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MANUALES
ADMINISTRATI
VOS1. Concepto
2. Objetivos
3. Clasificación básica
1. Por su naturaleza ó área de aplicación
2. Por...
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Manuales Administrativos
CONCEPTO
Un manual es “Un documento que contiene, en una forma
ordenada y sistemática, informac...
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Manuales Administrativos
CONCEPTO
Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar...
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Manuales Administrativos
CONCEPTO
Documento
Se encuentra de manera sistemática las instrucciones, bases o
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Manuales Administrativos
OBJETIVOS
Presentar una visión de conjunto de la organización
Instruir al personal acerca de as...
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Manuales Administrativos
POR SU
CONTENIDO
CLASIFICACION BASICA
De historia del organismo
De organización
De políticas
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POR SU
FUNCION
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CLASIFICACION BASICA
Producción
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Ventas
Finanzas
Contabilidad
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Manuales Administrativos
POR SU
AMBITO DE
APLICACIÓN
CLASIFICACION BASICA
Generales
Específicos
MANUALES DE
ORGANIZACIÓN Y
PROCEDIMIENTOS
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACION
1. Conceptos
2. Clasificación
3. Contenido del manual
a) Identificación
b) Índice
c...
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• Índice o contenido
• Antecedentes históricos
• Legislación o base legal
• Atribuciones
• Estructura orgánica
• Organi...
3. CONTENIDO DEL MANUAL
1. Logotipo de la organización
2. Nombre de la organización
3. Denominación y extensión del manual...
3. CONTENIDO DEL MANUAL
a) Identificación
3. CONTENIDO DEL MANUAL
b) Indice ó contenido
• Relación de los contenidos o títulos que contiene el
documento:
c) Prólogo...
3. CONTENIDO DEL MANUAL
d) Antecedentes históricos
• Descripción de los orígenes y evolución del origen de la empresa u
or...
e) Atribuciones• Transcripción textual y completa del artículo cláusula, considerando o
punto que explica las facultades c...
g) Organigrama
• Representación gráfica de la organización o empresa.
h) Funciones
• Descripción de las tareas realizadas ...
i) Descripción de puestos
Explica el contenido de las principales actividades y responsabilidades de cada
puesto. Incluye ...
j) Directorio
• Nombres, teléfonos, correos electrónicos, ubicación física del lugar donde labora,
etc.
k) Glosario de tér...
a) Diseño del proyecto
• Responsable. Determinar al responsable capacitado para realizar la consulta.
Un equipo con buen m...
a) Preparación del proyecto
• Propuesta técnica. Alcance, antecedentes,
justificación, objetivo.
• Programa de trabajo. En...
b) Presentación del proyecto
• A las autoridades.
• A los participantes
• Al responsable de su autorización
Se requiere id...
b) Presentación del proyecto a las autoridades
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
Este tipo de presentación es r...
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a) Áreas que intervendrán directamente en su aplicación, y que por lo
mismo tienen la obligación de conocer el proyecto...
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 Presentación del proyecto al titular de la organización o de la unidad
administrativa responsable de su ejecución, pa...
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Integrada la propuesta definitiva del manual, tiene que
someterse para su aprobación a quien preside la
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Revisado y aprobado por el titular de la organización,
tendrá que presentarse ante la asamblea de
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directivos, puede ser utilizada para los niveles dep...
c) Recolección y clasificación de la información
 Levantamiento de la información. La recopilación deberá
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PARA RECABAR LA INFORMACIÓN EN FORMA AGIL Y ORDENADA
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INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Una vez que se cuenta con la información de las áreas
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a) Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en
función de la división de trabajo.
b) Crear bases ...
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• Antecedentes
Se tomara en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que ha venido
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d) Análisis de la Información.
• Análisis de la información. Estudio o examen crítico de cada
uno de los elementos de info...
Estudio o examen critico de cada uno de los elementos de información
o grupos de datos que se integraron, con el propósito...
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ESTA MECANICA DE ESTUDIOS PUEDE SEGUIR LA SIGUIENTE
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• Conocer el hecho o la situación que analiza
• Describir...
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FUENTES DE INFORMACIÓN
• Referencias de las instituciones, áreas de trabajo,
documentos, personas y mecanismos de
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e) Elaboración del Manual
• Validación. La información verificada de cada área o unidad
administrativa se tendría que pres...
f) Presentación del manual para su aprobación
• Titular de la organización. La Integrada la propuesta definitiva del manua...
g) Implantación
Métodos de implantación
• Método instantáneo
• Método de proyecto piloto
• Implantación en paralelo
• Impl...
i) Revisión y actualización
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
La utilidad de los manuales administrativos radic...
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
S
4. EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
6.1 Concepto
6.2 Utilidad
6.3 Contenido del manual de procedimientos
6.3.1) Índice
6.3.2) I...
CONCEPTO
4.1 CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE
MANUALES
Los procedimientos administrativos son un conjunto de
operaciones orden...
Constituyen un instrumento técnico que incorpora
información sobre la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones con...
•Medio de comunicación, sirven para registrar y tramitar la información respecto a la
organización y su operación
•Su util...
1. Índice
2. Introducción
2.1 Objetivos del Manual
2.2 Alcance
2.3 Como usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones
3....
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
1. INDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos
que forman parte del
documento.
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
1. INDICE O CONTENIDO Ejemplo
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
2. PROLOGO O INTRODUCCION
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto,...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
2.1 OBJETIVO DEL MANUAL
Explicación del propósito que se pretende
cumplir con ...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
2.3 COMO USAR EL MANUAL
Explicación de la manera en que se
utilizara el manual...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
• La necesidad de contar con manuales de procedimientos en todas las
organizac...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
4. ORGANIGRAMA
Es la interpretación de la estructura orgánica.
Diagrama donde ...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
4. ORGANIGRAMA
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
5. POLITICAS
Criterios o lineamientos generales de
acción que se determinan en...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
5. POLITICAS
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
6. CONCEPTOS
Palabras o términos de carácter técnico que se
emplean en el proc...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
10. GLOSARIO DE TERMINOS
Listado de conceptos de carácter técnico
relacionados...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
7. ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL
DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS
OPERACIONES.
Presenta...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
7. ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
8. FORMAS
8.1 Formas empleadas
8.2 Instructivos de formas empleadas
Formas imp...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
8. FORMAS
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
9. GRAFICAS
DIAGRAMAS DE FLUJO
Representación gráfica de la sucesión en que se...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
Ejemplo
9. GRAFICAS
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
 Logotipo
 Nombre de la organización
 Denominación y extenci...
IDENTIFICACION
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN LUGAR Y FECHA
NUMERO DE PAGINAS
_________ __________ _________
ELABORO REVISO AUT...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA DESCRIPCIÓN
DE OPERACIONES: I...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
 Número de operación: Se enumera progresivamente cada una de l...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
FORMATO
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EL QUE CADA MA...
Ejemplo
6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
Es el inicio del procesamiento de la
información, es de...
6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
6.4.1 DISEÑO DEL PROYECTO
1. Delimitar responsables
a) Expertos
b) Jefes de área
c)...
6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
6.4.1 DISEÑO DEL PROYECTO
3. Fuentes de información
a) Primarias
b) Secundarias
c) ...
6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS
6.4.1 PROGRAMA DE TRABAJO
El programa de trabajo debe contener como mínimo:
 ...
Ejemplo
6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
6.4.2 PRESENTACION DEL PROYECTO A LAS
AUTORIDADES
1. Se somete a las instancias cor...
6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION
6.4.4 PREPARACION DEL PROYECTO DEL MANUAL
*Propuesta técnica:
-Antecedentes: manual...
TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento: preservación general de la estructura
De eliminación: supresión de sistemas, re...
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Manuales organizacion y procedimientos

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  1. 1. MANUALES ADMINISTRATI VOS1. Concepto 2. Objetivos 3. Clasificación básica 1. Por su naturaleza ó área de aplicación 2. Por su contenido 3. Por su ámbito
  2. 2. 2 Manuales Administrativos CONCEPTO Un manual es “Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”. Según Duhalt Kraus Miguel A. “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. Según Terry G. R.
  3. 3. 3 Manuales Administrativos CONCEPTO Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector, es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”. Según Continolo G.
  4. 4. 4 Manuales Administrativos CONCEPTO Documento Se encuentra de manera sistemática las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad Instrumento de control sobre el personal Dá forma más definida a la estructura organizacional de la empresa. El manual representa un medio de comunicaciones de las decisiones de la administración concernientes a objetivos, políticas, procedimientos, etc.
  5. 5. 5 Manuales Administrativos OBJETIVOS Presentar una visión de conjunto de la organización Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades detectar omisiones Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
  6. 6. 6 Manuales Administrativos POR SU CONTENIDO CLASIFICACION BASICA De historia del organismo De organización De políticas De procedimientos De contenido múltiple (contiene políticas, procedimientos, organización, historia., etc.) De adiestramiento o instructivo Técnicos
  7. 7. 7 Manuales Administrativos POR SU FUNCION ESPECIFICA CLASIFICACION BASICA Producción Compras Ventas Finanzas Contabilidad Crédito y cobranzas Personal Generales
  8. 8. 8 Manuales Administrativos POR SU AMBITO DE APLICACIÓN CLASIFICACION BASICA Generales Específicos
  9. 9. MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
  10. 10. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACION 1. Conceptos 2. Clasificación 3. Contenido del manual a) Identificación b) Índice c) Introducción d) Antecedentes históricos e) Legislación ó base legal f) Atribuciones g) Estructura orgánica h) Organigrama (s) i) Funciones j) Descripción de puestos k) Directorio l) Glosario de términos 4. Procedimiento general para la elaboración a) Diseño del proyecto a) Responsable b) Delimitación del universo de estudio c) Programa de trabajo b) Presentación del proyecto a las autoridades competentes a) Participantes b) Al responsable de su autorización c) Recolección y clasificación de la información d) Análisis de la información e) Elaboración del manual f) Presentación del manual para su aprobación g) Implantación del manual h) Revisión y actualización
  11. 11. 11 • Índice o contenido • Antecedentes históricos • Legislación o base legal • Atribuciones • Estructura orgánica • Organigrama • Funciones • Descripción de puestos • Directorio • Glosario de términos CONTENIDO DEL MANUAL
  12. 12. 3. CONTENIDO DEL MANUAL 1. Logotipo de la organización 2. Nombre de la organización 3. Denominación y extensión del manual (Ej. general ó específico) 4. Lugar y fecha de elaboración 5. Número de páginas 6. Sustitución de páginas en cado de ser actualización de información 7. Unidades responsables de elaboración, revisión y autorización 8. Clave de la forma • En todas las hojas, los manuales deben tener un mismo formato, esto es, la identificación, la cual incluye: a) Identificación
  13. 13. 3. CONTENIDO DEL MANUAL a) Identificación
  14. 14. 3. CONTENIDO DEL MANUAL b) Indice ó contenido • Relación de los contenidos o títulos que contiene el documento: c) Prólogo y/o Introducción • Explicación del contenido del documento, su estructura, propósitos u objetivo, ámbito de aplicación, en ocasiones se anexa un mensaje de autoridades de alto nivel.
  15. 15. 3. CONTENIDO DEL MANUAL d) Antecedentes históricos • Descripción de los orígenes y evolución del origen de la empresa u organización, así como cambios impórtantes en la misma. c) Legislación o base legal • Contiene la lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización de los cuales se derivan las atribuciones o facultades. NOTA: Se recomienda que las disposiciones legales sigan el siguiente orden jerárquico: Constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares.
  16. 16. e) Atribuciones• Transcripción textual y completa del artículo cláusula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organización. Debe señalarse el artículo de forma completa y entre comillas. f) Estructura orgánica • Descripción ordenada de las unidades administrativas de la organización, según sus relaciones jerárquicas. NOTA: Se recomienda codificar por su nivel jerárquico para visualizar de manera clara los niveles de jerarquía y autoridad, así como relaciones de dependencia. Ej. 1.0 Director General 1.0.1 Asesoría 1.0.2 Auditoría Interna 1.1 Gerencia General 1.1.1 Gerente de Finanzas 1.1.2 Gerente de Mercadotecnia 3. CONTENIDO DEL MANUAL
  17. 17. g) Organigrama • Representación gráfica de la organización o empresa. h) Funciones • Descripción de las tareas realizadas por cada una de las unidades administrativas de la estructura orgánica 3. CONTENIDO DEL MANUAL
  18. 18. i) Descripción de puestos Explica el contenido de las principales actividades y responsabilidades de cada puesto. Incluye la siguiente información. a) Identificación 1. Nombre del puesto 2. Número de plazas 3. Clave 4. Ubicación física y administrativa b) Relaciones de autoridad 1. Jefe inmediato 2. Subordinados directos 3. Dependencia funcional Propósito del puesto Funciones Generales Funciones específicas Responsabilidad Comunicación: Ascendente, horizontal, descendente, externa. Especificaciones del puesto 1. Conocimientos 2. Experiencia 3. Iniciativa 4. Personalidad 3. CONTENIDO DEL MANUAL
  19. 19. j) Directorio • Nombres, teléfonos, correos electrónicos, ubicación física del lugar donde labora, etc. k) Glosario de términos • Explicación de los principales conceptos utilizados en el documento. 3. CONTENIDO DEL MANUAL
  20. 20. a) Diseño del proyecto • Responsable. Determinar al responsable capacitado para realizar la consulta. Un equipo con buen manejo de relaciones humanas • Delimitación del universo de estudio. Definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él, para ello, deberán implementar • Estudio preliminar. Para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va actuar. Prever las acciones y calcular los recursos necesarios para iniciar la recopilación de datos • Programa de trabajo. • Fuentes de información. Referencias de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
  21. 21. a) Preparación del proyecto • Propuesta técnica. Alcance, antecedentes, justificación, objetivo. • Programa de trabajo. En este documento se deberá especificar con claridad qué es lo que se va a hacer y por qué, dónde y cuándo, quienes lo harán y cuanto costara hacerlo acciones, fases, recursos, calendario, costo, resultados, información adicional 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
  22. 22. b) Presentación del proyecto • A las autoridades. • A los participantes • Al responsable de su autorización Se requiere identificar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar sus viabilidades operativas 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
  23. 23. b) Presentación del proyecto a las autoridades 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN Este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo tiempo, permitiendo un lapso adicional para explicaciones, así como para comentarios u observaciones.
  24. 24. 24 a) Áreas que intervendrán directamente en su aplicación, y que por lo mismo tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada. b) Áreas afectadas con la implementación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o ajustarse. c) Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más especifica b) Presentación del proyecto a los participantes 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
  25. 25. 25  Presentación del proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación.  Una vez autorizado, el responsable procederá a hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos , la intención que tiene la organización para la elaboración del manual 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN b) Presentación del proyecto al responsable de su autorización
  26. 26. 26 Integrada la propuesta definitiva del manual, tiene que someterse para su aprobación a quien preside la organización, con el objeto de contar con su anuencia para su validación y difusión. 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN b) Presentación del proyecto al Titular de la Organización
  27. 27. 27 Revisado y aprobado por el titular de la organización, tendrá que presentarse ante la asamblea de accionistas y/o consejo de administración para su aprobación definitiva 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN b) Presentación del proyecto al Órgano de Gobierno
  28. 28. 28 La misma guía temática definida para la presentación a los niveles directivos, puede ser utilizada para los niveles departamentales de oficina y área, pero ampliando la extensión y el detalle, esto permitirá que se precisen los alcances operativos de la propuesta y que el documento se convierta en un documento administrativo para apoyar la capacitación del personal. 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN b) Presentación del proyecto al otros niveles jerárquicos
  29. 29. c) Recolección y clasificación de la información  Levantamiento de la información. La recopilación deberá enfocarse al registro de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual.  Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la información, así como con las áreas y organizaciones con ubicación física distinta 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
  30. 30. PARA RECABAR LA INFORMACIÓN EN FORMA AGIL Y ORDENADA EXISTEN LAS SIGUIENTES TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN: 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN c) Recolección y clasificación de la información • Investigación documental • Consultas a sistemas de computo • encuestas
  31. 31. INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se procederá a ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis. 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN c) Recolección y clasificación de la información
  32. 32. 32 a) Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de la división de trabajo. b) Crear bases de datos o programas específicos, c) Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto y/o d) Combinar recursos (a, b y c) para optimizar resultados. ¿CÓMO CLASIFICAR LA INFORMACIÓN? 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN c) Recolección y clasificación de la información
  33. 33. 33 • Antecedentes Se tomara en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que ha venido regulando la realización del trabajo, como se a atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y qué impacto ha tenido en otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios. • Situación actual Por lo que toca a este punto, es recomendable tomar en cuenta los siguientes aspectos: Objetivos, estructura organizacional, normas y políticas administrativas, funciones, procedimientos, instrumentos jurídico-administrativo, equipo, ambiente laboral, y relaciones de trabajo ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÓN: 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN c) Recolección y clasificación de la información
  34. 34. d) Análisis de la Información. • Análisis de la información. Estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron, con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia e interacción interna y con el medio ambiente, para obtener un diagnostico que refleje la realidad operativa 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
  35. 35. Estudio o examen critico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron, con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia e interacción interna y con el medio ambiente, para obtener un diagnostico que refleje la realidad operativa. 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN d) Análisis de la Información.
  36. 36. 36 ESTA MECANICA DE ESTUDIOS PUEDE SEGUIR LA SIGUIENTE SECUENCIA • Conocer el hecho o la situación que analiza • Describir ese hecho o situación • Descomponerlo y predecir todos sus detalles y componentes • Examinar críticamente para comprender cada elemento • Ordenar los elementos basándose en un criterio de clasificación • Definir las relaciones entre cada elemento • Identificar y explicar su comportamiento 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN d) Análisis de la Información.
  37. 37. 37 FUENTES DE INFORMACIÓN • Referencias de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN d) Análisis de la Información.
  38. 38. e) Elaboración del Manual • Validación. La información verificada de cada área o unidad administrativa se tendría que presentar a las personas entrevistadas para que firman de conformidad en un espacio específico para este propósito, además, para ratificar que la información este completa y sea comprensible. • Estructuración. Disponiendo ya de la totalidad de la información, revisada y firmada por cada área. 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
  39. 39. f) Presentación del manual para su aprobación • Titular de la organización. La Integrada la propuesta definitiva del manual, tiene que someterse para su aprobación a quien preside la organización, con el objeto de contar con su anuencia para su validación y difusión • A los niveles directivos. Este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo tiempo, permitiendo un lapso adicional para explicaciones, así como para comentarios u observaciones • Otros niveles jerárquicos. La misma guía temática definida para la presentación a los niveles directivos, puede ser utilizada para los niveles departamentales de oficina y área, pero ampliando la extensión y el detalle, esto permitirá que se precisen los alcances operativos de la propuesta y que el documento se convierta en un documento administrativo para apoyar la capacitación del personal 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
  40. 40. g) Implantación Métodos de implantación • Método instantáneo • Método de proyecto piloto • Implantación en paralelo • Implantación sucesiva • Combinación de métodos h) Revisión y actualización • Es necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a través de revisiones periódicas. Evaluar las medidas de mejoramiento administrativo 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN
  41. 41. i) Revisión y actualización 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a través de revisiones periódicas . para ello es conveniente: - Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos, que se realicen en la organización. - Establecer un calendario para la actualización del manual. Designar un responsable para la atención de esta función. • Es necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a través de revisiones periódicas. Evaluar las medidas de mejoramiento administrativo
  42. 42. MANUAL DE PROCEDIMIENTO S
  43. 43. 4. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6.1 Concepto 6.2 Utilidad 6.3 Contenido del manual de procedimientos 6.3.1) Índice 6.3.2) Introducción 6.3.3) Objetivo 6.3.4) Políticas 6.3.5) Ámbito de aplicación 6.3.6) Diagramas de flujo 6.3.7) Descripción de procedimientos 6.3.8) Formas e instrucciones para su uso 6.3.9) Glosario de términos 6.4 Procedimiento para su elaboración 6.4.1) Diseño del proyecto 6.4.1.1) Responsables 6.4.1.2) Delimitación del universo de Estudio 6.4.1.3) Programa de trabajo 6.4.2) Presentación del proyecto 6.4.3) Captación, integración análisis de la información. 6.4.4) Preparación del proyecto de manual 6.4.4.1) Validación 6.4.4.2) Estructuración 6.4.5) Formulación de recomendaciones 6.4.6) Presentación del manual para su aprobación 6.4.7) Implantación del manual 6.4.8) Revisión y actualización del manual
  44. 44. CONCEPTO 4.1 CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE MANUALES Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina. Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.
  45. 45. Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea especifica en una organización. Todo procedimiento involucra la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de operaciones CONCEPTO 4.1 CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE MANUALES
  46. 46. •Medio de comunicación, sirven para registrar y tramitar la información respecto a la organización y su operación •Su utilización es para describir la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades •Sirve para informar y documentar acciones que realizan diferentes áreas de la organización y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades. •Permite conocer el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad MAN 4.1 CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE MANUALES
  47. 47. 1. Índice 2. Introducción 2.1 Objetivos del Manual 2.2 Alcance 2.3 Como usar el manual 2.4 Revisiones y recomendaciones 3. Áreas de Aplicación y/o alcance 4. Organigrama 4.1 Interpretación de la estructura orgánica 5. Políticas 6. Conceptos 7. Estructura Procedimental 7.1 Descripción narrativa de los procedimientos 8. Formas 8.1 Formas empleadas 8.2 Instructivos de formas empleadas 9. Graficas 9.1 Diagramas de Flujo 10. Glosario de Términos 7.3 METODOLOGIA DE ELABORACION
  48. 48. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 1. INDICE O CONTENIDO Relación de los capítulos que forman parte del documento.
  49. 49. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 1. INDICE O CONTENIDO Ejemplo
  50. 50. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 2. PROLOGO O INTRODUCCION Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación y la importación de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas del manual. 2.1 Objetivos del Manual 2.2 Alcance 2.3 Como usar el manual 2.4 Revisiones y recomendaciones
  51. 51. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 2.1 OBJETIVO DEL MANUAL Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. 2.2 AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE Esfera de acción que cubren los procedimientos.
  52. 52. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 2.3 COMO USAR EL MANUAL Explicación de la manera en que se utilizara el manual y a quienes les sirve el mismo. 2.4 REVISIONES Y RECOMENDACIONES Debe indicar con quien debe hacerse contacto para señalar cambios y correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de procedimientos.
  53. 53. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS • La necesidad de contar con manuales de procedimientos en todas las organizaciones se ha vuelto imperativa en función de la complejidad de sus estructuras, volumen de operaciones, incremento de recursos, demanda de productos y/o servicios por parte de los clientes o usuarios, así como por la adopción de tecnología avanzada para la tensión efectiva de la dinámica organizacional. • Esto vuelve imprescindible el uso de instrumentos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma metódica, los elementos fundamentales para una efectiva comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas. • En este documento se compendia información relativa a conceptos, objetivos, procedimientos y el contenido del manual. Asimismo, se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo y revisión. También se incorpora información sobre técnicas de análisis administrativo y diagramación, terminología, formas, instructivos y gráficos que complementan su composición Ejemplo 2. PROLOGO O INTRODUCCION
  54. 54. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 4. ORGANIGRAMA Es la interpretación de la estructura orgánica. Diagrama donde muestra los puestos del área correspondiente al alcance del manual. RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
  55. 55. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS Ejemplo 4. ORGANIGRAMA
  56. 56. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 5. POLITICAS Criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos.
  57. 57. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS Ejemplo 5. POLITICAS
  58. 58. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 6. CONCEPTOS Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
  59. 59. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 10. GLOSARIO DE TERMINOS Listado de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta
  60. 60. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 7. ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS OPERACIONES. Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consisten, cuando, cómo, dónde, con qué y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
  61. 61. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS Ejemplo 7. ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL
  62. 62. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 8. FORMAS 8.1 Formas empleadas 8.2 Instructivos de formas empleadas Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o incluyéndolas como apéndice. En la descripción de las operaciones que impliquen sus uso, deben hacerse referencias especificas de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se deben incorporar los instructivos para su llenado.
  63. 63. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS Ejemplo 8. FORMAS
  64. 64. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 9. GRAFICAS DIAGRAMAS DE FLUJO Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales. Muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), para cada operación descrita y pueden hacer referencia, además, al equipo o recursos utilizados en cada caso.
  65. 65. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS Ejemplo 9. GRAFICAS
  66. 66. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS IDENTIFICACION  Logotipo  Nombre de la organización  Denominación y extención del manual  Lugar y fecha de elaboración  Numero de paginas  Sustitución de páginas ( actualización de la información)  Autoridades responsables de su elaboración, revisión y autorización  Clave de la forma (siglas de la organización, unidad administrativa. Responsable, año y numero de forma)
  67. 67. IDENTIFICACION NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN LUGAR Y FECHA NUMERO DE PAGINAS _________ __________ _________ ELABORO REVISO AUTORIZO CLAVE: EjemploIDENTIFICACION
  68. 68. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS IDENTIFICACION INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES: IDENTIFICACIÓN  Este tipo de documento incorpora el siguiente contenido:  Logotipo de la Organización.(Símbolo que identifica a la organización).  Denominación: Nombre de la organización y el documento.  Procedimiento. Es el nombre del procedimiento y describe la materia a que se refiere.  Fecha: Día, mes y año en que se terminó de elaborar el procedimiento.  Pagina _ de_: En el primer espacio debe anotarse el numero progresivo de las hojas del manual y, en el segundo, el total e hojas de que consta el documento.  Sustituye: Fecha y pagina que reemplaza la hoja. Este parrafo se completa exactamente en los terminos anotados en los puntos 4 y 5.
  69. 69. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS IDENTIFICACION  Número de operación: Se enumera progresivamente cada una de las operaciones que conforma el procedimiento.  Responsables. Nombre del área, unidad administrativa o puesto responsable de realizar de cada operación.  Descripción: Expresión del contenido de cada operación del procedimiento. Incluye el nombre y la clave de las formas utilizadas.  Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. Nombre y firma del responsable de preparar, revisar y aprobar el procedimiento en cada área o unidad administrativa.  Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización, en segundo término las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y en tercer lugar el numero de la forma. Entre las siglas y el número deberá colocarse un guión o diagonal.
  70. 70. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS IDENTIFICACION FORMATO  ANALIZAR DETALLADAMENTE EL FORMATO CON EL QUE CADA MANUAL DEBE PRESENTARSE, DE ELLO DEPENDE FACILITAR SU LECTURA, CONSULTA Y EVALUACION
  71. 71. Ejemplo
  72. 72. 6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION Es el inicio del procesamiento de la información, es decir, la integración del manual Para prepararlo se requiere realizar un borrador del manual
  73. 73. 6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION 6.4.1 DISEÑO DEL PROYECTO 1. Delimitar responsables a) Expertos b) Jefes de área c) Usuario 2. Delimitación del universo de estudio a) Estudio preliminar b) Recursos
  74. 74. 6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION 6.4.1 DISEÑO DEL PROYECTO 3. Fuentes de información a) Primarias b) Secundarias c) Sindicadas 4. Programa de trabajo a) Antecedentes b) Justificación c) Objetivos del plan de trabajo d) Resultado e) Alcance f) Recursos
  75. 75. 6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS 6.4.1 PROGRAMA DE TRABAJO El programa de trabajo debe contener como mínimo:  ANTECEDENTES  JUSTIFICACIÓN  OBJETIVO  RESULTADO  ALCANCE  ACCIONES  FASES  RECURSOS  CALENDARIO  COSTO  ESTRATEGIA Y TÁCTICA  AUTORIZACIÓN  REPRESENTACIÓN GRAFICA  FORMATO  En este documento se deberá especificar con claridad qué es lo que se va a hacer y por qué, dónde y cuándo, quienes lo harán y cuanto costara hacerlo.
  76. 76. Ejemplo
  77. 77. 6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION 6.4.2 PRESENTACION DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES 1. Se somete a las instancias correspondientes para su aprobación y última revisión. 2. Se convocará a una reunión de trabajo y se presentará a niveles directivos y documentos con la siguiente información: a) Introducción: breve descripción de las causas que generaron el preparar el manual, b) Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de la organización, c) Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual.
  78. 78. 6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION 6.4.4 PREPARACION DEL PROYECTO DEL MANUAL *Propuesta técnica: -Antecedentes: manuales o esfuerzos anteriores. -Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar. -Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo. -Objetivos: logros que se pretenden alcanzar. -Acciones: iniciativas o actividades necesarias. -Resultados: beneficios que se esperan obtener -Alcance: área de aplicación que cubre el estudio -Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos -Costo: estimación global y específica de recursos financieros -Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos. -Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
  79. 79. TIPOS DE RECOMENDACIONES De mantenimiento: preservación general de la estructura De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas. De adición: introducción de un nuevo sistema, De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo. De fusión: agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando. De modificación: cambios en los procedimientos o las operaciones. De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento. De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector. 7.6 METODOLOGIA DE ACTUALIZACION

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