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Apresentação de TCC de Tiago Bartz Schneider - Administração/UFSM -

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Apresentação de TCC de Tiago Bartz Schneider - Administração/UFSM -

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Apresentação de TCC de Tiago Bartz Schneider - Administração/UFSM -

  1. 1.       UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO        PROPOSTA DE UM MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA A EQUIPE DE CADASTRO DE PESSOALSMGMA – PREFEITURA MUNICIPAL DE SANTA MARIA/RS     RELATÓRIO DE ESTÁGIO        Autor: Tiago Bartz Schneider Orientadora: Profª Msc. Márcia Bandeira Landerdahl Maggioni    Santa Maria, 02 de Julho de 2012.
  2. 2. Introdução O trabalho foi desenvolvido na Prefeitura Municipal de Santa Maria/RS, no  Setor  da  Equipe  de  Cadastro  de  Pessoal,  da  Secretaria  de  Município  de Gestão e Modernização Administrativa. Demonstra  a  importância  de  se  criar  e  utilizar  manuais  como  forma de padronizar procedimentos e melhorar a qualidade dos serviços.  Servindo assim para:•Informar adequadamente os procedimentos de realização de uma atividade.•Constituir uma base para treinamento de funcionários. •Controle gerencial mais eficiente.
  3. 3. Problema Como,  então,  organizar  os  processos  do  Setor  da  Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA da PMSM/RS?  Esta  questão  deve  ser  respondida  por  meio  do  alcance  dos  objetivos  do estudo, apresentados no slide a seguir.
  4. 4. ObjetivosObjetivo Geral: Propor um Manual de Procedimentos para a área da Equipe de Cadastro de  Pessoal,  na  Secretaria  de  Município  de  Gestão  e  Modernização Administrativa.
  5. 5. ObjetivosObjetivos Específicos:•Identificar,  ordenar  e  descrever  as  atividades  e/ou  tarefas  de  maior importância realizados no Departamento da Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA.•Relatar  os  procedimentos,  etapa  por  etapa,  realizados  pela  Equipe  de Cadastro de Pessoal da SMGMA.•Propor melhorias e sugestões para a manutenção e continuidade do manual de procedimentos.
  6. 6. Referencial Teórico• Servidor Público• Processos, Organização, Sistemas e Métodos – Rotina• Manuais administrativos – Razões, vantagens e desvantagens da adoção de manuais – Classificação e elaboração dos manuais administrativos – Distribuição, Atualização e AvaliaçãoPrincipais autores utilizados:ALVAREZ (1990), ARAUJO (2009), CHIAVENATO (2004 e 2007), CRUZ  (2010), DI PIETRO (2012) e OLIVEIRA (2009). 
  7. 7. Caracterização da EmpresaPrefeitura Municipal de Santa Maria/RS.Quadro de funcionários da prefeitura: – 3558 servidores públicos – 5 estão lotados no Departamento da Equipe de Cadastro de Pessoal.Estrutura física da prefeitura: descentralizada.
  8. 8. Caracterização da EmpresaMissão da PMSM: “Prestar serviços públicos de qualidade para os cidadãos e promover o bem estar de todos.”Visão da PMSM: “Ser referência regional na gestão pública e na prestação de serviços públicos.” Valores da PMSM: “Comprometimento Ética e transparência pública Respeito ao cidadão Prosperidade Respeito ao meio ambiente”
  9. 9. Caracterização da Empresa A Prefeitura é o órgão onde se desempenha o Poder Executivo do Município. O organograma, atualizado para o ano do estágio, pode ser visto a seguir, conforme Figura 2 do relatório de estágio: 
  10. 10. LEGENDA: SMIS: Secretaria de Município de Infraestrutura e ServiçosFigura 2 – Organograma estrutura organizacional básica  SMCMU:  Secretaria  de  Município  de  Controle  e  Mobilidade do Poder Executivo do Município de Santa Maria SMGMA:  Secretaria  de  Município  de  Gestão  e  Modernização  UrbanaFonte: SANTA MARIA (2012a) Administrativa SEACC:  Secretaria  Extraordinária  de  Ação  Comunitária  e  SMF: Secretaria de Município de Finanças Cidadania SMS: Secretaria de Município da Saúde SMASCDH:  Secretaria  de  Município  de  Assistência  Social,  SME: Secretaria de Município da Educação Cidadania e Direitos Humanos SMC: Secretaria de Município da Cultura SMHRF:  Secretaria  de  Município  de  Habitação  e  Regularização  SMJELIC:  Secretaria  de  Município  da  Juventude,  Esportes,  Lazer,  Fundiária Idoso e Criança SERGC:  Secretaria  Extraordinária  de  Relações  de  Governo  e  SMDR: Secretaria de Município de Desenvolvimento Rural Comunicação SMT: Secretaria de Município de Turismo SEPEPE: Secretaria Extraordinária de Planejamento Estratégico e  SMDEIPE:  Secretaria  de  Município  de  Desenvolvimento  Projetos Especiais Econômico, Inovação e Projetos Estratégicos SMPA: Secretaria de Município de Proteção Ambiental
  11. 11. O Setor da Equipe de Cadastro de  Pessoal da SMGMA Parte integrante da SMGMA e local onde foi realizado o estágio final de curso.  As principais atividades:•Cadastro de informações sobre servidores públicos•Cadastro de pedidos e alterações de benefícios. Mais informações: •É um dos setores mais "ativados”.•Setor que mais se relaciona com outros.
  12. 12. O Setor da Equipe de Cadastro de  Pessoal da SMGMAAtividades realizadas:•Anterior ao início do projeto: apresentação. •Os primeiros passos realizados: obter informações. •Foi,  então,  necessário  montar  uma  estrutura  básica  do  manual (requerimentos), o que pode ser observado no Quadro 4 do relatório e no slidea seguir:
  13. 13. O Setor da Equipe de Cadastro de  Pessoal da SMGMAAtividades realizadas: 1. Abono Permanência 1. Licença de Qualificação Profissional  2. Adicional de Tempo de Serviço  (LQP)  3. Alteração de Carga Horária 2. Licença de Serviços Estudante (LSE) 4. Alteração de Nome 3. Perfil Profissiográfico Previdenciário  5. Averbação de Licença Prêmio (LP) para  (PPP) Tempo de Serviço 4. Perícia CLT (Regime Celetista) 6. Averbação de LP para Vantagens  5. Periculosidade 7. Averbação de Tempo de Serviço  6. Prêmio Assiduidade (CLT) Privado 7. Reconhecimento de União Estável 8. Averbação de Tempo de Serviço  8. Regime Especial de Trabalho (RET) Público 9. Regime Suplementar de Trabalho  9. Dependência econômica (RST) (Concessão/Revogação) 10. Difícil Acesso para Professor  10. Remoção de Servidor 11. Exoneração 11. Revisão de Classes 12. Férias Coletivas 12. Revisão de Triênio 13. Férias Regulamentares  13. Salário Família 14. Gratificação Plantonista 14. Substituição de Cargo em Comissão  15. Gratificação de Responsabilidade  (CC) Técnica 15. Substituição de Função Gratificada  16. Insalubridade (FG) 17. Interrupção de Gratificação Plantonista 16. Troca de Nível 18. Licença de Interesse Particular (LIP)  17. Troca de Subpadrão 19. Licença Prêmio (LP)  18. Unidocência       Quadro 4 – Requerimentos
  14. 14. O Setor da Equipe de Cadastro de  Pessoal da SMGMAAtividades realizadas:•Os procedimentos foram descritos através de entrevistas e observação.•As  entrevistas  foram  semi-estruturadas  pois  a  pergunta  (pergunta  aberta) inicial  feira  era:  “O  que  a  equipe  de  cadastro  faz  quando  recebe  esse requerimento?”.•Existiram  intervenções  (anexos,  lançamentos,  encaminhamento).  Surgindo dúvidas eram solicitadas mais informações. 
  15. 15. O Setor da Equipe de Cadastro de  Pessoal da SMGMAAtividades realizadas:•Posterior ao recolhimento de dados e a digitação de todos os procedimentos: – Foram impressas duas prévias do manual para revisão e ajustes. •Após  correções,  a  versão  final  continha  capa,  apresentação,  leis  a  serem observadas, sumário e descrição de requerimentos. A distribuição foi feita de  forma  impressa  1  (um)  manual  e  de  forma  digital,  arquivo  na  pasta  em rede do setor.•O manual pode ser visto no Apêndice do relatório.
  16. 16. Limitações e dificuldades  encontradas• Informações restritas aos funcionários que trabalhavam no setor.• Alocar  tempo  dos  funcionários  para  descrever  passo-a-passo  os  procedimentos.• Expectativa 4 horas diárias para fazer as entrevistas; real 2 horas diárias.• Não ter livre acesso a um computador, pois era necessário login de usuário  e senha, tornando assim o trabalho sempre dependente de outras pessoas.• As  atualizações  das  versões  do  sistema  interromperam  a  atividade  de  descrição dos processos que utilizavam o sistema GP para lançamentos.
  17. 17. Limitações e dificuldades  encontradas• Problemas com o Pacote Office. O computador cedido para trabalho  tinha uma versão trial do Pacote Office 2007 que expirou durante o  tempo de estágio.• Mais  uma  vez,  o  trabalho  foi  interrompido  no  dia  30/03  para  instalação  de  totens,  que  são  colunas  com  tomadas,  internet  e  energia elétrica. • Pouco  tempo  do  estágio  final  de  curso,  270hs,  também  foi  uma  limitação.• A  demora  excessiva  por  parte  dos  funcionários  para  realizar  a  revisão e a entrega dos modelos que compõem o manual  finalizam  as limitações e dificuldades encontradas.
  18. 18. Considerações finais e sugestões• O objetivo  do relatório de estágio: propor uma manual de procedimentos  para o setor da Equipe de Cadastro de Pessoal. • Os  meios  utilizados  foram  pesquisas  bibliográficas,  documentais  e  de  campo.• No  levantamento  bibliográfico  foram  apresentadas  as  definições  de  servidor público, das áreas de processos, OSM e manuais administrativos.• A  pesquisa  de  campo  forneceu  dados,  por  meio  de  entrevistas  e  observações,  que  possibilitaram  criar  o  manual  e  atingir  os  objetivos  específicos.• Também, foi atingido o objetivo principal.
  19. 19. Considerações finais e sugestõesSugestões:•Descrição dos processos e criação de manuais para os outros setores e outras Secretarias.•Ressaltar  que  seria  bom  contratar  ou  deixar  uma  pessoa  responsável  pela criação e manutenção dos manuais em cada Secretaria. • Outra importante sugestão é a criação de aba FAQ ou aba Manual dentro do  sistema GP, para facilitar o acesso ao manual e posterior atualização.  – Essa alteração pode ser feita pelo CPD, localizado no 7º (sétimo) andar, onde  existem  profissionais  que  desenvolvem  e  fazem  a  manutenção  dos  sistemas  informatizados da Prefeitura. 
  20. 20.       UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO        PROPOSTA DE UM MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA A EQUIPE DE CADASTRO DE PESSOALSMGMA – PREFEITURA MUNICIPAL DE SANTA MARIA/RS     RELATÓRIO DE ESTÁGIO        Autor: Tiago Bartz Schneider Orientadora: Profª Msc. Márcia Bandeira Landerdahl Maggioni    Santa Maria, 02 de Julho de 2012.

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