ワーク・プランニング :生産性を飛躍的に高める仕事術

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プロジェクト・プランニング~生産性を飛躍的に高める仕事術

■開催日時:2013年2月10日 (日) 13:30~16:30

■場所:南大塚地域文化創造館 第1会議室
(JR大塚駅徒歩4分 / 丸ノ内線新大塚駅 徒歩6分)
東京都豊島区南大塚2-36-1

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・イシューとは何か?

・仮説思考は何故効率的なのか?

・何のために調査・分析するのか?

・解決策を魅力的にするためには?

といったポイントをケーススタディやワークショップを通じて考えていきたいと思います。

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ワーク・プランニング :生産性を飛躍的に高める仕事術

  1. 1. •  「イシュー」とは何か?•  ワークプランの設計プロセス•  エクセサイズFebruary, 2013 2 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  2. 2. February, 2013 3 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  3. 3. 情報に埋もれてしまうFebruary, 2013 4 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  4. 4. February, 2013 5 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  5. 5. 締切直前に徹夜February, 2013 6 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  6. 6. February, 2013 7 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  7. 7. 「Nice to Have」ばかりで 「Must Have」が欠けるFebruary, 2013 8 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  8. 8. 喜んで協力させていただ きます! 2ヶ月いただけますか?February, 2013 9 © auremar - Fotolia.com
  9. 9. 喜んで協力させていただ きます! 2ヶ月いただけますか? 依頼してから間に合わないことが判明February, 2013 10 © auremar - Fotolia.com
  10. 10. February, 2013 11 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  11. 11. 誰もゴールを理解していないFebruary, 2013 12 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  12. 12. February, 2013 13 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  13. 13. 最初に立てた古い計画にずっと従うFebruary, 2013 14 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  14. 14. l  プロジェクトにおける「マスタープラン」 l  活動スケジュールやアウトプットの締切、ミー ティングスケジュール l  「週間」計画 l  プロジェクト全体の進 や新情報に基づくプラ イオリティ変更で常に修正する チーム全体 クライアント 個人 /上司、等l  個人の責任を明確にする l  開始/終了日時l  プロジェクト全体の方針や他チームへイン l  関係者との取り決め プットするための作業は締切を明確にする l  報告会日程l  具体的な作業レベルで「日時」スケジュー ル、毎日のTo Doを整理するのが望ましい February, 2013 15 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  15. 15. l  「イシュー」と「仮説」を検証するために必要な活動/作業を組み立てることl  限られた時間の中で最終的な結論を導くためのスケジュール
  16. 16. l  「イシュー」と「仮説」を検証するために必要な活動/作業を組み立てることl  限られた時間の中で最終的な結論を導くためのスケジュールl  「最も重要な作業」を見極め、仕事のインパクトを高めるl  「膨大なムダ作業」「締め切り直前の徹夜」を防ぐ
  17. 17. l  「イシュー」と「仮説」を検証するために必要な活動/作業を組み立てることl  限られた時間の中で最終的な結論を導くためのスケジュールl  「最も重要な作業」を見極め、仕事のインパクトを高めるl  「膨大なムダ作業」「締め切り直前の徹夜」を防ぐl  常に修正し、チーム全員が責任を持つ
  18. 18. •  ワークプランニングの必要性•  ワークプランの設計プロセス•  エクセサイズFebruary, 2013 20 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  19. 19. February, 2013 21 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  20. 20. 解決すべき「課題」の定義 YesかNoで答えられる争点 答えることで「アクション」が決まるFebruary, 2013 22 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  21. 21. 解決すべき「課題」の定義 YesかNoで答えられる争点 答えることで「アクション」が決まる 答えられてもアクションが決まらない 「課題」はイシューではないFebruary, 2013 23 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  22. 22. February, 2013 24 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  23. 23. 「高齢化社会に向けた新規事業開発」February, 2013 25 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  24. 24. 「高齢化社会に向けた新規事業開発」 膨大なマクロ統計データ 他業界の先行事例分析 他国の事例収集February, 2013 26 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  25. 25. 「高齢化社会に向けた新規事業開発」 膨大なマクロ統計データ 他業界の先行事例分析 他国の事例収集 ・・・眺めて、唸って、2ヶ月経過February, 2013 27 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  26. 26. 「高齢化社会に向けた新規事業開発」 膨大なマクロ統計データ 他業界の先行事例分析 他国の事例収集 ・・・眺めて、唸って、2ヶ月経過 ・・・思いつきを言い合った結果、お蔵入りFebruary, 2013 28 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  27. 27. 解決すべき「課題」の定義 答えることで「アクション」が決まる 「イシュー」を明確にするFebruary, 2013 29 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  28. 28. 消費税は上げるべきか?February, 2013 30 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  29. 29. 設定された「イシュー」を いくつかの「サブ・イシュー」に分解するFebruary, 2013 31 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  30. 30. 消費税は上げるべきか? 「サブ・イシュー」 =イシューに答えを出すために必要な要素February, 2013 32 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  31. 31. 消費税は上げるべきか? 増税は必要か?February, 2013 33 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  32. 32. 消費税は上げるべきか? 増税は必要か? 消費税であるべきか? (全税収の中でどの程度の 大きさか?)February, 2013 34 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  33. 33. 消費税は上げるべきか? 増税は必要か? 消費税であるべきか? (全税収の中でどの程度の 大きさか?) 消費税率は他国の水準 に比べて、低いか?February, 2013 35 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  34. 34. 消費税は上げるべきか? 増税は必要か? 消費税であるべきか? (全税収の中でどの程度の 大きさか?) 消費税率は他国の水準 に比べて、低いか? 消費税率を上げることで マイナスの影響があるか?February, 2013 36 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  35. 35. 「サブ・イシュー」は 最終報告書のストーリー構成を 踏まえて設定するFebruary, 2013 37 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  36. 36. 「サブ・イシュー」は 最終報告書のストーリー構成を 踏まえて設定する イシューの分解方法は複数あるが、 説得的で魅力的なストーリー構成が「良い分解」February, 2013 38 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  37. 37. 増税は必要か? 消費税であるべきか? (全税収の中でどの程度の 大きさか?) 消費税率は他国の水準 に比べて、低いか? 消費税率を上げることで マイナスの影響があるか?February, 2013 39 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  38. 38. 増税は必要か? 日本の危機 消費税であるべきか? (全税収の中でどの程度の 大きさか?) 消費税である必要性 消費税率は他国の水準 に比べて、低いか? 消費税率を上げることで リスクヘッジ マイナスの影響があるか?February, 2013 40 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  39. 39. •  日本の財政赤字は危機的なXXX 増税は必要か? 日本の危機 •  細かい改善の積み上げではなく、抜本的な収 支構造の改善が求められる 消費税であるべきか? (全税収の中でどの程度の 大きさか?) 消費税である必要性 消費税率は他国の水準 に比べて、低いか? 消費税率を上げることで リスクヘッジ マイナスの影響があるか?February, 2013 41 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  40. 40. •  日本の財政赤字は危機的なXXX 増税は必要か? 日本の危機 •  細かい改善の積み上げではなく、抜本的な収 支構造の改善が求められる 消費税であるべきか? •  消費税は全税収の中で所得税に次いで大きい (全税収の中でどの程度の 存在であり、XXX 大きさか?) •  他の先進諸国に比べても日本の消費税率は相 消費税である必要性 対的に低い水準で、増税の余地は十分にある といえる 消費税率は他国の水準 に比べて、低いか? 消費税率を上げることで リスクヘッジ マイナスの影響があるか?February, 2013 42 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  41. 41. タイトル:『消費税増税の必要性』 •  日本の財政赤字は危機的なXXX 増税は必要か? 日本の危機 •  細かい改善の積み上げではなく、抜本的な収 支構造の改善が求められる 消費税であるべきか? •  消費税は全税収の中で所得税に次いで大きい (全税収の中でどの程度の 存在であり、XXX 大きさか?) •  他の先進諸国に比べても日本の消費税率は相 消費税である必要性 対的に低い水準で、増税の余地は十分にある といえる 消費税率は他国の水準 に比べて、低いか? •  一方で、消費税は低所得層にインパクトのあ 消費税率を上げることで る税である リスクヘッジ マイナスの影響があるか? •  生活必需品に例外を適用することで、低所得 層に対するマイナスの影響を排除することは 十分に可能February, 2013 43 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  42. 42. 消費税は上げるべきか? 増税は必要か? 消費税であるべきか? (全税収の中でどの程度の 大きさか?) 消費税率は他国の水準 に比べて、低いか? 消費税率を上げることで マイナスの影響があるか?February, 2013 44 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  43. 43. 消費税は上げるべきか? 増税は必要か? 消費税であるべきか? (全税収の中でどの程度の 大きさか?) 消費税率は他国の水準 に比べて、低いか? 消費税率を上げることで マイナスの影響があるか? 結論のストーリーを意識して分解 (MECEも大事だが・・・)February, 2013 45 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  44. 44. February, 2013 46 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  45. 45. 我が社は中国に参入すべきFebruary, 2013 47 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  46. 46. 我が社は中国に参入すべき 中国は成長しているFebruary, 2013 48 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  47. 47. 我が社は中国に参入すべき 中国は成長している 競合B社が参入した 競合C社が参入したFebruary, 2013 49 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  48. 48. 我が社は中国に参入すべき 中国は成長している 競合B社が参入した 競合C社が参入した 競合D社も準備中のFebruary, 2013 50 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  49. 49. 我が社は中国に参入すべき 中国は成長している 競合B社が参入した 競合C社が参入した 競合D社も準備中のFebruary, 2013 51 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  50. 50. February, 2013 52 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  51. 51. 我が社は中国に参入すべきFebruary, 2013 53 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  52. 52. 最終結論のストーリー構成 グローバル戦略において、中国 我が社は中国に参入すべき 市場は必須なエリアか?February, 2013 54 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  53. 53. 最終結論のストーリー構成 グローバル戦略において、中国 我が社は中国に参入すべき 市場は必須なエリアか? 中国市場で求められる成功要因 を我が社は満たせるか? 強みを活かせるか?February, 2013 55 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  54. 54. 最終結論のストーリー構成 グローバル戦略において、中国 我が社は中国に参入すべき 市場は必須なエリアか? 中国市場で求められる成功要因 を我が社は満たせるか? 強みを活かせるか? 投資対効果、事業インパクトを 踏まえ、優先度は高いか?February, 2013 56 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  55. 55. 配布資料February, 2013 57 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  56. 56. •  ワークプランニングの必要性•  エクセサイズFebruary, 2013 58 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  57. 57. イシューを分解して「必要な情報」を定義する 必要な情報を「作業」に変換する 作業に「担当」と「締切」を設定する得られた新情報を元にイシュー/仮説を修正する
  58. 58. イシューを分解して「必要な情報」を定義する 必要な情報を「作業」に変換する 作業に「担当」と「締切」を設定する得られた新情報を元にイシュー/仮説を修正する
  59. 59. l  「イシュー」から逆算して、必要な情報を定義する。やみくもに情報収集に着手しない l  情報収集は仮説を検証するために存在する イシュー 仮説 分析 必要な情報l  消費税を増税の対象とす l  消費税が全税収の中で額 l  税目別の税収額比較 l  税目別の税収データ べきか? の観点で上位 l  税目別の税収構成比の経 (10年分、国税庁) 年推移 l  消費税率は他の先進諸国 l  先進諸国の消費税率比較 l  先進諸国の消費税率 に比べて低い (直近、新聞雑誌記事) February, 2013 61 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  60. 60. イシューを分解して「必要な情報」を定義する 必要な情報を「作業」に変換する 作業に「担当」と「締切」を設定する得られた新情報を元にイシュー/仮説を修正する
  61. 61. l  サブイシューの仮説を検証するための情報を得るために必要な「作業」を4タイプで整理する l  イシューのカタマリを作業のカタマリで分類する 作業の4タイプ 設計 データ収集 分析 フィードバックl  プロジェクト設計を含め、 l  情報ソースをリストアッ l  仮説の妥当性を検証する l  クライアントやチーム 情報収集も闇雲に着手せ プしてから着手する のが目的。少なければ少 リーダーとのコミュニ ず、計画する l  エキスパートがいる場合 ないほど良い ケーションも重要なインl  インタビューも「イ は、信頼できる情報源を …グラフの量産はしない! プット シュー」に基づいて質問 確認する l  F/Bを得るタイミングも l  定性的な情報もどう整理 を準備する 「作業」として見積る l  必要な情報を洗い出した するかを検討する…後戻りできない 後、情報ソース毎に整理 …「分かったこと」リストに する 甘んじない February, 2013 63 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  62. 62. イシュー 作業 専門家 増税は必要か? インタ ビュー 消費税であるべきか? 国内 (全税収の中でどの程度の 分析 大きさか?) 専門家 インタ ビュー 消費税率は他国の水準 海外 分析 に比べて、低いか? 専門家 消費税率を上げることで インタ マイナスの影響があるか? ビュー 作業タイプのくくりで分担を設定する (ケースバイケース)February, 2013 64 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  63. 63. イシューを分解して「必要な情報」を定義する 必要な情報を「作業」に変換する 作業に「担当」と「締切」を設定する得られた新情報を元にイシュー/仮説を修正する
  64. 64. l  工数だけでなく、クリティカルパスと優先順位、全体のバランスを検証する マイルストーン設定に必要な視点 クリティカル 作業工数 優先順位 パス l  精緻さよりも全体のバラ l  全体のスケジュールに最 l  重要度と不確実性で検討 ンス も影響する作業工程 (例) (例) Ø  重要なタスクが手薄になって Ø  専門家インタビュー いないか? Ø  アンケート調査 Ø  特定のチームに負荷が集中し Ø  等 ていないか? Ø  B作業の全体となるA作業の修 了タイミングは間に合うか? February, 2013 66 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  65. 65. l  工場などで人員、工程管理などに用いられる帯状のグラフ l  横軸に時間、縦軸に人員、製造設備等を配置し、工程ごとの個別の作業開始日、作業完了日 などといった情報を帯状に示す l  各作業の責任者と締切を明確にすることが出来る ガントチャート Week 作業 作業内容 担当 進捗 1 2 3 4 5 6 7 8 9 2次情報調査 菅谷 済 インタビュー設計 / アポ取り 服部 着手 インタビュー実施 大橋 未 製品A 調査会社調整(定量調査) 服部 着手 戦略立案 定量調査設計 / 実施 服部 未 定量調査分析 大橋 未 戦略オプション抽出 全員 未
  66. 66. l  作業工程のステップ毎に所要時間と前後関係を表した図l  相互に関連する作業を図示し、スケジュール全体を見通し良く把握することが出来るl  最も時間を要する作業フロー(クリティカルパス)を明確にする目的に活用される 48日 45日 40日
  67. 67. イシューを分解して「必要な情報」を定義する 必要な情報を「作業」に変換する 作業に「担当」と「締切」を設定する得られた新情報を元にイシュー/仮説を修正する
  68. 68. l  アウトプットやデータが出たところで当初仮説が正しかったかを検証し、仮説をブラッシュアップ する l  当初の仮説にこだわって無理やり仮説に当てはめようとせず、データが他の読み取り方が出来 ないか十分に考える 事前調査 仮説構築 仮説構築 仮説構築 イシュー 作業 作業 作業 アウトプット 仮説検証 仮説検証 仮説検証 February, 2013 70 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  69. 69. •  ワークプランニングの必要性February, 2013 71 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  70. 70. 課題設定 (15分) 依頼事項(経営者ヒアリングより)
  71. 71. 生徒1人当たりの 予備校の対象者菅谷ゼミナールの売 授業料(単価)は改 (高校生、浪人生)上は改善できるか? 善できるか? は増えるか? X X 菅谷ゼミナールの市 菅谷ゼミナールの生 場シェア 徒数は増やせるか? を高められるか? 有名大学 有名大学への 入学する学生の質 合格者数は増やせる 合格率は改善できる (学力)は向上する か? か? か? X 予備校の対象者 菅谷ゼミナールの講 (高校生、浪人生) 学生の成績上昇率は 師の質を改善できる は増えるか? 改善するか? か? X 菅谷ゼミナールの市 菅谷ゼミナールの教 場シェア 材の質を改善できる を高められるか? か? 菅谷ゼミナールの設 備の質を改善できる か?
  72. 72. イシュー 仮説 分析 作業 •  ・・・ •  ・・・ •  ・・・ •  ・・・生徒1人当たりの授業料(単価) •  ・・・ •  ・・・ •  ・・・ •  ・・・予備校に入ってくる ような人の数(高校生、浪人生) •  ・・・ •  ・・・ •  ・・・ •  ・・・菅谷ゼミナールの 市場シェア February, 2013 74 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  73. 73. 課題設定 (20分)
  74. 74. イシュー 仮説 分析 必要な情報February, 2013 76 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  75. 75. 本日のまとめFebruary, 2013 77 Copyright © 2013 Yusuke Utsumi. All Rights Reserved.
  76. 76. ワークプランはイシューからスタートする l  「イシュー」とは解決すべき課題の定義l  答えることでアクションが決まる争点であり、具体的なアクション(課題解決)に結び つく問いの立て方が必要 l  各種フレームワークもイシューの立て方の一つと認識する。フレームワークを埋める ことを目的化しない チームとしてのワークプランが不明確な場合も自分のワークプランを作成する
  77. 77. 作業に着手するまえに「最終報告書」を想像し、提案するアクションが変わるか?を十分に考えておく(=アクションに繋がらない分析や調査は無意味!) l  出て来る情報や分析結果あるいはヒアリングやアンケートの答えを具体的に想定する (答えを具体的にイメージしないと、「意味のある質問」が出来ない) …但し、結論を決め込み過ぎないように注意(新情報で仮説を柔軟に修正する) l  また、問題はおそらくこういう答えだろうと言うものを確認するためだけの作業や質問を なるべくしない
  78. 78. 必ずワークプランを作りましょう。

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