2013 01-30-Program-Management-Pratico

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Introduzione al Program Management secondo lo Standard PMI e la metodoloiga ProgramStep.

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2013 01-30-Program-Management-Pratico

  1. 1. WebinarProgram Management Pratico Vito Madaio, PMP
  2. 2. Contenuto • Chi è TenStep • Cosa è il Program Management • Standard per il Program Management 3^ Edizione – Introduzione – Allineamento alla Strategia – Gestione dei Benefici – Ingaggio degli Stakeholder – Governance – Gestione del Life Cycle • ProgramStep • Conclusione30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 2
  3. 3. Chi è TenStep • Organizzazione leader nello sviluppo di Metodologie di Project Management • Offriamo servizi di formazione, consulenza e coaching su: Metodologie di Project Management (TenStep e MPMM) Project Management Office (PMOStep) Program Management (ProgramStep) Portfolio Management (PortfolioStep) Modellizzazione Processi (ProcessStep) Ciclo di Vita dello Sviluppo (LifecycleStep) Certificazioni PMI (PMP, CAPM, Agile PMI-ACP) Operiamo in più di 60 Nazioni in oltre 25 Lingue www.tenstep.it info@tenstep.it30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 3
  4. 4. PMI - Standard per il Program Management 3^ Edizione Guida alla Gestione dei Programmi • Definisce 5 domini di prestazione e relativi concetti • Descrive il ciclo di vita di un programma con attività e processi necessari • Allineato agli altri Standard PMI: – PMBOK Guide 5^ Edizione – Portfolio Management 3^ Edizione – OPM3 – Glossario del PMI Contiene anche una discussione sul codice etico30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 4
  5. 5. Framework Third Edition 186 pagine30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 5
  6. 6. Domini del Program Management 1. Allineamento alla Strategia Aziendale Identificare opportunità e benefici per raggiungere gli obiettivi strategici dell’organizzazione 2. Gestione dei Benefici Definire, creare, massimizzare, rilasciare e sostenere i benefici 3. Ingaggio degli Stakeholder Ascoltare e comprendere esigenze, desideri e aspettative degli stakeholder, analizzare l’impatto del programma su di loro, supportarli, gestire la comunicazione e mitigare le loro resistenze 4. Governance Stabilire processi e procedure per mantenere il controllo del programma, il supporto alle decisioni e applicare politiche e pratiche possibili 5. Gestione del Ciclo di Vita del Programma Gestire le attività relative a definizione del programma, rilascio dei benefici e chiusura del programma Fonte: The Standard for Program Management Third Edition del PMI30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 6
  7. 7. Cosa è un Programma• Un insieme di progetti correlati e altro lavoro, Lo scopo principale è coordinati allo scopo di produrre benefici ottenere benefici impossibili con la sola gestione separata• Produce benefici per stakeholder, clienti e utenti• Fornisce valore di business alla struttura dello Sponsor• Allinea tutti i Componenti per ottimizzare e integrare costo, schedulazione e impegno30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 7
  8. 8. Programma vs Progetto • Un programma, di solito, dura anni o anche decenni – Viene avviato, definito, implementato e chiuso (o trasferito in altro programma) • Rilascia benefici da trasferire all’operation e da sostenere • I progetti sono temporanei, unici e relativamente brevi30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 8
  9. 9. Programma vs Progetto .. • Program management - focus sui benefici – Gestione centralizzata di un programma per realizzare la strategia e ottenere benefici • Project Management - focus sugli obiettivi – Applicazione di conoscenza, competenze, tool e tecniche alle attività per soddisfare i requisiti del progetto30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 9
  10. 10. Operazioni vs Supporto Operation Supporto • Attività quotidiane • Gestisce il ciclo di vita del associate agli elementi prodotto dopo il rilascio in di supporto funzionale produzione • Supporto dei prodotti • In contrapposizione rilasciati dai progetti agli elementi tipici dei progetti • Assistenza sull’utilizzo corretto del prodotto • Comprende anche il • Servizi supporto ai prodotti • Rimuove gli errori segnalati creati dai progetti • Risponde alle domande • Eliminare gli errori non critici • Generalmente è un servizio reattivo30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 10
  11. 11. Cosa Contiene un Programma Component and components • Singoli progetti – (Progetti Correlati fra loro) • Sotto programmi (altri programmi nel programma) • Altre attività in carico al Program Manager – Formazione – Pianificazione di nuovi componenti – Rapporti con la Direzione – Operazioni / Supporto / Manutenzione “Component” - alcuni o tutti gli impegni del Program Manager del Programma30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 11
  12. 12. Progetti Correlati • Il Program Manager integra e controlla le interdipendenze tra componenti nei cinque domini di prestazione – I progetti di un programma hanno interdipendenze fra loro (sono correlati) – Altrimenti si tratterebbe solo di Gestione Portfolio • Il Program Management supporta – Pianificazione e Controllo – Delivery – Transizione – Rilascio dei benefici attesi30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 12
  13. 13. Allineamento Strategico Fonte: The Standard for Program Management Third Edition del PMI Vision Mission Strategia e Obiettivi Gestione Portfolio - Piano Strategico Gestione Progetti, Programmi e Operazioni Gestione Operativa Gestione Programmi e Progetti (lavoro ricorrente) (lavoro a progetti) Produzione di Valore Aumento Produzione di Valore Risorse organizzative Risorse organizzative30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 13
  14. 14. Allineamento Strategico … Piano strategico e Gestione del Portfolio Definizione Risultati Attesi Eventuale studio di fattibilità per definire obiettivi requisiti rischi e garantire l’allineamento a vision e mission30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 14
  15. 15. Allineamento Programma e Strategia Fonte: The Standard for Program Management Third Edition del PMI Un programma viene definito in termini di risultati attesi, risorse necessarie, e complessità per modificare l’organizzazione30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 15
  16. 16. Gestione dei Benefici • Registrare, tracciare e valutare i benefici • Rilasciare benefici in modo incrementale - non tutto alla fine • Ogni progetto ha la sua schedulazione, ma i benefici complessivi si ottengono al termine di tutti i progetti del programma30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 16
  17. 17. Ciclo di Vita dei Benefici Identificazione Articolare Quantificare Analisi e Dare le Determinare Pianificazione priorità le metriche Delivery Monitorare Riportare Transizione Interna Esterna Benefici Sostegno continui30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 17
  18. 18. Ingaggiare gli Stakeholder • Stakeholder sono tutti coloro che hanno interesse nel programma • Ingaggiati e non gestiti – a livello progetto – a livello programma • Identificare, pianificare e ingaggiare gli stakeholder Coinvolgimento - Engagement30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 18
  19. 19. Identificare gli Stakeholder Identificare gli stakeholder per gruppi • Scendere a livello individuale solo se necessario • Definire il ruolo di ogni gruppo di stakeholder • Determinare il grado di interesse al programma – Interesse (alto - basso) – Influenza (alta - bassa) • Classificare gli stakeholder in – Supporter e – Detrattori Comprendere il loro contesto30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 19
  20. 20. Attori di un Programma • Comitato di Governance del programma (Cabina di Regia nella PA italiana) • Sponsor del Programma • Program Manager – Program Office – Amministratore del Programma • Project Manager – Team di progetto30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 20
  21. 21. Governance • Creare e sostenere i processi del programma – Processi – standard – politiche – Capacità di sostenerli • Governance del programma – Garantire che siano definiti e sostenuti programma e progetti • Comitato di Governance del Programma – Potere esercitato dal Programma sui Progetti30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 21
  22. 22. Valore della Governance • Stabilire accordi su controlli ed autonomia • Allineare Goal e Piano Strategico • Risolvere le ISSUE di programma • Gestire i rischi del programma • Rilevare e analizzare l’avanzamento • Garantire che programma e progetti seguano fedelmente i processi di governance30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 22
  23. 23. Regole di Governance • Pochi stakeholder hanno un ruolo di governance (Decision Maker) – Comitato di Governance – Sponsor di Programma – Program Manager – Project Manager30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 23
  24. 24. Governance in Pratica• Nominare il Comitato di Governance (Board) – Determinando la sua responsabilità• Identificare le relazioni tra Governance e Gestione del Programma – Definendo le regole di Governance del programma• Stabilire la Governance tra programma e progetti• Supportare il Program Manager nella Governance30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 24
  25. 25. Ciclo di Vita del Programma • Definizione del Programma – Pianificazione degli obiettivi strategici – Pianificazione progressiva – Definizione dei risultati attesi – Ottenere l’approvazione del programma • Rilascio dei Benefici del Programma – Pianificazione iterativa, integrazione e gestione dei componenti per facilitare il rilascio dei benefici • Chiusura del Programma – Eseguire la chiusura controllata del programma30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 25
  26. 26. Ciclo di Vita del Program Management Fonte: The Standard for Program Management Third Edition del PMI • I bisogni generano nuove iniziative strategiche di business per modificare l’organizzazione o i suoi prodotti e servizi • Si utilizzano Portfolio, Programmi e Progetti per realizzare le nuove iniziative30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 26
  27. 27. Schedulazione di un Programma• Pianificare la gestione Ambito del Programma• Program work breakdown structure (PWBS)• Identificare progetti e altri componenti – Definire milestone e dipendenze tra componenti• Definire il Master Schedule in base a Program Charter e Roadmap Prima della schedulazione di dettaglio dei progetti30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 27
  28. 28. Altre Attività da Schedulare • Ingaggio Stakeholder • Mitigazione del rischio • Revisioni periodiche del programma – Tempificazione singoli componenti (vincoli) – Tempificazione dei benefici (interdipendenti) – Dipendenze esterne (condizionamenti) • Elaborazione Progressiva (PMBOK Guide) • Transizione e chiusura programma30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 28
  29. 29. Relazione tra Portfolio, Program e Project• Portfolio management - scegliere programmi e progetti allineati alla strategia aziendale• Program management – ottenere i benefici attesi• Project management – portare risultati30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 29
  30. 30. Rappresentazione Elegante di un Esperto da “The Information Paradox” Chi è John Thorp John Thorp is an internationally recognized leader in the field of value and benefits management. A management consultant with close to 50 years experience covering all aspects of the information management field, including technical, management and executive positions, a frequent speaker, and author of The Information Paradox, Fonte: http://www.thorpnet.com/about-john-thorp/ • Il Project Manager deve ottenere risultati (Done Well). • Il Program Manager deve agire nel migliore dei modi (Right Way). • Il Portfolio Manager deve scegliere la cosa giusta (Right Things).30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 30
  31. 31. Program Management Office (PMO) Il PMO dà supporto al Program Manager nel • Definire processi e procedure da seguire • Supportare schedulazione e budget a livello programma • Definire gli standard di qualità per programma e componenti • Gestire le risorse in staff al programma • Gestire documentazione e configurazione del programma • Gestire rischi e problemi (Issue) • Gestire persone ed altre risorse, contratti e acquisti, problematiche legali e legislative I programmi possono durare molti anni – gli aspetti operativi si sovrappongono a quelli manageriali30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 31
  32. 32. Chi è il Program Manager Non è un project manager più grande Di solito, è un Senior Manager • Orientato agli obiettivi globali del programma • Mira a integrare tutte le deliverable del programma – prodotti, servizi, risultati e benefici finali • Il project manager persegue obiettivi • Il program manager insegue benefici Il Program Manager deve avere una profonda visione degli obiettivi del programma e dei processi organizzativi30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 32
  33. 33. Competenze del Program Manager • Grande comunicatore Interagisce con membri di team, sponsor, clienti, fornitori, senior management e tutti gli stakeholder del programma • Sa identificare e comprendere bisogni e aspettative degli stakeholder – Sviluppare un piano di “Engagement” aiutandoli ad allineare le loro aspettative • Promuove gli obiettivi globali del programma – Riconosce gli aspetti umani delle aspettative di ogni stakeholder e si comporta di conseguenza30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 33
  34. 34. Compiti del Program Manager • Coordinare le attività comuni a più componenti del programma (risolvere conflitti e contese di risorse) • Comunicare e riportare agli stakeholder • Gestire i rischi che riguardano più componenti • Allineare impegni del programma e strategie aziendali • Gestire l’impatto su ambito, costi, schedulazione, qualità e rischio con gli stessi principi di governance • Affrontare le differenze culturali, socio economiche, politiche e ambientali degli stakeholder30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 34
  35. 35. Organizzazione del Project Management Project Program Portfolio Grande ambito Ambito influenzato dai Scope Obiettivi precisi Più benefici cambi di strategia Change Processi di Gestione richieste di Controllo continuo delle controllo modifiche interne ed richieste di modifiche modifiche esterne interne ed esterne Planning Pianificazione Piano di alto livello a Processi di comunicazione progressiva guida dei piani dei sempre aggiornati componenti Management Gestione team di Gestione staff del Gestione staff del progetto programma e dei project portfolio o anche manager program e project manager (raro) Success Metriche Benefici ottenuti Investimenti aggregati e oggettive benefici ottenuti Monitoring Controllo e Monitoraggio Monitoraggio modifiche verifica continua avanzamento di tutti i strategiche, consumo dell’ambito componenti risorse e rischio portfolio Fonte: The Standard for Program Management Third Edition del PMI30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 35
  36. 36. Program Management nella PA Italiana Amministrazione Fornitore Cabina di regia Program Manager Referente/i del contratto PMO Manutenzione Componenti Operations Supporto Componenti (altre attività) Componenti Progetti Correlati e Progetti Correlati e Transizione Progetti Correlati attività del programma attività del programma attività del programma30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 36
  37. 37. Cosa è ProgramStep • La metodologia TenStep che guida passo dopo passo a impostare e condurre un programma, per fasi – Avvio – Pianificazione – Gestione – Chiusura • Allineato allo Standard Program Management del PMI30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 37
  38. 38. Dall’Indice di ProgramStepGuida praticaall’attuazione del programManagement 30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 38
  39. 39. Esempio da ProgramStep Gestione Modifiche all’Ambito • In un progetto, lo Sponsor è il solo responsabile di approvare le richieste di modifiche all’ambito • In un programma, i progetti sono interconnessi • Una modifica all’ambito di un progetto può impattare altri progetti del programma Non può essere autorizzata a livello progetto • Le esigenze di modifiche identificate vanno portate a livello programma per l’approvazione – A livello programma è più chiaro l’impatto che una modifica può causare sull’intero programma30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 39
  40. 40. Conclusione • Addio ai megaprogetti monolitici • Meglio programmi di grandi iniziative • Afferrare la differenza – Non sono la stessa cosa • La PA ha esperienze di fallimenti di megaprogetti • La PA può assumere la leadership del Program Management per le potenziali grandi iniziative • Occorre più cultura sulle differenze sostanziali tra Project - Program e Portfolio Management • I tool collaborativi faranno la differenza30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 40
  41. 41. Domande? Grazie dell’attenzione Per approfondimenti puoi contattare Vito Madaio, PMP 348-3974474 vitomadaio@tenstep.it www.tenstep.it Molte slide di questa presentazione fanno parte del corso TenStep PGM00.60 - La Pratica del Program Management30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 41
  42. 42. Diapositive di riserva Vito Madaio
  43. 43. Wikipedia: Program Management Gestione coordinata di un portafoglio di progetti per raggiungere un insieme di obiettivi. • Questa definizione non si applica solo in senso aziendale, dove gli obiettivi sono tipicamente di business, ma anche in altri contesti. • Si pensi alla ricostruzione di una città dopo una guerra, programma che comprende diversi progetti quali ad esempio il progetto per la ricostruzione della rete idrica, il progetto per la costruzione delle strade, il progetto per la costruzione delle scuole: ogni progetto porta il suo contributo al raggiungimento degli obiettivi del programma. • Il program management è quindi una visione simultanea dei progetti in corso. (da http://it.wikipedia.org/wiki/Program_management) Pagina da rifare completamente30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 43
  44. 44. Megaprogetto di Auchan Europa City (Costo previsto € 1,7 Miliardi)• Realizzazione di 800.000 metri quadrati di parco commerciale – 500/600 negozi – Una dozzina di alberghi – attività di svago – una pista da sci – un parco acquatico – un auditorium da 2.000 posti – un circo..• Sede: Gonesse a 25KM da Parigi• In preparazione da 3 anni• Esecuzione prevista tra il 2018 e il 2025• Curiosità: in Italia, il centro Auchan più grande misura 80.000 mq (un decimo) Fonte: Klikkapromo.net30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 44
  45. 45. ROME LINE C La Metro C di Roma Rome with 3.000.000 people and just 2 Underground Lines (A and B) has endless justification for a new, state of the art, metro Line “C”. The project is funded 70% by State Government, 12% Regional Government and 18% by the Council of Rome.  PROGRAMME: 20 Years of delay Started in 1995 the Line “C” project was due to be completed by 2000, its completion is now planned for 2020  BUDGET: Almost 5 times more than originally estimated The Line “C” earmarked cost was 1,75 billion Euro in 1994, is now estimated to be not far from 5 billion Euro.  SCOPE: Stations avoided and layout reduced The Line “C” route was originally 42,2 Km long with 41 stations. The actual development is just 25,5 Km and 30 stations. Fonte: Dr. Francesco Di Maddaloni30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 45
  46. 46. Megaprogetto Eolico nel Deserto dei Gobi Le idee affascinanti Per uscire dal nucleare, la Fondazione Desertec e la Japan Renewable Energy Foundation, vorrebbero produrre energia verde nel deserto dei Gobi e trasportarla nelle zone più industrializzate e urbanizzate di Giappone, Corea, Cina, Russia e Mongolia Fonte: La Repubblica 24-10-201230/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 46
  47. 47. Benefici di Progetti e Altri Componenti30/01/2013 Program Management Overview - TenStep Italia 47

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