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Ud03 docs online

  1. 1. GESTIÓN COLABORATIVA DE LAINFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN 1. Ejemplo de herramientas para la gestión de documentos online Autor: Sebastián Torres Toro
  2. 2. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN2
  3. 3. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNINTRODUCCIÓN Y ORIENTACIONES PARA EL ESTUDIOVeremos a continuación una serie de herramientas que permiten crear, editar, guardar yen definitiva trabajar de forma gratuita con una serie de documentos directamente através de la web, tales como documentos de texto, hojas de cálculo y presentacionesgráficas (tipo PowerPoint).Este tipo de herramientas tienen importantes ventajas, entre las cuales se encuentran lassiguientes: • Son totalmente gratuitas. • No es necesario realizar ningún tipo de instalación en nuestro ordenador, ya que se utilizan de forma online. • Se pueden utilizar desde cualquier ordenador: basta con una conexión a Internet, darnos de alta en el servicio, y comenzar a trabajar con ellas. • Las versiones de estos servicios (equivalentes a las versiones de los programas instalados en un ordenador) se actualizan automáticamente, por lo que siempre dispondremos de forma gratuita de la última versión. • Suelen permitir de una forma muy sencilla compartir documentos con varias personas, por lo que es posible el trabajo grupal online sobre un mismo documento. • También es posible, mediante este tipo de servicios, publicar nuestros documentos en una dirección URL para que sean visibles por cualquier persona.A lo largo de esta unidad didáctica vamos a ver las principales herramientas o serviciosque permiten trabajar con documentos de forma online. Para ello, comenzaremos viendoposiblemente el más popular de todos: Google Docs. En este servicio será en el que másprofundizaremos. Veremos las herramientas de que dispone para crear documentos, hojasde cálculo y presentaciones gráficas (tipo PowerPoint). También aprenderemos a publicarestos documentos, y lo que es más importante, a compartirlos para que podamos trabajarde forma colaborativa con un grupo de personas. Esto último será muy útil puesto que nospermitirá trabajar en un mismo documento diversas personas a la vez (incluso de formaconcurrente, es decir, en tiempo real). 3 3
  4. 4. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Continuaremos analizando otra herramienta muy completa y que emula perfectamente muchísimas de las características del paquete Microsoft Office: se trata de Thinkfree. No nos detendremos con tanto detalle como en el caso de Google Docs, pero si que veremos sus características y posibilidades (algunas de ellas superan a las de Google Docs). Pasaremos a ver, esta vez de una forma muy breve, otra de las herramientas para trabajar con documentos de forma online: se trata de Zoho. Son objetivos por tanto fundamentales en esta unidad didáctica aprender a utilizar al menos Google Docs. Para ello, es recomendable darse de alta en estos servicios, y realizar las actividades planteadas a lo largo de la unidad didáctica (y que básicamente consisten en crear diversos documentos en ambos servicios). OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL • Conocer el funcionamiento y la aplicabilidad de algunos servicios para el trabajo con documentos online. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Conocer las principales características y funcionalidades de Google Docs. • Conocer las principales características y funcionalidades de Thinkfree. • Conocer las principales características y funcionalidades de Zoho.4
  5. 5. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN1. EJEMPLO DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEDOCUMENTOS ONLINE1.1. GOOGLE DOCSSin duda, uno de los más populares y que más éxito ha tenido ha sido Google Docs, elservicio de gestión de documentos online de Google. Veamos sus principalescaracterísticas.1.1.1. INTRODUCCIÓN A GOOGLE DOCSGoogle docs es un servicio de Google para trabajar de forma online con documentos detexto, hojas de cálculo y presentaciones.Este servicio es totalmente gratuito, y con el se pueden realizar las siguientesoperaciones:A. DOCUMENTOS DE TEXTO:1. Crear o subir documentos ya creados de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto, así como guardarlos en nuestro ordenador con estos mismos formatos (además del formato PDF o ZIP).2. Aplicar formato a los documentos, utilizando para ellos un sencillo editor del tipo WYSIWYG (What You See Is What You Get, es decir, lo que ves es lo que obtienes).3. Enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos.4. Trabajar de forma colaborativa y en tiempo real con otras personas, pudiendo invitarles mediante su dirección de correo electrónico para que puedan editar o solamente ver nuestros documentos y hojas de cálculo.5. Edición del historial de revisiones de nuestros documentos y hojas de cálculo, incluyendo la posibilidad de restaurar cualquier versión anterior. 5 5
  6. 6. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN 6. Publicar documentos online para que estén disponibles para todo el mundo, como páginas web -mediante una URL creada de forma automática- o como documentos publicados en nuestro blog. B. HOJAS DE CÁLCULO: 1. Importar y exportar datos con los formatos XLS, CSV y ODS (y exportar funciones para PDF y HTML). 2. Aplicar formatos y fórmulas en las hojas de cálculo. 3. Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén editando nuestra hoja de cálculo. 4. Insertar una hoja de cálculo, o una sección de una hoja de cálculo, en nuestro blog o página web. 5. Crear de una forma muy sencilla gráficos de diversos tipos, a partir de los datos introducidos en las hojas de cálculo. C. PRESENTACIONES: 1. Importar presentaciones que tengamos creadas en los formatos de archivo PPT y PPS. 2. Guardar las presentaciones que realicemos en formato PPT o PDF. 3. Editar y aplicar formato a las presentaciones, utilizando para ellos un sencillo editor del tipo WYSIWYG. 4. Posibilidad de insertar imágenes y autoformas previamente creadas. 5. Aplicar a las diapositivas diferentes tipos de temas para que se ajusten a nuestras preferencias. 6. Compartir y editar presentaciones con otras personas (tanto con colaboradores con permisos de edición, como con lectores (sin permisos de edición). 7. Visualizar las presentaciones en tiempo real con otras personas, pudiendo interactuar con ellas mediante una herramienta de chat.6
  7. 7. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN8. Publicar las presentaciones en la Web.1.1.2. CÓMO DARNOS DE ALTA EN EL SERVICIO GOOGLE DOCSSi ya disponemos de una cuenta en Google (por ejemplo, si tenemos una dirección decorreo electrónico en gmail), entonces no será necesario darnos de alta de nuevo paraacceder al servicio de Google Docs: bastará con seleccionar el servicio, y nada más(pulsando para ello sobre el botón de "Más" y seleccionar Google Docs, tal y como se ve enla siguiente imagen): Selección del servicio Google Docs.En la ventana que nos aparece, tendremos que introducir nuestra dirección de correo, y acontinuación la contraseña. Seleccionaremos "Recordarme en este equipo" si estamosutilizando un ordenador personal para no tener que introducir nuevamente la dirección decorreo y la contraseña. Finalmente tendríamos que pulsar sobre el botón "Acceder". Acceso a nuestra cuenta de Google. 7 7
  8. 8. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Si todavía no tenemos creada una cuenta en Google, deberemos seleccionar el botón "Cómo empezar" y rellenar los datos del siguiente formulario. En amarillo, se indican los campos que hay que rellenar: Primer paso para crear nuestra cuenta en Google. Formulario para la creación de la cuenta en Google.8
  9. 9. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNGoogle enviará un mensaje a la dirección de correo que hayamos indicado para crear lacuenta, únicamente deberemos pulsar sobre el enlace que nos aparece en el mensaje paraconfirmar el alta de la cuenta. Si todo ha ido bien, podremos ver algo similar a lasiguiente imagen: Confirmación de la activación de la cuenta de Google.Tras pulsar sobre el enlace "Haga clic aquí para continuar", se nos abrirá el servicio deGoogle Docs, desde donde podremos comenzar a crear y editar todo tipo de documentosde texto, hojas de cálculo y presentaciones.1.1.3. CREACIÓN DE DOCUMENTOS1.1.3.1. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJOAntes de comenzar a crear documentos, podemos configurar el entorno de trabajo deGoogle Docs para que los menús estén en el idioma que deseemos. Para ello, deberemospulsar sobre "Settings", en la zona superior derecha de la pantalla. Acceso a la configuración del idioma.A continuación bastará con seleccionar el idioma deseado (en nuestro ejemplo,seleccionamos "Español"). 9 9
  10. 10. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Configuración del idioma en Español. Desde esta última página también podemos cambiar la configuración de algunas de las opciones de GoogleDocs, como por ejemplo la zona horaria, el nombre que se muestra al compartir documentos, la configuración para publicar directamente en el blog, etc. 1.1.3.2. CREACIÓN DE UN NUEVO DOCUMENTO Si queremos crear un nuevo documento desde la ventana principal de GoogleDocs, tendremos que seleccionar el menú Nuevo y a continuación Documento.10
  11. 11. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Creación de un nuevo documento.Se nos abrirá un entorno para la edición de texto, similar a la de cualquier otroprocesador de texto, y en el que podremos ir creando nuestro documento. Entorno para la creación de nuestros documentos.Si quisiésemos añadir un enlace en alguna de las palabras o frase en nuestro documento,deberíamos seleccionar lo que queremos enlazar y a continuación pulsar sobre el textoEnlace subrayado y en color azul. Se nos abrirá la siguiente ventana, donde podremosseleccionar el tipo de enlace deseado (URL, documento, marcador o dirección de correoelectrónico), así como establecer las propiedades del enlace.En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de un enlace de un texto ("Google Docs"),con una URL (http://docs.google.com), y con el texto emergente "Enlace a Google".También podremos especificar si abrimos el enlace en una nueva ventana o no. 11 11
  12. 12. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Inserción de un enlace en un documento de Google Docs. El enlace quedaría de la siguiente forma en el documento: Enlace a una web en nuestro documento. 1.1.3.3. OPERACIONES BÁSICAS CON NUESTRO DOCUMENTO Algunas de las operaciones básicas que podemos hacer con nuestro documento, es por ejemplo Guardar el documento (pulsando sobre el icono de Guardar, seleccionando el comando Archivo > Guardar, o directamente en el botón Guardar en la esquina superior derecha de la ventana de trabajo). No obstante, Google guardará automáticamente el documento cada cierto tiempo.12
  13. 13. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNTambién podremos guardarlo como una copia nueva, cambiar el nombre del documento,imprimirlo, verlo como una página web, o descargarlo con un formato determinado (PDF,Word, HTML, RTF, Texto o OpenOffice). En la siguiente imagen podemos ver el menúArchivo incluyen estas opciones: Diferentes comandos relacionados con la gestión de nuestro documento.Una de las opciones muy útiles que incorpora Google Docs, es la existencia de un Historialde revisiones. Mediante esta herramienta, podremos tener un control de las distintasversiones de nuestro documento, los cambios introducidos, etc. Herramienta "Historial de revisiones". 13 13
  14. 14. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Esta herramienta es especialmente útil cuando, como veremos más adelante, se comparten documentos para ser trabajados por varias personas. Si por una equivocación una de las personas elimina por error algo importante del documento, podemos restaurar rápidamente una versión anterior. Historial de revisiones en el que se muestran las 4 versiones de nuestro documento. En el caso de que quisiésemos comparar dos de las revisiones de nuestro documento, bastaría con que seleccionásemos dichas versiones y pulsásemos sobre el botón "Comparación seleccionada". Se nos mostraría una ventana en la que nos marcaría resaltado en colores las diferencias entre ambas versiones, tal y como se muestra en la siguiente imagen: Diferencias existentes en dos versiones de un mismo documento, mediante la herramienta "Historial de revisiones". El resto de operaciones que podemos realizar con nuestro documento, son muy similares a las de cualquier procesador de texto. Tenemos de esta forma una serie de menús con comandos típicos para Editar el documento (copiar, pegar, seleccionar, etc.), Ver de distinta forma el documento, Insertar elementos (imágenes, enlaces, tablas, comentarios...), aplicar Formato al texto, insertar Tablas u otro tipo de Herramientas tales como la revisión de ortografía, recuento de palabras, idioma, etc.14
  15. 15. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN1.1.3.4. COMPARTIR NUESTRO DOCUMENTOEsta es posiblemente la opción más interesante y práctica de Google Docs, ya que nospermite compartir un documento con otras personas que tengan acceso a la web. De estaforma, podemos utilizar la opción de compartir uno o varios documentos de Google Docscomo una verdadera herramienta de trabajo grupal.Las opciones principales para compartir un documento son básicamente 3: compartir conotros usuarios, enviar por correo electrónico como documento adjunto, y publicar comopágina web. Evidentemente la primera de ellas (compartir con otros usuarios) es la másinteresante, puesto que permite trabajar realmente varias personas a la vez con un mismodocumento. Vamos a verlas rápidamente. Herramienta "Compartir" de Google Docs.A. COMPARTIR CON OTROS USUARIOSMediante esta primera opción, y más interesante sin duda, podemos invitar a otrosusuarios para que o bien puedan trabajar en nuestro documento como "colaboradores"(con permisos de edición), o bien puedan acceder al documento simplemente como"lectores" (sin permisos de edición).Lo más frecuente será posiblemente utilizar la primera opción, es decir, optar por dar aotras personas permisos para poder editar el documento conjuntamente con nosotros. Sieste es el caso, deberemos seleccionar la opción "como colaboradores" (marcada pordefecto), y a continuación indicar sus direcciones de correo electrónico (separadas porcomas). 15 15
  16. 16. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN También podremos seleccionar si queremos permitir que los colaboradores puedan invitar a otros usuarios, así como que cualquiera pueda utilizar las invitaciones. Opciones para invitar a usuarios compartiendo un documento. En la fecha de redacción de estas líneas, el límite para compartir documentos y presentaciones era de 200 personas (sumando colaboradores y lectores indistintamente), y de estos 200, solamente 10 podían editar juntos en tiempo real el documento o presentación. Sin embargo, en las hojas de cálculo no existía límite, siendo 50 el número de personas que podían editar en tiempo real la hoja de cálculo compartida. B. ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO COMO ARCHIVO ADJUNTO Mediante esta opción podemos enviar de una forma muy sencilla el documento en el que estamos trabajando. Para ello basta con indicar la dirección de correo electrónico de los destinatarios, y optar por uno de los formatos a la hora de enviar el documento adjunto. En la imagen podemos ver que existen varios tipos de formatos disponibles.16
  17. 17. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNAdjuntando el documento por correo electrónico. En amarillo aparecen resaltados los cuatro formatos disponibles para enviar el documento.C. PUBLICAR COMO PÁGINA WEBMediante esta interesante opción, podemos publicar nuestro documento o bien en unadirección o URL de Internet, o publicar nuestro documento en un blog. Opciones para la publicación de un documento (en una URL o en un blog). 17 17
  18. 18. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN La primera de las opciones es sin duda la más interesante, puesto que nos permitiría publicar nuestro documento en una URL o dirección web, la cual podríamos enviar a una serie de personas para que visualizasen el documento a través de un navegador. Además, existe la opción de que el documento se publique automáticamente cada vez que actualicemos el documento, con lo que la dirección URL mostraría siempre el documento actualizado con los últimos cambios. Una vez que pulsemos sobre "Aceptar" a la hora de publicar nuestro documento, obtendremos una dirección a través de la cual podremos visualizar el documento. Dirección web con la publicación del documento. También podríamos publicar el documento en nuestro blog. Para ello, bastaría con seleccionar "Publicar en blog" y a continuación definir la configuración de nuestro blog (el proveedor del blog -por ejemplo, blogger o wordpress.com-, el nombre de usuario y la contraseña). En la siguiente imagen podemos ver las opciones que aparecen a la hora de publicar un documento en nuestro blog.18
  19. 19. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNConfiguración necesaria para la publicación de un documento de Google Docs en nuestro blog. 1. Crea un documento en Google Docs, aplica formato al texto, e inserta una imagen y algún enlace a una página web en el documento. 2. A continuación, comparte con tu tutor dicho documento, asignándoles permisos de edición. 3. Publica tu documento en una página web, y envía a tu tutor de contenidos la dirección URL una vez que lo hayas publicado. 19 19
  20. 20. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN 1.1.4. CREACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO La creación de una hoja de cálculo en Google Docs es bastante similar a la creación de un documento. En primer lugar deberemos acceder a nuestra cuenta de Google Docs, y pulsar sobre "Hoja de Cálculo" tal y como se ve en la siguiente imagen: Creación de una hoja de cálculo. Al instante se nos abrirá una hoja de cálculo con todos los elementos típicos de este tipo de aplicaciones: columnas y filas donde ir escribiendo nuestros datos, algunos iconos para aplicar formato, opciones para alinear los datos, insertar filas, columnas u otros objetos (gráficos, comentarios, etc.), así como opciones para eliminar diversos elementos. Ejemplo de hoja de cálculo creada en Google Docs. A partir de una hoja de cálculo como el mostrado en el ejemplo, podemos comenzar a realizar una serie de sencillas operaciones pulsando en las diferentes pestañas que nos aparecen en la parte superior de la hoja: Editar, Ordenar, Fórmulas, Formulario y Revisiones. Todos ellos se utilizan de una forma bastante intuitiva, tal y como se utilizan con otras hojas de cálculo.20
  21. 21. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Pestañas disponibles en las hojas de cálculo.1.1.4.1. INSERCIÓN DE GRÁFICOSEste es uno de los elementos a destacar de las hojas de cálculo, ya que permite de unaforma sencilla insertar un gráfico a partir de los datos que tenemos (en las filas ocolumnas).Para ello, lo primero que debemos hacer es seleccionar la hoja de cálculo completa, tal ycomo se ve en la siguiente imagen. Selección de los datos y cabeceras (filas y columnas).A continuación deberemos pulsar sobre Insertar >~ Gráfico. 21 21
  22. 22. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Selección del menú Insertar >~ Gráfico. Se nos abrirá una ventana con una gran cantidad de opciones, entre las cuales podremos elegir el tipo de gráfico, las etiquetas que van a aparecer en el gráfico (ejes, leyendas, etc.), así como los datos por los que vamos a agrupar (filas o columnas). De todo ello iremos viendo una vista preliminar del resultado final. En el siguiente ejemplo podemos ver la configuración de este tipo de parámetros, así como el resultado final del gráfico. Configuración de los parámetros del gráfico.22
  23. 23. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNUna vez que pulsemos sobre Guardar gráfico, nos aparecerá un gráfico dinámico quecambiará automáticamente al cambiar cualquier dato de nuestra hoja de cálculo. Gráfico insertado en la hoja de cálculo.1.1.4.2. INSERCIÓN DE GADGETSMediante esta novedosa opción podemos insertar una serie de elementos adicionales opequeñas aplicaciones, llamados gadgets, que han sido previamente creadas y que estánlistas para ser usados e integrados en nuestra hoja de cálculo.Existen de muchos tipos, y poco a poco se van creando un mayor número de ellos.En la siguiente imagen podemos ver como, tras pulsar sobre "Insertar gadget...", se nosabre una nueva ventana desde donde podemos seleccionar los gadget disponibles. 23 23
  24. 24. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Ventana para la inserción de un gadget en nuestra hoja de cálculo. 1.1.4.3. COMPARTIR NUESTRA HOJA DE CÁLCULO Al igual que cuando compartimos un documento de texto, una hoja de cálculo podemos compartirla tanto con colaboradores -con permisos de edición- como lectores -sin permisos de edición-. En realidad existe una tercera opción, denominada "para rellenar un formulario", y que merece la pena detenernos en ella más adelante.24
  25. 25. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Opciones para compartir una hoja de cálculo.Otra de las opciones que tenemos para compartir nuestra hoja de cálculo con otraspersonas, es publicarla en una dirección web o URL. Para ello, basta con pulsar sobrePublicar y se nos mostrará la dirección web en la que cualquier persona podrá consultar lahoja de cálculo. Publicación de la hoja de cálculo en una URL.1.1.4.4. CREACIÓN DE UN FORMULARIO PARA LA RECOGIDA DE DATOSMediante esta opción, podemos crear un formulario en nuestra hoja de cálculo e invitar aquien deseemos para que rellene dicho formulario: las respuestas de las distintas personasirán quedando registradas en la hoja de cálculo. 25 25
  26. 26. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Esto podría ser interesante para la recogida de ciertos datos de nuestros alumnos, antes incluso de comenzar el curso. El proceso para crear un formulario es el siguiente: • Antes de nada, deberemos crear una nueva hoja de cálculo a partir de la cual crearemos nuestro formulario. • Desde nuestra hoja de cálculo en blanco, pulsaremos sobre Formulario y a continuación en Crear un formulario para comenzar a crear el formulario. Pasos iniciales para la creación de un formulario. En cuanto pulsemos sobre Crear un formulario, nos aparecerá la siguiente ventana desde la que podremos ir introduciendo los datos del formulario. A partir de este momento deberemos ir creando las distintas preguntas que van a formar parte del cuestionario. Para ello, para cada pregunta deberemos establecer su título, un texto de ayuda (para que el alumno disponga de mayor información), y el tipo de pregunta. Existen 6 tipos de preguntas disponibles: Texto, texto de párrafo, tipo test, casillas de verificación, elegir de una lista y la escala (1-n). En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de un cuestionario con 3 tipos de preguntas: tipo test (para la pregunta verdadero/falso), elegir de una lista (para la segunda pregunta con 5 opciones diferentes), y de tipo texto (para la última pregunta de redacción).26
  27. 27. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Ejemplo de tres preguntas en un formulario.Pulsando en Vista previa y enviar podremos seleccionar las personas a las que enviaremosel cuestionario (indicando sus correos electrónicos separados por coma), así como obteneruna visualización previa del resultado final. 27 27
  28. 28. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Vista previa del formulario, listo para ser enviado. Si pulsásemos sobre el enlace que se genera al publicar el formulario, obtendríamos la siguiente vista: Vista del formulario en la dirección generada.28
  29. 29. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNTambién podríamos integrar el formulario en un blog o sitio web, copiando el código alseleccionar Incrustar, tal y como se ve en la siguiente imagen: Código para incrustar el formulario.A medida que distintas personas fuesen rellenando el cuestionario planteado, en nuestrahoja de cálculo poco a poco se integrarían los resultados (una fila de datos para cadapersona que respondiese al formulario). En la figura siguiente podemos ver el ejemplo deformulario que hemos elaborado, y que ha sido contestado en 3 ocasiones. Hoja de cálculo en Google Docs que muestra los datos de 3 personas tras rellenar un formulario.1.1.5. CREACIÓN DE PRESENTACIONESVamos a ver la tercera y última herramienta disponible en Google Docs para trabajar condocumentos: la creación de presentaciones.Como siempre, deberemos pulsar sobre el botón Nuevo, y a continuación seleccionarPresentación. 29 29
  30. 30. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Creación de una nueva presentación. Aparecerá el entorno de trabajo con una serie de menús y herramientas relacionados con las presentaciones, y por defecto nos aparecerá seleccionada nuestra primera presentación (Diapositiva 1). Las principales herramientas que nos aparecen son muy intuitivas de utilizar, y son las siguientes: • Nueva diapositiva. • Duplicar diapositiva. • Eliminar diapositiva. • Insertar imagen. • Insertar texto. • Insertar forma (gráfico previamente definido). • Insertar video. • Cambiar tema. En la siguiente imagen podemos ver un resumen del área de trabajo para una presentación.30
  31. 31. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Área de trabajo de una presentación en Google Docs.Vamos a detenernos en algunas de estas herramientas que incorporan las presentacionesde Google Docs.1.1.5.1. SELECCIONAR EL DISEÑO DE LA DIAPOSITIVACada vez que pulsemos sobre Nueva diapositiva, podremos seleccionar el diseño que va atener dicha diapositiva, optando por uno de los diseños predefinidos que nos aparece en laimagen que vemos a continuación. Diseños predefinidos disponibles al insertar una nueva diapositiva. 31 31
  32. 32. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN 1.1.5.2. INSERTAR IMÁGENES La inserción de imágenes en una presentación es muy sencilla: basta con pulsar en primer lugar sobre el botón Insertar imagen, y a continuación en la ventana que nos aparece, pulsar sobre el botón Examinar para seleccionar la imagen que tengamos almacenada en nuestro equipo, o bien especificar la URL donde aparece la imagen deseada. Inserción de una imagen en nuestra presentación. La imagen quedaría de esta forma en nuestra presentación. Imagen añadida desde nuestro equipo.32
  33. 33. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN1.1.5.3. INSERCIÓN DE VÍDEOSEn las presentaciones de Google Docs podemos incluir únicamente vídeos de YouTube.Para ello, deberemos pulsar en primer lugar sobre Insertar vídeo, y en la ventana que senos abre a continuación, incluir el vídeo. Para ello, podremos buscar el vídeo escribiendoel término en la casilla correspondiente, pulsaremos sobre el botón de Buscar, y acontinuación seleccionar la casilla del vídeo deseado y pulsar sobre Insertar vídeo. En lasiguiente imagen se muestra el proceso para la inserción de un vídeo. Inserción de un vídeo en una presentación de Google Docs.Una vez integrado, podremos mover el vídeo por nuestra diapositiva, cambiar su tamaño,etc.En la siguiente imagen podemos ver la integración en nuestra primera diapositiva de unafotografía y de un vídeo. 33 33
  34. 34. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Integración de una fotografía y un vídeo en una presentación. 1.1.5.4. CAMBIAR EL TEMA DE UNA DIAPOSITIVA Mediante la herramienta Cambiar tema podemos rápidamente cambiar el diseño gráfico de nuestras diapositivas, seleccionando uno de los temas que nos ofrece la aplicación. Selección de un tema para nuestra presentación.34
  35. 35. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNUna vez que seleccionemos el tema, éste se aplicará a todas nuestras diapositivas. Diapositiva personalizada con uno de los temas.1.1.5.5. COMPARTIR LA PRESENTACIÓNAl igual que en el caso de los documentos y hojas de cálculo, es posible compartir unapresentación realizada con Google Docs. Para ello, basta con pulsar sobre Compartir, yañadir los correos electrónicos (separados por coma) tanto de colaboradores, como delectores. 35 35
  36. 36. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Compartiendo una presentación. También es importante tener en cuenta que podemos acceder al feed RSS establecido para la presentación, el cual nos mantendrá informado a través de nuestro lector de canales RSS sobre las modificaciones efectuadas en esta presentación. La activación de esta funcionalidad es muy sencilla: basta con pulsar sobre Ver feed RSS de cambios del documento...36
  37. 37. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Ver el canal RSS de la presentación.... y a continuación, seleccionar el lector RSS a través del cual nos vamos a suscribir alcanal o feed de cambios. Es importante tener en cuenta que para que podamos leer el canal RSS de la presentación (o de cualquier documento de google docs), éstos deben ser públicos.1.1.5.6. PUBLICAR LA PRESENTACIÓNLa publicación de una presentación es muy sencilla: basta con pulsar sobre el botónPublicar y accederemos a una pantalla donde se nos muestran todos los datos necesariospara acceder a dicha presentación a través de la web. También nos aparece el código parapoder incrustar la presentación en una página web, blog, LMS como Moodle, etc. Datos para la publicación de nuestra presentación en la web. 37 37
  38. 38. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Crea una presentación que cuente al menos con 5 diapositivas, e inserta en algunas de ellas varias imágenes y vídeos de youtube. Publícala a continuación e inserta el canal RSS de la presentación en tu lector de RSS. 1.2. THINKFREE 1.2.1. INTRODUCCIÓN A THINKFREE Thinkfree es otra buena alternativa para la creación y gestión online de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Página principal de Thinkfree (www.thinkfree.com). Entre sus principales características, está la de ser totalmente compatible con los formatos de las aplicaciones de Microsoft Office, así como la similitud en el uso de sus aplicaciones, lo cual facilita muchísimo su aprendizaje.38
  39. 39. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNBásicamente Thinkfree dispone de dos servicios o modalidades principales para utilizar susaplicaciones: My Office y Workspace. My Office está diseñado para el trabajo condocumentos personales, y Workspace para trabajar con documentación de formacolaborativa.1.2.2. MY OFFICEMediante este primer servicio, podemos gestionar nuestros documentos, hojas de cálculoo presentaciones de distintas formas (online fundamentalmente, pero también offline).Básicamente sus características son las siguientes: • 1Gb de espacio de almacenamiento gratuito. • Posibilidad de descargar un paquete o software (llamado ThinkFree Office Desktop), el cual podemos instalar e incluye ThinkFree Write (procesador de textos), ThinkFree Calc (hoja de cálculo) y ThinkFree Show (programa de presentaciones). Ambos trabajan con los formatos de Microsoft Office 2003 y 2007, son compatibles con Windows, Mac y Linux, y pueden utilizarse en diferentes idiomas (entre ellos el español). Podemos también trabajar con este paquete, y guardar directamente los documentos en el entorno online. ThinkFree Office (incluye Calc, Show, Write y Manager). • ThinkFree Office Online, que son las herramientas anteriores pero para utilizarlas directamente a través de Internet (de forma online). 39 39
  40. 40. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Vista de la pantalla principal de Office Online. • ThinkFree Manager, o herramienta para sincronizar los documentos de las dos aplicaciones anteriores (ThinkFree Office Desktop y ThinkFree Office Online). Esta herramienta está incluida en la aplicación ThinkFree Office (a partir de la versión 3). Esquema que muestra la sincronización de documentos Offline (Desktop) y Online, mediante la herramienta Manager. • Editor HTML online: permite de una manera muy sencilla integrar diferentes servicios (Youtube, Flickr...) mediante plantillas. Editor HTML online.40
  41. 41. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN • Herramientas para compartir y publicar documentos. Mediante estas herramientas podremos compartir documentos con permisos de edición, o simplemente como lector. También podemos publicar documentos a un sitio web, un blog, etc. • Acceso mediante dispositivos móviles al servicio de My Office.1.2.3. WORKSPACE WorkspaceMediante esta herramienta, que como dijimos al principio se trata de un espacio detrabajo colaborativo, podemos crear proyectos de trabajo colaborativo en los que esténimplicados diferentes personas. A estas personas se les pueden asignar diferentes perfileso tipos de permisos, de manera que existan (en orden de mayor a menor permisos): • Propietario, o persona que crea el proyecto. • Administrador, o persona que gestiona los diferentes elementos y usuarios del proyecto. • Director, el cual coordina los elementos que otras personas realizan. • Y por último, los miembros autorizados para crear o simplemente ver los elementos que se van creando. 41 41
  42. 42. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Página inicial de Workspace. Las 5 opciones principales aparecen resaltadas en un cuadro: crear un proyecto, añadir documentos, invitar a personas, notificación por e- mail y gestión de usuarios. Las características principales de esta herramienta, son las siguientes: • Podemos compartir documentos. • Es posible invitar a otros usuarios para colaborar en nuestro proyecto. • Los usuarios participantes están informados constantemente por e-mail de cualquier modificación o actualización que exista en los documentos. • Se pueden cargar documentos elaborados con la aplicación My Office. • Pueden previsualizarse los documentos sin necesidad de descargarlos.42
  43. 43. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN1.2.4. DÁNDONOS DE ALTA EN THINKFREEEl alta en Thinkfree es un proceso muy rápido ysencillo, ya que necesitamos únicamente tener unadirección de correo electrónico, y asignar una clavede acceso. Los pasos son los siguientes:1. Desde la página principal de Thinkfree, pulsar sobre Sign up Now para darnos de alta en el servicio.2. A continuación, tendremos que rellenar los datos que nos piden: una dirección de correo electrónico existente, y la clave que vamos a Alta en el servicio. utilizar (deberemos confirmarla). También tendremos que introducir el código que se muestra en la imagen, y que aparecerá de forma aleatoria. Pulsaremos finalmente sobre I Agree. Ficha en la que debemos rellenar nuestros datos.3. Por último, nos aparecerá un aviso indicándonos que se nos ha enviado un correo electrónico con un enlace, simplemente para confirmar nuestra alta en el servicio. 43 43
  44. 44. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Aviso de confirmación del alta. Una vez que confirmemos el alta, deberemos acceder nuevamente a la página principal de Thinkfree, y con nuestros datos acceder al servicio. Acceso al servicio. 1.2.5. COMENZAR A TRABAJAR EN THINKFREE No vamos a explicar con detalle cada una de las opciones que incorpora Thinkfree en sus diferentes programas (documentos, hojas de cálculo y presentaciones). Sin embargo, si que describiremos brevemente el entorno general de trabajo, así como los primeros pasos para crear ambos tipos de documentos de forma online.44
  45. 45. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN1.2.5.1. ENTORNO DE TRABAJOEn cuanto entramos en Thinkfree con nuestras claves, accederemos a un entorno similar alque se ve en la siguiente imagen, y desde el cual se centraliza todo el trabajo que vamosrealizando (tanto en la herramienta online My Office, como en la aplicación de trabajocolaborativo Workspace). Área principal de trabajo de Thinkfree, denominada "My Home".Como vemos en la anterior imagen, esta zona de trabajo (denominada My Home) tienetres grandes apartados. En el apartado de la izquierda podemos cambiar nuestrafotografía, cambiar algunos datos sobre nuestra información personal, gestionar nuestralista de contactos o establecer algunas de las preferencias de la aplicación. 45 45
  46. 46. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Personalización de algunas de las preferencias de nuestra cuenta en Thinkfree. En la parte central tenemos la sección "My Office", y justo debajo "Workspace". En la sección de My Office se nos muestra el total de ficheros que tenemos y su tamaño, los ficheros que hemos utilizado más recientemente, así como un enlace para descargar la aplicación de Office offline. Si vamos a optar por esta herramienta, es recomendable antes de nada echar un vistazo a las guías del usuario que tenemos en la parte superior derecha, y en las que tendremos una información detallada de qué es My Office y cómo realizar las principales operaciones. Apartado de My Office desde la página principal My Home.46
  47. 47. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNEn la zona inferior tenemos el apartado de Workspace, para crear un proyecto de formacolaborativa. No nos detendremos mucho en esta sección, puesto que para el objetivo deeste curso será suficiente con conocer cómo crear diversos documentos utilizando MyOffice online, y cómo compartirlos con otros usuarios: lo veremos en el apartado de MyOffice, a continuación. Apartado de Workspace desde la página principal My Home.1.2.5.2. TRABAJANDO CON MY OFFICEPara comenzar a trabajar con My Office (y por tanto crear algún documento online),tendremos que pulsar sobre My Office desde la página principal de My Home. Se nos abriráun entorno en el que tendremos dos zonas principales: • La zona de la izquierda, desde la que gestionaremos las diferentes carpetas y ficheros que vamos creando y compartiendo. • La zona central, en la que nos aparecerán los botones para crear un nuevo documento (New Document), una nueva hoja de cálculo (New Spreadsheet) y una nueva presentación (New Presentation). También está prevista la aparición de una nueva herramienta (Note), y que básicamente consistirá en un editor web visual tipo WYSYWYG (What You See is What You Get), es decir, lo que ves es lo que obtienes.Para crear un documento, hoja de cálculo o presentación, bastará con pulsar sobre cadauno de sus botones (tal y como se ven en la siguiente imagen). 47 47
  48. 48. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Página principal de My Office (online). Es importante tener en cuenta que la primera vez que creemos alguno de estos documentos, nos aparecerá una ventana en la que se nos indica que todavía no hemos instalado la aplicación ThinkFree Office para trabajar de forma offline con los documentos. Es una herramienta que, como hemos visto, permite el trabajo de forma offline con los documentos y su sincronización (offline-online), pero que no es imprescindible si únicamente deseamos trabajar de forma online. Tendremos en éste último caso que marcar la casilla de que queremos utilizar Thinkfree online aunque no tengamos instalada esta aplicación, y pulsar sobre "Continuar usando Thinkfree online". Opción para trabajar en ThinkFree Online sin instalar ThinkFree Office (offline).48
  49. 49. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNA. THINKFREE DOCUMENTVeremos a continuación una ventana de trabajo con el procesador de textos, cuyo aspectoes muy similar al de Microsoft Office (tanto en sus herramientas como en sus iconos).En la imagen siguiente podemos apreciar el aspecto del entorno de Document, así comolas opciones que incluye para almacenar nuestro documento en diversos formatos (word2003, word 2007, PDF, HTML, etc). Aspecto de la aplicación Thinkfree Document.B. THINKFREE SPREADSHEETLas hojas de cálculo de Thinkfree son también muy similares a las de Microsoft Excel,tanto en sus menús como en los iconos. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo deuna hoja de cálculo en la que se inserta un gráfico a partir de una serie de datos tabuladosen filas y columnas. 49 49
  50. 50. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Ejemplo de una hoja de cálculo realizada con Thinkfree Spreadsheet. C. THINKFREE PRESENTATION Las presentaciones creadas con Thinkfree también siguen la misma apariencia y mismo uso de herramientas que Microsoft PowerPoint, lo cual facilita mucho su aprendizaje como en el caso de Document y Spreadsheet. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de una presentación, en la que se han añadido un par de efectos de animación. Como se puede observar, las áreas del entorno de trabajo, menús, iconos, barras de herramientas, etc., son prácticamente exactas a las de Microsft PowerPoint, por lo que trabajar con esta herramienta no conllevará ningún esfuerzo para cualquier usuario de PowerPoint.50
  51. 51. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Ejemplo de una presentación realizada con Thinkfree Presentation.1.2.5.3. COMPARTIR DOCUMENTOSUna vez que hayamos creado nuestros documentos, podemos compartirlos para que otraspersonas puedan editarlos y trabajar con ellos, o bien simplemente visualizarlos.Para ello, tendremos que situarnos en la pantalla principal de My Office, y pulsar enprimer lugar sobre el icono en forma de flecha que hay justo a la izquierda de cadadocumento. A continuación, deberemos seleccionar Share para compartir el documento. 51 51
  52. 52. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Primeros pasos para compartir un documento en Thinkfree. Se nos abrirá una ventana (Share) donde tendremos que indicar las personas con las que queremos compartir nuestro documento. Tenemos dos opciones: añadirlos en la columna de la izquierda como "co-autores" (y por tanto tendrán permisos de edición), o bien añadirlos a la columna de la derecha como "visualizadores" o "lectores" (sin permisos de edición). En ambos casos tendremos que indicar sus direcciones de correo electrónico, separadas por coma. Finalmente cuando pulsemos sobre Invite Users enviaremos una invitación a cada usuario, con un enlace web a la URL del documento.52
  53. 53. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Imagen que muestra las opciones para compartir nuestros documentos en Thinkfree. Es importante tener en cuenta que las personas con las que compartimos nuestros documentos deben ser también usuarios de Thinkfree.1.2.5.4. PUBLICAR DOCUMENTOSPor último, podemos publicar cualquier documento para que sea visible por cualquierpersona a través de la web, en una dirección URL. Basta con realizar el mismo procesoque antes, pero esta vez seleccionando la opción Publish. 53 53
  54. 54. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Una vez que el documento haya sido publicado, nos aparecerá una ventana con la dirección URL de nuestro documento. Dirección URL donde ha sido publicado un documento. Crea un sencillo documento de texto, una hoja de cálculo y una presentación en Thinkfree, y a continuación compártelos con tu tutor. Cuando lo hayas realizado, envía un mensaje en el foro de debate de esta unidad didáctica indicando que ya lo has hecho. 1.3. ZOHO Vamos a ver por último esta aplicación llamada Zoho, y que cuenta, además de procesador de texto, hoja de cálculo y programa de presentación, con una gran cantidad de aplicaciones adicionales. En la siguiente imagen podemos ver la amplia variedad de herramientas que integra este servicio.54
  55. 55. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Página principal de Zoho con sus diferentes servicios.En la imagen anterior aparecen resaltadas las herramientas más interesantes en elcontexto de esta unidad didáctica.El primer grupo resaltado (Zoho Writer, Zoho Sheet y Zoho Show) son las tresaplicaciones típicas de este tipo de herramientas: procesador de texto, hoja de cálculo yaplicación de presentaciones.Zoho Notebook es una aplicación que permite integrar y compartir múltiples tipos decontenidos con otros usuarios (texto, imágenes, canales RSS, ficheros, presentaciones,audio, video, integración con skype, etc).Zoho Wiki es una aplicación para crear y administrar nuestro wiki, y en el cual podemosinvitar a numerosas personas para que participen en el. 55 55
  56. 56. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Resaltamos por último Zoho Meeting, que es potente herramienta a través de la cual podemos conectarnos con otros usuarios para mostrar o compartir nuestro escritorio con otras personas de forma online, o bien acceder de forma remota al escritorio de otras personas como herramienta de soporte. En la siguiente imagen podemos ver el aspecto de la página principal de Zoho, una vez que hemos accedido con nuestra cuenta (podemos crear una cuenta, o bien utilizar la que ya tenemos en Google o Yahoo). Zona de trabajo principal de Zoho, una vez que hemos accedido con nuestra cuenta. En la zona de la izquierda podremos cambiar las preferencias de nuestra cuenta (información personal, contactos, grupos, password, etc), y en la zona central de la pantalla podremos ir seleccionando el servicio que deseemos (Documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, Notebook, Meeting, etc). 1.3.1. DOCUMENTOS DE TEXTO, PRESENTACIONES Y HOJAS DE CÁLCULO No vamos a explicar con detalle cada una de estas tres aplicaciones, puesto que su utilización es muy parecido a las que ya hemos visto en esta misma unidad didáctica para Google Docs y Thinkfree. Sin embargo, resaltaremos algunas características especialmente interesantes de Zoho Writer y Zoho Show:56
  57. 57. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN • En Zoho Writer (procesador de textos), podemos utilizar el documento creado para publicarlo directamente en nuestro blog. También podemos trabajar con los documentos de forma offline, así como integrar otro tipo de aplicaciones de Zoho con Writer (Sheet, Show, Notebook, Wiki, Meeting, etc). • En Zoho Show (presentaciones), nuestras presentaciones pueden integrarse fácilmente con Zoho Chat para ser mostradas a quien deseemos, y además podemos compartir con ellos el escritorio del presentador. Presentación compartida de forma remota con otros participantes, en la que se incluye un chat. • Zoho Show permite también la importación de presentaciones de PowerPoint de hasta 10 Mb.1.3.2. ZOHO NOTEBOOKCon esta potentísima aplicación, podremos añadir en un documento o "libro", todo tipo decontenidos y formatos. Una vez creados, podemos editarlos, publicarlos, compartirlos,exportarlos, etc.Entre los contenidos que podemos añadir, se encuentran los siguientes: 57 57
  58. 58. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN • Texto. • Imágenes (subidas desde nuestro equipo, o bien directamente enlazadas desde una URL). • Audio (desde nuestro equipo o desde una URL). • Vídeo, incrustando el código de la fuente del vídeo (ej: Youtube). • HTML, mediante el código integrado. • Direcciones URL. • Canales RSS. • Archivos, indicando la dirección URL o la localización en nuestro equipo. • Hojas de cálculo creadas con Zoho Sheet. • Documentos de texto creados con Zoho Writer. • Presentaciones creadas con Zoho Show. Integración de diferentes elementos en Zoho Notebook.58
  59. 59. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN1.3.3. ZOHO MEETINGCon esta herramienta podremos establecer reuniones en tiempo real en las que podremostanto compartir nuestro escritorio (para mostrar como "presentadores" por ejemplo, cómose realiza un determinado proceso a un grupo numeroso de personas). También podremostener el control de un ordenador remoto (por ejemplo, para asistir de una formapersonalizada a un alumno o cliente).Lo único que tendremos que hacer para establecer una reunión, es darnos de alta en elservicio, y a continuación crear una reunión o "cita" utilizando la aplicación. En esteprimer paso tendremos que indicar el nombre de la cita, la fecha y la hora, nuestro correo(el del presentador) así como el de las personas a las que vamos a invitar (participantes). Ventana en la que se muestra la creación de una cita con Zoho Meeting.Los diferentes participantes recibirían un correo en el que tendrían que pulsar sobre "Jointhe meeting", y de esta forma aceptarían unirse a la cita.Esta aplicación puede utilizarse utilizando tres tipos diferentes de tecnologías web:activex, java o flash. La primera de ellas, activex, solamente funciona en el sistema 59 59
  60. 60. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN operativo Windows; java sin embargo lo hace en cualquier sistema operativo (windows, linux o Mac), y Flash depende del navegador y no del sistema operativo (necesitaremos el navegador Internet Explorer, Mozilla o Safari). Es preferible utilizar el visualizador en modo activex o java, mientras estemos usando el control remoto, para un desarrollo óptimo de la reunión. SI DESEAS MAYOR INFORMACIÓN SOBRE ZOHO MEETING, PUEDES CONSULAR LA SIGUIENTE WEB: http://writer.zoho.com/public/srk1/Zoho-Meeting- Help/demo.html En el siguiente vídeo se muestra de una forma muy gráfica las distintas opciones de Zoho Meeting, como herramienta para compartir el escritorio por parte del presentador, como herramienta para una asistencia técnica, o bien simplemente como herramienta de conferencia vía web.60
  61. 61. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNVídeo en el que se muestran, de forma gráfica, las diferentes posibilidades de Zoho Meeting (http://static.zoho.com/meeting/docs/demo/demo.html) 61 61
  62. 62. GESTIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN RESUMEN En esta unidad didáctica hemos analizado algunos de los principales servicios disponibles en la web para trabajar de forma online con diversos documentos (textos, hojas de cálculo y presentaciones fundamentalmente). En Google Docs, uno de los más populares, hemos comenzado viendo cómo darnos de alta en el servicio. Seguidamente hemos creado un nuevo documento de texto, así como sus operaciones básicas. También hemos visto cómo compartir este documento con otras personas, para poder trabajar de forma colaborativa con el. También hemos aprendido a crear una hoja de cálculo y una presentación tipo PowerPoint, así como a utilizar sus principales opciones en ambos casos. El segundo tipo de servicio que hemos analizado es Thinkfree. Este servicio tiene dos aplicaciones principales: My Office (para trabajar con aplicaciones en nuestro PC y a continuación subir los documentos) y Workspace (espacio de trabajo colaborativo en el cual podremos crear proyectos comunes). Concretamente, en la aplicación My Office hemos aprendido a crear documentos de textos, hojas de cálculo y presentaciones. Por último, hemos analizado un tercer servicio de este tipo: Zoho. Este servicio cuenta igualmente con procesadores de texto, hojas de cálculo y programas para la realización de presentaciones, y además cuenta con un gran número de aplicaciones adicionales, como por ejemplo Zoho Netebook (aplicación para integrar y compartir múltiples tipos de contenidos), Zoho Wiki (para creación y administración de un wiki), o Zoho Meeting (para conectarnos con otros usuarios de forma online).62

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