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How To Make Open Source Conference 〜OSCの作り方〜

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10年、100回以上オープンソースカンファレンスを開催してきたノウハウを共有するために、企画から開催までのプロセスでのポイントをまとめてみました。

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How To Make Open Source Conference 〜OSCの作り方〜

  1. 1. OSPN OSC の作り方 宮原 徹( @tmiyahar ) オープンソースカンファレンス実行委 員会 http://www.ospn.jp/
  2. 2. OSPN この資料の目的 • OSC は全国で毎月のように開催されて いますが、その開催プロセスは意外と 知られていないのではないか? • イベント開催ノウハウの共有のために 、開催のポイントをまとめてみました • 実際にはもう少し細かいところでアレ コレやっていますが、普通のイベント ・勉強会を企画開催する上で参考にし て貰える点に絞って記述しています 2
  3. 3. OSPN OSC の作り方 手順 1. 日程および会場の決定 2. 出展受付 3. セミナー時間割の決定 4. 展示ブース配置の決定 5. 全員配布物の準備 6. 会場設営 7. 当日運営 3
  4. 4. OSPN 日程および会場の決定 • OSC 開催の一番のキモ • 展示スペースが十分確保できるか? • セミナー会場が必要数確保できるか? • 交通の便はある程度までは妥協 • 可能な限り下見に行っています • 日程は早いと 1 年前から予約 • 各開催の間隔は最低 3 週間は開けたい – 現実は過密スケジュールで 2015 年 2 月は 3 回開催 4
  5. 5. OSPN 出展申し込みの受付 • スポンサー出展とコミュニティ出展で受付 – 年間協賛スポンサーが多いので、最近はかなり楽 になりました • ビジネス利用がメインの OSS ユーザコミュニ ティの場合、アレコレご相談 – 形式的な判断ではなく、実質的な開催コスト負担 能力の有無でお願いしています • Web フォームで管理できればいいのだけど、 今のところ Excel シートと ODF で – それでも意外と廻っているといえば廻っている • 基本的にすべての申し込みを受けるポリシー – 余裕があれば当日飛び入り出展も(何度か実績あ り) 5
  6. 6. OSPN セミナー時間割の決定 • セミナー希望時間を書き込んだ PostIt を使ってタイムテーブル組み – 意外と原始的 • カテゴリーを見ながら極力時間帯の重 複が無いように調整 • 会場の制約が無ければ、 45 分セミナー + 15 分休憩のサイクルは固定 – 会場の返却時間によって微調整 6
  7. 7. OSPN 展示ブース配置の決定 • 配置図は Word で作られています • 隣同士希望などを考慮しつつ配置 – 等身大 POP などの展示物も考慮 • 会場隅の配置には気を使います 7 ブース前の人 の立つスペー スの重なりを できるだけ小 さくする
  8. 8. OSPN 全員配布物の準備 • 東京開催だと MAX1200 部 – プラチナ 3 種、ゴールド 2 種、シルバー 1 種 • 全部で 40 種類ぐらいになるので約 5 万部 • 事前に事務局に集めて軽トラ 3 台で搬入 • 前日に 10 名 × 半日がかりで袋詰めしてます • 北海道、名古屋、福岡あたりはセミナーやり つつ袋詰め • 沖縄開催などは当日朝に袋詰め 8
  9. 9. OSPN 会場設営 • 前日に展示会場準備ができると楽 – 難しい時は当日朝に出展者も総動員で準備 • プロジェクタのチェックが中心 • ポータブルアンプ+マイクを置いたり • ネットワークはベストエフォート – ≒ ほぼ諦めています – 無線 LAN AP は設定済みを使い回し – 以前に比べると 4G が使えるので要求減 9
  10. 10. OSPN 当日運営 • ボランティアスタッフ中心で運営 – 開催規模が大きい場合は受付周りはバイトで • ある程度担当を分担して運営 – プログラム・資料配布 – アンケート回収とくじ引き – 懇親会受付(お金を扱うので責任重大) – セミナー会場巡回 • セミナーは各発表担当による分散自主運営 – プロジェクタ写らないとか時間オーバーなど 稀にありますが、基本無視できるレベル 10
  11. 11. OSPN まとめ:心がけていること • 標準化し、ルーチンワークに落とす – 但し、あまりルールに縛られず企画運営 – 判断基準は「楽しいかどうか」 • 重要な事から先に実行する – ROI を重視し、タスクを増やさない • 出展者や参加者と責任を分担して開催 コストを下げる – OSC を通じて共存関係を作り上げる 11

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