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As Is
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Melhorar os processos de negócio


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Estruturas e Processos

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Mapa de inter-relações entre os
           vários processos




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Mapa dos “donos” dos processos




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Fluxos dos processos e seus interfaces




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Matriz de CRUD

       •C – Create
       •R – Retrieve                                                   Quantas
        ...
Matriz de CRUD ou “CU” (Cria / Utiliza)




                                         Dado A




                          ...
Reengenharia
              Não faça sempre como fez!


                                                 Repensar
         ...
Reengenharia
              Não faça sempre como fez!
 • Qual a causa para determinado problema?
 • Porque fazemos as coisa...
Fazes da reengenharia de processos


                                  Definição                         Definição
       ...
Reengenharia de processos
 • O que se pretende obter com o processo;
 • Quem intervém no processo e com que
   responsabil...
O que aprendemos da Reengenharia

   • A gestão de topo deve apoiar a mudança
   • A cultura organizacional deve ser recep...
Fases da melhoria de Processos

   • Identificar
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A irracionalidade
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Tarefas que (potencialmente)
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 • Re-trabalhar                                                ...
Formas de melhorar os processos
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Formulários inteligentes
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Um mundo de objectos inteligentes
                         das pessoas às coisas

   Tecnologias de auto-identificação:

 ...
Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes




 Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal   33
Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes




                                Pessoal




 Sistemas de Informação d...
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal   35
Nome
   Morada
   Profissão
   Estado Civil
   Rendimento
   Pedidos em falta
   Reclamações
   Incidentes
   ...




Sist...
Ir à escola
   Empregar-se
   Casar-se
   Ter um filho
   Mudar de casa
   Construir uma casa
   Criar uma empresa
   Morr...
As 3 camadas
             de um formulário inteligente

                                                                  ...
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Siap 2009 3 Automacao De Processos 1 Bpm Reengenharia Formularios

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Siap 2009 3 Automacao De Processos 1 Bpm Reengenharia Formularios

  1. 1. http://egovernment.no.sapo.pt Sistemas de Informação da Administração Pública Da automatização à inteligência dos processos 1 – BPM, Reengenharia de Processos e Formulários Electrónicos Luís Vidigal Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  2. 2. Reengenharia de Processos • É o repensar fundamental e a reestruturação radical dos processos organizacionais, que visam alcançar melhorias drásticas em indicadores críticos e contemporâneos de desempenho, tais como custos, qualidade, atendimento e velocidade Michael Hammer & James Champy (1993) • É o repensar fundamental e redefinição radical dos processos para conseguir enormes melhorias no desempenho Michael Hammer & Steven Stanton (1995) Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 2
  3. 3. BPM – Business Process Managment (Gestão de Processos de Negócio) É um modo estruturado para as organizações gerirem e melhorarem o seu desempenho, através da optimização dos seus processos de negócio. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 3
  4. 4. BPM é mais do que Gestão de Processos É também • Alinhar os processos de negócio com os objectivos estratégicos – Planeamento Estratégico • Obter compromisso dos colaboradores com os processos de negócio • Entender a organização e o seu funcionamento enquanto sistema, mostrando os relacionamentos básicos de entrada e saída entre os seus processos • Seleccionar a tecnologia certa e apropriada Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 4
  5. 5. O que é o Business Process Consiste em estabelecer etapas bem claras, que coordenadas e geridas promovem valor para o cliente e consequentemente para o negócio. Primeiro as meias e depois os sapatos 5 Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  6. 6. O que fazer antes de iniciar? • Identificar os processos chave de negócio • Estabelecer objectivos e metas, de preferência alinhados ao Plano Estratégico • Lembrar que o mapeamento de processos é um meio e não um fim • Não é necessário mapear todos os processos da organização, somente aqueles mais importantes ou críticos • Definir o nível de detalhe necessário e apropriado para a organização em questão Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 6
  7. 7. Resultados de uma implementação BPM • Conhecer e Inovar o Processo – Documentar e validar processos de negócio, simulações de mudança • Montar e colocar rapidamente em produção – Claro entendimento das necessidades de negócio para automação do processo – Permite a maior flexibilização do negócio permitindo mudanças mais agéis • Monitorização do Processo para garantir a sua efectividade – Melhorar operações de negócio através da visão em tempo real e do controle de processos Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 7
  8. 8. Ciclo de Vida Modelação Implementação Controlo Implantação Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 8
  9. 9. Modelação dos Processos "As Is" • Obter informações do processo / Construir modelo – Entrevistas – Entrevistar o “Owner” de cada processo – Identificar a origem das fontes do processo (Inputs) • Identificar elementos chave do processo – Actividades – Quem faz o que? – Sequência do processo – Regras específicas do processo (Business Rules) – Entradas e Saídas – Indicadores (Tempo de execução das actividades) 9 Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  10. 10. Melhoria dos Processos • Identificar claramente o objectivo da melhoria – Reduzir Custo e Tempo – Potencializar a qualidade do produto ou serviço – Aumentar a satisfação do cliente • Meios para alcançar os objetivos – Racionalizar o processo – Melhorar a utilização dos recursos – Melhorar ou definir um processo de Gestão Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  11. 11. Modelação Processo Seqüencial As Is Tempo Total: 6 horas Processo com atividades paralelas To Be Tempo Total: 2 horas Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  12. 12. Melhorar os processos de negócio Há várias formas para optimizar um processo Calibrar o Gerir Automatizar Redesenhar processo A melhoria pode não significar mudanças no processo. Gestão e medição eficientes, podem ser o suficiente para o processo existente. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  13. 13. Process Intelligence Abordagem tradicional Abordagem de mudança • Bottom up • Top down • Modelo organizativo • Modelo organizacional • Racionalização • Inovação • Eficiência • Agilidade • Processo = • Processo = Capacidade Conj. Actividades para responder a estímulos • Não tem em conta a • Abordagem Sistémica abordagem sistémica • Abordagem Integrada • Documentos / procedim. • Pessoas • Controlos • Gestão da Mudança • Gestão de Informação • Gestão de Conhecimento Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  14. 14. Estruturas e Processos Estruturas In Out Processos Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  15. 15. Mapa de inter-relações entre os vários processos Processo 4 Processo 5 Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo n Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 Processo n Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  16. 16. Mapa dos “donos” dos processos Depart. A Depart. B Depart. C Depart. D Depart. E Depart. X Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 Processo n Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  17. 17. Fluxos dos processos e seus interfaces Inputs Outputs Factores Actividades Sequências de Decisão Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 17
  18. 18. Matriz de CRUD •C – Create •R – Retrieve Quantas folhas de cálculo tem na sua •U – Update organização? •D - Delete Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 18
  19. 19. Matriz de CRUD ou “CU” (Cria / Utiliza) Dado A Dado D Dado C Dado E Dado X Dado B Processo 1 U C U Processo 2 C C U C Processo 3 C U C Processo 4 C C U C Processo 5 U U U C U Processo n C U C Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
  20. 20. Reengenharia Não faça sempre como fez! Repensar (Why) Realocar Resequenciar (How much) (When) Reconfigurar Os 7 Re Relocalizar (What) (Where) Reduzir Refazer (How much) (How) Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 20
  21. 21. Reengenharia Não faça sempre como fez! • Qual a causa para determinado problema? • Porque fazemos as coisas desta forma? • Este processo continua a ser crítico para o cliente? • Quem faz o quê? • O processo, não poderia ser conseguido com menos passos? • Poderá o processo ser feito em outsourcing? Trará mais valor acrescentado para o cliente? • Os processos acontecem em paralelo? Quais são executados primeiro, qual a sequência? • Poderemos introduzir novas funcionalidades tecnológicas? Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 21
  22. 22. Fazes da reengenharia de processos Definição Definição da Visão “To Be” Análise Caracterização Custo / “As Is” Benefício Avaliação Plano de Transição Definição Implementação das Métricas Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 22
  23. 23. Reengenharia de processos • O que se pretende obter com o processo; • Quem intervém no processo e com que responsabilidade; • Onde é executado o processo, em que estruturas ou serviços; • Como é executado o processo, qual o suporte tecnológico inerente; • Qual a sequência mais adequada de procedimentos e tarefas; • Que recursos são necessários. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 23
  24. 24. O que aprendemos da Reengenharia • A gestão de topo deve apoiar a mudança • A cultura organizacional deve ser receptiva • As melhorias e as poupanças devem focar-se nos processos • Os processos devem ser seleccionados com base nas necessidades dos cidadãos • Os donos dos processos devem gerir as equipas, o âmbito e as métricas Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 24
  25. 25. Fases da melhoria de Processos • Identificar • Analisar • Redesenhar • Implementar • Avaliar Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 25
  26. 26. A irracionalidade do Estado alimenta muitos negócios privados sem acrescentar valor à economia Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 26 Luis Vidigal
  27. 27. Tarefas que (potencialmente) não acrescentam valor • Re-trabalhar • Configurar • Gastar e ostentar • Desacelerar • Assinaturas • Transportar múltiplas • Mover • Contar • Atrasar • Manusear • Armazenar • Inspeccionar Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 27
  28. 28. Formas de melhorar os processos • Normalizar • Reduzir erros • Usar equipas em rede • Agrupar trabalho semelhante • Combinar operações e actividades similares • Reduzir controlos e revisões • Mover a decisão para níveis próximos do cidadão • Eliminar dados não utilizados • Remover atrasos artificiais • Assegurar 100% de qualidade • Automatizar tudo o que for possível Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 28
  29. 29. Formulários inteligentes Descobrir as partes que interessam... Onde é que eu estou? Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 29
  30. 30. Formulários inteligentes Descobrir as partes que interessam... Como resolver o meu problema? Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 30
  31. 31. Deixe-me ajudá-lo Que idade tem? É empresário? É deficiente? Está a trabalhar? Tem carro? Homem ou Mulher? Tem filhos? Tem casa? Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 31
  32. 32. Um mundo de objectos inteligentes das pessoas às coisas Tecnologias de auto-identificação: • Código de barras • Tarja magnética • Chip • Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) • Biometria (voz, imagem e gesto) • Rádio-frequência (RFID) Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 32
  33. 33. Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 33
  34. 34. Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes Pessoal Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 34
  35. 35. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 35
  36. 36. Nome Morada Profissão Estado Civil Rendimento Pedidos em falta Reclamações Incidentes ... Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 36
  37. 37. Ir à escola Empregar-se Casar-se Ter um filho Mudar de casa Construir uma casa Criar uma empresa Morrer ... Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 37
  38. 38. As 3 camadas de um formulário inteligente Apresentação Parte visível Lógica Regras de Negócio Validações XML Dados para importação / exportação Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 38

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