496 gprojetos mest_aula_3_2011[1]

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496 gprojetos mest_aula_3_2011[1]

  1. 1. Gestão de Projetos Mestrado UFRGS Istefani Carísio de Paula
  2. 2. Programa <ul><li>16/03 e 23/03 – Conceitos, definições e método de GP </li></ul><ul><li>30/03- Gestão de Portfólio </li></ul><ul><li>06/04 – Iniciação e Planejamento do projeto </li></ul><ul><li>13/04 – Planejamento do projeto </li></ul><ul><li>20/04 – Planejamento do projeto </li></ul><ul><li>27/04 – Planejamento do projeto </li></ul><ul><li>04/05 – Planejamento do projeto </li></ul><ul><li>11/05 – Execução e Encerramento do projeto </li></ul><ul><li>18/05 - avaliação escrita </li></ul>
  3. 3. Bibliografia <ul><ul><li>AGUIAR, S. Integração das ferramentas da qualidade ao PDCA e ao programa Seis Sigma. Belo Horizonte:DG editora, 2002. </li></ul></ul><ul><ul><li>CASAROTTO FILHO, N.; FÁVERO, J.S.; CASTRO, J.E.E. Gerência de Projetos/Engenharia Simultânea. São Paulo:Atlas, 1999. </li></ul></ul><ul><ul><li>DINSMORE, P.C. Transformando estratégias empresariais em resultados através da gerência de por projetos. Rio de Janeiro:Qualitymark, 1999. </li></ul></ul><ul><ul><li>GASNIER, D.G. Gerenciamento de projetos. 2.ed. São Paulo:IMAM, 2001. </li></ul></ul><ul><ul><li>HELDMAN, K. Gerência de Projetos. Guia para o exame oficial PMI. Rio de Janeiro:Editora Campos, 2003. </li></ul></ul>
  4. 4. Bibliografia <ul><ul><li>HELDMAN, K. Gerência de Projetos. Guia para o exame oficial PMI. Rio de Janeiro:Editora Campos, 2003. </li></ul></ul><ul><ul><li>KERZNER, H. Gestão de Projetos. As melhores Práticas. Porto Alegre:Bookman, 2002 </li></ul></ul><ul><ul><li>VERZUH, E. Gestão de Projetos. 6 ed., Rio de Janeiro: Editora Campus, 2000. </li></ul></ul><ul><ul><li>VIEIRA, M.F. Gerenciamento de projetos de tecnologia da informação. Rio de Janeiro:Ed.Campus, 2003. </li></ul></ul><ul><ul><li>XAVIER, C.M.S. Gerenciamento de projetos. Como definir e controlar o escopo do projeto, 2005. </li></ul></ul><ul><ul><li>XAVIER et al. Metodologia de gerenciamento de projetos. Methodware. Rio de Janeiro, 2005. </li></ul></ul><ul><ul><li>PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos: Guia PMBOK , 4.ed., 2008. </li></ul></ul>
  5. 5. 30/03– Gestão de portfólio
  6. 6. Gestão de Portfólio <ul><li>Contribui com o efetivo alinhamento e manutenção dos objetivos estratégicos das organizações </li></ul><ul><li>Compreende métodos, procedimento e processos que visam administrar um conjunto de projetos de forma sistêmica </li></ul><ul><li>A construção e gerenciamento de um portfólio de projetos mal elaborado podem causar grandes perdas de recursos que são cada vez mais escassos nas organizações, como tempo, pessoas e dinheiro </li></ul>
  7. 7. Cenário de portfólio das empresas <ul><li>Muitos projetos ativos </li></ul><ul><ul><li>Geralmente o dobro do que a organização deveria ter </li></ul></ul><ul><li>Projetos errados </li></ul><ul><ul><li>Projetos que não proverão valor à organização </li></ul></ul><ul><li>Projetos não alinhados </li></ul><ul><ul><li>Não estão ligados aos objetivos estratégicos </li></ul></ul><ul><li>Portfólio não balanceado </li></ul><ul><ul><li>Muitos projetos de melhorias e poucos projetos na parte de inovação </li></ul></ul><ul><ul><li>Muitos projetos de desenvolvimento e poucos projetos de pesquisa </li></ul></ul>
  8. 8. Papel da Gestão de Portfólio <ul><li>GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO é uma proposta ampla e importante, que vai além do gerenciamento mecânico de monitorar o progresso dos projetos. </li></ul><ul><ul><li>A gestão envolve: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Determinar uma estrutura viável para os projetos, visando o atingimento dos objetivos estratégicos; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Balancear o portfólio: longo prazo x curto prazo, riscos x oportunidades, pesquisa x desenvolvimento; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Monitorar o planejamento e a execução dos projetos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Analisar o desempenho do portfólio; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Avaliar novas oportunidades, confrontando com a capacidade de execução da organização; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Prover informação e recomendações para decisões do nível executivo. </li></ul></ul></ul>
  9. 9. Gestão de Portfólio <ul><li>Comparação entre G Projetos x G Portfólio </li></ul>
  10. 10. Características de Projetos, Programas e Portfólio
  11. 11. Projetos, Programas e Portfólio
  12. 12. Sinais de problemas G Portfólio <ul><li>Não há um entendimento claro e formal de como os PROJETOS estão conectados a ESTRATÉGIA da organização </li></ul><ul><li>Gerentes de Projetos e Gerentes Funcionais estão permanentemente “BRIGANDO” por recursos. </li></ul><ul><li>As PRIORIDADES estão freqüentemente mudando. </li></ul><ul><li>Cada executivo assume que as iniciativas devem ser implementadas SIMULTANEAMENTE e que suas propostas devem ser a prioridade. </li></ul><ul><li>Projetos são aprovados INDEPENDENTE de haver ou não RECURSOS disponíveis </li></ul>
  13. 13. Sistemática de Gestão de Portfólio
  14. 14. Avaliação, seleção, priorização...
  15. 15. Relação entre os processos
  16. 16. Gestão de Portfólio segundo o PMI
  17. 17. Etapas da Gestão de Portfólio (PMI) <ul><li>Identificação </li></ul><ul><li>Categorização </li></ul><ul><li>Avaliação </li></ul><ul><li>Seleção </li></ul><ul><li>Priorização </li></ul><ul><li>Balanceamento do Portfólio </li></ul><ul><li>Autorização </li></ul><ul><li>Revisão e Relato de Portfólio </li></ul><ul><li>Mudança Estratégica </li></ul>
  18. 18. 1. Identificação <ul><li>Desenvolver uma lista atualizada, com informações suficientes das novas oportunidades de projeto e daquelas já em andamento. </li></ul>
  19. 19. Início da dinâmica <ul><li>Separação da turma em 3 grupos de 5 pessoas e 2 grupos de 6 pessoas </li></ul><ul><li>Leitura da estratégia da empresa Academia de Ginástica </li></ul><ul><li>Identificar 4 projetos por grupo para as seguintes áreas: </li></ul><ul><ul><li>Administrativo </li></ul></ul><ul><ul><li>Recursos Humanos </li></ul></ul><ul><ul><li>Infra-estrutura </li></ul></ul><ul><ul><li>Marketing </li></ul></ul><ul><ul><li>Financeiro </li></ul></ul>
  20. 20. 1. Identificação <ul><li>Preencher o formulário de Oportunidades </li></ul><ul><li>(4 oportunidades de projeto por grupo) </li></ul><ul><li>Atenção: </li></ul><ul><ul><li>As oportunidades de projeto deverão ter valor máximo de R$ 80 mil e mínimo de R$ 5 mil </li></ul></ul><ul><ul><li>Obs: os deptos da empresa deverão ter recursos próprios e autonomia para realização de projetos de valores inferiores a 10 mil reais, desde que alinhados com as estratégias da empresa </li></ul></ul>
  21. 21. 1. Identificação <ul><li>Possíveis clientes </li></ul><ul><ul><li>Clientes internos </li></ul></ul><ul><ul><li>Clientes externos especiais </li></ul></ul><ul><ul><li>Clientes externos novos e importantes </li></ul></ul><ul><ul><li>Clientes externos de baixa importância </li></ul></ul>
  22. 22. 1. Identificação Alinhamento estratégico Redução de custos Requisitos legais Oportunidade de negócio Recursos humanos, físicos, financeiros, etc. Dependências com relação a outras oportunidades ou condições necessárias para a realização desta oportunidade Novas receitas Redução de custos Retorno sobre investimento Valor presente líquido Melhoria da qualidade
  23. 23. 1. Identificação <ul><li>Entradas </li></ul><ul><li>Plano Estratégico </li></ul><ul><li>Descrição das Oportunidades </li></ul><ul><li>Critérios para aceitação das oportunidades </li></ul><ul><li>Inventário de todas as Oportunidades existentes </li></ul><ul><li>Inventário de todas as propostas de novas Oportunidades existentes </li></ul><ul><li>Saídas </li></ul><ul><li>Lista de Oportunidades </li></ul><ul><li>Lista de Oportunidades rejeitadas </li></ul><ul><li>Documentação das Oportunidades </li></ul>
  24. 24. 2- Categorização <ul><li>Agrupar as oportunidades do portfólio em grupos pré estabelecidos e relevantes estrategicamente, permitindo uma visão dos investimentos em cada categoria estratégica </li></ul>
  25. 25. 2-Categorização Exemplo de Categorias de oportunidade de projeto da empresa <ul><li>A- Sistemas de Informação </li></ul><ul><li>a)Desenvolvimento de aplicativo </li></ul><ul><li>b)Manutenção de aplicativo </li></ul><ul><li>c)Avaliação e escolha de ferramentas </li></ul><ul><li>d)Implantação de ferramenta de infra-estrutura </li></ul><ul><li>B-Com. Infra-estrutura interna </li></ul><ul><li>a)Projeto e instalação de redes, servidores </li></ul><ul><li>b) Aumento das instalações da empresa </li></ul><ul><li>c) Compra de máquinas para prestação de serviços </li></ul><ul><li>d) Melhoria nos ambientes de trabalho </li></ul><ul><li>C- Desenvolv. de Produtos e Serviços </li></ul><ul><li>a) Novos modelos de equipamentos de ginástica; </li></ul><ul><li>b) Melhoria nos programas/treinamentos para os clientes; </li></ul><ul><ul><ul><li>c) Novos serviços: lojas de suplementos alimentares, vestuário, massagem, etc; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>d) Novo serviço de atendimento: estacionamento, descontos especiais </li></ul></ul></ul>D- Evento, Mídia e Marketing a)Organização e participação de feiras e eventos b)Produção e veiculação de mídia c)Promoções de marketing E- Recursos Financeiros a)Gestão de recursos financeiros e investimentos b)Financiamento e captações de recursos F- Gestão Pessoas (Recursos Humanos) a)Capacitações/treinamentos b)Gestão de conhecimento c) Contratação de pessoas G- Mudança Organizacional a)Melhoria nos processos de gestão (programa de gestão de projetos, PDP, indicadores, etc) b)Aprendizagem organizacional c) Reestruturação organizacional
  26. 26. 2. Categorização Preencher o detalhamento de Oportunidades Os campos critérios não devem ser preenchidos Avalie a COMPLEXIDADE da oportunidade pelo conhecimento da sua organização da TECNOLOGIA empregada e o MERCADO para qual a oportunidade está sendo desenvolvida. Determine o TAMANHO da oportunidade de acordo com o custo e prazo. Cada uma das posições representa o RISCO da oportunidade sofrer variações nas estimativas de CUSTO e PRAZO. CATEGORIAS: A. Sistema de Informação B. Infra-Estrutura C.Mudança organizacional D. Evento, Mídia e Marketing E. Desenv. de Produtos e Serviços F. Recursos Humanos G.Recursos Financeiros
  27. 27. 2. Categorização <ul><li>Entradas </li></ul><ul><li>Lista de Oportunidades </li></ul><ul><li>Categorias baseadas no Plano Estratégico </li></ul><ul><li>Saídas </li></ul><ul><li>Lista de Oportunidades categorizadas </li></ul>
  28. 28. 3- Avaliação <ul><li>Levantar todas as informações pertinentes sobre as oportunidades identificadas e classificadas que permitirão a sua análise e seleção. </li></ul>
  29. 29. 3- Critérios de avaliação em relação ao Plano Estratégico Utilizar a planilha de cálculo do Excel para calcular os critérios Preencher a FOLHA 2 com os resultados
  30. 30. 3. Avaliação <ul><li>Entradas </li></ul><ul><li>Plano Estratégico </li></ul><ul><li>Lista de Oportunidades categorizadas </li></ul><ul><li>Descrição completa de cada oportunidade </li></ul><ul><li>Saídas </li></ul><ul><li>Lista de Oportunidades categorizados e avaliados </li></ul><ul><li>Valor do escore de cada oportunidade </li></ul><ul><li>Representação gráfica </li></ul><ul><li>Recomendações do processo de avaliação </li></ul>
  31. 31. 4- Seleção <ul><li>Produzir uma lista reduzida de oportunidades baseada nas recomendações do processo de avaliação e nos critérios de seleção da organização. </li></ul>
  32. 32. 4- Seleção <ul><li>Preencher a planilha de oportunidades </li></ul>
  33. 33. 4- Seleção Recomendações para seleção de oportunidades
  34. 34. 4. Seleção <ul><li>Entradas </li></ul><ul><li>Plano Estratégico </li></ul><ul><li>Lista de oportunidades categorizadas e avaliadas </li></ul><ul><li>Valor do escore de cada oportunidade </li></ul><ul><li>Recursos Organizacionais </li></ul><ul><li>Recomendações do processo de avaliação </li></ul><ul><li>Saídas </li></ul><ul><li>Lista de oportunidades categorizadas, avaliadas e selecionadas </li></ul><ul><li>Recomendações </li></ul>
  35. 35. 5- Priorização <ul><li>Ordenar os componentes selecionados, dentro de cada categoria estratégica, de acordo com a expectativa de benefício e critérios estabelecidos. </li></ul>
  36. 36. 5- Priorização
  37. 37. 5. Priorização <ul><li>Entradas </li></ul><ul><li>Lista de oportunidades categorizadas, avaliadas e selecionadas </li></ul><ul><li>Recomendações </li></ul><ul><li>Saídas </li></ul><ul><li>Lista de oportunidades priorizados dentro de cada categoria com documentação de suporte </li></ul>
  38. 38. 6- Balanceamento do Portfólio <ul><li>Desenvolver um conjunto de oportunidades, harmônico e balanceado, dadas as restrições existentes (recursos, tempo...), fornecerão um maior potencial de contribuição para o alcance dos objetivos </li></ul>
  39. 39. 6- Balanceamento Inserir as oportunidades no mapa
  40. 40. Inserir as oportunidades no mapa 6- Balanceamento
  41. 41. 6. Balanceamento <ul><li>Entradas </li></ul><ul><li>Lista de oportunidades priorizadas dentro de cada categoria </li></ul><ul><li>Critério de gerenciamento de portfólio </li></ul><ul><li>Restrições de capacidade </li></ul><ul><li>Recomendações de re-balanceamento de portfólio </li></ul><ul><li>Saídas </li></ul><ul><li>Lista de oportunidades aprovados de portfólio </li></ul><ul><li>Atualizar lista dos oportunidades aprovados, suspensos e cancelados </li></ul><ul><li>Atualização das alocações das oportunidades aprovadas do portfólio </li></ul>
  42. 42. 7- Autorização <ul><li>Alocar formalmente recursos humanos e financeiros para o início da execução dos trabalhos e comunicar formalmente a decisão de autorizar ou não uma oportunidade. </li></ul>
  43. 43. 7. Autorização <ul><li>Entradas </li></ul><ul><li>Lista de oportunidades aprovadas </li></ul><ul><li>Orçamento para cada oportunidade </li></ul><ul><li>Recursos para cada oportunidade </li></ul><ul><li>Lista de oportunidades canceladas ou suspensas </li></ul><ul><li>Saídas </li></ul><ul><li>Adições das oportunidades autorizadas no portfólio </li></ul><ul><li>Atualizar expectativa de desempenho </li></ul><ul><li>Atualização de recursos e exceções aprovadas </li></ul><ul><li>Lista de entregáveis e pontos de decisão para todos as oportunidades </li></ul>
  44. 44. 8- Revisão e Relato de Portfólio <ul><li>Obter resultados de desempenho, promover o relato destes resultados e reavaliar a atualidade e valor do portfólio para o atendimento dos objetivos estratégicos </li></ul>
  45. 45. 8. Revisão e relato de portfólio <ul><li>Entradas </li></ul><ul><li>Dados das oportunidades </li></ul><ul><li>Alocação de recursos e capacidade </li></ul><ul><li>Restrições de ambiente </li></ul><ul><li>Critérios de avaliação e seleção </li></ul><ul><li>Metas estratégicas </li></ul><ul><li>Critérios de gerenciamento de portfólio </li></ul><ul><li>Saídas </li></ul><ul><li>Diretrizes para os projetos em andamento </li></ul><ul><li>Recomendações de re-balanceamento do portfólio </li></ul><ul><li>Indicadores chave atualizados </li></ul><ul><li>Relatório de atingimento de metas estratégicas </li></ul>
  46. 46. 9- Mudança Estratégica <ul><li>Permitir que o processo de gerenciamento do portfólio responda às mudanças significativas nas estratégias. </li></ul>
  47. 47. FINAL DA DINÂMICA Discussão das impressões
  48. 48. Considerações finais da aula <ul><li>A gestão de portfólio ocorre fora dos limites de gerenciamento do projeto e tem caráter estratégico. </li></ul><ul><li>Coincide com os processos de planejamento estratégico e alguns processos da iniciação em empresas que não trabalham por projetos. </li></ul><ul><li>As oportunidades aprovadas deverão ser repassadas a um gerente de projetos e sua equipe para dar prosseguimento à gestão do projeto. </li></ul>
  49. 49. Considerações finais <ul><li>Artigo 1- (2011) Software project portfolio optimization with advanced multiobjective evolutionary algorithms </li></ul><ul><li>Artigo 2- (2010) Portfolio-based analysis for green supplier management using the analyticla network process </li></ul><ul><ul><li>Formar duplas, com representantes dos dois artigos, e trocar ideias sobre a relação existente entre o conteúdo do artigo e a experiência da oficina de gestão de portfolio (5-7 minutos) </li></ul></ul><ul><ul><li>(i) Expressar o aprendizado obtido pela dupla, em relação a gestão de portolio, em uma frase ou (ii) o impacto que este conteúdo pode ter sobre o seu trabalho de mestrado/doutorado </li></ul></ul>
  50. 50. Considerações finais <ul><li>Artigo 1- (2011) Software project portfolio optimization with advanced multiobjective evolutionary algorithms </li></ul><ul><li>Artigo 2- (2010) Portfolio-based analysis for green supplier management using the analyticla network process </li></ul><ul><ul><li>Abordam o problema de seleção de projetos de forma distinta: artigo 1 – automatizada; artigo 2- manual </li></ul></ul><ul><ul><li>Métodos manuais podem usar otimização do portfólio baseada em matemática, otimização multiobjetivo e modelos de notas : </li></ul></ul><ul><ul><li>Os modelos de notas diferem em relação: (i) como os critérios são definidos e medidos e (ii) como as avaliações individuais são agregadas para obter a nota final do projeto. Estas diferenças afetam a defensabilidade do modelo. </li></ul></ul>
  51. 51. Considerações finais <ul><li>O termo ‘ modelo de notas ’ tipicamente se refere a modelos multi-criteriais menos complicados, nos quais a nota atribuída a um projeto é calculada pela adição simples ou através da ponderação e soma das notas atribuídas aos critérios. </li></ul><ul><ul><li>Tipos de modelos de notas </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Modelos de notas tipo checklist </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Modelos de notas não ponderados </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Modelos de notas ponderados </li></ul></ul></ul>
  52. 52. Modelo de notas não ponderado
  53. 53. Modelo de notas ponderado Métodos de comparação pareada: AHP, ANP, outros
  54. 54. Modelos de notas <ul><li>Vantagens </li></ul><ul><ul><li>Captam múltiplas considerações durante a tomada de decisão; fáceis de criar e compreender; pode ser calculado em planilhas como excel; flexível, fácil de ser alterado quando ocorre mudanças organizacionais, políticas ou preferências. </li></ul></ul><ul><li>Desvantagens </li></ul><ul><ul><li>O resultado não é tipicamente uma medida adequada do valor que o projeto agrega ao portfólio, não é possível identificar o portfólio que agrega mais valor, dado um conjunto de recursos disponíveis ; a equação matemática usada para calcular o total normalmente é linear , o que implica assumir que uma unidade de melhoria em qualquer critério sempre contribui na mesma proporção para a atratividade do projeto, independente de quanto o projeto desempenha em relação àquele critério ou em qualquer outro critério. Risco, por exemplo, não pode ser medido adequadamente utilizando equações lineares. </li></ul></ul>
  55. 55. Modelos de notas <ul><li>Desvantagens </li></ul><ul><ul><li>Como é fácil definir critérios, é comum que sejam utilizados muitos critérios que podem se sobrepor ou representar objetivos relacionados; estas sobreposições podem gerar viéses significativos nos resultados. </li></ul></ul><ul><ul><li>Para solucionar este problema pode-se usar Multi-Atribute-Utility analysis, que acaba eliminando a simplicidade que é a maior atração dos modelos de notas. </li></ul></ul>
  56. 56. 06/04– Gestão do projeto Iniciação

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