1. EDI,
Intercambio Electrónico de Documentos.
Integración de la información, rapidez, seguridad en la
comunicación y estandarización de las transacciones.
El EDI - Intercambio Electrónico de Documentos es el sistema que permite enviar, recibir, codificar y
descodificar los documentos de tipo comercial y financiero que intercambian las empresas (pedidos,
avisos de despacho, entre otros). Los mensajes estandarizados EDI permiten la transmisión entre
sistemas de información, sin soporte del papel y con independencia de hardware y software interno de las
empresas interlocutoras.
Los estándares globales soportados por GS1 Perú, UN/EDIFACT y GS1 XML, definen todas las
transacciones necesarias para cubrir el conjunto de las relaciones entre los distintos protagonistas en la
cadena de suministros a nivel multisectorial.
Desde el punto de vista estratégico, EDI significa un cambio de mentalidad, una nueva forma de hacer
negocios, la oportunidad de fortalecer la empresa mediante la obtención de mayores utilidades en la
optimización de los procesos y el mejor aprovechamiento de los recursos e inversiones existentes.
Las reestructuraciones y redefiniciones que se requieren y que realmente se logran marcarán el éxito y
competividad de su empresa. Técnicamente EDI, es la transferencia electrónica de documentos, de un
computador a otro, estos documentos estarán estructurados mediante mensajes acordados y
estandarizados internacionalmente. La finalidad del EDI es la de administrar el proceso de flujo de
información dentro de sistemas tan complejos como aquellos que regulan los flujos de materias primas,
inventarios y productos terminados a lo largo de una cadena de abastecimiento. Si bien EDI le permite a
una compañía llevar a cabo con mayor eficiencia sus transacciones electrónicas, no puede ser visto sólo
como un proyecto estrictamente técnico dentro de los sistemas de información (SIG). Más que una
tecnología, es un fin en sí mismo, el EDI es una herramienta que puede ser utilizada efectivamente para
rediseñar la información generada en los procesos de negocios.
Diferencia entre EDI y Correo Electrónico
La principal diferencia entre el correo electrónico y EDI es que los datos transmitidos en un Proyecto EDI
están en formato estándar y los transmitidos en el Correo Electrónico están en formato libre. Los
mensajes que se transmiten vía EDI se adhieren a estándares, y pueden ser entendidos en cualquier
parte del mundo, ya que dichos estándares están basados en normas internacionales. Además los
mensajes EDI son generalmente documentos que se transmiten de empresa a empresa, son más seguros
y confiables. Los mensajes que se transmiten por el Correo Electrónico son sólo formas de comunicación
electrónica, que usualmente no implican estándares sino que son en formato libre, y generalmente son de
persona a persona, ya que se tratan de documentos de carácter personal. Además, mediante EDI, una
persona en una empresa puede mantener correspondencia con otras personas de la misma empresas o
de otra empresa en formato libre. Es decir también se puede usar bajo la filosofía de correo electrónico.

2. Además de las ventajas que suponga para la empresa la forma de trabajar con la ayuda de
esta tecnología, en muchas ocasiones viene “impuesta” por los propios proveedores/clientes de
la cadena de abastecimiento; es el mercado, por tanto, el que terminará imponiendo la
implantación del sistema EDI en la empresa, ya que puede llegar un momento en el que no
tener implantada esta forma de comunicación suponga una dificultad para operar con un
determinado proveedor y/o cliente. Adicionalmente el EDI permite el desarrollo de buenas
practicas logísticas como el VMI (vendor managed inventory), CPFR (Collaborating planing
forecasting replenishment), las entregas certificadas entre otros.
Entre sus ventajas se tienen:
1. Aumento de las actividades que generan valor en la empresa, ya que disminuirá sensiblemente
las necesidades de personal para tareas de introducción de datos o de gestión de documentos.
2. Aumento en la disponibilidad de los datos.
3. Disminución de los errores por digitación.
4. Simplificación de los procesos.
5. Aumento de la velocidad de los procesos logísticos.
6. Reducción de gastos en los tratamientos de transacciones comerciales como pagos, solicitud de
pedidos, procesamiento de ordenes, etc.
La conclusión es evidente, estas ventajas están al alcance de cualquier empresa u
organización, cualquiera que sea su tamaño, los requisitos mínimos son un PC y medios de
telecomunicación.
¿Como funciona el EDI?
Aunque el concepto de EDI sea sencillo, su práctica es compleja. Existen estándares de los
mensajes, pero solo representan un punto de partida que requiere de la intervención humana y
del acuerdo de las partes implicadas.
El EDI extrae directamente la información de las aplicaciones y transmite los documentos en
formato entendible por ordenador, utilizando líneas de y otros dispositivos de
telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un documento, los sistemas
informáticos de la empresa receptora, cargan directa y automáticamente los datos,
procesándolos e interpretándolos. El bajo estándar EDI, tiene establecidas las posiciones en las
cuales se encuentra cada uno de los datos que se requieren para elaborar las transacciones
enviadas. Por esto, cuando es recibido, puede ser interpretado por la parte receptora
simplemente accionándolo.