Como construir uma intranet de sucesso

INTRANET / Luís Vidigal 11
INTRANET
Luís Vidigal
INA – 15 de Novembro de 2010

Programa
• O que é uma Intranet
• Construção de uma Intranet
• Factores Críticos de Sucesso
• Regras e Princípios a adoptar
• Avaliação da Intranet
• Estruturação de Conteúdos
• Gestão de um Portal Intranet
• Personalização e Customização
• A Intranet na Web 2.0

Extranet
Internet
Servidor
p/ exterior
Servidor
p/ interior
Intranet
Firewall

Funcionários
Organização
Funcionários
Trabalho
Funcionários
Funcionários
Funcionários
Vida Pessoal
Relações na Intranet

Intranet
Funcionários
Internet
Extranets
Colaborarcom mail,
forum de discussão,
chat e conferências
Comunicaçõese
Colaboração
Sistemas
de e-mail
e voice mail
existentes
Acesso universalà
visualização e uso de
dados do negócio
Operações e
Administração
Bancos de dados
e Aplicações
organizacionais
existentes
Criar, editar e
compartilhar
documentos
Edição de páginas
na rede
HTML
MS Office
e outro tipo de
documentos
Administraçãocentra-
lizada de utilizadores,
segurança,cataloga-
ção e tráfego
Gestão da
Intranet
Hardware
e Redes
existentes
F
I
R
E
W
A
L
L
Clientes e
Parceiros

Rumo à cooperação e à mobilidade
Nómadas
Silos Amontoados
Equipas
Virtuais
Cultura Cooperativa
Mobilidade

Como justificar um Portal Intranet
• Motivos Operacionais
– Melhor e mais rápido acesso aos dados (local,
remoto e em movimento)
– Publicação global de perguntas e respostas
• Motivos Financeiros
– Permite interrogar via Web quase todas as bases
de dados da organização (OLAP)
• Motivos de Suporte
– Reduz o custo de suporte através de aplicações
baseadas na Web
– Cria uma central de apoio à auto-aprendizagem
(e-Learning, Guias, FAQs, etc.)

Quando sei que um Portal Intranet
foi bem sucedido
• Quando se deixar de explicar o que é
um Portal
• Quando o Portal não tiver de procurar
conteúdos e os conteúdos
procurarem o Portal
• Quando passar a ser o primeiro lugar
para procurar informação e serviços

O Portal é diferente na Intranet
ou na Internet?
• Os utilizadores são diferentes
• As tarefas são diferentes
• A quantidade e a qualidade da informação
são diferentes
– Repositórios múltiplos, alta performance,
qualidade dos resultados de pesquisa, etc.

Intranet / Extranet / Internet
Estrutura de Informação Intranet Extranet Internet
Xxxxxxx xxxxxxx
Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxx
Xxxxxxx xxxxxxxxx
Xxxxx xxxxxxx xxxxxxx
Xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxx xxxxx
Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxx
Xxxxx xxxxxx xxxxxx
Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx
Xxxxx xxxxxx x xxxxx
Xxxxxx x xxxxxxxx xxxxxx
Xxxxxxx xxxxxx
Xxxx xxxxxx xxxxxx
Xxxxx xxxx xxxxxx

Condições para criação de uma Intranet
• Acesso à informação
 Difunde regularmente informações actualizadas para numerosas pessoas?
 Os funcionários passam muito tempo a procurar informação e documentação
que lhes são úteis?
 Será desejável partilhar informação entre diversas pessoas de diversos
serviços?
• Benefícios para a organização
 As ferramentas e métodos de trabalho estão actualizados e as pessoas estão
preparadas?
 Os funcionários trabalham cada vez mais em colaboração?
 Pressente-se a necessidade de melhorar a qualidade e eficácia do serviço?
• Benefícios técnicos
 A administração do sistema de informação do serviço é pesada e complexa?
 A arquitectura técnica impõe constrangimentos para fazer evoluir o sistema de
informação?
 A direcção adere aos objectivos e apoia o projecto?
Sim ou Não?

Estágios de maturidade de um Portal
• Conteúdo Estático (Geração “Post-it”)
– Missão, estrutura, história da organização
– Localização de serviços, telefones, endereços, etc.
– Newsletters, calendário de eventos, manuais e
procedimentos, FAQ
– Recrutamento e mobilidade de pessoal
– Difusão de documentos
• Conteúdo Interactivo (Geração “Use-it”)
– Correio electrónico, Help desk, motores de pesquisa, e-
learning, formulários dinâmicos, chats, foruns, etc.
• Conteúdo Extranet (Geração “Sell-it”)

Fases de implementação de um Portal
• Iniciação
– Identificar e recrutar um “sponsor”
• Contagio
– Alcançar “massa crítica”
• Controlo
– Estabelecer procedimentos e normas
• Integração
– Acesso igual para todos os utilizadores à
memória da organização

Condições de sucesso para
construir um Portal Intranet

O que se deve fazer no início
• Perceber as expectativas da audiência
• Clareza no que pode ser disponibilizado
• Visão de longo prazo e conteúdo encorajador no
curto prazo
• Envolver o Portal no trabalho do dia-a-dia
• Facilidade de utilização
• Envolver toda a gente a todos os níveis
• Honestidade e credibilidade no que se promete
• Actualização diária
Intranet Academy

7 passos para o sucesso
de um Portal
1. Acabar com o papel
2. Criar um fórum para as “melhores práticas”
3. Partilhar a ribalta
4. Personalizar as notícias
5. Não apostar apenas num canal
6. Catalogar e utilizar motores de busca
7. Tornar o Portal irresistível

Lamentos de um Portal
“Era bom que os nossos funcionários e
utilizadores perdessem algum tempo a
explorar o site”
“O Portal está repleto de material
extremamente útil, mas as pessoas
limitam-se a ver a página principal”

Novas formas
de
Comunicação
E-Mail
Audio e Video
Conferência
Cartas
Telefone
Fax
Face-a-face
Redes Sociais

Como construir um Portal
para comunicar melhor?

As 6 fases clássicas de um “Projecto”
1 Entusiasmo
6 Honra e Glória
aos não Envolvidos
5 Castigo do Inocentes4 Procura dos Culpados
3 Reconhecimento2 Confusão

Fases da implementação
de um Portal Intranet
1. Identificar a funcionalidade pretendida
2. Conhecer a audiência
3. Criar um piloto para demonstração
4. Definir políticas e procedimentos
5. Facilidades e aplicações atraentes
6. Serviços de valor acrescentado
7. Comunicar
8. Evangelizar

Fases de evolução
de um Portal Intranet
• Pioneirismo
– Qualquer pessoa motivada pelas TIC cria uma “montra”
• Comunicação
– Instrumento privilegiado de comunicação interna (mail,
agenda, etc.)
• Profissionalismo
– Coexistência de várias Intranets na organização
• Institucionalização
– A estrutura adapta-se à Intranet e explora ao máximo as
suas potencialidades

Os serviços de um Portal
Forrester Research
• Acesso às informações
• Desenvolvimento de aplicações
• Listas
• Trabalho cooperativo
• Partilha da informação
• Segurança
• Administração
• Transporte

Esquema geral da iniciativa Portal
Comunicação
Gestão / Pilotagem
Estudo de
Impacto
Formação
Especificação
das
Necessidades
Estudo de
Oportunidade
Primeiro
Protótipo
Realização
Dados
Técnicos
OrganizaçãodoProjecto
Teste
Difusão

Uma arquitectura de referência para o Portal

Checklist para o Planeamento
• Objectivo
• Audiência
• Abordagem
• Grau de envolvimento
• Temas
• Estrutura (Achatar ou aprofundar)
• Métodos de desenvolvimento

Barreiras para a implementação do Portal
• Será que vão usar?
• Apoio da direcção
• Retorno do investimento
• Objectivos pouco claros
• Tecnologia versus soluções de gestão

Será que vão usar?
1. Conhecer a audiência
5. Comunicar
6. Evangelizar

Apoio da direcção
2. Definir políticas e procedimentos
5. Comunicar
6. Evangelizar

Retorno do investimento
Objectivos pouco claros
Tecnologia versus soluções de gestão
1. Identificar a funcionalidade pretendida
3. Comunicar

• Quem publica?
– Departamentos
– Secções
– Pessoas
• O que deve ser publicado?
– Políticas
– Aplicações
– Literatura
– Manuais
– Formas de contacto
• Que ferramentas?
– Editores HTML
– Interfaces com bases de dados
– Interfaces com formulários
– Java applets, Java scripts, etc
Orientações gerais para o Portal

Orientações gerais para o Portal
• Os conteúdos são afectados por
direitos de autor?
• São permitidas páginas pessoais?
• Sites de adultos são permitidos?
• Existe uma política de e-Mail?
• Quais as ligações externas à Internet

Acesso aos conteúdos
• Nível “Todo Público”
– Todos os utilizadores da organização acedem
livremente a todas as páginas de informação
• Nível “Serviço”
– Conteúdos específicos para os utilizadores de
um serviço
• Nível “Espaço Privado”
– Acessível somente a um grupo de utilizadores
determinado

Princípios a respeitar na organização
e gestão de um Portal
• Princípio da Propriedade
– Um serviço não deve substituir-se a um outro
• Princípio da Responsabilidade
– Cada serviço garante a fiabilidade, actualidade e
evolução dos conteúdos que lhe dizem respeito
• Princípio da Coerência
– Coordenação da apresentação dos conteúdos e
integração de novos serviços e funcionalidades (carta
gráfica, modos de navegação, princípios de
apresentação, etc.)

Atingir a massa crítica no Portal
Conteúdo
útilerelevante
Valor
para o
negócio

Avaliação regular do impacto e utilização do Portal
• Medidas quantitativas
– Qual a evolução do número de acessos?
– Porque é que uma dada mudança de conteúdo não teve
repercussão sobre o número de acessos?
– Quais são as áreas mais consultadas?
• Medidas qualitativas
– Quis são os utilizadores que mais utilizam o Portal?
– Quais são as questões e observações mais efectuadas pelos
utilizadores?
– Os utilizadores sentem-se satisfeitos com os serviços actuais?
– Como se pode construir uma FAQ a partir da análise das
questões?
• Adaptação do conteúdo aos utilizadores
– Quais as áreas a suprimir ou a acrescentar?
– Quais as informações susceptíveis de interessar?

Medidas de acompanhamento na
construção da Intranet
• Acções de comunicação
– Objectivos
– Princípios
– População-alvo
– Quais mensagens e em que momentos
• Acções de formação
– Objectivos pedagógicos
– População-alvo
– Descrição dos módulos de formação
– Elaboração do plano
• Aspectos técnicos
– Normas
– Protocolos
– Linguagens
– Ferramentas de pesquisa e navegação
– Arquitectura técnica
– Segurança

Vantagens das ferramentas de Portal
• Trabalho remoto
• Recuperação de informação finalizada ou em andamento,
porque o conteúdo gerado é armazenado em base de dados
permanentemente disponível na Intranet / Internet
• Velocidade de atualização das informações
• Eliminação de custos de conversão para o padrão HTML
• Separação entre forma e conteúdo, garantindo padronização
visual e facilidade de utilização
• Atualização de informações por utilizadores não técnicos
• Criação de um fluxo de trabalho colaborativo e organizado
• Evolução constante da ferramenta
• Libertação da equipe técnica interna para outros serviços de
maior valor acrescentado;
• Produto pronto, permitindo o seu uso imediato.

Conteúdos
A intranet como ferramenta por excelência de partilha
de informação deve permitir a gestão de conteúdos
através de mecanismos de publicação, gestão de
segurança e segmentação de audiências baseado
na estrutura organizacional da organização.
A gestão de conteúdos pressupõe ainda a utilização
de ferramentas que permitam notificar em tempo real
individualmente cada colaborador sempre que sejam
disponibilizados novos conteúdos e tarefas do seu
interesse.

Aumentar a eficiência
• Gestão de despesas
• Gestão de férias
• Comunicação de faltas
• Marcação de recursos
• Requisição ao economato
• Informação dimensional
• Sites de equipas
• NewsLetters
• Organograma
• Personalização e segurança

Template de apresentação
Cabeçalho
Conteúdo
Menu
Rodapé

Template de carregamento
Associações
Título
Resumo
Texto

Exemplo de um template de carregamento de conteúdos

Produção
distribuída de
conteúdos

Estruturar a Informação

Subdivisão
vertical

Subdivisão horizontal

Integração Identidade
Uniformidade
Facilidade Inovação
Economia
de escala
Velocidade
Agilidade
Coordenação
Estratégia
Autonomia
departamental

Administrador
Web
Mapas dos
Publicadores
Mapas dos
Editores
Conteúdos

Planear global / actuar local
Incrementalismo lógico

Organizar para achatar
(Variedade horizontal)
a
b
c
d
Bem-vindos
a b c d

Organizar em profundidade
(Subordinação vertical)
Bem
vindos
1 2 3
1.1 1.2 3.1 3.2
1.1.1 1.1.2 3.1.1 3.1.2 3.1.3
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4

Rede semântica
Bem
vindos

Marcha forçada
Bem
vindos
Página 1
Página 2
Página 3
Página 4

Métodos de desenvolvimento
• Alfabético
• Analogia
• Divisão e classificação
• Do geral para o específico
• Geográfico
• Mais importante, menos importante
• Persuasivo
• Atracção aleatória
• Cronologia inversa
• Retórica

Conteúdos
• Estáticos
– Direitos e obrigações, políticas e procedimentos,
formulários, organogramas, revistas, templates,
mapas, etc.
• Dinâmicos
– Listas telefónicas, correios internos, escalas, planos
e relatórios de projectos, etc.
• Muito dinâmicos
– Cotações da bolsa, localização de viaturas, alertas
de funcionamento, circulação e afectação diária de
pessoal

Intranets por grandes funções
Sistemas de
Informação
Produção
Estudos
Qualidade
Logística e
Compras
Comunicação
Documentação
Comerciais e
Marketing
Finanças
Recursos
Humanos
Pilotagem
Estratégia

Pilotagem e estratégia
• Ferramentas Data Mining
• Partilha de agendas
• Informar calendários de grandes acções e
projectos
• Relatórios, apresentações institucionais e
história
• Tele-distribuição de modelos de
apresentações para uso generalizado

Finanças
• Procedimentos financeiros
• Plano de contabilidade
• Relatórios de actividade para contabilidade
analítica
• Orçamento
• Execução orçamental
• Comparações com exercícios anteriores

Recursos Humanos
• Publicação das vagas
• Gestão da formação e estágios
• Organogramas de pessoal
• Gestão de viagens
• Cadastro
• Simulação de cálculo de reformas e outras
• Actividades extra-profissionais
• Explicação sobre remunerações
• Assistência médica e acção social
• Descrição de funções e categorias
• Caixa de ideias e sugestões

Comunicação e documentação
• Apresentação de valores da organização e sua identidade
• Difusão de comunicados
• Actualidades internas e externas
• Revista de imprensa
• Carta gráfica e modelos de documentos
• Serviço de mensagens
• Jornal interno multimédia
• Anúncio e acompanhamento de eventos
• Bases de dados documentais

Serviços gerais, logística e compras
• Lista (utilizadores) da organização
• Serviço de encomendas e de compras de equipamentos e
abastecimentos
• Sistema de pedidos de intervenção
• Gestão de salas de reuniões, material, viaturas...
• Locais de implantação da organização
• Ficheiro de fornecedores
• Gestão de stocks e armazenamento

Estudos
• Estabelecer e animar fóruns temáticos
• Utilizar funções de groupware para o trabalho
colaborativo
• Acompanhamento de projectos
• Criar bases de conhecimento partilháveis

Qualidade
• Normas e procedimentos da organização
• Sistema de apoio à condução dos projectos e das
actividades operacionais
• Definir e difundir o referencial da organização

Portal do Funcionário (B2E)
Empregado >
Empresa (E2B)
Empregado > Posto
de Trabalho (E2W)
Empregado >
Empregado (E2E)
Empregado >
Vida Pessoal (E2P)
Liga o empregado
com ferramentas e
informação geral da
organização
Liga os empregados
com ferramentas
orientadas ao seu
posto de trabalho,
com base no
conhecimento
organizacional
Liga o empregado
com outros
empregados e grupos
organizacionais
Liga o empregado
com informação geral
e produtos/serviços
existentes fora da
organização
Accenture

Empregado > Empresa (E2B)
Benefícios
• Seguros
• Reforma/Fundo Pensões
• Férias/Baixas
• Subsídio Estudo
• Perfil do Empregado/Família
• Actividades patrocinadas
• Donativos
• Realocação
Salários
• Recibos
• Pagamentos Directos
• Impostos
• Fiscalidade
• Folha de Ponto
• Despesas
• Horas Extra
Recrutamento/Acolhimento
• Vagas Internas
• Cartas de Recomendação
• Acolhimento novos empregados
• Desempenho
• Plano de Carreiras e Desenvolvimento (link à Formação)
• Gestão por Objectivos
• Avaliação de Desempenho
• Compensações
Biblioteca Corporativa
• Políticas e Procedimentos
• Relatórios Anuais
• Directório de Facilities
• Organogramas
Comunicação Corporativa
• Press Releases
• Mudanças Internas
• Questionários
• Caixa de Sugestões
• Eventos Corporativos
Accenture

Empregado > Posto de Trabalho (E2W)
GestãoConhecimento
• Link à BibliotecaCorporativa
• BibliotecasExternas
• Best Practices
• Informação de Concorrentes
• Templatese Formulários
Aprendizagem/Formação
• Catálogo de Cursos/Calendário
• Curriculum
• Inscrições
• Resultados
• Suporte ao Desempenho
• Administraçãoda Formação
CRM
• Históricode contactos
• Perfil de Clientes
• Ferramentas de Venda
• Data Warehousing
Agênciade Viagens
• Perfil do Viajante
• Reservas
• Marcações
Tecnologia
• Contactos
• Help desk
• Seguimento de ajudas
• Links à Formação e à Comunicação Corporativa
Procurement
GestãoProjectos
• Orçamento
• Equipa
• Documentação
• Workflow
• Relatórios
• Plano de Trabalho
FerramentasEspecíficas da Função
• Gestão Financeira
• Gestão da Cadeia Logística
Gestãoda Força de Vendas
• Gestão da Produção
• Gestão de Recursos Humanos
• Entre outras...
Accenture

Empregado > Empregado (E2E)
Calendário
• Pessoal
• Projectos
• Departamento
• Viagens
Comunicação Individual
• Interna
• Externa
Comunicação Geral
• Empresa
• Departamento
• Posto de Trabalho
Teaming/Colaboração
• Grupos de Discussão
• Jornais electrónicos
• Mensagens (tempo real e email)
• Conferências Web-based
Accenture

Empregado > Vida Pessoal (E2P)
Finanças
• Poupança e Investimentos
• Impostos
• Reforma
• Casa/Mudanças
• Colégios
• Bancos (on-line)
• Seguros Não Corporativos
• Compra de Carro
Bem Estar
• Saúde/Especialistas
• Saúde Mental
• Dietas & Exercício
• Gestão do Stress
Família
• Solteiros
• Bebés
• Adolescentes
• Terceira Idade
Compras
• Localização de Lojas
• Compras Pessoais
• Comparação de Preços
• Descontos
Vida Quotidiana
• Agenda/Compromissos
• Notícias
• Tempo
• Horóscopos
• Programas TV
Tempos Livres e Viagens Pessoais
• Restaurantes
• Viagens Pessoais
• Atracções Locais
- "Cinemas
- "Galerias de Arte
• Clubes Desportivos
DocumentaçãoConfidencial
• Fotos
• Documentos(ex.Testamentos)
• Passwords
DesenvolvimentoPessoal
• Pesquisas
• Formação
• Educação
Accenture

Quais são as aplicações
mais comuns na Intranet?
• Páginas de Informação
• (evitando a desactualização, a sobrecarga e o caos na gestão
da informação)
• Aplicações cooperativas
– Messaging (e-Mail);
– Colaboração assíncrona (“livros de visitas”, grupos de discussão,
newsgroups, etc.);
– Colaboração síncrona (chat, whiteboard, conferências
electrónicas, audio e videoconferências, workflow, groupware,
gestão documental, etc.).
• Aplicações mais ou menos críticas, ligadas ao negócio da
organização.

Estágios de Maturidade Tecnológica
Acesso à
Informação
Comunicar
Trabalhar juntos
Automatizar os
Processos
Interactividade
Impacto

1 - Disponibilizar informações
• Permanentes
– Descrição sumária da organização, dos serviços
prestados e da história
– Obras de referência
– Guia de Procedimentos
• Temporárias
– Acontecimentos
– Avisos de concurso
– Vagas
– Acções de Formação
– Actualidades dos departamentos

2 - Comunicar e trabalhar juntos
• Trocar mensagens de e-Mail
• Partilhar agendas e convocar reuniões
• Fórum
• Trabalhar em documentos partilhados
• Áudio e videoconferência
• Votações electrónicas
• etc.

3 - Automatização dos processos
• Benefícios
– Máxima interacção
– Máximo impacte sobre a organização
– Ganhos económicos e de produtividade (tempo, dinheiro,
papel, etc)
– Máximo envolvimento dos utilizadores
• Exemplos
– Gestão do correio administrativo
– Gestão documental e de fluxos de trabalho
– Gestão dos pedidos de formação
– Gestão dos pedidos de viagens
– Gestão de encomendas
– etc

Técnicas para fidelizar utilizadores da Intranet
1. Publique mensalmente uma Newsletter
(com tecnologia própria ou servindo-se das
mailing list gratuitas)
2. Faça uma sondagem de opinião rápida
(capazes de gerar avaliações e conteúdo
relevante para a Intranet)
3. Convide os utilizadores a acrescentar a página
aos Favoritos
4. Produza conteúdos com regularidade
(faça um calendário de actualizações e anuncie-o)
5. Construa um “Forum de Discussão”
(partilha de ideias, sugestões, dúvidas, etc.)

Como fazer circular a informação?
• A Cultura da empresa (ou os Mitos)
• Os Homens (ou as Tribos)
• A Organização (e os Ritos)
• Os Instrumentos (e a Memória)

Conceito de Portal
“portal is the most
abused term
in all of IT”
Phifer and Berg,
Gartner Group
Setembro 2000

Conceito de Portal
BD

Mitos sobre os Portais
1. São baratos
2. As pessoas acedem naturalmente
3. São para grandes organizações
4. Mais um calão técnico (buzzword)
5. Independentes da plataforma
6. Precisam de ligação à Internet
7. Precisam de pouca manutenção
8. Não são seguros
9. São tarefas de informáticos

Condições de sucesso para um Portal
1. Identificar claramente os objectivos e o
valor acrescentado que se espera obter
com o Portal
2. Pôr em execução uma iniciativa
estruturada e profissional
3. Utilizar o Portal como uma ferramenta de
melhoria da qualidade a vários níveis
4. Avaliar regularmente o impacto do Portal

Objectivos e valor acrescentado
• Expectativas e necessidades dos utilizadores
– Que serviços podem interessar?
– Que novos serviços permitidos pelo Portal para facilitar e simplificar
o trabalho?
• Necessidades reais da estrutura
– Precisa comunicar melhor?
– Precisa ser modernizado?
– Quais as respostas do Portal?
• Modalidades de utilização e impacto
– Quem vai participar no projecto?
– Como é que os utilizadores se vão apropriar do projecto?
– Quais são as modalidades de acesso ao Portal?
– Quais os impactos da utilização do Portal na organização?

Uma iniciativa estruturada e profissional
• Construir um site para enriquecer progressivamente
– Não espere por ter disponível todos os conteúdos
– Tente atingir um grau de interactividade suficiente à partida
• Crie uma estrutura de gestão do projecto
– Determine quem é o chefe do projecto
– Defina quem são os melhores intervenientes e qual o seu papel
– Crie parcerias entre os serviços utilizadores e a informática
– Implique as chefias desde o início e durante a vida do projecto
– Apoie-se num conselho coordenador para controlar o projecto
• Gestão de um projecto de mudança
– Comunique fortemente a todos os níveis
– Sensibilize toda a estrutura
– Forme a equipa do projecto e de seguida os utilizadores

Ferramenta para melhorar a qualidade
• Fazer do Portal uma alavanca de modernização
– Desenvolva funcionalidades que facilitem e simplifiquem o trabalho
quotidiano
– Atenção às sobrecargas de trabalho resultantes da alimentação do
sistema
– Tente automatizar as tarefas de actualização e de difusão da
informação
• Adaptar a organização do trabalho à estrutura do meio
– Processo rápido de recolha, produção e validação da informação
– Actualize regularmente as várias rubricas
– Indique as datas de actualização das páginas, rubricas e do site
– Adapte o conteúdo do site sempre que se justifique
• Disponibilizar conteúdos claros e dinâmicos
– Plano do site legível e explícito
– Evite um “site vitrine” sem interactividade
– Não negligencie o lado estético
– Desenvolva produtos novos e apelativos para atrair o utilizador

Avaliar o impacto da utilização
• Colocar dispositivos de medida quantitativa
– Qual a evolução do número de acessos
– Porque é que algumas alterações não afectaram os acessos
– Quais são as áreas mais consultadas
• Colocar dispositivos de medida qualitativa
– Quais são os públicos que mais consultam o Portal
– Quais são os comentários e as perguntas mais frequentes (FAQ)
– Os utilizadores estão satisfeitos com os serviços actuais
– Como posso construir as FAQ a partir das perguntas colocadas
• Adaptar o conteúdo a partir dos desejos dos utilizadores
– Que área tirar ou acrescentar
– Quais são as informações susceptíveis de interessar os utilizadores

1. O que é que a Organização ganha?
2. Quanto custa a criar?
3. Quanto custa a manter?
4. Será gerível?
5. Como se integra nos sistemas existentes?
6. Que formação é necessária?
7. Posso fazer outsourcing?
8. Como vai afectar a produtividade?
9. É seguro?
10.Quanto tempo demora a montar?
10 preocupações a ter em conta
na montagem de um Portal

1 - O que é que a Organização ganha?
Será possível quantificar benefícios como:
• Poupanças nos custos operacionais
• Redução da papelada
• Aumentar a qualidade do serviço ao cliente
• Rapidez e melhoria no acesso à informação

2 - Quanto custa a criar?
• Hardware
Servidor Web
Rede
• Software
Sistema Operativo
“Add-on”
Utilitários
• Mão-de-obra
Criação
Manutenção

3 - Quanto custa a manter?
Custos a longo prazo:
• Actualização do servidor e da rede para
responder ao aumento de tráfego
• Ferramentas de gestão e recursos humanos
necessários
• Licenças de software e custos de actualização
• Custos de publicação e arquivo da informação

4 - Será gerível?
• Um Portal é fácil de começar mas pode ser
um pesadelo à medida que cresce se não
forem planeados os seus custos
• Devem-se prever os aumentos de:
 Tráfego
 Produtores de informação
 Utilizadores
• Deve-se tentar usar o trabalho em rede para
reduzir a quantidade de trabalho manual e
desmaterializar formulários

5 - Como se integra nos sistemas existentes?
• Verifique se as aplicações tradicionais em uso
(legacy systems) se integram no Portal (não
apenas aplicações em mainframe);
• É necessário adaptar também as aplicações
cliente-servidor mais recentes;
• Quase todos os fornecedores de sistemas de
gestão de bases de dados estão a adaptar os
interfaces para a Web;
• Entretanto terá de efectuar a réplica dos dados
para poderem ser acedidos via Web.

6 - Que formação é necessária?
Produtores de informação
• Como publicar na Web;
• Converter dados existentes (folhas de cálculo,
bases de dados, etc) para formatos aceitáveis.
Requisitos: Domínio de processadores de texto
ou outros editores tipo WYSIWYG.
Informáticos
–Como administrar o servidor;
–Como desenvolver aplicações para a Web.
Requisitos: Conhecimentos de administração de
redes e/ou programação em linguagens objecto.

7 - Posso fazer outsourcing?
• É uma opção
• Permite desenvolver mais depressa através da
incorporação de conhecimentos especializados
externos
• Alivia a carga interna de administração e
suporte
• Quando decidir abandonar o outsourcing:
• Verifique se tem internamente pessoas competentes
para assegurar o trabalho
• Verifique se dispõe de documentação adequada e
se tem capacidade para expandir

8 - Como vai afectar a produtividade?
• Se bem construída, a Intranet pode
aumentar muito a produtividade
• Depende em grande parte do tipo de
sistemas que vai substituir e como
• Permite criar novos e melhores serviços
impossíveis de concretizar até aí.

9 - É seguro?
• Será tão segura quanto o seu link mais fraco e
vulnerável, nomeadamente as pessoas que
usam e administram o Portal
• Utilize um servidor seguro, um firewall, acessos
protegidos por passwords e segurança física do
servidor;
• Tenha uma política de controlo de links a outros
servidores Internet menos seguros.

10 - Quanto tempo demora a construir?
• Não muito, se for bem desenvolvido;
• Aproveite a sua rede TCP/IP existente;
• Depois de instalar o servidor Web instale
os browsers nos clientes;
• O arranque não demora muito nem custa
muito caro.

Factores críticos de Sucesso
Quantidade/Tipo Funcionalidades
N.º de comunidades servidas
N.º de Serviços de Integração Necessários
Quantidade Conteúdos
ConteúdosFuncionalidades
Diversidade de Serviços
de Integração
Serviços de Integração
Diversidade de Comunidades
Comunidades
Diversisdadede
Funcionalidades
DiversidadedeConteúdos
A complexidade numa solução portal evolui em quatro dimensões e encontra-se
relacionada com questões de volume, de diversidade e capacidade de a tecnologia
acompanhar as mesmas.
© Copyright IBM Corporation 2005

Tecnologia
 Quais são as regras chave?
 Qual é o business case?
 O projecto tem um forte apoio de
topo?
 Existe algum comprometimento?
 O projecto é estável?
 Quais são as necessidades do
negócio?
 O conteudo contribui para a
criação de valor?
 O negócio está envolvido?
 Existe uma arquitectura
de empresa?
 Os requisitos do
negócio determinam as
decições tecnológicas?

Factores críticos de Sucesso - Estratégia
Productivity
Enhancement
Corporate
Integration
Operating
Efficiency
Revenue
Generation
Link customer with
integrated collaboration to
sell more
Enable collaboration, within
and outside company
Leverage expertise and
collaborate to reduce cycle
times
Reduce costs with self-
service (customer, employee,
partner)
Reduce administrative costs
and bureaucracy
Simplify and standardize,
reduce complexity
Find and connect experts –
leverage scale of company
Find relevant information
faster
Collaborate and learn from
collective experience
Communicate direct,
through 1 high impact
channel
Promote one brand,
communicate consistently
Provide greater sense of
belonging – “Global Glue”
Leverage previous
technology investments
Share single infrastructure
and leverage scale
Consolidate procurement of
hardware and software
Technology Alignment

Comunidades
• Que tipo de comunidades irá o portal suportar?
• Como poderá o portal encorajar o desenvolvimento
e participação dessas comunidades?
• O que será diferente numa comunidade online e
virtual?
• Que comportamentos pretenderemos encorajar?
• Como mediremos e acompanharemos o “sucesso”
da comunidade?
• Como é que iniciaremos as “comunidades virtuais”?

Conteúdos
• Que conteúdos irá o portal conter e disponibilizar?
• Quais os diferentes tipos de conteúdos que o portal irá
suportar?
• Que domínios de conhecimento ou assuntos irá o portal
suportar?
• Como irão os conteúdos ser organizados, coordenados
e geridos?
• Quais as fontes de conteúdo e de onde e como serão
actualizados?
• Como se “relacionará” o portal com outros sistemas de
informação, warehouses e data marts?

Serviços de Integração
• Que sistemas terá o portal de integrar?
• Que processos de negócio terá o portal de
integrar?
• Que tipo de integração será necessária - real
time interlock?, data interlock? activity interlock?
• Como serão geridas as alterações a nível de
integração com o portal?
• Terá o portal de integrar com sistemas externos
à organização?

Funcionalidades
• Que funcionalidades serão exigidas à solução
hoje? E amanhã?
• Que aplicações disponibilizam as
funcionalidades a implementar?
• Como se irá assegurar o portal a integridade da
funcionalidade?
• Como se irá gerir a eventual alteração da
funcionalidade?
• Que impacto assumirá o portal na gestão da
mudança?

Factores críticos de Sucesso - Governance
“
What is your biggest portal challenge”?
Portal server function issues
Implementation issues
Portal design issues
Organizational issues 71%
23%
15%
6%
Technology
Forrester Research Report
Making Enterprise Portals Pay
A Portal provides a platform for integrated service delivery across
corporate functions and business units.
Therefore, there is not one owner of all business applications, or a
natural owner within most organizational structures.
Portal governance will establish a structure of shared ownership and
accountability for strategy, development, and operations

Aspectos da Gestão de Projectos
PMBOK Guide
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 2000 Edition
Âmbito Tempo Qualidade
Recursos
Financeiros
Integração Recursos
Humanos
Comunicação Risco Aquisições

Factores Críticos de Sucesso
Conteúdos e Serviços
Attract
Initial focus is to identify
and provide the portal
features that will attract
the audience. Additional
features should be
developed that deepen
the relationship and
retain the audience
Realize
Once the culture,
business processes and
technology have been
transformed and
completed the transition
to the portal will capture
significant value
Expand
As more complex
business process and
technology integration
issues are addressed
benefits begin to accrue
to the business as use
of the portal expands
• Content and Services plays an important role in ensuring
successful portal implementation and adoption
throughout the enterprise
• Content and Services identified for the portal must:

Segmentar Conteúdos e Serviços
Facilidade de Implementação
Alto
Alta
Baixo
Baixa
Conteúdos e Serviços
de alta prioridade

Abordagem de Implementação – As Disciplinas
Definição
Estratégica
Plano de Marketing e Comunicação
Instalação
Plataforma
Integração Componentes Testes/Piloto
Arquitectura Técnica
Arquitectura de Conteúdos Desenvolvimento de Conteúdos
Identidade
Corporativa
Linha Gráfica, Editorial e Navegação
Organização
Processos
Arranque

Metodologia IBM
Define
Workplace
Governance
Define
Workplace
Blueprint
Prioritize
Functional
Requirements
As Is
Workshops &
Assessment
Assess Current
Capabilities
Develop
Workplace
Business Case
Select Enabling
Technology
Develop Demo
Prototype
To-Be
Workshops &
Roadmap
Define
Communication
Strategy
Inventory &
Catalog Existing
Capabilities
Design Technical
Architecture &
Security Model
Design Workplace
Enabled Processes,
Workflows and SLA
Design
Framework &
Navigation
Design Content
Templates &
Metadata Structure
Design System
Interfaces - EAI
Design
Communication
Plan
Design Portal
Operations &
Support Org.
Define
Work
Plan Future Releases
Implement Workplace Enabled Processes
Implement Functional, Organizational and Job Related Changes
Communicate and Market Workplace
Implement On-Going Workplace Operations Support
Failover Testing
SystemTest
IntegrationTest
AcceptanceTest
Performance
Testing
ChangeMgmtContentTechnologyGovernance
Manage Project & Scope
 Program Office
 Internal Project Communications
 Find State Definition
 Success Measures
Analysis, Design, Transition & ImplementStrategy & Business CaseStart-Up
LaunchWorkplace
IdentifyOpportunitiesforFutureReleases
DevelopOnDemandWorkplaceVision
GapAnalysis&ImplementationPlanDeliverables
Implement Governance Workplace
Strategy
Evaluate
Procure & Install Applications
Design
Information &
Data
Architecture
Develop Applications
Integrate Systems
Integrate Existing Web Sites
Convert Data
Develop Working Prototype
Procure & Install Technical Infrastructure
Prioritize Roles & Resulting Requirements
 Track Benefits
Realization

Formatos das páginas
• Formatação
HTML - HyperText Markup Language
WML - Wireless Markup Language
• Formatação e Dados
XML - Extensible Markup Language

Conceitos associados à Gestão de Conteúdos
• Integrated document management (IDM)
• Web content management (WCM)
• Records management (RM)
• Document capture
• Document-based collaboration
• Workflow (integrado com produtos IDM,
WCM e RM)

Framework para a selecção de uma ferramenta
para a Gestão de Conteúdos
Gestão de
Conteúdos
Funcionalidade
Arquitectura
Técnica
Investimento
Serviço e
Suporte
Viabilidade
Visão

Comparação de CMS
• http://www.cmsmatrix.org/

Produção de conteúdos Web
• Produção para múltiplos canais
• Partilha a infra-estrutura da organização
• Autoria distribuída e suportada em
workflow e conteúdos partilhados
• Integrar uma grande variedade de
conteúdos e formatos (gráficos,
documentos Office, dados aplicacionais,
áudio, vídeo, Flash, etc.)

O que é um Portal
• Customização
• Personalização
• Integração (dados, aplicações,
single sign-on)
• Suporte a comunidades online

Características do Portal
• Personalização
– Informação guiada pelo computador, que
tenta “servir” o utilizador através de modelos
pré-estabelecidos
– “Inteligência Artificial”
• “Customização”
– Informação controlada pelo próprio utilizador,
que selecciona de entre as opções
apresentadas quais os caminhos a percorrer
– “Inteligência Natural”

Pessoas
Diferentes
Necessidades
Diferentes
• Informações
• Serviços
Fontes
Diferentes
PORTAL
Acesso
Integrado
• Web Browser
• ...

O que é o conteúdo
Qualquer objecto digital
• HTML, XML, qualquer texto
• Imagens
• PDF
• Formatos proprietários de documentos
• Áudio, vídeo
• Quaisquer outros bits!

Funcionalidades relacionadas
com os conteúdos
• Agregar conteúdos
• Personalizar conteúdos
• Recomendar conteúdos
• Permitir aos utilizadores customizar
conteúdos
• Sumarizar conteúdos (Excertos)

Conceito de Portal
• Conteúdos normalizados
• Pedaços de conhecimento
(excertos)
• Metadados sobre Direitos
(Personalização)
• Dados agregados
(Recomendação)
• Dados descritivos
(Customização, Personalização,
Recomendação)
• Colecta, normaliza e
publica conteúdos
• Facilita a colecta de dados
• Expõe pedaços de
conhecimento
• Expõe metadados
Portal
Content
Management
XML

Portais
Gestão de
Conteúdos
Ferramentas
Colaborativas
Gestão do
Conhecimento
Gestão
DocumentalOrganizações
inteligentes
Smart
Enterprise
Suite

Aplicações online
https://gmail.google.com
http://moneytracking.com
https://www.tractis.com
https://docs.google.com
http://www.acuityscheduling.com
Marcar reuniões
Fazer contratos
Ferramentas de Office
Correio electrónico
Preço de Viagens Aéreas
http://www.edreams.pt/
Monitorar preços
Apresentações de Slides
http://www.slideshare.net

Processador de Texto
sempre disponível e partilhado
http://docs.google.com
Também
Apresentações,
Folhas de Cálculo,
Formulários, etc.

Formulários no Google Docs
AGP - Tecnologias da Informação 2010 -
2011 - Luís Vidigal

http://www.cloudo.com

Trabalhar na Cloud

Tratamento de imagem online
http://www.citrify.com
http://www.photofuntoos.com
http://www.photoshop.com
http://fotoflexer.com

Videoconferência
128
http://www.megameeting.com
http://www.webex.com/
Reuniões e
Eventos online
interactivos

Ciclo de vida dos conteúdos
Criar Gerir Disponibilizar
Templates
Ferramentas de
Concepção
Ferramentas de
Produtividade
Metadados
Estruturação
de Texto
Segurança e
Controlo de Acessos
Check in e Check out
Pesquisa e
Recuperação
Workflow
Publicação na Web
XML e Web Services
Criação dinâmica
de Páginas
Personalização
Apresentação
Multi-canal
Regras de Negócio
Caching

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