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Enterprise Search Technologien im Dienste der DSGVO / GDPR

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Ist Ihr Unternehmen in der Lage auf Knopfdruck alle Dokumente zu einer Person zu lokalisieren, um dann die „Betroffenenrechte“ gemäß der DSGVO (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit) erfüllen zu können?

Eines der Schlüsselelemente der DSGVO ist die Handhabung von personenbezogenen Daten im gesamten Unternehmen. Sie müssen in der Lage sein bestehende und neu erfasste Daten zu klassifizieren, Datensätze jederzeit zu finden und den Umgang mit personenbezogenen Daten nachvollziehbar zu dokumentieren.

Um diese große Herausforderung zu meistern, stellen wir Ihnen unseren Ansatz vor, der auf Enterprise Search Technologie aus dem Hause SINEQUA basiert, und der Sie bei der präzisen und effizienten Integration Ihrer künftigen Compliance-Strategie in die bestehende IT-Landschaft unterstützt.

Published in: Technology
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  1. 1. Transparent, leistungsstark und präzise: Enterprise Search Technologien im Dienste der DSGVO / GDPR
  2. 2. B-S-S Business Software Solutions GmbH Johannisplatz 16 99817 Eisenach Phone: +49 3691 7090-11 Mobile: +49 170 5746266 Mail: christian.wittrich@b-s-s.de Christian Wittrich
  3. 3. Mehr wissen. Besser entscheiden. BERATUNG ENTWICKLUNG SUPPORT
  4. 4. T R A N S F O R M AT I O N Z U A R B E I T 4 . 0 W I S S E N S - M A N A G E M E N T M O D E R N W O R K P L A C E U N D M O D E R N I N T R A N E T S E N T E R P R I S E A N D C O G N I T I V E S E A R C H B I G DATA U N D DATA A N A LY T I C S S M A R T DATA / S M A R T P R O C E S S E S S M A R T P R O J E C T M A N A G E M E N T D I G I TA L E A S S I S T E N T E N , S E R V I C E S U N D B O T S S M A R T C O N T R A C T S Kompetenzen der B-S-S Business Software Solutions GmbH
  5. 5. Beispiel Collaboration und Intranet Wir helfen Ihnen Ihre Daten besser zu finden, sodass Sie Kosten sparen und Zusammenarbeit fördern können. Beispiel Vertrieb Wir helfen Ihnen Ihre Sales Pipeline zu erhöhen, sodass Sie mehr Verkäufe abschließen können. Beispiel Unternehmenskommunikation Wir helfen Ihnen Ihre Mitarbeiter besser zu informieren, sodass Sie Ihre Kommunikations- & Trainings-Kosten reduzieren können. Kompetenz trifft Erfahrung (Auszug)
  6. 6. Beispiel Smart Processes im Maschinen und Anlagenbau Persönliches Engagement anstatt Verpflichtung. Das automatisierte kontinuierliche Verbesserungswesen erhöht die Prozess und Produkt-Qualität für Ihre Kunden. Beispiel Predictive Maintanance & Smart Contracts im Anlagenbau Wir verknüpfen Lieferantenprozesse mit bestehenden Systemen, sodass Sie die Liefertreue erhöht und Produktionskosten reduziert werden können. Beispiel Enterprise Search im Bankenumfeld Wir helfen Mitarbeitern und Endkunden genau die richtigen Assets und Bankenprodukte im richtigen Kontext zu finden. Kompetenz trifft Erfahrung (Auszug)
  7. 7. Beispiel Produktentwicklung Wir helfen Ihnen Entwicklungszeit zu reduzieren, sodass Sie Produkte schneller an den Markt bringen können. Beispiel Einkauf Wir helfen Ihnen schnell den passenden Lieferanten zu finden, sodass Sie Ausgaben reduzieren und effizienter arbeiten können. Als Technologie-unabhängiger IT-Dienstleister verwenden wir in unseren Projekten eine Komposition aus ausgereiften Standard-Produkten, um individuelle Kundenbedürfnisse professionell bedienen zu können. Basierend auf Produkten zur Datenintegration, Enterprise Search und Datenanalyse erstellen wir Lösungen, die sowohl zu den Anforderungen als auch zum Budget unserer Kunden passen. Unsere Mitarbeiter verfügen über die notwendige Expertise, um mit diesen Technologien gewinnbringende Lösungen für Ihren Bedarf zu erstellen. Sprechen Sie uns an! Kompetenz trifft Erfahrung (Auszug)
  8. 8. ▪ Kurze Einführung – DSGVO / GDPR ▪ Herausforderungen für Ihr Unternehmen ▪ Unser Smart DSGVO Ansatz – Wie kann mir Enterprise Search dabei helfen? ▪ Demo / Vorführung ▪ Fazit Agenda
  9. 9. Neue verschärfte Datenschutzgrundverordnung ab Mai 2018 Grundverordnung selbst sehr komplex Handlungs- spielraum für Unternehmen ebenfalls komplex Zeitraum kritisch Das DSGVO-Monster kommt
  10. 10. Photo by Christopher Sardegna on Unsplash Art. 4 DSGVO – „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen… Faustregel: Name + X (allgem. Personendaten z.B. Mailadressen, Kennnummern z.B. SteuerID, Bankdaten, etc.) Gem. EuGH (2016) sogar IP-Adressen Personenbezogene Daten
  11. 11. Betroffenenrechte ggü. dem Verantwortlichen (z.B. Recht auf Auskunft, Löschung, Datenübertragung, Berichtigung, Einschränkung…) Neue Dimensionen des Strafmaß: Geldbußen bis 20 Mio. € oder 4% vom Weltjahresumsatz Wettbewerbsvorteil (?!) Marktortprinzip Besondere Relevanz
  12. 12. Weltweite Datenmengen verzehnfachen sich bis zum Jahr 2025 gegenüber heute. • Consumer IoT, IIoT • Nutzungsstatistiken • Mobiledaten, Connected Car…. Um welche Dimensionen geht es?
  13. 13. Herausforderungen an Unternehmen zur DSGVO-Konformität Klassifizierung bestehender Daten Klassifizierung bei Erfassung neuer Daten Datensätze jederzeit finden (auch Duplikate etc.) Nachvollziehbare Dokumentation (Nachweis) Photo by NASA on Unsplash Maßnahmen und Aktionen umsetzen
  14. 14. ▪ Was will ich als Unternehmen am meisten? ▪ Was muss ich als Unternehmen tun? Meine Kunden halten. Vorbereitet sein. Was will ich als Unternehmen am wenigsten? Hohe Strafen zahlen. Die Motivation
  15. 15. Unser Smart DSGVO Ansatz - Recherche Ebene Indexieren Analysieren Recherchieren Anfragender Neue Daten bestehende Daten Erkenntnisse aus neuen und vorhandenen Daten gewinnen ▪ Betroffene Datenbestände indexieren ▪ Datenbanken mit Lieferanten-, Kunden-, Auftragnehmerdaten ▪ Dokumente (Bestellungen, Angebote, Lieferscheine, …) ▪ Mailverkehr ▪ Interne Mitteilungen ▪ Daten analysieren und Zusammenhänge erkennen ▪ Personen ▪ Firmen ▪ Adressen
  16. 16. Warum Sinequa? ▪ 100% Cognitive Search & Analytics Lösung ▪ NLP, Classifications, Semantic Relations… ▪ Ausgerichtet auf die Anforderungen großer Unternehmen & Konzerne ▪ Schelle Implementierung vieler unterschiedlicher Datenquellen, über 150 Konnektoren (Eigenentwicklung) ▪ Integration in unterschiedliche Anwendungen ▪ Flexibel und hoch skalierbar ▪ Beste Security „Nur finden was man darf“ ▪ Agile Entwicklung ▪ Keine Black Box
  17. 17. Enterprise Search und Semantic Data Discovery Auf Basis der Metadaten ist eine Zuordnung von Personen zu Dokumenten möglich.
  18. 18. Indexieren /Analysieren Manuelle / Automatische Reports Kunde Gemeinsam an Anfragen oder Problemen arbeiten ▪ Aufbereiten und Teilen interessanter Reports zur Zusammenarbeit ▪ Automatische Berechnen von potentiellen Personendaten (z.B. Maschinelles Lernen /Klassifizierung) ▪ Nachverfolgung von Informationen und Beweissicherung (z.B. Legal Hold) ▪ Wer hat Zugriff auf diese Daten Anfragender Unser Smart DSGVO Ansatz - Auskunftsebene
  19. 19. Vernetzung der Objekt und Security Beziehungen Site User Group1 Item List/Library User3 Site List/Library Item User AD User Group LDAP User Group List/Library List/Library Item Item Item Item Item User Group2 AD User Group2User2 AD User Group1 User1 User3
  20. 20. Auf welche „sensiblen“ hat ein Mitarbeiter Zugriff Ermittlung aller Inhalte, auf die ein Mitarbeiter Zugriff hat unter Berücksichtigung von: ▪ Klassifizierung von Sensiblen Daten (inkl. DSGVO Fokus) ▪ Objekten, die Berechtigungen von übergeordneten Objekten erben ▪ Objekten, auf die Gruppen berechtigt sind, in denen der Mitarbeiter Mitglied ist permitted isIn permissionsInherited memberOf permitted permissionsInherited permitted memberOf permissionsInherited permitted isIn permissionsInherited permissionsInherited
  21. 21. Indexieren Analysieren Recherchieren Manuelle / Automatische Reports Sichere Entscheidungen treffen Erkenntnisse produktiv nutzen ▪ Rückschlüsse auf bestehende Prozesse und Verfahrensverzeichnis herstellen und schließen ▪ Handlungsempfehlungen für Mitarbeiter geben KundeDatenschutzbeauftragter Mitarbeiter Unser Smart DSGVO Ansatz - Entscheidungsebene
  22. 22. Prozessorientiertes Organisationsmanagement
  23. 23. DSGVO im Unternehmen aktiv leben
  24. 24. DEMO
  25. 25. Enterprise Search und Data Discovery Recherche nach Personen in großen Datenbeständen ist möglich
  26. 26. Enterprise Search und Data Discovery Analyse bedeutet: ▪ In Volltextdokumenten (auch eingescannte ‚Papierdokumente‘) werden so genannte Entitäten erkannt in Metainformationen umgewandelt: ▪ Orte ▪ Personennamen ▪ Bestellnummern ▪ Firmennamen ▪ …. ▪ Metadaten werden abgeglichen mit anderen Metadaten innerhalb eines Dokuments (Quercheck <-----> erkannte Namen <-> erkannte Emailadressen <-> erkannte Firmen)
  27. 27. Recherche Der Einstieg in die Recherche kann komfortabel über eine Personenliste erfolgen
  28. 28. Recherche
  29. 29. Recherche
  30. 30. Erkenntnisse und Fazit Es ist möglich mit überschaubarem Projektaufwand personenbezogene Daten auch in großen Datenmengen zu finden und ermitteln zu lassen Enterprise Search bildet den Kern für weitere Analysen und Handlungsempfehlungen Suchlösung auch für weitere UseCases einfach erweiterbar z.B. Lieferanten360 Suche
  31. 31. ZEIT FÜR IHRE FRAGEN
  32. 32. Schauen Sie vorbei https://www.b-s-s.de christian.wittrich@b-s-s.de

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