2. Aplikasi Persediaan dengan Excel
APLIKASI PERSEDIAAN
DENGAN EXCEL
PENDAHULUAN
Laporan persediaan merupakan informasi penting dalam pengelolaan persediaan,
Informasi penting yang harus ada dalam laporan persediaan di antaranya
informasi barang masuk, barang keluar dan saldo akhir. Melalui informasi
tersebut bisa dianalisa perputaran sebuah barang dalam persediaan. Semakin
banyak barang yang keluar, maka semakin bagus perputaran barang tersebut.
Untuk menghasilkan sebuah laporan persediaan perlu adanya sebuah sistem
atau aplikasi. Sistem yang kami bangun menggunakan Excel, karena kami
pandang Excel paling banyak digunakan orang. Sistem ini sangat sederhana,
namun cukup mewailik untuk menghasilkan laporan persediaan, meliputi
informasi barang masuk, barang keluar dan saldo akhir. Metode harga
pokok yang digunakan menggunakan sistem harga pokok rata-rata, yakni
perhitungan berdasarkan harga pokok saldo awal dan harga pokok barang yang
masuk. Jika digambarkan ke dalam sebuah perumusan sebagai berikut.
Selanjutnya nilai hpp tersebut digunakan untuk hpp barang keluar (penjualan)
dan hpp saldo akhir persediaan.
www.xclmedia.com 2
3. Aplikasi Persediaan dengan Excel
CARA PENGGUNAAN APLIKASI PERSEDIAAN
Penggunaan aplikasi persediaan ini cukup mudah karena sistemnya dibangun
cukup sederhana. Dengan beberapa halaman yang singkat ini, kami pastikan
anda akan bisa memahami dan menerapkannya dengan baik.
1. Isi terlebih dulu identitas pada sheet "Menu"
- Nama Perusahaan
- Laporan Bulan
- Tahun
Sebagai contoh, misal PT. Media Komputer akan membuat membuat laporan
persediaan berdasarkan transaksi persedian bulan Januari 2007. Berdasarkan
informasi tersebut apabila diisi ke dalam sheet "Menu" sebagai berikut
www.xclmedia.com 3
4. Aplikasi Persediaan dengan Excel
2. Selanjutnya menyiapkan daftar barang yang memuat kode barang, nama
barang, unit dan harga pokok barang. Misal PT. Media Komputama
memiliki daftar barang berdasarkan saldo barang pada tanggal 31 Desember
2006 sebagai berikut.
Berdasarkan data tersebut inputlah kode barang dan nama barang ke
dalam sheet "Daftar" sebagaimana gambar berikut.
www.xclmedia.com 4
5. Aplikasi Persediaan dengan Excel
Tambahkan data pada kolom Limit Stok, yakni sebagai informasi batas
stok terendah. Informasi tersebut akan muncul di sheet "Laporan" apabila
jumlah unit stok bersaldo sama dengan nilai limit stok tersebut, yang akan
muncul dalam bentuk baris stok berwarna hijau.
3. Berdasarkan data daftar barang PT. Media Komputer di atas, input pula
saldo awal barang ke dalam sheet "Saldo". Pengisian data dilakukan secara
manual kecuali kolom "Nama Barang" dan "Jumlah" yang merupakan
kolom sel-sel rumus fungsi.
- Isilah kode barang berdasarkan kode barang yang ada pada sheet "Daftar".
Bisa dilakukan dengan cara meng-copy kode barang sheet "Daftar" ke
dalam sheet "Saldo", maka kolom "Nama Barang" akan menyesuaikan
dengan masing-masing kode.
- Lengkapi pula kolom "Unit" dan "Hpp", maka kolom "Jumlah" akan
menghitung jumlah harga barang berdasarkan perkalian antara unit dan
hpp barang.
www.xclmedia.com 5
6. Aplikasi Persediaan dengan Excel
4. Lengkapi sheet "Laporan" pada kolom "Kode" sehingga data-data yang
diinput melalui sheet Saldo Awal, Keluar dan Masuk dapat ditampilkan ke
dalam sheet "Laporan" sesuai dengan masing-masing kode barang.
5. Lengkapi data supplier atau pemasok tetap barang ke dalam sheet "Sup-
plier". Data ini sebagai database pemasok yang nantinya dapat tampilkan
dalam sheet "Masuk" untuk melengkapi data pembelian. Pengisian data ini
dilakukan secara manual untuk semua kolom.
www.xclmedia.com 6
7. Aplikasi Persediaan dengan Excel
6. Lengkapi pula data customer atau pelanggan tetap ke dalam sheet "Cus-
tomer". Untuk customer umum buatlah data "customer cash" yang bisa
digunakan untuk data customer secara umum. Data ini sebagai database
pelanggan yang nantinya dapat tampilkan dalam sheet "Keluar" untuk
melengkapi data penjualan. Pengisian data ini dilakukan secara manual untuk
semua kolom.
7. Sheet "Masuk" untuk mengisi penerimaan barang, bisa berupa pembeliau
atau retur barang. Untuk setiap transaksi diisi secara lengkap pada tiap-tiap
baris.
Sebuah faktur pembelian biasanya memuat beberapa item barang, maka
dalam sheet “Masuk” semua item tersebut harus diisi pada tiap-tiap baris
secara lengkap. Kolom-kolom yang harus diisi adalah kolom Tanggal, Bukti,
Keterarangan, Kode Suplier (dropdown list), Kode Barang (dropdown
list), Unit dan Hpp. Untuk kolom Nama Supplier dan Nama Barang akan
terisi secara otomatis sesuai dengan kolom kode di samping kirinya.
www.xclmedia.com 7
8. Aplikasi Persediaan dengan Excel
Sheet "Masuk" adalah sebagai sumber data atau database yang akan diolah
ke dalam sheet "Laporan".
8. Sheet "Keluar" untuk mengisi barang keluar atau penjualan. Setiap transaksi
penjualan harus diisi secara lengkap pada tiap-tiap baris sebagaimana pada
sheet "Masuk". Kolom-kolom yang diisi adalah kolom Tanggal, Bukti,
Keterarangan, Kode Customer (dropdown list), Kode Barang (dropdown
list), Unit dan Harga Jual. Untuk kolom Nama Customer dan Nama
Barang akan terisi secara otomatis sesuai dengan kolom kode di samping
kirinya.
www.xclmedia.com 8
9. Aplikasi Persediaan dengan Excel
Sheet "Keluar" adalah sebagai sumber data atau database yang akan diolah
ke dalam sheet "Laporan". Disamping itu sebagai database untuk membuat
faktur di sheet "Faktur".
9. Sheet "Laporan" memuat informasi mutasi unit barang berupa saldo awal,
masuk, keluar dan saldo akhir. Nilai unit saldo awal bersumber dari
database saldo awal di sheet "Saldo", nilai unit masuk bersumber dari data-
base barang masuk di sheet "Masuk", dan nilai unit keluar bersumber dari
database barang keluar di sheet "Keluar". Sedangkan nilai unit saldo akhir
adalah selisih dari unit saldo awal, masuk dan keluar.
Nilai Hpp dirumuskan berdasarkan sistem metode rata-rata sehingga
menghasilan nilai hpp stok rata-rata.
10. Sheet "Faktur" adalah form faktur penjualan berdasarkan data yang sudah
diinput ke dalam database penjualan atau sheet "Keluar". Untuk
menampilkan sebuah faktur ketikkan kode faktur ke dalam kotak "Kode"
sesuai dengan kode faktur yang ada dalam database penjualan yang ingin
ditampilkan..
www.xclmedia.com 9
10. Aplikasi Persediaan dengan Excel
MENAMBAH BARIS DATA DAN LAPORAN
Untuk menambah baris data atau baris laporan, langkahnya cukup sederhana
- Sisipkan terlebih dulu baris yang akan ditambah di antara baris-baris yang
sudah ada dan jangan diluar baris untuk menghindari tidak terbacanya sebagian
rumus. Perintahnya sebagaimana perintah penyisipan baris di Excel, blok
terlebih dulu beberapa baris yang akan ditambah, lalu gunakan menu Insert
> Row.
- Selanjutnya isikan rumus-rumus pada baris baru yang masih kosong dengan
rumus-rumus yang ada di baris atas atau di bawahnya.
Untuk sheet "Keluar" terdapat rumus yang disembunyikan (di-hide) pada
kolom sebelah kiri. Untuk membukanya klik tanda + (plus) pada kiri atas
tabel. Setelah terbuka lihat sel-sel rumus yang masih kosong (setelah
menyisipkan baris). Copy-lah sel-sel yang masing kosong tersebut dengan
rumus di atas atau di bawahnya.
www.xclmedia.com 10
11. Aplikasi Persediaan dengan Excel
Sedangkan untuk sheet "Faktur" rumus pada kolom "Nomor" harus terurut
nomor-nomornya, jangan sampai terputus atau loncat urutannya. Copy-kan
sel-sel di atasnya dari nomor baris pertama hingga nomor baris terakhir agar
nomor-nomor tersebut berurut kembali.
www.xclmedia.com 11
12. Aplikasi Persediaan dengan Excel
MEMBUAT LAPORAN BULAN BERIKUTNYA
Aplikasi persediaan hendaknya digunakan hanya untuk laporan perbulan dengan
maksud untuk menghindari data yang terlalu banyak yang akan berpengaruh
kepada kinerja Excel. Untuk membuat laporan berikutnya, lakukan langkah-
langkah berikut :
1. Copy file laporan sebelumnya dan beri nama file sesuai dengan nama bulan
untuk memudahkan identitas file. Misal file laporan sebelumnya bulan
Januari, lalu di-copy filenya dan ganti nama filenya menjadi file bulan
Februari.
2. Buka file bulan Februari, lalu kosongkan data-data pada sheet Saldo, Masuk
dan Keluar.
3. Pindahkan laporan saldo terakhir pada file sebelumnya dari sheet "Laporan"
menjadi saldo awal bulan di file berikutnya pada sheet "Saldo" secara manual.
Nilai saldo yang dipindahkan meliputi Unit dan Hpp yang akan dijadikan
sebagai saldo awal bulan berikutnya. Cara pemindahan yang cepat dengan
cara meng-copy dan gunakan perintah Copy > Paste special dan pilih
Value. Karena data yang di-copy berupa rumus, maka agar dapat di-copy
dan dirubah menjadi value (text) dan bukan rumus, maka menggunakan
perintah tersebut.
www.xclmedia.com 12
13. Aplikasi Persediaan dengan Excel
4. Isikan transaksi baru ke dalam sheet "Masuk" dan sheet "Keluar" file bulan
Februari.
5. Dan seterusnya.
www.xclmedia.com 13
14. Aplikasi Persediaan dengan Excel
PENUTUP
Demikian panduan singkat ini kami tulis untuk membantu penggunaan dan
penerapan Aplikasi Persediaan dengan Excel yang kami buat, sehingga akan
lebih mudah untuk dipahami dengan baik.
Panduan ini cukup singkat, namun penjelasannya sudah cukup memadai dengan
pendekatan contoh kasus yang bisa mewakili penerapan kasus-kasus yang ada
di lapangan.
Demikian dari kami, semoga panduan ini bermanfaat, kritik dan saran
membangun kami harapkan dari para pembaca atau pemakai Aplikasi
Persediaan dengan Excel ini, sehingga nantinya dapat kami kembangkan lagi
menjadi lebih sempurna.
Penulis dan
Pembuat Program
Syarifuddin
www.xclmedia.com 14
