Travel Policies            BPM ‐ Section 500             Changes Effective July 1, 2011               a ges ffec e Ju y , ...
Benefits of Changes»   Faster reimbursement to traveler»   Reduced preparation time for traveler    Reduced preparation ti...
Highlight ‐ Changes to Travel PoliciesCurrent Policy                               Revised PolicyFor overnight travel, spe...
Individual Roles in Travel Process                        Administrative Superior                           Authorizes tra...
Documentation Requirements» Receipts for all expenses $75 or more – should   include:  ›   Date  ›   Amount  ›   Place  › ...
Reimbursement in Advance of Travel » Adequate documentation must be provided   showing the expense has been incurred  show...
Meal Allowance – Domestic Overnight Travel»   Overnight stay required»   Per diem is $42    Per diem is $42»   No document...
Meal Allowance – Foreign Travel»Travel outside of 50 states and District of Columbia»Per diem amount determined from US De...
Business Meals» Reimbursable if part of a meeting or activity to   discuss University business  discuss University busines...
Example – Employee’s Work Day Extended»   Normal workday – 8:00 a.m. to 5:00 p.m.»   Day is extended – 7:00 a.m. to 8:00 p...
Transportation – Personal Vehicle Use» Method that best meets needs of traveler and   University should be selected  Unive...
Unallowable Expenses» Not essential for University business:   ›   Hotel gym fees      Hotel gym fees  ›   Mini‐bars   ›  ...
Requesting Reimbursement» Travelers can not approve their own expense   reimbursement» Traveler attests to the appropriate...
Travel Allowances» Departments may limit reimbursement for a trip   to a total maximum amount determined prior to   to a t...
Concluding Points» Reimbursement approved by Fiscal Approver   › Grants Approver reviews for allowability funding     Gran...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

UM System Changes in travel policies

760 views

Published on

Published in: Travel
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
760
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

UM System Changes in travel policies

  1. 1. Travel Policies BPM ‐ Section 500 Changes Effective July 1, 2011 a ges ffec e Ju y , 0 University of Missouri – St. Louis 1Learning Objectives» Overview of benefits of policy changes and  electronic T&E system.  electronic T&E system» Highlight of significant policy changes » Overview of University travel policies» Discuss application and compliance» Discuss examples of common scenarios Discuss examples of common scenarios 2
  2. 2. Benefits of Changes» Faster reimbursement to traveler» Reduced preparation time for traveler Reduced preparation time for traveler» Increased efficiency » Increased accountability and transparency» Consistent application of travel policies 3Highlight ‐ Changes to Travel Policies Current Policy Revised PolicyReimbursement fR i b t for actual expenditure up to  t l dit t Reimbursed per diem, regardless of actual  R i b d di dl f t lthe limit for the individual meal expenditureCost analysis of fly vs. drive required No longer requiredUnits may establish their own lower limits,  Units may not implement more restrictive additional requirements, or more restrictive  requirements unless required by an outside policies before the trip  entityAdministrative Superior approves expense  Grants approver, if applicable, and Fiscal reimbursement Approver review for completeness,  allowability, and funding appropriateness 4
  3. 3. Highlight ‐ Changes to Travel PoliciesCurrent Policy Revised PolicyFor overnight travel, specific limits for  For overnight travel, $42 per diem based breakfast, lunch, and dinnerbreakfast lunch and dinner on duration of travel on duration of travel Travel Duration Percentage Amount Less than 8 hours 0% $0 8 hours or less than 12 hours 50% $21 12 hours or more 100% $42 5University Travel Policies – BPM Series» 501 ‐ Authorization of Travel *» 502 ‐ Travel Service Contracts 502 Travel Service Contracts» 503 ‐ University Travel Cards» 504 ‐ Methods of Transportation and Allowances*» 505 ‐ Allowable Expenses*» 506 ‐ Cash Advances 506 C h Ad» 507 ‐ Car Rental Service 6
  4. 4. Individual Roles in Travel Process Administrative Superior  Authorizes travel Authorizes travel Traveler/Delegate Submits reimbursement per policies Grants Approver  ‐ PI/Delegate Reviews for compliance with relevant policies, allowability,  completeness, and funding Fiscal Approver/Delegate Reviews for compliance with relevant policies, completeness,  and funding 7General Rules for Travel Expenses» Authorized by Administrative Superior » Reimbursable with no impact on taxable Reimbursable with no impact on taxable  compensation if:  › Incurred while performing services for the University › Expenses accounted for within 60 days of end of trip › Excess reimbursement returned within 120 days after  expense is paid or incurred 8
  5. 5. Documentation Requirements» Receipts for all expenses $75 or more – should  include: › Date › Amount › Place › Business purpose › Other information to support reasonableness» Lodging receipts required regardless of amount 9Reimbursement by Outside Entity» Seek other entity reimbursement first:  › University’s reimbursement will not be taxable if University s reimbursement will not be taxable if  documentation shows: › Request to other entity made within 60 days of end of trip › Subsequent request to University for its portion is made  within 60 days of date the balance due from the University is  known 10
  6. 6. Reimbursement in Advance of Travel » Adequate documentation must be provided  showing the expense has been incurred showing the expense has been incurred › Example: Hotel confirmation via email » Traveler’s department is responsible to:  › Verify travel actually takes place › Obtain refunds if necessary › Apply to future travel if possible  11Lodging» Amount should be reasonable and necessary» Reimbursement can not exceed total if a room is Reimbursement can not exceed total if a room is  shared » Documentation must include:  › Detailed itemized statement furnished by hotel ‐ regardless of amount › Credit card summary statement is not acceptable 12
  7. 7. Meal Allowance – Domestic Overnight Travel» Overnight stay required» Per diem is $42 Per diem is $42» No documentation required» Determined by number of hours in travel status Travel Duration Percentage Amount Less than 8 hours h h 0% $0 $ 8 hours or less than 12 hours 50% $21 12 hours or more 100% $42 13Meal Allowance – Domestic Travel» Reduce per diem if:  ›Meals included in conference registration ›Meals included in conference registration ›Paid by another person or entity ›Directly paid by University ›Example: University sponsors a table at a dinner event 14
  8. 8. Meal Allowance – Foreign Travel»Travel outside of 50 states and District of Columbia»Per diem amount determined from US Department »Per diem amount determined from US Departmentof Defense Web Site: www.defensetravel.dod.mil/site/perdiemCalc.cfm 15Meal Allowance – Foreign Travel 16
  9. 9. Business Meals» Reimbursable if part of a meeting or activity to  discuss University business discuss University business › Includes other individuals» Documentation should include:  › Names or titles of individuals attending › Relationship to the University › Explanation of the business purpose» Cost should be reasonable 17Meals – Employee’s Work Day Extended» Overnight travel does not occur» Travel causes employee to work in excess of Travel causes employee to work in excess of  normal schedule» Reimbursement for meal allowed as part of the  extended work day » Not a regular occurrence Not a regular occurrence» Discretion of department 18
  10. 10. Example – Employee’s Work Day Extended» Normal workday – 8:00 a.m. to 5:00 p.m.» Day is extended – 7:00 a.m. to 8:00 p.m. Day is extended 7:00 a m to 8:00 p m» Neither breakfast nor lunch reimbursed» End of day meal could be reimbursed › At $21 ‐ 50% of per diem › No receipt required No receipt required 19Transportation – Mileage Reimbursement» Based on approved map mileage of most efficient  route › Include parking and tolls › Current rate is $.48 per mile › See Controller’s web site for mileage rate › Drive vs. fly comparison not required  20
  11. 11. Transportation – Personal Vehicle Use» Method that best meets needs of traveler and  University should be selected University should be selected» Consider use of rental car» If personal vehicle used:  › University not responsible for physical damage › University’s  liability coverage supplemental to  U e s y s ab y co e age supp e e a o traveler’s coverage 21Other Allowable Expenses» If required for University business:  › Telephone/internet connections Telephone/internet connections › Long distance calls › Office supplies › Registration or other meeting expenses › Miscellaneous transportation and expenses 22
  12. 12. Unallowable Expenses» Not essential for University business:  › Hotel gym fees Hotel gym fees › Mini‐bars  › Movies › Laundry › Vehicle fines 23Travel – Gift or Grant Funding» Must be in compliance with terms and conditions  and University policy University policy › Grant – Travel must be allowable on grant  › Gift – In accordance with donor restrictions» Document exceptions on expense report» Amounts $75 or more require a receipt $ q p 24
  13. 13. Requesting Reimbursement» Travelers can not approve their own expense  reimbursement» Traveler attests to the appropriateness of  expenses in accordance with University policies» Fiscal Approver verifies and approves 25Delayed Reporting of Expenses» If more than 60 days after end of the trip: › Document reason for the delay Document reason for the delay  › Reimbursement subject to availability of funds › Discretion of responsible department to fund  reimbursement › If reimbursement is made, added to the employee’s  taxable compensation bl i 26
  14. 14. Travel Allowances» Departments may limit reimbursement for a trip  to a total maximum amount determined prior to  to a total maximum amount determined prior to travel» Individual components accounted for per  University policies» Reduce overall reimbursement for the trip  p maximum by an “Expense adjustment”  27Travel for Non‐Employees» Allowed when travel is:  › Necessary › Benefits the University › In accordance with University policies» Processed by non‐PO voucher – not Travel and  Expense system 28
  15. 15. Concluding Points» Reimbursement approved by Fiscal Approver › Grants Approver reviews for allowability funding Grants Approver reviews for allowability, funding » For overnight travel, $42 per diem based on  duration of travel» Receipts required for all expenses $75 or more › Lodging receipt required regardless of amount odg g ece p equ ed ega d ess o a ou 29Additional Information and Contacts» BPM – Section 500 – Travel Policies» Controller’s website Controller s website» http://umsystem.edu/media/fa/controller/MileageReimburse.doc» Ernie Cornford, Director of Finance › 314.516.5092» Randy Vogan, Assistant Director of Finance › 314.516.5478 30

×