ADMINISTRACIÓN Y CONTROL (Mayo Octubre 2011)

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Universidad Técnica Particular de Loja
Ciclo Académico Mayo Octubre 2011
Carrera: Maestría en Derecho Administrativo
Docente: MSc. Luz Esther Álvarez

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ADMINISTRACIÓN Y CONTROL (Mayo Octubre 2011)

  1. 1. Universidad Técnica Particular de Loja La Universidad Católica de Loja MSc. Luz Esther Álvarez 2011 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL
  2. 2. CONTENIDOS <ul><li>INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN </li></ul><ul><li>PLANEACIÓN </li></ul><ul><li>ORGANIZACIÓN </li></ul><ul><li>INTEGRACIÓN DE PERSONAL </li></ul><ul><li>DIRECCIÓN </li></ul><ul><li>CONTROL </li></ul>
  3. 3. UNIDAD UNO: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
  4. 4. Administración <ul><li>Es el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas organizacionales. </li></ul><ul><li>Eficacia: lograr las metas organizacionales </li></ul><ul><ul><li>Eficiencia: lograr las metas con el mínimo de recursos, utilizar el dinero, los materiales, el tiempo y las personas de manera eficiente y eficaz. </li></ul></ul>
  5. 5. ADMINISTRAR <ul><li>Proceso que comprende funciones y actividades laborales qué los administradores deben realizar para alcanzar los objetivos de la empresa” </li></ul><ul><li>H. Koontz </li></ul>
  6. 6. Principales funciones Administrativas Henry Fayol (1841-1925 ) Planificar Organizar Liderar Operar Técnicamente Controlar Dirigir
  7. 7. UNIDAD DOS: PLANEACIÓN <ul><li>Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de acción para desarrollas las actividades que permitan alcanzarlos. </li></ul><ul><li>Si no se planea no hay rumbo fijo de la organización. </li></ul>
  8. 8. Actividades de planeación: <ul><ul><li>El análisis de las situaciones actuales. </li></ul></ul><ul><ul><li>La anticipación al futuro. </li></ul></ul><ul><ul><li>La determinación de objetivos. </li></ul></ul><ul><ul><li>La decisión del tipo de actividades. </li></ul></ul><ul><ul><li>La elección de estrategias corporativas y de negocio. </li></ul></ul><ul><ul><li>La determinación de los recursos necesarios para lograr las metas de la organización. </li></ul></ul>
  9. 9. PLANEACION <ul><li> </li></ul><ul><li>Diretrizes Objetivos y Metas </li></ul><ul><li>DIAGNÓSTICO </li></ul><ul><li>Estratégias </li></ul><ul><li>Resultado </li></ul><ul><li>Horizonte temporal </li></ul>ESTADO ACTUAL (Potencialidades y limitaciones) <ul><li>FUTURO DESEADO </li></ul><ul><li>Por los habitantes </li></ul><ul><li>Por los técnicos </li></ul><ul><li>Por los decisores políticos </li></ul>PRONÓSTICO (Estado proyectado )
  10. 10. ¿QUÉ PROPÓSITO CUMPLEN LOS PLANES?
  11. 11. MODELO DE PROCESOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
  12. 12. ADMINISTRACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES <ul><li>Núcleo de la administración de la toma de decisiones: </li></ul>Reconocimiento de una necesidad Etapas de la decisión Decisión de cambiar Dedicación consciente para implementar una decisión
  13. 13. UNIDAD TRES: ORGANIZACIÓN <ul><li>El que apenas conoce los principios </li></ul><ul><li>no es igual al que los ama y los </li></ul><ul><li>practica. </li></ul><ul><li>Confucio. </li></ul>
  14. 14. LOS PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN <ul><li>Permite la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo. </li></ul><ul><li>Elimina duplicidad de trabajo. </li></ul><ul><li>Establece canales de comunicación. </li></ul><ul><li>Representa la estructura oficial de la empresa. </li></ul>
  15. 15. Organización <ul><li>Actividades de organización: </li></ul><ul><ul><li>Atraer gente a la organización. </li></ul></ul><ul><ul><li>Especificar las responsabilidades del puesto. </li></ul></ul><ul><ul><li>Agrupar tareas en unidades de trabajo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones. </li></ul></ul>
  16. 16. LA ORGANIZACION <ul><li>Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes. </li></ul><ul><li>Esta función determina: </li></ul><ul><ul><li>las actividades por realizar, </li></ul></ul><ul><ul><li>cómo se agruparán, </li></ul></ul><ul><ul><li>quién las desempeñará y </li></ul></ul><ul><ul><li>señala claramente los puestos y las jerarquías dentro de la organización. </li></ul></ul>
  17. 17. PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN
  18. 18. TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
  19. 19. NIVELES ORGANIZACIONALES 1 3 5 2 4 Nivel Estratégico Nivel Ejecutivo Nivel Operativo Gerenciar Administrar Gestionar Administrar = Gestionar = Gerenciar
  20. 20. EL ÉXITO DE UNA ORGANIZACIÓN <ul><li>NO lo hace sus planes, por mejores que sean </li></ul><ul><li>No los hace las máquinas </li></ul><ul><li>No la hace sus redes de computadora de última generación </li></ul><ul><li>No la hace su edificio por moderno y agradable que sea </li></ul><ul><li>No lo hace sus folletos, separatas, publicidad </li></ul><ul><li>No la hace sus métodos de trabajo </li></ul><ul><li>No la hace los materiales que emplee </li></ul>El éxito depende de su gente: de su forma de pensar, de sentir, de actuar
  21. 21. LA ORGANIZACIÓN Y SUS CONDICIONES EXTERNAS ORGANIZACIÓN TECNOLÓGICAS SOCIALES ÉTICAS ECONÓMICAS POLÍTICAS Y LEGALES
  22. 22. UNIDAD CUATRO: INTEGRACIÓN DE PERSONAL “ La visión sin acción es sólo un sueño La acción sin visión, sólo deja pasar el tiempo Las visión con acción puede cambiar el mundo” Joel Barker
  23. 23. Integración del recurso humano <ul><li>Consiste en dotar de personal competente a la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades, esto por medio de cinco acciones: </li></ul><ul><ul><li>reclutamiento, </li></ul></ul><ul><ul><li>selección, </li></ul></ul><ul><ul><li>inducción, </li></ul></ul><ul><ul><li>capacitación y </li></ul></ul><ul><ul><li>desarrollo. </li></ul></ul>
  24. 24. ¿Cuáles son las ventajas de la integración de personal? <ul><li>Personal motivado </li></ul><ul><li>Trabajadores comprometidos </li></ul><ul><li>Menor rotación personal </li></ul><ul><li>Integración laboral de personal con dificultades </li></ul><ul><li>Transmisión de valores </li></ul><ul><li>Bonificaciones y Subvenciones </li></ul>
  25. 25. ENFOQUE DE SISTEMAS EN LA INTEGRACIÓN DE PERSONAL Ambiente Externo Planes Empresariales Número y tipo de administradores requeridos Inventario de Administradores Análisis de necesidades presentes y futuras de administradores Fuentes Externas Fuentes Internas Liderazgo y control Reclutamiento Selección Contratación Promoción Separación Planes Organizacionales Estrategias de Carrera Capacitación y Desarrollo
  26. 26. GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD Lado Humano (SOFT) Lado Instrumental (HARD) SISTEMA DE CALIDAD Aseguramiento de la calidad Control de la calidad Planificación de la Calidad Mejoramiento continuo Conocimientos Habilidades Actitudes Aptitudes
  27. 27. UNIDAD CINCO: DIRECCIÓN <ul><li>La dirección incluye </li></ul><ul><ul><li>La motivación, </li></ul></ul><ul><ul><li>El liderazgo, </li></ul></ul><ul><ul><li>La selección de los canales de comunicación más efectivos y </li></ul></ul><ul><ul><li>La negociación y manejo de conflictos. </li></ul></ul>
  28. 28. Dirección <ul><li>Ser Eficiente </li></ul><ul><li>Ser Eficaz </li></ul><ul><li>Ser Efectivo </li></ul>
  29. 29. Dirección <ul><li>Los administradores tiene que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de la organización. </li></ul><ul><li>La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente para orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y la organización. </li></ul>
  30. 30. Comparación de las teoría de motivación de Maslow y Herzberg Autorrealización Estimación o estrategia Asociación o aceptación Seguridad Necesidades Fisiológicas Trabajo interesante Logro Desarrollo en el trabajo Responsabilidad Avance Reconocimiento Categoría Relaciones interpersonales Calidad de supervisión Políticas y administración de la compañía Condiciones de trabajo Seguridad en el empleo Salario JERARQUIA DE LAS NECESIADADES DE MASLOW JERARQUIA DE LOS FACTORES DE HERZBERG
  31. 32. Habilidades de un Administrador Robert Katz Habilidades Técnicas Habilidades Humanas Habilidades Conceptuales Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas
  32. 33. CARACTERÍSTICAS DE LAS DECISIONES GERENCIALES Incertidumbre Riesgo Decisiones programadas y decisiones no programadas Conflicto
  33. 34. AL FINAL QUE HACE UN ADMINISTRADOR? “ Todo lo relacionado con seres humanos, son problemas complejos y tienen distintas interpretaciones según los paradigmas de cada autor”. “ Debemos aprender a manejar la complejidad, para eso nos sirve el pensamiento sistémico”
  34. 35. UNIDAD SEIS: CONTROL <ul><ul><li>Fundamentos y procesos de control. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistemas de información </li></ul></ul><ul><ul><li>El control como sistema de retroalimentación </li></ul></ul><ul><ul><li>Aspectos controlados en las organizaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Control en la gestión de la calidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Herramientas para controlar el desempeño </li></ul></ul>
  35. 36. LA PALABRA CONTROL TIENE VARIOS SIGNIFICADOS:
  36. 37. Control La información debe ser
  37. 38. CIRCUITO DE RETROALIMENTACIÓN DEL CONTROL ADMINISTRATIVO Desempeño deseado Desempeño real Medición del desempeño real Comparación del desempeño real con las normas Instrumentalización de correcciones Programas de acción correctiva Análisis de causas de desviación Identificación de desviaciones
  38. 39. HERRAMIENTAS TÉCNICAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO.
  39. 40. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Enfoque a las causas que originan los problemas . Coadyuvar a la integración de intereses y objetivos de las áreas funcionales de una entidad . Contribución a optimizar los resultados de una entidad . Mayor propensión al control sobre la dirección .
  40. 41. CONTROL CON ENFOQUE TRADICIONAL No revela las causas de los problemas . Enfocad o a la fiabilidad de los Estados Financieros . Puntualiza el Control Interno contable . No incursiona con el mismo peso en todas las áreas o actividades de la Entidad . Papel forense no pro-activo . L I M I T A N T E S:
  41. 42. La ampliación del enfoque del Control Interno hacia los aspectos administrativos implica un cambio en la filosofía de dirección y administración de las empresas y su fiscalización CAMBIO DE VISIÓN
  42. 43. Fiabilidad de la información financiera . Cumplimiento de las leyes y normativas aplicables . Eficacia y eficiencia de las operaciones . VISIÓN INTEGRADORA DEL CONTROL
  43. 44. Causa CONTROL ADMINISTRATIV O VS CONTROL CONTABLE Control Administrativo Control sobre la dirección superior Control Administrativo Control sobre la dirección superior Control Contable Efecto ESTADOS FINANCIEROS EFICIENCIA Y EFICACIA OPERACIONES CUMPLIMIENTO NORMATIVA LEGAL
  44. 45. BASE LEGISLATIVA ACTUAL financiera de auditoria Enfocada al Control bajo el enfoque Administrativo y apoyada por normas aplicables a los subsistemas contables Enfocada al Control Interno Contable y Administrativo
  45. 46. Código de Ética Reglamento Disciplinario Programa de Lucha contra la Corrupción y el Delito Convenio Colectivo de Trabajo Presupuestos y Planes Diseño de los Puestos de Trabajo Requisitos para el Cargo Análisis de Capacidad Real Demostrada Manuales de Instrucciones y Procedimientos Evaluaciones Periódicas por los Resultados del Trabajo Planes de Capacitación Individual Plan de Capacitación de la Entidad Objeto Social Objetivos Estratégicos y Funcionales Actas de los Consejos de Dirección Estructura Organizativa Plantilla de Cargos Políticas HERRAMIENTAS DISPONIBLES PARA APLICAR EL CONTROL
  46. 47. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO debemos buscar Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión o Monitoreo Esencia de los problemas
  47. 48. Control: Administración Pública <ul><li>Transformaciones económicas, sociales y políticas </li></ul><ul><li>Creciente demanda social por los servicios públicos </li></ul><ul><li>Clientelismo político </li></ul><ul><li>Desorganización (estructuras y normas obsoletas) </li></ul><ul><li>Falta de transparencia de las acciones. (Presupuesto concebido como autorización para gastar) </li></ul>
  48. 49. Objetivo del cambio <ul><li>Ejecutar políticas con eficiencia y eficacia </li></ul><ul><li>Lograr mayor responsabilidad del SP en el manejo de los recursos </li></ul><ul><li>Lograr mayor transparencia de las acciones gubernamentales </li></ul>
  49. 50. ADMINISTRACION PUBLICA. MARCO LEGAL <ul><li>Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública(2004). </li></ul><ul><li>La Ley de Burós de Información Crediticia (2005). </li></ul><ul><li>La Ley de Control Constitucional (2000) </li></ul><ul><li>Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa. </li></ul><ul><li>Ley de Régimen Tributario Interno (2009) </li></ul><ul><li>Ley Orgánica de Empresas Públicas(2009) </li></ul>
  50. 51. Administración Pública MARCO LEGAL Ecuador <ul><li>Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia </li></ul><ul><li>Fiscal (LOREYTF, 2002); y Ley Orgánica de la Contraloría General </li></ul><ul><li>del Estado (LOCGE, 2002). </li></ul><ul><li>La LOREYTF, establece la formulación de planes plurianuales y la </li></ul><ul><li>planificación institucional anual, incluyendo el diseño e implantación </li></ul><ul><li>de indicadores de gestión institucional y de desempeño, así como </li></ul><ul><li>también la obligatoriedad de reportar de manera regular los </li></ul><ul><li>resultados alcanzados por las instancias públicas correspondientes. </li></ul><ul><li>La LOCGE establece para la Contraloría General del Estado </li></ul><ul><li>amplias facultades para examinar, verificar y evaluar el </li></ul><ul><li>cumplimiento de los objetivos de la gestión pública. </li></ul>
  51. 52. Del marco legal se deduce que son tres las entidades con competencias relacionadas: <ul><li>Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES) </li></ul><ul><li>Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) </li></ul><ul><li>Contraloría General del Estado (CGE). </li></ul>
  52. 53. EXITOS

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