Best Practices bei der Einführung und Administration von Connections

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IBM Connections kann in Ihrem Unternehmen die Agilität, die Innovationskraft, die Vernetzung der Bereiche und Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen fördern und steigern. Für die Erreichung dieser Ziele sind einige Voraussetzungen zu erfüllen. Welche Einführungsstrategie mit Bezug auf Pilot Gruppen, Marketing, Management Sponsoring etc. hat sich bewährt? Was sind Best Practices bei der Implementierung? Welche Herausforderungen sind im Betrieb zu meistern? In der Session wollen wir von unseren Erfahrungen bei der Einführung und dem Betrieb von Connections berichten und in einer Diskussion mit Ihnen den Erfahrungen austauschen.

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Best Practices bei der Einführung und Administration von Connections

  1. 1. Best Practices bei der Einführungund Administration von ConnectionsFelix Binsack, Felix.Binsack@TIMETOACT.DEFlorian Mehl, Florian.Mehl@TIMETOACT.DETIMETOACT Software & Consulting GmbHwww.timetoact.deCollaboration Solutions Day 2011Social computing, communicate, collaborate, coordinate Düsseldorf, 13. Juli 2011
  2. 2. Agenda TIMETOACT GROUP Challenges Key Findings IBM Connections Erfolgsfaktoren Projektplan Connections Administration Seite 2
  3. 3. TIMETOACT GROUP
  4. 4. TIMETOACT GROUP UnternehmenspräsentationTIMETOACT GROUP E-Commerce Software SaaS Mail- & System Services, & Marketing Collaboration Services Training SharePoint, Line of Business Business Integration Semantic Applications Applications Cloud Integration 20 Jahre Erfahrung mit Mail & Collaboration 100 Mitarbeiter in Köln, München, Augsburg, Stuttgart Seite 4
  5. 5. Maxime unserer Beratung Wir maximieren den ROI Ihrer Investments in IBM Software Fehlinvestitionen vermeiden Kosten minimieren Lizenzen Betrieb Nutzen / Nutzung maximieren Akzeptanz steigern Branding Konzeption Marketing Best Practices übertragen Wir maximieren nicht unseren ROC (Return on Customer) Goldene Wasserhähne, unnötige Features, Lizenzen etc. Seite 5
  6. 6. IBM Connections & QuickrBackground IBM Connections TIMETOACT GROUP kennt, nutzt, berät, implementiert, customized und erweitert IBM Connections seit der Version 1.0 im Jahr 2007 http://www.timetoact.de/ttacms.nsf/id/DE_IBM-Lotus-Connections-Services Mitglied im Connections Design Partner Programm Connections Administration Toolkit Dienstleistungen von der Installation bis zur Entwicklung von Widgets haben wir erbracht für Kunden wie z.B. EULUC Widget Evonik Fiducia Fresenius Medical Care Sparda Datenverarbeitung TÜV Rheinland Seite 6
  7. 7. ChallengesCredits to Louis Richardson / IBM
  8. 8. Challenges Seite 8
  9. 9. Challenges Seite 9
  10. 10. Challenges Seite 10
  11. 11. Challenges Seite 11
  12. 12. Challenges Seite 12
  13. 13. Key FindingsIBM Connections
  14. 14. Key Findings zu Connections I LotusLive / On Premise Installation Extranet integriert Featureumfang Blogs, Wikis, Ideation Blog, Media Gallery fehlen noch Bookmarks nur in Communitys Collaborative editing of documents Cost Seite 14
  15. 15. Key Findings zu Connections II Connections ist das Fokus Produkt innerhalb der IBM Social Business and Collaboration Solutions (Lotus) Vision Management Attention Market Attention Customer Communication (Lotusphere) Manpower Features Releases Release Plan Seite 15
  16. 16. Key Findings zu Connections + Quickr Connections + Quickr DifferenzierungQuickr Connections• Departmental Level Collaboration • Enterprise Level Collaboration i.e.• Enterprise Level Document Social Software Management • Departmental Level Document• Nested folders, Multiple files upload Management• Extranet (Domino Quickr) & Intranet • Search across all features of Integration Connections• News (Kalender) • Connect content with content, content with people and people with people • Social analytics & recommendations Seite 16
  17. 17. Key Findings zu Connections + Quickr Connections + Quickr Overlap Activities / ToDos (Connector) Discussion Files Blog Wiki Connections + Quickr Integration IBM Connections Connector for Lotus Quickr Store and manage files from a Community Publish files from an activity to a Quickr space Seite 17
  18. 18. Grobkonzept zur Einführung vonIBM Connections
  19. 19. Erfolgsfaktoren Professionelle Installation, zuverlässige und performanter Betrieb Anpassung an Corporate Design Top Sponsor aus dem Management Enthusiasten aus Fachbereichen Kritiker von Anfang an einbeziehen Connections muss bei Inbetriebnahme bereits „leben“ Integration mit Unternehmensanwendungen Seite 19
  20. 20. Implementierungsstrategie Anforderungen / Möglichkeiten abgleichen Voraussetzungen absichern Software implementieren Corporate Branding Pilotgruppe identifizieren und betreuen Sponsoren und Multiplikatoren identifizieren Marketing und Kommunikationsmaterialien erstellen Social Media Guidelines erstellen Information Architectur erstellen Integration / Vernetzung mit Unternehmensanwendungen Seite 20
  21. 21. Knowledge Management powered byConnnections Häufig wird Connections in der IT eingeführt Welche Fachbereiche könnten Early-Adopters und „Supporter“ sein? Seite 21
  22. 22. Voraussetzungen absichern Technische Machbarkeit Directory, Security, Netzwerk, Firewall Kulturelle Machbarkeit Passt die Offenheit zu Organisation & Mitarbeitern ? Organisatorische Machbarkeit Stimmen Betriebsrat und HR zu? Fachliche Machbarkeit Stimmen z.B. Information & Documentation einem Tagging zu? Seite 22
  23. 23. Software implementieren POC Installation (Klärung aller technischer Probleme, alles auf einer Maschine) Installation für Pilotgruppe (kulturelle, organisatorische und fachliche Machbarkeit) Produktivinstallation Neu- oder Ausbau der Pilotinstallation Inbetriebnahme u.U. in Etappen Seite 23
  24. 24. Marketing und Kommunikation Kommunikation der strategischen Ziele Was soll mit Social Software erreicht werden ? Was ändert sich an den bisherigen Gewohnheiten / Abläufen Marketing Kugelschreiber, Visitenkartenbox, USB Stick, ... Unterstützung der Anwender Angepasste Hilfetexte, Videos, ... Lernpfade für Social Software Nutzung Für Community Owner, Expertenblogbetreiber, Netzwerker, Projektgruppen, Information & Dokumentation, ... Awarding Für Profilpflege, Blogs etc. Seite 24
  25. 25. Social Media Guidelines / Dos and Donts Was soll (nicht) in Profilen stehen ? Sind Fotos erwünscht / obligatorisch / deaktiviert Content Guidelines Vertrauliche Informationen, Unternehmensgeheimnisse Unerwünschte Inhalte (Politik, Porno, ...) Was passiert, wenn ... Für „Governance“ wird es ab Herbst ein Drittprodukt geben ... Ist Off-topic Content erlaubt ? Erwünschtes Verhalten Lesen, kommentieren, beurteilen, neuen Content kreieren Unerwünschtes Verhalten Mobbing, Beleidigung, ... Was passiert, wenn ... Seite 25
  26. 26. Aufwandsabschätzung IBM Connections
  27. 27. Projektplan Dauer (nicht Aufwand) Analyse & Konzeption 1-2 Wo Anforderungen / Möglichkeiten abgleichen Voraussetzungen absichern Information Architectur erstellen Software 2 Wo Software implementieren Corporate Branding umsetzen Administratoren schulen Seite 27
  28. 28. Projektplan Dauer (nicht Aufwand) Mitarbeiter einbeziehen 4 – 8 Wo Kritiker identifizieren und einbeziehen Pilotgruppe identifizieren und betreuen Sponsoren und Mentoren / Multiplikatoren identifizieren Marketing und Kommunikation 2 – 4 Wo Materialien erstellen Belohnungen Social Media Guidelines erstellen Integration / Vernetzung mit 2 – 8 Wo Unternehmensanwendungen Connections BusCard in Enterprise Apps Enterprise App Widgets in Connections Seite 28
  29. 29. Lesenswertes Beyond Knowledge Management: New Ways to Work and Learn „ideas @ work“ from Louis Richardson http://www.slideshare.net/louisrichardson/ideas-work-from-the-social-biz-roadshow Social Blog on Synch.rono.us http://synch.rono.us/social/blog.nsf Driving Organizational Change With Social & Collaborative Technologies from Mike Gotta http://www.slideshare.net/MikeGotta/driving-organizational-change-with-social-collaborative-technologies IBM Connections Widgets Catalog https://greenhouse.lotus.com/plugins/plugincatalog.nsf/connectionsAssets.xsp IBM Center for Social Software http://www.research.ibm.com/social/ … Seite 29
  30. 30. Danke für Ihre Aufmerksamkeit
  31. 31. TIMETOACT GROUP UnternehmenspräsentationConnections Administration Toolkit Intuitive interface for the administration of Connections Eases IC administration for Non-WebSphere experts Change Connections configuration properties with a graphical ui Replaces check-out / check-in and manually editing of XML files Perform simple and complex administrative tasks without wsadmin Click to perform administrative tasks which normally need several consecutive wsadmin commands Tasks include user synchronization and management of members, applications, trash, cashes, widgets, libraries, policies and many more for the Connections features Seite 31

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