Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Case study-on-letter-of-credit


Published on

Published in: Economy & Finance, Business

Case study-on-letter-of-credit

  1. 1. Customer Submitted Case Studies                 Case Study: Functional Overview on Letter of Credit Author: Deepak Seeruwani, Consultant Contributors:  Naveen Rangineni, Consultant   Skill Level Rating for this Case Study: Intermediate        About Oracle Customer Submitted Case Studies    Oracle Customer Submitted Case Studies are intended as learning tools and for sharing  information or knowledge related to a complex event, process, procedure, or to a series of  related events.   Each case study is written based upon the experience that the writer/s  encountered.    Customers should not interpret or use information in these case studies as solutions or  recommendations without first contacting Oracle Support.    Each Case Study contains a skill level rating.  The rating provides an indication of what skill level  the reader should have as it relates to the information in the case study.  Ratings are:    • Expert: significant experience with the subject matter  • Intermediate: some experience with the subject matter  • Beginner: little experience with the subject matter     Case Study Abstract   This case study will provide a practical guide to letters of credit and as there is no functionality  as of now to use Letter of Credit as a means of payment which is increasingly being used, a  workaround in Oracle Payables to handle payments through Letters of Credit.    Within its limitations it is hoped that:    • This paper will serve as a basic tool in understanding letters of credit and  • The solution given in this case study is specific to Letter of Credit transactions of our  Middle East client and might not applicable globally to all types of Letter of Credit  transactions because the practice adopted in other regions of world might differ from  what is followed in Middle East.  
  2. 2. Case History   Documentary credits, commercial letters of credit or just letters of credit, play an integral part in  facilitating international trade while providing a secure and reliable means of payment.    One of our clients in Middle East is using letters of credit extensively as a means of payment to  their Suppliers.  To map payments using Letters of credit in Oracle Payables module we  suggested the given solution without any customization.   Analysis   Letter of Credit defined    In simple terms, a letter of credit is a bank undertaking of payment separate from the sales or  other contracts on which it is based. It is a way of reducing the payment risks associated with  the movement of goods.    Expressed more fully, it is a written undertaking by an issuing bank to the beneficiary to make  payment within a specified time, against the presentation of documents which comply strictly  with the terms of the credit. Therefore, the risk to the seller of nonpayment by the buyer is  transferred to the issuing bank (and the confirming bank if the letter of credit is confirmed) as  long as the exporter presents the documents in strict compliance with the credit. It is important  to remember that all parties in the letter of credit transaction deal with documents, not goods.  Other than cash in advance, a letter of credit is the most secure method of payment in  international trade, with the payment undertaking of the bank, as long as the terms of the credit  are met. The letter of credit also provides security for the importer who can ensure all  contractual documentary requirements are met by making them conditions of the letter of  credit.    Why Letter of Credit is used?    When the seller has doubts about the credit‐worthiness of the buyer and wishes to ensure  prompt payment, the seller can insist that the sales contract provides for payment by  irrevocable letter of credit. Furthermore, if the bank issuing the letter of credit (issuing bank) is  unknown to the seller or if the seller is shipping to a foreign country and is uncertain of the  issuing bank’s ability to honour its obligation, the seller can, with the approval of the issuing  bank, request its own bank or a bank of international repute to assume the risk of the issuing  bank by confirming the letter of credit.    Benefits of Letter of Credit    To the Exporter/Seller  • Letters of credit open doors to international trade by providing a secure mechanism for  payment upon fulfillment of contractual obligations.  • A bank is substituted for the buyer as the source of payment for goods or services  exported.   Page 2 of 9 
  3. 3. • The issuing bank undertakes to make payment, provided all the terms and conditions  stipulated in the letter of credit are complied with.  • Financing opportunities, such as pre‐shipment finance secured by a letter of credit  and/or discounting of accepted drafts drawn under letters of credit, are available in  many countries.  • Bank expertise is made available to help complete trade transactions successfully.  • Payment for the goods shipped can be remitted to your own bank or a bank of your  choice.    To the Importer/Buyer  • Payment will only be made to the seller when the terms and conditions of the letter of  credit are complied with.  • The importer can control the shipping dates for the goods being purchased.  • Cash resources are not tied up    Steps in Letter of Credit Transaction    1.  Sales Contract    The sales contract is the formal agreement between the buyer and seller specifying the terms of  sale that both parties have agreed upon. The contract should include: a description of the  goods; the amount; the unit price; the terms of delivery; the time allowed for shipment and  presentation of documents; the currency; and the method of payment.    2.  Application & Agreement    The bank’s letter of credit application and agreement forms, when executed, constitute a  payment and reimbursement contract between the issuing bank and its customer. It is also the  customer’s instruction to the issuing bank. The agreement constitutes an undertaking by the  customer to reimburse the issuing bank for drawings paid in accordance with the terms of the  letter of credit, and normally takes the form of an authorization to debit the customer’s  account.    3.  Issuance of the Letter of Credit      The issuing bank prepares the letter of credit as specified in the application and forwards it to  the advising bank, (a branch or correspondent of the issuing bank). The issuing bank instructs  the advising bank as to whether or not to add its confirmation, as per their customer’s  instructions.    4.  Advising    The advising bank forwards the letter of credit to the beneficiary (seller) stating that no  commitment is conveyed on its part. However, if the advising bank has been asked to confirm  the letter of credit and agrees to do so, it will incorporate a clause undertaking to honour the   Page 3 of 9 
  4. 4. beneficiary’s drafts, provided the documents evidence that all terms and conditions of the letter  of credit have been complied with.    5.  Shipment of Goods    Upon receiving the letter of credit, the beneficiary should examine it carefully and be satisfied  that all the terms and conditions can be complied with. If this is not possible, the beneficiary  should request the applicant to arrange an amendment to the letter of credit. Once completely  satisfied, the beneficiary will then be in a position to assemble and ship the goods.    6.  Presentation of Documents by Beneficiary    The beneficiary prepares an invoice in the number of copies required, with the description of  goods shown exactly as stipulated in the letter of credit. The beneficiary obtains the bill of lading  and/or other transport documents from the carrier and prepares and/or obtains all other  documents required by the letter of credit. These are attached to the draft, drawn on the bank  indicated and at the term stipulated in the letter of credit, and are presented to the  advising/confirming/negotiating bank.    7.  Sending Documents to the Issuing Bank    The advising/confirming/negotiating bank checks the documents presented by the seller against  the letter of credit. If the documents meet the requirements of the letter of credit, that bank  will send them to the issuing bank, claiming reimbursement and paying the seller.    8.  Delivering Documents to the Applicant    The issuing bank will also check the documents for compliance and then deliver them to the  applicant either against payment or as an undertaking to pay on maturity of the drawing under  the letter of credit     Page 4 of 9 
  5. 5. Results, Conclusion and Learnings   We concluded that we could provide a solution that could be adopted in Oracle  Applications to record Letter of Credit transactions.  The functional process we used is  shown below.      In case of Sight letter of credit:    Sight letter of credit can permit the beneficiary to be paid immediately upon presentation of  specified documents.      1.  Raise a Purchase Order    Raise a Purchase Order in Oracle Purchasing stating the description of goods, quantity, unit  price, and terms of delivery. Purchase order would be issued after beneficiary examined that all  the terms and conditions of letter of credit are/can be complied with.    Letter of Credit number and/or other details can be tracked on Purchase Order with the help of  DFF.      2.  Record a Prepayment Invoice against Vendor    In case of confirmed sight letter of credit the confirming bank is obliged to honour the drawing  without recourse to the beneficiary. Beneficiary (Seller) should present following documents to  Advising / Confirming Bank:  • Invoice with description of goods shown exactly in LC  • Bill of lading and/or other transport documents  • Draft (Bill of exchange)  • Other documents as required by letter of credit    The advising/confirming/negotiating bank will claim reimbursement from the issuing bank and  issuing bank in turn from buyer by debiting his account. On receipt of the debit advice from  Bank enter a Prepayment Invoice in Oracle Payables against Vendor:    In cases where seller bears  Debit  Credit  In cases where title of goods  Debit  Credit  the risk – (Trade term is  are deemed to be  DAF/DES/DDU/ DDP)  transferred to Buyer (Trade  term is EXW/ FOB/CFR/CIF)  Dr Advance to Supplier  XXXX    Dr Goods in Transit  XXXX    Cr Liability     XXXX  Cr Liability     XXXX      3.  For Payment of the above Prepayment Invoice   Page 5 of 9 
  6. 6.   Record a dummy payment against the above Prepayment Invoice. For making this dummy  payment, a Dummy LC Bank or Dummy LC Bank Account (under a Bank through which Letter of  Credit has been processed) can be created.    Account  Debit Credit  Dr Liability  XXXX    Cr LC Payment Clearing Account     XXXX    4.  Simultaneously, raise an Invoice against Bank to record the liability towards payment  made by Bank to Vendor.    Account  Debit Credit  Dr LC Payment Clearing Account  XXXX    Cr Bank Liability     XXXX    5.  Payment to Bank    Account  Debit Credit  Dr Bank Liability Account  XXXX    Cr Bank / Bank Clearing Account     XXXX       6.  Receipt of Goods    On receipt of goods record a receipt transaction in Inventory    Account  Debit Credit  Dr Material Account  XXXX    Cr AP Accrual Account     XXXX      7.  On receipt of Invoice from Vendor    Enter an Invoice in Oracle Payables & match it with Purchase order:    Account  Debit Credit  Dr AP Accrual Account  XXXX    Cr Liability Account     XXXX    8.  Apply the prepayment against above Invoice    Account  Debit Credit  Dr Liability Account  XXXX    Cr Advance to Supplier / Goods in     XXXX  transit     Page 6 of 9 
  7. 7.   In case of Usance letter of credit:    Term/Usance Letters of credit can permit the beneficiary to be paid at a future date as  established in the sales contract.      1.  Raise a Purchase Order    Raise a Purchase Order in Oracle Purchasing stating the description of goods, quantity, unit  price, and terms of delivery. Purchase order would be issued after beneficiary examined that all  the terms and conditions of letter of credit are/can be complied with.    Letter of Credit number and/or other details can be tracked on Purchase Order with the help of  DFF.      2.  Receipt of Goods    On receipt of goods record a receipt transaction in Inventory    Account  Debit Credit  Dr Material Account  XXXX    Cr AP Accrual Account     XXXX      3.  On receipt of Invoice from Vendor    Enter an Invoice in Oracle Payables & match it with Purchase order:    Account  Debit Credit  Dr AP Accrual Account  XXXX    Cr Liability Account     XXXX      4.  For Payment    Record a dummy payment against the above Invoice. For making this dummy payment, a  Dummy LC Bank or Dummy LC Bank Account (under a Bank through which Letter of Credit has  been processed) can be created.      Account  Debit Credit  Dr Liability  XXXX    Cr LC Payment Clearing Account     XXXX     Page 7 of 9 
  8. 8. 5.  Simultaneously, raise an Invoice against Bank to record the liability towards payment  made by bank to Vendor with the Payment term attached (Say ‐ Due in 30 days)    Account  Debit Credit  Dr LC Payment Clearing Account  XXXX    Cr Bank Liability     XXXX    6.  Payment to Bank    Pay the above Invoice as and when installments are due    Account  Debit Credit  Dr Bank Liability Account  XXXX    Cr Bank / Bank Clearing Account     XXXX     References   Glossary of commonly used terms    Issuing bank: The bank which issues the letter of credit on the instructions of the importer  (usually, but not necessarily, the importers own bank).    Beneficiary: The party in whose favour the letter of credit is issued.    Advising bank: The bank, usually but not necessarily in the beneficiarys country, through which  advice of the letter of credit is sent by the issuing bank.    Confirming bank: A bank usually in the country of the beneficiary which, at the request of the  issuing bank, joins that bank in undertaking to honour drawings made by the beneficiary,  provided the terms and conditions of the letter of credit have been complied with.    Negotiating bank: The bank specifically nominated in the letter of credit to purchase the bill of  exchange (draft) drawn by the beneficiary on a drawee other than the negotiating bank. (If a  letter of credit is freely negotiable, any bank willing to do so can be the negotiating bank).    EXW ‐ Ex works: "Ex Works" is the minimum/lowest obligation of a seller. The seller agrees to  make the goods available to the buyer at the sellers premises (named place). The seller under  EXW is not even responsible for bearing the cost of loading the goods onto the vehicle provided  by the buyer, unless otherwise agreed in advance. The buyer bears the full cost and risks  involved in bringing the goods from the EXW location to the ultimate destination.    FOB – Free on board: Goods shipped under FOB terms are placed on board the ship by the seller  at the specific port of shipment named in the sales agreement/purchase order/contract. All  costs and risks from the point where the cargo "crosses the ships rail" (i.e. is lifted from the  quay/pier onto the vessel) passes to the buyer.     Page 8 of 9 
  9. 9. CFR – Cost & freight: Under CFR, the title and risks change at the ships rail, just as in FOB terms,  but the cost allocation is different. For goods shipped under CFR, the seller pays all costs to  deliver the goods up to the named port of destination (while under FOB, above, the buyer is  responsible for those costs).    CIF – Cost, insurance & freight: In its simplest form, CIF is CFR + Insurance. The seller must  procure transport insurance against the risk of loss or damage to the goods (to the extent that is  mutually agreed upon in the sales agreement). Seller contracts with insurance carrier or agent  and pays the premium ‐ but issues insurance in a form/format that allows the buyer to later  make claim directly to the insurance carrier or said carriers agent. (Since Title/Risk has changed  hands at FOB point, the seller is no longer entitled to make claim, unless specifically on behalf of  the buyer, who, in fact, owns the goods.)    DAF – Delivered at frontier: DAF means that the seller is obliged to move the goods to the  named place at the frontier (border crossing). This is primarily a rail/truck term. The seller bears  all costs/risks up to this point, but is not responsible for customs clearance, duty, or taxes    DES – Delivered ex ship: Using DES requires the seller to make the goods available to the buyer  "on board the ship at the place named in the sales contract". Unlike CFR and CIF terms, the  seller has agreed to bear not just cost, but also Risk and Title up to the arrival of the vessel at the  named port. Costs for unloading the goods and any duties, taxes, etc… are for the Buyer.     DDU – Delivered duty unpaid: DDU terms require that the seller delivers the goods to the  buyer, UNCLEARED FOR IMPORT, at the point or place named in the sales agreement. The seller  bears all costs and risks up to this point/place.    DDP – Delivered duty paid: Just as EXW represented the sellers minimum obligation in an  international transaction, DDP would represent the sellers MAXI MUM obligation. Under DDP,  the seller agrees to all costs and risks, including customs clearance fees and payment of import  duties, up to the named place/point.                DISCLAIMER: The information in this document is the opinion of the author, not of Oracle Corporation. Any content, materials, information or software downloaded or otherwise obtained through the use of the site is done at your own discretion and risk.  Oracle shall have no responsibility for any damage to your computer system or loss of data that results form the download of any content, materials, information or software.    Page 9 of 9