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Punto de partida. <ul><li>Explicar y hacer llegar a las PYMES el potencial de Internet y del software especifico para ayud...
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Herramientas Generales
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Contabilización Amortización e Inmovilizado.  <ul><li>Al igual que en el apartado anterior  si no se encuentra esta herram...
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Contabilización  Obligaciones Fiscales. <ul><li>La Agencia Tributaria de España nos ha introducido en el empleo de las her...
Contabilización Legalización Libros y Cuentas anuales.   <ul><li>Los Registros Mercantiles ponen a disposición de los usua...
Otras Herramientas.  <ul><li>Los programas contables nos proporcionan informes como son Balances, cuadros de costes, lista...
Opciones mas avanzadas.  <ul><li>Las PYMES con un tamaño mayor que una pequeña empresa pueden necesitar de unas herramient...
Ayudas Existentes.  <ul><li>Plan Avanza, Ministerio de Industria Comercio y Turismo : Prestamos ICO Plan Avanza TIC con ti...
Ayudas Existentes.  <ul><li>Castilla y León : A través de diferentes programas apoya a la PYME, alguno de ellos en relació...
Conclusiones.  <ul><li>La adaptación de las Pymes a la Economía Digital  no va a ser un trabajo fácil y rápido, requiere d...
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Herramientas Tic En Contabilidad Y Adm Empresas

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Herramientas Tic En Contabilidad Y Administracion de Empresas. Aplicacion en las PYMES.

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Herramientas Tic En Contabilidad Y Adm Empresas

  1. 1. Herramientas TIC en Contabilidad y Administración empresarial. Ayuda a las PYMES a través de las TIC aplicadas a la contabilidad.
  2. 2. Punto de partida. <ul><li>Explicar y hacer llegar a las PYMES el potencial de Internet y del software especifico para ayudarlas a integrar estas formulas en el día a día del proceso contable. </li></ul><ul><li>Con ello lograr información de forma ágil y fácilmente disponible para tomar decisiones en tiempo real y hacérsela llegar a terceros. </li></ul><ul><li>A partir de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias vemos herramientas e instrumentos para llevar a cabo de forma más eficiente, rápida y segura los procesos contables y administrativos. </li></ul>
  3. 3. Descripción <ul><li>1.-DATOS Y ESTADISTICAS. </li></ul><ul><li>2.-HERRAMIENTAS: GENERALES, CONTABLE-ADMINISTRATIVAS. </li></ul><ul><li>3.-OTRAS HERRAMIENTAS. </li></ul><ul><li>4.-OPCIONES MAS AVANZADAS. </li></ul><ul><li>5.-SUBVENCIONES Y AYUDAS EXISTENTES AMBITO ESTATAL Y REGIONAL. </li></ul><ul><li>6.-CONCLUSIONES. </li></ul><ul><li>7.-SITIOS DE INTERÉS, DOCUMENTOS RELACIONADOS. </li></ul>
  4. 4. DATOS Y ESTADISTICAS <ul><li>España aun esta retrasada en tecnología según se desprende de un reciente estudio (2009-2008 ranking) del Foro Económico Mundial sobre la implantación y el uso de la tecnología de la información y de la comunicación en el mundo. En la empresa española existe una gran diferencia entre las granes y medianas empresas que ya hacen un uso generalizado de las TIC y las pequeñas empresas y autónomos donde aun existe un largo camino por recorrer. Mientras que en las primeras podemos hablar de un 90% de penetración de la banda ancha en la empresa y del 98% de acceso a Internet, según datos de la Fundación Fundatec (Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad), no se esta considerando el tejido empresarial de micropymes y autónomos que suman 3 millones y que suponen el 90% de las empresas en donde dichos indicadores no llegan al 70%. </li></ul>
  5. 5. Herramientas Generales
  6. 6. Herramientas Generales <ul><li>A pesar de los tiempos de crisis que vivimos se prevé un crecimiento significativo del comercio electrónico rebasando los 5,6 billones de euros según la empresa analista informática IDC. La banda ancha va a seguir creciendo y el tiempo de uso en el hogar también gracias a la tarifa plana. Se desplazara a otras opciones de ocio y según los expertos los consumidores usaran Internet para realizar su compra dada la facilidad para comparar ofertas unido a la conveniencia de hacerlo desde casa. Ya durante el año 2008 se alcanzo un aumento significativo con respecto al año 2007 en lo que ha operaciones en Internet se refiere ya que se llegaron a realizar 66,2 millones de operaciones un 41,8% mas que el año previo. </li></ul><ul><li>Esta es una oportunidad que hay que aprovechar ya que según datos recabados por el estudio Las tecnologías de la información y alas comunicaciones de la ciudad de Madrid realizado por Everis en 2008, en dicho territorio aunque el 46% de las empresas de la capital realiza de alguna manera transacciones online, solo un 8,8% vende a través de la red. Por tanto hay que mejorar esta situación y adaptarse a esta nueva forma de comercio para lograr la supervivencia en tiempos difíciles. </li></ul><ul><li>Veamos : </li></ul><ul><li>World Wide Web </li></ul><ul><li>Intranet </li></ul><ul><li>Correo electrónico </li></ul><ul><li>Chats y/o las Redes Sociales </li></ul><ul><li>File Transfer Protocol, FTP </li></ul><ul><li>Comunicaciones telefónicas y de fax vía Web, </li></ul><ul><li>Vídeo conferencia </li></ul><ul><li>Cloud Computing </li></ul>
  7. 7. Herramientas Contable - Administrativas <ul><li>1.-Contabilización tecnológica Cifra de Negocios. </li></ul><ul><li>2.-Contabilización tecnológica Aprovisionamientos y gastos explotación. </li></ul><ul><li>3.-Contabilización tecnológica Existencias. </li></ul><ul><li>4.-Contabilización tecnológica amortización e inmovilizado. </li></ul><ul><li>5.-Contabilización tecnológica costes de personal. </li></ul><ul><li>6.-Contabilización tecnológica tesorería. </li></ul><ul><li>7.-Contabilización tecnológica Obligaciones fiscales. </li></ul><ul><li>8.-Contabilización tecnológica:  Legalización libros y Cuentas anuales.  </li></ul>
  8. 8. Contabilización Cifra de Negocios. <ul><li>EDI / XML. </li></ul><ul><li>Factura Electrónica. </li></ul><ul><li>Normalizando uso paquetes EDI/XML/ Factura electrónica conjuntamente a los software contables. A la hora de contabilizar los ingresos si estos han sido generados mediante este tipo de software o convertidos a estos formatos, teniendo en la aplicación informática contable la posibilidad de importarlos, esta los “lee”, “interpreta” y realiza los asientos en la contabilidad de la empresa de forma automática, con lo que en pocos minutos se contabilizan los documentos de ventas que de la manera tradicional era una de las tareas mas farragosas. </li></ul>
  9. 9. Contabilización Aprovisionamientos y Gastos Explotación. <ul><li>Lápiz Contable. </li></ul><ul><li>Contarapid. </li></ul><ul><li>Herramienta compuesta por un escáner tipo lápiz el primero y una escáner el segundo junto a una aplicación de software que, enlazada con una aplicación de contabilidad, permite crear los asientos contables, pasando el &quot;lápiz&quot; por encima de los datos que le interesen o escaneando las facturas. La información va apareciendo en el software según se va capturando, y una vez se haya completado, se procesan los datos y se ponen a disposición de su aplicación de contabilidad para que puedan ser importados. Ambos son soportado por la gran mayoría de aplicaciones contables del mercado español. </li></ul>
  10. 10. Contabilización Existencias. <ul><li>Existen muchos recursos fáciles de usar y gratuitos en la Web que nos ayudan a llevar un control de los inventarios de una manera fácil rápida y segura. Generalmente nos referimos a programas como Excel o Access. </li></ul><ul><li>En la página de Microsoft office online tenemos plantillas para este control. </li></ul><ul><li>Igualmente existen otra serie de recursos libres en Internet y por otro lado se puede diseñar fácilmente un recurso de este estas características por el propio usuario. </li></ul><ul><li>Una vez obtenida la información en estos formatos es fácil hacer el traspaso a contabilidad para realizar el asiento de valoración de existencias bien de la forma tradicional o bien empleando las herramientas EDI o XML y configurando el software contable para que automatice el proceso. </li></ul>
  11. 11. Contabilización Amortización e Inmovilizado. <ul><li>Al igual que en el apartado anterior si no se encuentra esta herramienta integrada en el programa contable podemos acudir a plantillas disponibles en la web con esta utilidad. Así realizaremos el proceso de la amortización de forma rápida segura en los cálculos y sencilla. </li></ul>
  12. 12. Contabilización Costes de Personal. <ul><li>En la empresa puede que se realicen directamente las tareas referidas a las nominas, seguridad social contratación o puede que estén subcontratados con un tercero, en ambos casos podemos obtener de los programas de gestión laboral los archivos necesarios para contabilizar los costes de personal sin necesidad de generar manualmente los asientos. </li></ul><ul><li>Por otra parte en el caso de que la empresa lleve directamente las tareas de recursos humanos, esta cuenta con herramientas imprescindibles como son Sistema Red, Contrata, etc. Que nos puede ser de utilidad en el departamento contable por ejemplo a la hora de domiciliar los pagos a la seguridad social o a la hora de elaborar presupuestos o comparar los gastos de periodos distintos llevando estas informaciones a una tabla de Excel se puede trabajar con los datos y sacar conclusiones importantes. </li></ul>
  13. 13. Contabilización Tesorería. <ul><li>Disponemos de datos acerca de todos los productos bancarios existentes como: depósitos, leasings, préstamos, factoring,… Podemos comparar las ofertas de todas las entidades que nos interesen y así elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades. </li></ul><ul><li>Podemos descargar programas de forma gratuita de gestión de remesas tanto de cobro como de pago, no es necesario hacerlo de forma manual y nos ayuda también a ser mas rápidos en este proceso ya que los datos son guardados, es muy practico ya que generalmente los proveedores a pagar y los clientes a cobrar se vienen repitiendo en las PYMES. </li></ul><ul><li>Otro instrumento al que tenemos acceso desde la banca electrónica que es generar los ficheros electrónicos de los extractos bancarios mediante la generación desde la página Web de los bancos de un archivo específico llamado cuaderno 43 que descargarnos el directamente y en tiempo real a nuestro ordenador y desde nuestro programa contable atrapamos esa información para que se convierta en asientos automáticamente. Esto nos va a permitir realizar la conciliación bancaria a la vez que los asientos tanto de cobro y pago como cualquier otro de una mayor complejidad. </li></ul><ul><li>Como resultado podemos conocer en tiempo real la situación del circulante de la empresa en un menor tiempo de plazo que hasta ahora para poder prever las necesidades reales y así optimizar los flujos de tesorería. </li></ul>
  14. 14. Contabilización Obligaciones Fiscales. <ul><li>La Agencia Tributaria de España nos ha introducido en el empleo de las herramientas de las nuevas tecnologías desde tiempo atrás. En su página Web encontramos la oficina virtual que nos permite acceder, con el correspondiente certificado digital, a un número importante de trámites e información que nos agiliza en el proceso diario del contable. </li></ul><ul><li>Podemos realizar las declaraciones trimestrales y su pago, consultar declaraciones, obtener certificados, interposición de recursos, aplazamiento de deudas,.. la integración de los programas contables con la AEAT es prácticamente general y total en la mayoría de los software contables del mercado. Estos generan los ficheros que luego son importados en la página Web de la AEAT y podemos realizar estos trámites. </li></ul><ul><li>Cabe destacar también el trabajo realizado por la AEAT en relación a la facturación digital y la facilidad y disponibilidad de los documentos y programas al respecto. Igualmente sin necesidad de certificado las herramientas que pone la administración tributaria son muy importantes como por ejemplo la descarga de programas para cumplimentar las declaraciones fiscales desde el programa de renta de las personas físicas hasta las declaraciones anuales del IVA por poner un par de ejemplos y por supuesto toda la legislación y consultas tributarias existentes. </li></ul>
  15. 15. Contabilización Legalización Libros y Cuentas anuales.  <ul><li>Los Registros Mercantiles ponen a disposición de los usuarios los programas necesarios para el depósito de cuentas anuales y la legitimación de los libros contables. </li></ul><ul><li>Asimismo es posible presentar estos documentos por vía telemática para ello generalmente los programas de contabilidad disponen de la posibilidad de crear los libros contables en formato digital para luego ser remitidos al Registro Mercantil bien tras copiarlos en un CD para luego llevarlos al Registro pertinente o bien telematicamente, sin tener que trasladarse, tras obtener el correspondiente certificado digital del Registro. De igual forma se puede realizar idéntico proceso a la hora de elaborar y presentar las cuentas anuales. </li></ul><ul><li>En ambos casos nos evitamos los farragosos procesos de la impresión de innumerables páginas y la trascripción de datos, con el consiguiente ahorro de costes tantos económicos como de tiempo. </li></ul>
  16. 16. Otras Herramientas. <ul><li>Los programas contables nos proporcionan informes como son Balances, cuadros de costes, listados de bienes, etc., si bien algunos casos estos no son suficientes para el empresario o terceros que muchas veces demandan mayor información como son ratios, diagramas, comparativas. Para satisfacer estas necesidades tenemos en la web distintas aplicaciones gratuitas en donde a partir de la introducción de datos obtenidos del balance de situación y de la cuenta de pérdidas y ganancias nos realiza varios análisis financiero, de rentabilidad y de gestión. </li></ul><ul><li>También existe software especializado y accesible a un coste reducido para la realización del Cuadro de Mando Integral, (CMI), o Balance Scorecard es un sistema de gestión estratégica con esta herramienta se nos indica la visión y la estrategia a todos los niveles de la empresa, complementa los indicadores financieros de los hechos pasados con indicadores financieros y no financieros de los aspectos clave que influirán en los resultados del futuro, con ello la empresa gestiona su estrategia a largo plazo y lleva a cabo procesos decisivos. </li></ul>
  17. 17. Opciones mas avanzadas. <ul><li>Las PYMES con un tamaño mayor que una pequeña empresa pueden necesitar de unas herramientas más homogéneas en su uso y aplicación. Así podemos hablar de los ERP s pero de una gama de productos mas sencilla y mas económica. ERP es un conjunto de aplicaciones que cubren las necesidades de los usuarios en las diferentes áreas de una empresa: área económico-financiera, logística, comercial, producción y recursos humanos. </li></ul><ul><li>Toma de decisiones y compartir la información, se busca obtener una información contable financiera y de operaciones eficiente, de forma que se accede a información integra y posibilite y mejore la toma de decisiones. </li></ul><ul><li>Objetivos </li></ul><ul><li>-Optimización Procesos Integrados: reducción de tiempo y de costes </li></ul><ul><li>- Mejora de la productividad. </li></ul><ul><li>- Mejora del servicio de atención al cliente </li></ul><ul><li>Existen multitud de recursos en la web que nos ofrecen este tipo de productos de forma totalmente gratuita o bien con un coste de mantenimiento bastante ajustado tales son los casos de: Abanq, Openbravo, OpenERPSpain, OpenXpertya. </li></ul>
  18. 18. Ayudas Existentes. <ul><li>Plan Avanza, Ministerio de Industria Comercio y Turismo : Prestamos ICO Plan Avanza TIC con tipo de interés cero, financia: “Productos electrónicos, informáticos y de telecomunicaciones, incluyendo hardware, software, aplicaciones, servicios y contenidos para: Acceso a Internet en banda ancha y productos de acceso, incluidos los de seguridad. Presencia en Internet, herramientas de gestión avanzada: CRM, ERP, Sistemas de cadena de suministro, Sistemas de gestión documental, etc. Comercio electrónico y facturación electrónica. Otro recurso: canal empresarial Dinamízate pone a disposición de las pymes y autónomos información en tecnología en soluciones TIC para distintas áreas de negocio. Por ejemplo: Como aumentar ventas por Internet o Nuevos modelos para superar la crisis a través de la Web 2.0 y la relación con la Administración Publica. </li></ul><ul><li>Murcia Pymes en RED : Este programa se toma como ejemplo de este tipo de planes que se están llevando a cabo desde diferentes CC AA. El objetivo es contribuir a la incorporación de las TIC en las Pymes, Micropymes y Autónomos para lograr que la productividad de las mismas mejore. Se va a orientar a estas empresas para que lleven a cabo inversiones TIC para cubrir sus necesidades actuales y para proporcionarles continuidad en su negocio. Para ello 1.000 de estas entidades recibirán asesoramiento experto y gratuito prestado por profesionales TIC dando lugar a un Informe de Diagnostico y a la ejecución de un plan de mejora. </li></ul>
  19. 19. Ayudas Existentes. <ul><li>Castilla y León : A través de diferentes programas apoya a la PYME, alguno de ellos en relación al tema que nos ocupa son: </li></ul><ul><li>Programa de Apoyo a la Innovación de las Pequeñas y Medianas Empresas 2007-2013 (Programa InnoEmpresa). Apoyar la innovación y la competitividad de las Pymes mediante la realización de proyectos en los ámbitos: tecnológico, organizativo y de gestión empresarial. Estimular la adopción de tecnologías y prácticas innovadoras. </li></ul><ul><li>Programa Impulso. Crecimiento Empresarial. Invierte en Crecimiento Fomentar el crecimiento y la modernización tecnológica de las empresas capaces de generar nuevos puestos de trabajo. </li></ul><ul><li>Programa Idea & DecI+de. Asesoramiento y Apoyo a la Innovación Servicios especializados de asesoramiento y apoyo a la innovación prestados por intermediarios de innovación cualificados. </li></ul><ul><li>• Varios: </li></ul><ul><li>Asociación Europea Regional Sociedad Información: http :// www.ianis.net / Pages / default.aspx </li></ul><ul><li>Asesores TIC: http://www.asesorestic.es/ </li></ul><ul><li>Red.es: http :// www.red.es / index.action . </li></ul><ul><li>Empresas en Red: http :// www.jornadasempresasenred.es / Main.php?do = gotoAyudas . </li></ul><ul><li>Cámaras de Comercio: Programa Adaptación de la Empresa a la Economía Digital http :// www.camaravalladolid.com / Portals /0/ pdfs / adaptaciondelaempresa.doc . </li></ul><ul><li>Formación en TIC para empresas: http :// iniciateonline.jcyl.es / . http :// iniciateonline.jcyl.es / course / index.php . </li></ul>
  20. 20. Conclusiones. <ul><li>La adaptación de las Pymes a la Economía Digital no va a ser un trabajo fácil y rápido, requiere de gran esfuerzo y tesón para superar la barrera de resistencia al cambio que siempre presentamos personas y entidades. Sin embargo es ineludible para lograr la supervivencia. El entorno ha cambiado y las opciones existentes son lograr adaptarse o el mercado nos llevara a desaparecer. </li></ul><ul><li>El empleo de las TIC en las Pymes, Microempresas y Autónomos y más concretamente en el ámbito Contable y Administrativo, implican que estas puedan aprovecharse al acceso de las mismas ventajas que el resto de empresas mayores y muchas veces aunque lo desconozcamos con herramientas que están a nuestra disposición a coste cero o muy bajo. Según palabras de Thomas Friedman en su libro “La tierra es plana: Breve historia del mundo globalizado del siglo XXI”: “Hoy es posible que colaboren más personas que nunca y que compitan en tiempo real con otra gente, en más variedad de proyectos, desde más rincones del planeta y en igualdad de condiciones que en ningún otro momento de la historia del mundo gracias a los ordenadores, al correo electrónico a las redes de comunicación, a las videoconferencias y a nuevos y dinámicos programas informáticos” </li></ul><ul><li>Para lograrlo deberíamos pedir a los diferentes agentes políticos, económicos y sociales que desarrollen políticas de educación, de I+D+I, de infraestructuras, de comunicaciones, información/ formación especifica mas accesible y normativas que den lugar al impulso que es necesario para situarnos en una posición privilegiada en el nuevo orden económico mundial. </li></ul><ul><li>Estos son, por tanto y en mi opinión, los retos a enfrentarse y no podemos ni debemos quedar parados, sino actuar como profesionales de la economia para ayudar a hacer frente con éxito a la gran transformación que suponen. </li></ul>
  21. 21. Sitios de interés y Documentos relacionados

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