De kracht van waardevolle informatie 2007

824 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
824
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
33
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Maatschappelijke ontwikkelingen Stil staan bij een een aantal ontwikkelingen die om ons heen plaats vinden. In de eerste plaats de maatschappelijke ontwikkelingen zoals we die allemaal dageleijks horen of meemaken. Ontwikkelingen binnen de gemeente Eindhoven Vervolgens de ontwikkelingen zoals die in de gemeente Eindhoven hebben plaatsgevonden (en nog steeds plaats vinden). Ontwikkelingen die zich in meer of mindere mate wellicht ook in de eigen omgeving afspelen. DIV uitdagingen Dan een vertaling van al de genoemde ontwikkelingen naar het DIV vakgebied. De DIV wereld wordt compleet op zijn kop gezet. Er worden compleet andere eisen gesteld. De consequenties Gelukkig heeft DIV zelf de mogelijkheid om haar keuze te maken. Het is allen geen erg vrije keuze.
  • Van DOCUMENTAIRE INFORMATIE VOORZIENING  DIGITALISERING van de INFORMATIEVOORZIENING; 7x24, Mooi, maar wat heb je er aan als je niet bij de benodigde informatie kunt komen; Digitalisering is meer dan het vervangen van papier. Digitale informatie binnen een conventioneel ingericht werkproces is kapitaalvernietiging; Beveiliging. De laatste tijd weer steeds meer in de belangstelling. Het staat vaak haaks om de “mooie” ontwikkelingen. Welke documentclassificatie wordt gehanteerd?
  • Bereikbaarheid 7 x 24 We leven steeds meer in een 24-uurs economie. Iedereen is (bijna) elk moment van de dag bereikbaar. Telefoon alleen is niet meer voldoende. We communiceren via een veelheid aan media. De basis voor communicatie wordt gevormd door de behoefte om informatie uit te wisselen. Het is daarom niet voldoende om bereikbaar te zijn. We hebben ook mogelijkheden nodig om informatie op te slaan of te raadplegen. Niet een verzoek om binnen een paar dagen een dossier te lichten maar real-time. Snel, sneller, snelst We leven ons leven 200Km per uur. Niet dat dat nu zo goed is, maar de behandeling van dat onderwerp hoort in een andere presentatie thuis. Wel wordt van ons verwacht dat we de benodigde gegevens snel kunnen leveren. Of we het nu leuk vinden of niet, we zullen in ieder geval onze reeds decenia lang bestaande werkprocessen drastisch om moeten gooien. Van DIV naar DIV2 De reeds genoemde ontwikkelingen vereisen van de DIV’er een andere manier van werken. De Documentaire Informatie Voorziening wordt naast deze oude betekenis ook steeds meer de Digitalisering van de Informatie Voorziening. We zullen wel moeten veranderen om aan de ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden. Het Nieuwe Werken Meer dan een nieuwe hype. Noodzakelijk om vol te kunnen houden en toch nog wat evenwicht tussen zakelijk en privé te verkrijgen. Ook over dit onderwerp kunnen we wel een hele dag vullen. De redenen zijn evidend. Evenwicht zakelijk en privé, terugbrengen van het fileprobleem, hogere productiviteit, meer plezier in het werk, etc. We zullen alleen ook voldoende uitdagingen krijgen. Het vereist een management dat kan sturen op resultaat, het vereist privé omstandigheden die het (thuis)werken mogelijk maken, het vereist de discipline om de werkdag te kunnen afsluiten en nog veel meer dingen waar we nu niet op in zullen gaan. Het vraagt ook de mogelijkheid om op het gewenste moment over de juiste informatie te kunnen beschikken en daarvoor is de samenwerking tussen DIV en ICT een eerste vereiste. Informatiebeveiliging Dit zou onderdeel moeten zijn van het bedrijfsbrede risicomanagement. Meestal pas aandacht na het spreekwoordelijke “verdronken kalf”. Te veel gezien als een onnodige verzekering. Het onderwerp is niet “sexy”. Hoe gaan we om met onze document classificatie. Hebben we wel een dergelijk classificatiesysteem ingevoerd en gecommuniceerd? Zijn de beveiligingseisen per klasse bekend en worden deze nageleefd? Hoe sluiten deze eisen aan op die van onze ketenpartner? Lektober heeft dan misschien geen grote directe financiele schade opgeleverd; de maatschappelijke onrust en de imagoschade voor de overheid(sorganisaties) is enorm. Bezuiniging Het is niet allemaal kommer en kwel. Het is juist nu de tijd om goede ideeen te lanceren en uitgevoerd te krijgen. Het is juist nu de tijd waarop er aandacht komt voor een goede opdrachtgever-opdrachtnemer relatie tussen bijvoorbeeld de gemeente en haar relaties.
  • Dit betekent voor DIV: “Aanpassen om aan de ontwikkelingen en de daaruit voortkomende eisen tegemoet te komen” of “De tent sluiten”.
  • De kracht van waardevolle informatie 2007

    1. 1. De kracht van waardevolle informatie André de Kok CIO Gemeente Eindhoven Ooit hadden we het idee dat documenten alleen op een goede manier door de dames op de typekamer konden worden vervaardigd. Het dicteren van de inhoud was voorbehouden aan de manager. Inmiddels typt de manager zelf zijn brieven en de secretaresse haalt de spelfouten er uit. Bent u als DIV’er ook al klaar voor een dergelijke verandering? SOD congres: Een nieuw elan!
    2. 2. Onderwerpen <ul><li>Actuele ontwikkelingen </li></ul><ul><li>Veranderingen binnen de gemeente Eindhoven </li></ul><ul><li>Consequenties voor het DIV vakgebied </li></ul><ul><li>Gevolgen voor de DIV’er </li></ul>SOD congres: Een nieuw elan!
    3. 3. Ontwikkelingen <ul><li>Van DIV naar DIV </li></ul><ul><li>7 x 24 </li></ul><ul><li>Digitalisering van werkprocessen </li></ul><ul><li>Beveiliging </li></ul><ul><li>Het Nieuwe Werken, Slim(mer) werken </li></ul>SOD congres: Een nieuw elan!
    4. 4. Actuele ontwikkelingen <ul><li>Bereikbaarheid 7 x 24 </li></ul><ul><li>Snel, sneller, snelst </li></ul><ul><li>Van DIV naar DIV 2 </li></ul><ul><li>Het Nieuwe Werken </li></ul><ul><li>Reduceren papiergebruik </li></ul><ul><li>Informatiebeveiliging </li></ul><ul><li>Bezuiniging (kans of bedreiging?) </li></ul>
    5. 5. Ontwikkelingen binnen de gemeente Eindhoven <ul><li>Start digitaal werken WZI in 2003 </li></ul>
    6. 6. Ontwikkelingen binnen de gemeente Eindhoven <ul><li>Centralisatie van het archief, ontstaan uit: </li></ul><ul><li>Met ieder hun eigen: </li></ul><ul><li> </li></ul>DAPZ - CS DSOB DMO DWZI Afdelingen Archieven Werkprocessen Culturen DI - ARCHIEF
    7. 7. Ontwikkelingen binnen de gemeente Eindhoven <ul><li>Start digitaal werken WZI in 2003 </li></ul><ul><li>Centralisatie van het archief </li></ul><ul><li>Integratie van DIV en ICT </li></ul><ul><li>Verwerving DMS/RMA </li></ul><ul><li>Digitalisering inkoop factureringsproces </li></ul><ul><li>Europese Aanbesteding Archiefdiensten </li></ul><ul><li>Inventarisatie benodigde DIV competenties </li></ul>
    8. 8. … en er is nog steeds heel veel te doen <ul><li>Verdere digitalisering van bedrijfsprocessen </li></ul><ul><li>Digitalisering van bouwdossiers </li></ul><ul><li>Nieuwe huisvesting, inclusief: </li></ul><ul><ul><li>Digitalisering afdelingsarchieven </li></ul></ul><ul><ul><li>Digitalisering persoonlijke archieven </li></ul></ul><ul><li>Verder terugdringen papiergebruik </li></ul><ul><li>Concentratie van semi-statische archieven </li></ul><ul><li>Personeelsplanning </li></ul>
    9. 9. Consequenties voor het DIV vakgebied <ul><li>Aan informatie is een Triple-A rating toegekend </li></ul><ul><ul><li>Anytime, Anyplace, Anywhere </li></ul></ul><ul><li>Digitalisering gaat verder, langzaam maar gestaag </li></ul><ul><li>Fysiek archief zal grotendeels verdwijnen </li></ul><ul><li>DIV kennis is meer dan ooit noodzakelijk </li></ul>SOD congres: Een nieuw elan!
    10. 10. <ul><li>De proceseigenaar gaat zelf archiveren </li></ul>De consequenties voor de DIV’er <ul><li>De nagestreefde opzet </li></ul><ul><li>Vaak de huidige praktijk </li></ul>DIV: Dynamisch archief Werkproces Werkproces DMS/RMA e-Depot Afdelingsarchief ? DIV: Semi Statisch Statisch
    11. 11. De consequenties voor de DIV’er <ul><li>De proceseigenaar gaat zelf archiveren </li></ul><ul><li>De DIV’er oude stijl verdwijnt </li></ul><ul><li>Van archiefbeheerder naar -adviseur </li></ul><ul><li>Welkom DIV’er 2.0 </li></ul><ul><li>Hoe zien uw toekomstplannen er uit? </li></ul>
    12. 12. Gemeente Eindhoven SOD congres: Een nieuw elan! Hebt u uw eigen toekomst helder in beeld?

    ×