Giao Trinh Excel

2,366 views

Published on

Published in: Technology, Sports
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,366
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
34
Actions
Shares
0
Downloads
125
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Giao Trinh Excel

  1. 1. Bµi 1: c¸c kh¸i niÖm vµ thao t¸c ban ®Çu víi b¶ng tÝnh excel I. Mét sè kh¸i niÖm c¬ b¶n: Microsoft Excel lµ ch-¬ng tr×nh thuéc bé phÇn mÒm Microsoft Office ®-îc sö dông trong hÇu hÕt tÊt c¶ c¸c v¨n phßng trªn toµn thÕ giíi cña h·ng Microsoft. Excel lµ ch-¬ng tr×nh b¶ng tÝnh nã cã thÓ øng dông cho c¸c c«ng viÖc qu¶n lý, kÕ to¸n, thèng kª ... 1. Work Book, Sheet, Cell: Work book hay book lµ mét file chøa c¸c b¶ng tÝnh, trong mét Work book gåm nhiÒu c¸c Sheet. Mçi Sheet lµ mét b¶ng tÝnh rÊt lín bao gåm 256 cét ®-îc ®¸nh thø tù theo ch÷ c¸i vµ 65.536 hµng ®-îc ®¸nh thø tù theo sè. øng víi mét cét vµ mét hµng ®-îc gäi lµ mét Cell hay cßn gäi lµ mét «. Mçi Cell ®Òu cã to¹ ®é (®Þa chØ) t-¬ng øng lµ tªn cét, tªn hµng VD: D5, H30 .... 2. C¸ch nhËp d÷ liÖu vµo b¶ng tÝnh. §Æt con trá vµo tõng « vµ nhËp d÷ liÖu, khi kÕt thóc nhËp cho « nµo th× Ên enter. Khi nhËp sè liÖu vµo b¶ng tÝnh th«ng th-êng ta dïng c¸c phÝm sè ë bªn ph¶i bµn phÝm (Ên phÝm Num Lock cho ®Ìn Num Lock s¸ng) vµ nhËp theo cét. II. C¸c Thao t¸c c¬ b¶n: 1. Më b¶ng tÝnh míi. - Ên phÝm: Ctrl + N - Chän menu File -> New - Chän biÓu t-îng: Trang 1
  2. 2. 2. L-u b¶ng tÝnh. - Ên phÝm: Ctrl + S - Chän menu File -> Save - Chän biÓu t-îng: 3. §ãng b¶ng tÝnh. - Ên phÝm: Ctrl + W - Chän menu File -> Close - Chän biÓu t-îng: 4. Më b¶ng tÝnh cò. - Ên phÝm: Ctrl + O - Chän menu File -> Open - Chän biÓu t-îng: 5. L-u b¶ng tÝnh ra ®Üa mÒm. - §-a ®Üa mÒm vµo æ ®Üa -> chän menu File -> Save As -> t¹i dßng save in chän æ ®Üa A (Floppy A) -> gâ tªn file ë dßng file name -> chän nót save. Trang 2
  3. 3. Bµi 2: C¨n chØnh kÎ b¶ng, lËp c«ng thøc 1. C¨n chØnh. - Trén vµ canh gi÷a nhiÒu « -> b«i ®en c¸c « cÇn trén -> nh¸y chuét vµo biÓu t-îng Merge and Centre - Chän font ch÷ -> b«i ®en c¸c « cÇn chän font -> vµo menu Format -> Font. - §iÒn Series (®iÒn sè thø tù): + NhËp sè ®Çu tiªn vµ sè thø hai ë hai « liªn tiÕp -> b«i ®en 2 « ®ã -> trá chuét vµo chÊm ë gãc d-íi ph¶i cña khung b«i ®en -> gi÷ nót chuét vµ kÐo (nÕu chØ nhËp mét sè ë « ®Çu tiªn th× khi kÐo chuét Ên phÝm Ctrl). + NhËp mét sè ë « ®Çu tiªn -> vµo menu Edit -> Fill -> Series -> trong ®ã  Row: series theo hµng.  Columns: series theo cét.  Trend: t¨ng gi¶m theo xu h-íng  Linear: t¨ng theo cÊp sè céng.  Growth: t¨ng theo cÊp sè nh©n.  Date: t¨ng theo kiÓu ngµy  Auto Fill: tù ®éng ®iÒn.  Step value: b-íc nhÈy.  Stop value: gi¸ trÞ dõng. 2. LËp c«ng thøc. - C¸c phÐp to¸n trong excel: céng (+), trõ (-), nh©n (*), chia (/), luü thõa (^). - Tr-íc khi lËp c«ng thøc bao giê còng ph¶i nhËp dÊu =. - Trªn mét b¶ng d÷ liÖu ta chØ viÖc lËp c«ng thøc t¹i mét hµng (th-êng lµ hµng ®Çu tiªn) sau ®ã copy c«ng thøc cho c¸c hµng cßn l¹i b»ng c¸ch trá chuét vµo chÊm d-íi ph¶i cña « chøa c«ng thøc -> gi÷ nót chuét vµ kÐo xuèng (trong tr-êng hîp b¶ng tÝnh lín gåm nhiÒu hµng, ta nh¸y ®óp chuét vµo chÊm d-íi ph¶i). Trang 3
  4. 4. 3. KÎ b¶ng. - B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn kÎ -> Format -> Cells -> Border. Trang 4
  5. 5. Bµi 3: To¹ ®é tuyÖt ®èi ChÌn hµng, cét, « 1. To¹ ®é tuyÖt ®èi. Trong c¸c bµi thùc hµnh tr-íc ta ®· thÊy lµ khi copy c«ng thøc th× to¹ ®é trong c«ng thøc thay ®æi theo hµng hoÆc cét. Muèn lÊy cè ®Þnh to¹ ®é trong c«ng thøc th× ngay sau khi chän to¹ ®é ta ph¶i Ên phÝm F4 (cßn gäi lµ lÊy to¹ ®é tuyÖt ®èi). 2. ChÌn, xo¸, Èn hµng, cét. B«i ®en cét hÆc hµng (b»ng c¸ch nh¸y chuét vµo tªn cét hoÆc hµng) -> nh¸y ph¶i chuét -> Insert Column (row): ®Ó chÌn cét (hµng). -> Delete Column (row): ®Ó xo¸ cét (hµng). -> Hide : ®Ó Èn. -> UnHide : bá Èn. 3. KiÓu d÷ liÖu. Trong Excel cã c¸c kiÓu d÷ liÖu sau: + KiÓu sè: khi nhËp nhËp d÷ liÖu sè vµo cell -> sè ®-îc canh sang ph¶i. + KiÓu ch÷ (text): khi nhËp nhËp d÷ liÖu vµo cell -> d÷ liÖu ®-îc canh sang tr¸i. + KiÓu ngµy: khi nhËp d÷ liÖu vµo cell -> d÷ liÖu ®-îc canh sang ph¶i. * Chó ý: - Khi nhËp kiÓu ngµy ph¶i chó ý lµ m¸y cña b¹n ®ang ®Æt hÖ ngµy lµ mm/dd/yy hay lµ dd/mm/yy. - Khi nhËp sè mµ canh sang tr¸i th× ph¶i xo¸ bá ®Þnh d¹ng hoÆc ®Þnh d¹ng l¹i. Trang 5
  6. 6. Bµi 4: §Þnh d¹ng cells sö dông mét sè hµm ®¬n gi¶n 1. §Þnh d¹ng d÷ liÖu cho cells. B«i ®en c¸c « cÇn lÊy ®Þnh d¹ng -> Format -> Cells -> Number trong ®ã: + Number: kiÓu sè. + Currency: kiÓu tiÒn tÖ. + Accounting: kiÓu kÕ to¸n. + Date: kiÓu ngµy. + Time: kiÓu giê. + Percentage: kiÓu phÇn tr¨m. + Fraction: kiÓu ph©n sè. + Scientific: kiÓu khoa häc. + Text: kiÓu v¨n b¶n, ch÷. + Special: kiÓu ®Æc biÖt. + Custom: lùa chän kiÓu. 2. VÝ dô vÒ mét sè ®Þnh d¹ng. - Tr­íc khi nhËp t¹i mét « nµo ®ã ta gâ dÊu ‘ -> thµnh kiÓu Text: ‘99999 kh¸c 99999 (kiÓu Text kh«ng céng, trõ, nh©n ... ®­îc). - §Þnh d¹ng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) B«i ®en c¸c cell -> Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo ‘(0)’ d­íi dßng Type. - §Þnh d¹ng giê: Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo ‘hh:mm:ss’ d­íi dßng Type. - §Þnh d¹ng ngµy: Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo ‘mm/dd/yy’ hoÆc ‘dd/mm/yy’ hoÆc ‘mm/dd/yyyy’ d­íi dßng Type. Trang 6
  7. 7. Bµi 5: HÖ thèng c¸c hµm c¬ b¶n nhÊt trong excel 1. C¸c sö dông hµm trong c«ng thøc. Tæng qu¸t: = Tªn hµm(®èi sè1,®èi sè2,...) + Tªn hµm ph¶i nhËp theo ®óng quy ®Þnh cña excel. + Bao nhiªu ®èi sè th× tuú theo tõng hµm, cã hµm kh«ng cã ®èi sè. + Th«ng th-êng excel ngÇm ®Þnh dÊu phÈy ‘,’ ®Ó ng¨n c¸ch c¸c ®èi trong hµm nh-ng khi dïng chuÈn lµ dÊu phÈy ®Ó ng¨n c¸ch phÇn nguyªn vµ phÇn lÎ thËp ph©n th× dÊu ng¨n c¸ch c¸c ®èi trong hµm lµ dÊu ‘;’. 2. HÖ thèng hµm. Hµm thèng kª Statistical. + Hµm xÕp h¹ng - Rank. = Rank(Sè cÇn xÕp h¹ng, D·y cÇn so s¸nh, Tiªu chuÈn) - Sè cÇn xÕp h¹ng: lµ to¹ ®é, ®Þa chØ cña mét « nµo ®ã. - D·y cÇn so s¸nh: lµ to¹ ®é cña mét d·y c¸c sè so s¸nh ®Ó xÕp h¹ng (sau khi chän to¹ ®é cña d·y nµy cÇn Ên phÝm F4 ®Ó lÊy to¹ ®é tuyÖt ®èi). - Tiªu chuÈn nhËn hai gi¸ trÞ : 0 - xÕp h¹ng gi¶m dÇn (sè lín nhÊt xÕp thø nhÊt). 1 - xÕp h¹ng t¨ng dÇn (sè nhá nhÊt xÕp thø nhÊt). + Hµm tÝnh trung b×nh - Averge. = Average(D·y cÇn tÝnh). + Hµm t×m gi¸ trÞ lín nhÊt, nhá nhÊt - Min, Max. = Min(D·y sè) = Max(D·y sè) Trang 7
  8. 8. Bµi 6 HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp) Hµm To¸n Häc Vµ l-îng gi¸c - Math & Trig. + Hµm tÝnh tæng - Sum. = Sum(D·y sè). + Hµm tÝnh luü thõa - Power. = Power(C¬ sè, Sè mò) vd: Power(2,3) = 8 + Hµm LÊy phÇn nguyªn - Int. = Int(sè) + Hµm LÊy phÇn d- cña phÐp chia - Mod. = Mod(Sè bÞ chia, Sè chia) vd: Mod(7,3) = 1; Mod(7,4) = 3. + Hµm lµm trßn sè - Round. = Round(Sè, sè ch÷ sè phÇn lÎ thËp ph©n) vd: ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(2.149, 1) = 2.1 ROUND(-1.475, 2) = -1.48 ROUND(21.5, -1) = 20 Trang 8
  9. 9. Bµi 7 HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp) I. Hµm Logical. 1. Hµm vµ, hoÆc c¸c ®iÒu kiÖn - And, Or, Not. = And(BiÓu thøc1, biÓu thøc2, ...) = Or(BiÓu thøc1, biÓu thøc2, ...) = Not(§iªu kiÖn) 2. Hµm ®iÒu kiÖn - If. = If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) DiÔn gi¶i : NÕu logic_test th× value_if_true kh«ng th× value_if_false. - Logic_test: lµ biÓu thøc ®iÒu kiÖn (dïng hµm And, Or ®Ó vµ, hoÆc c¸c ®iÒu kiÖn). - Value_if_true: lµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ nÕu ®iÒu kiÖn ®óng. - Value_if_false: lµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ nÕu ®iÒu kiÖn sai (cã thÓ lµ mét hµm if kh¸c, gäi lµ hµm if lång nhau). - Hµm if kh«ng ®-îc lång nhau qu¸ 7 cÊp. II. C¸c hµm vÒ chuçi ký tù. 1. Hµm LEFT(). Qui c¸ch: Left(<BiÓu thøc ký tù>,n). Hµm nµy cho mét chuçi ký tù trong <BiÓu thøc ký tù> tõ bªn tr¸i vµ lÊy ra n ký tù. 2. Hµm RIGHT(). Qui c¸ch: Right(<BiÓu thøc ký tù>,n) Cho kÕt qu¶ nh- hµm Left() nh-ng tõ bªn ph¶i. 3. Hµm MID(). Qui c¸ch: Mid(<Btkt>,<VÞ trÝ>,n). Hµm nµy cho kÕt qu¶ lµ mét d·y ký tù lÊy ra trong <Btkt>, tõ <VÞ trÝ> vµ lÊy ra n ký tù. Trang 9
  10. 10. Bµi 8 HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp) Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu - Lookup & Reference. + Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu theo hµng - Hlookup. Hlookup sÏ t×m kiÕm d÷ liÖu so s¸nh trªn hµng ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu (hay cßn gäi lµ b¶ng m·) vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ t-¬ng øng víi m· ®ã. = HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: lµ gi¸ trÞ t×m kiÕm, so s¸nh (cßn gäi lµ m·). - Table_array: To¹ ®é cña b¶ng tham chiÕu (cßn gäi lµ b¶ng m·, b¶ng phô). - Row_index_num: sè thø tù cña hµng, n¬i lÊy gi¸ trÞ tr¶ vÒ. - Range_lookup nhËn mét trong hai gi¸ trÞ: 0 : lµ t×m kiÕm chÝnh x¸c (gi¸ trÞ cÇn t×m vµ gi¸ trÞ ë hµng ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu gièng hÖt nhau). 1 : lµ t×m kiÕm t-¬ng ®èi (gi¸ ë hµng ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu ph¶i ®-îc S¾p xÕp t¨ng dÇn). + Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu theo cét - Vlookup. Vlookup sÏ t×m kiÕm d÷ liÖu so s¸nh trªn cét ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu (hay cßn gäi lµ b¶ng m·) vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ t-¬ng øng víi m· ®ã. = VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: lµ gi¸ trÞ t×m kiÕm, so s¸nh (cßn gäi lµ m·). - Table_array: To¹ ®é cña b¶ng tham chiÕu (cßn gäi lµ b¶ng m·, b¶ng phô). - Column_index_num: sè thø tù cña cét, n¬i lÊy gi¸ trÞ tr¶ vÒ. - Range_lookup nhËn mét trong hai gi¸ trÞ: 0 : lµ t×m kiÕm chÝnh x¸c (gi¸ trÞ cÇn t×m vµ gi¸ trÞ ë cét ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu gièng hÖt nhau). 1 : lµ t×m kiÕm t-¬ng ®èi (gi¸ ë cét ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu ph¶i ®-îc S¾p xÕp t¨ng dÇn). Trang 10
  11. 11. Bµi 9 LËp biÓu ®å, ®å thÞ BiÓu ®å, ®å thÞ. + C¸ch lËp ®¬n gi¶n: B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn lËp biÓu ®å (nÕu c¸c cét d÷ liÖu kh«ng liªn tiÕp th× Ên Ctrl khi b«i ®en) -> Nh¸y vµo biÓu t-îng Chart Wizard hoÆc vµo menu Insert -> Chart -> xuÊt hiÖn b¶ng chän -> chän kiÓu biÓu ®å -> Next -> Gâ tiªu ®Ò cho biÓu ®å vµo dßng Chart title -> Next -> Finish. + Thªm, söa kiÓu biÓu ®å: Nh¸y ph¶i chuét vµo khung cña biÓu ®å -> Chart Options trong ®ã: Title (tiªu ®Ò). Legend (chó gi¶i, chó thÝch). Data labels (nh·n cña d÷ liÖu). Trang 11
  12. 12. Bµi 10 S¾p xÕp vµ läc d÷ liÖu 1.S¾p xÕp d÷ liÖu. B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn s¾p xÕp -> Data -> Sort -> Tªn cét cÇn s¾p xÕp (ë sort by) -> chän chØ tiªu s¾p xÕp (Ascending lµ t¨ng dÇn, Descending lµ gi¶m dÈn) + Then by: trong tr-êng hîp nÕu trïng th× s¾p xÕp theo cét tiÕp. + Header row: S¾p xÕp vµ trõ hµng ®Çu tiªn (tªn cét). + No header row : S¾p xÕp c¶ hµng ®Çu tiªn. 2. Läc d÷ liÖu AutoFilter. B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn läc -> Data -> Filter -> AutoFilter -> xuÊt hiÖn T¹i dßng ®Çu tiªn cña b¶ng -> Nh¸y chuét vµo -> chän Custom -> chän ®iÒu kiÖn ®Ó läc. - Sau khi läc ra kÕt qu¶ ta cã thÓ copy ra vïng kh¸c vµ in riªng. - Muèn hiÖn l¹i toµn bé d÷ liÖu ®Ó läc tiÕp -> Data -> Filter -> Show All. - Muèn bá chÕ ®é läc -> Data -> Filter -> AutoFilter. Trang 12
  13. 13. Bµi 11 ®Þnh d¹ng b¶ng tÝnh, in d÷ liÖu 1. §Þnh d¹ng b¶ng. Vµo menu File -> Page Setup -> + Page (®Æt trang). - Orientation: H-íng trang (Portrait ®Æt däc, Landscape ®Æt ngang). - Scaling: X¸c ®Þnh tû lÖ (§iÒu chØnh ‘adjust to’ tû lÖ bao nhiªu phÇn tr¨m so víi kÝch th-íc b×nh th-êng). + Margins (®Æt lÒ). - Center on page: §Æt b¶ng vµo gi÷a trang giÊy (horizontally theo chiÒu ngang, vertically theo chiÒu däc). + Header/Footer (tiªu ®Ò ®Çu, cuèi trang). Chän Custom header hoÆc Custom footer ®Ó nhËp tiªu ®Ò. Trang 13
  14. 14. 2. §Æt vïng in. B«i ®en vïng cÇn ®Æt vµo menu File -> Print Area -> Set Print Area. Vµo menu File -> Print Area -> Clear Print Area ®Ó huû viÖc thiÕt lËp vïng in. 3. In b¶ng. Vµo menu File -> Print Preview ®Ó xem toµn bé tr-íc khi in. Vµo menu File -> Print -> - All: in toµn bé (tÊt c¶ c¸c trang). - Pages; in tõ trang ... ®Õn trang ... - Number of copies: sè b¶n in.  Trang 14

×