Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

CONTOH REPORT LATIHAN INDUSTRI 2016 POLITEKNIK DAT

280,964 views

Published on

BAB 1 HINGGA BAB 6

Published in: Education
  • My personal experience with research paper writing services was highly positive. I sent a request to ⇒ www.WritePaper.info ⇐ and found a writer within a few minutes. Because I had to move house and I literally didn’t have any time to sit on a computer for many hours every evening. Thankfully, the writer I chose followed my instructions to the letter. I know we can all write essays ourselves. For those in the same situation I was in, I recommend ⇒ www.WritePaper.info ⇐.
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • You might get some help from ⇒ www.HelpWriting.net ⇐ Success and best regards!
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Hi there! I just wanted to share a list of sites that helped me a lot during my studies: .................................................................................................................................... www.EssayWrite.best - Write an essay .................................................................................................................................... www.LitReview.xyz - Summary of books .................................................................................................................................... www.Coursework.best - Online coursework .................................................................................................................................... www.Dissertations.me - proquest dissertations .................................................................................................................................... www.ReMovie.club - Movies reviews .................................................................................................................................... www.WebSlides.vip - Best powerpoint presentations .................................................................................................................................... www.WritePaper.info - Write a research paper .................................................................................................................................... www.EddyHelp.com - Homework help online .................................................................................................................................... www.MyResumeHelp.net - Professional resume writing service .................................................................................................................................. www.HelpWriting.net - Help with writing any papers ......................................................................................................................................... Save so as not to lose
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Great projects with clear instructions. I've gotten an enormous feeling of accomplishment pride from making my own bookshelves and side tables. Thanks Ted! ✤✤✤ https://t.cn/A62Ye5eM
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Get the best essay, research papers or dissertations. from HelpWriting.net A team of professional authors with huge experience will give u a result that will overcome your expectations.
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here

CONTOH REPORT LATIHAN INDUSTRI 2016 POLITEKNIK DAT

  1. 1. 1 BAB 1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan Latihan industri merupakan sebahagian daripada kursus wajib yang perlu diambil oleh semua pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM), setiap pelajar diwajibkan menjalani latihan industri selama satu semester sebelum sijil atau diploma. Latihan industri ini dilakukan selama 4 bulan 15 hari difirma atau organisasi yang telah dipilih sendiri oleh pelajar atau yang telah ditetapkan. Tujuan sebenar latihan industri ini adalah bagi menyediakan para graduan yang bersedia dan berkemampuan untuk menghadapi kerjaya sama ada dalam bidang akademik mahupun bukan akademik dengan semangat penampilan profesionalisme yang tinggi.
  2. 2. 2 Selain itu, memberi pendedahan kepada pelajar situasi sebenar dunia pekerjaan di samping membantu meningkatkan kemahiran sosial pelajar. Pelajar telah menjalani latihan industri di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd. Sepanjang tempoh latihan, pelajar didedahkan pelbagai aktiviti-aktiviti dalam bidang tugas, walaupun bidang tugas tidak dilakukan sepenuhnya oleh pelajar atas sebab tujuan keselamatan, pelajar tetap diberi penerangan dan tunjuk ajar yang jelas dan cukup berguna sebagai pengetahuan am, selain itu, pelajar dapat mempelajari corak pentadbiran dan pengurusan, selain didedahkan dengan persekitaran kerja yang sebenar dan dapat mempelajari kemahiran social seperti komunikasi dan hubungan social. Di akhir latihan industri, pelajar di harap dapat mencapai objektif dan memanfaatkan segala ilmu yang dipelajari dalam menghadapi cabaran era globalisasi dunia hari ini yang semakin mencabar. 1.2 Objektif Latihan Industri Setiap pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, akan menjalani latihan industri di firma-firma kerajaan atau swasta selama tempoh satu semester bagi melayakkan pelajar memperolehi sijil atau diploma yang telah diambil oleh pelajar tersebut di Politeknik berkenaan. Di antara objektif latihan seperti berikut: a) Membina personality individu yang boleh bekerja secara berpasukan, amanah, berkeyakinan dan bertanggungjawab. b) Memberi peluang kepada pelajar mendapatkan kerja di dalambidang yang berkaitan dengan pengajian mereka.
  3. 3. 3 c) Boleh berkomunikasi dengan berkesan serta mematangkan pemikiran pelajar. d) Mengamalkan etika dan peraturan kerja yang baik. e) Memahami budaya kerja (corporate culture) sebagai persediaan menghadapi alam pekerjaan. 1.3 Objektif Laporan Industri Setiap pelajar yang sedang menjalani latihan industri dibekalkan dengan buku laporan harian yang berkaitan dengan latihan industri mereka, bagi pelajar yang telah selesai menjalani latihan industri, pelajar diwajibkan untuk menyediakan satu laporan khas latihan industri, laporan ini adalah berdasarkan kerja yang dilakukan semasa menjalani latihan industri selama satu semester. Antara objektif laporan latihan industri adalah seperti berikut: i. Memberi gambaran kepada pembaca mengenai kegiatan gerak kerja yang dilakukan oleh pelajar dan seterusnya peranan jabatan atau firma tersebut. ii. Sebagai buku untuk mengumpulkan segala maklumat dan data yang diperolehi semasa menjalani latihan industri. iii. Menerangkan lebih jelas kerja yang dibuat berdasarkan buku laporan harian pelajar. iv. Sebagai gambaran awal rujukan kepada pelajar yang akan menjalani latihan industri. v. Sebagai rujukan kepada pengurusan syarikat untuk menambahbaikkan kepada syarikat pada masa akan datang. vi. Memenuhi syarat penganugerahan sijil atau diploma Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.
  4. 4. 4 1.4 Kepentingan Latihan Industri Kepada Pelajar Setiap pelajar yang mengikuti Pengajian di Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, telah diwajibkan untuk menjalani latihan industri selama satu semester, bagi pelajar yang mengambil Diploma, mereka akan menjalani latihan industri pada semester yang keenam. Latihan industri diwajibkan kepada setiap pelajar sebelum melayakkan mereka untuk di anugerahkan Diploma tersebut. Kepentingan latihan industri kepada pelajar ialah untuk mendedahkan kepada pelajar suasana kerja yang sebenar, sebelum mereka melangkah kealam pekerjaan yang sebenarnya, pendedahan awal seperti menjalani latihan industri dapat memantapkan jati diri pelajar, selain dapat memberi semangat kepada pelajar untuk meneruskan pengajian mereka sehingga tamat dan memperolehi sijil atau diploma mereka. Setelah menjalani latihan industri, pelajar akan lebih yakin dan mengetahui persekitaran kerja yang sebenar, ini dapat membantu pelajar untuk mempraktikkan apa yang telah dipelajari di dalam bilik kuliah atau bengkel pada kehidupan yang sebenar. Dengan cara ini akan dapat menambahkan pengetahuan dan pengalaman pelajar itu sendiri.
  5. 5. 5 BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI 2.1 Pengenalan Organisasi (SYARIKAT GANDINGAN WIBAWA SDN BHD) Rajah 2.1.1 Logo Syarikat
  6. 6. 6 GANDINGAN WIBAWA SDN BHD (GWSB) merupakan sebuah syarikat yang ditubuhkan pada tahun 2005 berbekalkan pengalaman yang jitu selama 11 tahun dalam bidang pembinaan khusus yang menyeluruh kepada pelanggannya tidak kira bangunan, rumah, longkang mahu pun jalanraya. Syarikat ini sekarang bergiat aktif untuk menyertai kerajaan dan kontrak sektor swasta secara agresif seperti kerja-kerja bangunan dan kerja-kerja awam. Syarikat ini diterajui oleh Mohd Syukri Bin Mohd Ali bersama 4 orang kakitangan yang lain. Sayrikat ini merupakan salah satu daripada 3 anak syarikat Haji Ali Group. Rajah 2.1.2 Carta Organisasi Haji Ali Group ( Syarikat induk Gandingan Wibawa Sdn Bhd ) Syarikat Gandingan Wibawa sdn Bhd disokong oleh kakitangan tersebut yang sangat berpengalaman dan mahir, ia berusaha untuk mencapai tahap kecemerlangan dengan memberikan penekanan yang besar dalam menyediakan kualiti, kebolehpercayaan, kecekapan, kos efektif dan pada masa penyelesaian selaras dengan keperluan khusus pelanggan.
  7. 7. 7 Sejak ditubuhkan kini, syarikat ini telah menunjukkan prestasi kerja yang memberangsangkan. Keberkesanan itu adalah hasil daripada maklum balas yang diterima daripada para pelanggan yang menggunakan perkhidmatan firma ini untuk sebarang projek pembangunan syarikat mereka. Keyakinan dan kepercayaan itu telah didorong oleh tahap kecekapan dan penelitian kerja yang menjadi faktor utama syarikat ini melahirkan keyakinan dan kepercayaan pelanggan terhadap mutu kerja yang dihasilkan. Ini jelas menunjukkan pelanggan berpuas hati dengan hasil kerja yang ditunjukkan oleh syarikat ini sehingga terdapat penambahan bilangan projek dari masa ke semasa sepanjang tempoh syarikat ini beroperasi yang terdiri daripada syarikat-syarikat kerajaan mahupun swasta. Selain daripada perkhidmatan yang disediakan, syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd turut menyediakan perkhidmatan sewaan jentera ‘case’ dan lori. Ini bagi menambahkan pendapatan syarikat selain dari turut membantu dalam kerja-kerja pemunggahan serta pengalihan yang mana tidak dapat dilakukan oleh tenaga manusia.
  8. 8. 8 2.2 Profil Syarikat Nama Syarikat : SYARIKAT GANDINGAN WIBAWA SDN BHD Tarikh Daftar : 02 HbDisember2005 Alamat Premis : Lot 208, Jalan Kuala Krai, Kok Lanas 16450 Kota Bharu, Kelantan. Darul Naim. Telefon/Faks : 09-7880778 / 09-7880777 E-Mail : Gwsb_007@Yahoo.Com No. Pendaftaran : 777473-H Bank : Rhb Islamic Bank Berhad Cawangan Ketereh 16450 Kota Bharu, Kelantan. Darul Naim Rakan Kongsi : Mohd Syukri Bin Mohd Ali Siti Aminah Binti Mohd Ali Modal Yang Dibenarkan : Rm 500,000.00 Modal Berbayar : Rm 250,000.00
  9. 9. 9 2.3 Lokasi Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd terletak di Jalan Kuala Krai berdekatan dengan pasar lama Kok Lanas yang mana diseberang jalannya adalah kedai makanan segera yang terkenal iaitu KFC. Lokasinya agak terpinggir daripada bangunan lain namun ia dianggap strategic bagi syarikat pembinaan kerana dapat mengelak gangguan kebisingan terhadap premis lain kerana jentera berat seperti ‘case’ dan lori sering berhenti di syarikat untuk mendapatkan pembayaran atau lain- lain urusan. Lokasi ini juga menguntungkan kerana berada betul-betul di hadapan jalan besar yang mana akan memudahkan mana-mana pihak untuk mencari pejabat syarikat ini. Mempunyai tempat letak kereta yang cukup untuk pelanggan bagi waktu-waktu tertentu. Waktu berurusan Syarikat Gandingan Wibawa Sdn. Bhd Ahad – Khamis 8.30 pagi – 5.00 petang Rajah 2.1.1 Lokasi Syarikat
  10. 10. 10 2.4 Carta Organisasi Syarikat Rajah 2.4.1 Carta Organisasi Syarikat MOHD SYUKRI BIN MOHD ALI PENGARAH URUSAN & PENGURUS PROJEK SITI NOOR AIN BINTI HASHIM PEMBANTU URUSAN MOHD SUFIAN NOOR BIN HUSSAIN PERNYELIA TAPAK AMIRUDDIN BIN AHMAD TARMIZI PENGARAH & JURUTERA
  11. 11. 11 2.5 Kerja Dan Tanggungjawab 1. Mohd Syukri bin Mohd Ali Kelayakan- Ijazah Sarjana Muda Kuantiti Juruukur (Pengarah Urusan) a) Menyelaras keseluruhan projek dari segi kedua-dua projek fizikal dan kewangan. b) Pembuat keputusan bagi pihak syarikat. c) Menjalankan pentadbiran kontrak dari awal hingga akhir projek d) Menyelaras kerja-kerja merundingkan perintah perubahan untuk lulus ke harga pembinaan. 2. Amiruddin Bin Ahmad Tarmizi Kelayakan- Ijazah Sarjana Muda Kejuruteraan Awam (Kepujian) (Jurutera) a) Bertanggungjawab merancang, penjadualan, menjalankan dan menyelaras aspek teknikal dan pengurusan projek. . b) Bertanggungjawab untuk menyiapkan setiap projek. c) Memerlukan berhubung rapat dengan pelanggan-pelanggan projek diberikan. d) Mengambil bahagian dalam mesyuarat Pelanggan / kontraktor dan menyelesaikan isu-isu Pelanggan / kejuruteraan dan pengurusan projek. e) Pemantauan Belanjawan dan pengesanan trend. f) Membantu dalam penyediaan cadangan projek kejuruteraan.
  12. 12. 12 3. Mohd Sufian Noor bin Hussain Kelayakan- Diploma Kejuruteraan Awam (Penyelia tapak) a) Untuk melaksanakan penyediaan tapak dari segi operasi projek termasuk buruh, bahan dan projek-projek yang berkualiti. b) Memastikan kemajuan projek di landasan yang betul. c) Memastikan keselamatan dan kesihatan pekerja semasa projek itu sentiasa terjaga. d) mengemas kini program kerja di tapak pembinaan. e) Mewakili syarikat itu bagi apa-apa masalah dan perbincangan dengan JKR dan lain-lain yang berkaitan. 4. Siti Noor Ain Binti Hashim Kelayakan – Ijazah Sumber Manusia (Pembantu Urusan Kewangan) a) Membantu menguruskan rekod-rekod kewangan syarikat b) Menyediakan anggaran tuntutan kemajuan bulanan. c) Menyediakan anggaran ukuran kuantiti sama ada untuk memerintahkan semakan dan pengesahan. d) membantu dalam semua kerja-kerja menyediakan dokumen-dokumen projek
  13. 13. 13 BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI 3.1 Ringkasa Tugasan Semasa Latihan Industri Gandingan Wibawa Sdn Bhd adalah salah satu syarikat kontrak yang mana menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan iaitu pembinaan, pembaikan, perobohan dan bina semula dan banyak lagi yang mana berkaitan dengan kejuruteraan awam. Gandingan Wibawa Sdn Bhd juga telah mengambil pelajar-pelajar Latihan Industri dari mana-mana institusi dalam Malaysia. Setiap pelajar akan ditempatkan dalam bahagian yang sesuai dalam melibatkan pengajian mereka bagi mengelakkan berlaku sebarang masalah. GWSB telah menyediakan tempat untuk pelajar Latihan Industri yang mengambil kursus Perakaunan dan Kejuruteraan Awam, mereka akan dibahagikan samada dibahagian pejabat dan tapak-tapak projek.
  14. 14. 14 3.2 Ringkasan Laporan Harian dalam Latihan Industri Setiap pelajar politeknik dikehendaki menulis laporan harian bagi setiap aktiviti- aktiviti yang dilakukan semasa menjalani Latihan Industri dalam tempoh yang ditetapkan bermula dari 19 Jun 2016 sehingga 3 November 2016. Berikut alas ringkasan kerja @ aktiviti yang telah dilakukan:
  15. 15. 15 MINGGU AKTIVITI Minggu Pertama (19 Jun – 23 Jun 2016) a) Lapor diri Latihan Industri di GAndingan Wibawa Sdn Bhd dengan pengurus yang merupakan penyelia Latihan Industri di situ, iaitu Encik Mohd Syukri Bin Mohd Ali pada 19 Jun 2016. b) Dokumen-dokumen yang dibawa semasa lapor diri ialah Surat Jawapan dari organisasi, kad matrik pelajar, dan buku laporan harian sebagai pengenalan diri. c) Diagihkan tugas oleh kerani syarikat iaitu, Kak Ain dan diperkenalkan kepada staf-staf syarikat yang lain. d) Surat-surat Pengesahan Laporan diri perlu dilengkapkan dan ditandatangani oleh penyelia seperti Kad Pengesahan Lapor Diri, Peta Lakaran lokasi tempat Latihan Industri untuk dihantar ke Politeknik Kota Bharu. Kelantan. e) Pada keesokan harinya, Encik Mohd Syukri Bin Mohd Ali mengarahkan untuk membantu Kak Ain dalam kerja-kerja pendokumen semula PV dari tahun 2014 hingga 2016. f) Selain itu, Kak Ain turut mengajar cara pendokumen resit-resit jualan atau belian yang lain yang berkaitan dengan urusan perniagaan GWSB.
  16. 16. 16 Minggu Kedua (26 Jun – 30 Jun 2016) a) Pada minggu kedua, syarikat Gandingan Wibawa dalam proses membuat permohonan untuk mengendalikan tender bagi suatu projek di Jalan Persiaran Rahmat, Machang, Kelantan. b) Membantu Kak Ain untuk menyemak setiap helaian tender dan jika tiada sebarang masalah, menurunkan tandatangan sebagai saksi bahawa setiap yang dicatatkan dalam projek itu adalah benar. Selepas itu, jika tiada masalah atau kesalahan untuk diperbaiki dalam setiap harga yang ditawarkan kepada pelanggan. Maka cop syarikat kontraktor yang diturunkan. c) Menyambung kerja minggu lepas yang tertunggak iaitu membuat pendokumen semula baucer tunai syarikat dari tahun 2014 hingga 2016. Setiap baucer tunai mestilah diasingkan mengikut tahun masing- masing dan disusun mengikut tarikh. Tarikh, nombor baucer tunai, detail pembelian, amaun dan nombor cek dicatatkan dalam senarai ringkasan baucer tunai dengan kemas dan teratur.
  17. 17. 17 d) Pada hari selasa, Kak Ain tidak dapat hadir ke pejabat atas masalah kesihatan lalu mengarahkan saya untuk mengemaskini buku harian aktiviti jentera ‘case’ untuk hari tersebut. Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd mempunyai dua buah jentera ‘case’ yang bernombor DCW 7411 dan DCR 7411 yang dikendalikan oleh dua orang pemandu yang berlainan. Untuk mengemaskini buku harian tersebut, saya dikehendaki untuk menelefon kedua-dua orang pemandu dan bertanyakan di mana beliau sekarang bekerja untuk hari tersebut dan menanyakan siapa di penyewa jentera tersebut serta kos sewaan tersebut. Detail dinyatakan dengan kemas dan teratur serta dicatatkan di papan kenyataan Jadual Tempahan Case. e) Belajar cara untuk menulis cek untuk transaksi pengeluaran wang syarikat. f) Hari khamis merupakan hari pembayaran wang gaji untuk pekerja tapak pembinaa, menolong kontraktor mengira setiap gaji untuk setiap pekerja.
  18. 18. 18 Minggu Ketiga (10 Julai – 14 Julai 2016) a) Membuat penjumlahan semula bagi PV mengikut tahun masing-masing. b) Melakukan pengemaskinian menyeluruh terhadap fail projek- projek kerajaan seperti Majlis Daerah Machang, Majlis Daerah Pasir Mas, dan lain-lain. c) Membantu kontraktor membuat pengiraan untuk gaji pekerja tapak pembinaan. Minggu Keempat (17 Julai – 21 Julai 2016) a) Mengasingkan baucer tunai mengikut projek masing-masing. Setiap projek disusun di dalam fail kertas berwarna coklat dan disatukan menggunakan ‘plastic fastener’. b) Belajar cara membuat invois dengan Kak Ain, setiap invois mesti dinyatakan kepada siapa invois itu ditujukan, tarikh invois ditulis, detail tuntutan invois dan jumlah amaun invois yang akan dituntut. c) Membantu kontraktor mengira dan membahagikan wang gaji kepada pekrja tapak pembinaan.
  19. 19. 19 Minggu Kelima (24 Julai – 28 Julai 2016) a) Belajar cara menulis baucer tunai dengan Kak Ain, antara perkara yang harus dinyatakan dalam baucer tunai adalah tarikh, nama pengarah, senarai pembayaran yang dibuat, amaun pembayaran, nombor cek bank dan tandatangan sebagai penyedia baucer tunai. Selepas itu, setaip baucer yang dikeluarkan harus ditandatangai oleh pengarah untuk disahkan. b) Belajar cara memasukkan wang kedalam akaun syarikat untuk setiap pembayaran yang diterima oleh syarikat. c) Melakukan pengemaskinian terbaru untuk fail projek-projek kerajaan. d) Membantu kerani dan kontraktor membahagikan wang gaji kepada pekerja tapak pembinaan. Minggu Keenam (31 Julai – 4 Ogos 2016) a) Menyemak dan mengira secara manual senarai tuntutan kepada syarikat Haji Ali Homes untuk beberapa buah projek yang telah siap dilaksanakan. b) Pengarah syarikat mengarahkan untuk setiap simpanan dokumen baucer tunai mesti dibuatkan salinan dalam bentuk ‘soft-copy’ iaitu simpana salinan dokumen di dalam computer.
  20. 20. 20 c) Membantu kontraktor mengira dan membahagikan wang gaji kepada pemandu jentera ‘case’ dan pekerja di tapak pembinaan. Minggu Ketujuh (7 Ogos – 11 Ogos 2016) a) Belajar cara menulis tempahan belian/Purchase Order (PO) dari kak Ain. Antara perkara yang harus dinyatakan dalam Po adalah tarikh, kuantiti barang yang ditempah, kadar barang hendak ditempah dan nama pembekal barang akan ditempah serta nama dan tandatangan si penyedia PO tersebut. b) Menyambung kerja minggu lepas iaitu membuat salinan ‘soft-copy’ untuk semua PV syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd. c) Membuat Ringkasan Senarai Kuantiti bagi 6 projek penyelenggaraan oleh GWSB. Setiap senarai disertakan dengan jumlah kos barang atau perkhidmatan sekali. d) HARI KHAMIS CUTI- INTERVIEW KERJAYA DI POLITEKNIK KOTA BHARU. Minggu Kelapan (14 Ogos – 18 Ogos 2016) a) Mengemaskini boranmemg sebut harga dan ringkasan bagi beberapa buah syarikat kontraktor dari syarikat Seri Galang Ent, Sri Ska Ent, Jamilah Trading dan UNDG Ent.
  21. 21. 21 b) Mengemaskini buku aktivit harian jentera ‘case’ yang bernombor DCW 7411 dan DCR 7411. c) Menyambung kerja minggu lepas iaitu membuat salinan ‘soft-copy’ untuk semua PV syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd. d) Menulis cek bagi syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd dan Warisan Gandingan Sdn Bhd untuk bayaran mingguan. Minggu Kesembilan (21 Ogos – 25 Ogos 2016) a) Membuat suray tawaran kerja untuk projek yang bakal dilakukan. b) Menyambung kerja minggu lepas iaitu membuat salinan ‘soft-copy’ untuk semua PV syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd. c) Menulis cek serta baucer tunai untuk bayaran mingguan serta ‘claim’ kakitangan syarikat. Minggu Kesepuluh (28 Ogos – 1 September 2016) a) Mengemaskini baucer-baucer tunai untuk projek-projek syarikat nagi semua pembayaran yang telah dilakukan pada minggu lepas. b) Membuat Foto Kemajuan Kerja bagi projek yang telah disiapkan untuk tujuan tuntutan bayaran seperti yang telah dipersetujui.
  22. 22. 22 c) Membuat invois bagi sewaan Van TBS 2058 oleh Syarikat Muqis Resources. d) HARI RABU- CUTI MERDEKA e) Menulis cek untuk setiap tuntutan kakitangan syarikat. Minggu Kesebelas (4 September – 8 September 2016) a) Menulis baucer tunai untuk semua pembayaran yang dilakukan pada minggu lepas. b) Menulis invois kepada Haji Ali Homes untuk semua sewaan jentera ‘case’ dan pembelian tanah. c) Melakukan pengemaskinian semula terhadap fail projek-projek kerajaan iaitu Majlis Daerah Machang. d) Membuat pengiraan untuk pembayaran mingguan dan mengeluarkan cek. Minggu Kedua Belas (18 September – 8 September 2016) a) Mengemaskini baucer tunai projek- projek syarikat bagi semua urusan pembayaran yang dilakukan sepanjang minggu lepas. b) Mengemaskini buku aktiviti harian jentera ‘case’ dan lori. c) Membuat semakan semua hutang syarikat Gandingan Wibawa dengan syarikat-syarikat pembekal untuk projek-projek yang telah disiapkan.
  23. 23. 23 d) KERJA LUAR- mewakili syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd untuk menyelesaikan tuntutan bayaran dari syarikat induk, Haji Ali Homes Sdn Bhd. e) Membuat pengiraan untuk pembayaran mingguan dan mengeluarkan cek. Minggu Ketiga Belas (25 September – 29 September 2016) a) Mengemaskini baucer tunai projek- projek syarikat bagi semua urusan berkaitan baucer tunai minggu lepas. b) Menulis baucer tunai dan cek untuk tuntutan kakitangan pada sepanjang minggu lepas sehingga minggu ini. c) Membuat invois untuk syarikat Muqis Resources bagi pembelian dan penyewaan jentera. d) Mengemaskini buku aktiviti harian jentera ‘case’ bernimbor plat DCW 7411 dan DCR 7411 serta van TBS 2058. e) KERJA LUAR- KE MAJLIS DAERAH MACHANG UNTUK MENGURUSKAN TUNTUTAN BAGI PROJEK YANG TELAH DISIAPKAN. Minggu Keempat Belas (25 September – 29 September 2016) a) Tulis baucer tunai untuk setiap bayaran pada minggu lepas. b) Kemaskini baucer tunai untuk bayaran minggu lepas.
  24. 24. 24 c) KERJA LUAR – KE MUQIS RESOURCES UNTUK TUJUAN TUNTUTAN PEMBAYARAN. d) Membantu kontraktor untuk mengira dan membahagikan wang gaji kepada pekerja tapak pembinaan. Minggu Kelima Belas (9 Oktober – 13 Oktober 2016) a) Mengemaskini baucer tunai untuk projek-projek syarikat bagi semua urusan berkaitan dengan pembayaran untuk minggu lepas. b) Menulis tempahan pembelian / Purchase Order (PO) kepada syarikat Mat Lie yang merupakan pembekal batang paip. c) Mengira semua hutang tertunggak dengan syarikat pembekal iaitu Asahan Sdn Bhd. d) Mengira kos tukang bagi projek SPNB 2 untuk sepanjang tahun 2016. e) Mengeluarkan cek bagi syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd dan Warisan Gandingan Sdn Bhd. Minggu Keenam Belas (16 Oktober – 20 Oktober 2016) a) Menulis baucer tunai bagi bayaran mingguan untuk Gandingan wibawa Sdn Bhd dan Warisan Gandingan Sdn Bhd.
  25. 25. 25 b) Mengemaskini semua fail baucer tnai untuk van TBS 2058 kerana kesilapan pendokumen antara fail baucer tunai TBS 2058 dan TBS 2058 (SUPPLY). c) Membuat invois bagi sewaan jentera ‘case’ oleh syarikat Haji Ali Homes. d) Menulis tempahan belian/ purchase order untuk projek Banglo Machang Lot 6059. Minggu Ketujuh Belas (23 Oktober – 27 Oktober 2016) a) KERJA LUAR – MEWAKILI SYARIKAT KE YUSRI MAJU SDN BHD b) Membuat invois bagi tuntutan bayaran dengan Majlis Daerah Machang bagi projek yang telah disiapkan. c) KERJA LUAR – MEWAKILI SYARIKAT KE PEJABAT PERKESO d) Mengemaskini baucer tunai bagi minggu lepas. e) Membuat surat memohon tapak penggunaan tapak parking Majlis Daerah Machang.
  26. 26. 26 Minggu Kelapan Belas (23 Oktober – 27 Oktober 2016) a) Membuat baucer tunai dan cek untuk gaji kakitangan dan perbelanjaan bulanan seperti ansuran kereta dan sewa pejaba b) Menulis baucer tunai untuk bayaran mingguan minggu lepas. c) Membuat pengiraan untuk pembayaran mingguan dan mengeluarkan cek.
  27. 27. 27 BAB 4 LAPORAN TEKNIKAL 4.1 BAHAGIAN MENGENAI LAPORAN KEWANGAN SYARIKAT 4.1.1 Tujuan Laporan Kewangan Laporan kewangan bertujuan:- i. Tujuan utama penyata kewangan ini dilakukan adalah untuk menunjukkan samada perniagaan mengalami keuntungan ataupun kerugian bagi satu tempoh masa perakaunan. Biasanya dalam tempoh masa setahun. Manakala kunci kira-kira akan menunjukkan kedudukan kewangan sesuatu perniagaan bagi satu tempoh masa. Kedudukan kewangan yang dimaksudkan adalah berkenaan dengan asset, liability dan ekuiti pemilik. Adakah asset syarikat dapat menanggung liability yang ditanggung oleh syarikat melalui pengiraan ratio-ratio tertentu. Jadi dengan mengetahui kedudukan kewangan syarikat maka dapatlah syarikat membuat sesuatu perancangan masa depan syarikat tersebut dan dapat membantu dalam membuat seseuatu keputusan yang bakal diambil kelak.
  28. 28. 28 ii. Laporan kewangan yang lengkap dan terperinci bagi setiap urusniaga dalam perniagaan yang lebih besar akan membolehkan secara kesilapan atau fraud dalam perniagaan dapat ditemui. Hal ini akan membolehkan proses pengauditan oleh juruaudit nanti akan lebih mudah dan mengurangkan kos pengauditan. Seorang akauntan haruslah sentiasa berwaspada terhadap kemungkinan berlakunya kesilapan dan fraud besar oleh pihak pengarah ataupun pihak pengurusan, berbekalkan dengan kemungkinan kecuaian dan kesilapan maklumat yang diterima. iii. Laporan kewangan dapat membantu banyak pihak untuk membuat keputusan. Ia dapat membantu pihak dalaman iaitu pengurus syarikat atau pekerja-pekerja syarikat untuk mengetahui sejauh mana perjalanan perniagaan mereka selama ini. Ini dapat membantu mereka dalam perancangan utnuk syarikat pada masa yang akan datang dan kepada pihak luar pula seperti bank dalam hal pemberian kredit bakal-bakal pelabur sama ada untuk melabur atau tidak. Pemegang saham pula untuk mengetahui sejauh manakah faedah yang mereka akan diterima dan lain-lain lagi. iv. Hasil dari laporan kewangan ini dapat memberikan petunjuk kepada pihak pengurusan bagi memperbaiki kecekapan perniagaan. Ini termasuk memberi bantuan kepada pihak pengurusan untuk membaiki kawalan-kawalan perakaunan dalam sesuatu perniagaan bagi mengelakkan daripada berlaku sebarang kesilapan catat akan maklumat kewangan syarikat pada masa akan dating.
  29. 29. 29 4.1.2 Latar Belakang Kunci Kira-Kira Kunci kira-kira merupakan penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan sesebuah perniagaan. Maklumat-maklumat yang terkandung dalam Kunci Kira-kira ialah nama perniagaan, tajuk Kunci Kira-kira, butiran dan nilai aset, butiran dan nilai liabiliti,serta butiran dan nilai ekuiti pemilik. Tujuan Kunci Kira-kira disediakan adalah untuk mengetahui kedudukan kewangan sesebuah perniagaan seperti jumlah aset, hutang, dan modal bagi suatu tempoh perakaunan. Gambar Rajah 4.1 Format Mengira Kunci Kira-Kira
  30. 30. 30 4.1.3 Dokumen-Dokumen Perakaunan Sepanjang menjalani latihan industri di syarikat ini, pelajar telah mengunakan beberapa dokumen perakaunan yang kerap kali digunakan oleh syarikat ini dalam menjalankan urusan perniagaan mereka. Antaranya; i. Baucer Pembayaran (Payment Vaucher) ii. Baucer Tunai iii. Nota Kredit iv. Kaki Bank v. Penyata Bank vi. Pesanan Belian (Purchase Order) vii. Invois (Invoice) viii. Buku Cek (Cheque Book) Baucer Pembayaran (Payment Vaucher) Untuk memperketatkan kawalan dalaman syarikat biasanya menggunakan satu dokumen kawalan yang dinamakan boucer. Baucer digunakan apabila sahaja syarikat mengeluarkan wang bagi tujuan pembayaran kepada pembekal dan sebagainya. Bayaran tidak akan dibuat tanpa baucer. Syarat bagi pengeluaran wang menggunakan boucer adalah baucer tersebut hendaklah disemak dan diluluskan oleh kakitangan yang dipertanggung jawabkan. Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam baucer ialah bayaran dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya? Tarikh baucer dan tandatangan orang yang menyediakan boucer, yang menyemak boucer dan yang meluluskan baucer perlu ada pada baucer tersebut sebelum bayaran
  31. 31. 31 dibuat. Pehak yang meluluskan bayaran hendaklah mempastikan bayaran adalah sah dan disokong oleh dokumen saperti bil atau invois. Kalau bayaran mengunakan cek baucer ini dinamakan baucer (bayaran) cek. Nombor cek perlu di tulis pada baucer tersebut.Kalau tunai dibayar menggunakan baucer ini baucer dinamakan baucer (bayaran) tunai. Baucar Tunai Baucar tunai tunai disediakan bagi pembayaran secara tunai. Ia dikeluarkan untuk memberitahu jumlah yang telah dibayar kepada pembekal. Ia juga boleh dijadikan bukti untuk pembayaran sesuatu barang tersebut. Gambar Rajah 4.2 Baucer Tunai Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd
  32. 32. 32 Gambar Rajah 4.3 Baucer Tunai Syarikat Warisan Gandingan Sdn Bhd Nota Kredit Nota kredit merupakan salah satu maklumat penting untuk merekod transaksi di dalam proses membuat akaun. Ia digunakan apabila terdapat pulangan barangan yang rosak, salah jenama, atau pecah. Catatan akaun perlu direkodkan kerana catatan akan memberi kesan terhadap jumlah hutang.
  33. 33. 33 Kaki Bank Kaki cek bank merupakan dokumen penting yang perlu diberikan oleh pihak pelanggan untuk disemak terhadap sesuatu perbelanjaan. Kaki cek merupakan keratan rentas yang ditinggalkan di dalam buku cek selepas sesuatu cek tersebut digunakan. Keratan cek ini sangat penting untuk mengetahui jumlah wang yang digunakan dalam perniagaan bagi sesebuah perniagaan. Ia perlu ditulis dengan ringkas dan tepat supaya seseorang yang membuat sesuatu akaun itu memahami jenis perbelanjaan yang dilakukan. Penyata Bank Penyata bank merupakan salah satu dokumen perniagaan yang perlu diberi oleh pihak bank kepada unit kewangan Gandingan Wibawa Sdn Bhd. Pada setiap akhir bulan, pihak bank akan mengeluarkan penyata bank bagi akaun sesebuah perniagaan. Ia merupakan rekod akaun semasa perniagaan antara pihak bank dengan pelanggan. Pihak yang membuat akaun sesebuah perniagaan sangat memerlukan dokumen penyata bank ini untuk menyemak ketepatan catatan buku tunai serta baki wang tunai di dalam akaun. Tujuan penyata bank disediakan adalah untuk merekod setiap transaksi cek keluar masuk didalam sesebuah akaun perniagaan. Secara terperincinya, apabila pihak planggan memasukkan aliran wang ke dalam akaun, maka pihak bank akan merekodkan transaksi tersebut dibahagian kredit. Bagi transaksi tersebut, pihak pelanggan akan merekod debit di dalam buku tunai. Apabila aliran wang tunai dikeluarkan, maka pihak bank akan merekod transaksi tersebut di bahagian debit untuk akaun semasa pelanggan. Bagi pelanggan pula, rekod tersebut perlu dikreditkan di dalam buku tunai di bahagian lajur bank. Antara tujuan lain penyata bank diperlukan adalah :-
  34. 34. 34 i) Menyesuaikan baki di buku tunai dan baki di penyata bank. ii) Memastikan ketepatan nilai rekod di baki tunai. iii) Mengenal pasti sebab perbezaan di antara baki di buku tunai dan baki di penyata bank. Pesanan Belian (Purchase Order) Pesanan Belian atau ‘Purchase Order’ (PO) adalah surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan berdasarkan ‘Quotation’ (surat penawaran). Surat ini sangat penting karena berisi komitmen dari pelanggan. Jika di kemudian hari pada saat kita sudah mengantarkan barang atau menyelesaikan jasa dan pelanggan menyangkalnya, maka PO ini dapat menjadi bukti. PO biasanya juga merinci bagaimana tahapan pembayaran dilakukan. Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam pesanan belian ialah pesanan dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya? Tarikh dan tandatangan orang yang menyediakan PO ini. Nombor telefon si pembuat pesanan dan kemana barang pesanan itu mahu dihantarkan. Dalam syarikat ini, PO selalu dibuat kontraktor kerana ingin membuat pesanan barang ingin dihantar ke tapak pembinaan.
  35. 35. 35 Gambar Rajah 4.4 Resit PO Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd Invois (Invoice) Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pelanggan kita sesuai kesepakatan di PO. Invois ini mengandungi perincian barang /khidmat dengan harga sesuai PO, tidak boleh berubah walaupun harga tersebut telah mengalami kenaikan dari pembekal kita. Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam invois ialah bayaran dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayaran yang ditagih. Tarikh invois dan tandatangan orang yang menyemak invois perlu ada pada invois tersebut sebelum tuntutan bayaran dibuat. Dan sekiranya bayaran bagi tuntutan invois itu telah dibuat, cop ‘PAID’ pada invois tersebut bagi mengelakkan keliruan tuntutan pada masa akan dating.
  36. 36. 36 Gambar Rajah 4.5 Invois Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd Buku Cek (Cheque Book) Cek ialah perintah bertulis kepada institusi kewangan supaya membayar jumlah khusus dalam sesuatu mata wang seperti yang dinyatakan. Dalam keadaan di syarikat Gandingn Wibawa Sdn Bhd, bank RHB menjadi pilihan mereka untuk melakukan sebarang urusan pembayaran atau pemindahan wang dalam matawang Ringgit Malaysia. Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam cek ialah nama si penerima pembayaran tersebut, amaun dalam Ringgit Malaysia, tarikh cek dikeluarkan dan tandatangan pemilik cek tersebut. Setiap ejaan atau nama mestilah betul bagi mengelakkan sebarang masalah semasa berurusan dengan bank kelak.
  37. 37. 37 Gambar Rajah 4.6 Contoh Cek RHB Bank 4.1.4 Penerangan Perbezaan Antara Buku Tunai Dengan Penyata Bank Transaksi direkodkan di dalam buku tunai tetapi tidak direkodkan di dalam penyata bank. i) Kesilapan di dalam buku tunai ii) Cek belum di ‘clear’ kan. Transaksi direkodkan di dalam penayata bank tetapi tidak direkodkan di dalam buku tunai. i) Cek tidak laku ii) Penerimaan tunai atau cek oleh pihak bank iii) Pembayaran oleh pihak bank
  38. 38. 38 4.1.5 Penyediaan Akaun Perniagaan (Syarikat Guaman) Untuk penyediaan akaun bagi syarikat yang dikawal selia oleh syarikat guaman, akaun pelanggan merupakan akaun amanah yang daripada ‘stakeholder’. Surat tuntutan iaitu ‘Certified by Architect’ sangat diperlukan dalam proses membuat akaun. Proses untuk memudahkan kawal selia akaun tersebut, pembuat akaun harus bijak dalam menyusun atur proses akaun tersebut. Oleh itu, beberapa peraturan haruslah diikuti bagi memudahkan proses membuat akaun perniagaan kawalan syarikat guaman. Antara langkah-langkah tersebut ialah :- a) Segala yuran guaman yang diterima secara berasingan haruslah dimasukkan ke dalam akaun pejabat iaitu ‘office account’ tetapi sekiranya yuran guaman itu bercampur dengan bayaran-bayaran lain, ia lebih mudah untuk terus dimasukkan ke bank iaitu ‘Client Account’. Selain itu, bayaran ‘disbursement’ juga adalah lebih mudah di masukkan ke dalam ‘Client Account’. b) Bayaran ‘disbursement’ lebih mudah dimasukkan teros ke akaun ‘Client Account’. c) Penerimaan wang daripada ‘stakeholder’ iaitu daripada bank, atau pihak kerajaan hendaklah dikeluarkan ‘official receipt’ sebagai bukti penerimaan pembiayaan tersebut dan hendaklah terus dimasukkan ke dalam ‘Client Account’. d) Sekiranya kebanyakan urusan menggunakan aliran wang tunai daripada ‘Office Account’, maka tuntutan pembayaran boleh dibuat daripada ‘disbursement’ untuk dipindahkan dari ‘Client Account’ ke ‘Office Account’. Tetapi dengan syarat ia tidak boleh dicampurkan dengan yuran guaman. e) Oleh itu, kesemua wang ‘disbursment’ sahaja tanpa dicampur dengan yuran guaman sahaja boleh dipindahkan ke ‘Office Account’.
  39. 39. 39 f) Selepas dibuat pindahan ke ‘Office Account’, baucar akan dikeluarkan dan disenaraikan segala nilai pembelian, nama pembeli atau fail mengikut peringkat keperluan. g) Yuran guaman hanya boleh dipindahkan selepas tamat urusan dengan fail pelanggan iaitu ‘closing file’ dengan menyenaraikan beberapa butiran dan beberapa jumlah amaun yang telah dicatat di dalam baucar pembayaran dan terus difailkan ke dalam ‘Office Account’ berserta slip bank selepas dibuat pembayaran tersebut. 4.1.6 Proses Penyimpanan dan Penyusunan Baucer Tunai/ ‘Payment Voucher’ Pertama sekali hendaklah mendapat senarai bayaran mingguan yang dibuat pada hujung minggu lepas iaitu hari khamis dan telah disahkan oleh pengurus syarikat. Setelah mendapatkan senarai bayaran mingguan, semua pembayaran yang dibuat sepanjang minggu lepas akan dibuatkan PV (Payment Voucher) bagi mengawal keluaran duit dari syarikat. Pembayaran tidak akan dibuat tanpa PV. Setiap minggu, bayaran untuk satu-satu projek akan dibuat dan cek akan dikeluarkan bersama dengan PV bagi projek masing-masing. Bagi penyimpanan data, Syarikat GWSB membuat 2 jenis penyimpanan iaitu penyimpanan secara ‘soft-copy’ dan simpanan secara ‘hard-copy’. Bagi penyimpanan secara ‘hard-copy’, semua kerja dilakukan secara manual iaitu secara bertulis tangan dan pengiraan menggunakan kalkulator. Langkah-langkah penyimpanan adalah seperti berikut :
  40. 40. 40 1. PV dibuat akan dikepilkan sekali dengan sebarang bukti pembayaran yang . telah dibuat oleh syarikat seperti resit bayaran dan lain-lain. 2. PV yang telah dikepilkan bersama resit akan ditebuk lubang dan dimasukkan ke dalam fail PV mengikut projek masing-masing. 3. Sebarang kemasukan PV baru di dalam Fail PV Projek akan dicatatkan ke dalam Ringkasan Bayaran yang ditampil di muka depan fail PV. Anatara maklumat yang akan dicatatkan adalah bilangan, tarikh PV, nombor PV, nombor cek, jumlah bayaran PV dan akhir sekali kepada siapa dibuat yang mana lebih kepada detail pembayaran projek. 4. Siap sahaja menulis segala maklumat diatas, pengiraan semula jumlah PV akan dibuat. Ini adalah bertujuan untuk memastikan setiap jumlah pembayaran yang dilakukan atas satu-satu projek adalah jumlah terkini, ‘up- to-date’. Gambar Rajah 4.7 Contoh ‘HARD-COPY’ baucer tunai disimpan
  41. 41. 41 Bagi penyimpanan secara ‘soft-copy’, semua kerja dilakukan secara berlomputer yang mana segala langkah penulisan dan pengiraan akan dibuat di dalam perisian Microsoft Excel 2010. Langkah-langkah penyimpanan adalah seperti berikut : 1. Komputer dihidupkan. 2. Tekan pada ‘My Computer’ , ‘Local Disc [c]’ dan seterusnya buka folder Akaun yang mana mengandungi dua lagi folder iaitu Akaun GWSB dan Akaun WGSB.
  42. 42. 42 3. Jika PV yang dikeluarkan oleh Syarikat GWSB, maka buka folder GWSB.
  43. 43. 43 4. Buka akaun yang terkini iaitu 2016 5. Dalam satu Microsoft Excel 2010, semua projek diletakkan sekali. Cari projek mana yang telah PV dikeluarkan. 6. Masukkan bilangan, tarikh PV dikeluarkan, nombor PV, nombor cek, jumlah bayaran dan detail pembayaran 7. Menggunakan perisian Excel ini, penjumlahan semula semua PV projek adalah tidak perlu kerana pengiraan sendiri akan dilakukan secara automatic oleh computer dan pengiraannya adalah lebih tepat.
  44. 44. 44 4.1.7 Penutup Penyediaan penyata pendapatan dan penyimpanan dokumen-dokumen kewangan sangat penting supaya disediakan dengan teliti dan kemas. Hal sedemikian kerana untuk menjamin kualiti dan mengekalkan keyakinan kepada pelanggan tentang profesionalisme pengurusan perniagaan Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd. Pengurusan kewangan yang berkesan dapat membantu dan mengawal keluar masuk wang dalam syarikat dengan lebih berkesan dan menentukan keuntungan atau kerugian semasa syarikat dengan lebih tepat.
  45. 45. 45 4.2 Sistem Pemfailan Sistem pemfailan sangat dalam setiap organisasi. Segala dokumen dan maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan betul supaya mudah dicari dan dapat mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat syarikat daripada tercicir atau hilang. Sistem pemfailan yang berkesan terhasil daripada perancangan dan pengurusan yang teliti da sisetmatik ke atas fail-fail yang membawa kepentingan kepada firma. Memandangkan dokumen-dokumen tersebut adalah penting, maka tanggungjawab setiap staf di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd akan mengendalikan dokumen tersebut ke dalam fail. Fail mempunyai kepentingan yang penting iaitu :- i. Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk yang diperlukan. ii. Pengguna dapat menggunak segala maklumat yang telah direkodkan dalam tempoh masa yang panjang. iii. Sebagai bahan rujukan. iv. Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan. v. Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem fail dibuat bertujuan untuk memudahkan pencarian maklumat di dalam keadaan yang pantas, mudah dan selamat. Faktor-faktor pengkelasan yang terbaik perlu diambil kira seperti :- a. Boleh diubah suai b. Boleh dikemaskini c. Kesamaan d. Penjimatan Kos e. Penyelarasan dan kawalan f. Mudah dikesan atau dicari
  46. 46. 46 4.2.1 Kelebihan Sistem Pemfailan Kerja pemfailan mempunyai banyak kelebihan dan tujuannya. Antara kelebihan tersebut adalah :- i. Mempertingkatkan kualiti pentadbiaran jabatan dengan memberikan semua tumpuan terhadap semua proses pendokumentasian pengurusan maklumat, sistem fail dan penyimpanan rekod. ii. Mendapatkan pengetahuan yang bagi menyediakan sebuah buku panduan / atau manual pengurusan fail dan rekod. iii. Dapat menguruskan pelaksanaan sistem fail secara sistem sistmeatik dan konsisten tanpa menimbulkan kekeliruan. Dapat melicinkan operasi sesebuah syarikat.
  47. 47. 47 4.2.2 Peralatan / Dokumen Yang Diguna Pakai a. Rak Fail Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokemen sama ada yang firma ataupun yang pelanggan. Pada rak fail, dilekatkan label mengikut abjad dan membuat pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti ruang untuk fail akaun, fail cukai, fail bajet dan sebagainya. b. Alat Penebuk Lubang Alat penebung lubang digunakan untuk menebuk kertas semasa membuat proses pemfailan. c. ‘Plastic Fastener’ Digunakan untuk mengikat surat supaya tidak berselerak dan mudah memperkemaskan dokumen dan surat. d. Klip Alatan kecil yang sangat diperlukan untuk mengepilkan dokumen- dokumen di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd. e. ‘Stapler’ Terdapat dua jenis ‘stapler’ yang diguna pakai iaitu stapler besar dan stapler kecil.
  48. 48. 48 4.2.3 Pemfailan Mengikut Tarikh dan Kronologi Prosedur memfail dan mengikut susunan tarikh adalah merupakan satu kaedah yang digunakan bagi memfailkan surat atau dokumen oleh firma mengikut tarikh seperti yang tercatat di didalam surat yang diterima daripada pelanggan. Hal ini bermakna, segala dokumen yang diterima awal akan difailkan terlebih dahulu. Manakala dokumen yang diterima kemudian akan disusun dibahagian atas sekali di dalam fail. 4.2.4 Pemfailan Mengikut Tajuk / Perkara Surat-surat dan dokumen boleh disusun mengikut tajuk atau perkara dan kemudian disusun mengikut turutan abjad. Panduan utama kepada perkara-perkara yang berkaitan dengan urusan yang berkaitan dengan projek-projek yang telah dijalankan oleh firma / syarikat, slip gaji pekerja, pinjaman dan lain-lain lagi. Kebaikan pemfailan jenis ini adalah dapat mengumpulkan segala dokumen dan data yang berkaitan dengan surat menyurat dapat dikumpulkan bersama bagi mendapatkan rujukan yang cepat dan mudah. 4.2.5 Pemfailan Mengikut Jenis Dokumen Perniagaan Setiap dokemen yang dterima daripada pelanggan akan disertakan dengan dokumen data perniagaan yang telah dijalankan. Ini memudahkan kerja merekod dalam proses perakaunan. Antara data dan dokumen perniagaan adalah :- a. Baucar pembayaran b. Jurnal baucar c. Baucar tunai d. Invois e. Lain-lain yang berkaitan dengan perakaunan dan pengurusan
  49. 49. 49 4.2.6 Proses Pemfailan i. Menyusun Salinan Resit Pembayaran Setiap dokumen seperti resit pembayaran iaitu resit kompaun, resit perlesenan dan resit cukai taksiran yang dibayar di kaunter bayaran akan diambil dan disemak sebelum dijilid mengikut tarikh dan nombor resit tersebut sebelum dimasukkan ke dalam fail. Proses kerja adalah membuat penyemakan dan penyusunan mengikut tarikh salinan resit. Sistem penyimpanan resit yang tidak sistematik akan meyukarkan kerja pencarian data atau maklumat perniagaan. Oleh itu, segala salinan resit atau dokumen perniagaan pelanggan perlu disimpan dengan teratur. ii. Menyusun salinan Cek Di Dalam Fail Cek yang telah dikeluarkan hendaklah disemak sama ada amaun di dalam cek sama atau tidak amaun yang telah dibuat. Salinan dariapad cek akan direkod ke dalam baucar dan akan dibuat rujukan jika ada sebarang masalah yang berlaku. Cek disusun di dalam fail mengikut tarikh, bulan dan tahun. 4.2.7 Memasukkan Segala Dokumen Ke Dalam Fail Yang Bersesuaian Dan Tempat Fail Disimpan. Setelah selesai menyusun segala dokumen yang ingin disimpan, proses menebuk lubang dan memasukkan ke dalam fail merupakan proses yang terakhir dalam sistem pemfailan ini serta menyimpan kesemua fail tersebut di dalam rak simpanan fail.
  50. 50. 50 BAB 5 KESIMPULAN Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT) telah menetapkan semua pelajar Politeknik untuk menjalani latihan industri sebagai syarat sebelum menerima ijazah untuk sijil atau diploma. Latihan industri telah membawa banyak manfaat dan ganjaran kepada setiap pelajar. Latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar kepada suasana persekitaran kerja yang sebenar. Ia adalah suasana yang berbeza di mana pelajar perlu lebih berdisiplin, tanggungjawab, amanah dan professional dalam setiap kes. Di sampaing itu, sikap pintar juga amat penting untuk menangani masalah inventori peribadi untuk memperbaiki dunia dalam memahami cabaran perniagaan dan ujian sama ada jatuh atau meningkatkan prestasi sesebuah organisasi.
  51. 51. 51 Sepanjang 4 bulan lebih, latihan industri ini bermula dari 19 Jun 2016 hingga 3 November 2016 di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd, pelbagai pengetahuan dan pengalaman telah saya perolehi. Dengan itu, saya juga mampu menyemai kepercayaan dan tanggungjawab untuk aktiviti-aktiviti atau kerja yang telah dilakukan. Banyak perkara baru telah saya pelajari, antara yang boleh digubal adalah seperti berikut: a) Dapat memahami dunia perniagaan dan pelbagai risiko dan cabaran b) Belajar bagaimana untuk berkomunikasi dengan berkesan samada dengan pelanggan ataupun kakitangan syarikat c) Boleh memahami dan mengkaji system pengurusan organisasi yang memerlukan kemahiran yang tinggi. d) Membangunkan tahap keyakinan yang tinggi untuk berurusan dengan tingkaj laku yang berbeza daripada individu yang berbeza e) Pelajar boleh menimba ilmu dan pengalaman yang banyak sebagai asset semula jadi untuk bergerak ke dalam dunia kerja yang sebenar. f) Cara penyelesaian masalah yang tepat dan berkesan g) Pelajar dapat membina hubungan yang baik di semua peringkat masyarakat sama ada dengan pekerja kanan, orang bawahan atau pelanggan yang dating berurusan Latihan industri telah memberi peluang untuk mengalami rasa keadaan mereka sendiri, bekerja mempunyai banyak perbezaan dengan situasi pembelajaran mereka selama ini. Di samping itu, Politeknik juga banyak memberi petunjuk dan pengetahuan mengenai latihan industri untuk dilaksanakan dengan betul. Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada Politeknik Kota Bharu dan Syarikat Gandingan
  52. 52. 52 Wibawa Sdn Bhd lantas untuk menerima kehadiran saya dengan senang hati dan tidak pernah gagal untuk memberi bimbingan dan tunjuk ajar dalam tempoh ini. Setelah tamat latihan industri ini, saya lebih yakin dalam segala perkara berbekalkan pengalaman kerja dan saya sangat pasti ia akan berguna dalam dunia sebenar pekerjaan saya nanti. Kesimpulannya, latihan industri adalah untuk memberi manfaat kepada pelajar kerana ia boleh membekalkan setiap pelajar dengan pengalaman dan pengetahuan yang berguna. Justeru itu, pelajar boleh memberikan komitmen yang baik kepada setiap tugas yang diarahkan dan berdisiplin diri, terutamanya pekerjaan yang melibatkan berkumpulan. GWSB juga banyak memberi sokongan dan dorongan kepada pelajar industri dalam usaha untuk mendidik mereka dan mengajar generasi masa depan pelajar kepada aspek-aspek ekonomi yang cerah masa depan. Secara keseluruhannya, latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar kepada dunia sebenar dan untuk mengajar pelajar menguruskan sebuah organisasi secara sistematik untuk bersaing dengan ekonomi yang berdaya maju sekarang.ee
  53. 53. 53 BAB 6 KOMEN DAN CADANGAN Latihan industri penting kepada pelajar sebagai pelengkap kepada penganugerahan sijil atau diploma kepada pelajar selepas menamatkan pengajian mereka. Pelajar dinasihatkan untuk menjalani sesi latihan industri selama tempoh masa satu semester yang ditetapkan oleh politeknik. Sepanjang menjalani tempoh latihan industri di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd. Lantas, pelbagai pengetahuan dan pengalaman yang perlu saya belajar dan ikuti. Walau bagaimanapun, tidak semua sempurna dan terdapat jurang yang boleh diperbaiki supaya kerja dibuat lebih berkesan. Terlalu banyak yang masih perlu di pelajari pada setiap hari kerana pasti ada situasi berbeza yang memerlukan pelajar sendiri tahu bagaimana untuk berurusan dengan pelbagai situasi. Dengan setiap peluang yang diberikan, pelajar harus merebut peluang yang wujud untuk pelajar-pelajar bagi melengkapkan diri mereka dengan pengetahuan yang berguna dan dapat digunakan pada suatu hari nanti.
  54. 54. 54 Di samping itu, sikap terbuka dan boleh memrima komen atau pendapat orang lain adalah satu sikap yang menggalakkan dan membolehkan pelajar untuk memperbaiki kaedah untuk memastikan kualiti kerja dan kualiti disediakan. Kursus latihan industri semulajadi nagi setiap pelajar di mana ia boleh membantu dan memdedahkan pelajar kepada banyak perkara dan juga memberi manfaat kepada pelajar itu sendiri. Cadangan yang membina atau idea akan bijak mempunyai kesan positif kepada organisasi mereka sendiri untuk melihat kelemahan mereka sendiri dan mengekalkan atau meningkatkan kelebihan yang sedia ada dalam menerajui dan meneruskan perjuangan bagi organisasi itu sendiri untuk menjadi lebih maju dalam masa depan yang kompetitif. 6.1 Jurulatih atau Pelajar Terdapat beberapa komen dan cadangan yang perlu dilakukan oleh setiap pelajar latihan industri dalam pelbagai perkara. Anataranya ialah : i. Membuat persediaan yang lengkap dan berkeyakinan tinggi Sebelum pelatih menjalani latihan industri, tenaga pelajar perlu memastikan bahawa keyakinan yang tinggi boleh dipamerkan semasa latihan industri dengan persediaan sedikit atau peralatan yang diperlukan. Ia juga membantu untuk memberi kesan positif kepada syarikat atau firma itu dan boleh memberikan komitmen yang baik untuk latihan di seluruh industri.
  55. 55. 55 ii. Pemilihan organisasi yang sesuai Sebelum latihan industri pelajar perlu membuat beberapa ulasan dan memilih organisasi yang betul untuk menjadi serasi dengan bidang semasa pengajian di politeknik. Ia bertujuan untuk membolehkan pelajar memohon apa yang telah dipelajari dalam pengurusan organisasi untuk mengelakkan sebarang konflik bidang masing-masing. iii. Keghairahan dan semangat tinggi yang sepatutnya Setiap pelajar mesti mempunyai keazaman dan semangat yang tinggi untuk mempelajari latihan industri dalam masa yang ditetapkan. Pelajar perlu menanamkan perasaan tidak mudah berputus asa dalam melakukan aktivit-aktivti kajian baru serta menunjukkan ketabahan dan juga perlu belajar dalam bidang baru. Pelajar perlu bersedia untuk menangani pelbagai situasi yang sering berlaku dalam pengurusan sesebuah organisasi seperti bantahan daripada pelanggan, keuntungan dan kerugian dan banyak lagi.
  56. 56. 56 6.2 Politeknik Sebelum latihan industri, Politeknik akan memberi pengetahuan dan gambaran kecil kepada pelajar utnuk menjalani latihan industri. Walau bagaimanapun, ia masih tidak mencukupi dan perlu diperbaiki oleh politeknik sendiri supaya pelajar boleh berjaya dalam melengkapkan latihan industri. Antaranya adalah seperti berikut : I. Memberi penerangan yang jelas dan gambaran yang sempurna Politeknik adalah keperluan yang jelas untuk memberi tumpuan kepada objektif dan skop latihan industri kepada semua pelajar tanpa sebarang masalah. Di samping tu, keadaan utama kepada pelajar untuk mengelakkan rasa janggal semasa latihan industri mereka. Buku laporan latihan industri sering memberi masalah kepada pelajar-pelajar kerana kurang pendedahan dan penjelasan akan memberi petunjuk kepada penyediaan laporan akhir. Oleh itu, pensyarah boleh menunjukkan contoh buku laporan latihan industri telah diselesaikan dengan memahami dengan sepenuhnya oleh pelajar dan membantu pelajar menyediakan laporan akhir dengan betul.
  57. 57. 57 II. Lawati kuliah dan mengkaji untuk latihan industri pelajar Politeknik perlu menyimpan lawatan dan kajian untuk pelajar latihan industri. Tujuannya adalah untuk memantau organisasi mengikut kawasan yang diambil oleh pelajar. Di samping itu, pensyarah boleh mengikuti perkembangan disiplin pelajar latihan industri. Ia juga mencerminkan perhatian kepada pelajar politeknik untuk latihan industri. Politeknik juga perlu mengetahui apa-apa masalah yang dihadapi oleh pelajar dan untuk menydiakan penyelesaian yang terbaik dalam apa jua keadaan. 6.3 Organisasi ( Gandingan Wibawa Sdn Bhd) Gandingan Wibawa Sdn Bhd adalah satu organisasi yang mengikuti perkembangan dan menerima pelajar industri. Semasa latihan industri, pelajar yang terlibat dalam organisasi mempunyai banyak kerja untuk dipelajari dan pengalaman tersebut akan dibawa ke dalam dunia pekerjaan sebenar selepas tamat pengajian tidak lama lagi. Justeru itu, terdapat beberapa cadangan yang positif yang boleh digunakan oleh organisasi. Antaranya ialah :
  58. 58. 58 a. Keperhatian tentang pandangan pelajar. Organisasi boleh mengadakan mesyuarat ringkas dengan pelajar yang menjalani latihan industri dalam setiap bulan supaya pelajar boleh memberi pendapat tentang sesuatu kerja kerja yang telah dilakukan. Di samping itu, pelajar juga boleh mengetahui maklumat lanjut dalam system organisasi dan mempelajari segala ilmu yang baru kepada mereka. Ia juga akan menutup system komunikasi dua hala antara pelajar dan pertubuhan- pertubuhan ini boleh memberi banyak faedah kepada kedua-dua pihak. b. Teruskan pengambilan pelajar untuk latihan industri Gandingan Wibawa Sdn Bhd perlu terus mengambil pelajar latihan industri kerana ia adlah sebuah organisasi yang boleh memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan untuk pelajar latihan industri. Dengan ini, pelajar dapat menjalani latihan industri dengan betul dan berkesan. c. Pendedahan yang lebih mencabar Organisasi adalah untuk mendedahkan pelajar bagaimana untuk menguruskan sebuah organisasi sebagai satu cara untuk berkomunikasi dan berkhidmat kepada pelanggan. Ia juga melatih pelajar untuk berkomunikasi dan bersemuka dengan orang ramai, terutamanya bagi organisasi yang menjalankan perniagaan dan melatih para pelajar bagi memasuki rundingan dan promosi syarikat.
  59. 59. 59 BIBLIOGRAFI Kementerian Pengajian Tinggi. Garis Panduan Latihan Industri Politeknik, Edisi 2013. Jabatan Pengurusan Politeknik Dan Kolej Komuniti. Unit Perhubungan Dan Latihan Industri, 2016. Panduan Penulisan Laporan Akhir Latihan Industri. Politeknik Kota Bharu, Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian Pengajian Tinggi. gwsb_007@yahoo.com ( GANDINGAN WIBAWA SDN BHD) Mohd Syukri Bin Mohd Ali ( Pengarah Urusan )
  60. 60. 60 LAMPIRAN 1 : TEMPAT PENYIMPANAN FAIL-FAIL DAN DOKUMEN FAIL-FAIL PV DOKUMEN KEWANGAN
  61. 61. 61 LAMPIRAN 2 : SUDUT-SUDUT DALAM PEJABAT MEJA DISKUSI / MESYUARAT MEJA PELATIH / PELAJAR LI

×