Download file.doc


Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Download file.doc

  1. 1. A PRACTICAL GUIDE TO  LEGAL RESEARCH IN PRACTICE UNDERSTAND THE ASSIGNMENT. •   Ask the dumb question(s):    Be SURE that you  understand what your assignment is.  Lawyers, as a  general rule, are terrible at explaining things to young  associates.  Therefore, be sure you understand what  you are being asked to do, and why, before you leave  the assigning lawyer’s office.  An extra twenty seconds  of clarification now can save thousands of dollars in  wasted fees later.  •   Ask questions now, not later  .  Do NOT assume that  clarifying questions can be asked later.  Lawyers are  busy people.  Ask now.  •   Know the jurisdiction and legal issue  .   Understand the  legal jurisdiction (is this New York or New Jersey law?)  and the basic legal issue (contracts or environmental  law) before you leave the office.  •   Know the deadline.     The perfect legal answer delivered  after the statute of limitations has run is useless.  Partners rely on people who meet internal deadlines,  too, and they hire reliable people.  Meet every deadline,  and never be late.  Remember, even projects with “no  set deadline” have a deadline.  Get it done, and don’t  procrastinate.  •   Know the context  .   Try to learn why you have been  asked to research this issue.  If you don’t understand  why you are doing the research, you cannot possibly 
  2. 2. understand a different argument or novel approach to  the client’s problem.   RESPECT YOUR IGNORANCE. • You are a first year law student, not a practicing  lawyer.  You have not yet taken Tax, Evidence, BA,  Criminal Procedure, Professional Responsibility, etc.  • Know your resources.  Tap the knowledge of other  lawyers, and of treatises, before trying a 50 state Lexis  search. • Legal encyclopedias, treatises, Key numbers, and other  print “cheats” are designed for the ignorant.  Use them. • Legal Encyclopedias and ALRs (information from Harvard Law Library’s website) Print Lexis (fee-based) Westlaw (fee-based) American Law Reports Yes Yes 2d-5th American Law Reports 6th No Yes American Law Reports Yes Yes Federal 1st American Law Reports No Yes Federal 2d American Jurisprudence 2d Yes Yes Corpus Juris Secundum No Yes California Jurisprudence 3d No Yes Summary of California Law Yes Yes (Witkin) Colorado Law Annotated No No 2d Florida Jurisprudence 2d Yes Yes Georgia Jurisprudence No Yes Illinois Law and Practice No Yes Illinois Jurisprudence Yes No
  3. 3. Indiana Law Encyclopedia No No Louisiana Civil Law No Yes Treatise No Yes Maryland Law Encyclopedia Massachusetts Practice No Yes Michigan Law and Practice Yes No Encyclopedia Dunnell Minnesota Law Yes No Digest Encyclopedia of Mississippi No No Law Summary of Mississippi No No Law New Hampshire Practice No No New Jersey Practice No Yes New York Jurisprudence 2d Yes Yes (more current?) Strong’s North Carolina No Yes Index, 4th Ohio Jurisprudence 3d Yes Yes (more current?) Pennsylvania Law Yes No Encyclopedia Summary of Pennsylvania No Yes Jurisprudence 2d South Carolina No Yes Jurisprudence Tennessee Jurisprudence Yes No Texas Jurisprudence 3d Yes Yes (more current?) Michie’s Jurisprudence of Yes No Virginia and West Virginia • Useful treatises by subject areas (most are available in  law school libraries or online): Corbin on Contracts Williston on Contracts Dobbs on Torts (hornbook) Wright, Miller & Cooper, Federal Practice & Procedure Moore’s Federal Practice – Civil procedure/litigation Federal Procedure
  4. 4. Nimmer on Copyright Collier on Bankruptcy CCH’s Labor Law Reporter BNA’s Labor Relations Reporter Employment Coordinator CCH’s Standard Federal Tax Reporter CCH’s Federal Securities Law Reporter Modern Tort Law (West) BNA’s U.S. Law Week BNA’s Criminal Law Reporter Katz & Gianelli – Ohio Criminal Procedure Many other titles are available: ask a librarian or  search an online catalog • Publisher Affiliations i. Thompson/West (West) products may be on  Westlaw  ii. Matthew Bender (MB) products may be on Lexis iii. Bureau of National Affairs (BNA) sells directly to  law firms, though its products may be on the  Lexis or Westlaw platform if the firm purchases  titles electronically. iv. Commerce Clearinghouse (CCH) licenses  electronic access directly to law firms. v. Aspen Law and Business may be on the enhanced  version of LoisLaw. • Use Research Tabs to find relevant treatises in an area  of law with which you are unfamiliar. i. Westlaw: “Summer Associates” research tab
  5. 5. DON’T REINVENT THE WHEEL. • Your research project will be unique, but not THAT  unique.  If you’ve never drafted a motion to suppress  evidence, try to find a sample or form to work from.   • Ask the boss if she has a form you can use, or ask an  associate.  • Search your firms’ intranet, or the internet (with  caution) for sample forms, or use a form book.  This  isn’t plagiarism, it’s efficiency.  • Remember to adapt the form for your client’s unique  facts and circumstances, and remember to proof your  work carefully.  • Some sample sources for forms: West Legal Forms (online on Westlaw: forms—all) Am. Jur. 2d Legal Forms Am Jur. Pleadings and Practice Am Jur. Proof of Facts Am Jur. Trials Rabkin and Johnson, Current Legal Forms  (with tax analysis) Bender’s Federal Practice Forms Bender’s Forms of Discovery ­ interrogatories/depositions Practice Guides (Domestic Relations; Ohio Consumer  Law, etc.); Jury Instructions; Jury Verdict Awards;  Continuing Legal Education materials, etc.
  6. 6. VERIFY YOUR WORK, AND KEEP IT HONEST. • No matter how fast the deadline, always verify your  work.  There is NEVER an excuse for failing to KeyCite  or Shepardize.   Failure to verify is malpractice, and  justifies your immediate termination.  • Every case, every time.  Verify that the case is good  law.  I mean it.   No summer associate screw up is more  common, or more easily avoided.   • Choose your words carefully.  Don’t use confident and  conclusive language unless you are really confident  about your conclusions.  • Do NOT assume that your boss will catch your errors.  That is your job, and your responsibility to the client.  • Don’t lie, don’t cheat, and don’t steal.  Respect your  ethical obligations as an attorney – they apply to you  even as a law student.  Don’t conceal mandatory  authority, make legal or factual misrepresentations, or  get involved in something you wouldn’t want disclosed  on the internet.   Getting another job is easier without  the felony convictions. 
  7. 7. SPEND YOUR CLIENT’S MONEY AS IF IT WERE YOURS.     • Lawyers who do good work on budget will never have  trouble finding a job.  • Be aware of how much of the client’s money you are  spending on a daily basis – don’t spend $20,000  “solving” a $4,000 dispute. • Consider low­cost alternatives to Lexis and Westlaw.  • Be Aware of What Lexis and Westlaw Cost, and how to  use them efficiently.  LEXIS AND WESTLAW * • Know Your Plan. • Know Your Account Manager. • Know the Price.  • Think before You Research. • Free Support i. 1-800-WESTLAW; online instant messenger ii. 1-800-45-LEXIS; online instant messenger iii. Subject specialists may also be available. • Choose the most appropriate database (“smaller” = “cheaper”) • Search within results if the result list is O.K. i. FIND or LOCATE (instead of “edit search”) ii. Shepard’s: Focus-restrict by iii. KeyCite: Limit KeyCite * Courtesy of a Westlaw rep, but applicable to either system.
  8. 8. MICROSOFT WORD TIPS AND TRICKS Word 2003 Legal Users Guide (192 pages) FamilyID=3641478c­2cc6­487b­ a15f­53b83a560df7&displaylang=en#Overview Legal research tools (dictionary, etc.)­us/word/HA010776281033.aspx Pleading template/wizard­us/word/HP051896201033.aspx? pid=CH060829781033 The pleading wizard primarily links to sample FindLaw forms.  Use with caution, and always adapt them to your specific  circumstances. More useful forms may be available (for a fee) from  Lexis or Westlaw. MAJOR FLAT RATE/FIXED COST OPTIONS CaseMaker Ohio State Bar attorneys and student members may access Ohio,  federal, and selected other states’ primary law sources. FastCase Cleveland Bar Association attorney have access to this database. LoisLaw See the Law School Intranet for the Law School’s code.
  9. 9. VersusLaw (fixed rate) Flat rate access to basic primary law material targeted to the  layperson. FindLaw Basic court information All U.S. Supreme Court opinions Free /Inexpensive (PACER) Registered users may access U.S. District Court (and Bankruptcy)  opinions for $.08 per page/screen viewed. Documents from a  docket sheet may also be available for the same fee. INTERNET RESOURCES Federal  U.S. Code (unannotated); Code of Federal Regulations;  Federal Register  U.S. Governmental Manual (information about federal  agencies)  “Citizens [and lawyers’] portal to the federal government”  A­Z federal agency information  Official source for current and recent (2002) opinions (PDF  format); much basic information about the Court, as well  Supreme Court opinions (1893­, vol. 150 U.S. Reports­)  Searchable, full­text, HTML versions
  10. 10.  Oyez,  a multimedia U.S. Supreme Court website  Federal courts finder  Many federal appellate court began distributing decisions  free via the internet in the 1990’s  Quick and easy site for recent legislative history (cf.  USCCAN)­bin/  PACER: Public (including attorneys) Access to Court  Electronic Records ­bin/   o pre­registration required; password sent via snail mail o Check with your librarian/office manager to see if you  have account  Various pleadings (complaints, opinions, motions, etc. may  be available.  U.S. District/bankruptcy courts  $.08/page viewed and/or print  can save as PDF version  With registration, free source of federal case law targeted at  smaller firms  Links to selected (free, legal) website  Can purchase additional services (as needed, e.g. Shepard’s),  with credit card
  11. 11.  Westlaw’s free version of legal information for practitioners  and the public  Can purchase additional services (as needed, e.g. KeyCite). or  Unlimited use for a day/week/month at a fixed cost by credit  card. o But check about printing costs. State Materials (links to free (but not comprehensive) state  resources) State Codes and Cases State Administrative law Sites Other Online Sources Ask if your firm subscribes to electronic (or) print newsletters in  topical areas (intellectual property, bankruptcy, etc.) in which you  are working. For example, the Bureau of National Affairs  publishes many topical newsletters which your firm may be able  to send you via e­mail. Commerce Clearinghouse (CCH) may also  supply your firm with looseleaf services (“mini­libraries”,  according to Kunz) either in print or electronically. PRINT/INTERNAL RESOURCES Check to see if the following are able in print at your firm(‘s  library).  annotated statutes
  12. 12.  legal encyclopedias (C.J.S., Am. Jur. 2d., state­state specific,  if available)  treatises/handbooks/practice guides (Ohio Consumer Law,  Nimmer on Copyright, etc.)  Digests (state or federal, as applicable) (especially if your  firm does not have flat rate access to  Lexis/Westlaw/CaseMaker, etc.)  Formbooks (Ohio Civil Practice, Moore’s Federal Practice,  Bender’s Forms of Discovery, West’s Legal Forms, etc.).  These may be easier to use in print.  Check for an intranet to see if there is an internal database  of forms, pleadings, etc which you can use as guides,  especially if you are working in a boutique firm. Obviously,  you must adapt whatever you use to your specific situation.  Ask for clarification before and during your assignment,  instead of wasting time and/or making assumptions that  could prove costly later. GORY DETAILS ON LEXIS/WESTLAW (SOME CONCEPTS ARE REPEATED.) Sources: presentation by a Westlaw representative and the “cost  effective research tutorial available at  Quoted prices are maximum rate charged to an individual using a  credit card (“street rate”).  Law firms pay varying amounts,  specified by their contracts with Westlaw.  Types of Plans – Ask Your Account Manager, Librarian, or Office  Manager • Unlimited access to a specific segment (e.g. all Ohio law)  (Pro Plan on Westlaw) • Special Offer (negotiated contract with large firm)
  13. 13. • Window Plan (Westlaw) Firm that has been spending  consistent amount per month will continue to pay that  amount, but get an additional amount of time “free” o Don’t be the one to put your firm over the additional  time Know Your Account Manager • Account Manager knows your plan. • ONLY the Account Manager can “fix” your mistakes. • Account Manager may dole out free research time. Know the Price Ask librarian or office manager Ask your Account Manager Westlaw: Search database name = SUBSCRIBER e.g. SUBSCRIBER;ALLFEDS – will tell you how much  is charged, per your contract Think before you research Major Mistakes (Westlaw) a. Pricing Printing may cost extra.  $5/document or $.025/line Default setting is per document. ** Copy and paste is free. ** (Westlaw) ­ but filing requirements (Rule 2,  Ohio) may require dual column format ** Print from browser to attached printer is  free (Lexis) b. Searching (Lexis or Westlaw)  Transactional  ­­ charge per search You own the documents only for a certain  amount of time. (Westlaw) Hourly             ­­ charge per minute
  14. 14. Lexis: Get a Document ­­ “significantly cheaper” to retrieve  known citation (case/statute) v. running a search (case/statute).  Probably true of Westlaw, as well. Book Browse (Lexis)  ­­ (with transactional ID), allows one  to view adjacent sections of a statute/treatise. Also on Westlaw. Lexis: Table of Contents (TOC) – fastest & easiest way to  understand entire compilation of statutes organized by topic. TOC (expandable and collapsible) is available in many  sources on either Lexis or Westlaw. Scan results of a cite list with brief excerpts for context Lexis: “show hits” (“Hide hits” to go back.) Westlaw: “KWIC” search results ­ ID jurisdiction and legal issues before searching.  KeySearch (Westlaw)  Search Advisor (Lexis) to ID legal issues. ** Better way: use free research help by phone or IM to formulate  search, and ask how many documents were retrieved by the  search.  If necessary ask if a subject specialist (tax, IP,  environmental expert is available). Pick proper jurisdiction and  legal issues before beginning to search.  ** (transactional mode): use LOCATE (on Westlaw) or FOCUS (on  Lexis) to search within results you just bought (for the day)  instead of “EDIT SEARCH”. Use Research Tabs; Tax Resources, Environmental Resources, etc. ResultsPlus (Westlaw) /Practitioner’s Toolkit (Lexis)– are said (by  the vendors) to be more accurate than a novice lawyer  (re­)running a search. ResultsPlus is 99.98% accurate, according 
  15. 15. to Westlaw. ALR article “street rate” is $25/document, but your  firm may have ALRs included in its contract. “Street Rate” for an individual to purchase a Westlaw documents  (with a credit card online) is $5/document. Street Rate for the LIST of KeyCite results is $4.25. Accessing  each document would cost up to $5/each. ** Use Limit KeyCite to find the most relevant documents from  the list of citing references (KeyCite) you just purchased (e.g. by  jurisdiction, type of document, etc.) ** After buying a list of Shepard’s results on Lexis, use “Focus— restrict by” to get more precise results. ** Choose most specific source. (e.g., U.S. District Courts vs.  federal and state combined) (Lexis) ** Smaller is cheaper (and often more effective). (Westlaw) A search in allfeds costs ½ of search in all cases.  A search in one state case file is $30 vs. $180 for a search in  all cases. Subject Access to case law “KeySearch rocks!”  (Westlaw rep) “Search Advisor rocks!”  (Lexis rep) Click directly on a relevant West key number or Lexis  Headnote in a known case. Embed a known West topic and key number within a search  by jurisdiction. Click directly on a relevant LexisNexis Headnote in a  pertinent case
  16. 16. Search by (known) LN Headnote as a segment. To run a citator check on multiple citations (i.e., in a table  of authorities within a brief), you can use Checkcite (Lexis/ Shepard’s) or (Westlaw/KeyCite). To access previous searches: History (Lexis) Research Trail (Westlaw) ­­ access current days’ searches and past 30 days’  searches  ­ ­ additional charges to re­run archived searches Terms and Connectors (T&C) ­ best approach, if well­used ­ people tend to overestimate their T & C skills Natural Language                     ­ will retrieve some results, if you are stuck Scope (“i” icon): See coverage and updating currency of a specific  database.