Présentation du centre de ressources de l'USH lors du petit déjeuner XWiki du 7 octobre 2014.

1. Présentation
Centre de Ressources
Petit déjeuner XWiki
L’Union sociale pour l’habitat
7 octobre 2014

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L’Union sociale pour l’habitat
(USH)

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L’Union sociale pour l’habitat
Confédération des 5 fédérations Hlm
représentant
755 organismes Hlm
Elle dispose également de filiales et de structures oeuvrant à la formation et à la professionnalisation des organismes.
Association « loi 1901»
USH

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Les missions de l’ Union sociale pour l’habitat Un rôle de représentation nationale auprès des pouvoirs publics, des milieux professionnels, des médias et de l’opinion publique.
Une mission de réflexion, d’analyse, d’étude sur tous les dossiers relatifs à l’habitat et d’élaboration de propositions pour une politique sociale de l’habitat.
Une fonction d’information, de conseil et d’assistance auprès des organismes Hlm afin de faciliter, rationaliser et développer leurs activités et leurs compétences professionnelles.

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Une place dans la société française
4,3 millions de logements locatifs + 300 000 logements- foyers.
80 000 salariés employés par les 755 organismes du Mouvement Hlm.
+10 millions de personnes logées. 16 milliards € d’investissements

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L’Union sociale pour l’habitat
L’USH est une organisation de type « adhocratique» néologisme pour dire que c’est une organisation qui mobilise, dans un contexte d’environnements instables et complexes, des compétences pluridisciplinaires et transversales, pour mener à bien des missions.
L’information et la communication sont au coeur des missions de l’USH qui informe ses adhérents les fédérations, les organismes hlm, et les partenaires du mouvement Hlm.
Caractéristiques

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Pourquoi la mise en place de l’outil ?

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Contexte
Au cours 1er semestre 2012 est lancée une mission d’audit des moyens de production de l’information au sein de l’USH

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Ecosystème
Des bases de connaissances
et sites web multiples…
…des technologies métissées
(Lotus Notes, Spip, Joomla, Plone, Drupal)
L’architecture applicative est très hétérogène et ne répond plus aux attentes

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Entreprise étendue
Délégation générale Directions internes Départements opérationnels Fédérations Organismes Hlm

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Constat et problématique
L’absence de cohérence entre les différents systèmes de production de contenus et un moteur de recherche génère une incapacité pour une personne extérieure aux services producteurs à trouver simplement et rapidement le contenu pouvant l’intéresser.

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Contexte
Le Délégué Général créé «le Centre de Ressources » rattaché à la Délégation Générale. 2 objectifs pour le Centre de ressources
- Valoriser les productions de l’USH, partager de l’information et produire en lien direct avec le terrain;
- Centraliser toutes les productions dans un fonds unique accessible en ligne en permettant aux organismes d’apporter leur contribution aux projets en cours.

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Comment s’y prendre ?
Quel logiciel choisir ?

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Un peu de méthode … Appel d’offres (été 2012). Scoop du projet + large Lot 1 Lot 2
Espace
Centre de
Ressources
Espaces Collaboratifs
Site
Congrès
Gestion des Demandes
Gestion Documentation
Espace
Droit &
Fiscalité
Moteur de recherche
unifié

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Et du bon sens… Au-delà des critères fonctionnels et techniques attendus une attention particulière est portée
•Une capacité de l’outil à organiser l’information
•Une dimension collaborative « native »
•Une capacité démontrée à la reprise de contenu Dans la short list demeurent les solutions de type : Drupal – Alfresco / Sharepoint / XWiki. Bonne couverture fonctionnelle, une solution simple, un interlocuteur unique (éditeur et intégrateur).

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Quelles sont les contraintes dont il faut tenir compte ?

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Contraintes à prendre en compte …
Mobiliser nos contributeurs nombreux et « délocalisés » :
-Un outil accessible : un navigateur web suffit
-Un outil de production « standardisé » : 4 gabarits usuels
-Un outil assez simple : Titre + chapô + Contenu
-Un workflow sécurisé et « light» laissé à la gouvernance des entités contributrices
-Historisation très sécure pour les contributeurs

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Contraintes à prendre en compte … Proposer une organisation rigoureuse de l’information peu contraignante à la production mais efficace à l’utilisation :
-Réalisation d’un Plan de Classement Unifié à partir des plans existants;
-Outil de gestion simple efficace (MC et tags associé à chaque entrée);
-Outil d’affectation par lot des docs (ex changement de classement, de nom d’entité ou de mèl contact);
-Statut : privé / public;
-Moteur de recherche paramétrable (Migration de la version 5.2.1 -> 5.4.x pour SOLR);
-Accès multiple : plan / type / Nature / Tags / Index

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Contraintes à prendre en compte …
Reprise de l’existant :
-+ 45 000 docs de type « texte » dans les bases Lotus Notes;
-Fichiers joints encapsulés dans les documents (wordx, pdf, pptx) peu d’images à traiter;
-Liens hypertextes (URL, Lotus Notes) à conserver impérativement.
-La sélection et le nettoyage ont fait pour l’essentiel dans les bases LN.
-Mapping Identification des contenus à reprendre et leur cible dans les gabarits du CDR
-L’import s’est effectué avec un mapping des documents dans le nouveau PCU (Table de concordance)
-Import réalisé sans indexation systématique de MC ou TAGS

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Centre de Ressources
Sous-titre

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Union nationale des Fédérations d’organismes Hlm
14, rue Lord-Byron, 75384 Paris Cedex 08
Tél. : 01 40 75 78 00 – Fax : 01 40 75 79 83
www.union-habitat.org
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Contacts
Thierry Bourreau
Responsable Centre de Ressources
Thierry.bourreau@union-habitat.org