Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

1

Share

эффективные почтовые коммуникации

Как использовать электронную почту в деловом общении.
На что обратить внимание, что и как писать.

Поправил опечатки и добавил информацию о себе.

Related Books

Free with a 30 day trial from Scribd

See all

Related Audiobooks

Free with a 30 day trial from Scribd

See all

эффективные почтовые коммуникации

  1. 1. Эффективные почтовые коммуникации V. BENEDICHUK HTTP://WWW.LINKEDIN.COM/IN/VBENEDICHUK VBENEDICHUK@GMAIL.COM
  2. 2. Вячеслав Бенедичук Менеджер с большим техническим опытом и опытом управления продуктами. Опыт в ИТ 15 лет. Опыт управления проектами и продуктами 9+ лет. Максимальная команда 25 человек. Самый большой проект более 15 человеко-лет https://ru.linkedin.com/in/vbenedichuk ©2011 Vyacheslav Benedichuk
  3. 3. Содержание Проблема – люди не отвечают на письма. Почему? Как добиться результата... Цель письма. Зачем и кому мы пишем? Написание письма Тема Общие рекомендации ©2011 Vyacheslav Benedichuk
  4. 4. Как часто возникает ситуация, что на ваши письма не отвечают? ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  5. 5. Почему люди не отвечают на ваши письма? Потому, что они не прочитали это письмо. Потому, что они не понимают, чего вы от них хотите и нужен ли ответ. Потому, что они не знают ответ. Потому, что они не знают когда вам нужен ответ и планируют ответить позже. Потому, что они забыли о письме. Миллион других причин ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  6. 6. Как выглядит почтовый ящик вашего адресата? Добавить скриншот почтового ящика! ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  7. 7. Прежде чем начать писать письмо Какова цель этого письма? Тому ли человеку адресовано это письмо? Не стоит ли этот вопрос обсудить лично или по телефону? Какова цель этого письма? Тому ли человеку адресовано это письмо? Не стоит ли этот вопрос обсудить лично или по телефону? ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  8. 8. Зачем мы пишем письма? Передать информацию Получить информацию Побудить к действию ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  9. 9. Каков получатель вашего письма Коллега Он работает вместе с вами но у него может быть много других проектов Он может быть не в контексте текущей ситуации по каким либо причинам ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  10. 10. Каков получатель вашего письма Представитель заказчика Вы – предоставляете ему сервис Он – платит деньги В большинстве случаев он ждет от нас результат а не вопросы Его цель – работающий бизнес. Система лишь инструмент ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  11. 11. В процессе написания письма. Информирование Люди, которые должны получить информацию обязательно должны быть в To: Если человеку желательно ознакомиться, но не обязательно, в CC:. Но не удивляйтесь если эти люди пропустят ваше письмо. Если вы хотите информировать человека, который не представлен остальным, либо по каким-то причинам не должен быть им видеть – пользуйтесь BCC ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  12. 12. В процессе написания письма. мотивирование Адресуйте письмо конкретному человеку, который должен выполнить задачу, либо предоставить информацию. Если людей несколько с близкими / пересекающимися задачами – распределите роли и напишите несколько писем, но всех вовлеченных стоит поставить в CC, что бы каждый знал что делает он и что другие Формулируйте задачи по методологии S.M.A.R.T. ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  13. 13. В процессе написания письма. получение информации Если вы хотите получить ответ – обязательно отметьте когда и в какой форме. Если человек регулярно не отвечает на письма, а время не ждет, обязательно отметьте, какой срок для ответа и какие последствия вызовет его просрочка либо укажите ответ который вы считаете ответом по умолчанию. НИКОГДА НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ КОНСТРУКЦИЮ ВИДА: …. Or …. . Обычно на это отвечают Yes и вам придется писать еще одно письмо.  ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  14. 14. Тема письма Ясная Описательная Содержит критическую информацию Соответствует содержанию ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  15. 15. Не эфективные темы писем Subject: Questions… Задачи Hi Meeting ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  16. 16. Эффективные темы писем Subject: Я переехал в дальнюю комнату девелоперов ACTION REQUIRED: Please provide me with monthly “AP inc“ report ANSWER REQUIRED: Please check how many licenses do we have for … ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  17. 17. Префиксы в темах писем. Не стесняйтесь использовать ANSWER REQUIRED: CONFIRMATION REQUIRED: ACTION REQUIRED: Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации ©2011 Vyacheslav Benedichuk
  18. 18. Фокус темы письма. Тема: RE: Новый продукт Содержание: Кстати, я тут вспомнил, что на выходных мы собирались поехать на природу.... МЕНЯЙТЕ ЗАГОЛОВОК! Пример: Выходные. WAS: RE: Новый продукт Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации ©2011 Vyacheslav Benedichuk
  19. 19. Содержание письма Краткое и ясное Используйте параграфы 3-5 предложений каждый Старайтесь делать сообщения короткими Будьте вежливы! Не стесняйтесь просить подтверждения о получении важной информации. Укажите, когда ожидаете ответ ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  20. 20. Содержание письма Содержание письма должно соответствовать заголовку Одна тема на письмо Обязательно укажите важные даты Каждое действие должно идти отдельно строкой/параграфом. ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  21. 21. Профессионализм Старайтесь выдерживать нейтральный или дружественный тон. В переписке фразы могут выглядеть грубее и жестче чем в личном общении. Проверяйте письма спелл-чекером Сохраняйте историю Перечитывайте письма перед отправкой ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  22. 22. Профессионализм Прежде чем отправлять письмо – спросите себя: Готов ли я что бы это письмо было опубликовано в контакте? ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  23. 23. Профессионализм Если переписка становится эмоциональной, остановитесь и обсудите вопрос по телефону или лично. Потом сформулируйте meeting minutes и продолжите общение Еще раз перечитайте письмо.  ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  24. 24. Помните Почтовые письма сохраняются Обычно их можно найти ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  25. 25. Прежде чем отправить письмо Перечитайте его Проверьте спелл-чекером Спросите себя – как я себя буду чувствовать если это письмо прочитает не только адресат? ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  26. 26. Рекомендации Когда вы начинаете писать письмо, добавьте в поле “BCC:” получателя “не слать”. Это даст вам возможность не отправить случайно письмо нажатием Ctrl+Enter. И СНОВА ПЕРЕЧИТАЙТЕ ПИСЬМО ПЕРЕД ОТПРАВКОЙ!  ©2011 Vyacheslav Benedichuk Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации
  • MaximRogov

    Jul. 22, 2014

Как использовать электронную почту в деловом общении. На что обратить внимание, что и как писать. Поправил опечатки и добавил информацию о себе.

Views

Total views

662

On Slideshare

0

From embeds

0

Number of embeds

14

Actions

Downloads

5

Shares

0

Comments

0

Likes

1

×