Intranet vidigal ina_2010

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Intranet vidigal ina_2010

  1. 1. INTRANET / Luís Vidigal 11 INTRANET Luís Vidigal INA – 15 de Novembro de 2010
  2. 2. INTRANET / Luís Vidigal 2 Programa • O que é uma Intranet • Construção de uma Intranet • Factores Críticos de Sucesso • Regras e Princípios a adoptar • Avaliação da Intranet • Estruturação de Conteúdos • Gestão de um Portal Intranet • Personalização e Customização • A Intranet na Web 2.0
  3. 3. INTRANET / Luís Vidigal 3 Extranet Internet Servidor p/ exterior Servidor p/ interior Intranet Firewall
  4. 4. INTRANET / Luís Vidigal 4 Funcionários Organização Funcionários Trabalho Funcionários Funcionários Funcionários Vida Pessoal Relações na Intranet
  5. 5. INTRANET / Luís Vidigal 5 Intranet Funcionários Internet Extranets Colaborarcom mail, forum de discussão, chat e conferências Comunicaçõese Colaboração Sistemas de e-mail e voice mail existentes Acesso universalà visualização e uso de dados do negócio Operações e Administração Bancos de dados e Aplicações organizacionais existentes Criar, editar e compartilhar documentos Edição de páginas na rede HTML MS Office e outro tipo de documentos Administraçãocentra- lizada de utilizadores, segurança,cataloga- ção e tráfego Gestão da Intranet Hardware e Redes existentes F I R E W A L L Clientes e Parceiros
  6. 6. INTRANET / Luís Vidigal 6 Rumo à cooperação e à mobilidade Nómadas Silos Amontoados Equipas Virtuais Cultura Cooperativa Mobilidade
  7. 7. INTRANET / Luís Vidigal 7 Como justificar um Portal Intranet • Motivos Operacionais – Melhor e mais rápido acesso aos dados (local, remoto e em movimento) – Publicação global de perguntas e respostas • Motivos Financeiros – Permite interrogar via Web quase todas as bases de dados da organização (OLAP) • Motivos de Suporte – Reduz o custo de suporte através de aplicações baseadas na Web – Cria uma central de apoio à auto-aprendizagem (e-Learning, Guias, FAQs, etc.)
  8. 8. INTRANET / Luís Vidigal 8 Quando sei que um Portal Intranet foi bem sucedido • Quando se deixar de explicar o que é um Portal • Quando o Portal não tiver de procurar conteúdos e os conteúdos procurarem o Portal • Quando passar a ser o primeiro lugar para procurar informação e serviços
  9. 9. INTRANET / Luís Vidigal 9 O Portal é diferente na Intranet ou na Internet? • Os utilizadores são diferentes • As tarefas são diferentes • A quantidade e a qualidade da informação são diferentes – Repositórios múltiplos, alta performance, qualidade dos resultados de pesquisa, etc.
  10. 10. INTRANET / Luís Vidigal 10 Intranet / Extranet / Internet Estrutura de Informação Intranet Extranet Internet Xxxxxxx xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxxxx Xxxxx xxxxxxx xxxxxxx Xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx xxxxx Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxx Xxxxx xxxxxx xxxxxx Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx Xxxxx xxxxxx x xxxxx Xxxxxx x xxxxxxxx xxxxxx Xxxxxxx xxxxxx Xxxx xxxxxx xxxxxx Xxxxx xxxx xxxxxx
  11. 11. INTRANET / Luís Vidigal 11 Condições para criação de uma Intranet • Acesso à informação  Difunde regularmente informações actualizadas para numerosas pessoas?  Os funcionários passam muito tempo a procurar informação e documentação que lhes são úteis?  Será desejável partilhar informação entre diversas pessoas de diversos serviços? • Benefícios para a organização  As ferramentas e métodos de trabalho estão actualizados e as pessoas estão preparadas?  Os funcionários trabalham cada vez mais em colaboração?  Pressente-se a necessidade de melhorar a qualidade e eficácia do serviço? • Benefícios técnicos  A administração do sistema de informação do serviço é pesada e complexa?  A arquitectura técnica impõe constrangimentos para fazer evoluir o sistema de informação?  A direcção adere aos objectivos e apoia o projecto? Sim ou Não?
  12. 12. INTRANET / Luís Vidigal 12 Estágios de maturidade de um Portal • Conteúdo Estático (Geração “Post-it”) – Missão, estrutura, história da organização – Localização de serviços, telefones, endereços, etc. – Newsletters, calendário de eventos, manuais e procedimentos, FAQ – Recrutamento e mobilidade de pessoal – Difusão de documentos • Conteúdo Interactivo (Geração “Use-it”) – Correio electrónico, Help desk, motores de pesquisa, e- learning, formulários dinâmicos, chats, foruns, etc. • Conteúdo Extranet (Geração “Sell-it”)
  13. 13. INTRANET / Luís Vidigal 13 Fases de implementação de um Portal • Iniciação – Identificar e recrutar um “sponsor” • Contagio – Alcançar “massa crítica” • Controlo – Estabelecer procedimentos e normas • Integração – Acesso igual para todos os utilizadores à memória da organização
  14. 14. INTRANET / Luís Vidigal 14 Condições de sucesso para construir um Portal Intranet
  15. 15. INTRANET / Luís Vidigal 15 O que se deve fazer no início • Perceber as expectativas da audiência • Clareza no que pode ser disponibilizado • Visão de longo prazo e conteúdo encorajador no curto prazo • Envolver o Portal no trabalho do dia-a-dia • Facilidade de utilização • Envolver toda a gente a todos os níveis • Honestidade e credibilidade no que se promete • Actualização diária Intranet Academy
  16. 16. INTRANET / Luís Vidigal 16 7 passos para o sucesso de um Portal 1. Acabar com o papel 2. Criar um fórum para as “melhores práticas” 3. Partilhar a ribalta 4. Personalizar as notícias 5. Não apostar apenas num canal 6. Catalogar e utilizar motores de busca 7. Tornar o Portal irresistível
  17. 17. INTRANET / Luís Vidigal 17 Lamentos de um Portal “Era bom que os nossos funcionários e utilizadores perdessem algum tempo a explorar o site” “O Portal está repleto de material extremamente útil, mas as pessoas limitam-se a ver a página principal”
  18. 18. INTRANET / Luís Vidigal 18 Novas formas de Comunicação E-Mail Audio e Video Conferência Cartas Telefone Fax Face-a-face Redes Sociais
  19. 19. INTRANET / Luís Vidigal 19 Como construir um Portal para comunicar melhor?
  20. 20. INTRANET / Luís Vidigal 20 As 6 fases clássicas de um “Projecto” 1 Entusiasmo 6 Honra e Glória aos não Envolvidos 5 Castigo do Inocentes4 Procura dos Culpados 3 Reconhecimento2 Confusão
  21. 21. INTRANET / Luís Vidigal 21 Fases da implementação de um Portal Intranet 1. Identificar a funcionalidade pretendida 2. Conhecer a audiência 3. Criar um piloto para demonstração 4. Definir políticas e procedimentos 5. Facilidades e aplicações atraentes 6. Serviços de valor acrescentado 7. Comunicar 8. Evangelizar
  22. 22. INTRANET / Luís Vidigal 22 Fases de evolução de um Portal Intranet • Pioneirismo – Qualquer pessoa motivada pelas TIC cria uma “montra” • Comunicação – Instrumento privilegiado de comunicação interna (mail, agenda, etc.) • Profissionalismo – Coexistência de várias Intranets na organização • Institucionalização – A estrutura adapta-se à Intranet e explora ao máximo as suas potencialidades
  23. 23. INTRANET / Luís Vidigal 23 Os serviços de um Portal Forrester Research • Acesso às informações • Desenvolvimento de aplicações • Listas • Trabalho cooperativo • Partilha da informação • Segurança • Administração • Transporte
  24. 24. INTRANET / Luís Vidigal 24 Esquema geral da iniciativa Portal Comunicação Gestão / Pilotagem Estudo de Impacto Formação Especificação das Necessidades Estudo de Oportunidade Primeiro Protótipo Realização Dados Técnicos OrganizaçãodoProjecto Teste Difusão
  25. 25. INTRANET / Luís Vidigal 25 Uma arquitectura de referência para o Portal
  26. 26. INTRANET / Luís Vidigal 26 Checklist para o Planeamento • Objectivo • Audiência • Abordagem • Grau de envolvimento • Temas • Estrutura (Achatar ou aprofundar) • Métodos de desenvolvimento
  27. 27. INTRANET / Luís Vidigal 27 Barreiras para a implementação do Portal • Será que vão usar? • Apoio da direcção • Retorno do investimento • Objectivos pouco claros • Tecnologia versus soluções de gestão
  28. 28. INTRANET / Luís Vidigal 28 Será que vão usar? 1. Conhecer a audiência 2. Criar um piloto para demonstração 3. Facilidades e aplicações atraentes 4. Serviços de valor acrescentado 5. Comunicar 6. Evangelizar
  29. 29. INTRANET / Luís Vidigal 29 Apoio da direcção 1. Criar um piloto para demonstração 2. Definir políticas e procedimentos 3. Facilidades e aplicações atraentes 4. Serviços de valor acrescentado 5. Comunicar 6. Evangelizar
  30. 30. INTRANET / Luís Vidigal 30 Retorno do investimento Objectivos pouco claros Tecnologia versus soluções de gestão 1. Identificar a funcionalidade pretendida 2. Serviços de valor acrescentado 3. Comunicar
  31. 31. INTRANET / Luís Vidigal 31 • Quem publica? – Departamentos – Secções – Pessoas • O que deve ser publicado? – Políticas – Aplicações – Literatura – Manuais – Formas de contacto • Que ferramentas? – Editores HTML – Interfaces com bases de dados – Interfaces com formulários – Java applets, Java scripts, etc Orientações gerais para o Portal
  32. 32. INTRANET / Luís Vidigal 32 Orientações gerais para o Portal • Os conteúdos são afectados por direitos de autor? • São permitidas páginas pessoais? • Sites de adultos são permitidos? • Existe uma política de e-Mail? • Quais as ligações externas à Internet
  33. 33. INTRANET / Luís Vidigal 33 Acesso aos conteúdos • Nível “Todo Público” – Todos os utilizadores da organização acedem livremente a todas as páginas de informação • Nível “Serviço” – Conteúdos específicos para os utilizadores de um serviço • Nível “Espaço Privado” – Acessível somente a um grupo de utilizadores determinado
  34. 34. INTRANET / Luís Vidigal 34 Princípios a respeitar na organização e gestão de um Portal • Princípio da Propriedade – Um serviço não deve substituir-se a um outro • Princípio da Responsabilidade – Cada serviço garante a fiabilidade, actualidade e evolução dos conteúdos que lhe dizem respeito • Princípio da Coerência – Coordenação da apresentação dos conteúdos e integração de novos serviços e funcionalidades (carta gráfica, modos de navegação, princípios de apresentação, etc.)
  35. 35. INTRANET / Luís Vidigal 35 Atingir a massa crítica no Portal Conteúdo útilerelevante Valor para o negócio
  36. 36. INTRANET / Luís Vidigal 36 Avaliação regular do impacto e utilização do Portal • Medidas quantitativas – Qual a evolução do número de acessos? – Porque é que uma dada mudança de conteúdo não teve repercussão sobre o número de acessos? – Quais são as áreas mais consultadas? • Medidas qualitativas – Quis são os utilizadores que mais utilizam o Portal? – Quais são as questões e observações mais efectuadas pelos utilizadores? – Os utilizadores sentem-se satisfeitos com os serviços actuais? – Como se pode construir uma FAQ a partir da análise das questões? • Adaptação do conteúdo aos utilizadores – Quais as áreas a suprimir ou a acrescentar? – Quais as informações susceptíveis de interessar?
  37. 37. INTRANET / Luís Vidigal 37 Medidas de acompanhamento na construção da Intranet • Acções de comunicação – Objectivos – Princípios – População-alvo – Quais mensagens e em que momentos • Acções de formação – Objectivos pedagógicos – População-alvo – Descrição dos módulos de formação – Elaboração do plano • Aspectos técnicos – Normas – Protocolos – Linguagens – Ferramentas de pesquisa e navegação – Arquitectura técnica – Segurança
  38. 38. INTRANET / Luís Vidigal 38 Vantagens das ferramentas de Portal • Trabalho remoto • Recuperação de informação finalizada ou em andamento, porque o conteúdo gerado é armazenado em base de dados permanentemente disponível na Intranet / Internet • Velocidade de atualização das informações • Eliminação de custos de conversão para o padrão HTML • Separação entre forma e conteúdo, garantindo padronização visual e facilidade de utilização • Atualização de informações por utilizadores não técnicos • Criação de um fluxo de trabalho colaborativo e organizado • Evolução constante da ferramenta • Libertação da equipe técnica interna para outros serviços de maior valor acrescentado; • Produto pronto, permitindo o seu uso imediato.
  39. 39. INTRANET / Luís Vidigal 39 Conteúdos A intranet como ferramenta por excelência de partilha de informação deve permitir a gestão de conteúdos através de mecanismos de publicação, gestão de segurança e segmentação de audiências baseado na estrutura organizacional da organização. A gestão de conteúdos pressupõe ainda a utilização de ferramentas que permitam notificar em tempo real individualmente cada colaborador sempre que sejam disponibilizados novos conteúdos e tarefas do seu interesse.
  40. 40. INTRANET / Luís Vidigal 40 Aumentar a eficiência • Gestão de despesas • Gestão de férias • Comunicação de faltas • Marcação de recursos • Requisição ao economato • Informação dimensional • Sites de equipas • NewsLetters • Organograma • Personalização e segurança
  41. 41. INTRANET / Luís Vidigal 41 Template de apresentação Cabeçalho Conteúdo Menu Rodapé
  42. 42. INTRANET / Luís Vidigal 42 Template de carregamento Associações Título Resumo Texto
  43. 43. INTRANET / Luís Vidigal 43 Exemplo de um template de carregamento de conteúdos
  44. 44. INTRANET / Luís Vidigal 44 Produção distribuída de conteúdos
  45. 45. INTRANET / Luís Vidigal 4545 Estruturar a Informação
  46. 46. INTRANET / Luís Vidigal 46
  47. 47. INTRANET / Luís Vidigal 47 Subdivisão vertical
  48. 48. INTRANET / Luís Vidigal 48 Subdivisão horizontal
  49. 49. INTRANET / Luís Vidigal 49 Integração Identidade Uniformidade Facilidade Inovação Economia de escala Velocidade Agilidade Coordenação Estratégia Autonomia departamental
  50. 50. INTRANET / Luís Vidigal 50 Administrador Web Mapas dos Publicadores Mapas dos Editores Conteúdos
  51. 51. INTRANET / Luís Vidigal 51 Planear global / actuar local Incrementalismo lógico
  52. 52. INTRANET / Luís Vidigal 52 Organizar para achatar (Variedade horizontal) a b c d Bem-vindos a b c d
  53. 53. INTRANET / Luís Vidigal 53 Organizar em profundidade (Subordinação vertical) Bem vindos 1 2 3 1.1 1.2 3.1 3.2 1.1.1 1.1.2 3.1.1 3.1.2 3.1.3 Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4
  54. 54. INTRANET / Luís Vidigal 54 Rede semântica Bem vindos
  55. 55. INTRANET / Luís Vidigal 55 Marcha forçada Bem vindos Página 1 Página 2 Página 3 Página 4
  56. 56. INTRANET / Luís Vidigal 56 Métodos de desenvolvimento • Alfabético • Analogia • Divisão e classificação • Do geral para o específico • Geográfico • Mais importante, menos importante • Persuasivo • Atracção aleatória • Cronologia inversa • Retórica
  57. 57. INTRANET / Luís Vidigal 57 Conteúdos • Estáticos – Direitos e obrigações, políticas e procedimentos, formulários, organogramas, revistas, templates, mapas, etc. • Dinâmicos – Listas telefónicas, correios internos, escalas, planos e relatórios de projectos, etc. • Muito dinâmicos – Cotações da bolsa, localização de viaturas, alertas de funcionamento, circulação e afectação diária de pessoal
  58. 58. INTRANET / Luís Vidigal 58 Intranets por grandes funções Sistemas de Informação Produção Estudos Qualidade Logística e Compras Comunicação Documentação Comerciais e Marketing Finanças Recursos Humanos Pilotagem Estratégia
  59. 59. INTRANET / Luís Vidigal 59 Pilotagem e estratégia • Ferramentas Data Mining • Partilha de agendas • Informar calendários de grandes acções e projectos • Relatórios, apresentações institucionais e história • Tele-distribuição de modelos de apresentações para uso generalizado
  60. 60. INTRANET / Luís Vidigal 60 Finanças • Procedimentos financeiros • Plano de contabilidade • Relatórios de actividade para contabilidade analítica • Orçamento • Execução orçamental • Comparações com exercícios anteriores
  61. 61. INTRANET / Luís Vidigal 61 Recursos Humanos • Publicação das vagas • Gestão da formação e estágios • Organogramas de pessoal • Gestão de viagens • Cadastro • Simulação de cálculo de reformas e outras • Actividades extra-profissionais • Explicação sobre remunerações • Assistência médica e acção social • Descrição de funções e categorias • Caixa de ideias e sugestões
  62. 62. INTRANET / Luís Vidigal 62 Comunicação e documentação • Apresentação de valores da organização e sua identidade • Difusão de comunicados • Actualidades internas e externas • Revista de imprensa • Carta gráfica e modelos de documentos • Serviço de mensagens • Jornal interno multimédia • Anúncio e acompanhamento de eventos • Bases de dados documentais
  63. 63. INTRANET / Luís Vidigal 63 Serviços gerais, logística e compras • Lista (utilizadores) da organização • Serviço de encomendas e de compras de equipamentos e abastecimentos • Sistema de pedidos de intervenção • Gestão de salas de reuniões, material, viaturas... • Locais de implantação da organização • Ficheiro de fornecedores • Gestão de stocks e armazenamento
  64. 64. INTRANET / Luís Vidigal 64 Estudos • Estabelecer e animar fóruns temáticos • Utilizar funções de groupware para o trabalho colaborativo • Acompanhamento de projectos • Criar bases de conhecimento partilháveis
  65. 65. INTRANET / Luís Vidigal 65 Qualidade • Normas e procedimentos da organização • Sistema de apoio à condução dos projectos e das actividades operacionais • Definir e difundir o referencial da organização
  66. 66. INTRANET / Luís Vidigal 66 Portal do Funcionário (B2E) Empregado > Empresa (E2B) Empregado > Posto de Trabalho (E2W) Empregado > Empregado (E2E) Empregado > Vida Pessoal (E2P) Liga o empregado com ferramentas e informação geral da organização Liga os empregados com ferramentas orientadas ao seu posto de trabalho, com base no conhecimento organizacional Liga o empregado com outros empregados e grupos organizacionais Liga o empregado com informação geral e produtos/serviços existentes fora da organização Accenture
  67. 67. INTRANET / Luís Vidigal 67 Empregado > Empresa (E2B) Benefícios • Seguros • Reforma/Fundo Pensões • Férias/Baixas • Subsídio Estudo • Perfil do Empregado/Família • Actividades patrocinadas • Donativos • Realocação Salários • Recibos • Pagamentos Directos • Impostos • Fiscalidade • Folha de Ponto • Despesas • Horas Extra Recrutamento/Acolhimento • Vagas Internas • Cartas de Recomendação • Acolhimento novos empregados • Desempenho • Plano de Carreiras e Desenvolvimento (link à Formação) • Gestão por Objectivos • Avaliação de Desempenho • Compensações Biblioteca Corporativa • Políticas e Procedimentos • Relatórios Anuais • Directório de Facilities • Organogramas Comunicação Corporativa • Press Releases • Mudanças Internas • Questionários • Caixa de Sugestões • Eventos Corporativos Accenture
  68. 68. INTRANET / Luís Vidigal 68 Empregado > Posto de Trabalho (E2W) GestãoConhecimento • Link à BibliotecaCorporativa • BibliotecasExternas • Best Practices • Informação de Concorrentes • Templatese Formulários Aprendizagem/Formação • Catálogo de Cursos/Calendário • Curriculum • Inscrições • Resultados • Suporte ao Desempenho • Administraçãoda Formação CRM • Históricode contactos • Perfil de Clientes • Ferramentas de Venda • Data Warehousing Agênciade Viagens • Perfil do Viajante • Reservas • Marcações Tecnologia • Contactos • Help desk • Seguimento de ajudas • Links à Formação e à Comunicação Corporativa Procurement GestãoProjectos • Orçamento • Equipa • Documentação • Workflow • Relatórios • Plano de Trabalho FerramentasEspecíficas da Função • Gestão Financeira • Gestão da Cadeia Logística Gestãoda Força de Vendas • Gestão da Produção • Gestão de Recursos Humanos • Entre outras... Accenture
  69. 69. INTRANET / Luís Vidigal 69 Empregado > Empregado (E2E) Calendário • Pessoal • Projectos • Departamento • Viagens Comunicação Individual • Interna • Externa Comunicação Geral • Empresa • Departamento • Posto de Trabalho Teaming/Colaboração • Grupos de Discussão • Jornais electrónicos • Mensagens (tempo real e email) • Conferências Web-based Accenture
  70. 70. INTRANET / Luís Vidigal 70 Empregado > Vida Pessoal (E2P) Finanças • Poupança e Investimentos • Impostos • Reforma • Casa/Mudanças • Colégios • Bancos (on-line) • Seguros Não Corporativos • Compra de Carro Bem Estar • Saúde/Especialistas • Saúde Mental • Dietas & Exercício • Gestão do Stress Família • Solteiros • Bebés • Adolescentes • Terceira Idade Compras • Localização de Lojas • Compras Pessoais • Comparação de Preços • Descontos Vida Quotidiana • Agenda/Compromissos • Notícias • Tempo • Horóscopos • Programas TV Tempos Livres e Viagens Pessoais • Restaurantes • Viagens Pessoais • Atracções Locais - "Cinemas - "Galerias de Arte • Clubes Desportivos DocumentaçãoConfidencial • Fotos • Documentos(ex.Testamentos) • Passwords DesenvolvimentoPessoal • Pesquisas • Formação • Educação Accenture
  71. 71. INTRANET / Luís Vidigal 71 Quais são as aplicações mais comuns na Intranet? • Páginas de Informação • (evitando a desactualização, a sobrecarga e o caos na gestão da informação) • Aplicações cooperativas – Messaging (e-Mail); – Colaboração assíncrona (“livros de visitas”, grupos de discussão, newsgroups, etc.); – Colaboração síncrona (chat, whiteboard, conferências electrónicas, audio e videoconferências, workflow, groupware, gestão documental, etc.). • Aplicações mais ou menos críticas, ligadas ao negócio da organização.
  72. 72. INTRANET / Luís Vidigal 72 Estágios de Maturidade Tecnológica Acesso à Informação Comunicar Trabalhar juntos Automatizar os Processos Interactividade Impacto
  73. 73. INTRANET / Luís Vidigal 73 1 - Disponibilizar informações • Permanentes – Descrição sumária da organização, dos serviços prestados e da história – Obras de referência – Guia de Procedimentos • Temporárias – Acontecimentos – Avisos de concurso – Vagas – Acções de Formação – Actualidades dos departamentos
  74. 74. INTRANET / Luís Vidigal 74 2 - Comunicar e trabalhar juntos • Trocar mensagens de e-Mail • Partilhar agendas e convocar reuniões • Fórum • Trabalhar em documentos partilhados • Áudio e videoconferência • Votações electrónicas • etc.
  75. 75. INTRANET / Luís Vidigal 75 3 - Automatização dos processos • Benefícios – Máxima interacção – Máximo impacte sobre a organização – Ganhos económicos e de produtividade (tempo, dinheiro, papel, etc) – Máximo envolvimento dos utilizadores • Exemplos – Gestão do correio administrativo – Gestão documental e de fluxos de trabalho – Gestão dos pedidos de formação – Gestão dos pedidos de viagens – Gestão de encomendas – etc
  76. 76. INTRANET / Luís Vidigal 76 Técnicas para fidelizar utilizadores da Intranet 1. Publique mensalmente uma Newsletter (com tecnologia própria ou servindo-se das mailing list gratuitas) 2. Faça uma sondagem de opinião rápida (capazes de gerar avaliações e conteúdo relevante para a Intranet) 3. Convide os utilizadores a acrescentar a página aos Favoritos 4. Produza conteúdos com regularidade (faça um calendário de actualizações e anuncie-o) 5. Construa um “Forum de Discussão” (partilha de ideias, sugestões, dúvidas, etc.)
  77. 77. INTRANET / Luís Vidigal 77 Como fazer circular a informação? • A Cultura da empresa (ou os Mitos) • Os Homens (ou as Tribos) • A Organização (e os Ritos) • Os Instrumentos (e a Memória)
  78. 78. INTRANET / Luís Vidigal 78 Conceito de Portal “portal is the most abused term in all of IT” Phifer and Berg, Gartner Group Setembro 2000
  79. 79. INTRANET / Luís Vidigal 79 Conceito de Portal BD
  80. 80. INTRANET / Luís Vidigal 80 Mitos sobre os Portais 1. São baratos 2. As pessoas acedem naturalmente 3. São para grandes organizações 4. Mais um calão técnico (buzzword) 5. Independentes da plataforma 6. Precisam de ligação à Internet 7. Precisam de pouca manutenção 8. Não são seguros 9. São tarefas de informáticos
  81. 81. INTRANET / Luís Vidigal 81 Condições de sucesso para um Portal 1. Identificar claramente os objectivos e o valor acrescentado que se espera obter com o Portal 2. Pôr em execução uma iniciativa estruturada e profissional 3. Utilizar o Portal como uma ferramenta de melhoria da qualidade a vários níveis 4. Avaliar regularmente o impacto do Portal
  82. 82. INTRANET / Luís Vidigal 82 Objectivos e valor acrescentado • Expectativas e necessidades dos utilizadores – Que serviços podem interessar? – Que novos serviços permitidos pelo Portal para facilitar e simplificar o trabalho? • Necessidades reais da estrutura – Precisa comunicar melhor? – Precisa ser modernizado? – Quais as respostas do Portal? • Modalidades de utilização e impacto – Quem vai participar no projecto? – Como é que os utilizadores se vão apropriar do projecto? – Quais são as modalidades de acesso ao Portal? – Quais os impactos da utilização do Portal na organização?
  83. 83. INTRANET / Luís Vidigal 83 Uma iniciativa estruturada e profissional • Construir um site para enriquecer progressivamente – Não espere por ter disponível todos os conteúdos – Tente atingir um grau de interactividade suficiente à partida • Crie uma estrutura de gestão do projecto – Determine quem é o chefe do projecto – Defina quem são os melhores intervenientes e qual o seu papel – Crie parcerias entre os serviços utilizadores e a informática – Implique as chefias desde o início e durante a vida do projecto – Apoie-se num conselho coordenador para controlar o projecto • Gestão de um projecto de mudança – Comunique fortemente a todos os níveis – Sensibilize toda a estrutura – Forme a equipa do projecto e de seguida os utilizadores
  84. 84. INTRANET / Luís Vidigal 84 Ferramenta para melhorar a qualidade • Fazer do Portal uma alavanca de modernização – Desenvolva funcionalidades que facilitem e simplifiquem o trabalho quotidiano – Atenção às sobrecargas de trabalho resultantes da alimentação do sistema – Tente automatizar as tarefas de actualização e de difusão da informação • Adaptar a organização do trabalho à estrutura do meio – Processo rápido de recolha, produção e validação da informação – Actualize regularmente as várias rubricas – Indique as datas de actualização das páginas, rubricas e do site – Adapte o conteúdo do site sempre que se justifique • Disponibilizar conteúdos claros e dinâmicos – Plano do site legível e explícito – Evite um “site vitrine” sem interactividade – Não negligencie o lado estético – Desenvolva produtos novos e apelativos para atrair o utilizador
  85. 85. INTRANET / Luís Vidigal 85 Avaliar o impacto da utilização • Colocar dispositivos de medida quantitativa – Qual a evolução do número de acessos – Porque é que algumas alterações não afectaram os acessos – Quais são as áreas mais consultadas • Colocar dispositivos de medida qualitativa – Quais são os públicos que mais consultam o Portal – Quais são os comentários e as perguntas mais frequentes (FAQ) – Os utilizadores estão satisfeitos com os serviços actuais – Como posso construir as FAQ a partir das perguntas colocadas • Adaptar o conteúdo a partir dos desejos dos utilizadores – Que área tirar ou acrescentar – Quais são as informações susceptíveis de interessar os utilizadores
  86. 86. INTRANET / Luís Vidigal 86 1. O que é que a Organização ganha? 2. Quanto custa a criar? 3. Quanto custa a manter? 4. Será gerível? 5. Como se integra nos sistemas existentes? 6. Que formação é necessária? 7. Posso fazer outsourcing? 8. Como vai afectar a produtividade? 9. É seguro? 10.Quanto tempo demora a montar? 10 preocupações a ter em conta na montagem de um Portal
  87. 87. INTRANET / Luís Vidigal 8787 1 - O que é que a Organização ganha? Será possível quantificar benefícios como: • Poupanças nos custos operacionais • Redução da papelada • Aumentar a qualidade do serviço ao cliente • Rapidez e melhoria no acesso à informação
  88. 88. INTRANET / Luís Vidigal 8888 2 - Quanto custa a criar? • Hardware Servidor Web Rede • Software Sistema Operativo “Add-on” Utilitários • Mão-de-obra Criação Manutenção
  89. 89. INTRANET / Luís Vidigal 8989 3 - Quanto custa a manter? Custos a longo prazo: • Actualização do servidor e da rede para responder ao aumento de tráfego • Ferramentas de gestão e recursos humanos necessários • Licenças de software e custos de actualização • Custos de publicação e arquivo da informação
  90. 90. INTRANET / Luís Vidigal 9090 4 - Será gerível? • Um Portal é fácil de começar mas pode ser um pesadelo à medida que cresce se não forem planeados os seus custos • Devem-se prever os aumentos de:  Tráfego  Produtores de informação  Utilizadores • Deve-se tentar usar o trabalho em rede para reduzir a quantidade de trabalho manual e desmaterializar formulários
  91. 91. INTRANET / Luís Vidigal 9191 5 - Como se integra nos sistemas existentes? • Verifique se as aplicações tradicionais em uso (legacy systems) se integram no Portal (não apenas aplicações em mainframe); • É necessário adaptar também as aplicações cliente-servidor mais recentes; • Quase todos os fornecedores de sistemas de gestão de bases de dados estão a adaptar os interfaces para a Web; • Entretanto terá de efectuar a réplica dos dados para poderem ser acedidos via Web.
  92. 92. INTRANET / Luís Vidigal 9292 6 - Que formação é necessária? Produtores de informação • Como publicar na Web; • Converter dados existentes (folhas de cálculo, bases de dados, etc) para formatos aceitáveis. Requisitos: Domínio de processadores de texto ou outros editores tipo WYSIWYG. Informáticos –Como administrar o servidor; –Como desenvolver aplicações para a Web. Requisitos: Conhecimentos de administração de redes e/ou programação em linguagens objecto.
  93. 93. INTRANET / Luís Vidigal 9393 7 - Posso fazer outsourcing? • É uma opção • Permite desenvolver mais depressa através da incorporação de conhecimentos especializados externos • Alivia a carga interna de administração e suporte • Quando decidir abandonar o outsourcing: • Verifique se tem internamente pessoas competentes para assegurar o trabalho • Verifique se dispõe de documentação adequada e se tem capacidade para expandir
  94. 94. INTRANET / Luís Vidigal 94 8 - Como vai afectar a produtividade? • Se bem construída, a Intranet pode aumentar muito a produtividade • Depende em grande parte do tipo de sistemas que vai substituir e como • Permite criar novos e melhores serviços impossíveis de concretizar até aí.
  95. 95. INTRANET / Luís Vidigal 95 9 - É seguro? • Será tão segura quanto o seu link mais fraco e vulnerável, nomeadamente as pessoas que usam e administram o Portal • Utilize um servidor seguro, um firewall, acessos protegidos por passwords e segurança física do servidor; • Tenha uma política de controlo de links a outros servidores Internet menos seguros.
  96. 96. INTRANET / Luís Vidigal 96 10 - Quanto tempo demora a construir? • Não muito, se for bem desenvolvido; • Aproveite a sua rede TCP/IP existente; • Depois de instalar o servidor Web instale os browsers nos clientes; • O arranque não demora muito nem custa muito caro.
  97. 97. INTRANET / Luís Vidigal 97 Factores críticos de Sucesso Quantidade/Tipo Funcionalidades N.º de comunidades servidas N.º de Serviços de Integração Necessários Quantidade Conteúdos ConteúdosFuncionalidades Diversidade de Serviços de Integração Serviços de Integração Diversidade de Comunidades Comunidades Diversisdadede Funcionalidades DiversidadedeConteúdos A complexidade numa solução portal evolui em quatro dimensões e encontra-se relacionada com questões de volume, de diversidade e capacidade de a tecnologia acompanhar as mesmas. © Copyright IBM Corporation 2005
  98. 98. INTRANET / Luís Vidigal 98 Factores críticos de Sucesso Tecnologia  Quais são as regras chave?  Qual é o business case?  O projecto tem um forte apoio de topo?  Existe algum comprometimento?  O projecto é estável?  Quais são as necessidades do negócio?  O conteudo contribui para a criação de valor?  O negócio está envolvido?  Existe uma arquitectura de empresa?  Os requisitos do negócio determinam as decições tecnológicas? © Copyright IBM Corporation 2005
  99. 99. INTRANET / Luís Vidigal 99 Factores críticos de Sucesso - Estratégia Productivity Enhancement Corporate Integration Operating Efficiency Revenue Generation Link customer with integrated collaboration to sell more Enable collaboration, within and outside company Leverage expertise and collaborate to reduce cycle times Reduce costs with self- service (customer, employee, partner) Reduce administrative costs and bureaucracy Simplify and standardize, reduce complexity Find and connect experts – leverage scale of company Find relevant information faster Collaborate and learn from collective experience Communicate direct, through 1 high impact channel Promote one brand, communicate consistently Provide greater sense of belonging – “Global Glue” Leverage previous technology investments Share single infrastructure and leverage scale Consolidate procurement of hardware and software Technology Alignment © Copyright IBM Corporation 2005
  100. 100. INTRANET / Luís Vidigal 100 Factores críticos de Sucesso Comunidades • Que tipo de comunidades irá o portal suportar? • Como poderá o portal encorajar o desenvolvimento e participação dessas comunidades? • O que será diferente numa comunidade online e virtual? • Que comportamentos pretenderemos encorajar? • Como mediremos e acompanharemos o “sucesso” da comunidade? • Como é que iniciaremos as “comunidades virtuais”? © Copyright IBM Corporation 2005
  101. 101. INTRANET / Luís Vidigal 101 Factores críticos de Sucesso Conteúdos • Que conteúdos irá o portal conter e disponibilizar? • Quais os diferentes tipos de conteúdos que o portal irá suportar? • Que domínios de conhecimento ou assuntos irá o portal suportar? • Como irão os conteúdos ser organizados, coordenados e geridos? • Quais as fontes de conteúdo e de onde e como serão actualizados? • Como se “relacionará” o portal com outros sistemas de informação, warehouses e data marts? © Copyright IBM Corporation 2005
  102. 102. INTRANET / Luís Vidigal 102 Factores críticos de Sucesso Serviços de Integração • Que sistemas terá o portal de integrar? • Que processos de negócio terá o portal de integrar? • Que tipo de integração será necessária - real time interlock?, data interlock? activity interlock? • Como serão geridas as alterações a nível de integração com o portal? • Terá o portal de integrar com sistemas externos à organização? © Copyright IBM Corporation 2005
  103. 103. INTRANET / Luís Vidigal 103 Factores críticos de Sucesso Funcionalidades • Que funcionalidades serão exigidas à solução hoje? E amanhã? • Que aplicações disponibilizam as funcionalidades a implementar? • Como se irá assegurar o portal a integridade da funcionalidade? • Como se irá gerir a eventual alteração da funcionalidade? • Que impacto assumirá o portal na gestão da mudança? © Copyright IBM Corporation 2005
  104. 104. INTRANET / Luís Vidigal 104 Factores críticos de Sucesso - Governance “ What is your biggest portal challenge”? Portal server function issues Implementation issues Portal design issues Organizational issues 71% 23% 15% 6% Technology Forrester Research Report Making Enterprise Portals Pay A Portal provides a platform for integrated service delivery across corporate functions and business units. Therefore, there is not one owner of all business applications, or a natural owner within most organizational structures. Portal governance will establish a structure of shared ownership and accountability for strategy, development, and operations © Copyright IBM Corporation 2005
  105. 105. INTRANET / Luís Vidigal 105 Aspectos da Gestão de Projectos PMBOK Guide Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 2000 Edition Âmbito Tempo Qualidade Recursos Financeiros Integração Recursos Humanos Comunicação Risco Aquisições
  106. 106. INTRANET / Luís Vidigal 106 Factores Críticos de Sucesso Conteúdos e Serviços Attract Initial focus is to identify and provide the portal features that will attract the audience. Additional features should be developed that deepen the relationship and retain the audience Realize Once the culture, business processes and technology have been transformed and completed the transition to the portal will capture significant value Expand As more complex business process and technology integration issues are addressed benefits begin to accrue to the business as use of the portal expands • Content and Services plays an important role in ensuring successful portal implementation and adoption throughout the enterprise • Content and Services identified for the portal must: © Copyright IBM Corporation 2005
  107. 107. INTRANET / Luís Vidigal 107 Segmentar Conteúdos e Serviços Facilidade de Implementação Alto Alta Baixo Baixa Conteúdos e Serviços de alta prioridade
  108. 108. INTRANET / Luís Vidigal 108 Abordagem de Implementação – As Disciplinas Definição Estratégica Plano de Marketing e Comunicação Instalação Plataforma Integração Componentes Testes/Piloto Arquitectura Técnica Arquitectura de Conteúdos Desenvolvimento de Conteúdos Identidade Corporativa Linha Gráfica, Editorial e Navegação Organização Processos Arranque © Copyright IBM Corporation 2005
  109. 109. INTRANET / Luís Vidigal 109 Metodologia IBM Define Workplace Governance Define Workplace Blueprint Prioritize Functional Requirements As Is Workshops & Assessment Assess Current Capabilities Develop Workplace Business Case Select Enabling Technology Develop Demo Prototype To-Be Workshops & Roadmap Define Communication Strategy Inventory & Catalog Existing Capabilities Design Technical Architecture & Security Model Design Workplace Enabled Processes, Workflows and SLA Design Framework & Navigation Design Content Templates & Metadata Structure Design System Interfaces - EAI Design Communication Plan Design Portal Operations & Support Org. Define Work Plan Future Releases Implement Workplace Enabled Processes Implement Functional, Organizational and Job Related Changes Communicate and Market Workplace Implement On-Going Workplace Operations Support Failover Testing SystemTest IntegrationTest AcceptanceTest Performance Testing ChangeMgmtContentTechnologyGovernance Manage Project & Scope  Program Office  Internal Project Communications  Find State Definition  Success Measures Analysis, Design, Transition & ImplementStrategy & Business CaseStart-Up LaunchWorkplace IdentifyOpportunitiesforFutureReleases DevelopOnDemandWorkplaceVision GapAnalysis&ImplementationPlanDeliverables Implement Governance Workplace Strategy Evaluate Procure & Install Applications Design Information & Data Architecture Develop Applications Integrate Systems Integrate Existing Web Sites Convert Data Develop Working Prototype Procure & Install Technical Infrastructure Prioritize Roles & Resulting Requirements  Track Benefits Realization © Copyright IBM Corporation 2005
  110. 110. INTRANET / Luís Vidigal 110 Formatos das páginas • Formatação HTML - HyperText Markup Language WML - Wireless Markup Language • Formatação e Dados XML - Extensible Markup Language
  111. 111. INTRANET / Luís Vidigal 111 Conceitos associados à Gestão de Conteúdos • Integrated document management (IDM) • Web content management (WCM) • Records management (RM) • Document capture • Document-based collaboration • Workflow (integrado com produtos IDM, WCM e RM)
  112. 112. INTRANET / Luís Vidigal 112 Framework para a selecção de uma ferramenta para a Gestão de Conteúdos Gestão de Conteúdos Funcionalidade Arquitectura Técnica Investimento Serviço e Suporte Viabilidade Visão
  113. 113. INTRANET / Luís Vidigal 113 Comparação de CMS • http://www.cmsmatrix.org/
  114. 114. INTRANET / Luís Vidigal 114 Produção de conteúdos Web • Produção para múltiplos canais • Partilha a infra-estrutura da organização • Autoria distribuída e suportada em workflow e conteúdos partilhados • Integrar uma grande variedade de conteúdos e formatos (gráficos, documentos Office, dados aplicacionais, áudio, vídeo, Flash, etc.)
  115. 115. INTRANET / Luís Vidigal 115 O que é um Portal • Customização • Personalização • Integração (dados, aplicações, single sign-on) • Suporte a comunidades online
  116. 116. INTRANET / Luís Vidigal 116 Características do Portal • Personalização – Informação guiada pelo computador, que tenta “servir” o utilizador através de modelos pré-estabelecidos – “Inteligência Artificial” • “Customização” – Informação controlada pelo próprio utilizador, que selecciona de entre as opções apresentadas quais os caminhos a percorrer – “Inteligência Natural”
  117. 117. INTRANET / Luís Vidigal 117 Pessoas Diferentes Necessidades Diferentes • Informações • Serviços Fontes Diferentes PORTAL Acesso Integrado • Web Browser • ...
  118. 118. INTRANET / Luís Vidigal 118 O que é o conteúdo Qualquer objecto digital • HTML, XML, qualquer texto • Imagens • PDF • Formatos proprietários de documentos • Áudio, vídeo • Quaisquer outros bits!
  119. 119. INTRANET / Luís Vidigal 119 Funcionalidades relacionadas com os conteúdos • Agregar conteúdos • Personalizar conteúdos • Recomendar conteúdos • Permitir aos utilizadores customizar conteúdos • Sumarizar conteúdos (Excertos)
  120. 120. INTRANET / Luís Vidigal 120 Conceito de Portal • Conteúdos normalizados • Pedaços de conhecimento (excertos) • Metadados sobre Direitos (Personalização) • Dados agregados (Recomendação) • Dados descritivos (Customização, Personalização, Recomendação) • Colecta, normaliza e publica conteúdos • Facilita a colecta de dados • Expõe pedaços de conhecimento • Expõe metadados Portal Content Management XML
  121. 121. INTRANET / Luís Vidigal 121 Portais Gestão de Conteúdos Ferramentas Colaborativas Gestão do Conhecimento Gestão DocumentalOrganizações inteligentes Smart Enterprise Suite
  122. 122. INTRANET / Luís Vidigal 122 Aplicações online https://gmail.google.com http://moneytracking.com https://www.tractis.com https://docs.google.com http://www.acuityscheduling.com Marcar reuniões Fazer contratos Ferramentas de Office Correio electrónico Preço de Viagens Aéreas http://www.edreams.pt/ Monitorar preços Apresentações de Slides http://www.slideshare.net
  123. 123. INTRANET / Luís Vidigal 123 Processador de Texto sempre disponível e partilhado http://docs.google.com Também Apresentações, Folhas de Cálculo, Formulários, etc.
  124. 124. INTRANET / Luís Vidigal 124 Formulários no Google Docs AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal
  125. 125. INTRANET / Luís Vidigal 125 http://www.cloudo.com AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal
  126. 126. INTRANET / Luís Vidigal 126 Trabalhar na Cloud AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal
  127. 127. INTRANET / Luís Vidigal 127 Tratamento de imagem online http://www.citrify.com http://www.photofuntoos.com http://www.photoshop.com http://fotoflexer.com
  128. 128. INTRANET / Luís Vidigal 128 Videoconferência 128 http://www.megameeting.com http://www.webex.com/ Reuniões e Eventos online interactivos
  129. 129. INTRANET / Luís Vidigal 129 Ciclo de vida dos conteúdos Criar Gerir Disponibilizar Templates Ferramentas de Concepção Ferramentas de Produtividade Metadados Estruturação de Texto Segurança e Controlo de Acessos Check in e Check out Pesquisa e Recuperação Workflow Publicação na Web XML e Web Services Criação dinâmica de Páginas Personalização Apresentação Multi-canal Regras de Negócio Caching

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