Administrando o maior escritório de Advocacia da América Latina - Siqueira Castro Advogados

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não é possível liderar pessoas com eficiência sem conhecer as próprias qualidades e defeitos – referências para a compreensão das falhas e acertos do outro. Reconheça que existem pessoas que sabem sobre determinados assuntos mais do que você. Boas práticas de governança devem ser implantadas em ambientes transparentes e com sólidos padrões ético-empresariais.

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Administrando o maior escritório de Advocacia da América Latina - Siqueira Castro Advogados

  1. 1. ADMINISTRANDO O MAIOR ESCRITÓRIO DA AMÉRICA LATINA
  2. 2. ALGUMAS INFORMAÇÕES RELEVANTES
  3. 3. Informações Relevantes ALGUNS DADOS QUANTITATIVOS• 63 anos de existência• 56 sócios• 453 advogados associados• 573 estagiários• 301 funcionários administrativos• 20 escritórios• 148 mil processos judiciais e administrativos em andamento• 1.700 clientes ativos• 19.600 m² ocupados• 1.400 terminais de computadores• 65 servidores• 64 mil livros e periódicos jurídicos São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . NatalJoão Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda
  4. 4. Informações Relevantes FULL LEGAL SERVICE• Societário • Ambiental• Contencioso e Arbitragem • Penal Empresarial• Fusões e Aquisições • Propriedade Industrial e Intelectual• Recuperação de Empresas e Falências • Imobiliário• Mercado de Capitais • Comércio Exterior e Defesa Comercial• Constitucional e Relações • Eleitoral Governamentais • Seguros e Resseguros• Financiamentos e Direito Bancário • Direito Aeronáutico• Regulatório e Administrativo • Direito Minerário• Capital Estrangeiro • Direito Marítimo• Infra-estrutura e PPPs • Energia, Petróleo e Gás• Tributário e Planejamento Fiscal • Direito Civil e Contratos• Relações de Consumo • Comunicações e Telecomunicações• Direito Econômico e da Concorrência • Recuperação de Créditos• Direito do Trabalho e Prev. Privada/ • Operações e Contratos Internacionais Social São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . Natal João Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda
  5. 5. Informações Relevantes UM ESCRITÓRIO FEDERALIZADO Presente nas principais capitais brasileiras, bem como em outras importantes cidades do país, Siqueira Castro – Advogados é, reconhecidamente, o escritório mais federalizado do Brasil.No exterior, A Siqueira Castro – Advogados possui escritórios próprios em Lisboa, Portugal, e Luanda, Angola.Essa amplitude geográfica é complementada por alianças operacionais com conceituados escritórios de advocaciasituados nos diversos países da América Latina, América do Norte, Ásia, Europa, África e Oceania.
  6. 6. LINHA DO TEMPO
  7. 7. Informações RelevantesESTRUTURA SETOR JURÍDICO
  8. 8. TOMADA DE DECISÕES
  9. 9. Tomada de Decisões CONSELHO DE SÓCIOS NACIONAIS• Formado pelos mais expressivos sócios do Escritório compondo um grupo comperfis profissionais diferentes, seja pela especialização, faixa etária e/ou região dopaís em que atua.• Reune-se semestralmente para prestação de contas das atividades jurídicas eadministrativas, avaliação de oportunidades existentes no mercado, e deliberaçõesquanto ao planejamento estratégico do Escritório.• O Gerente Geral Administrativo participa deste Conselho e é através dasdecisões tomadas nestas reuniões que se determina o alinhamento das atividadesestratégicas jurídicas com as atividades estratégicas administrativas.
  10. 10. Tomada de Decisões CONSELHO DE SÓCIOS LOCAIS• Cada unidade possui seu Conselho de Sócios Locais.• Formado pelos mais expressivos sócios de cada uma das respectivas unidadesreune-se mensalmente para apresentação de contas das atividades jurídicas eadministrativas (da sua unidade) e eventuais correções de curso em ambas asáreas.• Os Sócios Nacionais existentes na unidade também compõe este conselho.• O Gerente Geral Administrativo, participa dos Conselhos Locais das unidades deSP e RJ. Através das decisões tomadas nestas reuniões se determina oalinhamento das atividades operacionais jurídicas com as atividades operacionaisadministrativas locais.
  11. 11. Tomada de Decisões MISSÃO EMPRESARIALAtender nossos clientes nas mais diversas áreas do Direito Empresarial, sempre deforma criativa, segura e eficaz através de Serviços de Alta Qualidade
  12. 12. MODELO GERENCIAL ADMINISTRATIVO
  13. 13. Modelo Gerencial Administrativo MISSÃO DO SETOR ADMINISTRATIVOAtender de forma plena o setor Jurídico da SCA, assim como o Cliente final.Para tanto deve-se atender no tempo correto as necessidades do setor Jurídico,de forma a garantir que todos os recursos administrativos necessários estejamsempre disponíveis com rapidez e confiabilidade, permitindo ao corpo Jurídicodedicar-se de forma completa às questões advocatícias.Foco nas expectativas de valor dos Clientes.
  14. 14. Modelo Gerencial Administrativo ADMINISTRAÇÃO CENTRALIZADATendo como objetivos a racionalização dos recursos, a padronização das tarefas eo controle acurado financeiro chegou-se ao modelo centralizado de governança.Neste contexto a Unidade de São Paulo é o centro administrativo da SC-A.Cabe às gerências locais a gestão das atividades secundárias do dia a dia.SCA-RJ um caso a parte.
  15. 15. Modelo Gerencial AdministrativoORGANOGRAMA
  16. 16. Modelo Gerencial Administrativo COMITÊSFormação de Comitês Temáticos – envolvimento dos advogados nas questõesinstitucionais do Escritório.• Uma administração corporativa não pode ser uma companhia de umapersonalidade só, nem de um grupo restrito de dirigentes.• Saudável diversidade de visões dos diversos colaboradores.
  17. 17. Modelo Gerencial Administrativo SUPORTE SISTÊMICO A administração moderna não pode prescindir de ferramentas de suportesistêmico que possibilitem a correta integração das diversas áreas que compõemuma empresa.• ERP (Financeiro, Faturamento, Contabilidade, Marketing, Recursos Humanos, Arquivo, Biblioteca e Compras)• Acompanhamento Processual.• Software para bilhetagem (Tarifador)
  18. 18. GERÊNCIA FINANCEIRA
  19. 19. Organograma Setor FinanceiroORGANOGRAMA
  20. 20. Desafios Setor Financeiro DESAFIO Nº 1 – CENTRALIZAÇÃO DO SETOR FINANCEIROPara que um setor financeiro centralizado funcione é fundamental que:• Todas as unidades tenham acesso, sejam treinados e utilizem o ERP.• Exista normatização de procedimento para cada atividade e os mesmos sejamseguidos à risca por todas as unidades.Objetivos:Evitar retrabalhos nos setores: Financeiro, Contábil e RH.
  21. 21. Desafios Setor Financeiro DESAFIO Nº 2 – ESTABELECENDO UMA NOVA UNIDADE •Planejamento de fluxo de caixa necessário para pôr em funcionamento a nova unidade •Planejamento de fluxo de caixa para absorver os futuros custos fixos e variáveis da nova unidade •Estudo para utilização de recursos próprios ou de linhas de crédito.Objetivos:Uma empresa saudável financeiramente.
  22. 22. Desafios Setor Financeiro DESAFIO Nº 3 – FUNDO FIXO (CAIXINHA)• É imperativo que exista numerário para o dia a dia das atividades do Escritório,garantindo que exista recursos disponíveis para dar suporte a adiantamentos para:pagamento de deslocamento (táxi, ônibus, etc,); pagamento de cópias; hotéis;alimentação; etc.• Ajustar o valor do caixinha para cada Unidade e monitorar a evolução das suasnecessidades regularmente (estatística).• Reembolsos.• Acerto de contas: Prazo para apresentar comprovantes / Prazo para osreembolsosObjetivos:Evitar a não recuperação de despesas junto aos clientes.Evitar a paralisação das atividades.Evitar descontentamentos dentro da organização.
  23. 23. Desafios Setor Financeiro DESAFIO Nº 4 – CORRESPONDENTES• Para o patrocínio de clientes com abrangência nacional, na área do contenciosode massa, é feito com a ajuda de escritórios locais e advogados autônomos(correspondentes) que prestam serviços em locais afastados ou de difícil acesso.• Acerto de contas • Prazo para apresentar comprovantes • Apresentação correta da documentação • Correta retenção de impostos • Prazo para pagamentos.Objetivos:Construir um bom relacionamento com os representantes.Evitar retrabalhos.
  24. 24. GERÊNCIA DE FATURAMENTO
  25. 25. Organograma Setor de Faturamento
  26. 26. Desafios Setor Faturamento DESAFIO Nº 5 – NOTAS DE HONORÁRIOS• TIME SHEET Preenchimento em tempo real Utilização do cronômetro Data de corte• ACOMPANHAMENTO Status dos processos atualizados no sistema. PROCESSUAL Envio de planilhas padronizadas Data de corte• EVENTOS Status dos processos atualizados no sistema. Verificação trimestral (limpeza de contratos)• Single Point: um facilitador para o Cliente. Objetivos: Evitar demora e / ou erros na geração de notas de honorários. Evitar trabalhos realizados, porém, não faturados. Mapeamento da produtividade dos profissionais.
  27. 27. Desafios Setor de Faturamento DESAFIO Nº 6 – NOTAS DE DESPESAS• Apresentação dos comprovantes de despesas dentro do prazo.• Software amigável para bilhetagem de ligações telefônicas, digitalizações, cópiase impressões Objetivos: Notas de despesas devolvidas pelo cliente devido a erros ou inconsistências. Evitar despesas não contabilizadas. Propiciar o gerenciamento de despesas não reembolsáveis (avaliação darentabilidade do contrato firmado com o cliente).
  28. 28. GERÊNCIA DE MARKETING
  29. 29. MARKETINGORGANOGRAMA
  30. 30. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 7 - ASSESSORIA DE IMPRENSA• Alinhar a mensagem institucional com os porta-vozes do escritório (quem somos,onde estamos, o que fazemos, números relativos ao escritório)• Manual de como lidar com a mídia (as regras são dos veículos e não dos sócios)• É importante que os Sócios saibam que o trabalho é a longo prazo e que orelacionamento com os jornalistas necessita de tempo e dedicação Objetivos: Construção de imagem - Evitar a divulgação da organização de forma irregular Evitar o não aproveitamento por parte da mídia de boas matérias originadas noEscritório. Evitar desperdício de oportunidades que a mídia possa oferecer.
  31. 31. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 8 - MEDIA TRAINING• Ajuda a evitar enganos, distorções, omissões, aumenta a capacidade para aconquista de credibilidade, imagem e reputação necessária para a organização oupessoa pública.•Treinamento (face a face) para definir o comportamento do porta-voz Como se portar diante de um jornalista Apontar os principais erros e vícios ao falar com a imprensa O que dizer e o que NUNCA dizer Cumprir com o que prometeObjetivos:Consolidar o Escritório como fonte para os jornalistas, através de uma posturaadequada dos porta-vozes perante as solicitações de mídia.
  32. 32. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 9 - ADMINISTRANDO CRISES• Extremamente importante alertar aos porta-vozes que a crise pode aparecer aqualquer momento.• Saber como agir caso o nome do escritório ou de algum cliente apareçanegativamente na mídia.• Não ignorar o poder da imprensa.• Ter uma boa assessoria de imprensa Objetivos: Não expor os sócios e / ou a organização. Não perder a boa imagem construída após muitos esforços.
  33. 33. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 10 - BANCO DE DADOS• Manter sempre atualizado todos os dados para contato dos clientes e possíveisclientes (trabalho em conjunto com os sócios e secretárias)• Ferramenta de CRM que permita filtrar a lista de clientes, por exemplo: sócios,área de atuação, setor (financeiro, farmacêutico, telecom, etc.) Objetivos: Evitar campanhas ineficientes alcançando apenas parcialmente o público alvo. Evitar o envio de material e / ou convites para pessoas erradas.
  34. 34. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 11 – CROSS-SELLINGSC-A um escritório full legal service – potencialidade para serviços multidiciplinares.Mapeamento dos serviços oferecidos a cada cliente considerando todos ossegmentos e todas as unidades da SC-A.Objetivos:Eliminar o conceito “meu cliente”. Os clientes são do escritório, não do sócio.Melhor atender as demandas do cliente.Fidelização do cliente.
  35. 35. GERÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS
  36. 36. Desafios Setor de RHORGANOGRAMA
  37. 37. Desafios Setor de RH DESAFIO Nº 12 – TURN OVERA SC-A constantemente realiza pesquisas de mercado através de empresasespecializadas verificando remunerações e benefícios oferecidos de forma agarantir uma posição de competividade do Escritório.Realização de pesquisas de clima organizacional para reconhecer pontos a seremmelhorados.Objetivos:Ter um turn over dentro de um limite aceitável.Reter talentos.
  38. 38. Desafios Setor de RH DESAFIO Nº 13- INTEGRAÇÃOPreocupação constante do RH. Hoje não há como não promover ainteração entre todas as pessoas do Escritório. É contudo, necessário quetodos compreendam ou pelo menos tenham noção das atividades dosdemais colegas de trabalho.Criar um clima propício para que todos busquem o mesmo objetivoorganizacional.Capacitar cada novo integrante antes de iniciar suas atividades dentro daorganização.Objetivos:Evitar a utilização inadequada ou o desconhecimento dos recursosdisponibilizados pelo Escritório.Evitar a criação de feudos dentro do escritório.Maior integração entre as equipes jurídica e administrativa.
  39. 39. Desafios Setor de RH DESAFIO Nº 14 – RH ESTRATÉGICO• O Escritório precisa ser gerido com eficiência e voltado aos Clientes, criando comestes relacionamento duradouros.• Análise dos ambientes interno e externo do Escritório sob a visão de gestão depessoas.• Investimento em Treinamento.Objetivos:Alcançar os objetivos e metas estratégicas do Escritório com eficácia e altodesempenho.Identificação e retenção de talentos.
  40. 40. Desafios Setor de RH DESAFIO Nº 15 – GERAÇÃO YA geração Y é uma realidade que exige uma estratégia criativa que estimule aretenção de talentos.Não alimenta expectativas de permanecer em um mesmo local de trabalho duranteanos • Divulgação da história, dos valores, e das metas do Escritório. • Oferecer boas condições de trabalho. • Uma avaliação curta já é suficiente, mostra que os gestores notaram a sua presença dentro da empresa.ObjetivosReter jovens talentos.
  41. 41. GERÊNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
  42. 42. Desafios Setor de TIORGANOGRAMA
  43. 43. Setor de TI CENTRALIZAÇÃO DOS SISTEMAS CORPORATIVOSConcentrado nas unidades do RJ e SP: menor custo de licenças, menor número deprofissionais especializados nos sistemas que suportam todas as Unidades.Para a definição em qual Unidade devemos instalar determinado software levamosem consideração principalmente a quantidade de usuários, minimizando a utilizaçãodos links de comunicação entre as Unidades, não sendo, portanto, necessário aaquisição de links de capacidades enormes.Na Unidade de SP encontra-se: Sistema ERP; Sistema de telefonia IPNa Unidade do RJ encontra-se: Sistema de controle processual Sistema de tarifaçãoExchange (emails) as unidades com a maior quantidade de usuários possuem o seupróprio servidor visando além da otimização dos links, independência entre asUnidades para que em caso de queda no serviço de uma Unidade, as demaisprossigam sem interferências no recebimento de seus emails.
  44. 44. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 16 – TI, UM RECURSO VITAL• Monitoramento estatístico de eventos que impactam no trabalho diário de cadaUnidade (queda de energia, lentidão nos links de voz e dados).No breaks: servidores, impressorasGeradores.Notebooks – pessoas chaves.• Links redundantes para contingência tanto de dados quanto de Internet.Objetivos:Evitar atraso ou lentidão no acesso a e-mails, softwares, internet, etc.Evitar problemas durante videoconferências e / ou audioconferências.Evitar perdas de prazos.Evitar atraso na emissão de notas de honorários.
  45. 45. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 17 - ARMAZENAMENTO DE DADOS• Capacidade: monitoramento constante (estatística) quanto ao crescimento daorganização e conseqüentemente das novas necessidades de armazenamento dedados.• Equipamentos para Storage – armazenamento de arquivos com maior capacidade,segurança e facilidade de ampliação, garantindo a replicação dos dados entre ossites, permitindo sites backup.Objetivos:Evitar falta de espaço para armazenamento de informaçõesGarantir a continuidade das atividades.Evitar vulnerabilidade quanto a perda de dados.
  46. 46. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 18 - COMUNICAÇÃO COM CLIENTES & COMUNICAÇÃO ENTRE UNIDADES• Videoconferência e Áudioconferência.• DDRs.• Links de comunicação (dados e voz) dedicados que permitem comunicaçãorápida e acesso centralizado aos sistemas.• Links de Internet dedicados que garantem a velocidade que o negócio necessita.• Intranet como forma de divulgação às unidades de eventos e informaçõescorporativas.•Telefonia IP: permite economizar ligações entre as unidades.ObjetivosRedução de custosOtimização do tempo dos profissionais.
  47. 47. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 19 - IMPRESSORAS• Impressoras: um equipamento imprescindível.• Crescimento do Escritório • Aumento no Volume de Impressões • Dimensionamento da Quantidade e da Capacidade da Máquina (estatística)• Contrato de Outsourcing de Impressão: correto abastecimento de tonners, eficazprograma de manutenção preventiva, rápido atendimento na reparação demáquinas com problemas. (SLA de atendimento)Objetivos:Minimizar tempo de máquina parada.Evitar acumulo de trabalhos.Evitar perda de prazos.
  48. 48. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 20 - TRABALHANDO REMOTAMENTE• Acesso Remoto via Computador: com a garantia de conexão segura profissionaischave podem dar continuidade a seu trabalho de qualquer local que tenha acessoa Internet,• Utilização de Smart Phones: com essa tecnologia garantimos que os sócios eprofissionais chave das áreas tenham acesso on line a seus emails ondeestiverem,ObjetivosGarantir o cumprimento dos prazosOtimizar o tempo dos profissionais.Agilizar a tomada de decisões e o fluxo de informações para com os clientes edemais profissionais, atendendo na velocidade que a empresa necessita.
  49. 49. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 21 – HELP DESKSoftware de gerenciamento.Relatórios gerenciais: avaliar as necessidades de aumento de quadro no TI; monitoramento dos tempos de atendimento e de solução do problema; treinamentos nas áreas em que há maiores solicitações; monitoramento da qualidade dos equipamentos adquiridosObjetivos:Minimizar o tempo em que o profissional não pode trabalhar na sua plenitude devidoproblemas relacionados a TI.
  50. 50. ADMINISTRATIVO
  51. 51. Desafios Setor Administrativo DESAFIO Nº 22 - PADRÃO ARQUITETÔNICOAs unidades possuem o mesmo padrão arquitetônicoPor sermos um Escritório federalizado temos a preocupação de criarmos umaidentidade visual única em todas as nossas unidades, através da manutenção dosmesmos padrões de arquitetura e mobiliário em nossos sites.A forma arquitetônica das nossas unidades respeita as particularidades de cadaatividade de trabalho, buscando concentrar numa mesma área atividadessemelhantes e a proximidade de grupos de apoio, facilitando a sinergia entre asequipes e a fluidez dos trabalhos.Cuidados especiais com a hospitalidade.Objetivos:Oferecer conforto, sofisticação e funcionalidade.Transmitir aos clientes e visitantes os valores que permeiam o nosso Escritório.
  52. 52. Desafios Setor Administrativo DESAFIO Nº 23 - CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOSImportância da documentação Certeza que toda documentação é entregue. Certeza que toda documentação é entregue o mais rápido possível.ObjetivosGarantir a fluidez e serenidade dos trabalhos.Evitar perdas de prazos.
  53. 53. CONSIDERAÇÕES FINAIS
  54. 54. Considerações Finais• Equipe de qualidade.• Normatizações - padronização dos procedimentos internos e de atendimento aoCliente. Desburocratização da comunicação entre os profissionais e agilidade nofluxo de informações. Estratégia de implantação.• Melhoria continua como ferramenta de ajuste.• Estatística é vital para uma gestão eficiente, empresas não se administram semestatísticas. Detecção de inadequações e desvios.• Controle financeiro robusto. Controle minucioso dos Custos.
  55. 55. Considerações FinaisEstude-se – não é possível liderar pessoas com eficiência sem conhecer aspróprias qualidades e defeitos – referências para a compreensão das falhas e acertos do outro.Reconheça que existem pessoas que sabem sobre determinados assuntos mais do que você. Boas práticas de governança devem ser implantadas em ambientes transparentes e com sólidos padrões ético-empresariais.
  56. 56. MUITO OBRIGADO!!lfaggiano@siqueiracastro.com.br

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