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GuíA Ccon 0147 03 Manual MetodologíA Consultoria General

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GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIA LABORAL EN LA NTCL CONSULTORÍA GENERAL CCON-0147.03

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GuíA Ccon 0147 03 Manual MetodologíA Consultoria General

  1. 1. GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIA LABORAL EN LA NTCL CONSULTORÍA GENERAL CCON-0147.03
  2. 2. INDICE Introducción................................................................................................................2 UCON-0351.03 Diagnosticar la situación actual de una organización..................6 Resumen de evidencias.................................................................................................7 • Un documento que describa el proceso de búsqueda de la información ...........................................................................8 » Descripción de la evidencia........................................................................8 » Un documento que describa el proceso de búsqueda (Documento propuesto)...........................................................9 • Un documento que presente el resultado de la búsqueda......................11 » Descripción de la evidencia.......................................................................... » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia...................................................................... » Un documento que presente el resultado de la búsqueda (Documento propuesto).........................................................13 * Modelo de referencia.......................................................................................14 » Descripción de la evidencia » Modelo de referencia (Documento propuesto).....................................15 * Un diagnostico presentado...............................................................................16 * Las conclusiones de un diagnostico..................................................................... » Descripción de la evidencia.......................................................................... » Informe de evaluación del desempeño y recomendaciones de mejoras (Documento propuesto).......................................................18 * Fuentes de información.....................................................................................19 * Tipos y características de cuestionarios y guías de entrevista.....................21 * Métodos de validación de información..........................................................23 * Diseño e interpretación de indicadores..........................................................26 UCON-0352.03 Determinar opciones de ayuda de u sistema de ayuda............35 Resumen de evidencias...............................................................................................36 • Opciones de ayuda por escrito de un sistema de ayuda.........................38 » Descripción de la evidencia......................................................................38
  3. 3. » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................38 » Guión de la propuesta de mejoras (Documento de la metodología Consulten)..........................................39 » Opciones de ayuda por escrito de un sistema de ayuda (Documento propuesto)...............................................................41 • Una propuesta presentada.............................................................................42 » Descripción de la evidencia......................................................................42 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................42 » Una propuesta presentada (Documento propuesto)............................................................................43 • Registro de los acuerdos alcanzados en una presentación......................44 » Descripción de la evidencia......................................................................44 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................44 » Propuesta de prestación de servicios (Documento de la metodología Consulten)..........................................45 » Propuesta de prestación de servicios (Documento propuesto)............................................................................47 • Presentación de una propuesta/ Aclaración a las dudas del consultante en una presentación/ Discusión durante la presentación de una propuesta...................................................................49 » Descripción de la evidencia • Componentes de las técnicas de diseño de sistemas de ayuda.............51 • Ética de la consultoría.....................................................................................53 UCON-0201.03 Documentar el proceso de implantación de un sistema de ayuda en una organización.................................................................................................55 Resumen de evidencias...............................................................................................56 • Un plan de implantación.................................................................................57 » Descripción de la evidencia......................................................................57 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................57 » Programa de trabajo de mejoras (Documento de la metodología Consulten)..........................................57
  4. 4. » Plan de implantación (Documento propuesto)......................................61 • Recursos a utilizar en un plan de implantación...........................................62 » Descripción de la evidencia......................................................................62 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................63 • Comunicado a los involucrados en la implantación de un sistema........64 » Descripción de la evidencia......................................................................64 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................64 » Comunicado a los involucrados en la implantación de un sistema (Documento propuesto)............................................................................65 • Cambios a un plan de instalación.................................................................66 » Descripción de la evidencia......................................................................66 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................66 » Bitácora de seguimiento (Documento de la metodología Consulten)..........................................67 » Cambios a un plan de implantación (Documento propuesto)............................................................................68 • Documentación de la implantación de un sistema de ayuda.................69 » Descripción de la evidencia......................................................................69 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................69 » Ruta crítica del trabajo planeado (Documento de la metodología Consulten)..........................................70 » Ruta critica del trabajo efectivo » (Documento de la metodología Consulten) ..........................................72 » Documentación de la implantación de un sistema (Documento propuesto)............................................................................74 » Ruta critica de trabajo efectivo (Documento propuesto)............................................................................76 • Reporte de implantación de una etapa......................................................78 » Descripción de la evidencia......................................................................78 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................78 » Reporte de avance final (Documento de la metodología Consulten)..........................................79 » Reporte de implantación de una etapa (Documento propuesto)............................................................................80
  5. 5. • Métodos de administración de proyectos...................................................81 UCON-0202.03 Cerrar proyectos de consultaría ...................................................83 Resumen de evidencias...............................................................................................84 • Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del proyecto .............................................................................................................................85 » Descripción de la evidencia......................................................................85 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................85 » Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del proyecto(Documento propuesto)............................................................86 • Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de los usuarios...............................................................................................................87 » Descripción de la evidencia ....................................................................87 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................87 » Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de los usuarios (Documento propuesto)..............................................................88 • Informe de cierre del proyecto......................................................................89 » Descripción de la evidencia......................................................................89 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................89 » Informe final de consultoría (Documento de la metodología Consulten)..........................................90 » Informe de cierre del proyecto (Documento propuesto)............................................................................92 • Documento de aceptación de la documentación del sistema..............95 » Descripción de la evidencia ...................................................................95 » Documento de la metodología Consulten relacionado con la evidencia..................................................................95 » Carta de liberación de compromisos (Documento de la metodología Consulten)..........................................96 » Carta de liberación de compromisos (Documento propuesto)............................................................................96 • Evaluación de los resultados de un sistema de ayuda..............................98
  6. 6. Conclusiones.............................................................................................................99
  7. 7. CONSULTORÍA GENERAL CCON-0147.03 1
  8. 8. INTRODUCCIÓN La norma técnica de competencia laboral de Consultoría General CCON-0147.03 publicada el 16 de Agosto del 2002, tiene como propósito presentar los parámetros que permitan evidenciar la competencia de un individuo para, independientemente de su especialidad o especialidades que posea, proporcionar servicios de consultoría a organizaciones del sector público o privado. Esta norma esta dividida en cuatro unidades y cada unidad dividida en elementos, como se enlistan a continuación: UCON-0351.03 Diagnosticar la situación actual de una organización • Elemento 1/2 Obtener información actual e histórica de la organización. • Elemento 2/2 Determinar la situación actual de la organización. UCON-0352.03 Determinar sistemas de ayuda para una organización. • Elemento 1/2 Diseñar sistemas de ayuda a la organización. • Elemento 2/2 Acordar el sistema de ayuda a implantar con el consultante UCON-0201.03 Documentar el proceso de implantación de un sistema de ayuda en una organización. • Elemento 1/2 Planear la implantación del sistema de ayuda. • Elemento 2/2 Documentar la implantación del sistema de ayuda. UCON-0202.03 Cerrar proyectos de consultoría. • Elemento 1/2 Evaluar los resultados del sistema de ayuda implantado. • Elemento 2/2 Cerrar el proyecto de consultoría desde el punto de vista administrativo. 2
  9. 9. Con base en esta norma, sus unidades, sus elementos y las evidencias solicitadas y tomando en cuenta la documentación utilizada a lo largo del proceso de consultoría del programa Consulten es que se elabora esta guía de manera que ayude al consultor operativo en el armado del portafolios de evidencias y en la preparación de las evidencias de desempeño y de conocimientos. Para entender mejor el proceso de evaluación iniciaremos explicando los tres tipos de evidencias que se solicitan y que a lo largo del manual encontrarás con los símbolos que aquí se describen: TIPO DE DESCRIPCIÓN SÍMBOLO EVIDENCIA Evidencia de Son documentos, resultado producto del trabajo del consultor que deben cumplir con los requisitos de los criterios de desempeño de la NTCL. Se evalúan con una lista de cotejo. Evidencia de Son actividades en las que desempeño se debe observar el desempeño y la actuación del consultor de acuerdo a lo descrito en la NTCL. Se evalúan con una guía de observación. Evidencia de Son conocimientos que conocimiento debe demostrar que tiene el consultor de acuerdo a la NTCL. Se evalúan con cuestionarios. La estructura de esta guía esta dividida en unidades y en cada una de las unidades se describe las evidencias de cada tipo 3
  10. 10. que el consultor tendrá que presentar durante su proceso de evaluación. Esta es una evaluación en la que el candidato sabe que se le va a evaluar, depende de tí que desarrolles las evidencias cumpliendo con los requisitos solicitados en los criterios de desempeño. Queremos que recuerdes siempre que la competencia de una persona es el conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes adquiridos en la práctica, en la escuela o la capacitación que le permiten a las personas realizar un trabajo con éxito y de acuerdo con las normas que aseguran un desempeño eficiente y de calidad, tal y como lo demanda el mundo laboral. Es importante hacer las siguientes recomendaciones para elaborar las evidencias: • Cada consultor debe presentar un proyecto de forma individual. Se pueden presentar proyectos de un área funcional solamente, si las evidencias documentales no fueron desarrolladas de acuerdo a la norma, se pueden elaborar para la evaluación, se trata de que el consultor operativo demuestre que lo sabe y lo sabe hacer, no cuantas veces lo ha hecho así. • Si dos personas presentan evidencias iguales no son válidas para ninguno. • Desarrolla tus evidencias asegurándote de que reúnan los requisitos. • Cualquier duda que tengas consúltala con tu consultor tutor o de negocios. • En las evidencias de conocimientos se presentan los aspectos teóricos solicitados por la norma que te ayudarán a presentar los cuestionarios que se aplicarán en la evaluación, pero que además te muestran los apoyos conceptuales para que puedan elaborar las evidencias de producto. En la parte teórica se describen los distintos 4
  11. 11. métodos que existen para cumplir con los requisitos de la norma, no es necesario demostrar con evidencia documental la aplicación de todos los métodos, pero es bueno que los conozcas todos para que puedas seleccionar adecuadamente el que vas a aplicar en tu proyecto. • La evaluación de competencia laboral permite al candidato demostrar que cuenta con los conocimientos, las habilidades, las destrezas y actitudes que se requieren para el desempeño de su actividad productiva, independientemente de cómo los hayan adquirido. • En las evidencias documentales se han incluido ejemplos que te ayuden a entender mejor el propósito de la evidencia y te ayuden en su elaboración. Te recomendamos no copiar los ejemplos como parte de tu evidencia, son solo de apoyo. • Aquellos documentos que no fueron elaborados en el momento de dar la consultoría y que se desarrollen para fines de la evaluación, que incluyan la firma del consultante, es suficiente con considerar el espacio para la firma. 5
  12. 12. UCON-0351.03 DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE UNA ORGANIZACIÓN 6
  13. 13. RESUMEN DE EVIDENCIAS TIPO DE EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS EVIDENCIA Un documento que El documento que describe el proceso de describa el proceso de búsqueda de información incluye: la búsqueda de información. descripción de la información a recopilar, las fuentes de información a emplear y los criterios de validación y confiabilidad requeridos. Un documento que El documento que presenta el resultado presente el resultado de la de la búsqueda incluye: la información búsqueda. seleccionada, las fuentes de información empleadas, las conclusiones del proceso de búsqueda y los grados de confiabilidad y validez de la información Evidencia de seleccionada. producto Un modelo de referencia. El modelo de referencia incluye: la descripción del modelo utilizado, los indicadores a comparar, el valor ideal de cada indicador y el valor aceptable de cada indicador. Un diagnóstico El diagnóstico presentado refleja la presentado. comparación entre los indicadores del modelo de referencia y la situación actual de la organización. Las conclusiones de un Las conclusiones del diagnóstico están diagnóstico. basadas en el resultado de la comparación de los indicadores del modelo de referencia y la situación actual de la organización. 7
  14. 14. Fuentes de información. • Tipos y características • Modo de acceso Evidencia de • Alcance y limitaciones conocimiento • Confiabilidad y validez Tipos y características de cuestionarios y guías de entrevistas. Métodos de validación de • Tipos y características información. • Indicadores de confiabilidad y validez. Diseño e interpretación de • Sus principios y su función. indicadores. • Su relación con los modelos de referencia. • Diferencia entre indicadores e índices. • Variables y relaciones que forman un indicador. UN DOCUMENTO QUE DESCRIBA EL PROCESO DE BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Descripción de la evidencia. Este documento se elabora antes del diagnóstico con el fin de describir el plan de trabajo para la búsqueda de la información, de acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos: • La descripción de la información a recopilar durante el proceso de búsqueda en la etapa de diagnóstico. • Las fuentes directas de información a emplear, entendiéndose por fuente directa aquella en donde se genera la información directamente (entrevistas, encuestas, cuestionarios, etc.). • Las fuentes indirectas de información a emplear, entendiéndose por fuente indirecta aquella en donde se encuentra información generada y recopilada por alguien (INEGI, internet, bibliotecas, etc.). 8
  15. 15. • Los criterios de validación y confiabilidad requeridos por la información que se va a obtener en el diagnóstico que reflejen las características de la información relacionadas con la seguridad de su veracidad, representatividad, actualidad, etc. Un documento que describa el proceso de búsqueda Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Empresa: Consultor: Fecha: Descripción de la información a recopilar: Aquí describir toda la información que se requiere recopilar para fines del diagnóstico. Fuentes de información Tiempo Cómo se Método de Variables aproximado de seleccionaron las búsqueda * búsqueda fuentes Directas Ejemplo: Clientes Entrevista 2 semanas Por la necesidad personal de la información Indirectas 9
  16. 16. Estados Documental 1 semana Por el contenido financieros para finanzas * Que pueden ser: consulta de registros, registros especiales, observación, informes especiales, cuestionarios, entrevistas, reuniones para recopilar datos, estudios de actitud de los empleados y estimaciones. Instrumentos de recopilación de información Ejemplo: Guía de entrevista a clientes. Criterios de validación y confiabilidad requeridos Ejemplo: Se requiere que el instrumento utilizado cumpla con las características de validez de contenido, de constructo y de criterio y que el grado de confiabilidad sea alto para que la información sea confiables, por lo que se utilizará el método de test-retest. 10
  17. 17. Firma del consultor UN DOCUMENTO QUE PRESENTE EL RESULTADO DE LA BÚSQUEDA Descripción de la evidencia. Este documento se elabora después de recopilar la información para el diagnóstico con el objetivo de presentar el resultado del proceso de búsqueda de información que se tomará en cuenta para llegar a las conclusiones del diagnóstico. De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos: • La información seleccionada de la información recopilada en el proceso de búsqueda. • Las fuentes directas empleadas en el proceso de búsqueda. • Las fuentes indirectas empleadas en el proceso de búsqueda. • Las conclusiones del proceso de búsqueda que no es lo mismo que las conclusiones del diagnóstico, en este punto se espera que se concluya acerca de cómo se llevó a cabo la búsqueda de la información, de las fuentes consultadas y los resultados obtenidos. • Los grados de confiabilidad y validez de la información seleccionada que aseguran su veracidad, representatividad y actualidad y que permiten considerar como válida y confiable la información obtenida. 11
  18. 18. Un documento que presente el resultado de la búsqueda Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Empresa: Consultor: Fecha: Descripción de la información seleccionada: De la información recopilada describir aquí la información que se seleccionó por su utilidad para el diagnóstico. Fuentes de información empleadas Variables Método de búsqueda Directas 50 clientes Entrevista personal Indirectas 12
  19. 19. Estados financieros del 2000 Documental para el cálculo de razones financieras Métodos de validación empleados: Se realizo un piloteo del instrumento a 5 clientes entre los cuales se aplico el instrumento en dos ocasiones distintas, posteriormente se obtuvo la correlación entre las dos aplicaciones del instrumento, obteniendo un grado de confiabilidad del 90%. Grados de confiabilidad y validez obtenidos de la información seleccionada: El grado de confiabilidad es del 90%. Conclusiones del proceso de búsqueda: Aquí escribir las conclusiones a las que se llega después de la búsqueda de la información, describiendo si hubo problemas en la aplicación del instrumento, si se hicieron cambios, todo lo relacionado al proceso de búsqueda que sea pertinente que quede por escrito. 13
  20. 20. Firma del consultor UN MODELO DE REFERENCIA Descripción de la evidencia. Este documento debe mostrar el modelo de referencia con base en el cual se realiza el diagnóstico, entendiendo por modelo de referencia la situación ideal o deseable de una organización contra la que se compara la organización estudiada, para que con base en las diferencias encontradas entre este modelo y la situación real de la organización, se presente el diagnóstico. De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos: • La descripción del modelo utilizado como referencia en donde se explique su fundamento y justificación. • Los indicadores a comparar en la organización diagnosticada dependiendo del área de especialidad de la consultoría. • El valor ideal de cada uno de los indicadores mencionados en el punto anterior. • El valor aceptable de cada uno de los indicadores mencionados en los puntos anteriores. 14
  21. 21. Modelo de referencia Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Empresa: Consultor: Fecha: Descripción del modelo de referencia utilizado: Aquí describir el modelo de referencia que es el estado ideal de funcionamiento que se toma como parámetro para encontrar áreas de mejora, se puede tomar solo el de un área funcional. Tabla de indicadores Indicador a Valor ideal del Valor aceptable del comparar indicador indicador Liquidez 2.2 1.8 Dependiendo del Dependiendo del sector sector 15
  22. 22. Se pueden utilizar los indicadores descritos en la metodología de Consulten Firma del consultor Firma del consultante UN DIAGNÓSTICO PRESENTADO LAS CONCLUSIONES DE UN DIAGNÓSTICO Descripción de la evidencia. Estas dos evidencias se pueden presentar en un mismo documento que es el diagnóstico, ya que como parte del diagnóstico siempre se deben presentar las conclusiones. De acuerdo a los criterios de desempeño correspondientes se deben reunir los siguientes requisitos: • El diagnóstico de la organización en estudio. • La comparación entre los indicadores del modelo de referencia y la situación actual de la organización. • Las conclusiones del diagnóstico basadas en el resultado de la comparación de los indicadores del modelo de referencia y la situación actual de la organización. 16
  23. 23. Diagnóstico presentado Las conclusiones del diagnóstico Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Datos generales Nombre de la empresa: Monto de ventas del último año: Capacidad instalada: Fecha de constitución: Nombre del representante legal o propietario: Problemas y oportunidades referidas por el empresario 1. Evaluación del desempeño y recomendación de mejoras por área de gestión a. Mercadotecnia 1.1.1 Análisis * 1.1.2 Conclusiones 1.1.3 Recomendación 1.1.4 Anexo (formato II.8, hoja de mercadotecnia) b. Operaciones 1.2.1 Análisis * 17
  24. 24. 1.2.2 Conclusiones 1.2.3 Recomendación 1.2.4 Anexo (formatos II.8, II.9, II.10 o II.11) c. Administración y finanzas 1.3.1 Análisis * 1.3.2 Conclusiones 1.3.3 Recomendación 1.3.4 Anexo (formato II.8, hojas de admón. y finanzas) d. Recursos humanos 1.4.1 Análisis * 1.4.2 Conclusiones 1.4.3 Recomendación 1.4.4 Anexo (formato II.8, hoja de recursos humanos) e. Cultura ambiental 1.5.1 Análisis * 1.5.2 Conclusiones 1.5.3 Recomendación 1.5.4 Anexo (formato II.8, hoja de ambiente) f. Calidad 1.6.1 Análisis * 1.6.2 Conclusión 1.6.3 Recomendación 1.6.4 Anexo (formato II.8, hoja de calidad) g. Análisis del modelo real y del modelo de referencia (formato II.15.1) * Este análisis será sintético y se pondrá énfasis en la interrelación de cada área con las otras, reflejando una comparación entre los 18
  25. 25. indicadores del modelo de referencia y la situación actual de la organización. Firma del consultor Firma del consultante Sello FUENTES DE INFORMACIÓN Las fuentes de información se pueden definir como el lugar en el que se encuentra la información. Estas pueden ser: directas e indirectas. Las fuentes directas son aquellas en donde se genera la información directamente (entrevistas, encuestas, cuestionarios, etc.). Las fuentes indirectas son aquellas en donde se encuentra información generada y recopilada por alguien (INEGI, internet, bibliotecas,etc.). Dentro de las fuentes directas se pueden mencionar: Las entrevistas que son la técnica más utilizada para recopilar información en proyectos de consultoría, ya que permite ampliar tanto las preguntas como las respuestas en hechos específicos. Para llevarla a cabo se debe preparar una guía de entrevista. 19
  26. 26. Los cuestionarios son instrumentos escritos y útiles para obtener con preguntas concretas respuestas específicas aplicados a un gran número de personas. La observación permite al investigador estar presente utilizando visión y audición para ver como se produce un acontecimiento específico. El observador se puede auxiliar de una guía de observación para tomar nota de los aspectos que se quieren observar. También se habla de otra clasificación de las fuentes en primarias y secundarias: Las fuentes primarias son aquellas en las que los datos obtenidos son recopilados con un propósito específico inmediato para quien esta haciendo la investigación, como la observación, la experimentación y las encuestas. Las fuentes secundarias son aquellas fuentes cuya información ha sido obtenida con algún propósito específico con anterioridad a la investigación que a nosotros nos interesa. Por ejemplo: las asociaciones, bibliotecas, etcétera. La selección de estas fuentes de información depende del tipo de investigación de que se trata y de las condiciones en que se lleva a cabo. Para seleccionar las fuentes de información es muy importante conocer los términos de confiabilidad y validez, mismos que a continuación se mencionan: La confiabilidad determina la precisión del instrumento que se utilice para recopilar datos en una investigación específica. La validez se refiere al grado en que un instrumento de medición mide realmente la(s) variable(s) que pretende medir. 20
  27. 27. TIPOS Y CARACTERÍSTICAS DE CUESTIONARIOS Y GUÍAS DE ENTREVISTAS Tal vez el instrumento más utilizado para recolectar los datos es el cuestionario. Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir. El contenido de las preguntas de un cuestionario puede ser tan variado como los aspectos que mida. Básicamente podemos hablar de dos tipos de preguntas: cerradas y abiertas. Las preguntas cerradas contienen categorías o alternativas de respuesta que han sido delimitadas. Es decir, se presentan a los sujetos las posibilidades de respuesta y ellos deben circunscribirse a ellas. Pueden ser dicotómicas (dos alternativas de respuesta) o incluir varias alternativas de respuesta. Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de respuesta. Por lo cual el número de categorías de respuesta es muy elevado, en teoría, es infinito. 21
  28. 28. Una pregunta debe ser: • Clara y comprensible para quien la responde. • No deben incomodar a quien la responde. • Deben referirse preferentemente a un solo aspecto o relación lógica. • No deben inducir las respuestas. • No pueden apoyarse en instituciones, ideas respaldadas socialmente, ni en evidencia comprobada. Se puede prestar a que la respuesta es inducida si dentro de la pregunta damos como referencia una institución de renombre. • En las preguntas con varias alternativas de respuesta y quien contesta solo debe seleccionar una, puede ocurrir que el orden en que se presentan dichas alternativas afecte las respuestas de las personas que contestan. • El lenguaje utilizado en las preguntas debe ser adaptado a las características de quien responde. Los cuestionarios pueden ser administrados de diferentes maneras: 1. Autoadministrado. El cuestionario se proporciona directamente a quienes lo contestan. No hay intermediarios y las respuestas las marcan ellos mismos. 2. Por entrevista personal. Un entrevistador aplica el cuestionario a los entrevistados. 3. Por entrevista telefónica. La entrevista no es cara a cara sino a través del teléfono. 4. Autoadministrado y enviado por correo postal, electrónico o mensajería. Quien debe contestar contesta directamente el cuestionario, pero los cuestionarios no se entregan directamente “en propia mano” sino que se les envía por correo u otro medio. Otro instrumento para recolectar información del que se habla mucho son las guías de entrevistas que son documentos que contienen de una forma ordenada las preguntas que serán aplicadas a un entrevistado y que hacen referencia a la forma en que deberá ser aplicado por medio de instrucciones específicas. 22
  29. 29. MÉTODOS DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN Toda medición o instrumento de recolección de los datos debe reunir dos requisitos esenciales: confiabilidad y validez. CONFIABILIDAD La confiabilidad se refiere al grado en que la aplicación repetida de un instrumento de medición al mismo sujeto u objeto, produce resultados iguales. El indicador de confiabilidad es el cálculo numérico (coeficiente de confiabilidad) que nos define el grado de error contenido en un instrumento de medición determinado. Dicho indicador puede ser calculado utilizando distintos procedimientos como son: a) Medida de estabilidad. (Confiabilidad por test-retest). En este procedimiento un mismo instrumento es aplicado dos veces o más a un mismo grupo de personas, después de cierto periodo. Si la correlación entre los resultados es altamente positiva, el instrumento se considera confiable. b) Método de formas alternativas o paralelas 23
  30. 30. En este procedimiento no se administra el mismo instrumento de medición, sino dos o más versiones equivalentes a éste. Las versiones son similares en contenido, instrucciones, duración y otras características. Las versiones (generalmente dos) son administradas a un mismo grupo de personas dentro de un periodo de tiempo relativamente corto. El instrumento es confiable si la correlación entre los resultados de ambas administraciones son significativamente positivas. c) Método de mitades partidas El método de mitades partidas requiere de una sola aplicación de la medición. Específicamente, el conjunto total de ítems es dividido en dos mitades y las puntuaciones de ambas son comparadas. Si el instrumento es confiable, las puntuaciones de ambas mitades deben estar fuertemente relacionadas. d) Coeficiente alfa de Cronbachs. Este coeficiente desarrollado por J. L. Cronbach requiere de una sola administración del instrumento de medición y produce valores que oscilan entre 0 y 1, su ventaja reside en que no es necesario dividir en dos mitades a los ítems de instrumento de medición, simplemente se aplica la medición y se calcula el coeficiente. En donde: N Es igual al número de ítems de la escala. Es igual a la sumatoria de las varianzas de los ítems. Es igual a la varianza de toda la escala. 24
  31. 31. e) Coeficiente KR-20 Su interpretación es la misma que la anterior pero desarrollado por Kuder y Richardson. VALIDEZ La validez se refiere al grado en que un instrumento de medición mide realmente la(s) variable(s) que pretende medir. Los indicadores de validez se utilizan para determinar que tan adecuado es el instrumento de recopilación de información respecto a lo que se espera de él al aplicarlo, a este resultado se le conoce como coeficiente de validez. Existen tres elementos de la validez para un instrumento: a) Validez de contenido. Se refiere al grado en que un instrumento refleja un dominio específico de contenido de lo que se mide. Es el grado en que la medición representa el concepto medido. Un instrumento de medición debe contener representados a todos los ítems del dominio de contenido de las variables a medir. b) Validez de criterio. Establece la validez de un instrumento de medición comparándola con algún criterio externo. Este criterio es un estándar con el que se juzga la validez del instrumento. Entre más se relacionen los resultados del instrumento de medición con el criterio, la validez del criterio será mayor. c) Validez de constructo. Es probablemente la más importante sobre todo desde una perspectiva científica y se refiere al grado en que una medición se relaciona consistentemente con otras mediciones de acuerdo con hipótesis derivadas teóricamente y que conciernen a los conceptos (o constructor) que están siendo medidos. De los métodos anteriores es importante conocerlos con fines de la evaluación teórica, para fines de la evidencia documental hay que 25
  32. 32. utilizar por lo menos uno de ellos. Se sugiere que en caso de dudas se recurra a un libro de metodología de la investigación o de estadística. DISEÑO E INTEPRETACIÓN DE INDICADORES Para abordar este tema se iniciará con los conceptos de modelo de referencia y modelo del consultante. MODELO DE REFERENCIA El modelo de referencia es el estado que se toma como base para mejorar los indicadores de la organización en estudio, de forma que esta pueda alcanzar este estado estándar. Es la situación ideal o deseable de una organización contra la que se comparará la organización estudiada para que, con base en las diferencias encontradas, se presente un diagnóstico. MODELO DEL CONSULTANTE Es el estado actual de operación de la empresa consultante desde la óptica del modelo de referencia. Situación actual de la organización a la que se está efectuando el diagnóstico. 26
  33. 33. INDICADOR Un indicador proporciona información acerca de factores clave en una organización. Es una cifra representativa de la situación que guarda una o varias áreas de una organización. Es el desglose de las variables a través de un proceso de deducción lógica. Las variables que forman un indicador son: • Dependiente: Elemento, fenómeno o situación explicado o que está en función de otro. • Independiente: Elemento fenómeno o situación que explica, condiciona o determina la presencia de otra. • Interviniente o intercurrente: Elemento que puede estar presente en una relación entre la variable independiente y la dependiente, es decir, influye en la aparición de otro elemento pero solo en forma indirecta. INDICE Es la unidad de medida operacional de los indicadores. Un ejemplo de esto puede ser el cálculo de la productividad. En este ejemplo el indicador es la productividad y el índice es la unidad de medida de la productividad que resulta del coeficiente a través del cual se calcula la productividad. Si como indicador tenemos la productividad de un trabajador que es de 15 piezas por hora, la unidad de medida del indicador es piezas por hora. 27
  34. 34. UCON-0352.03 DETERMINAR OPCIONES DE AYUDA DE UN SISTEMA DE AYUDA 28
  35. 35. RESUMEN DE EVIDENCIAS TIPO DE EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS EVIDENCIA 29
  36. 36. Opciones de ayuda por Este documento debe mostrar varias escrito de un sistema de opciones de ayuda (por lo menos dos) a la ayuda problemática de la organización y debe incluir: los antecedentes y/o síntesis descriptiva del proyecto, los objetivos del proyecto propuesto, el resultado esperado (con base a los indicadores), las propuestas, las responsabilidades del consultor, las responsabilidades del consultante, elementos de decisión (costo estimado, condiciones de pago, etc.), recursos a utilizar por el consultor y por el consultante, el tiempo estimado de instalación. Una propuesta Este documento debe presentar la presentada propuesta seleccionada e incluir los siguientes aspectos: la descripción del Evidencia de proceso para mejorar los indicadores producto seleccionados por la organización, el tiempo estimado de instalación, las etapas de la instalación, el resultado esperado de cada etapa, los indicadores de avance por etapa, los mecanismos de control, las ventajas de la propuesta, las desventajas de las propuestas, el costo estimado, las condiciones de pago, los recursos a utilizar por parte del consultor y los recursos a utilizar por parte del consultante. Registro de los acuerdos Este documento es un documento formal alcanzados en una de la prestación del servicio e incluye: la presentación. descripción del servicio a prestar, el resultado esperado (en función de los indicadores), el tiempo esperado de implantación, los roles y responsabilidades de los participantes, el costo, las condiciones de pago y los datos necesarios para elaborar un documento de formalización o contrato (datos de identificación de los contratantes, del consultor y del consultante). 30
  37. 37. Componentes de las Cuestionario acerca de los siguientes temas: técnicas de diseño de • Etapa de investigación de sistemas de ayuda necesidades • Diagrama de flujo • Solución en principio Evidencia de • Diagrama de bloques conocimiento • Solución en detalle • Diseño de datos de prueba • Pruebas de escritorio Ética en la consultoría Cuestionario acerca de los siguientes temas: • Ética en la consultoría Presentación de una Se observará al candidato realizar la propuesta presentación de una propuesta en la que debe incluir: la explicación y la descripción de la propuesta presentada, las ventajas y desventajas de la propuesta, los responsables, las etapas de instalación, las implicaciones de la implantación, los Evidencia de recursos a emplear y las condiciones de desempeño implantación. Aclaración de las dudas Se observará al candidato aclarar las dudas del consultante en una que pueda tener el consultante durante la presentación presentación de la propuesta, asegurándose de que dicha propuesta ha sido comprendida. Discusión durante la Se observará al candidato durante la presentación de una discusión de las modificaciones a la propuesta propuesta sugeridas por el consultante, asegurándose de que dichas modificaciones han sido comprendidas por ambos. 31
  38. 38. OPCIONES DE AYUDA POR ESCRITO DE UN SISTEMA DE AYUDA Descripción de la evidencia Este documento se elabora al finalizar el diagnóstico una vez que se tienen las conclusiones que permitan identificar la problemática de la organización consultante y muestra las opciones de ayuda para resolver dicha problemática. En esta evidencia se espera que el consultor presente por escrito varias opciones de ayuda para la problemática encontrada, de acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos: • Los antecedentes y/o el diagnóstico que muestre la problemática identificada. • La síntesis descriptiva del proyecto que muestre en forma resumida el proyecto presentado con las propuestas de ayuda. • Los objetivos del proyecto propuesto. • El resultado esperado del proyecto planteado con base en los indicadores del modelo de referencia. • Las propuestas de ayuda (por lo menos dos). • Las responsabilidades del consultor. • Las responsabilidades del consultante. • Los elementos de decisión de las propuestas como son: el costo estimado de cada una y las condiciones de pago. • Los recursos a utilizar por el consultor. • Los recursos a utilizar por el consultante. • El tiempo estimado de instalación. 32
  39. 39. Opciones de ayuda por escrito de un sistema de ayuda Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 ÍNDICE I. Antecedentes y/o resultado del diagnóstico. II. Síntesis descriptiva del proyecto III. Objetivos del proyecto IV. Resultado esperado (con base en los indicadores) V. Alternativa 1 (denominación) Descripción Costos estimados Condiciones de pago Tiempo estimado de instalación o implementación por etapas: Resultados esperados VI. Alternativa 2 (denominación) Descripción Costos estimados Condiciones de pago Tiempo estimado de instalación o implementación por etapas Resultados esperados VII. Las responsabilidades del consultor VIII. Las responsabilidades del consultante IX. Los recursos a utilizar por el consultor X. Los recursos a utilizar por el consultante XV. Selección de alternativa de la o las mejoras XVI. Programa de implantación de mejoras 33
  40. 40. UNA PROPUESTA PRESENTADA Descripción de la evidencia Este documento se elabora después de la presentación de las opciones de ayuda, ya que durante la presentación verbal de las opciones se llega a un acuerdo con el consultante acerca de que propuesta es la que se selecciona para llevarla a la implantación en la organización consultante, el criterio de desempeño correspondiente señala que este documento que muestra una de las propuestas debe reunir los siguientes requisitos: • La descripción del proceso para mejorar los indicadores seleccionados por la organización. • El tiempo estimado de instalación de la propuesta presentada. • Las etapas de instalación de la propuesta. • El resultado esperado de cada etapa. • Los indicadores de avance de cada etapa. • Los mecanismos de control a utilizar en el proyecto. • Ventajas de la propuesta. • Desventajas de la propuesta. • El costo estimado de la propuesta. • Las condiciones de pago. • Los recursos a utilizar por parte del consultor. • Los recursos a utilizar por parte del consultante. 34
  41. 41. Una propuesta presentada Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 ÍNDICE I. Descripción de la propuesta II. La descripción del proceso para mejorar los indicadores seleccionados por la organización III. El tiempo estimado de instalación IV. Las etapas de instalación de la propuesta V. El resultado esperado de cada etapa. VI. Los indicadores de avance de cada una de las etapas VII. Los mecanismos de control que se van a utilizar para medir el avance del proyecto durante la implantación VIII. Las ventajas de la propuesta IX. Las desventajas de la propuesta X. El costo estimado de la propuesta XI. Las condiciones de pago acordadas con el consultante XII. Los recursos a utilizar por parte del consultor XIII. Los recursos a utilizar por parte del consultante NOTA: Se debe elaborar como un documento aparte a pesar de las similitudes con la evidencia anterior de las opciones de ayuda. 35
  42. 42. REGISTRO DE LOS ACUERDOS ALCANZADOS EN UNA PRESENTACIÓN. Descripción de la evidencia Este documento se elabora al final de la discusión y acuerdo (entre el consultor y el consultante) de las modificaciones sugeridas a la propuesta de mejora y sirve para formalizar la prestación del servicio de consultoría. Puede ser la propuesta firmada de aceptación o bien un contrato de prestación de servicios profesionales firmado entre el consultor y el consultante, de acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos: • La descripción del servicio a prestar • El resultado esperado del proyecto en función de los indicadores a mejorar • El tiempo esperado de implantación • Los roles y responsabilidades de los participantes (del consultor y del consultante) • El costo total del proyecto • Las condiciones de pago acordadas entre el consultor y el consultante • Los datos necesarios para elaborar un documento de formalización, es decir, los datos de identificación de los contratantes (razón social y/o nombre, dirección, RFC del consultor y del consultante) 36
  43. 43. Registro de los acuerdos alcanzados en una presentación Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Ciudad ,a de de 2004 NOMBRE DEL EMPRESARIO DIRECCIÓN Atendiendo su petición relacionada con la prestación de servicios de consultoría, para llevar a cabo recomendaciones para mejorar el funcionamiento de su empresa, nos permitimos someter a su consideración nuestra propuesta de trabajo y costo. En nuestra gestión participará un equipo de consultores calificados que llevará a cabo su trabajo con dedicación profesional, y en todo momento le daremos la importancia a su asunto, haciendo propios los objetivos de su empresa para lograr el éxito. Agradecemos la oportunidad que nos brinda para participar con usted y seguros de ofrecer todo nuestro empeño y experiencia, quedamos a sus órdenes para cualquier aclaración con el contenido del presente. Descripción del servicio a prestar 1. Evaluación del desempeño y recomendación de mejoras Se entregará un documento que contiene la evaluación y recomendación de mejoras por área de gestión. 2. Guía de implantación Se entregará un documento que contiene la guía de tareas específicas para la implantación de las mejoras seleccionadas por el empresario, aquellas en las que el empresario se comprometió a implantar. 3. Seguimiento a la implantación de mejoras Recibirá las visitas programadas y la asesoría en el lapso pactado y un reporte de cada mejora implantada firmado por ambas partes. Requisitos para llevar a cabo el servicio de consultoría (Roles y responsabilidades de los participantes) 1. Para que nuestro trabajo sea exitoso, será necesaria la participación comprometida y decidida del microempresario y de los empleados que designe para el desarrollo del mismo, así como del acceso a la 37
  44. 44. información requerida para la llevar a cabo el servicio, misma que será utilizada con absoluta confidencialidad, misma que será devuelta al empresario al final del servicio. 2. Firmar los reportes que el equipo de consultores le requiera, entre ellos, el reporte de cada mejora contenida en la guía cuando se haya aplicado; y las causas cuando no haya sido posible su implantación. 3. Llenar el cuestionario de satisfacción y opinión del servicio. Costo y forma de pago El costo total de honorarios profesionales por el servicio de consultoría será de_______________________; y la forma de pago será: 50% a la firma de ésta propuesta económica, y El 50% restante a la entrega de los documentos e informe de consultoría pactados en el programa de actividades del servicio. Depositar en banco ________________ a la cuenta no. _________________a nombre de _______________________________, Tiempo estimado de implantación Periodo del servicio (no mayor a tres meses) ___________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR DE NEGOCIOS CLIENTE ______________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR OPERATIVO 38
  45. 45. PRESENTACIÓN DE UNA PROPUESTA ACLARACIÓN A LAS DUDAS DEL CONSULTANTE EN UNA PRESENTACIÓN DISCUSIÓN DURANTE LA PRESENTACIÓN DE UNA PROPUESTA Descripción de la evidencia. Dentro del proceso de evaluación esta contemplado evaluar el desempeño del consultor en el momento de la presentación de las propuestas de solución, es por eso que las tres evidencias de desempeño marcadas en la norma se evalúan en el mismo momento, estas evidencias son: • Presentación de una propuesta • Aclaración a las dudas del consultante en una presentación • Discusión durante la presentación de una propuesta La presentación que haga el consultor evaluado debe coincidir con el proyecto presentado como portafolios de evidencias. Para evaluar estas evidencias el evaluador representará el papel del consultante y le pedirá al candidato haga una presentación de la propuesta diseñada y le cuestionará acerca de la aplicación y puesta en marcha de la propuesta. El evaluador presentará objeciones a las soluciones presentadas para observar el comportamiento del consultor durante la discusión de las modificaciones a la propuesta y durante la aclaración a las dudas del consultante. El consultor debe tener especial cuidado en los siguientes aspectos durante la presentación: • Explicar y describir la propuesta presentada • Describir las ventajas y desventajas de la propuesta 39
  46. 46. • Mencionar a los responsables de la implantación y puesta en marcha de la propuesta presentada • Mencionar y explicar las etapas de la implantación • Describir los recursos a emplear en la implantación • Describir las condiciones de implantación • Explicar en todo momento de forma clara y comprensible los puntos referentes a la propuesta presentada • Aclarar las dudas del consultante • Asegurarse de que la explicación fue comprendida por su interlocutor • Crear un ambiente de confianza con el consultante • Escuchar con atención las dudas e inquietudes del consultante • Acordar las modificaciones a la propuesta con el consultante • Tomar nota de los acuerdos para plasmarlos en el registro de acuerdos alcanzados. Esta parte de la evaluación de competencia laboral relacionada con el desempeño del consultor se lleva a cabo de forma personal y la presentación de las propuestas debe hacerse del mismo proyecto del que se están entregando evidencias documentales. 40
  47. 47. COMPONENTES DE LAS TÉCNICAS DE DISEÑO DE SISTEMAS DE AYUDA Los temas a revisar en esta unidad son: INVESTIGACIÓN DE NECESIDADES La investigación de necesidades es una etapa que nos permite conocer cuáles son las necesidades del consultante para estar en condiciones de diseñar un sistema que les ayude a resolver la problemática existente y atender las necesidades encontradas. DIAGRAMA DE FLUJO El diagrama de flujo es la representación gráfica de un procedimiento de manera que se muestren las actividades a desarrollar y los responsables de llevarlas a cabo. Los símbolos que utiliza principalmente son: OPERACIÓN DECISIÓN DOCUMENTO ARCHIVO INICIO O FIN SOLUCIÓN EN PRINCIPIO Una solución en principio es una propuesta de mejora para atender una problemática que requiere de inmediato una intervención. 41
  48. 48. DIAGRAMA DE BLOQUES Un diagrama de bloques es la representación gráfica de un proceso en el que se describen los pasos necesarios para obtener el resultado que se espera con dicho proceso. SOLUCIÓN EN DETALLE Una solución en detalle es una propuesta de mejora para atender una problemática que requiere de un tratamiento más profundo y de más tiempo. DATOS DE PRUEBA Los datos de prueba son una serie de datos que permiten validar las posibles soluciones a una problemática específica. PRUEBA DE ESCRITORIO Una prueba de escritorio es un proceso que consiste en utilizar datos de prueba en soluciones propuestas como ensayo de las consecuencias que se obtendrán si se implantan en todo el sistema. 42
  49. 49. ÉTICA EN LA CONSULTORÍA Una característica esencial de la consultoría con un enfoque profesional es la ética, al prestar servicios a los clientes los consultores de empresa respetan varios principios adoptados por la profesión para proteger los intereses de los clientes y demostrar a éstos que pueden confiar en la integridad de los consultores. Existe un conjunto de normas éticas reconocidas, compartidas y aplicadas constantemente por los miembros de la profesión. Esas normas definen qué es un comportamiento apropiado y cual no lo es en la prestación de servicios profesionales. Exigen más que el simple respeto de la ley: un comportamiento perfectamente legal no siempre es considerado ético por las normas profesionales. Las asociaciones profesionales de consultores de empresas atribuyen suma importancia a los códigos de conducta profesional (ética y práctica profesional), que utilizan como instrumentos básicos para establecer la profesión y proteger su integridad, y para informar a los clientes acerca de las normas de comportamiento observadas por los consultores. Una empresa consultiva debe mantener en todo momento el más elevado nivel ético en el trabajo profesional que realiza y actuar en las cuestiones relacionadas con los asuntos del cliente exclusivamente en interés de éste. Se considera conducta contraria a la ética profesional de la consultoría: (OIT) • Revelar o permitir que se revele información confidencial relativa a la empresa y al personal del cliente. • Aceptar un trabajo para el que no es competente. 43
  50. 50. • Concertar cualquier acuerdo que quite objetividad e imparcialidad al asesoramiento proporcionado al cliente. • No llegar a un acuerdo de antemano con el cliente sobre las condiciones de la remuneración y la base de su cálculo. • Hacer cualquier cosa que quite prestigio a la consultoría de empresas como profesión. 44
  51. 51. UCON-0201.03 DOCUMENTAR EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE AYUDA EN UNA ORGANIZACIÓN 45
  52. 52. RESUMEN DE EVIDENCIAS TIPO DE EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS EVIDENCIA Un plan de Este documento incluye: el resultado implantación esperado del sistema a instalar, la programación y los responsables de las actividades, la calendarización de las actividades a desarrollar, los indicadores de avance de las actividades, los mecanismos de control y el seguimiento de las actividades, los recursos a utilizar, las acciones de capacitación del personal involucrado, el tiempo para la capacitación del personal involucrado, el nombre y cargo de quienes pueden autorizar modificaciones al plan y un Evidencia de comunicado a los participantes en la producto implantación. Recursos a utilizar en un Incluir dentro del plan de implantación plan de implantación (documento anterior) en el apartado de recursos los siguientes tipos: humanos, económicos, materiales y equipo. Comunicado a los Este documento incluye: la descripción de las involucrados en la responsabilidades de los involucrados, el implantación de un tiempo y las fechas en que serán requeridos. sistema Cambios a un plan de Este documento debe incluir: el registro del instalación cambio realizado al plan de instalación y la aprobación del personal autorizado. Documentación de la Estos documentos deben incluir: los avances implantación de un alcanzados en las distintas etapas del sistema de ayuda proyecto, las desviaciones detectadas y las decisiones tomadas frente a las desviaciones. Reporte de Este documento incluye: el resultado implantación de una esperado y el resultado alcanzado, las etapa decisiones tomadas sobre las desviaciones detectadas, los recursos estimados (humanos, económicos, materiales y equipo) y los recursos reales empleados en la implantación, los conocimientos y habilidades obtenidos por los participantes y los cambios realizados contra el plan de implantación. Métodos de Cuestionario acerca de los siguientes temas: Evidencia de administración de • Definición del producto y objetivos del conocimiento proyectos proyecto • Presupuestos • Seguimiento y control del proyecto • Cierre y evaluación del proyecto 46
  53. 53. UN PLAN DE IMPLANTACIÓN Descripción de la evidencia Este documento debe mostrar el plan de trabajo diseñado para la implantación de la propuesta seleccionada, puede ser un programa o un cronograma que de acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe cumplir con los siguientes requisitos: • El resultado esperado del sistema a instalar. • La programación de las actividades (actividades y duración) • Los responsables de las actividades • La calendarización de las actividades a desarrollar (actividades y fechas de realización) • Los indicadores de avance de las actividades a desarrollar • Los mecanismos de control y seguimiento de las actividades • Los recursos a utilizar en la implantación • Las acciones de capacitación • Los tiempos necesarios para la capacitación del personal involucrado en la implantación • El nombre y cargo de quienes autorizan modificaciones al plan • Comunicado a los participantes en la implantación 47
  54. 54. Plan de implantación Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Nombre de la empresa: Nombre del consultor: Fecha : PERIODO Resultado Denominación Duración Meta Responsable MES 1 MES 2 MES 3 esperado de la mejora 1 2 3 4 % 1 2 3 4 % 1 2 3 4 % Acciones de capacitación *Planeado ** Realizado 48
  55. 55. AUTORIZAN CAMBIOS: NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR NOMBRE Y FIRMA DEL EMPRESARIO (SELLO) Nombre de la empresa: Nombre del consultor: Fecha : VARIACIONES DEL INDICADOR POR SEMANA INDICADORES DE ÉXITO MES 1 MES 2 MES 3 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 49
  56. 56. Los mecanismos de control son: El seguimiento a las actividades se dará a través de: Los recursos a utilizar son: 50
  57. 57. RECURSOS A UTILIZAR EN UN PLAN DE IMPLANTACIÓN Descripción de la evidencia: Este documento puede formar parte del plan de implantación o presentarse de forma separada, el objetivo es que describa los recursos que se utilizarán dentro de la implantación de la propuesta de solución. El consultor debe enlistar los recursos a utilizar bajo la siguiente clasificación: a) Recursos humanos Mencionar el listado de personal del consultor y del consultante que participarán en el proyecto, dentro del plan de trabajo normalmente se menciona a los responsables, si se integra una lista adicional al plan de implantación se sugiere que se agregue al nombre del personal, el cargo que ocupa y si es personal del consultor o del consultante. b) Recursos económicos Se debe considerar la suma de los recursos económicos o financieros en que se incurrirá con la puesta en marcha del proyecto, estos no solo incluyen los honorarios del consultor, deben considerar aquellas otras erogaciones que se harán como resultado del proyecto. 51
  58. 58. c) Materiales y equipo Se deben enlistar todos los materiales y el equipo a utilizar a lo largo del proyecto, ya sea papelería, mobiliario, equipo de cómputo, consumibles, etc., con el fin de poder programar el suministro de los mismos para mejor resultado del proyecto 52
  59. 59. COMUNICADO A LOS INVOLUCRADOS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA Descripción de la evidencia Este documento se elabora al momento de diseñar el plan de implantación y tiene como objetivo que los involucrados en las actividades del programa de trabajo que fueron considerados responsables de alguna o algunas de las actividades conozcan su responsabilidad y cuando serán requeridos, de acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos: • El nombre de la persona • El cargo que ocupa • La descripción de sus responsabilidades • El tiempo que será requerido • Las fechas en que será requerido 53
  60. 60. Comunicado a los involucrados en la implantación de un sistema Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Ciudad ,a de de 2004 Nombre del responsable Cargo Empresa PRESENTE Con el objetivo de atender la problemática identificada en diagnóstico realizado en esta empresa a la que usted pertenece, se ha preparado un plan de implantación de propuestas de mejora en el que usted, por sus características y habilidades ha sido considerado para contribuir en la puesta en marcha de estas opciones de ayuda que estamos seguros contribuirán a mejorar la operación y funcionamiento de la empresa ________________________. Es por esto que nos permitimos comunicarle que usted esta considerado como responsable de algunas de las actividades del programa de mejoras, actividades que a continuación le señalamos: Descripción de las responsabilidades Usted será requerido un total de ______ horas, días, semanas, etc. En las siguientes fechas: 1. _______________________ 2. _______________________ 3. _______________________ 4. _______________________ Sin más por el momento y seguros de contar con su colaboración y compromiso, nos despedimos de usted. ATENTAMENTE _____________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL EMPRESARIO NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR 54
  61. 61. CAMBIOS A UN PLAN DE INSTALACIÓN Descripción de la evidencia Este documento tiene como objetivo registrar debidamente los cambios que se van presentando en la puesta en marcha de un proyecto, de manera que estos se hagan de forma ordenada. De acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente este documento debe reunir los siguientes requisitos: • La descripción del cambio realizado al plan de implantación. • La aprobación del personal autorizado Si no hubo ningún cambio se puede elaborar el documento manifestando la no existencia de cambios o bien suponer que se tuvieron cambios para demostrar que se sabe elaborar la evidencia. 55
  62. 62. Cambios a un plan de implantación Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Nombre de la empresa: Fecha del cambio: Cambios realizados al plan de trabajo: Impacto del cambio realizado: Observaciones: Aprobación del personal autorizado Firma del empresario: Firma del consultor: Fecha del cambio: Cambios realizados al plan de trabajo: Impacto del cambio realizado: Observaciones: 56
  63. 63. Aprobación del personal autorizado Firma del empresario: Firma del consultor: DOCUMENTACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE AYUDA Descripción de la evidencia Esta evidencia puede estar presentada en distintas formas, su objetivo es documentar la implantación del sistema de ayuda, ya sea a través de documentos que muestren los reportes parciales o a través de bitácoras de seguimiento reflejadas normalmente en gráficas de Gantt o en rutas críticas en las que se muestran los avances y retrasos en comparación con el plan de trabajo. De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos: • Mostrar los avances alcanzados con relación al plan de implantación • Mostrar las desviaciones detectadas • Mostrar las decisiones tomadas frente a las desviaciones detectadas 57
  64. 64. Documentación de la implantación de un sistema Documento propuesto de acuerdo con la CCON-0147.03 Ruta crítica para la atención a MPyMES (horas de trabajo planeado por equipo) Empresa: Sede : Fecha: Equipo de consultores compuesto por: Mes Mes 1 Mes 2 Mes 3 Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Empresa 1 Seguimiento empresa 1 Número de empresa en proceso de consultoría RECEPCIÓN DE LA EMPRESA 1ra visita. Levantamiento de información inicial Visitas de entrevista Actividades preparativas para la atención I. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y RECOMENDACIÓN DE MEJORAS Visitas para recopilación de información Evaluación y recomendaciones por área de gestión I.1 Mercadotecnia I.2 Operación I.3 Administración y finanzas I.4 Recursos humanos I.5 Finanzas I.6 Impacto ecológico I.7 Calidad y ética 58
  65. 65. Bosquejo de análisis FODA y definición de alternativas de mejoras Presentación del informe al empresario y definición de misión, visión y valores Priorización de recomendaciones II. PROPUESTA DE MEJORAS II.1 Análisis de alternativas de mejoras II.2 Selección de alternativas con el empresario II.3 Programa de implantación de mejoras III. GUÍA DE IMPLANTACIÓN DE MEJORAS IV. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN IV.1 Asesoría de la implantación IV.2 Seguimiento de los avances IV.3 Evaluación de los resultados IV:4 Cierre del proyecto Preparación y entrega del informe final al consultor Formalizar carta de liberación de compromisos Enviar informe final a coordinación programa Consultor-Itson V. TRABAJO EN GABINETE TOTAL DE HORAS POR SEMANA Los cuadros de esta ruta crítica deberán ser llenados con el número de horas de trabajo planeadas en la NOTA: empresa. FIRMA DEL EMPRESARIO SELLO FIRMA DEL CONSULTOR O CONSULTORES 59
  66. 66. Documentación de la implantación de un sistema Documento propuesto de acuerdo con la CCON-0147.03 Ruta crítica para la atención a MPyMES (horas de trabajo efectivo por equipo) Empresa: Sede : Fecha: Equipo de consultores compuesto por: Mes Mes 1 Mes 2 Mes 3 Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Empresa 1 Seguimiento empresa 1 Número de empresa en proceso de consultoría RECEPCIÓN DE LA EMPRESA 1ra visita. Levantamiento de información inicial Visitas de entrevista Actividades preparativas para la atención I. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y RECOMENDACIÓN DE MEJORAS Visitas para recopilación de información Evaluación y recomendaciones por área de gestión I.1 Mercadotecnia I.2 Operación I.3 Administración y finanzas I.4 Recursos humanos I.5 Finanzas I.6 Impacto ecológico I.7 Calidad y ética Bosquejo de análisis FODA y definición de alternativas de mejoras Presentación del informe al empresario 60
  67. 67. y definición de misión, visión y valores Priorización de recomendaciones II. PROPUESTA DE MEJORAS II.1 Análisis de alternativas de mejoras II.2 Selección de alternativas con el empresario II.3 Programa de implantación de mejoras III. GUÍA DE IMPLANTACIÓN DE MEJORAS IV. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN IV.1 Asesoría de la implantación IV.2 Seguimiento de los avances IV.3 Evaluación de los resultados IV:4 Cierre del proyecto Preparación y entrega del informe final al consultor Formalizar carta de liberación de compromisos Enviar informe final a coordinación del programa Consultor-Itson V. TRABAJO EN GABINETE TOTAL DE HORAS POR SEMANA . Los cuadros de esta 61
  68. 68. ruta crítica deberán ser llenados con el número de horas de trabajo efectivas o reales en la empresa. NOTA: AVANCES ALCANZADOS DESVIACIONES DETECTADAS DECISIONES TOMADAS FIRMA DEL EMPRESARIO SELLO FIRMA DEL CONSULTOR O CONSULTORES 62
  69. 69. REPORTE DE IMPLANTACIÓN DE UNA ETAPA Descripción de la evidencia Este documento tiene como objetivo mostrar el reporte de una de las etapas de la implantación, deben existir tantos reportes de avance como etapas tenga el proyecto, pero para fines de evaluación solo se entrega uno, en el entendido de que el formato y contenido de uno debe reflejar el formato y contenido de cada uno de los reportes de las etapas restantes que no se presentan. De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos: • Debe mostrar los avances de una etapa de implantación • Mencionar el periodo o etapa que reporta • El resultado esperado de esa etapa • El resultado alcanzado en esa etapa • Las desviaciones detectadas (planeado contra real) • Las decisiones tomadas sobre las desviaciones detectadas • Los recursos estimados para esa etapa • Los recursos reales empleados en la implantación • Los conocimientos y habilidades obtenidos por los participantes • Los cambios realizados contra el plan de implantación 63
  70. 70. Reporte de implantación de una etapa Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Nombre empresa Nombre del consultor No. de reporte Periodo Resultado esperado Resultado alcanzado Desviaciones detectadas y decisiones tomadas frente a estas desviaciones Recursos planeados vs. empleados (Humanos, económicos, mat. y equipo) Conocimientos y habilidades obtenidos por los participantes Cambios realizados contra el plan de implantación FIRMA DEL CONSULTOR FIRMA DEL EMPRESARIO SELLO 64
  71. 71. MÉTODOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS OBJETIVO El objetivo de un proyecto se puede definir como el estado futuro que se desea alcanzar como resultado de dicho proyecto. Considerando el enfoque sistémico ese resultado que se obtiene se llama producto. PLANEACIÓN La planeación es la etapa en la que se establecen objetivos, estrategias y se asignan recursos para el logro de los objetivos. PRESUPUESTO Un presupuesto es un documento que muestra de forma anticipada la asignación de recursos monetarios y no monetarios a un determinado proyecto. PROBLEMA Cuando hay una diferencia entre la situación real y deseada de la empresa y existe la preocupación de alguien por esta diferencia, se puede decir que hay un problema. 65
  72. 72. PROCEDIMIENTO Un procedimiento es un documento que establece el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Dentro del procedimiento se debe establecer el propósito del mismo, es decir, lo que se espera con la aplicación de dicho procedimiento. Un procedimiento incluye: • El alcance • Las claves de identificación • Aprobaciones • Revisiones • Responsables PROGRAMA Un programa es un documento en el que se detallan las actividades que se van a realizar especificando el tiempo necesario para llevarlas al cabo y los recursos necesarios. Un calendario es un programa con fechas de inicio y fin para cada actividad. RECURSOS • Recursos humanos. El personal con que se cuenta. • Recursos materiales. Son los bienes tangibles a disposición de la empresa. • Recursos económicos. Son los recursos monetarios propios y ajenos de que dispone una empresa. SEGUIMIENTO Al final de cada proyecto se sugiere establecer una etapa de seguimiento para dar continuidad a los cambios realizados. 66
  73. 73. TÉCNICAS DE CONTROL DE PROYECTOS Las técnicas de control de proyectos permiten establecer mecanismos que controlen el avance del proyecto de acuerdo al plan establecido. Entre las más comunes se encuentran: CPM, PERT, el cronograma, gráfica del Gantt, etcétera. 67
  74. 74. UCON-0202.03 CERRAR PROYECTOS DE CONSULTORÍA 68
  75. 75. RESUMEN DE EVIDENCIAS TIPO DE EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS EVIDENCIA Reporte de evaluación Este documento debe incluir: la comparación del sistema con entre lo acordado y lo realizado, la relación a los términos explicación de las diferencias entre lo del proyecto acordado y lo realizado y las propuestas de acción respecto a las diferencias. Reporte de evaluación Este documento debe incluir: la evaluación del sistema con del sistema en términos del aprendizaje de los relación al participantes y la evaluación del uso efectivo entendimiento de los de la solución por parte de los usuarios. Evidencia de usuarios producto Informe de cierre del Este documento debe contener: los proyecto resultados obtenidos, la aceptación del consultante de los trabajos entregados, las actividades llevadas a cabo durante la implantación, las conclusiones generales sobre el trabajo efectuado y las recomendaciones de mejora identificadas a partir del proyecto recién terminado. Documento de Este documento debe describir los aceptación de la documentos operativos del sistema y debe documentación contener la firma de aceptación del operativa del sistema consultante. Evaluación de los Cuestionario acerca de los siguientes temas: resultados de un • Plan de evaluación sistema de ayuda • Comparación y análisis de datos Evidencia de cuantitativos, cualitativos, de tiempo y conocimiento de costo • Desviaciones: causas y efectos • Aprendizaje de los participantes (capacitación) • Nuevas propuestas a partir de las desviaciones encontradas 69
  76. 76. REPORTE DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA CON RELACION A LOS TÉRMINOS DEL PROYECTO Descripción de la evidencia Este documento se elabora al final del proyecto con el fin de hacer y presentar por escrito una evaluación de los resultados del sistema implantado haciendo una comparación de los resultados esperados contra los reales para tomar medidas que permitan hacer frente a las desviaciones encontradas. De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente esta evidencia debe reunir los siguientes requisitos: • La comparación de lo acordado y lo realizado en cuanto a resultados del proyecto • La explicación de las diferencias encontradas • Las propuestas de acción respecto a las diferencias 70
  77. 77. Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del proyecto Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Empresa: Consultor: Fecha: RESULTADO RESULTADO DIFERENCIA ESPERADO REAL ENCONTRADA Explicación de las diferencias encontradas Propuestas de acción respecto a las diferencias 71
  78. 78. Firma del consultor REPORTE DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA CON RELACIÓN AL ENTENDIMIENTO DE LOS USUARIOS Descripción de la evidencia Este documento se elabora el final del proyecto con el objetivo de hacer una evaluación del sistema implantado con relación al entendimiento de los usuarios en dos sentidos: el aprendizaje obtenido y el uso efectivo de la solución. De acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente esta evidencia debe reunir los siguientes puntos: • La evaluación del sistema en términos del aprendizaje de los usuarios • La evaluación del uso efectivo de la solución por parte de los usuarios 72
  79. 79. Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de los usuarios Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Empresa: Consultor: Fecha: Evaluación del sistema en términos del aprendizaje de los usuarios Evaluación del uso efectivo de la solución por parte de los usuarios 73
  80. 80. Firma del consultor INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO Descripción de la evidencia Este documento se elabora al final del proyecto para plasmar todas las actividades realizadas a lo largo del proyecto de una manera sintetizada. De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente esta evidencia debe reunir los siguientes aspectos: • Los resultados obtenidos • La aceptación del consultante de los trabajos entregados • Las actividades llevadas a cabo durante la implantación • Las conclusiones generales sobre el trabajo efectuado • Las recomendaciones de mejora identificadas a partir del proyecto recién terminado 74
  81. 81. Informe de cierre del proyecto Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03 Fecha Nombre de la empresa: ________________________________________________ Consultor Operativo Sede Periodo de Realización: _________________________________ Producto No. Horas del servicio* • Evaluación del desempeño y recomendación de mejoras • Guía de implementación de mejoras • Seguimiento y evaluación Costo acumulado por servicio: _________________ Antecedentes del Caso Resultados obtenidos Actividades realizadas durante la implantación Conclusiones generales del proyecto 75
  82. 82. Nuevas recomendaciones de mejora Evaluación por Área (resumen) Estrategia Meta Resultados 76
  83. 83. Impactos Financieros** Antes de la intervención Después de la Intervención Concepto (señale periodo) (señale periodo) Razones de Liquidez • Liquidez Corriente • Liquidez Acida Razones de Operación • Rotación de Ctas por Cobrar • Rotación de Inventarios • Rotación de Ctas por Pagar • Ciclo Financiero Razones de Rentabilidad • Rent. a Capital Contable • Rent. a Capital Social • Rent. a Activos • Rent. a Ventas Razones de Apalancamiento • Apalancamiento • Cobertura de Activos Otros Indicadores • Ventas mensuales • Utilidades • Empleos Relación de los trabajos entregados resultado del proyecto 77

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