1. Gestão de Projetos Sociais
Manual para Organizações Sem Fins Lucrativos
Instituto Voluntários em Ação
Maio 2012
Módulo 3 – Controle e
Monitoramento
Realização Apoio

2. Controle e Monitoramento
Você já viu as funções gerenciais que auxiliam o gestor no gerenciamento dos projetos
e de que forma essas funções podem trazer melhores resultados. Porém, vamos
retornar ao tema de Controle e Monitoramento do projeto, pois é nessa etapa que,
muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas não estão ocorrendo de
acordo com o que foi planejado.
Como você viu, o Controle é o processo desenvolvido para reduzir ao máximo as
diferenças entre o que foi planejado e o que efetivamente é realizado no desenrolar
das atividades do projeto.
Monitoramento/Acompanhamento
O monitoramento é o acompanhamento do projeto por meio da coleta e análise constante
de informação sobre como o projeto se desenvolve. Quando você estrutura um sistema de
monitoramento, você está criando um sistema de coleta de informação útil para melhorar o
que fazer e como deve ser feito.
4.1 Por que Monitorar/Acompanhar?
É por meio do monitoramento que conseguimos identificar problemas e pensar em
soluções. Só assim o Projeto terá continuidade. Veja abaixo alguns pontos importantes
possibilitados por essa função:
 Identificar quando as coisas não estão andando corretamente.
 Saber se os recursos estão sendo bem utilizados e se serão suficientes para o
que está sendo feito.
 Conhecer se sua capacidade de trabalho é suficiente e apropriada.
 Saber se você está realizando aquilo que planejou fazer.

3. Uma das grandes vantagens é a possibilidade da identificação de problemas enquanto
estes ainda são pequenos e contornáveis, fato que facilita a tomada de decisões certas
no momento necessário, evitando o fracasso do projeto.
Veja agora os principais motivos do fracasso de projetos:
a) Erros no planejamento: objetivos que não existem ou não foram devidamente
identificados; atividades que não foram devidamente organizadas; pouca
harmonia entre as pessoas envolvidas e o desenrolar das atividades.
Exemplo: uma das professoras foi denominada para ministrar os cursos em
duas comunidades diferentes no mesmo horário ao longo do projeto. Na hora
da execução é necessária uma professora adicional, incrementando o custo do
projeto. Por causa da falta de recursos extraordinários, uma comunidade não é
atendida pelo projeto.
b) Erros de execução: os responsáveis do projeto não cumpriram as atividades ou
não desenvolveram processos segundo ao que foi planejado.
Exemplo: a professora não cobrou freqüência nas oficinas (mesmo que estava
planejado nas suas tarefas) porque o nível de assistência estava sendo baixo. O
coordenador do projeto não sabe da pouca participação e no final das contas o
projeto parece um fracasso.
c) Fatores Externos: eventos adversos novos e imprevisíveis que modificam o
cenário no qual o projeto está acontecendo.
Exemplo: duas das empresas parceiras que tinham se comprometido a
comercializar os artesanatos tiveram problemas de liquidez e terminaram não
assinando os contratos. O coordenador do Projeto consegue negociar 1
contrato com uma nova empresa parceira antes da finalização do projeto,
porém uma quantidade grande de artesanatos permanecem armazenados.

4. 4.2. Como desenhar o Plano de Monitoramento para o Projeto?
Utilizando um Plano de Monitoramento você poderá acompanhar de forma mais
eficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto. Agora você irá aprender como
elaborar esse documento. Para isso, siga o nosso passo-a-passo:
1º Passo: O que queremos saber? Selecionando Indicadores
“O que não é medido não pode ser gerenciado”: você só pode saber, com certeza, se
atingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador para
medir esse resultado.
Os INDICADORES são medidas numéricas para conhecer em que medida os objetivos do
seu projeto estão ou não sendo alcançados, dentro de um prazo delimitado e numa
localidade específica.
A dificuldade e preocupação por “medir resultados” geralmente acontecem porque a
organização não sabe exatamente o que medir.
Por isso, a importância do planejamento inicial do projeto onde foram definidos:
Objetivo geral: Foco do projeto, no problema ou na situação
identificada que deve ser resolvida.
Lembrando
Objetivos específicos: Visão de como você gostaria que esta
situação fosse e de como você vai conseguir mudá-la. Dito de outra
maneira, os objetivos específicos são as estratégias ou ações para
atingir o objetivo geral.
Para monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou mais indicadores para cada
objetivo especifico, uma medida que indique se o objetivo foi total ou parcialmente
alcançado.

5. Para compreender melhor, veja esse exemplo:
Deve ficar claro que esses indicadores estão intimamente relacionados aos objetivos
propostos por cada Projeto e, portanto, são determinados individualmente para cada
projeto.
A seleção de indicadores será a parte principal do monitoramento. Lembre-se que
quanto mais impreciso for um objetivo, mais difícil será achar seus indicadores e as
formas de trabalho.
É importante que os Indicadores apresentem as seguintes características:
 Entendimento Simples
 Facilidade de Construção
 Relação direta com as ações efetuadas
 Consistência com os Dados Disponíveis
TAREFA: Antes de começar o projeto, pegue cada objetivo específico, um a um, e
2º Passo: Como obter a informação?
estabeleça indicadores para medir os resultados. Será fundamental decidir os indicadores
com anterioridade à execução do Projeto, para poder coletar os dados.

6. Não adianta criar indicadores que não vamos conseguir mensurar. Para simplificar o
trabalho dos gestores/coordenadores do projeto, vamos esclarecer os tipos de
informação que deve ser utilizada para o monitoramento do seu projeto:
Informação Informação
QUANTITATIVA QUALITATIVA
É aquela que oferece dados Indicam como as pessoas se
numéricos indicando “quanto ou sentem a respeito de alguma
quantos?” situação ou como as coisas são
feitas, ou como as pessoas se
Exemplo: comportam.
Qual o número de jovens da
Comunidade que participaram Você irá conseguir essas
das aulas? informações perguntando,
observando e interpretando.
Pode ser expressa de várias
maneiras:
Exemplo:
Nível de auto-estima das
Em números absolutos: por
meninas que participaram das
exemplo, 45 meninas
oficinas de artesanato.
freqüentaram os cursos de
capacitação entre os meses de A informação qualitativa pode
março e julho de 2010. ser transformada em informação
quantitativa. Basta criar uma
De forma percentual: por
escala numérica para medir o
exemplo, 50% das meninas
grau de satisfação, da seguinte
previstas freqüentaram as
maneira:
oficinas de artesanato entre os
meses de março e julho de 2010.
Muito satisfeito: 5
Como realizar o cálculo? Neste Satisfeito:4
exemplo, trabalhando com listas Indiferente:3
de presença ao longo dos cursos. Insatisfeito:2
Muito Insatisfeito:1
Por um lado, a transformação de uma resposta qualitativa aberta e que expresse
valores em uma resposta quantitativa pode perder informações que são relevantes
para a avaliação do projeto. Mas, por outro lado, permite que usemos para examinar,

7. por exemplo, se existe uma relação entre a nota obtida pelo aluno (quantitativo) e a
sua satisfação com a escola (qualitativo).
Mesmo quando a informação qualitativa é transformada em dados quantitativos, isso
não significa que não vão ser valiosas para a avaliação. A combinação de ambas as
respostas irá enriquecer a análise dos projetos.
Dados quantitativos podem mostrar o que está acontecendo, enquanto os dados
qualitativos podem fornecer uma indicação das razões pelas quais o programa está tendo
aqueles resultados.
Exemplo: Consideremos o programa de oficinas de artesanato para mulheres, meninas
e adolescentes. Após sua implementação, os indicadores quantitativos (nível de
freqüência nas oficinas, número de mulheres capacitadas, número de empresas
parceiras do projeto, número de contratos assinados, etc.) podem mostrar que o
projeto foi um sucesso. Porém, indicadores qualitativos (entrevistas com as mulheres e
professoras, nível de satisfação das empresas, etc.) poderiam mostrar que as oficinas
não foram adequadas, pois não atenderam as expectativas das empresas parceiras ou
não melhoraram a auto-estima das adolescentes.
Como decidir entre informação qualitativa ou quantitativa?
Como você acabou de ver, você vai medir com indicadores quantitativos o seguinte:
 Resultados numéricos sobre os objetivos do projeto.
 Desempenho financeiro.
Com indicadores qualitativos – por meio de entrevistas, reuniões de grupo,
observações, pesquisas de opinião, etc. – você medirá:
 Os efeitos do projeto sobre os envolvidos: motivação, satisfação, etc.
 Sentimentos e percepções: opiniões, stress, compreensão do público,

8. empenho, etc.
TAREFA: Antes de começar o projeto, pegue cada indicador, um a um, e esclareça onde,
como e com que freqüência você vai obter a informação sobre a evolução de cada
indicador. Será fundamental esclarecer as fontes de informação com anterioridade à
execução do Projeto, para poder definir as formas e os responsáveis pela coleta de dados.
3º Passo: Que diferença o Projeto vai fazer? Padrões de Desempenho
Chegados neste ponto, você pode se perguntar “Fiquei horas trabalhando para definir
indicadores segundo os objetivos específicos, pensando como e quem obterá as
informações. E agora? Como isso vai me ajudar a resolver os problemas do projeto
enquanto estiver em andamento?”
Sem registrar o cenário anterior à conclusão do Projeto, não podemos realizar o
monitoramento. Sendo assim, é de extrema importância que a Organização analise a
situação anterior, delimite os Objetivos e Indicadores, registre essas informações, para
que possam comparar os dados posteriores à conclusão do Projeto.
Veja esses conceitos:
 Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto, os números
iniciais do projeto. É como uma fotografia tirada no momento em que se
começa um projeto, para depois ver o que mudou ou não mudou.
 Padrões de desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores terão
graças às atividades de nosso projeto, o “padrão” que queremos alcançar.
Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento não fazem sentido
nenhum se não forem comparados com a situação inicial, e não ajudarão a identificar
os problemas sem ser comparados de forma contínua aos padrões definidos.

9. Os principais tipos de padrões de desempenho existentes são:
 Padrões de Quantidade: número de colaboradores no projeto, de atividades, de
serviços, de beneficiários, etc;
 Padrões de Qualidade: qualidade das atividades, materiais, etc;
 Padrões de Tempo: segundo o cronograma, o tempo para cada atividade;
 Padrões de Custo: custo dos materiais, equipamentos, etc;
TAREFA:
Antes de começar o projeto:
Pegue cada indicador, um a um, e estabeleça com cuidado o valor que considera que espera
alcançar com o Projeto.
Faça uma lista de possíveis ações corretoras no caso que os indicadores não evolucionem
segundo o que foi planejado.
Durante o projeto:
Registre o valor de cada indicador segundo a freqüência que foi definida.
Compare esses valores com os padrões de desempenho que foram estabelecidos.
Caso os indicadores estejam por debaixo dos padrões estabelecidos, atue segundo as ações
corretoras para melhorar esse valor.

10. 4º Passo: A Planilha de Monitoramento e Desempenho
OBJETIVO GERAL: Empoderamento das mulheres (mulheres, jovens e crianças) da Comunidade da Graça e da Comunidade do Estreito.
Padrão de Ações Corretoras
Objetivos Específicos Tipo de Indicador Fontes de Informação Freqüência
Desempenho (Estudar sempre possíveis fatores externos)
QUANTITATIVO
Freqüência das mulheres Listas de Presença 1. Reunião extraordinária com alunas e professoras
Cada
nas oficinas. (por faixa assinadas por professoras e 65% 2. Procurar apoio de líderes comunitários
oficina
etária) alunas 3. Entrevistas com as famílias das desistentes
Número de peças de 1. Revisão dos recursos materiais
Cotação das Peças entre 70 e 100
artesanato produzidas Mensal 2. Revisão da didática
Produzidas unidades
(por tipo de produto) 3. Possível da troca de professora
(1) QUALITATIVO
Capacitar mulheres, jovens e
Entrevista com o grupo de
crianças para a elaboração de Qualidade dos materiais Mensal 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor
trabalho
artesanato.
Entrevista individual
Motivação das professoras Bimestral 4 (escala de 1-5) 1. Melhorar acompanhamento psicológico
professoras
Auto-estima das alunas Entrevista individual com as Atingir 4 1. Reformulação da carga horária
Mensal
(por faixa etária) alunas (por faixa etária) (escala de 1-5) 2. Estudo de troca de didática
Empenho Escolar Entrevista com professores Atingir 4 3. Possível troca de professora
Bimestral 4. Melhorar acompanhamento psicológico
(por faixa etária) da escola (escala de 1-5)
QUANTITATIVO
Número de empresas 1. Renegociação dos contratos
Contratos assinados Trimestral 4 empresas
(2) parceiras 2. Contatar novas empresas
Articulação de Parcerias com QUALITATIVO
empresas para a
comercialização e venda dos
Satisfação das empresas Entrevista com Identificar o motivo da insatisfação (design,material,
artesanatos.
com as peças de Representantes das Mensal 4 (escala de 1-5) resistencia, etc.) e estudar ação corretora
artesanato empresas parceiras correspondente (fornecedor, oficina, professora, etc.)