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Opera Hotel V5 New Features Pms


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Published in: Technology, Economy & Finance
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Opera Hotel V5 New Features Pms

  1. 1. MICROS - FIDELIO Opera Hotel Edition p News Features in V5
  2. 2. Opera PMS Version 5 This presentation will take you through the new  Thi i ill k h h h features available in Version 5 of Opera PMS. 
  3. 3. Opera PMS – what‘s new? Profiles Payment method added to default profile  Payment method added to default profile routing Courtesy Card Handling Add on  Search Panel within profilesearch Search Panel within profilesearch Reservation PM reservations have the SHARE option  i h h i Default Payment type for sharers available DNM enhanced for sharers General Comment + New permission Auto Check in Shares Guest Pay Only Option Discount available with fixed rates Enhance PARTY function Enhance PARTY function Rate amount can be change in the daily details  Blank Dates Allowed for Daily Fixed Charges grid Profile Search displays all Matching names New dashboard layout Prompt privacy at C/I Enhanced search criteria on dashboard Connecting Rooms Component suites enhanced C t it h d Reservation Discount Deposit / Cancellation screen enhanced Auto Room Assign Rate Query Analyse Share rate splitting for fixed reservation Item inventory pool
  4. 4. Opera PMS – what‘s new? Rate Management Cashiering Rate Floor Display Field on Payment TRX Codes Owner Rates (OVOS) Owner Rates (OVOS) Daily Plan Daily Plan Children Rates Include in Deposit/Cxl on TRX Codes Daily Rates Enhanced routing options Membership Rates Auto open Share Withs  Occupant treshhold pricing method Transaction research from billing screen Mandate reservation Profile M d t ti P fil Adjustments possible on the same day Apartment style building Batch posting by rate code Advanced Dynamic Base Rates Comments on billing options Foreign Currency handling Dual Currency y Packages Payment type enhanced Forecast Packages enhanced Folio Style 10 Summary by stay and check number Package rate details enhanced
  5. 5. Opera PMS – what‘s new? Quick Keys Reports House status enhanced House status enhanced Prduplicateprofile.rep Room Assigment enhanced Duplicate_reservations.rep Roomtype_forecast.rep Detailed Availability Enhanced Guest ledger report Room Plan General G l Housekeeping Supervisor group cannot be granted to any other group Pop up blockers Housekeeping Schedule for Attendants Closing script moved to Job titles Turn Down + Room Instructions copied for  Turn Down + Room Instructions copied for Print session indicator for streamprinting Print session indicator for streamprinting Blocks DNM Available in OSR Update No Show and CXL rooms room  User Log shows discrepant rooms/persons status Stream Printing / Acrobat Reader V8 Delete Repairs over 90 days p y Multiple End Of Day Address Cleansing (Third Party software require) Show task sheet menu Item User group administration Customized Schedule Report Scheduler  VIP and Specials added to facility task  Cancel Activity for External Systems configuration Maldives Tax Reporting p g 8300 Reporting (USA) eSignature capture using a tablet PC Custom Curtain Image Setting Property Logo Image Setting
  6. 6. Opera PMS – what‘s new? Block Master / Sub Allocations Turndown and HK instructions copied to  all group changes (rooming list) A/R Statements Numbering Order By Feature A/R Account Agent Parameter A/R Account Agent Parameter A/R Fixed Charges Function A/R Charges Transfer
  7. 7. Profiles – Payment type Added The Payment Method field may be screen painted on the Profile screen More Fields tab for company,  contact, agent, and source profiles. (The Reservations>Payment Types Per Window application parameter  must be set to Y in order to use this functionality.) Select the down arrow to define the payment method  that should be applied when default routing instructions are associated with a reservation. 
  8. 8. Profiles – Courtesy Card The courtesy card parameter allows the user to link payment types to the  membership rule set for Revenue linked to the membership type. When  checking out a guest which has a membership type based on revenue  attached, the user will be prompted if they wish to calculate the points.
  9. 9. Profiles – Add On Individual profiles have the new feature called Add On. This enables for  faster creation of profiles which have similar attributes but different  names.
  10. 10. Profiles – Search within profile search This new parameter gives more flexibility how one  can search within the Profile screen. When  Parameter is set to ‘N’, the large grey single  button Select Another Guest will display  over the existing search field and grid. Once  selected it will take you the regular profile  search screen. 
  11. 11. Reservations – Rate Query Enhancement A new alternates buttons is available from the ANALYZE form, which  now displays a calendar showing availability and restrictions for the  entire month
  12. 12. Reservations – Default Payment for Sharers This parameter allows you to specify a default  reservation payment type for a sharer that can  be changed at the time the share is set up.  Another time saving feature has  been added to the combine share  screen : No Post, this allows the  user to control no‐post without  opening the new reservation. 
  13. 13. Reservations –DNM for Sharers If a share reservation has the DNM  check box marked it will be displayed  check box marked it will be displayed with a red background, similar to the  red background colour for the room  number field in the reservation  screen. Users will not be able to  select this sharer until the DNM  check box is removed.
  14. 14. Reservation–Auto Check in For Shares When this parameter is active and a reservation having sharers is checking in, any other  sharers whose arrival date is today’s date will be automatically checked in without  prompts, including a prompt for keys. 
  15. 15. Reservations –Privacy Prompt When the feature Profile Privacy is turned on, we can have the privacy screen appear upon the  guest Check in.  
  16. 16. Reservations – Daily Details Amount The Rate Amount field may be directly edited on the Daily Details grid.
  17. 17. Reservations - Dashboard The General>Dashboard Layout View  application setting allows users to choose  application setting allows users to choose either of two Dashboard configurations.  Layout 1 is the "classic" Dashboard and  Layout 2 is more enhanced. Enhanced search options allow search by first  name and last name, conf./cxl no., membership  type and/or number. Additional information is displayed in the  reservation section.
  18. 18. Reservations – Component Suites Component rooms are now function driven. Rooms that belong to a component room will appear yellow on Room search, Rate query and room plan screens.  A warning message will pop up ‘Component Room Warning’ when the room being assigned is part of a  component room.
  19. 19. Reservations – Deposit / Cxl Screen When a deposit payment has been made by a Credit card, the last 4 digits will appear in the  payment method field Once  a reservation has been cancelled with a deposit, you now have the ability to transfer  the deposit from a cancelled reservation to another reservation 
  20. 20. Reservations – Deposit / Cxl Screen You can now sort the cancelled reservations on the main Deposit /  Cancellation screen depending  whether a cancellation penalty applies or not.
  21. 21. Reservations – PM & Shares The reservation option Share is available for PM rooms. This is user right driven.
  22. 22. Reservations – Share Rate Splitting A parameter allows users to access the rate amount split  (Entire, Split, Full) even if the reservations have  a fixed rate.
  23. 23. Reservations – General Comment A new comment type has been introduced to prevent from duplication of comments. 
  24. 24. Reservations – Guest Pay Only This parameter is used to display only  room revenue, packages, and generates  for which the guest is the payer. Rate  for which the guest is the payer Rate charges that are routed to another payer  are filtered from the display. 
  25. 25. Reservations – Party Party has been separated from Group so that the party functionality can be used, even when the  reservation is part of a group. 
  26. 26. Reservations – Fixed Charges Blank date fields are allowed on the Fixed Charges screen, if applicable throughout the stay.
  27. 27. Reservations – Profile Search When this parameter is active, users are not prompted to go to the profile search screen but are  taken directly to the profile search screen if a partial match exists for a particular profile.
  28. 28. Reservations – Connecting Rooms Opera has always had the connecting room feature. Now we provide the possibility to turn this feature  on or off within Opera. When this parameter is active, we can configure connecting rooms in Opera and  use them throughout the system.
  29. 29. Reservations – Reservation Discounts Reservation Discounts can now be turned off if a hotel would not like to use that functionality.  If this function is not activated the discount fields across the application will be hidden.
  30. 30. Reservations – Item Inventory Pool This new feature allows selling of  inventory items  This new feature allows selling of inventory items that have a single shared inventory level. 
  31. 31. Blocks – Master / Sub Allocations Create a number of sub blocks from a master block. Use to  restrict the number of wholesale blocks definable from a  master whole sale block.
  32. 32. Blocks – Room Instruction Copy Updates to housekeeping instructions  and the turndown indicator can be  copies to all or selected block  copies to all or selected block reservations
  33. 33. Rate Management – Rate Floor A minimum rate amount is to be entered in this field  which will be used to validate rate amounts added to  the rate details. 
  34. 34. Rate Management – Owner Rate (OVOS) OVOS: This feature is function  drive. If this check box is selected,  drive If this check box is selected the arrival date for all  reservations using the owner rate  code will automatically be  "rolled" to the next business day,  rather than automatically  changing the reservation status to  no show, 
  35. 35. Rate Management - Daily Rate This feature is function driven and lets you change rates on a room type on daily basis. A maximum of 10 daily rates can be configured per property f y fg p p p y
  36. 36. Rate Management – Children Rate New feature to identify how often children can stay free when a  reservation has a particular rate code attached. 
  37. 37. Rate Management – Membership Rates Membership Rates allow hotels to link  specific rate codes to specific membership  types with a date range. These are  configured within membership  configuration menu. configuration menu
  38. 38. Rate Management – Occupant Threshold This new features gives more flexibility when creating a rate detail. It  provides the ability to affect rates based on combinations of adults and  children as well as thresholds.
  39. 39. Rate Management – Mandate Profile Mandate Profiles allow properties to select particular profile types in  configuration that are mandatory when making a reservation. 
  40. 40. Rate Management – Apartment Style This function activates the ability to configure rates according to cycles and  invoice the guest in advance based on the cycle selected. 
  41. 41. Packages– Forecast Tick box When configuring packages, there is now the possibility to forecast packages when the POS Next Day  Allowance is not selected. 
  42. 42. Packages– Package Details When the Function Rates by Defined  Buckets is turned on and the calculation  rule on the package header is set ‘Per  Child’ you are able to configure the  package detail according to the age  buckets defined in application settings. 
  43. 43. Front Desk – Auto Sharing Check-in Automatically check in sharing guests and avoid the prompts
  44. 44. Cashiering – Auto Open Share With When this parameter is active, and a billing screen is opened for a guest which has a sharer, the sharers  billing screen will automatically open as well. 
  45. 45. Cashiering – Transaction Research A new context menu option ‐ Research ‐ has been added.  This screen may be used to filter  and sort postings for the current  reservation, and transfer them to  , f another window or room. A Report  button lets the user create a  printed report of the displayed  transactions.
  46. 46. Cashiering – Adjustments for Same day Postings Postings can be now adjusted on  the same business date as the  posting has been made on.  Additionally a user can adjust  posting by routing code. 
  47. 47. Cashiering – Comments The reservation comments can now be accessed from the billing options. 
  48. 48. Cashiering – Payment Method Display To make operations more efficient a display code has been  added to the payment trx codes. This code can in turn be used  when applying a payment to a reservation. 
  49. 49. Cashiering – Reservation Payment Type Flag A new Rreservation tick box has been added to the payment type screen, which allows  A new Rreservation tick box has been added to the payment type screen which allows the payment to appear as a payment option. This is not used for settlements.
  50. 50. Cashiering – Daily Plan Folio Daily Plan, has been introduced to enable a flexible "Bed and  Breakfast style" folio.   Folio Style 12 called Daily Plan
  51. 51. Cashiering – Include in Dep/Cxl A new check box Deposit/CXL Rule check box  is available on the Transaction Codes ‐ Edit  screen.  When this check box is selected, the  transaction code will be included in the  calculation of deposit and cancellation rule  fees. When un‐selected, the transaction code  f h l d h i d will be excluded from deposit and cancellation  fee calculations. 
  52. 52. Cashiering – Routing Repeat Button A repeat button has been added to the routing configuration. configuration
  53. 53. Cashiering – Routing Days of the Week You can now default for which days of the week a routing code is applicable for. The days of the week are also available when creating a new routing instruction for a reservation. Routing instruction on the reservation level also have a Covers field which is available when Routing Limit function is set to ‘Y’
  54. 54. Cashiering – Foreign Currency Handling When this function is activated, the properties will have the ability to handle payments in different  currencies, make currency exchange, configure foreign currencies and sell foreign currencies. This function  directly effects the following application settings: Rates>Multi Currency  Cashiering>Cashier Foreign Currency Amounts  Cashiering>Foreign Paidouts  Cashiering>Sell Foreign Currency  Cashiering>Currency Exchange Paidout TRN Code  Cashiering>Currency Exchange Paidout TRN Code Cashiering>Reference Currency Code
  55. 55. Cashiering – Dual Currency The activation of Dual Currency will enable the guests to pay with the same currency as the rate code. The  currency exchange rate used will depend on the setting of the exchange type on the rate header.  currency exchange rate used will depend on the setting of the exchange type on the rate header
  56. 56. Cashiering – Batch Posting Batch posting – filter by rate code
  57. 57. Housekeeping – Housekeeping Schedule Days of the week and job codes can now be configured for each housekeeping attendant.
  58. 58. Housekeeping – No-Show & CXL This new setting enables automatic assignment of a selected housekeeping room status to pre‐assigned rooms  when the reservation is no show or when the reservation is cancelled on the arrival date. 
  59. 59. Housekeeping – Delete repairs over 90 days When this parameter is active, it will automatically delete repairs that are greater than 90 days.  
  60. 60. Housekeeping – Show task sheet menu item This new feature can only be used when a property has a PBX. When this feature is active,  properties have the ability to calculate the speed of a room being cleaned and the whereabouts of  housekeeping attendant. 
  61. 61. Housekeeping – Customize Facility Schedule You can now customize the housekeeping task schedule prior to reservation check in.   This can be done by going to reservation options and facility scheduler.
  62. 62. Quick Keys – House Status Breakout The Arrivals Expected field, Alt+E, or Arrivals Actual, Alt+A, displays a breakout that allows the  Arrivals Expected and Arrivals Actual to be viewed by Market Group, Market Code, or Reservation  Type. A new field for Day of Arrival Cancels is now displayed on the House Status screen when the date  entered is the current business date. This field will be populated with the number of Rooms,  Persons and VIP's that are canceled on the arrival date.  A Room Type search criteria field was added to the House Status 
  63. 63. Quick Keys – House Status Turndown Information now displayed on the number of required, completed turndown rooms
  64. 64. Quick Keys – Room Assignment When making a new reservation, should you select a room that has a connecting room from the Available  Room Search screen, a message prompts whether you wish to make an additional reservation for the  connecting room
  65. 65. Quick Keys – Detailed Availability Master and Sub‐Allocation tick box is now available on the Ctrl+F2.
  66. 66. Quick Keys – Room Plan A DNM indicator lamp now appears on the  room plan for reservations and share  reservations
  67. 67. A/R – Statement Numbering When the AR>Statement Numbering application  parameter is set to Y, Opera automatically assigns a  unique number to the AR statement at the time it is  generated. The sample_statement_numbering report form  must be used when implementing the AR Statement  Numbering feature.  b i f
  68. 68. A/R – ‘Order By’ Feature This option allows users to choose the ordering of line item invoices printed on the statement. 
  69. 69. A/R – Fixed Charge Function A/R Fixed charges can now be turned off or on according to the property specifications. 
  70. 70. A/R – Transaction Transfer This new feature allows the  May not be applicable to specific  transfer of individual postings from  countries local tax and reporting  one invoice to another between  requirements. accounts.
  71. 71. A/R – Agent Account When the AR>AR Account Agent  application function is active, AR  application function is active AR accounts may be assigned to an agent,  whose ID may then be used to filter AR  accounts.
  72. 72. General Permissions It is no longer possible to grant the Opera Supervisor Permission Group to other existing User permission groups.  User Activity Log User Activity Log Housekeeping Discrepancies now display the new value and the original value that was changed in the User Activity Log.  Other The Display Closing Script option controls whether or not the closing script is displayed at the conclusion of the reservation  making process. This option has now been moved from the Department screen to the Job Titles screen  eRegCard New Functionality now enables the creation of a secure encrypted registration card file by using a tablet PC
  73. 73. General – DNM in Simple Reports The Do Not Move YN column has been added to the Reservation General View and is  available for selection in Simple Report Writer. 
  74. 74. General – Pop Up Blockers This new functionality, allows the property to control whether selected pop‐up messages and  prompts are displayed or not throughout Opera.  A default value can be assigned whether or whether the pop‐up message should appear at all.
  75. 75. General – Stream Printing Opera Stream printing has been introduced which enables the background streaming of the report  PDF file to a web browser window, which is then printed. The user is able to continue using Opera  as the report generation and printing process occurs. Requires Acrobat Reader V8.1.1 or V9.
  76. 76. General – Multiple EOD This new feature is excellent for running e.g.:30 night audits in a row. Ideal for seasonal hotels. 
  77. 77. General – Address Cleansing System When a property is using address cleaning system.  In application settings the property can then select the system they are using. 
  78. 78. General – User Group Administration This application function provides a user the ability to attach another user to a user group without  first being part of that user group. 
  79. 79. General – Report Scheduler Report scheduler has been enhanced with the possibility to turn on or off the function depending on the  property requirements and license.
  80. 80. Reports • Prduplicateprofile.rep P d li t fil • Duplicate_reservations.rep • Roomtype_forecast.rep • Res with Rate Changes – RES_RATE_CHANGES.rep • Room Moves – ROOM_MOVE.rep
  81. 81. Reports - Forecast Two new forecast reports by rate category, displaying future count of  reservations per rate category as well as restrictions indicators, pick up  ,p / counts, pseudo rooms and deduct / non deduct values. Classic Rate Category Forecast ‐ ratecat_fore_cls Simple Rate Category Forecast ‐ ratecat_fore_flat
  82. 82. THANK YOU