Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Transforming policy skepticism into policy co‐makership 
Contribution on  
“Future Research on ICT for Governance and Poli...
2      Transforming policy skepticism into policy co‐makership 
Table of Contents 
Summary ..............................
Transforming policy skepticism into policy co‐makership      3 
It is not easy for citizens or businesses to opera...
4      Transforming policy skepticism into policy co‐makership 
both professionals and citizens to participate actively in...
Transforming policy skepticism into policy co‐makership      5 
A complex world 
It is not easy for citizens or businesses...
6      Transforming policy skepticism into policy co‐makership 
For instance, an entrepreneur who wants to start a caterin...
Transforming policy skepticism into policy co‐makership      7 
Politicians, finally, want to intervene; they want to so...
8      Transforming policy skepticism into policy co‐makership 
the government is organized is a reflection of this observ...
Transforming policy skepticism into policy co‐makership      9 
effectively, companies would work more efficient and effec...
10      Transforming policy skepticism into policy co‐makership 
Policy Modeling to cope with complexity 
Nowadays, soluti...
Transforming policy skepticism into policy co‐makership      11 
situations as defined in any law, executive policy, and p...
12      Transforming policy skepticism into policy co‐makership 
Policy Modeling in a distributed environment 
Transforming policy skepticism into policy co‐makership      13 
Added value 
Citizens, companies and public institutions ...
14      Transforming policy skepticism into policy co‐makership 
In the Netherlands, quite some experience has b...
Transforming policy skepticism into policy co‐makership      15 
In this track, we propose to explore ways to support poli...
16      Transforming policy skepticism into policy co‐makership 
Which methods can be distinguished for this? How can citi...
Transforming policy skepticism into policy co‐makership      17 
The applicants 
Geert Rensen 
Geert Rensen is a technolog...
Upcoming SlideShare
Loading in …5

Transforming policy skepticism into policy co makership


Published on

Research proposals for using technology to increase transparency in the development and dissemination of laws and regulations by converting these laws and regulations into formal models.
Contribution on “Future Research on ICT for Governance and Policy Modelling” for the CROSSROAD project. Co-authored by G. Rensen en J.W. Ebbinge.

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Transforming policy skepticism into policy co makership

  1. 1. Transforming policy skepticism into policy co‐makership  Contribution on   “Future Research on ICT for Governance and Policy Modelling” For the CROSSROAD project                            Submitted by:   Be Informed BV  Geert Rensen  Thei Geurts  Jan Willem Ebbinge    Apeldoorn, March 2nd  2010    Correspondence:   De Linie 620  7325 DZ  Apeldoorn  T: +31 55 368 14 20  E: 
  2. 2. 2      Transforming policy skepticism into policy co‐makership    Table of Contents    Summary ................................................................................................ 3    A complex world .................................................................................... 5  Society’s complexity ...................................................................................... 7  Coping with complexity ................................................................................ 8    Policy Modeling to cope with complexity .......................................... 10  Policy modeling in a distributed environment ............................................ 12  Authentic Sources ................................................................................... 12  Added Value ............................................................................................ 13    Research ............................................................................................... 14  Track 1: Government as a service ............................................................... 14  Track 2: Policy Modeling for policy advisors/officers ................................. 14  Track 3: Extracting knowledge from policy documents .............................. 15  Track 4: Policy Modeling as an opportunity for e‐participation ................. 15    The Applicants ..................................................................................... 16   
  3. 3. Transforming policy skepticism into policy co‐makership      3  Summary It is not easy for citizens or businesses to operate in the forest of institutions,  laws and regulations, products and portals of the government. Through the  years we have created a complex system. Citizens, businesses, but also  governments themselves are subject to large amounts of rules they must  apply in their daily practice and business.     A number of consequences can be distinguished:   Citizens no longer understand what politics is about and they  become cynical towards the government;   Companies lose sight and grip on legislation and conditions;   Increase of administrative burden resulting in near paralysis of the  business environment;    Executive agencies experience problems with the execution of laws  and keeping up with adjustments, resulting in failed IT projects and  high IT costs and even postponement of laws;    Politicians experience difficulty in estimating the impact of proposed  policies and their ability to develop effective policy decreases.   Politics degenerates into a specialized area of lobby groups, increasing an  aversion to politics with the general public. The restricted role of laymen in  participation initiatives only increases the gap between government and the  public.     We are convinced that the solution lies in using technology to increase  transparency in the development and dissemination of laws and regulations  by converting these laws and regulations into formal models. Citizens and  companies can be informed tailor‐made about the implications of existing  legislation and new laws and regulations by describing policies in formal  models en presenting them through applications and services. Executive  agencies can take these models into consideration in their operations and  provide accountability for it. Politicians can use the models to simulate the  impact and effectiveness of new legislation beforehand en publish the scope  of proposed policies. This way, an infrastructure will arise which will enable 
  4. 4. 4      Transforming policy skepticism into policy co‐makership  both professionals and citizens to participate actively in the development  and assessment of policies.     In the Netherlands we gained much experience with describing policies in  formal models, which has delivered a major contribution to improving the  quality of service, lower implementation costs and improving the  effectiveness of laws and regulations.     Based upon our vision and experience we propose to initiate four research  tracks in order to further explore and develop a number of aspects around  policy modeling.         
  5. 5. Transforming policy skepticism into policy co‐makership      5  A complex world  It is not easy for citizens or businesses to operate in the forest of institutions,  laws and regulations, products and portals of the government. Through the  years we have created a complex system. Citizens, businesses, but also  governments are subject to large amounts of rules they must apply in their  daily practice and business.     Laws and regulations are imposed on European, national, regional and local  levels and are defined from an overall level to thoroughly detailed. They are  aimed at protecting consumers, the environment, free trade, etcetera. These  laws and regulations are drawn up from the government’s perspective,  whereas citizens and companies initiate activities in which different  governmental organizations and policies are involved. This leads to the  situation where citizens and companies even in the smallest activities are  confronted with a variety of laws and regulations from different  organizations and policies. Complying with these rules then proves to be a  complex matter, even with the simplest of activities.              1600 organisations 15.000 laws & regulations 10.000’s products & services 1.000.000’s document announcements I want to come to work in the Netherlands Gap citizen and government Many different institutions involved Red tape / large numbers of rules Lack of transparancy Administrative burden Confronted with an overwhelming amount of institutions, laws and regulations citizens and business loose track. They do not know which rules apply in their specific situation.
  6. 6. 6      Transforming policy skepticism into policy co‐makership  For instance, an entrepreneur who wants to start a catering company in the  Netherlands is soon confronted with regulations from the Catering Business  Community, the Food Quality Authority, the Chamber of Commerce, the Tax  Department, the Labor Inspection, the local Fire Department and several  local community regulations. All these rules were drawn up and are  presented from the different institutions’ perspectives. The entrepreneur is  left to ascertain by himself which rules from which organization are  applicable in his situation.     Should he be able to find all the information he needs, he will probably not  be able to interpret it correctly due to lack of consistency. A great deal of  government information is not available in a way that is comprehendible for  citizens and companies. This information is often documented in reports,  laws and protocols with their own specific formulations. These documents  are hardly comprehendible for non specialists and their practical usability is  low.     Increasing and continuous variability in laws and regulations provides even  greater complexity. Both initially and after the implementation of  adjustments, the entrepreneur is forced to hire expensive specialists to  interpret the relevance of laws and regulations for him.     This also applies for executive agencies. They are confronted with frequent  adjustments in laws and regulations which are to be implemented in their  processes, systems and their communication with clients. These adjustments  occur faster and more frequent, because society expects politicians to hedge  risks with regulations.   This situation leads to more and more problems in execution. ICT costs are  on the rise and projects fail. ICT complexity increases because rules are  converted into software code, hiding manageable policies behind vast  amounts of software, processes, manuals and other systems. This frustrates  the insight, transparency and manageability of processes and the ability to  swiftly adapt to changes.      
  7. 7. Transforming policy skepticism into policy co‐makership      7    Politicians, finally, want to intervene; they want to solve social issues and  exclude risks. In order to achieve this, they initiate policies. The problem,  however, is that new laws must agree with ‘the big picture’ and politicians  lack an overview of all laws and regulations.     Of course politicians and policy makers seek broad and thorough support for  their policies, but public participation presents them with new demands that  are not easily met.     The complexity and the lack of transparency also affect e‐participation and  democracy. Participation and consultation prove to be difficult because  citizens have no insight into what the proposals include exactly. Politics has  degenerated into an area for specialist lobby groups. This has strengthened  the aversion for politics with the public. Participative initiatives show  insufficient consideration for laymen, which widens the gap between  government and people.   Society’s complexity  The essence of the problem is that society is complex as it is. This complexity  has to be managed by an evenly large and complex system. The way in which  EU Directives national legislation policies and risks Mass individualisation Complexity of society increases Speed & impact of change Risk averse society More and more law, regulations, procedures, inspections, …. An increasingly complex society requires increasingly complex laws, leading to more and more complex applications and business processes to execute these laws.
  8. 8. 8      Transforming policy skepticism into policy co‐makership  the government is organized is a reflection of this observation: in the  Netherlands alone government consists of some 1,300 organizations varying  from municipalities, provinces, executive agencies and supervisors to  ministries.     The methods we use to specify laws and regulations go back to the middle  ages and are no longer sufficient in our current complex society.  Consequently, problems occur in many areas: paralysis of execution, high  administrative burden for citizens and companies en complaints about  governmental services. But also skepticism regarding the government:  ‘Waste of tax payers’ money’, ‘rules, rules, and rules’.   Coping with complexity  The  number  of  rules,  the  detail  of  regulations  and  the  fragmentation  of  government have indeed gone too far. Although simplification of rules and  procedures would definitely contribute to reducing administrative burden, it  cannot  solve  all  problems  concerned.  Even  more  than  the  complexity  of  regulation,  the  lack  of  insight  and  transparency  in  relevant  government  regulation,  information  and  services  poses  a  real  problem  for  citizens,  companies and public officials.     We are convinced that many problems would be solved by giving citizens,  companies and public organizations always full insight into the rules, rights  and duties which apply in specific situations. In the example of the afore  mentioned catering entrepreneur, this implies that he should be able to  ‘push a button’, in order to know which rules, permits, rights and duties are  relevant for him to start his company (considering the type of company,  proposed activities, intended location, etcetera).  A complete advice, but  tailored to the specific context of the entrepreneur, comprehendible,  applicable and consistently presented, enables the entrepreneur to swiftly  consider his options en take necessary actions.     If all laws and regulations would be available in a transparent way and  presented consistently and tailor made, citizens would be served more 
  9. 9. Transforming policy skepticism into policy co‐makership      9  effectively, companies would work more efficient and effective and officials  would enforce the rules better. Governments would also gain better insight  in the interdependence of regulations, improving their levels of application  and enforcement.     That is why we suggest to increase the accessibility, transparency,  comprehensibility and applicability of laws and regulations. Policy modeling  is a prerequisite to this perspective.      
  10. 10. 10      Transforming policy skepticism into policy co‐makership  Policy Modeling to cope with complexity  Nowadays, solutions are at hand to present large amounts of complex  regulations to users in a transparent and insightful way by enhancing laws  and regulations with semantic models.     Regulation is characterized by norms which apply to certain recipients in  specific situations. Therefore, laws and regulations carry descriptions, often  in abstract terms, of such situations. Those situations often serve as link  between different norms and norm systems, both within a specific law and  between different laws. For example, the term ‘partnership’ indicates an  existing or a possible relation between people. Different norms may apply to  this situation. In fiscal legislation, the concept can be used for a tax debt  division standard, whereas in social security legislation the concept can be  used for a standard which defines benefit claims.     Descriptions of situations are the linchpin in making the original sources of  laws and regulations accessible and in realizing (automated) systems for the  benefit of executing these laws and regulations. The formal situation  descriptions are also referred to as situational frames1. From these  situational frames, relevant Legal objects and their interdependency can be  identified. Coupled with formal descriptions of concerned standards, these  situational frames can express the meaning of laws and regulations.     With the rise of the semantic web (Web 3.0), a widely supported standard  language which facilitates these semantic models has become available.  Thus, legal objects can be defined uniformly in controlled vocabularies (i.e.  thoroughly organized and managed lists of uniformly defined terms). Reuse  of well characterized and defined legal objects reduces the ambiguity  common for cooperation between organizations in different domains. The  afore mentioned semantic web standards can also describe criteria and                                                          1  A popular example of this are the so called life events, increasingly used by  governments to inform citizens about the impact of legislation.    
  11. 11. Transforming policy skepticism into policy co‐makership      11  situations as defined in any law, executive policy, and product or insurance  terms2.     An integrated semantic model allows for easy and accessible executive  support. Real situations (events) are easily translated into existing rights and  obligations, freeing citizens and companies from solving governmental  integration problems themselves.   However, this does not initiate any need for a monolithic building of models.  Techniques which originate from the semantic web allow for local model  development and management, maintaining autonomy for distinguishable  policy areas.     An additional advantage of policy modeling is that it provides politicians  better insight in consistencies and interdependencies of laws. They can also  swiftly identify possible effects of proposed policies en define their opinions  consequently. Even evaluations allow for comparison of realized outcome  with intended effects.   Finally, possibilities for realizing e‐participation are improved considerably.  Citizens and companies can be involved in policy development in the earliest  stages. They can see the outcome of intended policies from their  perspective, they can organize their own information environments  concerning a specific policy and they are given new possibilities to  communicate the effects of implemented policies.     The Dutch government has developed a number of initiatives in this field,  like the Environmental Licensing Portal by the Housing Department, the Legis  Program by the Justice Department and the Rule Support Program by the  Health Department. Also, a growing number of executive agents is redefining  the criteria for managing (models of) laws and regulations, in order to cope  with increasing complexity and volatility of laws and regulations3 .                                                           2  The meant W3C standards RDF(S) and OWL are extensions on XML, that were developed to  make internet content also interpretable to computer applications.   3  Be Informed has been involved with a large number of projects in this area.  
  12. 12. 12      Transforming policy skepticism into policy co‐makership  Policy Modeling in a distributed environment  Organizations which are responsible for the domain concerned, are of course  best suited for keeping the models up‐to‐date. Identifying commonalities in  different policy sources will have a positive effect on reducing governance  complexity as a result of reusing each other’s models (maybe after  specialization). This will enhance regulation coherence and reduce the  perceived regulatory burden.   Authentic sources  If all public institutions would register the rules within their responsibility this  way, this knowledge can be used by others in digital domain or target group  specific portals, company processes and dossiers. If on top of that associated  agreements on management, quality and responsibilities are made, a true  system of authentic sources of rules can arise.     Significant progress has already been made in similar areas; collecting data  from citizens and companies. The government in the Netherlands is realizing  a system of basic registrations, making it possible to collect data once and  provide them to several authorized institutions. Through this initiative, the  government aims to reduce the administrative burden, management costs  and significant higher data quality. We are convinced that setting up  authentic sources for rules will provide similar benefits. In the Netherlands,  steps are being taken to realize a system of authentic rules registrations,       A system of authentic sources is not implemented overnight, but will have to  grow. Introducing a common language and conceptual framework would be  a good start, because it does not impose obligations on government where  the structuring of rules is concerned, but it does offer the opportunity to  profit from this effort and enhance information provision towards citizens  and companies. Examples of this are governmental projects which increase  transparency, like the portal for all government related issues;, and, as well as  smaller initiatives like 
  13. 13. Transforming policy skepticism into policy co‐makership      13  Added value  Citizens, companies and public institutions want their government to be  more transparent. The answer to this call not only lies in the simplification of  rules or reorganizing government but also and particularly in having  regulatory and executive organizations define and publish the meaning and  scope of rules within their area of responsibility.    Through this effort, government will be able to provide clear and uniform  answers to the public, regardless of how tasks and responsibilities are  distributed among administrative levels, departments and/or services.     Companies will then be able to economize on compliance issues and on the  involvement of external expertise and government will l be able to cut costs  involved with the interpretation, publishing and presenting of rules. And  because the rules are more uniform and comprehendible, enforcement  becomes more effective both for citizens and companies, and for public  officials. Not least because this way of working facilitates cooperation  between different enforcement institutions.     And last but not least, policy modeling can contribute to restoring public  trust in politics, by regaining participation and consultation from the  exclusive domain of special interest groups.        
  14. 14. 14      Transforming policy skepticism into policy co‐makership  Research  In the Netherlands, quite some experience has been gained concerning  policy modeling. This experience is substantiated by thorough scientific  research (see for example research programs AGILE4 , SEAL5 , ESTRELLA6 ).  Despite this experience, pursuit of necessary additional answers will prove  valuable.  With regard to ICT for Governance and Policy Modeling, we  distinguish four research tracks.  Track 1: Government As A Service  How can regulatory and executive government organizations separately  describe and publish rules on their specific area of responsibility, which are  consequently made available to other governments, citizens and companies?   How can these organizations then combine these services to provide tailor  made answers, without knowing all services in detail?  With which infrastructural demands should the system of authentic policy  sources comply for this?   Aspects to be addressed include: semantic web, semantic harmonization,  standards, linked open data, services registries, legal ontologies, ontologies  for situational frames, trust and security, coping with the distributed nature  of government and size and management of the models, and feedback.  Track 2: Policy modeling for policy advisors/officers  Should legislation be defined in systematically designed knowledge models  and should regulatory lawyers, policy makers and decision makers operate  within the relevant frameworks when developing new policies, then the  manageability of the situation would improve considerably.                                                             4  AGILE:  Advanced Governance of Information services through Legal Engineering  5  SEAL: Smart Environment for Assisting the drafting and debating of Legislation  6  ESTRELLA: European project for Standardized Transparent Representations in order to  Extend Legal Accessibility 
  15. 15. Transforming policy skepticism into policy co‐makership      15  In this track, we propose to explore ways to support policy makers efficiently  in drawing up formal policy and regulatory models. Policy makers currently  already think in informal mental models which are consequently converted  into text (and later into formal models/software by programmers again).  How can policy makers be supported in expressing policies in formal models?  Which metaphors (graphic models, structured language, tables, etc.) are  practical for policy makers? Which categories and customized tools can be  distinguished? Which methods could be useful?     Laws are not easily converted into execution rules, nor do they easily fit in  any other legal framework because every regulatory lawyer draws up a tailor  made design for every law, with specific formulations and definitions. We  therefore advocate building a pattern library of standards, permissions, etc,  as common in laws and regulations. Recognizing and managing patterns in  laws and regulations allows for the growth of a library of policy patterns and  related models which can be reused for initiating and adjusting policies. It is  our experience that the quality of policies benefits from this.   Track 3: Extracting knowledge from policy documents  In this track we propose to extract rules from text. How can rules, already  defined in laws and procedures, be extracted from these sources and serve  as input for models? Which methods and/or possibilities exist? What is the  balance between automated and manual labor? What pros and cons can be  distinguished? How can the knowledge and expertise of both professionals  and ‘the crowds’ contribute to a solution?   Track 4: Policy modeling as an opportunity for e‐participation  By describing policies in formal models and publishing them through  applications and services, citizens and companies can be informed tailor  made about the implications of new legislation. This creates an infrastructure  which enables both professionals and citizens and other stakeholders to  actively participate in the development and testing of policies.  
  16. 16. 16      Transforming policy skepticism into policy co‐makership  Which methods can be distinguished for this? How can citizens and  companies link their reality to that of government models? How can this lead  to new and more powerful forms of feedback than traditional instruments?  Which conditions should apply?  
  17. 17. Transforming policy skepticism into policy co‐makership      17  The applicants  Geert Rensen  Geert Rensen is a technology innovator and marketing professional with over  15 years of experience at leading companies in the software and software  services industry. He is one of the founders of Be Informed and a thought  leader on the topic of citizen centric government. Geert Rensen currently  holds the position of Director Marketing & Strategy at Be Informed.   Thei Geurts  Thei ‘s roots are in the domains of library and information management,  publishing, content and context management. He has worked as a business  developer, consultant, thought leader, solution architect and competence  manager in the field of knowledge solutions, information technology and  innovation. Thei has a special interest in realizing the vision of a semantically  enabled infrastructure to support context driven information, advice and  transaction services in the public, finance and industry sector. Thei Geurts  works as a Partner and Customer Consultant at Be Informed.   Jan Willem Ebbinge  Jan Willem has a passion for, and a great deal of experience in  communication. All too often, communication is about removing obstacles  that interfere with the message of the sender. Jan Willem is convinced that  true communication, i.e. interaction with target groups , leads to more  sustainable results across the board. Jan Willem is Strategy and Marketing  Editor at Be Informed.