenemos el siguiente libro de trabajo, con los datos en unahoja.excelaccessmysql@gmail.com 2
  3. 3. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosDebemos crear en MySQl para efectos del aprendizaje; una tabla quecontenga los mismos campos, naturalmente especificando el tipo de datocorrespondiente.Creando la base de datos y tablaLo primero que hay que hacer es eliminar la primera fila de la tabla yaque estos son solo títulos y MySQL los asignaría como valores lo cual noes correcto.excelaccessmysql@gmail.com 3
  4. 4. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosexcelaccessmysql@gmail.com 4
  5. 5. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosLuego Guardar el archivo de Excel en un archivo de texto plano como(.txt), por lo cual vamos a Guardar como y seleccionamos Otros formatos,Texto (delimitado por tabulaciones). También lo podremos guardar en undisco extraíble como una USB.Nos enviara el siguiente mensaje, solo debemos dar aceptar y listoY luego en sí, para que nos guarde el archivoexcelaccessmysql@gmail.com 5
  6. 6. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosSe recomienda guardar el archivo en una parte del disco donde la ruta deacceso sea corta para evitar inconvenientes más adelante, por ejemplo:F:cursobd.txt.Cargar los datos a MySQLPara cargar los datos masivamente a MySQL desde Excel solo basta con ira la consola de MySQL o cualquier gestor de bases de datos de formainteractiva y digitar la siguiente línea de código.LOAD  cargueDATA  los datosINFILE  que están en el archivo o rutaINTO TABLE Usuarios  dentro de la tabla UsuariosEsta sentencia está compuesta por tres partes.  La primera es LOAD DATA INFILE que es la sentencia o instrucción en sí.  La segunda es "F:/cursobd.txt" que es la dirección donde se encuentra ubicado el archivo de texto plano que acabamos de guardar, por este motivo se recomendó que se guardara este archivo en un parte del disco cuya ruta fuera lo más corta posible para no complicarnos al escribir esta dirección.excelaccessmysql@gmail.com 6
  7. 7. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datos  La tercera es INTO TABLE datos; donde INTO TABLE indica que debe guardar los datos en un tabla y datos es el nombre de dicha tabla.Si ejecutamos la consultaObservamos que se han insertado correctamente los datos.Si hacemos una consulta a la base datos en la tabla usuarios, debemosencontrar los datos que guardamos en el archivo que exportamos deExcel.excelaccessmysql@gmail.com 7
  8. 8. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosImportar datos a AccessEs difícil pensar en capturar manualmente todos los registros de unatabla. Es por eso que Access nos permite Importar datos desde Excel deuna manera sencilla.¿Qué es Importar datos?En informática importar datos es traer de un archivo alguna informaciónhacia otro tipo de archivo, se utiliza en su gran mayoría para incorporar auna aplicación objetos que fueron creados en otra aplicación o en algunoscasos en versiones antiguas de la misma aplicación.excelaccessmysql@gmail.com 8
  9. 9. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosLo primero que debemos tener en cuenta antes de iniciar la importaciónde datos de Access es decidir si haremos la importación hacia una nuevatabla de Access o a una tabla que ya existe en Access.  Importación a una Nueva tabla en Access: debemos tener en cuenta que para este método Access intentara asignarle el tipo de datos adecuado para cada campo de forma automática lo cual puede llevar a errores más adelante, por lo cual recomiendo revisar la asignación de los datos manualmente (lo veremos más adelante) para asegurarse de que Access haya asignado los tipos de datos adecuados en cada campo.  Importación a una Tabla en Access ya Existente: Esta opción requiere que la importación se haga directamente a ella. De manera que podremos definir los campos apropiados y el tipo de dato con antelación a la importación. Proceso de Importación de datos en AccessEl proceso de importación en Access se realiza a través de un asistente elcual nos llevara para la importación de los datos. Debemos ir a la ficha deDatos externos y dar clic en la opción Excel.excelaccessmysql@gmail.com 9
  10. 10. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosLa primera ventana del Asistente nos permitirá especificar el archivo deExcel que contiene la información. Aquí debemos dar clic en Examinarpara especificar la ubicación del libro de Excel que contenga lainformación a Importar y seleccionar el botón de radio (Radio Button)Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.Elegir hoja de Excel a ImportarAquí el Asistente nos permitirá Seleccionar la Hoja de Cálculo quecontiene la información a Importar del libro de Excel previamenteseleccionado. (En nuestro caso Hoja 1).Con la opción por defecto Mostrar hojas de trabajo (Radio Button), Clic ensiguiente para continuar.excelaccessmysql@gmail.com 10
  11. 11. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosEn esta nueva ventana el Asistente nos permitirá seleccionar la primerafila de la tabla como encabezados o Campos de la tabla en Access con laopción del Check: Primera fila contiene encabezados de la columna.excelaccessmysql@gmail.com 11
  12. 12. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosEsta nueva ventana del Asistente es una de las más importantes en elProceso de Importación, porque aquí se nos permitirá editar los nombresde los campos, y a su vez seleccionar los tipos de datos de cada campo dela tabla.excelaccessmysql@gmail.com 12
  13. 13. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosComo se muestra en la imagen, el nombre del Capo 1 es CEDULA y su Tipode dato es Doble debido a que es un numérico, aquí se nos permite editarcualquiera de estos campos a nuestras necesidades, recomendamosrevisar cada Campo o Columna y verificar que sea realmente el Tipo dedato de acuerdo a lo que contendrá. En caso de no necesitar algún campodebemos seleccionar la columna y activar la opción del Check Noimportar el campo (Saltar). Clic en Siguiente.Definir Clave Principal en la Tabla.El Asistente de Importación nos permite la opción de asignar una claveprincipal para la tabla, esta puede ser automática es decir que se crea unnuevo campo en la tabla o se selecciona algún campo en específico de latabla. Clic en Siguiente.excelaccessmysql@gmail.com 13
  14. 14. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosPor último paso tenemos el de darle algún nombre a la nueva tabla que seva a crear en Access, en su defecto el asistente le coloca el nombre de Hoja1, podemos editar este nombre por el que deseemos.Clic en finalizar y en Cerrar y podremos ver la Tabla de Excel Importadaen Access.excelaccessmysql@gmail.com 14
  15. 15. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosImportar datos a MySQLPara importar datos de Excel a MySQL debemos tener en cuenta que elarchivo que se crea en Excel debemos guardarlo con un tipo de formatodiferente al acostumbrado (.xlsx) este nuevo tipo de formato es (.csv)(delimitado por comas) y además debemos tener creada una base dedatos con el igual número Campos o Columnas que el documento creadoen Excel.En el documento de Excel vamos a Guardar como y en Tiposeleccionaremos CSV (delimitado por comas) (*.csv), nos mostrar unanueva ventana advirtiendo que el tipo de archivo seleccionado no escompatible con libros que contienen múltiples hojas, y daremos Aceptar,nuevamente una nueva ventana nos advierte que el archivo que vamos aguardar puede tener características no compatibles con CSV (delimitadopor comas) y simplemente clic en Aceptar.excelaccessmysql@gmail.com 15
  16. 16. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosAhora sigue la otra parte importante del proceso, como ya lo habíamencionado antes esta consiste en crear en MySQL una base de datos conel igual número de campos o columnas de la tabla de Excel Ejemplo:excelaccessmysql@gmail.com 16
  17. 17. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosComo se muestra en la imagen existen 5 columnas y estas mismascolumnas debemos crear en la base de datos que serian los Campos de lamisma.Aquí creamos la base de datos, Clic en Crear.Aquí asignamos un nombre para una Tabla y el número de campos en estecaso 5 que contendrá y clic en Continuar.Los respectivos campos de la tabla con sus tipos de datos, se lesionamos aCEDULA como Llave Primaria, Clic en Grabar.excelaccessmysql@gmail.com 17
  18. 18. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosEsta es la ventana siguiente confirmando el éxito al crear la nueva tablacon sus respectivos campos. Ahora clic en Importar como lo indica laimagen y procederemos a importar los datos de Excel. En la nuevaventana clic en Seleccionar Archivo.Seleccionamos el Archivo ya creado con la extensión (.CSV) y clic en Abrir.excelaccessmysql@gmail.com 18
  19. 19. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 4 Exportar e importar datosSeleccionamos la segunda opción en el botón de radio y en la Opción deCampos terminados en (;) lo cambiamos por (,) esto se debe al tipo deformato que le dimos al documento en Excel, en algunos casos MySQLtambién acepta los punto y comas (;). Clic en Continuar.Como muestra en la imagen menciona que No se ha recibido ningún dato.Pero no se preocupen ya se realizo la importación, este error solo se debea que estamos dentro de la base de datos y todo lo que tenemos que haceres dar clic en la tabla y nos mostrara los datos ya importados.excelaccessmysql@gmail.com 19

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