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EL OFICIO

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EL OFICIO

  1. 2. OFICIO <ul><li>1. CONCEPTO.- El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. </li></ul>
  2. 3. ÁREA DE DIFUSIÓN <ul><li>El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella. </li></ul>
  3. 4. ÁREA DE DIFUSIÓN <ul><li>A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. </li></ul><ul><li>A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución </li></ul>
  4. 5. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS <ul><li>Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus reces. abandonando asuntos específicos del trabajo </li></ul><ul><li>Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución. </li></ul>
  5. 6. ESTRUCTURA <ul><li>1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso. </li></ul><ul><li>2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorandum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso. </li></ul>
  6. 7. <ul><li>3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige. </li></ul><ul><li>4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo. </li></ul>
  7. 8. <ul><li>5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. </li></ul><ul><li>6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. </li></ul>
  8. 9. <ul><li>7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas </li></ul><ul><li>8.-Firma y pos-firma. </li></ul><ul><li>Firma: Se escribe la rúbrica a mano. </li></ul><ul><li>Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo: </li></ul>
  9. 10. <ul><li>9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas. </li></ul><ul><li>10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc. </li></ul><ul><li>11.-Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio. </li></ul>
  10. 11. UTILIDAD Y FINES <ul><li>Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. </li></ul><ul><li>El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. </li></ul>
  11. 12. TIPOS DE OFICIO <ul><li>Oficio Simple o Directo .- Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio. </li></ul>
  12. 13. <ul><li>Oficio Múltiple </li></ul><ul><li>Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación. </li></ul>
  13. 14. <ul><li>La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que: </li></ul><ul><li>1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. </li></ul><ul><li>2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo). </li></ul><ul><li>Oficio de Transcripción. </li></ul>
  14. 15. TRANSCRIPCION <ul><li>Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio. </li></ul>

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