Gestión de stocks de medicamentos

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Sesión Clínica Intercentros UGC Farmacia Granada

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  • El stock de seguridad, aunque no esperamos necesitarlo antes de que llegue el nuevo aprovisionamiento, sirve para atender imprevistos.
  • • Stock físico. Es la cantidad de artículo disponible en un momento determinado en el almacén. Nunca puede ser negativo.
    • Stock neto. Es el stock físico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad sí puede ser negativa.
    • Stock disponible. Es el stock físico, más los pedidos en curso del artículo a los proveedores, menos la demanda insatisfecha.
  • Esta situación no es la habitual en el sistema de compras de los medicamentos, porque la demanda no suele ser constante, así que no se suele pedir siempre la misma cantidad de pedido.
  • Es decir, la frecuencia de las salidas de las existencias almacenadas.
  • Gestión de stocks de medicamentos

    1. 1. Ana MªValle Díaz de la Guardia Servicio de Farmacia Hospital Universitario San Cecilio (Granada)
    2. 2. BIBLIOGRAFÍA CONSULTADABIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
    3. 3. ÍNDICEÍNDICE • Gestión de stocks – Objetivos – Factores – Costes – Técnicas • Stocks – Definición – Tipos • Aprovisionamiento • Control de calidad
    4. 4. GESTIÓN DE STOCKS: ObjetivosGESTIÓN DE STOCKS: Objetivos • Mantener el volumen del stock al más bajo nivel compatible con el suministro regular de las necesidades del hospital. • Minimizar el importe total del inventario. • Minimizar las roturas de stocks. • Procurar una eficiente utilización de los recursos. • Realizar una proyección de la evolución del consumo que permita establecer un programa de compras.
    5. 5. • ¿Cómo? –Estableciendo una previsiones de consumo –Estudiando los plazos de entrega del proveedor –Realización de inventarios periódicos –Utilizando una aplicación informática de gestión que realice análisis de consumos por grupo terapéutico, p.a., especialidad, servicio, paciente… GESTIÓN DE STOCKS: ObjetivosGESTIÓN DE STOCKS: Objetivos
    6. 6. El objetivo básico es mantener un nivel de stock óptimo: Tener suficiente cantidad de medicamentos para satisfacer la demanda externa y evitar roturas de stock pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable, evitando que haya un exceso inútil del mismo. GESTIÓN DE STOCKS: ObjetivosGESTIÓN DE STOCKS: Objetivos
    7. 7. • Controlables Cantidad a pedir Fecha de pedido Coste del pedido Stock de seguridad • No Controlables Demanda Plazo de entrega Caducidad de los medicamentos Espacio en el almacén Costes de gestión GESTIÓN DE STOCKS: FactoresGESTIÓN DE STOCKS: Factores
    8. 8. Oltra, Juan V. Gestión de stocks. 2003 GESTIÓN DE STOCKS: FactoresGESTIÓN DE STOCKS: Factores
    9. 9. Los costes más importantes asociados a un sistema de gestión de stocks se pueden agrupar en: • Costes de adquisición • Costes de realización de pedidos • Costes de almacenamiento • Costes de ruptura de stock GESTIÓN DE STOCKS: CostesGESTIÓN DE STOCKS: Costes
    10. 10. • Para una buena gestión logística de stocks hay que controlar: Entradas Salidas GESTIÓN DE STOCKS: TécnicasGESTIÓN DE STOCKS: Técnicas • Este control del flujo de información permitirá: •Elaborar correctas propuestas de pedido •Analizar la utilización de medicamentos •Asignar costes a cada Área, Servicio ó Unidad •Elaborar informes rigurosos
    11. 11. 1-1- Automatización de los pedidos del stock de planta, mediante la solicitud del pedido a través del sistema informático. Con esto se consiguen varios objetivos: – La organización del trabajo del Servicio de Farmacia no depende de la llegada del pedido en papel. – No se produce desplazamiento de personal – Disminuyen los errores de transcripción GESTIÓN DE STOCKS: TécnicasGESTIÓN DE STOCKS: Técnicas 2-2- Controles periódicos de inventario
    12. 12. 3-3- Utilizar sistemas automatizados de clasificación, almacenaje y dispensación (Kardex®) GESTIÓN DE STOCKS: TécnicasGESTIÓN DE STOCKS: Técnicas 4-4- Realizar clasificación ABC de los medicamentos
    13. 13. • Es un sistema de clasificación de los artículos con objeto de realizar un seguimiento más estrecho de las existencias. GRUPO A Medicamentos muy importantes desde el punto de vista económico GRUPO B Medicamentos moderadamente importantes desde el punto de vista económico GRUPO C Medicamentos poco importantes desde el punto de vista económico Técnica ABCTécnica ABC
    14. 14. • GRUPO A: Sus existencias representan un % pequeño respecto al total de medicamentos pero suponen la mayor parte del gasto (70%-80%) • GRUPO C: Representan un alto % en unidades físicas respecto al total (70%-80%) pero suponen muy poco gasto (10%-15%) Clasificación ABCClasificación ABC
    15. 15. % artículos % gasto 15 30 100 100 85 70 A B C Clasificación ABCClasificación ABC (Diagrama de Paretto)(Diagrama de Paretto)
    16. 16. • El grupo A requiere una especial vigilancia, seguimiento y control, porque el coste de almacenaje es muy alto. Su inventario deberá realizarse con más frecuencia que en el resto de los grupos. • El grupo C es lo contrario, porque no tiene una incidencia importante sobre el valor total del stock. Clasificación ABCClasificación ABC
    17. 17. ÍNDICEÍNDICE • Gestión de stocks – Objetivos – Factores – Costes – Técnicas • StocksStocks – Definición – Tipos • Aprovisionamiento • Control de calidad
    18. 18. • Conjunto de artículos acumulados en espera de su utilización más o menos próxima. Son las existencias de un determinado producto que permite abastecer a los usuarios. • Nivel de stock: cantidad de existencias de un medicamento almacenado en un momento dado. DEFINICIÓN DE STOCKDEFINICIÓN DE STOCK
    19. 19. Nivel de stockNivel de stock
    20. 20. Unidades de medicamento Tiempo Aprovisionamiento Nivel de stockNivel de stock
    21. 21. Criterio funcional • Stock activo • Stocks máximo y mínimo • Stock de seguridad • Stock de alerta • Stock estacional • Stock sobrante Criterio operativo • Stock óptimo • Stock cero • Stock físico • Stock neto • Stock disponible TIPOS DE STOCKTIPOS DE STOCK
    22. 22. - Es denominado también stock operativo. - Sirve para atender la demanda normal del proceso asistencial. Unidades Tiempo Stock activo Stock activoStock activo
    23. 23. - Stock máximo: límite superior de las existencias. - Stock mínimo: límite inferior. Stocks máximo y mínimoStocks máximo y mínimo Existen aplicaciones informáticas que establecen para cada artículo su stock máximo y mínimo, basándose en su consumo. Estos valores se van actualizando periódicamente.
    24. 24. • Es un volumen de existencias que tenemos en el almacén por encima de lo que normalmente vamos a necesitar, para hacer frente a las demandas inesperadas y retrasos imprevistos en las entregas de los proveedores. • Funciona como un «colchón» complementario al stock operativo. Ayuda a evitar las roturas de stock. Stock de seguridadStock de seguridad
    25. 25. • La cantidad de este stock dependerá: • Variabilidad de la demanda • Variabilidad en el plazo de entrega • Riesgo que estemos dispuestos a admitir en caso de encontrarnos sin existencias Stock de seguridadStock de seguridad Unidades Tiempo Stock de seguridad
    26. 26. ¿Cómo se calcula? Varias formas: Stock de seguridadStock de seguridad a)a) Consumo máximo mensual x nº de días plazo de seguridad 30 días b)b) Stock de seguridad = (Pme - Pe) x Dm Pme= Plazo máximo de entrega en días Pe = Plazo de entrega Dm = Demanda media anual de artículo
    27. 27. • Es una cantidad de existencias situada entre el stock máximo y el mínimo, necesarias para hacer frente a la demanda durante el período de reposición. • Cuando las existencias alcanzan este volumen de stock, se ha de realizar un nuevo pedido. • Por tanto, el stock de alerta nos indica el punto de pedido. Stock de alertaStock de alerta
    28. 28. • ¿Cómo calcularlo? Stock de alerta/punto de pedidoStock de alerta/punto de pedido Stock de seguridad + (Consumo medio diario x Días obtención pedido) Consumo previsto durante el período de entrega del producto P.p. = Stock de seguridad + Consumo previsto durante la entrega
    29. 29. Tiempo Existencias pedido recepción Stock de alerta Stock de alerta/punto de pedidoStock de alerta/punto de pedido Stock máximo Stock mínimo
    30. 30. • Se crea para hacer frente a un aumento esperado del consumo por cambio de estación o temporada. Aunque tiene cierto carácter comercial, existen medicamentos con un consumo estacional, por ejemplo: – Broncodilatadores en primavera – Palivizumab para la prevención del VRS en recién nacidos – Antivirales en período gripal Stock estacionalStock estacional
    31. 31. • Son existencias de medicamentos con las que no se contaba al inicio de la gestión. Aparecen por: ■ Errores en la emisión del pedido ó en su transporte. ■ Devoluciones a proveedor no admitidas. ■ Devoluciones de planta porque no se utiliza (por cambio de tratamiento, por alta o exitus) ■ Devoluciones de pacientes externos. Stock sobranteStock sobrante
    32. 32. • Es el que compatibiliza una adecuada atención a la demanda y una rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes de almacenaje. TIPOS DE STOCK –TIPOS DE STOCK – Criterio operativoCriterio operativo 1)1) Stock óptimoStock óptimo 2)2) Stock ceroStock cero • Consiste en trabajar bajo demanda, es decir, sólo se compra el medicamento cuando se necesita para atender a un paciente concreto. • En los Servicios de Farmacia se emplea para peticiones especiales de medicamentos relativamente costosos, no incluidos en la GFT.
    33. 33. 3)3) Stock físico:Stock físico: Es la cantidad de artículo disponible en un momento determinado en el almacén. Nunca puede ser negativo. 4)4) Stock neto:Stock neto: Es el stock físico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad sí puede ser negativa. 5)5) Stock disponible:Stock disponible: Es el stock físico, más los pedidos en curso del artículo a los proveedores, menos la demanda insatisfecha. TIPOS DE STOCK –TIPOS DE STOCK – Criterio operativoCriterio operativo
    34. 34. • Disponemos en el almacén del Servicio de Farmacia de 100 unidades de Meronem®1 g, pero recibimos un pedido de planta de 120 unidades. Para corregir la demanda insatisfecha de esas 20 unidades hacemos un pedido al laboratorio de 50. ¿Cuál es el stock físico? 100 unidades ¿Cuál es el stock neto? 100 – 120 = -20 unidades ¿Cuál es el stock disponible? 100 + 50 – 20 = 130 unidades Caso prácticoCaso práctico
    35. 35. ÍNDICEÍNDICE • Gestión de stocks – Objetivos – Factores – Costes – Técnicas • Stocks – Definición – Tipos • AprovisionamientoAprovisionamiento • Control de calidad
    36. 36. • Consiste en adquirir y poner a disposición del hospital los medicamentos necesarios para la actividad diaria, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en término de tiempo, calidad y precio. APROVISIONAMIENTOAPROVISIONAMIENTO
    37. 37. ¿Cuándo? ¿Cuánto?  La importancia terapéutica del medicamento  La frecuencia de utilización  El volumen físico que ocupa en el almacén  El precio unitario del medicamento  La estimación del consumo  Los costes de la gestión del pedido APROVISIONAMIENTO - FactoresAPROVISIONAMIENTO - Factores
    38. 38. • MODELOS DETERMINISTAS DE GESTIÓN DE STOCKS: APROVISIONAMIENTO -APROVISIONAMIENTO - ¿Cuándo pedir?¿Cuándo pedir? 1-1- Por períodos fijos 2-2- Por punto de pedido
    39. 39. 1-1- Aprovisionamiento porAprovisionamiento por periodos fijosperiodos fijos • Se realiza mediante un calendario fijo (por ejemplo, todos los primeros de mes) • La cantidad de pedido puede ser fija ó variable: a)a) Pedido de cantidades iguales en fechas fijas b)b) Pedido de cantidades variables en fechas fijas
    40. 40. a)a) Pedido de cantidades iguales en fechas fijas - El periodo de reaprovisionamiento es fijo - La cantidad que llega al almacén siempre es la misma - El stock medio es el resultado de dividir la cantidad de pedido entre 2
    41. 41. b)b) Pedido de cantidades variables en fechas fijas
    42. 42. • Consiste en pedir cuando se alcanza el stock de alerta (el punto de pedido) • El punto de pedido es el nivel de existencias que exige la realización de un nuevo pedido a fin de satisfacer las necesidades de consumo. • Las aplicaciones informáticas facilitan el proceso. 2-2- Aprovisionamiento por puntoAprovisionamiento por punto de pedidode pedido
    43. 43. 2-2- Aprovisionamiento por puntoAprovisionamiento por punto de pedidode pedido P.p. = Stock de seguridad + Consumo previsto durante la entrega
    44. 44. APROVISIONAMIENTO -APROVISIONAMIENTO - ¿Cuánto pedir?¿Cuánto pedir? El cálculo exacto de la cantidad óptima de pedido requiere conocer: • Los consumos o la estimación de las necesidades anuales. • El precio unitario de adquisición. • Los costes de financiación del inventario inmovilizado. • Los costes de gestión del pedido.
    45. 45. APROVISIONAMIENTO -APROVISIONAMIENTO - ¿Cuánto pedir?¿Cuánto pedir? ☻ Fórmula de Wilson: Permite definir la cantidad óptima de pedido (Q*) a partir del coste de gestión (a), el coste de inmovilización (T), la cantidad anual que debe adquirirse (S) y el precio unitario (u). ☻ Cálculos sencillos
    46. 46. APROVISIONAMIENTO -APROVISIONAMIENTO - ¿Cuánto pedir?¿Cuánto pedir? Cantidad a pedir = Stock máximo – Stock actual • El cálculo de las cantidades a pedir de cada artículo es una operación que debe realizar la aplicación informática, comparando el stock actual con los stocks máximo y mínimo.
    47. 47. ÍNDICEÍNDICE • Gestión de stocks – Objetivos – Factores – Costes – Técnicas • Stocks – Definición – Tipos • Aprovisionamiento • Control de calidadControl de calidad
    48. 48. ► Índice de rotación del stock ► Índice de cobertura ► Número de roturas de stock CONTROL DE CALIDADCONTROL DE CALIDAD DE LA GESTIÓN DE STOCKSDE LA GESTIÓN DE STOCKS
    49. 49. • Expresa el grado de renovación de los medicamentos almacenados durante un determinado período de tiempo • Se calcula dividiendo el importe del consumo entre el importe del inventario. ÍNDICE DE ROTACIÓN DE STOCKÍNDICE DE ROTACIÓN DE STOCK ÍNDICE DE ROTACIÓN = Consumo (€) Existencias (€)
    50. 50. ÍNDICE DE ROTACIÓN = Consumo (€) Existencias (€) Consumo: 4.300.000 € Existencias: 4.000.000 € EJEMPLO: cálculo del índice de rotación de las existencias totales durante 1 mes Índice de rotación = 1,08 (108%) Consumo: 4.300.000 € Existencias: 6.000.000 € Índice de rotación = 0,72 (72%) Consumo: 5.500.000 € Existencias: 4.000.000 € Índice de rotación = 1,38 (138%)
    51. 51. • Calcula el tiempo (en días) que el stock disponible es capaz de cubrir la demanda. • Se calcula dividiendo las existencias entre el consumo mensual: ÍNDICE DE COBERTURAÍNDICE DE COBERTURA ÍNDICE DE COBERTURA Existencias Consumo mensual x 30 días= • Este índice muestra el tiempo promedio que tardan las existencias en agotarse.
    52. 52. ÍNDICE DE COBERTURA Existencias Consumo mensual x 30 días= ÍNDICE DE ROTACIÓN = Consumo (€) Existencias (€) Consumo: 4.300.000 € Existencias: 4.000.000 € Índice de rotación = 1,08 (108%) Índice de cobertura = 28 días Consumo: 4.300.000 € Existencias: 6.000.000 € Índice de rotación = 0,72 (72%) Índice de cobertura = 42 días Consumo: 5.500.000 € Existencias: 4.000.000 € Índice de rotación = 1,38 (138%) Índice de cobertura = 20 días
    53. 53. • Se produce cuando no se puede hacer frente a la demanda de un medicamento por falta de existencias en el almacén. • Lo ideal es reducir este número al mínimo • Supone costes adicionales • Posibles vías utilizadas para resolver el problema: – Pedido al laboratorio farmacéutico fuera del periodo establecido. – Préstamo de otro hospital – Pedido a un proveedor alternativo Nº DENº DE ROTURASROTURAS DE STOCKDE STOCK
    54. 54. MUCHAS GRACIAS PORMUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓNVUESTRA ATENCIÓN

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