Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Ms pm 2011 02-14-1

1,490 views

Published on

Published in: Travel, Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Ms pm 2011 02-14-1

  1. 1. Uvod u upravljanje projektima Darko Jureković, PMP Suradnici u učenju - Microsoft Hrvatska 14. 2. 2011.
  2. 2. Izvori prezentacije <ul><li>MSF – Microsoft Solutions Framework – službeni MS udžbenik i prezentacije </li></ul><ul><li>PMBOK – službeni PMI priručnik o upravljanju projektima </li></ul><ul><li>Iskustva stečena u radu na obrazovnim projektima </li></ul><ul><li>Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju u okviru obrazovne zajednice koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu “Suradnici u učenju” </li></ul>
  3. 3. Program “Suradnici u učenju” <ul><li>Pokrata PIL dolazi od „Partners in Learning“ </li></ul><ul><li>Provodi se u RH od 2004. godine, 2 temeljna polazišta: </li></ul><ul><ul><li>vjera u kreativni potencijal nastavnika i učitelja </li></ul></ul><ul><ul><li>uvjerenje kako IKT može pomoći nastavnicima i učiteljima (kao i studentima i učenicima) u ostvarenju tih njihovih potencijala </li></ul></ul><ul><li>Tri značajke PIL programa u RH: </li></ul><ul><ul><li>promicanje projektnog rada, </li></ul></ul><ul><ul><li>promicanje timskog rada te </li></ul></ul><ul><ul><li>predstavljanje nastavničkih postignuća zainteresiranoj javnosti u Hrvatskoj i drugima u svijetu </li></ul></ul>
  4. 4. Uvodne misli <ul><li>Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti! </li></ul><ul><li>Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti. </li></ul><ul><li>Potrebno je poznavati, prepoznavati i razlikovati barem osnovne pojmove i koncepte upravljanja projektima </li></ul>
  5. 5. Osnovni pojmovi u upravljanju projektima
  6. 6. O čemu govorimo ... <ul><li>Po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih aktivnosti </li></ul><ul><li>Definicija projekta – što projekt jest, što nije </li></ul><ul><li>Osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt, program, portfelj, sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici, resursi, vrijeme i kvaliteta </li></ul><ul><li>Što je proizvod projekta, odnosno projektna isporučevina </li></ul><ul><li>Što je „Trokut prilagodbe“ </li></ul>
  7. 7. Što je PROJEKT? <ul><li>Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim: </li></ul><ul><ul><li>jasnim i ostvarivim ciljem </li></ul></ul><ul><ul><li>konačnim trajanjem </li></ul></ul><ul><ul><li>raspoloživim resursima (ljudi, vrijeme, financijska sredstva) </li></ul></ul><ul><ul><li>željenom razinom kakvoće konačnog proizvoda </li></ul></ul>
  8. 8. Definicija projekta (PMBOK pojmovnik) <ul><li>Projekt – Vremenski ograničen pothvat poduzet radi stvaranja jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata! </li></ul>
  9. 9. Razlika projekata i ostalih aktivnosti <ul><li>Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed zadanom predlošku NISU projekti. </li></ul><ul><li>Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog izvješća, rješavanje predmeta upravnog postupka, računovodstveni obračun, plaćanje računa </li></ul><ul><li>Primjeri projekata: organizacija dana škole, organizacija državnog natjecanja, organizacija maturalnog izleta, upisi ... </li></ul>
  10. 10. Definicija PROGRAMA (PMBOK) <ul><li>Program je skup međusobno povezanih projekata kojima se koordinirano upravlja kako bi se postigle prednosti koje ne bi bile dostupne kad bi se njima pojedinačno upravljalo. </li></ul>
  11. 11. Što su PROGRAMI? <ul><li>Program = skup povezanih projekata </li></ul><ul><ul><li>usklađeno upravljanje pojedinim projektima </li></ul></ul><ul><ul><li>koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata </li></ul></ul><ul><ul><li>primjer: program “Suradnici u učenju” traje nekoliko godina i obuhvaća projekte suradnje obrazovne zajednice i Microsofta koji se odvijaju u okviru pojedinih nastavnih godina </li></ul></ul>
  12. 12. Definicija PORTFELJA (PMBOK) <ul><li>Portfelj je skupina projekata i/ili programa i drugih poslova grupiranih zajedno s ciljem poboljšanja upravljanja tim poslom, a kako bi se postigli strateški poslovni ciljevi organizacije. </li></ul><ul><li>Projekti ili programi jednog portfelja ne moraju biti u međuzavisnosti ili direktno vezani jedni uz druge </li></ul>
  13. 13. Što je CILJ projekta? <ul><li>Cilj projekta je NEŠTO </li></ul><ul><ul><li>čega prije realizacije projekta NIJE BILO, </li></ul></ul><ul><ul><li>čega bez projekta NE BI bilo, </li></ul></ul><ul><ul><li>vrijedno ulaganja u projekt. </li></ul></ul><ul><li>Dobro postavljeni ciljevi su: </li></ul><ul><ul><li>Jasno određeni (opisani) </li></ul></ul><ul><ul><li>Mjerljivi </li></ul></ul><ul><ul><li>Dostižni </li></ul></ul><ul><ul><li>Ostvarivi </li></ul></ul><ul><ul><li>Vremenski uokvireni </li></ul></ul>
  14. 14. Što su to RESURSI projekta? <ul><li>Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili željeni cilj ... </li></ul><ul><ul><li>Ljudi </li></ul></ul><ul><ul><li>Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, ...) </li></ul></ul><ul><ul><li>Vrijeme </li></ul></ul><ul><li>Projekt se ne može uspješno završiti ako resursi nisu osigurani ili raspoloživi kad su potrebni! </li></ul>
  15. 15. Sudionici projekta <ul><li>Naručitelj(i) projekta </li></ul><ul><li>Sponzor(i) projekta </li></ul><ul><li>Ulagač(i) u projekt </li></ul><ul><li>Voditelj(i) projekta/projekata/programa </li></ul><ul><li>PROJEKTNI TIM - članovi tima </li></ul><ul><ul><li>Osobe zadužene za realizaciju pojedinih aktivnosti u okviru projekta. </li></ul></ul>
  16. 16. Naručitelji projekta <ul><ul><li>Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje </li></ul></ul><ul><ul><li>Određuju cilj projekta . </li></ul></ul><ul><li>Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja: </li></ul><ul><ul><li>postavlja zahtjeve za provedbom projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>odobrava rezultate projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>pokriva troškove projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>koristi se rezultatima projekta </li></ul></ul><ul><li>razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja: </li></ul><ul><ul><li>interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta </li></ul></ul>
  17. 17. Voditelj projekta <ul><li>zadužen za komunikaciju sa sponzorima i ulagačima te </li></ul><ul><li>odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspješno završio, odnosno – kako bi se ciljevi projekta ostvarili u željenom vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna projekta. </li></ul><ul><li>Za vođenje projekta potrebno je imati: </li></ul><ul><ul><li>Komunikacijske vještine </li></ul></ul><ul><ul><li>Stručnost u predmetnom području projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji </li></ul></ul>
  18. 18. Sponzor projekta <ul><li>osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i pomaže voditelju projekta u uspješnoj provedbi projekta </li></ul><ul><li>“ najvažniji saveznik voditelja projekta” </li></ul><ul><li>razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora: </li></ul><ul><ul><li>interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi </li></ul></ul>
  19. 19. Ulagači <ul><li>“ stakeholders” </li></ul><ul><li>svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac … </li></ul><ul><li>osobe (pojedinci ili ustanove) </li></ul><ul><ul><li>kojima je u interesu uspješna realizacija projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>koji ulažu resurse s kojima raspolažu u projekt s ciljem njegove uspješne provedbe </li></ul></ul><ul><li>ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identificirati tijekom pripreme projekta </li></ul>
  20. 20. Nadzor projekta <ul><li>uspostavlja se zbog: </li></ul><ul><ul><li>praćenja provedbe projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta (isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom naručitelja </li></ul></ul><ul><li>nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na projektu i traje tijekom čitavog projekta </li></ul>
  21. 21. Vremenski okvir projekta <ul><li>Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj! </li></ul><ul><li>Vremenski kraj projekta određen je željama naručitelja projekta. </li></ul><ul><li>Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti. </li></ul><ul><li>Nakon što je utvrđen može se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt! </li></ul>
  22. 22. Podsjetimo se ... <ul><li>Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloživim resursima </li></ul><ul><li>Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti. </li></ul><ul><li>Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici. </li></ul><ul><li>Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa željenom razinom kakvoće. </li></ul><ul><li>Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloživih resursa (“Trokut cjenjkanja”) </li></ul>
  23. 23. Ciljevi projekta trebaju biti … S SPECIFIC SPECIFIČNI M MEASURABLE MJERLJIVI A ACHIVEABLE & AGREED UPON DOSTIŽNI I USUGLAŠENI R REALISTIC REALISTIČNI T TIME-ORIENTED VREMENSKI ODREĐENI
  24. 24. Školski primjer: JFK i Mjesec <ul><li>Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961 </li></ul><ul><li>“ Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju” </li></ul><ul><li>Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja možemo prepoznati? </li></ul>
  25. 25. Podsjetimo se ... <ul><li>što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren </li></ul><ul><li>za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci </li></ul><ul><li>Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija između ulagača u projekt </li></ul>
  26. 26. Upravljanje projektima može: <ul><li>olakšati ono što radimo. </li></ul><ul><li>unaprijediti način rada. </li></ul><ul><li>ubrzati postizanje ciljeva/rezultata. </li></ul><ul><li>sniziti troškove rada. </li></ul><ul><li>potaknuti promjenu. </li></ul><ul><li>Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ... </li></ul>
  27. 27. Projektni ciklus - procesni model Prihvaćeni projektni planovi Dovršetak proizvoda Potvrda o otklonjenim neispravnostima Završetak implementacije Prihvaćena Vizija / Opseg projekta MSF Osmišljanje Planiranje Realizacija Provjera (kontrola) i utvrđivanje eventualnih pogrješaka Projektni proizvod se uvodi u uporabu
  28. 28. Zašto projekti ne uspijevaju? <ul><li>Kako najbolj im namjerama p opločati put do pakla sebi i drug ima </li></ul>
  29. 29. Što je uspješan projekt? <ul><li>Samo onaj koji: </li></ul><ul><li>Završi u planiranom roku </li></ul><ul><li>Ne prekorači planirani proračun (budžet) </li></ul><ul><li>Ima kao rezultat ono što je naručitelj tražio, s očekivanom (unaprijed utvrđenom) razinom kakvoće </li></ul>
  30. 30. Mjerila uspješnosti projekta <ul><li>rok </li></ul><ul><li>troškovi </li></ul><ul><li>kakvoća </li></ul>Trokut prilagodbe KAKVOĆA / KVALITETA TROŠKOVI VRIJEME Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju.
  31. 31. “ Trgovanje” mjerilima uspješnosti <ul><li>Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadržati nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta), troškovi rastu. </li></ul><ul><li>Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene. </li></ul><ul><li>Želite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene. </li></ul>
  32. 32. Zašto projekti ne uspijevaju? <ul><li>Nejasni ili neusklađeni ciljevi </li></ul><ul><li>Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača </li></ul><ul><li>Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) </li></ul><ul><li>Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora </li></ul><ul><li>Loša procjena rizika </li></ul><ul><li>Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći! </li></ul>
  33. 33. Većina projekata NIJE uspješna! 2000 1998 1995 1994 28% 23% 49% 26% 28% 46% 27% 40% 33% 16% 31% 53% Graf prikazuje ishode oko 30,000 projekata u velikim, malim i srednjim tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994. Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2000 Uspješni Problematični Propali
  34. 34. Jason Hiner, TechRepublic 1 <ul><li>5 glavnih razloga za neuspjeh projekata: </li></ul><ul><li>Neuspjeh promjene kulture poslovanja </li></ul><ul><li>Nedostatak posvećenosti projektu </li></ul><ul><li>Neuspjesi s prošlih projekata </li></ul><ul><li>Neodgovarajuće planiranje </li></ul><ul><li>Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi </li></ul>http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894
  35. 35. Mitch Betts , ComputerWorld Online Why IT projects fail 2 (Zašto ne uspijevaju IT projekti) <ul><li>Ljudi rješavaju probleme </li></ul><ul><li>Ljudi stvaraju probleme. </li></ul><ul><li>Stupanj našeg preuzimanja odgovornosti za rješavanje problema određuje hoće li oni biti riješeni ili ne! </li></ul><ul><li>Jedan od mitova o IT je kako je ovdje riječ o računalima i tehnologiji. Ne, riječ je o ljudima . </li></ul>http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=84266&pageNumber=1
  36. 36. Michael Krigsman , IT Project Failures (Neuspjesi IT projekata) 3 <ul><li>Složenost projekata </li></ul><ul><li>Politički problemi </li></ul><ul><ul><li>osobni planovi i namjere članova tima mogu biti u suprotnosti sa ciljevima projekata </li></ul></ul><ul><li>Organizacijski problemi </li></ul><ul><li>Zatvaranje očiju pred problemima </li></ul>http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=1036 http://community.mycrmcareer.com/showcase/podcast/view/77ae5a0b-3a66-4d54-8411-fb63baa00086?scroll=171
  37. 37. John McCormick, Baseline 4 <ul><li>NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU, </li></ul><ul><li>NEGO LJUDI! </li></ul>http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/
  38. 38. David Garrett : (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju 5 <ul><li>Opseg, opseg, opseg </li></ul><ul><li>Taštine </li></ul><ul><li>Loša komunikacija </li></ul><ul><li>Nedostatni proračuni </li></ul><ul><li>Zaboravljeni korisnici </li></ul><ul><li>Sponzor koji nestaje </li></ul><ul><li>Manjak planiranja </li></ul><ul><li>Dobra stara “viša sila” </li></ul>http://www.certmag.com/print.php?in=1394
  39. 39. Judi Harris, “Zašto telekolaborativni projekti ponekad ne uspijevaju” 6 <ul><li>Nedostatak potrebne podrške </li></ul><ul><li>Izvanjski poticaj za projekt </li></ul><ul><li>Usmjerenost tehnologiji, a ne sadržaju </li></ul><ul><li>Previše složena ili općenita vizija projekta </li></ul><ul><li>Nedovoljno razrađen vremenski plan </li></ul><ul><li>Nedostatak vremena potrebnog za realizaciju </li></ul>http://virtual-architecture.wm.edu/Foundation/Articles/Failures.pdf
  40. 40. Zašto projekti ne uspijevaju? 7 <ul><li>Nejasni ili neusklađeni ciljevi </li></ul><ul><li>Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača </li></ul><ul><li>Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) </li></ul><ul><li>Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora </li></ul><ul><li>Loša procjena rizika </li></ul>Preuzeto iz službenog MS predavanja o MSF projektnoj metodologiji
  41. 41. “ 12 zlatnih pravila” 8 za uspješnije projekte, 1. dio <ul><li>ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu) </li></ul><ul><li>izabrati najbolji mogući tim </li></ul><ul><li>održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije </li></ul><ul><li>realistična procjena potrebnih resursa </li></ul><ul><li>realističan vremenski plan aktivnosti na projektu </li></ul>Preuzeto iz knjige “ The Complete Idiot's Guide to Project Management ”, 3. izdanje, Ph.D., Sunny Baker, PMP, G. Michael Campbell, and Kim Baker ( izdanje prosinac 2003)
  42. 42. “ 12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio <ul><li>ne izlaziti izvan opsega projekta </li></ul><ul><li>voditi računa o ljudima </li></ul><ul><li>stalna podrška sponzora </li></ul><ul><li>spremnost na promjene i inovacije </li></ul><ul><li>dobra međusobna komunikacija </li></ul><ul><li>stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika) </li></ul><ul><li>potencijal za - vođenje </li></ul>
  43. 43. Geek & Poke http://geekandpoke.typepad.com/.shared/image.html?/photos/uncategorized/2008/06/22/day019.jpg Je li vaš projekt u dobrom stanju? Očito jest Počeli smo pred pet godina i još nas nitko nije zaustavio
  44. 44. Komunikacija na projektu? &quot;Potpuno je nepredvidivo – stalno nailazimo na nove probleme&quot; &quot;Prekomplicirano je za korištenje&quot; &quot;Nismo dobili informacije potrebne za obavljanje posla&quot; &quot;Nismo znali koliko rad ostalih članova tima utječe na naš rad&quot; &quot;Projekt je kasnio, a proračun je prekoračen&quot; &quot;Stvoreno je ono što nam ne treba&quot; &quot;Ne udovoljava našim očekivanjima – nismo zadovoljni&quot; &quot;Nismo u potpunosti razumjeli što trebamo raditi&quot; &quot;Ne funkcionira pravilno u našem okruženju&quot;
  45. 45. Projekti u školstvu <ul><li>Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti! </li></ul><ul><li>Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti. </li></ul><ul><li>Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu. </li></ul>
  46. 46. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 1. <ul><li>Snažne osobnosti, individualci naviknuti na samostalan rad. </li></ul><ul><li>Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom radu na projektu – komunikacijski i organizacijski problemi. </li></ul><ul><li>Skupina iznimnih pojedinaca ne znači uspješan tim! </li></ul>
  47. 47. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 2. <ul><li>Nedostatak iskustva u upravljanju projektima često dovodi do pogrešaka u </li></ul><ul><ul><ul><li>postavljanju rokova i </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju projekta/projekata te </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>u predviđanju i procjeni rizika! </li></ul></ul></ul>
  48. 48. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 3 <ul><li>Pretjerana optimističnost u početku (pogrešne procjene vremena i troškova) </li></ul><ul><li>Sklonost odustajanju pri prvim poteškoćama! </li></ul><ul><li>Ne zaboravite: NEMA PROJEKTA BEZ PROBLEMA! </li></ul>
  49. 49. Pogreške nastavnika kao voditelja projekata <ul><li>Pogreške u komunikaciji: </li></ul><ul><ul><li>Ne komuniciraju dovoljno niti redovito </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>sa članovima projektnog tima te </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>sa ulagačima u projekt </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju </li></ul></ul><ul><li>Pogreške u planiranju: </li></ul><ul><ul><li>Krive (preoptimistične) procjene vremena </li></ul></ul><ul><ul><li>Loša ili nikakva procjena rizika </li></ul></ul><ul><ul><li>Loša procjena potrebnih troškova (inicijalno traženo daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta) </li></ul></ul>
  50. 50. Česte pogreške sponzora <ul><li>Uključivanje u rješavanje sukoba unutar projektnog tima (Savjet: “Ne arbitrirajte! Završit ćete optuženi za favoriziranje ovog ili onog člana projektnog tima i za razbijanje tima kao cjeline”) </li></ul>
  51. 51. Česte pogreške sponzora <ul><li>Davanje preporuka voditelju kod odabira članova projektnog tima (Savjet: “Izbjegavati! Može rezultirati paralelizmom komunikacije voditelja i članova projektnog tima sa sponzorom!”) </li></ul>
  52. 52. Česte pogreške sponzora <ul><li>Izostanak očekivane potpore voditelju projekta (“Ne pretpostavljajte da se to podrazumijeva. Ako voditelj projekta to treba ili očekuje, dajte mu/joj potrebne punomoći javno i pred svima!”) </li></ul>
  53. 53. Gdje griješe članovi projektnog tima <ul><li>Olako prihvaćaju i preuzimaju obveze bez prethodnog promišljanja o tome mogu li ih zaista i izvršiti u zadanom (predviđenom) roku </li></ul><ul><li>Ne smatraju potrebnim izvijestiti voditelja i ostale članove projektnog tima o kašnjenju sa realizacijom vlastitih zadataka </li></ul><ul><li>Školske i druge obveze su redoviti izgovor i opravdanje kod kašnjenja s realizacijom – ovo govori o niskom prioritetu projektnih aktivnosti na ljestvici poslova i zadataka </li></ul>
  54. 54. Dodatni uočeni problemi, 1. <ul><li>Međusobno nepovjerenje i sukobi članova projektnog tima – sukobi taština i “osobnih agendi” </li></ul><ul><li>Nadmetanje u projektnom timu, umjesto suradnje </li></ul><ul><li>Drugačije mišljenje doživljava se kao kritika </li></ul><ul><li>Kritika se doživljava apriorno negativno </li></ul><ul><li>Neslaganje se doživljava kao neprijateljstvo </li></ul>
  55. 55. Dodatni uočeni problemi, 2. <ul><li>Ne vidi se zajednička odgovornost za uspjeh projekta </li></ul><ul><li>Umjesto rješenja poteškoća traži se krivca/krivce (rezultat je naravno - konflikt) </li></ul><ul><li>Zajednička odgovornost za uspjeh povlači i pravo svih da prime (podijele) priznanje za taj uspjeh </li></ul>
  56. 56. Savjeti o ulasku u projekte <ul><li>Život je naš najdragocjeniji resurs </li></ul><ul><li>Ulažite ga promišljeno u sve, pa tako i u projekte </li></ul><ul><li>Ulazite u projekte ako je to opravdano i svrhovito: </li></ul><ul><ul><li>Osobni i stručni izazov </li></ul></ul><ul><ul><li>Predstavlja korist za učenike, školu, zajednicu </li></ul></ul><ul><ul><li>Prilika za učenje i stjecanje novih znanja i vještina </li></ul></ul><ul><ul><li>Ciljeve projekta prepoznajete kao “svoje” </li></ul></ul><ul><ul><li>Postoje temeljni preduvjeti potrebni za uspješnost projekta (konsenzus o ciljevima, rokovima, resursima i kakvoći konačnog rezultata projekta) </li></ul></ul>
  57. 57. Savjeti o pokretanju projekta, 1 <ul><li>Vodite računa da ciljevi budu na samom početku projekta jasno definirani, mjerljivi, ostvarivi i realistični, vremenski uokvireni te da su svi sudionici na projektu već na samom početku projekta suglasni oko ciljeva koji se projektom žele postići. </li></ul>
  58. 58. Savjeti o pokretanju projekta, 2 <ul><li>Na početku – “Glave na hrpu!”  </li></ul><ul><li>Neka službeni početak projekta bude organiziran kao prvi sastanak svih sudionika (u živo, čak i ako su članovi projektnog tima iz različitih škola i dijelova Hrvatske). </li></ul><ul><li>Kasnija komunikacija je moguća i “on line”. </li></ul>
  59. 59. Savjeti o planiranju projekta, 1 <ul><li>Posvetite dovoljno vremena osmišljanju i planiranju prije nego što pristupite samoj realizaciji projekta! </li></ul><ul><li>Vrijeme uloženo u planiranje vraća se kroz uštedu vremena u samoj realizaciji i kasnijem ispravljanju pogrešaka </li></ul>
  60. 60. Savjeti o planiranju projekta, 2 <ul><li>U planiranju vremena za realizaciju projekta vodite računa o zbivanjima tijekom školske godine tijekom kojih je otežana realizacija projekta zbog pojačanog angažmana članova tima na ispunjavanju svojih nastavnih obveza (zaključivanje ocjena, upisi, natjecanja …) </li></ul>
  61. 61. Savjeti o planiranju projekta, 3 <ul><li>Ako nije dio projektnog učenja, projekt je izvannastavna aktivnost. </li></ul><ul><li>Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke naravi nastavne godine (promjenjivog opterećenja tijekom nastave) nastavnici ne mogu raditi na projektu stalnim opterećenjem /intenzitetom. </li></ul>
  62. 62. Savjeti o planiranju projekta, 4 <ul><li>Kada napravite vremenski plan, dodajte na kraju “rezervno vrijeme” </li></ul><ul><li>Kako će realizacija nekih aktivnosti na projektu sigurno kasniti, “rezervnim vremenom” štitite svoj tim i projekt od kašnjenja projekta u cjelini! </li></ul>
  63. 63. Savjeti o planiranju projekta, 5 <ul><li>Kada napravite svoj projektni proračun, povećajte prije razgovora s naručiteljem iznos za 10%-20% </li></ul><ul><li>Kako ste zbog manjka iskustva vjerojatno ispustili neki od stvarnih troškova, ovim povećanjem omogućavate njihovo pokrivanje </li></ul>
  64. 64. Savjeti o formiranju tima, 1. <ul><li>Prvo definirajte potrebne uloge u timu i kompetencije potrebne za svaku ulogu, a tek tada razmišljajte o tome tko bi od kolega odgovarao pojedinoj ulozi. </li></ul>
  65. 65. Savjeti o formiranju tima, 2. <ul><li>Za članove tima birajte zainteresirane i motivirane kolege. Ne namećite i ne postavljajte ljude u uloge u kojima se sami ne vide ili ne osjećaju ugodno. </li></ul>
  66. 66. Savjeti vezani uz timski rad, 1 <ul><li>Pokušajte izbjeći krute hijerarhijske strukture projektnih timova (jedan šef odlučuje o svemu, ostali slušaju i rade) </li></ul>
  67. 67. Savjeti vezani uz timski rad, 2 <ul><li>Uspjeh (ili neuspjeh) zajednička je zasluga i odgovornost svih članova tima. </li></ul><ul><li>U konačnici ne postoji “djelomični” uspjeh pojedinog člana, već samo ukupni uspjeh ili neuspjeh čitavog projektnog tima! </li></ul>
  68. 68. Savjeti vezani uz timski rad, 3 <ul><li>Zajednička odgovornost ne znači da uloge ne trebaju biti jasno podijeljene (i odijeljene). </li></ul><ul><li>Svatko treba znati što radi, zašto i do kada to treba napraviti da bi se ostvario uspjeh u cjelini. </li></ul>
  69. 69. Savjeti kod procjene rizika <ul><li>Uvijek se može dogoditi da netko od kolega zbog nepredviđenih događanja (bolovanje, npr) ne može više sudjelovati na projektu. </li></ul><ul><li>Pokušajte za svaku ulogu pronaći / osigurati barem još jednog (“zamjenskog”) kandidata ili člana tima. </li></ul>
  70. 70. O projektnoj dokumentaciji <ul><li>Izdvojite potrebno vrijeme i održavajte ju urednom i točnom. </li></ul><ul><li>Početno ulaganje vremena u ovaj posao vraća se kroz: </li></ul><ul><ul><li>Olakšanu komunikaciju s ulagačima </li></ul></ul><ul><ul><li>Korištenje dokumentacije na sljedećim projektima </li></ul></ul>
  71. 71. Kako se nositi s dodatnim zahtjevima <ul><li>Naučite reći NE ! </li></ul><ul><li>Ne izbjegavajte pregovore s naručiteljem! </li></ul><ul><li>Ako naručitelj tijekom projekta počne mijenjati uvjete pod kojima se on odvija to se neizbježno odražava na njegov uspjeh i traži promjene u početnim planovima </li></ul>
  72. 72. Kako se nositi s dodatnim zahtjevima <ul><li>Ako naručitelj nije spreman uz svoje zahtjeve za promjenom opsega ili rokova osigurati i dodatne resurse (ili produljenje vremena ili suglasnost s nižom kvalitetom konačnog proizvoda), projekt ne može završiti uspješno ! </li></ul>
  73. 73. Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? <ul><li>Ako je odgovornost za uspjeh i neuspjeh zajednička, onda i uspjeh pripada svima . </li></ul><ul><li>Ako je projekt bio uspješan, nemojte zaboraviti pohvaliti i istaknuti sve koji su sudjelovali na njemu. </li></ul>
  74. 74. Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? <ul><li>Održite zaključni sastanak na kojem ćete projekt proglasiti formalno zaključenim! </li></ul><ul><li>Održite ga mjesec dana nakon što su radovi na projektu završili. Do tada će se strasti i eventualni konflikti unutar tima stišati. </li></ul><ul><li>Formalno zatvaranje projekta potrebno je i zbog članova projektnog tima i zbog vanjskih ulagača u projekt te korisnika </li></ul>
  75. 75. Što ako se projekt prekine prije završetka? <ul><li>Ne skrivajte istinu od članova projektnog tima. </li></ul><ul><li>Objasnite im što se dogodilo i što je još potrebno napraviti do formalnog zatvaranja, a što se od planiranog neće realizirati. </li></ul><ul><li>Izbjegnite raspravu o krivnji i krivcima. </li></ul>
  76. 76. Što ako se projekt prekine prije završetka? <ul><li>Pripremite i predajte sponzoru i naručitelju dokumentaciju o stanju realizacije u trenutku prekida (potrebno i korisno za mogući novi projekt a ujedno je i potvrda o učinjenom) </li></ul><ul><li>Procijenite gdje i kako bi se već ostvareno na projektu ipak moglo iskoristiti. </li></ul>
  77. 77. Jedan drugačiji i zanimljiv pogled na uspješnost projekata <ul><li>Definicija projektnog neuspjeha , (Definition of Project Failure, Kris Johnson ): uspjeh projekta i uspješnost njegovih rezultata nisu isto </li></ul>
  78. 78. Dodatni sadržaji i literatura
  79. 79. Na hrvatskom jeziku <ul><li>Udruga za projekt menadžment PMI Hrvatska </li></ul><ul><ul><li>http://www.pmi-croatia.hr </li></ul></ul><ul><li>PMBOK rječnik (prijevod na hrvatski jezik): </li></ul><ul><ul><li>http://www.pmi-croatia.hr/fgs.axd?id=164 </li></ul></ul><ul><li>Hrvatska udruga za upravljanje projektima </li></ul><ul><ul><li>http://www.capm.hr </li></ul></ul><ul><li>http://www.projektura.org , by Ratko Mutavdžić </li></ul><ul><li>MSF dokumentacija na hrvatskom jeziku: </li></ul><ul><ul><li>http://pil.mscommunity.net/msf </li></ul></ul>
  80. 80. Na hrvatskom jeziku <ul><li>Članci o upravljanju projektima na portalu: www.ucitelji.hr i u digitalnom časopisu Pogled kroz prozor : </li></ul><ul><li>http://www.ucitelji.hr/Obrazovnisadržaji/Zbirkaobrazovnihsadržaja/Upravljanjeprojektima/tabid/320/language/hr-HR/Default.aspx </li></ul><ul><li>Članci Daliborke Pašić: </li></ul><ul><ul><li>Upustiti se u projekt </li></ul></ul><ul><ul><li>Upustiti se u projekt – svrha i ciljevi </li></ul></ul><ul><ul><li>Upustiti se u projekt – funkcije na projektu </li></ul></ul>
  81. 81. Na engleskom jeziku <ul><li>Project Management Institute (PMI): </li></ul><ul><ul><li>http://www.pmi.org </li></ul></ul><ul><li>International Institute for Learning (IIL): </li></ul><ul><ul><li>http://www.iil.com/pm/ </li></ul></ul><ul><li>MSF stranice na Microsoft.com: </li></ul><ul><ul><li>http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msf/default.mspx </li></ul></ul>
  82. 82. Dodatni resursi, 2. <ul><li>Standish Group, http://www.standishgroup.com/ , preuzeto 20.1.2009 (ključni pojam za pretraživanje: Extreme Chaos) </li></ul><ul><li>TechRepublic Webcasts, Jason Hiner, Top Five Reasons why Project Management fails http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894 preuzeto 20.1.2009 </li></ul><ul><li>Mitch Betts, ComputerWorld Online , Why IT projects fail http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=84266&pageNumber=1 preuzeto 20.1.2009 </li></ul><ul><li>Michael Krigsman, ZDNET; IT Project Failures http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=1036 preuzeto 20.1.2009 </li></ul>
  83. 83. Dodatni resursi, 3. <ul><li>John McCormick, Baseline, Projects Don’t Fail, People Do http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/ preuzeto 20.1.2009 </li></ul><ul><li>David Garrett, Certification Magazine, 10 Reasons That Projects Fail (And How to Avoid Them) ; http://www.certmag.com/print.php?in=1394 , preuzeto 20.1.2009 </li></ul><ul><li>Harris, J. (2000). Taboo topic no longer: Why telecollaborative projects sometimes fail. Learning and Leading With Technology, 27(5), 58-61. http://virtual-architecture.wm.edu/Foundation/Articles/Failures.pdf , preuzeto 20.1.2009 </li></ul><ul><li>Kris Johnson, Definition of Project Failure, http://c2.com/cgi/wiki?DefinitionOfProjectFailure prezeto 20.1.2009 </li></ul>
  84. 84. Upravljanje projektima iz manje stresnog kuta <ul><li>Dilbert, ili, duhovito o ozbiljnom i svakodnevnom i u projektima i u tvrtkama: http://www.dilbert.com (materijal zaštićen i korištenje bez naknade ograničeno na osobnu uporabu) </li></ul><ul><li>Geek & Poke, One Year in a IT Project, http://geekandpoke.typepad.com/geekandpoke/one_year_in_a_it_project/ (korištenje moguće u skladu s licencijom Creative Commons) </li></ul><ul><li>Grantland, Project Cartoons to improve Project Management 1, http://www.grantland.net/project1.htm (korištenje ilustracija u prezentacijama se naplaćuje) </li></ul>
  85. 85. Complete Idiot’s Guide to Project Management
  86. 86. PMBOK, treće izdanje
  87. 87. Microsoft Solutions Framework Essentials
  88. 88. Practical Project Initiation
  89. 89. Obratite pozornost na ... <ul><li>Najave budućih webinara, forum te informacije i članke o upravljanju projektima i o natječajima za projekte na koje se škole i nastavnici mogu prijavljivati u 2011, na portalu: </li></ul><ul><li>http://www.ucitelji.hr </li></ul>
  90. 90. Umjesto ZAKLJUČKA <ul><li>Velik je broj nastavnika koji su do sada u školama uložili trud i vrijeme u niz projekata. </li></ul><ul><li>Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće projekte rade i vode lakše i uspješnije. </li></ul><ul><li>Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom , kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči. </li></ul><ul><li>Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaženje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima. </li></ul>

×