Gestio eficient de l'Email ESN a la UPF

662 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Gestio eficient de l'Email ESN a la UPF

  1. 1. Gestió eficient del Gmail Aprenguem a ser productius!!
  2. 2. Avís a navegants!!Aquest tutorial s’ha confeccionat amb la novainterficie del gmail (a data de l’any 2012).• Si estas a l’any 2020, la interficie ha canviat i aquest tutorial segueix igual: • No em busquis, estaré mort per cirrosis. (o encara pitjor, casat i amb fills!!) • El WebMaster actual ho estarà fent de cul! Rajeu d’ell!!! :DBàsicament, vinc a dir: Actualitza’t a la novainterficie de GMAIL! No siguis antiquat ;) Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  3. 3. Objectius del WorkshopDeixar de tenir un correu amb tots els emailsbarrejats, sense ser productius. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  4. 4. Correu Pre-GmailVivies tan sols amb una safata d’entrada.No etiquetaves cap correu.Anaves més o menys esborrant per tenir espai alcompte de correu. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  5. 5. Correu GmailPRE-ESN• Ja no fa falta borrar emails. Mai et quedes sense espai.• Amb la safata d’entrada faig de sobres pels powerpoints graciosos que rebo i algun missatge important.• Què cullons vol dir arxivar un correu?POST-ESN• Merda, que són tots aquests emails!!• No dono a l’abast!!• Els meus amics es queixen que no els responc els mails, però és que tinc masses correus d’ESN! Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  6. 6. Nova mentalitat d’emailCap correu s’esborra• Sempre pots voler consultar algun correu antic.Tots els correus s’arxiven• A mesura que els llegeixis i no hagis de respondre’ls.La safata d’entrada ha d’estar sempre buida• Tan sols poden haver-hi correus que tinguis pendents de resposta.Tots els correus s’etiqueten• Així podras diferenciar entre els personals i els d’ESN.Es fa un ús intel·ligent dels favoritos• Les estrelles tan mones que pots posar als correus. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  7. 7. Arxivar un correuArxivar un correu vol dir treure’l de la Safatad’Entrada.Té les avantatges d’esborrar-lo• Te’l treus de la pantalla principal on sols mirar tots els correus que t’arriben.També té les avantatges de mantenir-lo• Pots consultar-lo sempre que vulguis i cercar-lo. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  8. 8. EtiquetesGmail permet assignar etiquetes a correuselectrònics.• Seria l’equivalent a crear carpetes d’emails, amb la diferència que pots posar a un correu tantes etiquetes com vulguis.• Poden ser jeràrquiquesPer assignar una etiqueta a un email obert• Podem assignar etiqueta i arxivar• Podem assignar una etiqueta Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  9. 9. Etiquetes (II)És bo tenir definides un conjunt d’etiquetes base. Unexemple seria:• ESN • ESN UPF • ESN BCN • ESN Miembros (si els reps) • ESN Buddy (si estas a l’OC)• Universitat • Treballs • Profes• Viatges • NYC • Italia • Egipte• Amics no ESN Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  10. 10. Priority Inbox (I)Nova característica del correu de Google.Automàticament et marca si un correu ésimportant o no.Pots marcar tu els correus que creus que sónimportants per ensenyar a classificar els correus aGoogle.És recomanable tenir-ho activat. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  11. 11. Cicle de vida ideal d’un email (I)Reps un email i el llegeixes• Si has de respondre, es respon preferiblement a l’instant i s’arxiva. Si no, es queda a la safata d’entrada fins que és respost.• Si no s’ha de respondre, però el vols tenir visible durant uns dies perquè té informació important es marca amb una estrella (intentar no tenir més de 10 emails estrella)• Altrament, l’arxivaras. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  12. 12. Cicle de vida ideal d’un email (II)Abans d’arxivar un correu o marcar com a preferits’ha d’etiquetar.Si l’email no està marcat com a important i creiesque era important, marca’l i viceversa.• Ajuda a ser productiu saber quins emails has de llegir abansSi l’email resulta que era basura que mai mésvoldràs consultar (publicitat) es pot esborrar. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  13. 13. Començar de 0Ara enumerarem els passos per començar agestionar eficientment el vostre correu.• Llegir tots els correus pendents i respondre’ls.• Arxivar tots els correus per buidar la safata d’entrada • Seleccionar tots els emails i arxivar. • En el cas que tinguis massa correus pendents i no puguis arxivar, veure següent diapo.• Etiquetar la majoria dels correus que has arxivat • Eh! Tinc 100000 mil emails, com els etiqueto tots?? • Ara ho explicarem ;)• Canviar el tipus de safata d’entrada per ser més eficient amb ESN. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  14. 14. Arxivar per tipusEl més recomanable és arxivar TOTS els correus.• Però potser teniu molts correus marcats com a destacados o pendents de llegir.En el cas que no els vulguis arxivar tots Gmail etdeixa sel·leccionar per categoria:• Primer arxiva TOTS els Leidos.• I si tens destacados que no vols arxivar, sempre pots seleccionar-los i desarxivar-los. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  15. 15. Etiquetar automàticamentUf uf uf, quanta feina. En serio haig d’etiquetartots els correus? Això és un coñazo!• Gmail et permet posar FiltresUn filtre és una regla que et permet fer accionsautomàtiques sobre correus. Per exemple,etiquetar correus d’ESN automàticament.Per accedir als filtres anirem a ->Configuración -> Filtros Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  16. 16. Filtros (I)Posarem un exemple de filtre per poder etiquetarautomàticament tots els correus que siguin de laseccióAñadir nuevo Filtro• Para: section@esnalaupf.orgSi li donem a podem cercar tots els emailsque coresponguin a aquesta cerca.Per què funciona bé aquest filtre?• Tots els correus que s’envien a la secció tenen en comú que s’envien a section@esnalaupf.org Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  17. 17. Filtros (II)Un cop hem vist els resultats de la cerca que hem fet,podem dir-li a gmail que ha de fer quan es trobi un correudefinit pel filtrePitjant la fletxa del costat de la cerca -> Crear un filtro conestos criterios de búsqueda.Aplicar la etiqueta• ESN UPFPodem aplicar el filtre a tots els correus que actualmentencaixen amb el filtre que hem definit. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  18. 18. Filtros (III)Sou OC d’una activitat i us agradaria filtrar elsmails de l’activitat més correctament.• Demaneu a l’OC que posin un text especial a l’asunto .• Exemple: [TARRAGONA OC] Recordeu de fer la valoració!Crear nuevo filtro• Asunto: [TARRAGONA OC]Sempre que es pugui, per això, filtreu per email.• Recordeu que tenim emails de buddy, social erasmus, secció, miembros, colaboradores, junta… Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  19. 19. Filtros (IV)Com fariem filtres d’ESN BCN?• Algunes seccions no tenen correus corporatius• Però tots els correus de BCN s’envien sempre a Fran Huertas com a remitent • Para: section@esnalaupf.org fran.huertas@esn-uab.org• Això tan sols agafaria els correus que s’envien a la secció, però no els que van directament al de miembros. S’ha de crear un altre filtre que sigui. • Para: members@esnalaupf.org fran.huertas@esn-uab.org Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  20. 20. Filtros VConsideracions dels filtres• Si es posen dues adreces de correu en un camp, buscarà correus que tinguin les dues adreces a la vegada. • Si alhora se li posa un Asunto. Cercarà correus amb les dues adreces i l’asunto• Si es volen capturar els correus enviats a ALGUNA de dues direccions, haurem de crear dos filtres • O bé, a un nivell més avançat, posar • Para: section@esnalaupf.org | board@esnalaupf.org • Posant la “|” es capturarien tots els correus enviats a la Secció i a la Junta. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  21. 21. Priority Inbox (II)Tenim correus arxivats, etiquetats, la safatad’entrada més buida, però encara em costa moltgestionar-me els correus.Us proposo utilitzar la Priority Inbox per dividir lasafata d’entrada en 4 seccions.• Priority: Missatges que es consideren prioritaris no llegits.• Destacados: Missatges amb l’estrella• Todo ESN: Tots els missatges d’ESN• Resto: Resta de missatges Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  22. 22. Priority Inbox (III)Aquí s’explicarà una opció. Vosaltres valoreu sis’adapta a la vostra metodologia de treball o no.T’ofereix:• Veure els emails prioritaris de la teva vida personal.• Veure missatges pendents o destacats (solen ser d’ESN)• Veure tots els missatges d’ESN.• Veure la resta de missatges (solen ser actualitzacions de facebook, newsletters a les que estiguis subscrit, publicitat, etc) Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  23. 23. Priority Inbox (IV)Es mostren les seccions plegades (per poder fer lacaptura) Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  24. 24. Priority Inbox (V)Anem a configurar-la: -> Configuración-> RecibidosTipo de bandeja de entrada: PrioritariosSecciones de recibidos:• Importante y no leído• Destacados• Vacio • Añadir Sección -> Más opciones -> Marcar etiqueta (ESN)• Todo lo demás Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  25. 25. Consideraciones Priority Inbox (I)Sólo funcionara correctamente si cuando se creanlas etiquetas se crea una etiqueta ESN y el restosón subetiquetas. Por ejemplo:• ESN • ESN UPF Section • ESN UPF Members • ESN UPF Colaboradores • ESN BCN • ESN SPAINDe este modo, cuando una de las secciones es:Todo el contenido de ESN, también incluye ESNUPF, BCN, SPAIN. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  26. 26. Consideraciones Priority Inbox (II)Puede pasar que Google piense que todos loscorreos de ESN son prioritarios, por lo tantoaparecerán en la sección prioritarios no leidos, yno en la seccion de ESN.• Para impedirlo, cuando se crea el filtro de los correos ESN, vale la pena marcar la opción de etiquetar junto con la de Marcar siempre como no importante. • De este modo mantenemos la sección de importante para emails personales. Para no abandonar a nuestros amigos ;)• Recordad que siempre se pueden cambiar los filtros des de la configuración de Gmail. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  27. 27. Delegar correus (I)Tinc més d’una compte d’ESN. ¿I ara que faig?• Ja sigui perquè ets Junta, o tens accés al compte del Buddy, o t’han donat accés a activities@esnalaupf.org, etc.• Necessites poder gestionar més d’un compte de Gmail.A la part esquerra / superior apareix la següentopció: Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  28. 28. Delegar correus (II)Si pitgem a cambiar cuenta, apareixerà el següent:Són totes les comptes que gestionem. Si cliquem aAcceder a otra cuenta, podrem fer login ipassword a un altre compte.• I llavors ens apareixerà a la llista. Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  29. 29. Consideracions de delegar correusÉs posible que no us aparegui la opció de CambiarCuenta. La solució a continuació:I llavors: Subject | Name Name, Position | contact@esn.org
  30. 30. Reflexions finalsAquest workshop dona unes guidelines per intentarser més eficients amb el correu i automatitzarprocessos.Però en el fons depén sempre de NOSALTRES.El correu s’ha de llegir cada dia. Si no no servirà de restenir emails arxivats, emails prioritaris o etiquetes.Entrarem al cap de 3 dies i tindrem 50 emails perllegir.Així que ja sabeu… com diu el refrany: Para quienmails archiva! Dios está arriba!• Y quien mails no borra, es una zorra!! • Toma ya! xD Subject | Name Name, Position | contact@esn.org

×