5 idées reçues sur le changement d'un logiciel
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S’adapter aux évolutions du marché est vital pour un cabinet d’avocat. Savoir changer vite et bien l’est encore plus dans un contexte de concurrence comme celui d'aujourd’hui. Mais cela ne doit pas répondre au besoin de « changer pour changer », au risque d'engendrer de la résistance. Dans cet atelier, nous présenterons les idées reçues sur le changement de logiciel. A travers des démonstrations produit et une approche conseil, nous verrons comment remporter l'adhésion de ses équipes pour que ce projet ait de réels impacts sur l'organisation et la performance du cabinet.
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- 1. 5 idées reçues sur le changement d’un logiciel Matinée DIAPAZ - MICROSOFT 30 Janvier 2020
- 2. Les intervenants 2 Marion Bidaud Consultant stratégie, transformation et performance Victoria Brac De La Perrière Consultant stratégie, transformation et performance
- 3. Idée reçue N°1 Un changement de logiciel est avant tout un projet de gestion
- 4. Projet de gestion Gestion de la clientèle Gestion des dossiers Envoi des factures … Projet de production Exploitation intelligente des informations Gestion électronique optimisée des documents …
- 5. Enjeux de la production Création de valeur Expérience collaborateur
- 6. Mon logiciel métier doit impérativement être ouvert sur des bibliothèques d’actes Idée reçue N°2
- 7. GED Création de documents Gestion de documents Transfert de documents Stockage de documents Le rôle de la gestion électronique de documents Partage des documents avec vos clients Echanges avec vos associés et collaborateurs Sécurisation de l’accès aux documents Hébergement sur le Cloud Classification des documents Gestion des accès Numérisation des documents au format papier Documents natifs électroniques
- 8. « Mon cabinet n’a pas les ressources ni le budget nécessaire pour se faire accompagner dans un changement de logiciel » Idée reçue N° 3
- 9. Investir du temps pour maximiser son Retour sur Investissement (ROI) Audit et conseil Repenser son organisation Mettre en place de nouveaux process Gagner en productivité
- 10. « Josette ne veut pas changer sa manière de travailler, alors on ne change rien » Idée reçue N°4
- 11. « Faire du changement de logiciel un grand projet, afin de mettre tout le monde d’accord » Impliquer le management Obtenir le SOUTIEN Partager avec les acteurs du projet Obtenir l’ENGAGEMENT Accompagner les collaborateurs et les équipes supports Obtenir l’ADHESION
- 12. « Il ne faut pas mettre tous ses œufs dans le même panier » Idée reçue N°5
- 13. Idée reçue N°1 Considérer un projet global de système d’information = gain de valeur
- 14. Merci à tous ! Avez-vous des questions ?
Notes de l'éditeur
- Marion L'essence d'un logiciel métier, tel que Diapaz, pour un cabinet d'avocat, c'est avant tout de lui permettre de gérer sa clientèle, ses dossiers, et surtout sa facturation Afin de pouvoir faire croître son chiffre d'affaires, il est nécessaire, de manière très pragmatique, de disposer d'un outil efficace pour l'envoi et la relance de ses factures Enjeu autour de la réduction du temps entre l’envoi de la facture et son encaissement effectif Dans les analyses que l’on a pu faire avec nos clients, il est apparu que plus le délai entre la production et la facturation est court, meilleur est le taux d’encaissement. En résumé, plus il se passe de temps entre le travail effectué pour le client et l’envoi effectif de la facture, plus il y a de contestation de la part du client. Ainsi, la facturation est dans l’ADN de Diapaz : la saisie des temps est optimisée (chronomètre, saisie depuis un mobile, reprise des informations lors de la génération des factures…) Victoria Mais comme on va le voir ensuite, il est nécessaire de s’intéresser à la question de la production Au-delà de ces aspects de pure gestion, on sait que l'essentiel des coûts d'un cabinet d'avocat est consacré aux ressources humaines (collaborateurs, stagiaires, assistants etc.) En cela, le logiciel métier est aussi là pour améliorer les process de production documentaire. Qu'il s'agisse de rédiger des conclusions, une synthèse des éléments d'un dossier ou encore un projet de contrat, un logiciel performant c'est un logiciel qui vous permet d'améliorer de manière significative la productivité du personnel du cabinet grâce à une exploitation intelligente des informations et une gestion électronique optimisée de vos documents.
- Marion S’intéresser également à la production/ aux fonctionnalités du logiciel dédiées à la production, c’est agir sur : 1- La création de valeur autour de la production documentaire 2- L’amélioration de l’expérience collaborateur (personnel intervenant dans la production documentaire) Meilleure définition des process = meilleure organisation = réduction du stress et amélioration de la satisfaction Concrètement, quelles fonctionnalités ? Quels modules ? 1- La GED intelligente [que nous aborderons par la suite] 2- Un moteur de workflow efficace permettant de fluidifier les tâches, leurs attributions, et d’optimiser les processus en place dans le cabinet Victoria [DEMO] Une des illustrations de ce fameux moteur de workflow, c’est l’agenda des procédures = Outil co-construit avec le cabinet CMS Francis Lefebvre pour intégrer la notion de workflow et de deadline à l’ensemble de ses procédures L’idée est assez simple, après avoir déterminé chaque étape de la procédure, on va assigner à une ou plusieurs personnes différentes taches. Ces différentes taches vont elles-même intégrer une deadline et l’avocat va ainsi pouvoir avoir une vision globale de l’avancement de ce dossier et des alertes à J-10, J-5, J-1 pour l’informer qu’il y a un rendu pour tel ou tel jour. Maîtriser ces deadlines, c’est réduire le stress pouvant être lié à la peur de rater une échéance. Côté management, on a une vision d’ensemble des procédures en cours, de la charge de travail de chacun, de l’état d’avancement des tâches et des éventuels points bloquants permettant d’intervenir plus rapidement
- Marion Les avantages apparents de l’interfaçage de votre logiciel métier avec des bibliothèques d’actes provenant d’éditeurs juridiques, c’est : Le volume d’actes disponibles La variété des domaines adressés (affaires, famille, etc.) La mise à jour assurée par l’éditeur juridique Mais les inconvénients, et non des moindres, c’est : L’absence de personnalisation des actes Le temps pour trouver le modèle adéquat Le temps parfois conséquent dédié à l’intégration des spécificités du dossier/ du cabinet, à l’intérieur de ces actes types Ne pas se distinguer de la concurrence en utilisant la même Aussi, plutôt que de recourir à ces bibliothèques d’actes, il est préférable d’investir sur la production faite par vos collaborateurs et associés Ces actes qui vous sont propres sont plus qualitatifs que les actes standardisés des éditeurs, ils représentent le patrimoine de votre structure. La problématique, c’est de savoir comment 1) centraliser l’information produite et 2) trouver efficacement et rapidement un document Victoria Pitch sur la GED intelligente D’après notre expérience, quand on interview certains de vos confrères sur leur manière de produire un document, ce qui revient le plus souvent c‘est : « la dernière fois que j’ai traité ce sujet, cela devait être pour le dossier X en septembre dernier » ; on retourne ainsi dans le dossier X, on récupère le document, que l’on « Enregistre sous » et on repart de cette version pour adapter notre nouveau document, en remplaçant X par Y ... Ce constat est effectué 8 fois sur 10 au sein des cabinets Les limites de ce procédé : Ne repose que sur votre mémoire Ne tient pas compte des documents produits par la personne du bureau d’à côté, qui a déjà effectué un travail de veille pour mettre à jour l’acte que vous cherchez à produire aujourd’hui Notre vision consiste à dire que l’on peut aller plus loin, pour travailler plus efficacement. Notre rôle c’est de vous faire prendre conscience que dans votre organisation, il y a ce que l’on appelle un « chaudron magique », c’est-à-dire une masse d’informations à valeur ajoutée sous exploitées (voire inexploitées) Cette GED intelligente, comme nous l’avons appelée, permet de donner de la valeur à vos documents et d’identifier le plus rapidement possible le document le plus adapté pour vous. Avec nos équipes R&D, utilisant des méthodes d’intelligence artificielle, nous travaillons sur plusieurs algorithmes qui travaillent sur tous les éléments de ce chaudron, afin de détecter des similitudes et de vous proposer le document le mieux adapté à votre besoin (grâce notamment à l’exploitation des informations renseignées dans vos dossiers)
- Marion Faire appel à un consultant, cela représente un budget qui peut être conséquent, en fonction de la taille de votre structure Mais ce budget qui sera devisé en fonction de vos moyens financiers, c’est en réalité un investissement pour l’avenir Dans le cadre de sa méthodologie, le consultant va dans un premier temps pouvoir effectuer un audit de l’existant afin de comprendre vos enjeux et vos problématiques actuelles. Cela va lui permettre de vous accompagner pour repenser votre organisation globale ou l’organisation d’un service en particulier, en fonction des points noirs qui auront été identifiés lors de l’audit. Le consultant va également vous aider à définir de nouveaux process ou à optimiser des process existants, pour s’assurer de la correcte exploitation des ressources. In fine, c’est l’assurance de gagner en productivité sur le moyen/ long terme. Donc ce budget qui aura été alloué au départ sera en réalité entièrement rentabilisé grâce à ces gains de productivité. Victoria Retour d’expérience Exemple 1 : Scission de cabinet de taille moyenne (50 personnes) Imaginons que 50% du cabinet rejoigne une nouvelle structure en emportant le pôle facturation. Comment font les avocats restants pour faire face à la problématique de facturation ? ( changement de logiciel pour Diapaz + conseil) Le pôle conseil intervient pour vous aider à mettre en place le nouveau logiciel Diapaz. En amont de ce déploiement nous vous accompagnons pour réfléchir à la meilleure façon d'organier ce pôle facturation pour que les associé, les collaborateurs et les facturiers puissent travailler de concert en laissant au logiciel les tâches à faible valeur ajoutée. Exemple 2 : Cas d'un petit cabinet de 15 personnes Les associés facturent depuis le départ sans logiciel, sauf qu'a l'origine ils étaient 3. Depuis, le cabinet à grandi, comment s'organiser et s'adapter à la croissance? 1. Prendre Diapaz 2. Souscrire au pôle conseil pour mettre en place une nouvelle organisation efficace. Le pôle conseil vous accompagne afin d'adapter votre organisation à sa croissance. Dernièrement, nous avons repensé l'organisation de la saisie des temps d'un cabinet tout juste client afin d'éviter la déperdition de temp facturable. Avec Diapaz et cette nouvelle organisation pensée par le pôle conseil, le cabinet à augmenté son temps facturable de 30 %. Cette approche peut se faire à plusieurs niveaux de la « simple » discussion où l’on identifie ensemble ce qui est vraiment pertinent pour vous à l’analyse poussée de vos données quand, par exemple, il n’y a pas de suivi de performance. Pour cela, on peut s’appuyer encore une fois sur Power BI, où grâce à notre maitrise de cet outil, nous sommes capables de faire tourner nos indicateurs de performances sur la base de vos données. Cela permet d’avoir une vision plus macro de où se situe votre cabinet C’est dans ce genre d’approche également que l’on peut détecter des processus incohérents ou du travail sur des taches à faibles valeurs ajoutée qui vous font perdre en productivité => idée d'Independence face à l'équipe conseil
- Victoria En réalité, trois cas de figure : 1- On ne change pas 2- On change mais on prend un logiciel identique pour ne pas avoir à repenser ses méthodes de travail 3- On change et on innove mais on accompagne pas et donc on sous-utilise son logiciel 1- Derrière cette phrase, c’est l’illustration de la réticence au changement, et de la tendance à choisir la solution de confort pour éviter le conflit, qui est celle de conserver des habitudes de travail parfois vieilles de 25 ans, plutôt que de repenser ces méthodes et d’implémenter les méthodes que l’on souhaite pour les dix années à venir. 2- Il y a aussi une tendance à privilégier, quand on fait néanmoins le choix d’un changement de logiciel, un logiciel qui s’adapte intégralement à son organisation de travail actuelle, plutôt que d’envisager un logiciel qui nécessiterait de se repenser et qui permettrait d’être plus efficace au quotidien. 3- Dans les cas où le choix est fait d’un logiciel impliquant d’innover et d’apprendre de nouvelles manière de travailler, on ne fait pas de ce changement un projet « d’entreprise », collectif, et on sous-exploite son logiciel Marion Effectivement, dans les cabinets d’avocats, on constate que les logiciels métiers ne sont utilisés qu’à 10 ou 15% de leur capacité. Il faut ainsi saisir cette opportunité de changement pour en faire un réel projet de groupe, en impliquant tous les échelons. Il en va de la survie de la structure, car une organisation se doit d’évoluer avec le temps et de s’adapter pour pouvoir croître Etape 1 : impliquer le management L’étape 1, pour un project manager en charge du choix du futur logiciel/ pour une DSI etc., c’est de se demander quels sont les objectifs stratégiques de la structure et en quoi le logiciel métier va permettre à la structure de les atteindre Exemples d’interrogation : perspectives de développement, objectifs en terme de gain de productivité etc. Il s’agit donc d’impliquer le management pour obtenir leur soutien. Cela permet de donner un sens au projet. Etape 2 : partager avec les acteurs du projet Grâce à cette étape 1, vous êtes en mesure de communiquer sur votre vision auprès des différents acteurs du projet afin d’obtenir leur engagement. Etape 3 : accompagner les collaborateurs et les équipes supports Après avoir obtenu le soutien du management et l’engagement des acteurs du projet, il ne faut pas négliger la dernière étape, qui est celle de l’accompagnement des collaborateurs et des équipes support. C’est l’assurance d’obtenir l’adhésion des équipes et la pleine exploitation des fonctionnalités du logiciel, qui mèneront à un gain en productivité et ainsi en croissance. C’est aussi l’occasion de revoir ses process de travail. A titre d’exemple, on a pu accompagner un cabinet d’une cinquantaine de postes pour aborder leur process de création de nouveau dossier. Ce cabinet avait interdit à l’ensemble du personnel de créer des nouveaux dossiers en raison de nombreuses erreurs et carences d’informations. Cela générait ensuite des erreurs au niveau de la facturation. Seule la comptabilité pouvait créer de nouveaux dossiers. Conséquence : sept jours de délai en moyenne entre l’arrivée physique du dossier au cabinet et sa création numérique dans le logiciel. Et donc une véritable perte en terme de réactivité. On a donc repensé le process afin de rouvrir les droits à l’ensemble du personnel pour créer de nouveaux dossiers, mais en introduisant une fonctionnalité de « pool de validation ». Ainsi, chaque dossier nouvellement créé est envoyé pour validation au service comptabilité, en charge de valider les informations. Cela a permis de mieux répartir la charge de travail entre les équipes.
- Victoria Il est légitime de s’interroger sur la pertinence de confier l’intégralité de son système d’information au même prestataire par peur que si cela se passe mal, cela mette en péril le fonctionnement global du cabinet. Or, il y a une réelle plus-value à considérer un changement de logiciel dans le cadre d’un projet plus global de changement de système d’information La convergence des outils permet d’accroître la productivité globale Marion En cela, Xelya, qui commercialise notre logiciel de gestion métier « Diapaz », n’est pas qu’un éditeur de logiciels. Depuis sa création en 2005, Xelya s’attache à proposer à ses clients un système d’information complet et convergent comprenant : le logiciel métier, la téléphonie, la messagerie, l’infogérance, et la gestion électronique de documents. Les avantages : tous ces outils communiquent entre eux vous avez à vos côtés un partenaire à la fois métier, stratégique et technique, et non autant de prestataires que de problématiques à adresser vous disposez d’une base de données unique, sans avoir à ressaisir des informations dans des outils distincts Victoria De plus, on croit mettre tous ses œufs dans le même panier, mais en réalité on met ses œufs dans trois paniers distincts : Chez vous, sur un serveur local ; Dans notre data center à Paris ; Dans les data centers Azure de Microsoft, en France, afin de s’assurer une correcte réplication des données dans le cadre de notre plan de reprise d’activité. Si l’on veut effectuer une analogie, on peut considérer que le SI de votre cabinet c’est comme le sens de la perception de votre organisation, au même titre que les yeux, le nez, la bouche, ou les oreilles. Ce système d’information communique au moyen d’un système central qui est le cerveau. Notre ambition et notre vision, c’est de vous aider à mettre en musique tous ces outils avec le meilleur cerveau possible. DEMO de la convergence