Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Практическая инструкция и полезные советы по работе с личный помощник. Дмитрий Тетервак

Практическая инструкция и полезные советы по работе с личный помощник. Дмитрий Тетервак

_________________________________________________
Подробней о нашей деятельности: http://week4hours.com/

Подписывайтесь на новости в соц. сетях:
Наше сообщество ВКонтакте - http://vk.com/week4hours_com
Наше сообщество facebook: https://www.facebook.com/week4hours
Наш канал на YouTube: https://www.youtube.com/user/ISO9001Consult

  • Login to see the comments

Практическая инструкция и полезные советы по работе с личный помощник. Дмитрий Тетервак

  1. 1. БИЗНЕС- ПОМОЩНИК Практическая инструкция и полезные советы
  2. 2. Вывод бизнеса на "автопилот"
  3. 3. Вывод бизнеса на "автопилот"
  4. 4. КТО ВАМ НУЖЕН? «Многорукий многоног» Бизнес-ассистент
  5. 5. Что можно делегировать? • Я – только я, и никто кроме меня • В принципе, могут другие нормальные, адекватные люди со знанием дела, если их правильно научить, вовремя проконтролировать • Могу не я • Точно должен делать не я
  6. 6. Как и что делегировать? • Входящие звонки Старайтесь использовать своей телефон только для ИСХОДЯЩИХ звонков. Поручите ВСЕ входящие персональному помощнику (для личных звонков – заведите отдельный номер). Помощник обязан принять звонок, выяснить в чем суть вопроса и срочность. В оговоренное Вами время (например утром и после обеда) доложить Вам о поступивших звонках.
  7. 7. Как и что делегировать? Электронная почта - Надиктовывайте тексты электронных писем, когда Вы находитесь в пробках или когда Вам это будет удобно - Если необходимо, чтобы письмо ушло с Вашего персонального адреса – пусть она подготовит Вам черновик письма по Вашей диктовке – а Вы потом просто подправите его перед отправкой. Например: Я говорю помощнику: «Напиши этому Алексею, что он «козел» и денег я ему платить не буду, пока он не исправит «косяки», которые я ему показал». А мой помощник в письме Алексею пишет: «Уважаемый, Алексей! При выполнении работ возникло ряд недоразумений, о которых Вам сказал Андрей Валерьевич. Оплату Выполненных Вами работ мы планируем после исправления этих недоработок»
  8. 8. Как и что делегировать? Контроль - выполнения Ваших поручений - отчетности ваших менеджеров и отдела (Скажем, если отчеты должны быть высланы до 21.00 в пятницу, то вам не нужно самостоятельно сидеть около компьютера и ждать девяти часов вечера, чтобы проверить, все ли успеют сдать вовремя. Это можно без проблем делегировать) - записей телефонных разговоров по чек-листу,
  9. 9. Как и что делегировать? Личные задачи Заказ билетов, бронирование столиков в ресторанах, курьерские задачи.
  10. 10. Система взаимодействия. Постановка задачи Основной принцип постановки задач: Задача поставленная Вами ЛЮБЫМ способом(по телефону, СМС, Е-мейл, устно) должна быть зафиксирована Вашим помощником в ЕДИНОЙ учетной системе. ЕДИНОЙ учетной системой может быть что угодно: • файл word, excel в Dropbox • Общий документ в Google Doc’s • Система контроля поручений (типа “Мегаплан”, Wrike, ToDoist и т.д.) Личный помощник ОБЯЗАТЕЛЬНО заносит задачу и время ее постановки в единую учетную систему(независимо от того понял он ее или нет).
  11. 11. Система взаимодействия Звонки Контроль Установка на день Приоритеты Один раз в день (по началу можно два – утром и после обеда)
  12. 12. Система взаимодействия Звонки Вам сегодня звонили: «….». По окончанию – зафиксировать действия, необходимые по результатам звонка. Например: «Звонил Николай – напоминает об оплате за …» Решение: «Поставь в план оплат финансовому директору на четверг» - занести в учетную систему.
  13. 13. Система взаимодействия Например: «За вчерашний день полностью заполнили отчетность отделы …. Не вовремя отчитались …. Не заполнена отчетность у …» Проинформировать по движению основных проектов Решения занести в учетную систему. Контроль
  14. 14. Система взаимодействия Например: «Меня сегодня нет ни для кого, кроме ….» или «Сегодня плотно работаем с розницей, поэтому назначь встречи с 10 до 14 всем администраторам салонов» Установка на день
  15. 15. Система взаимодействия Вы проходите по всем поставленным задачам и помогаете помощнику расставить приоритеты выполнения в зависимости от ВАШИХ интересов (делается регулярно, например раз в 2-3 дня). СРОЧНО! - это означает: “Отложить все и делать то что я сказал” В ПРИОРИТЕТЕ – это означает: “Доделать задачу, которую ты делаешь и следующей заняться той что я сказал» СЕГОДНЯ! - это означает: "Сделать сегодня в любое время» НА НЕДЕЛЕ! Без указания этих приоритетов – это означает: “Задача должна быть просто сделана. Срок – не срочно. Поставить задачу в общий перечень, выполнять в порядке “живой” очереди”. Приоритеты
  16. 16. Контроль и отчетность После выполнения задачи Ваш персональный помощник обязан отметить статус задачи и время, которое он потратил на выполнение этого задания в единой учетной системе, а затем отсылает SMS (Viber сообщение или, если вам удобно, E-mail) о том, что задача решена.
  17. 17. Вопросы • Где и как их искать? • Что лучше? Взять молодого, «сырого» за «недорого», или опытного сотрудника? • В каких случаях нужно жестко прописывать алгоритм для выполнения, а в каких давать ему свободу, делай, как считаешь нужным? • С чего лучше может начать делегировать? С домработницы
  18. 18. ПРИМЕР ИНСТРУКЦИИ
  19. 19. Бизнес-помощник – это «дятел» Вы платите ему деньги за то, чтобы он Вас держал постоянно «в фокусе»
  20. 20. Вывод Если раньше вы не прибегали к услугам личного помощника, то вам следует в ближайшую неделю его нанять, протестировать и начать с ним работать. Громадное количество дел, которыми вам приходится заниматься постоянно, вы можете делегировать. Для этого нужно всего лишь прописать четкую пошаговую инструкцию решения задач и контролировать только процесс и результаты. Распределяйте свое время эффективно, живите так, как вы хотите, а для текучки и нелюбимых дел покупайте чужое время. Со временем личный помощник, при желании, ОЧЕНЬ поднимается в уровне своих навыков и либо уходит в свой бизнес, либо Вырастает на должность руководителя какого- нибудь из направлений в Вашей компании. И Вам придется искать нового помощника…
  21. 21. ОБО МНЕ В ходе этого всего: • написал около тысячи инструкций для более чем 40 предприятий, • обучил более 300 человек. Например на такие темы как: ◦ Эффективная формализация бизнес-процессов ◦ 21 способ увеличения эффективности вашего бизнеса. Продажи+бизнес-процессы ◦ Постановка системы контроля на предприятии. Управление по результатам ◦ и другие, которые касаются повышения эффективности (а значит увеличения денег в вашем кармане и, что не менее важно ВРЕМЕНИ тратить эти деньги) • разработал более 200 чек-листов, как например вот такие: Чек- лист подготовки к мероприятию В «теме бизнес-процессов» уже с 2001 года. Прошел путь от «менеджера по качеству» «МКС", Зам.генерального директора авиакомпании «UmAir» по качеству - до консультанта по системам управления. Всегда моим основным направлением и желанием было, чтобы «бизнес-процессы» - работали. Чтобы было минимальное количество сбоев/проблем/потерь. Чтобы каждый человек на своем рабочем месте знал что, как, когда делать и (самое главное) чтобы он это ДЕЛАЛ!!! Веду блог по эффективности бизнес-процессов и построению системы: www.week4hours.livejournal.com
  22. 22. ЧТО ДАЛЬШЕ? Для обсуждения проекта необходимо связаться со мной: Skype: tetervak80 E-mail: tetervak80@gmail.com +38(091) 315-0-400 (Украина) +7(925) 040-50-28 (Россия) +7(702) 798-04-16 (Казахстан) По окончаниивстречимыпоймемможемли мы быть друг другу полезныив чем конкретно. Жду Вашего звонка…

×