Presentacion videos 2 3 4 modulo 1

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  1. 1. Gestión Eficaz del Tiempo Introducción
  2. 2. Incapacidad para realizar labores en eltiempo estimado: Falta de competencia Falta de ética profesional Falta de organización eficaz (factor más común) 2
  3. 3. Definición de TiempoAproximación a la definición a través de sus características Recurso escaso Absolutamente inelástico Irremplazable Equitativo y justo Inexorable Indispensable 3
  4. 4. Objetivos para salir de la Desorganización Muy concretos y específicos Pocos, pero muy importantes Compatibilizables entre ellos Alcanzables, pero con dificultad Cuantificables A plazos Escritos y que se puedan consultar Evolutivos según las situaciones La propia evolución y desarrollo personal deben hacer variar la importancia de las cosas 4
  5. 5. "La trampa de la actividad consiste en que estamos tan ocupados en lo que hacemos, que olvidamos para qué, lo estamos haciendo. Establecer la prioridad de cada actividad es la mejor, y casi única, garantía posible de lograr la eficacia que se requiere en cada trabajo.”5
  6. 6. Problemas de tiempo en la vida cotidiana El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado. Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta. El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en "S". Es fácil ser un poco mediocre en algunos temas y un perfeccionista en otros. Nunca se puede hacer solamente una cosa. Una persona con un reloj sabe qué hora es. Una persona con dos relojes nunca estará segura. Cuanto más lejos está el futuro, más bonito nos parece. 6
  7. 7.  Si se quiere identificar a un experto, hay que escoger al que predice que el trabajo durará más tiempo y costará más. No hay mejor momento que el presente para que retrase lo que no se quiere hacer. Cualquier cosa que vale la pena hacer, ayer también valía la pena hacerla. Los trabajos sencillos siempre se dejan para después porque ya habrá tiempo de hacerlos. Cuando vemos que no llegamos a tiempo a nuestro objetivo empezamos con las suposiciones. Aunque la suposición es la madre de todas las pifias. Un proyecto de trabajo se expande hasta llenar todo el espacio disponible. Y no importa lo grande que sea el espacio. Si hay dos proyectos que deban hacerse a la vez, los dos requerirán la misma porción de espacio de trabajo. El tiempo libre del que se puede disponer de una manera imprevista siempre se malgasta inevitablemente. 7
  8. 8. ¿Qué es la eficacia? La práctica, que ha de ser continuada El esfuerzo, que ha de ser constante 8
  9. 9. Determinación de Objetivos y PrioridadesObjetivos de Acción Realistas Motivadores Flexibles Realizables, posibles Planificados 9
  10. 10. Objetivos de mejora  Traducidos.  Características del entorno que los rodea.  Oportunidad  Hay que plantarles cara .  Sin normas.  por etapas.10
  11. 11. Objetivos Vitales Nivel de satisfacción Grado de decisión Esencialidad vital Valoración personal 11
  12. 12. Planificación de ActividadesAntes de cada período de planificación, hemos de plantear dos cuestiones: ¿Cuánto tiempo disponible tenemos? ¿Cómo deberíamos usarlo? 12
  13. 13. Evolución de la Rentabilidad y lasPrioridades CARACTERÍSTICAS EJEMPLOS PRIORIDADTareas de alta Promete grandes Diseño de una campaña Normalmente 1rentabilidad beneficios. Son a de adjudicación. Ocasionalmente 2 menudo autoiniciadas. Elaboración de un Hay un gran intervalo de sistema contable para tiempo entre iniciación y ahorrar dinero. resultados.Tareas de La falta de adecuación o Informe de ventas para Normalmente 1 ó 2rentabilidad negligencia podrían ser el día siguiente. Reunión Ocasionalmente 3negativa perjudiciales. Plazo límite de urgencia para corregir inminente o arbitrario. un error en el informe del cliente.Tareas de Son de escasa Reunión rutinaria con Normalmente 2 ó 3rentabilidad rentabilidad, ya sea clientes. Preparación de Ocasionalmente 1media negativa o positiva. la declaración de la renta para el contable.Tareas de Normalmente incluyen Trabajo rutinario. Nueva 3 ó nularentabilidad aspectos básicos del redacción de una carta obaja trabajo. Entrañan memorándum poco libertad en cuanto al importantes. momento de despacharlas.Prioridades: 1- Tareas urgentes, exigentes, que requieren concentración. 2-Prioridad media. 3- Prioridad baja y tareas rutinarias 13
  14. 14. Propuestas para la Planificación de laJornada Laboral Registrar sobre soporte de papel Repasar a diario la lista La lista diaria debe confeccionarse seleccionando un máximo de 10 tareas de la agenda, de la lista maestra, de las que surgieron en la jornada anterior. 14
  15. 15.  Realizar la evaluación de las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: alta, negativa, media o baja Se debe determinan la zona horaria donde se produce mayor rendimiento 15
  16. 16. Gráficas de Rendimiento16
  17. 17. Cómo preparar la lista diaria de cosas quehacer? De forma realista y teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo Dejar margen suficiente para los “imprevistos”, siempre se presentarán… Revisar cada día la lista, mantenerla al alcance, y consultarla periodicamente 17
  18. 18.  Se añadirá, lo no programado en la lista, pero realizado. Competencia ¿Quién es la persona competente para realizar cada actividad? ¿Puedo delegarlo? Las actividades que tengan relación entre sí, han de agruparse en la medida de lo posible. Es mejor centrarse más en el rendimiento que en la urgencia. 18
  19. 19. Planificación y Programación del tiempo Considerar los períodos en su conjunto (días, semana, mes, trimestre…) En la planificación, se ha de tener en cuenta en las tareas, el plazo para su cumplimiento. Primero los elementos más voluminosos, los que más rendimientos proporcionan. Principio “lista de espera” Registro de ideas de forma inmediata Reservar tiempo para la reflexión y el trabajo a solas. 19
  20. 20.  La planificación ha de estar en lugar visible y que se pueda consultar fácilmente Anotaremos el tiempo que nos ha tomado cada tarea Se establecerán “Períodos Verdes” Planificar un tiempo sin ninguna interrupción. Si hubiera tiempo sobrante, se puede emplear en tareas menores 20
  21. 21. Programación del tiempo Se ha de tener listo el programa antes de empezar Se programa en función de los objetivos a alcanzar El programa gira en torno a un tema esencial Acompasar las actividades a los biorritmos El horario se programa siempre por escrito Agrupar las acciones relacionadas entre sí Mantener a la vista la programación Asignar largos períodos para las tareas importantes Asegurarse de asignar tiempo suficiente sin exceso Flexibilidad para añadir asuntos no previstos e importantes Incluir tiempo de lectura de actualización profesional 21
  22. 22. Aprender a decir NOAlgunas manías personales… Estar informado de todo y de cada detalle Perfeccionismo, control de todo Aseguramiento para caso de problemas Sentir la obligación de participar en todos los trabajos Tener una idea demasiado alta de la función 22
  23. 23. Persistir en la expresión de nuestras propiasideas y sentimientos Tomar una decisión (analizada, meditada…) No justificarse, ni argumentar ni defenderse Afirmar siempre, regularmente, de manera incansable, el mismo punto de vista, el mismo sentimiento, la misma decisión 23
  24. 24. Causas de las Pérdidas de TiempoCausas de origen interno:  Objetivos y prioridades.  Plan de trabajo cotidiano.  Trabajos diversos.  Fechas límite autoimpuestas.  Tendencia a trabajar demasiado.  Orden.  Delimitación de responsabilidades.  Delegación.  Arreglo personal.  Conflictos.  Actitudes frente al cambio.  Puntos de interés.  Aquiescencia.  Toma de decisiones.  Comunicación. 24
  25. 25. Causas de origen externo  Teléfono.  Compañeros o colaboradores.  Política de "puerta abierta”.  Visitantes, clientes, proveedores.  Personal insuficientemente formado o incompetente, sobre todo, un secretariado deficiente.  Jerarquía, patrón.  Almuerzos de negocios.  Reuniones.  Trámites.  Mantenimiento.  Citas externas ajenas a trabajo.  Vida doméstica. 25
  26. 26. Cómo afrontar interrupciones telefónicas opor personasTelefónicas  Forma selectiva.  Agrupación y franja horaria.  Diplomáticos.  Saber decir "no".  Delegación.  Planificación.  Oportunidad.  Brevedad. 26
  27. 27.  Programación en las llamadas salientes.  Utilización de fichas para el control.  Criterio único.  Economía en las llamadas.  Supresión de teléfonos móviles, si no fueran necesarios.  Períodos de incomunicación.  Registro de llamadas.  Organice un sistema de devolución de llamadas.27
  28. 28. Por causa de personas  Respeto de tiempos.  Conclusión diplomática.  Reunión breve con el personal.  Trato con el personal.  Adelanto de hora.  Pacto de no interrupción .28
  29. 29.  Comunicación del nuevo horario.  Control de visitas.  Imagen.  Recibir de pié.  Criterio de orden.29
  30. 30. Las AutointerrupcionesNos hacemos las siguientes preguntas: Somos ordenados/as? La ahora del café? Dar largas a las tareas?. Saludos y charlas de cortesía? Lecturas improductivas? Llamadas particulares? El uso de internet?30
  31. 31. Cómo NO dar largas a las tareas? Intentar por todos los medio de ver lo “positivo” de aquélla tarea que nos viene grande y no la dejemos aplazar. Ante aquélla difícil tarea, trabajar en ella tiempo programado. Apartar todas las distracciones tentadoras Trabajar de seguido, hasta que de forma natural tengamos que detenerlo Dar una copia de la planificación al compañero/a Empezar “YA”, sin dilación 31
  32. 32. DELEGAR TAREAS O FUNCIONESDelegar no es AbdicarDirigir es delegar y delegar es: Acotar o asignar tareas Acompañar en el trabajo de otros Corregir y formar a los trabajadores Educar32
  33. 33. Establecer un Proceso de Delegación Definir un proyecto o tarea La globalidad y responsabilidad de una tarea completa, motiva al equipo de trabajo Conferir la autoridad necesaria y prestar los recursos y apoyo necesarios Delegar el básico para obtener resultados Seguimiento 33
  34. 34. En Quién Delegamos? Reconocimiento de las aptitudes conceptuales de los que están a nuestro alrededor. Ser consciente de los puntos fuertes y débiles de sus subordinados y de los suyos propios. Coordinar los conocimientos de todos. Delegar no sólo en quien sea subordinado, sino en colegas. Recurrir a servicios externos, solo en el caso que no haya en la empresa alguien adecuado. Concretar estableciendo plazos precisos 34
  35. 35. Evitar perder tiempo en reunionesDebemos plantearnos lo siguiente: Inversión de tiempo Planteamiento de objetivos Oír opiniones de los participantes Es necesario el grupo para tomar la decisión. Hace falta instruir o entrenar al grupo Buscar otros métodos más económicos de tiempo35
  36. 36.  Comunicación al equipo de trabajo Convocar solo a los representantes de cada departamento Distribuir la información y pedir respuesta en plazo. Resolución telefónica Informar de forma individual. Resumen de reuniones. Tener claro el objetivo de la reunión. Redactar un orden del día 36
  37. 37. Después de la reuniónLevantar un acta:Temas tratados.Decisiones adoptadas.Asignación de trabajos apersonas responsablesPlazo para presentar los resultados. 37

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