TOTVS Gestão Contábil - Novidades das versões 11.0 e 11.20

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Este documento apresenta o novo modelo contábil e as melhorias disponibilizadas na versão 11.0 e 11.20.

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  • Gestão Contábil – Visão Geral
  • Gestão Contábil – Estrutura de Dados Visando fornecer mais recursos para análise e gestão da empresa, bem como atender algumas exigências legais, a estrutura das tabelas do sistema de Gestão Contábil foi modificada. O modelo antigo apresentava várias limitações que dificultava a gestão estratégica e legal da empresa, tais como: Dificuldade em identificar o conjunto de partidas de um lançamento contábil (para realizar esta identificação era necessário filtrar todas as partidas, débitos e créditos, que faziam referência ao mesmo número de documento, o que nem sempre trazia as informações corretas); Dificuldade na conciliação das operações; Dificuldade de identificar o histórico da contabilização de um documento; Dificuldade de rastrear a origem dos lançamentos contábeis; dentre outras. Com esta nova estrutura de dados, será possível identificar o conjunto de partidas de um lançamento contábil, pois foi criada a tabela CLANCAMENTO, que identifica de forma única cada documento contábil. Além disso, houve uma melhora significativa na rastreabilidade, performance e segurança das informações.
  • Gestão Contábil – Estrutura de Dados - Nova Estrutura das Tabelas Contábeis A estrutura das tabelas contábeis está representada nesta figura. As tabelas CLANCA e CLCTLOTE foram substituídas pela tabela CPARTIDA , que armazena as informações das partidas do lançamento contábil. A tabela CLANCAMENTO foi criada para identificar o conjunto de partidas do documento contábil. As demais tabelas continuam com a mesma finalidade: CRATEIOLC para armazenar o rateio gerencial; CLCOMPL para armazenar as informações de campos complementares das partidas; CLOTE para armazenar as informações da capa de lote; CDIFERENCA para identificar as diferenças entre débito e crédito dos lançamentos. Para manter a integridade de relatórios, fórmulas e consultas SQL, foi criada uma view das tabelas envolvidas neste processo.
  • Gestão Contábil – Estrutura de Dados – Integridade dos Dados Migrados Como pode ser observado no aviso, só será possível realizar a conversão para Novo Modelo do BackOffice, após a execução do processo de “Consistência de Lançamentos Contábeis”, que será explicado a seguir.
  • Gestão Contábil – Estrutura de Dados – Integridade dos Dados Migrados Relatório – Consistência de Lançamentos: - Antes de iniciar o processo de conversão da base de dados para o Novo Modelo do BackOffice, tornou-se obrigatória a realização deste processo. A consistência de lançamentos realizada com este propósito, deve ser processada com a opção “ Preparar a base para Conversão Novo Modelo de BackOffice” habilitada. - Algumas inconsistências poderão ser acertadas automaticamente, outras serão apenas registradas em um relatório (LOG) que será apresentado no final do processo, devendo ser acertadas manualmente pelo usuário (neste caso, após o ajustes, será necessário executar novamente o relatório). Quando não forem encontradas inconsistências impeditivas ao processo de conversão, a data da execução da rotina será automaticamente gravada na tela do processo. Esta data terá validade de 7 dias para a realização da conversão para o novo modelo, caso a conversão não ocorra neste prazo, deve-se executar novamente este processo. Obs.: Este processo dever ser realizado em todas as coligadas.
  • Gestão Contábil – Estrutura de Dados – Conversão dos Lançamentos Antigos Os lançamentos contábeis existentes na base de dados da empresa quando da conversão para a versão 10.80 serão convertidos para a nova estrutura das tabelas contábeis. Os lançamentos serão convertidos de duas maneiras, são elas: Os lançamentos já integrados ao lote zero, ou seja, que estão na tabela CLANCA serão convertidos, ou melhor, agrupados conforme o Aplicativo Origem, a data do lançamento e o histórico de fechamento ou demais históricos. Quanto ao aplicativo origem, os lançamentos originados do sistema de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e Gestão Fiscal serão agrupados em Lançamentos Contábil distintos, respeitando a data do lançamento e o histórico (fechamento ou não fechamento). Os demais lançamentos, que não foram originados desses aplicativos serão agrupados em outro Lançamento Contábil, respeitando somente a data do lançamento e o histórico (fechamento ou não fechamento).
  • Gestão Contábil – Estrutura de Dados – Conversão dos Lançamentos em Lote Os lançamentos que estão em lote, ou seja, ainda não foram integrados ao lote zero, serão agrupados conforme o número do Lote, a data do lançamento e o histórico de fechamento ou demais históricos.
  • Gestão Contábil – Estrutura de Dados - Nova Estrutura das Tabelas de Integração Contábil As tabelas de integração com a contabilidade foram modificadas. Foi criada uma estrutura com 3 novas tabelas que serão utilizadas por todos os processos que enviam informações para a contabilidade. A nova estrutura das tabelas de integração contábil está representada nesta figura. As tabelas criadas são: COPERACAO, CCONT e CCONTRAT Veja a finalidade de cada tabela: COPERAÇÃO : Foi introduzido o conceito de Operação que permite identificar para cada documento todas as contabilizações realizadas (1ª. Contabilização, estorno da 1ª. Contabilização, 2ª. Contabilização e assim por diante). CCONT : Esta tabela irá substituir as tabelas TMOVCONT, FLANCONT e DLAFCONT e irá armazenar os valores de cada partida, bem como o status de cada lançamento contábil: ‘C’ - Contabilizado, ‘E’ – Estorno (lançamento de estorno) e ‘I’ – Incorreto (lançamento que foi contabilizado e teve sua contabilização estornada). CCONTRAT : Esta tabela irá armazenar o rateio gerencial vinculado à tabela CCONT.
  • Gestão Contábil – Estrutura de Dados – Integração Contábil Na versão 11.0, somente os sistemas de Gestão Educacional e Gestão de Estoque, Compras e Faturamento estão trabalhando na nova estrutura de integração contábil. Os sistemas de Gestão Financeira e Gestão Fiscal ainda estarão utilizando o modelo antigo de integração, tabelas FLANCONT e DLAFCONT. Todos os aplicativos estarão sendo migrados gradativamente até final de 2011. As fórmulas, relatórios e sentenças SQL continuarão funcionando normalmente para todos os aplicativos, pois serão criadas Views das tabelas CLCTLOTE e CLANCA que continuará garantindo a integridade.
  • Gestão Contábil - Lançamento Contábil .NET – Interface A inclusão das partidas de um único documento estão agora vinculadas à identificação do lançamento contábil. Primeiramente será cadastrado o lançamento contábil, com descrição e data. Em seguida serão cadastradas todas as partidas do lançamento contábil.
  • Gestão Contábil - Lançamento Contábil .NET – Interface A visualização de lançamentos na tela principal poderá ser definida pelo usuário da forma desejada realizando combinações de agrupamento e quebras dos cabeçalhos das colunas. Este recurso pode ser utilizado arrastando os cabeçalhos das colunas ou clicando com o botão direito no cabeçalho da coluna desejada.
  • Gestão Contábil – Lançamento Contábil .NET – Funcionalidades Alteradas Algumas funcionalidades foram modificadas com a migração do lançamento contábil para .NET. No cadastro de um LOTE, o valor da capa, que na versão anterior era informado manualmente, agora poderá ser calculado pelo sistema. Foi criada uma opção para indicar se a data e o valor do lote serão informados pelo usuário quando do seu cadastramento. É a opção: DIGITAR CAPA, que se habilitada o usuário deverá informar o intervalo de datas (inicial e final) para os lançamentos do lote, bem como o valor total dos lançamentos. Outra mudança está ligada a consistência de diferença entre débito e crédito, que antes era realizada por lote e data e agora está sendo feita sobre o lançamento contábil. Maior facilidade para correção. A opção de verificação de débitos e créditos saiu do menu Lançamentos e passou a ser uma opção de Anexo da visão de lote.
  • Gestão Contábil – Rateio Gerencial – Mapa de Rateio Com o objetivo de oferecer maior flexibilidade aos controle gerenciais da empresa foi criado na contabilidade um processo para melhorar a distribuição gerencial. Será possível cadastrar regras ou critérios de rateio, que poderão ser aplicadas aos lançamentos conforme apuração gerencial da empresa. O critério adotado para aplicar a distribuição será ‘Rateio por Centro de Custo Transitório’, onde os lançamentos de origens serão mantidos, sendo gerado um lançamento de partida inversa para zerar os valores e em seguida um novo lançamento com a mesma partida do lançamento origem será gerado considerando o critério de rateio adotado. Dessa forma manteremos o histórico dos lançamentos na contabilidade. Os critérios de rateio serão configurados no cadastro ‘ Mapa de Rateio ’. Um Mapa de Rateio poderá ter definido ‘N’ critérios, que por sua vez terão definido uma ordem de execução. O Mapa de Rateio possui as seguintes informações: Origem  (para seleção dos lançamentos) Conta Contábil, Centro de Custo, Gerencial e Percentual Destino  (para definir o critério de rateio) Conta Gerencial e Percentual Para execução dos critérios foi criado o processo ‘ ’Processo de Rateio ” onde será informado o mês dos lançamentos que serão selecionados, o número do lote em que os novos lançamentos serão gerados e os Mapas de Rateio que serão aplicados. Foi criada também uma opção de consulta dos ‘ Históricos de Execução do Rateio ’, onde será gravado alguns dados de execução do rateio (IdExec, Data, Usuário, Mapa de Rateio e uma tabela de Itens de Rateio selecionados para execução do processo). Outra opção é a: “ Desfazer a Contabilização do Rateio Gerencial” que está disponível na tela de Históricos de Execução do Rateio. O processo irá excluir todos os lançamentos gerados pelo rateio mesmo que estejam no lote ZERO. Tabelas criadas para o processo : CMAPARATEIO - Mapa de Rateio; CITEMRATEIO - Item de Rateio; CITEMRATORIGEM - Origem do item de rateio; CITEMRATDESTINO - Destino do item de rateio; CHISTRATEIOPROC - Histórico de execução do processo; CHISTRATEIOLAN -  Histórico dos lançamentos que foram gerados pelo processo; CHISTRATEIOITEM - Itens de rateio selecionados para execução do processo.
  • Gestão Contábil – Agrupamento de Lançamentos e Partidas O agrupamento de lançamentos contábeis passa a ser um processo exclusivamente Contábil. Consideramos que o agrupamento é de responsabilidade da gestão contábil e por isso, este recurso será descontinuado nos aplicativos origens dos lançamentos contábeis. O agrupamento poderá ser de lançamentos ou de Partidas.
  • Gestão Contábil – Agrupamento de Lançamentos e Partidas O processo de Agrupamento de Lançamentos Contábeis somente é executado nos lançamentos que estão em lote (N), ou seja, os lançamentos já integrados ao lote zero não poderão ser agrupados. Os lançamentos serão agrupados por lote e data, ou seja, não será possível agrupar lançamentos de lotes e datas distintas. Além disso ele só ocorrerá se as seguintes informações forem iguais: conta à débito ou conta à crédito, filial, centro e custo e departamento. O Agrupamento poderá de executado em Lançamentos ou Partidas, sendo que o agrupamento de partidas será executado por Lançamento, ou seja, não serão agrupadas Partidas de lançamentos distintos. As Formas de Agrupamento possíveis são: Débito com Crédito em uma única Partida; Partida a Débito (agrupa somente a débito); Partida a Crédito (agrupa somente a crédito). Não é possível reagrupar lançamentos e partidas que já foram agrupados. Não é possível agrupar lançamentos com moedas diferentes. Lançamentos ou Partidas originados de outros aplicativos que não seja o contábil, quando agrupadas, só poderão ser alteradas nos aplicativos de origem. Quando isso ocorrer, os valores referentes ao lançamento que foi alterado serão retirados das partidas agrupadas e será gerado um novo lançamento / partida com os novos valores contabilizados.
  • Gestão Contábil – Exclusão de Lançamentos por Operação Foi criado um recurso na Contabilidade para excluir todos os lançamentos contábeis do lote ZERO vinculados a uma Operação (IDOPERACAO). Isso foi necessário devido a nova estrutura de integração dos diversos módulos com a contabilidade, que não permite excluir, no sistema origem, movimentos se houver algum lançamento contábil vinculado ao mesmo. Exemplo: Na integração do módulo de faturamento com a contabilidade, uma nota pode ter sua contabilização integrada ao lote zero, em seguida estornada e também integrada ao lote zero. Se por algum motivo essa nota precisar ser excluída, o sistema não permitirá, pois todos os lançamentos contábeis estão vinculados ao movimento/operação. Neste caso o responsável pela contabilidade deverá executar o processo de Exclusão de Lançamentos por Operação, que irá limpar todo os lançamentos e partidas vinculados ao IDOPERACAO liberando o movimento para ser excluído. Foi criada uma tabela de histórico de exclusão para armazenar informações de todos os lançamentos excluídos.
  • Gestão Contábil – Exclusão de Lançamentos por Operação Vamos supor que um movimento de compra foi incluído no Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e este gerou um lançamento contábil no Módulo Contábil. Após integrar este lançamento para o lote zero da contabilidade o usuário identifica que houve um erro e precisa ajustar a contabilização. Atualmente o usuário precisa estornar a contabilização do movimento em um lote de estorno e integrar ao lote zero. No novo modelo o usuário do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento que possuir acesso poderá solicitar a exclusão da contabilidade do movimento.
  • Gestão Contábil – Exclusão de Lançamentos por Operação Vamos supor que um movimento de compra foi incluído no Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e este gerou um lançamento contábil no Módulo Contábil. Após integrar este lançamento para o lote zero da contabilidade o usuário identifica que houve um erro e precisa ajustar a contabilização. Atualmente o usuário precisa estornar a contabilização do movimento em um lote de estorno e integrar ao lote zero. No novo modelo o usuário do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento que possuir acesso poderá solicitar a exclusão da contabilidade do movimento.
  • Gestão Contábil – Exclusão de Lançamentos por Operação Vamos supor que um movimento de compra foi incluído no Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e este gerou um lançamento contábil no Módulo Contábil. Após integrar este lançamento para o lote zero da contabilidade o usuário identifica que houve um erro e precisa ajustar a contabilização. Atualmente o usuário precisa estornar a contabilização do movimento em um lote de estorno e integrar ao lote zero. No novo modelo o usuário do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento que possuir acesso poderá solicitar a exclusão da contabilidade do movimento.
  • Gestão Contábil – Exclusão de Lançamentos por Operação Vamos supor que um movimento de compra foi incluído no Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e este gerou um lançamento contábil no Módulo Contábil. Após integrar este lançamento para o lote zero da contabilidade o usuário identifica que houve um erro e precisa ajustar a contabilização. Atualmente o usuário precisa estornar a contabilização do movimento em um lote de estorno e integrar ao lote zero. No novo modelo o usuário do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento que possuir acesso poderá solicitar a exclusão da contabilidade do movimento.
  • Gestão Contábil – Integração de Lotes Simultaneamente Exemplo: O usuário possui dois lotes . O lote 1 com lançamentos de Janeiro e Fevereiro e o lote 2 com lançamentos de Fevereiro e Março. Na integração o usuário pode definir filtros para integrar os lançamentos de Janeiro do lote 1 e somente o mês de Fevereiro do lote 2,os lotes serão integrados simultaneamente. OBS: Não é possível integrar parte das partidas de um lançamento, sempre todas as partidas do lançamento serão integradas. Portanto, o filtro utilizado deve possuir sempre a lógica para lançamentos e não para partidas.
  • Gestão Contábil – Bloqueio Contábil por Aplicativo Origem Foi criado um recurso para definir datas limites para manutenção dos lançamentos contábeis originados de outros módulos. O bloqueio é defindo por módulo, filial, e data de bloqueio dos lançamentos contábeis. Assim, não será possível incluir ou alterar lançamentos contábeis com data até a data do bloqueio. Esta opção está disponível nos parâmetros do sistema: [Contabilidade>>Fechamento>>Bloqueio de Contabilidade]
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